PROCESO

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CONTENIDO pg. CARACTERIZACION DEL PROCESO _________________________________ 3 1.1. Nombre del proceso _______________________________________ 3 1.2. Nivel del proceso __________________________________________ 3 1.3. Normatividad: _____________________________________________ 3 2. OBJETIVO ___________________________________________________ 3 3. ALCANCE ____________________________________________________ 4 3.1. Desde ___________________________________________________ 4 3.2. Hasta ____________________________________________________ 4 4. CARGO RESPONSABLE________________________________________ 4 4.1. Responsable ______________________________________________ 4 4.2. Participantes _____________________________________________ 4 5. DIAGRAMA DE BLOQUE _______________________________________ 5 6. PRODUCTO __________________________________________________ 5 6.1. INTERACCIONES __________________________________________ 6 6.2. Criterios de calidad del producto/servicio ______________________ 8 6.3. Control del Producto No Conforme ___________________________ 8 7. RECURSOS __________________________________________________ 8 7.1. Recursos Monetarios_______________________________________ 8 7.2. Recursos Fsicos __________________________________________ 8 7.3. Recursos Humanos ________________________________________ 8 8. 9. 10. CUADRO DE MANDO INTEGRAL _________________________________ 8 INSTRUCTIVO METODOLGICO ________________________________ 11 PARAMETROS DE CONTROL DE REGISTROS __________________ 17

11. DEFINICIONES _____________________________________________ 19 11.1. Crdito _________________________________________________ 19 11.2. Convenio ________________________________________________ 19 11.3. Proyecto ________________________________________________ 19 11.4. Presupuesto _____________________________________________ 19 11.5. Ajustes _________________________________________________ 19 11.6. Centro de Costos _________________________________________ 20 11.7. Factura _________________________________________________ 20

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CARACTERIZACION DEL PROCESO 1.1. Nombre del proceso Gestin Financiera. 1.2. Nivel del proceso Apoyo 1.3. Normatividad:
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DENOMINACI N DE LA NORMA
REGLAMENTO LABORAL ESTATUTO GENERAL DE LA DECRETO 2649 CONTABILIDAD EN COLOMBIA ARTICULO 772,

TIPO DE NORMA
REGLAMENT O INTERNO DE TRABAJO CDIGO CONTABLE ESTATUTO TRIBUTARIO

NMERO

ARTCULO

APLICACIN ESPECFICA

1998

1993

NTC ISO

9001

2008

773 5.1,6.1,7.5.1,8.3. Norma Tcnica 8.4 8.5,4.2.3, Colombiana 4.2.4

2. OBJETIVO Gestionar, Administrar y controlar eficientemente los recursos necesarios a fin de proveer a las diferentes unidades con el objetivo de lograr las metas institucionales.

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3. ALCANCE 3.1. Desde

Gestin de los recursos 3.2. Hasta

La utilizacin de los recursos

4. CARGO RESPONSABLE 4.1. Responsable

Vicerrector Administrativo y Financiero 4.2. Participantes

Contadora, tesorera, Auxiliar de Cartera, Secretaria

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5. DIAGRAMA DE BLOQUE

ELABORAR PRESUPUESTO

APROBAR EL PRESUPUESTO

EJECUTAR EL PRESUPUESTO

RECEPCIONAR FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO

. REALIZAR FACTURACIN Y REGISTRO

GESTIONAR CARTERA

REALIZAR LOS REGISTROS CONTABLES

EFECTUAR PAGOS

ELABORAR INFORME

RETROALIMENTA R EL SISTEMA

6. PRODUCTO Ejecucin Presupuestal (ingresos y pagos) y Estados Financieros

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6.1.

INTERACCIONES

ENTRADA PROCESO, SUBPROCESO Y/O PROVEEDOR EMISOR RESPONSABLE INFORMACIN MEDIO PROCES O PROCESO Y/O SUBPROCESO RECEPTOR

SALIDA INFORMACIN RESPONSABL E MEDIO

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Admisiones y Registro

Coordinadora de admisiones

Gestin del Talento Humano

Coordinadora de Personal y Sicloga

Planeacin Estratgica

Coordinacin de planeacin

Administracin y mejoramiento del SGC

Directora de Calidad y Control Interno

Consignacione s de formularios y certificados, habilitaciones, validaciones, supletorios Reportes de Nomina, Reportes de liquidacin de prestaciones sociales, Plan de formacin y capacitacin Polticas y Directrices para elaborar el Plan Estratgico de la Unidad Informe de Evaluacin de Control Interno Informe consolidado de auditora de calidad, informe

