Tutorial de Excel

de Diego Rubens Maas Versin Alpha1 28 de Abril de 2005 Http://www.magnasoft.com.ar info@magnasoft.com.ar

Intermedio
Copyright 2005 Magnasoft

Excel Intermedio
Rango
Un rango es una forma abreviada de nombrar un conjunto de celdas. Por ejemplo a las celdas A1, A2, A3, A4 y A5 las puedo nombrar A1:A5. Los dos puntos separan las celdas inicial y final. El rango 5:5 indica todas las celdas de la fila 5. Hay 65536 filas. El rango H:H indica todas las celdas de la columna H. Las columnas van desde la A hasta la IV. El rango A3:B10 toma las celdas A2 y B3 hasta A10 y B10.
Baje el archivo Formulas.xls1 para seguir los ejemplos. Vea el ejemplo de la hoja Detectives: Coloque en el campo Nombres los cdigos que le va dando el propio Sherlock Holmes.

Funciones
Las funciones siempre comienzan con un signo = seguido del nombre de la funcin y los parmetros entre parntesis. Los parmetros pueden ser celdas, rangos, nmeros o texto. Por ejemplo =Suma(A1:B1) suma los valores de las celdas A1 hasta B1. Se recomienda no dejar espacios en blanco.
Vea el ejemplo de la hoja Frmulas1: En la celda J2 coloque la funcin Suma para sumar los valores de A2 hasta I2. Haga lo mismo para la celda J3 y J4. Luego en B12 sume los valores de esa columna, desde B2 hasta B11. Haga lo mismo en C12 y en D12.

Elegir una funcin

Hay tres formas de elegir la funcin en forma sencilla: 1. Clic en el botn =. 2. Men Insertar/Funcin. 3. Clic en el botn f*. Se elige la funcin y Excel informa qu hace la funcin y a qu celdas se aplica. Se puede elegir la celda o celdas o rangos donde se aplicar la funcin cliqueando el botn en la con la flecha roja. Al aceptar aparecer el resultado.
Vea el ejemplo de la hoja Frmulas1: En la celda J5, J6 y J7 coloque la funcin
1 http://www.magnasoft.com.ar/excel/Formulas.xls

2 Suma utilizando el botn = para sumar los nmeros de la fila. En E12, F12 y G12 utilice el men Insertar/Funcin para elegir la funcin Suma y sumar los valores de las columnas. En las casillas amarillas restantes usar el botn f*. Vea el ejemplo de la hoja Frmulas2: Excel realiza tambin operaciones elementales: suma es +, resta es -, multiplicacin es * y divisin es /. La potencia se simboliza con ^. No se olvide de escribir el = antes de ingresar una frmula. Vea el ejemplo de la hoja Frmulas3: Las operaciones elementales pero usando nombres de celdas.

Modificar la seleccin de celdas

Para modificar el rango de celdas usado en una funcin se selecciona esa celda, se presiona el botn = y luego el botn con la flecha roja y se elige el nuevo rango.
Vea el ejemplo de la hoja Frmulas4: En la celda E3 coloque la funcin Promedio para los valores de B1 hasta B10. Luego cortar el valor de B1 y ponerlo en B11. Modificar la seleccin de celdas de la funcin Promedio en E3 para que sea correcta de nuevo.

Algunas funciones
Suma: Devuelve la suma de los valores de un rango. Promedio: Calcula el promedio de los valores. Min y Max: Devuelve el valor ms chico o ms grande del rango de celdas.
Desafo: En la hoja Frmulas1, en la celda J12 realice la suma de los valores de la columna J y de la fila 12. Vea el ejemplo de la hoja Funciones: En la columna Promedio calcule el promedio de las filas. En la fila Total calcule el total de las columnas. Luego en la fila Mximo calcule los mximos de las filas sin considerar la fila Total. En la fila Mnimo busque los mnimos de las filas, sin considerar la fila Total. Responda las preguntas que hay debajo. Qu agregara para contestar las preguntas ms fcilmente?

Truco 1
Para seleccionar rangos de celdas consecutivas se pueden seleccionar con el mouse o con la tecla Shift como se explic antes. Si se necesita seleccionar otro rango de celdas consecutivas adems del actual, se presiona la tecla Control, se selecciona la primera celda del otro rango y luego se suelta Control y se pulsa Shift para seleccionar la ltima celda del rango.

Truco 2
Otra posibilidad para seleccionar varios rangos de celdas es introduciendo la funcin a travs del botn =. Aparece la paleta de frmulas, con el ttulo de la funcin elegida y su descripcin, y dos cajas de edicin con el botn de la flecha roja. La mayora de las veces slo usamos el primero, pero si necesitamos agregar ms valores o rangos de celdas podemos utilizar el segundo. Al hacerlo se agrega otra caja de edicin para incrementar an ms las posibilidades.

Copiar frmulas
Se selecciona la celda con la frmula. Se oprime el botn Copiar y se selecciona otra celda para pegar con el botn Pegar. Otro mtodo es seleccionar la celda a copiar, posicionar el mouse en la esquina inferior derecha hasta que se transforme en una cruz negra. Luego arrastrar para copiar la frmula en las celdas consecutivas.
Vea el ejemplo de la hoja Copia: Experimentar la copia de frmulas con el botn copiar y con el arrastre de frmula con el mouse. Baje el archivo Ms frmulas.xls2 para seguir los ejemplos. Vea el ejemplo de la hoja Copia1: Realice lo que se pide, recuerde que una referencia a una celda empieza con un =, igual que las frmulas. Vea el ejemplo de la hoja 2Problemas: Antes de seguir avanzando, resuelva estos problemas adicionales.

