Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin para la Educacin Superior Universidad Nacional Experimental

Simn Rodrguez Administracin de los Recursos Humanos Seccin E

Sub-sistema de control

Profesora: Luisa Durn Maryelis Moreno C.I 20.307.281 Los Teques, junio de 2011

ndice
*Introduccin-----------------------------------------------------------------3

*Subsistema de control---------------------------------------------------4

*Importancia del subsistema de control------------------------------4

*Etapas de control---------------------------------------------------------5

*Medios de control--------------------------------------------------------6

*Bases de datos-----------------------------------------------------------7

*Procesamiento de datos-----------------------------------------------9

*Sistema de informacin------------------------------------------------9

*Auditoria de los recursos humanos--------------------------------10

*Patrones de evaluacin y control en recursos humanos--10

*Fuentes de informacin-----------------------------------------------12

*Balance Score Card---------------------------------------------------13

*Anlisis Crtico Descriptivo------------------------------------------14

*Bibliografa---------------------------------------------------------------15

Introduccin

El control del talento humano es estudiado como la ltima etapa del proceso de gerencia y es tan importante como las dems etapas, ya que permite detectar las fallas, as como establecer los mecanismos para su correccin, generando un proceso de retroalimentacin constante. Un control siempre reflejar lo obtenido con lo esperado de acuerdo a los planes preestablecidos. Con el desarrollo del presente tema se pretende analizar de manera clara, la importancia que tienen las bases de datos en todo el proceso de gerencia del talento humano, al facilitar la toma de decisiones en situaciones reales que se presentan en el campo laboral. El subsistema de control incluye el banco de datos, sistema de

informaciones de recursos humanos y la auditora de recursos humanos La ARH es una responsabilidad de lnea y una funcin de staff, que tiene algunas operaciones y controles centralizados en el organismo de staff y otras descentralizadas y distribuidas en los organismos de lnea. Se hace necesario un sistema integrado de recoleccin, procesamiento, almacenamiento y suministro de informacin importante de los recursos humanos para que tanto las recomendaciones y los servicios de staff como las decisiones de lnea sean adecuados a cada situacin. Lo importante es que dentro de la organizacin haya una base de datos de recursos humanos, que sea capaz de abastecer una sistema de informacin sobre el personal, adems de un sistema de auditora capaz de regular su funcionamiento.

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Sub-sistema de control

El proceso de control es la ltima etapa del proceso administrativo, aunque normalmente la planeacin y el control estn relacionados; incluso, algunos autores consideran que el control es parte de la planeacin. El control implica la comparacin de lo obtenido con lo esperado, lo anterior, normalmente se realiza al final de un periodo previamente establecido, esto se hace para determinar si se alcanzaron, se igualaron fueron superados de acuerdo a lo esperado. Importancia del control Su importancia radica en la injerencia que tiene en todas las actividades de la empresa, con el fin de vigilar el estricto cumplimiento a los planes formulados, y as contribuir a la consecucin de los objetivos de la organizacin. Por medio del control:
y

Se establecen medidas correctivas encaminadas al logro de los objetivos.

y y

Se da en todas las dems funciones administrativas. Determinamos y analizamos las causas que en un futuro pueden originar desviaciones.

Obtenemos informacin respecto de la situacin de los planes, sirviendo como base al reiniciarse el ciclo administrativo.

y y

Reducimos costos y tiempos al contrarrestar los errores presentados. Al aplicarlo se hace conciencia sobre el proceso administrativo en la empresa, y consecuentemente en alcanzar los niveles mximos de productividad de los recursos de la empresa en general.

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Etapas del control a) Establecimiento de estndares: Un estndar es una unidad de

medida que sirve como modelo patrn sobre el cual se efecta el control. Los estndares son el parmetro sobre el que fijamos los objetivos de la empresa. Estos estndares generalmente son utilizados tanto en la evaluacin como el control del sistema de administracin de recursos humanos. Los tipos de estndares pueden ser: *Estndares en Cantidad: Nmero de empleados, porcentaje de rotacin de los mismos, nmero de admisiones, ndice de accidentes, etc. *Estndares de Calidad: Mtodo de seleccin utilizado y resultados de entrenamiento, funcionamiento de la evaluacin del desempeo, etc. *Estndares de Tiempo: Rapidez en la integracin del personal recin admitido; promedio de permanencia del empleado dentro de la empresa, tiempo de proceso en las solicitudes de personal, etc. *Estndares de Costo: Costo directo o indirecto de la rotacin del personal, costo directo e indirecto de los accidentes de trabajo, costos de los beneficios sociales, costos de los encargos sociales, relacin costo-beneficio de entrenamiento, etc. De modo general, los estndares permiten la evaluacin y el control mediante la comparacin con: *Resultados: Cuando la comparacin entre el estndar y la variable, es hecha despus de terminada la operacin; presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y los errores de una operacin ya terminada, una especie de certificado de defuncin de algo que ya ocurri. *Desempeo: Cuando la comparacin entre el estndar y la variable se hace paralelamente a la operacin por lo tanto la medida se hace sobre una operacin en proceso y an no terminada. -5-

b)

Medicin de resultados: Como su nombre lo indica, en sta etapa

se van a medir los resultados contra lo ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estndares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los sistemas de informacin de la empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo la informacin que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y que fluya por los canales idneos de la comunicacin. c) Correccin: Los controles tienden a conducir a la accin correctiva,

cuando detectamos fallas, debemos verificar donde est el mal, cmo sucedi, quien es el responsable y as tomar las medidas de correccin pertinentes. d) Retroalimentacin: Es el proceso mediante el cual, la informacin que se obtiene en el control se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Depender mucho de la calidad de la informacin que se obtenga para que la retroalimentacin fluya de manera rpida.