Admisiones y Registro

Informe consolidado de los ingresos Vicerrector administrativo y financiero

Escrito

Gestin del Talento Humano

Aprobacione s

Escrito

Planeacin Estratgica

Evaluacin de Control Interno

Plan Estratgico de Unidad Evaluacin de la gestin CMI Acciones propuestas eficaces frente a las no conformidades Plan de

Escrito

Escrito

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ENTRADA PROCESO, SUBPROCESO Y/O PROVEEDOR EMISOR RESPONSABLE INFORMACIN MEDIO PROCES O PROCESO Y/O SUBPROCESO RECEPTOR SALIDA INFORMACIN

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RESPONSABL E

MEDIO

Bienestar y Proyeccin Social

Coordinadora de Bienestar y Proyeccin Social Coordinadora de Comunicacion es Coordinadora de Recursos Fsicos Proveedor

Comunicacione s

Correspondencia y Archivo Proveedores

de auditora de calidad Documentos vigentes del sistema de Gestin de la Calidad Programa de Bienestar y Proyeccin Social Programaci n de publicidad, eventos y publicacione s Correspondenci a y documentos Cotizaciones, facturas novedades de inventarios de bienes muebles y presupuesto de compras Magntic o impreso

mejoramiento y avances del plan de mejoramiento Solicitudes de ajuste documental Bienestar Institucional y Proyeccin Social Aprobacin Escrito

Comunicacion es

Aprobacione s

Escrito

Archivo y Correspondencia Recursos fsicos

Correspondenci a y documentos Cotizaciones, facturas recibidas

Escrito Escrito

Gestin de Recursos Fsicos

Coordinadora de Recursos Fsicos

Gestin de Recursos Fsicos

Aprobacin de las compras

Escrito o magntic o

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6.2.

Criterios de calidad del producto/servicio

Buena presentacin, Informacin clara y precisa, Oportunidad en la entrega. Estados financieros

6.3.

Control del Producto No Conforme

Se aplica segn subproceso para control del producto o servicio no conforme.

7. RECURSOS 7.1. Recursos Monetarios

Presupuesto definido anualmente. 7.2. Recursos Fsicos

Papelera, equipos de oficina, tiles de oficina, instalaciones, sistema de comunicacin, equipos de cmputo, internet, redes. 7.3. Recursos Humanos

Vicerrector Administrativo y Financiero, contadora, tesorera y auxiliar de cartera y secretaria.

8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL

(Ver anexo)

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9. INSTRUCTIVO METODOLGICO
PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. RECTOR, VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANICERO, CONTADORA, COORDINADORA DE RECURSOS FSICOS 2. 3.

TAREA
CONSULTAR EL HISTRICO COMO REFERENTE ELABORAR EL PROYECTO DEL PRESUPUESTO PRESENTAR EL PRESUPUESTO AL COMIT FINANICERO PARA ANALISIS Y AJUSTES NECESARIOS. ENVIAR AL CONSEJO SUPERIOR EL PRESUPUESTO PARA SU CONOCIMIENTO Y ANALISIS.

REGISTRO NOMBRE CDIGO

ELABORAR PRESUPUESTO

PROYECTO DE PRESUPUE STO

RSC

4.

1. H TRAMITAR LA APROBACIN DEL PRESUPUESTO RECTOR 2.

CITAR AL CONSEJO SUPERIOR PRESENTAR AL CONSEJO SUPERIOR EL PRESUPUESTO PROYECTADOPARA SU APROBACIN.

V/A

APROBAR EL PRESUPUESTO

CONSEJO SUPERIOR

1. ANALIZAR EL PRESUPUESTO PROYECTADO 2. PLANTEAR POSIBLES RECOMENDACIONES 3. SOLICITAR AJUSTES EN CASO DE SER NECESARIO 4. APROBAR PREUPUESTO 5. EMITIR ACTA DE APROBACIN.

R.S.C. ACTA DE APROBACI N

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REGISTRO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA NOMBRE CDIGO

EJECUTAR Y HACER SEGUIMIENTO AL PRESUPUESTO

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR

RECIBIR ACTA DE APROBACION DEL PRESUPUESTO. VERIFICAR GASTOS DE LAS UNIDADES. SE APRUEBAN LOS GASTOS SEGN LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS 4. SE MONITOREA MENSUALMENTE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO 5. VERIFICAR QUE LA SITUACIN DE LOS RECURSOS REFLEJE LA DISPONIBILIDAD DE LOS RECAUDOS Y GARANTICEN EL FUNCIONAMIENTO DE LA INSTITUCIN. 6 AJUSTAR EL PRESUPUESTO CUANDO SEA NECESARIO

1. 2. 3.

1.