Relaciones lgicas
Hay funciones que en vez de devolver nmeros devuelve uno de dos valores: Verdadero o Falso. A la pregunta est lloviendo? La PC responder Verdadero o Falso, no "Quizs" o "A lo mejor ms tarde". Los operadores de comparacin son =, >, <, >=, <= y <>. Devuelven Verdadero o Falso. Por ejemplo: 3 = 3 es Verdadero. 4 > 2 es Verdadero. 1 <> 0 es Verdadero.
Vea el ejemplo de la hoja Lgica: Realice las comparaciones que se indican en la tabla. Como son frmulas deben empezar por =. Observe que los resultados son Verdadero o Falso.
2 http://magnasoft.com.ar/excel/MasFormulas.xls

Tambin estn las funciones lgicas que son No, O, Y. Por ejemplo: "Hoy es lunes" O "Hoy no es lunes" es Verdadero. (4 = 4) Y (4 = 2 + 2) es Verdadero. No (3 <> 3) es Verdadero. Las tablas de verdad de estas funciones ayudan a saber cundo devuelven Falso o Verdadero: Valor P Verdadero Falso Valor P Verdadero Verdadero Falso Falso Valor No (P) Falso Verdadero Valor Q Falso Verdadero Falso Verdadero O (P;Q) Verdadero Falso Verdadero Verdadero Y (P;Q) Falso Verdadero Falso Falso

Cuando elija la funcin debe colocar entre parntesis los argumentos, si son varios se separan con punto y coma. Los argumentos pueden ser celdas con valores Verdadero o Falso o celdas con otros valores a los que se agregan operadores de comparacin. Por ejemplo Y(C3=80;C4="Ochenta") devolver Verdadero si en C3 hay un 80 y en C4 est escrita la palabra "Ochenta".
Vea el ejemplo de la hoja Lgica2: Utilice las funciones O-Y-No para completar las tablas. En algunas columnas Ud. debe colocar Verdadero o Falso.

Algunas Funciones lgicas

Estexto(X): devuelve Verdadero si X es texto. Esnumero(X): devuelve Verdadero si X es nmero. Eslogico(X): devuelve Verdadero si X es Verdadero o Falso. Esblanco(X): devuelve Verdadero si la celda X est vaca.

5 Vea el ejemplo de la hoja Si: Utilice estas funciones para comprobar cada celda de la fila Celdas.

La prueba lgica
La funcin lgica Si tiene tres argumentos, el primero debe devolver un valor lgico. Si es verdadero devuelve el segundo argumento. Si es falso devuelve el tercero. Por ejemplo: Si(A3<0;"Es negativo el saldo":"Es positivo el saldo") escribe una de las dos frases segn sea A3 menor que cero o no. Otro ejemplo: Si(C3="Prohibido Pasar"; Falso; Verdadero) devuelve Verdadero si est permitido pasar, falso si est prohibido el paso.
Vea el ejemplo de la hoja Si: Resuelva las situaciones con la funcin lgica Si. Vea el ejemplo de la hoja Si lgico: Resuelva los problemas lgicos de esta hoja.

Autoformato de tablas
Excel tiene formatos de tabla predefinidos que pueden ser usados para mejorar la apariencia y presentacin del libro. Estos formatos aplican propiedades a celdas, fondos y bordes de una sola vez. Se selecciona la tabla y se accede al men Formato/Autoformato. Se elige un formato y se oprime aceptar. En el botn Opciones se puede elegir qu formatos aplicar o no.
Vea el ejemplo de la hoja Autoformato: Aplique autoformato a las tablas, corrija las frmulas si es necesario.

Preguntas:
Qu nombre le pondra al botn de la flecha roja? Cmo puedo colocar las palabras Verdadero o Falso de modo que Excel las considere como texto y no como valores lgicos? Qu sucede si en la funcin Si() dejo vaco el primer argumento? Qu sucede si en la funcin Si() dejo vaco el segundo o tercer argumento? Cmo logro que Excel no modifique el ancho de las celdas cuando uso Autoformato?
Vea las respuestas luego de pensar un momento.

Truco 3
Para insertar comentarios en una celda slo debe seleccionarla y pulsar el botn derecho del mouse. Elegir la opcin Insertar comentario del men contextual y comenzar a escribir. Cuando cliquee fuera del comentario ste desaparecer pero dejar una marca roja en la esquina superior derecha. Para que se muestre siempre elija la opcin Mostrar comentario del men contextual de esa celda.

Truco 4
Si se desea sumar rpidamente los valores contenidos en una fila o columna se los selecciona y se presiona el botn Sumatoria .

Respuestas
Botn de seleccin de celdas. La caja de edicin al lado del botn de seleccin de celdas puede contener valores concretos, no slo referencias a celdas. Si las palabras Verdadero o Falso van precedidas por la comilla simple Excel las considera texto y los muestra sin la comilla simple. No es necesario colocar otra comilla simple al final de la palabra. Para escribir una comilla simple debe escribirla dos veces. Si no se coloca la prueba lgica, Excel entender que se evala por Falso. Una celda vaca o con cero se considera un valor Falso. Una celda ocupada por un nmero distinto de cero se considera Verdadera. Si no se coloca nada en el segundo o tercer argumento Excel dejar vaca esa celda si la prueba lgica pide que se ejecute ese argumento. En el cuadro de dilogo de Autoformato se presiona el botn Opciones y se destilda la casilla Ancho y alto.