RECIBIR Y REVISAR FACTURAS, CUENTAS DE COBRO, NMINA Y PRESTACIONES SOCIALES. VERIFICAR QUE TODAS LAS FACTURAS, CUENTAS DE COBRO, TENGAN EL VISTO BUENO DE LA RESPECTIVA UNIDAD. AUTORIZAR LA FACTURA O CUENTA DE COBRO PARA LA PROGRAMACIN DEL PAGO. DETERMINAR LA PROGRAMACIN DE PAGOS, TENIENDO EN CUENTA LA PROYECCIN DE INGRESOS MENSUALES Y EL VENCIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LEY, PROVEEDORES CON DESCUENTOS POR PRONTO PAGO.

2.

CUENTAS POR PAGAR

RSC

RECEPCIONAR FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO

VICERRECTOR ADMINISTATIVO Y FINANCIERO

3.

4.

RELACIN DE PAGOS

RSC

6.

REGISTRAR LOS COMPROBANTES EN LA BASE DE DATOS Y ELABORAR RELACIN PARA REMITIR A LA UNIDAD FINANCIERA

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REGISTRO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. TAREA NOMBRE REALIZAR EL PROCESO DE LIQUIDACIN DE MATRCULA EN EL NUEVO APLICATIVO CON TRES COPIAS. TENIENDO EN CUENTA LA FORMA DE PAGO QUE VA A REALIZAR EL ESTUDIANTE, COMO SON: CONVENIOS, DESCUENTOS, CRDITO Y EFECTIVO. ENTREGAR LIQUIDACIN DE MATRCULA AL ESTUDIANTE Y DARLE LAS INDICACIONES RESPECTIVAS PARA QUE REALICE EL PAGO PRESENTAR AL ESTUDIANTE CUANDO REQUIERE DE UN CRDITO LAS OPCIONES CON LAS CUALES SE TIENE CONVENIO, COMO SON COOPERATIVA COMUNA E ICETEX. ORDEN DE MATRCULA RCS CDIGO

2.

REALIZAR FACTURACIN Y REGISTRO

COORDINADORA DE CARTERA 3.

4.

REVISAR AL ESTUDIANTE LOS DESPRENDIBLES DE LA LIQUIDACIN CON EL SELLO DEL BANCO, Y VERIFICAR EL PAGO CON LO FACTURADO EN EL NUEVO APLICATIVO. 5. FIRMAR LAS DOS COPIAS, AUTORIZANDO LA MATRICULA 1. COSULTAR MENSUALMENTE LA CARTERA DE LOS ESTUDIANTES. 2. REALIZAR LLAMADAS T ELFONICAS A LOS ESTUDIANTES QUE TIENEN CRDITO CON LA INSTITUCIN, HACER SEGUIMIENTO AL PAGO, SI ESTE NO SE REALIZA, LLAMAR AL CODEUDOR. REGISTRAR LOS COMPROMISOS CON EL DEUDOR. ENVAR CARTA DE COBRO AL ESTUDIANTE, EN CASO DE QUE EL INCUMPLIMIENTO PERSISTA, Y HACER EL BLOQUEO COMERCIAL CON PROCRDITO A TRAVS DE LA PGINA DE FENALCO ANTIOQUIA Y EN LTIMA INSTANCIA, SE LLEVA A COBRO JURDICO CON FENALCOBRA. CUENTAS POR PAGAR

GESTIONAR CARTERA

COORDINADOR DE CARTERA

3. 4.

RSC

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REGISTRO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA NOMBRE 1. RECIBIR LOS DOCUMENTOS DE LA VICERRECTORA ADMINISTRATIVA Y REVISAR QUE LAS DEDUCCIONES DE LEY ESTN ACORDES A LO ESTIPULADO, QUE LAS FACTURAS CUMPLAN CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS POR LA LEGISLACIN TRIBUTARIA Y QUE ESTE BIEN DILIGENCIADO. DOCUMENT OS CONTABLES RSC CDIGO

REALIZAR LOS REGISTROS CONTABLES

CONTADORA 2. CLASIFICAR LA INFORMACIN PARA REALIZAR LAS CAUSACIONES CONTABLES Y DEVOLVER PARA ACLARAR LAS INCONSISTENCIAS ENCONTRADAS. REALIZAR CUENTA DE COBRO A LOS TERCEROS QUE TIENEN COMPROMISOS PENDIENTES CON LA INSTITUCIN Y DE IGUAL MANERA A LAS ENTIDADES CON LAS CUALES SE TIENE CONVENIO.

3.

1 2 3 H

ELABORAR COMPROBANTE DE PAGO ANUNCIAR LOS PAGOS HACER FIRMAR COMPROBANTE DE PAGO Y ENTREGAR CHEQUE. ENTREGAR CERTIFICADOS A PROVEEDORES RETEFUENTE, AL INICIO DE LA VIGENCIA A LOS TRMINOS DE LEY. DE

EFECTUAR PAGOS

ASISTENTE CONTABLE 4.

5. ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS PARA ARCHIVO

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REGISTRO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR TAREA NOMBRE PREPARAR Y PRESENTAR MENSUALMENTE UN INFORME SOBRE LA SITUACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS, DETERMINANDO EL EXCEDENTE O DFICIT DEL PERODO. .ELABORAR ANUALMENTE INFORME DE RECURSOS DONDE SE REFLEJE CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS, RECURSOS NO EJECUTADOS Y SALDOS DEL PERIODO. VERIFICAR QUE EL INFORME EST ELABORADO DE MANERA LGICA Y SECUENCIAL.. VERIFICAR LA VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS REPORTADOS Y QUE GUARDEN RELACIN CON EL OBJETIVO DEL PROCESO Y EL PLAN ESTRATGICO DE UNIDAD VERIFICAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO CON EL CRITERIO DE CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEFINIDOS EN LA CARACTERIZACIN DEL PROCESO NUMERAL 1.6.1 Y CONFRONTAR CON EL INDICADOR DE CALIDAD. SI HAY CONFORMIDAD DEJAR LA ANOTACIN EN LA VERIFICACIN DE CRITERIOS DE CALIDAD. SI SE PRESENTA NO CONFORMES, DILIGENCIAR EL REGISTRO DE CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME, EL CUAL SER LIBERADO UNA VEZ SE SUBSANE LA SITUACIN. ACCIN DE MEJORA 5. APROBAR EL INFORME CON SU FIRMA SI ES CONFORME, EN CASO CONTRARIO DILIGENCIARA EL FORMATO DE CONTROL DEL PRODUCTO Y/O/SERVICIO NO CONFORME. RSC CDIGO

ELABORAR INFORME

1.

2.

MEMORAND OO CORREO ELECTRNI CO

RSC

3.

EVALUAR LA GESTIN DEL PROCESO

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR

4.

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REGISTRO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA NOMBRE MEMORAND OO CORREO ELECTRNI CO CDIGO

RSC

1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS AJUSTES A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD.

RETROALIMENTAR EL SISTEMA

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR

2. DOCUMENTAR E IMPLEMENTAR LAS ACCIONES COREECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA PERTINENTES SEGN EL SUBPROCESO ACCIONES DE MEJORA, CORRECTIVA O PREVENTIVA

ACCIONES DE MEJORA, CORRECTIV AO PREVENTIV A

RSC

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10. PARAMETROS DE CONTROL DE REGISTROS

IDENTIFICACIN NOMBRE CDIGO 1 RESPONSABLE DE ARCHIVAR ADMISIONES Y REGISTRO 2 MEDIO 3 ACCESO /UBICACIN 4 CONSERVACIN 5 DISPOSICIN FINAL

ORDEN DE MATRCULA

RSC

HOJA DE VIDA ADMISIONES Y ESTUDIANTE REGISTRO

INDEFINIADMENTE

REGISTRO DE LLAMADAS DOCUMENTOS CONTABLES PRESUPUESTO APROBADO ACTA DEL CONSEJO SUPERIOR CUENTAS POR PAGAR

R.S.C

CARTERA

CARPETA

CARTERA

UN AO

RECICLAJE

R.S.C

CONTABILIDAD

CARPETA

CONTABILIDAD ARCHIVO DE LA VICERRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SECRETARA GENERAL ARCHIVO DE CONTABILIDAD

INDEFINIDOS

R.S.C

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA SECRETARIA GENERAL CONTABILIDAD CONTABILIDAD COORDINADORA DE PLANEACIN

CARPETA

DOS AOS

R.S.C R.S.C R.S.C

CARPETA CARPETA CARPETA CARPETA

INDEFINIDAMENTE DOS AOS

RELACIN DE PAGOS CMI PE-F2

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11. DEFINICIONES 11.1. Crdito Es una operacin financiera en la que se pone a nuestra disposicin una cantidad de dinero hasta un lmite especificado y durante un perodo de tiempo determinado. 11.2. Convenio Un convenio es un documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar en forma planificada actividades de inters comn sin fines de lucro expresa la confianza y buena voluntad entre las partes comprometidas para desarrollar actividades de cooperacin mutua. 11.3. Proyecto Es una empresa planificada que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razn de un proyecto es alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos . 11.4. Presupuesto Plan integrado y coordinado que se expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. 11.5. Ajustes Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirn de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

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11.6. Centro de Costos Son las reas de la empresa que tienen manejo y control sobre el consumo de recursos (material, mano de obra, etc.). En los centros de costos no se toman decisiones sobre ventas o cantidad de activos. El informe mediante el cual se evalan los centros de costos es el Informe de costos. 11.7. Factura Es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar como contraprestacin.