Medios del control Las organizaciones utilizan diversos medios de control para asegurar que las personas y las situaciones permanezcan dentro d los estndares deseados. Los principales medios son: a) Jerarqua de autoridad: La estructura organizacional preestablece los niveles jerrquicos para asignar autoridad y exigir obediencia para las jefaturas. Esta es la manera ms comn de controlar a las personas. b) Reglas y procedimientos: La organizacin preestablece las reglas y los procedimientos que rigen el comportamiento de las personas y que prohben lo que no se debe hacerse. -6-

c) Establecimiento de objetivos: Los objetivos sirven de gua a la accin de las personas. Hasta cierto punto, constituye medios de control, aunque sta no sea su finalidad principal. d) Sistema de informacin vertical: La informacin vertical puede transitar en dos sentidos: Ascendentes y descendentes. La informacin descendente lleva rdenes, mandatos, decisiones, aclaraciones y orientaciones para los subordinados. La informacin ascendente lleva noticias de eventos, resultados, aclaraciones y retroalimentacin, que indica a los canales superiores que las tares se ejecutaron. e) Relaciones laterales: Son comunicaciones entre pares, es decir, entre personas y cargos que ocupan el mismo nivel jerrquico en las organizaciones. Aunque sirven para integrar y lograr coordinacin, las relaciones laterales son medios de control que permiten que los pares se sincronicen mejor y reduzcan posibles discrepancias. f) Organizaciones matriciales: La estructura matricial es un intento de dinamizar la vieja organizacin funcional y departamentalizada hacia un grado ms elevado de organizacin por productos o servicio. En la organizacin matricial, cada rgano o cargo est sujeto a doble obediencia: Al gerente de la funcin y al gerente de producto o servicio. Bases de datos Es un sistema de almacenamiento y acumulacin de datos debidamente codificados y disponibles para procesarlos y obtener informacin. Las bases de datos son un conjunto de archivos relacionados de modo lgico y organizado para facilitar el acceso a los datos y eliminar la redundancia. La eficiencia de la informacin es mayor con el apoyo de stas ya que reducen la memoria de los archivos, ya que los datos interconectados lgicamente permiten integrar de manera simultnea la actualizacin y el procesamiento, lo cual reduce las incoherencias y errores derivados de archivos duplicados. -7-

En el rea de recursos humanos, las diversas bases de datos conectadas entre s permiten obtener y almacenar datos de distintos estratos o niveles de complejidad: -Datos personales de cada empleado, que forman un registro de personal. -Datos sobre los ocupantes de cada cargo, que forman un registro de cargos. -Datos acerca de los empleados de cada seccin, departamento o divisin, que forman un registro de secciones. -Datos sobre los salarios e incentivos salariales, que forman un registro de remuneracin. -Datos acerca de los beneficios y servicios sociales, que forman un registro de beneficios. -Datos sobre los candidatos (registro de candidatos), sobre cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc. La elaboracin de un sistema de informacin debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad. Este concepto localiza cadenas de eventos que se inician fuera de la empresa, incluyen una cadena principal de eventos dentro de la organizacin y terminan en un punto externo a la empresa. Este permite identificar precisamente un punto inicial y un punto final que se relacionan entre s por cadenas de eventos. Una vez que se han especificado los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar in sistema de informacin solo par un aparte de los flujos de informacin. La informacin puede ser externa a la empresa (mercado de trabajo, mercado de recursos humanos, mercado de salarios, legislacin laboral, sindicatos, organismos regionales del trabajo, etc.) o interna a la empresa (registro de empleados, de cargos y ocupantes, etc.). -8-

Por otra parte, la informacin puede ser dirigida al nivel institucional o estratgico, al intermedio o al operativo, bien sea que se refiera a decisiones, seguimiento y control o ejecucin, respectivamente. De cualquier manera, un sistema integrado de informacin de recursos humanos debe agrupar una variedad de informacin obtenida de datos provenientes de diversas fuentes. Procesamientos de datos Es la actividad de acumular, agrupar y mezclar datos para transformarlos en informacin y obtener otra informacin, o la misma bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad y objetivo. El procesamiento de datos puede ser: 1. Manual: Se efecta manualmente, utilizando fichas, talonarios, tarjetas, etc. 2. Semiautomtico: Presenta caractersticas del procesamiento manual unidas a las caractersticas del procesamiento automtico; es decir, cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o tarjetas uno tras otro, y despus de recibir la ficha y los datos iniciales, la maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la intervencin del operador. 3. Automtico: La mquina, programada para realizar determinado conjunto de operaciones, desarrolla toda la secuencia sin que haya la necesidad de intervencin humana entre un ciclo y los siguientes. Sistema de informacin Es un conjunto de elementos interdependientes (subsistema),

lgicamente asociados, para que a partir de su interaccin se genere la informacin necesaria para la toma de decisiones. -9-

Como la ARH es una responsabilidad de lnea y una funcin de staff, el organismo de ARH debe abastecer a todo los organismos de informacin importante acerca de personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada. El montaje de un sistema de informacin de recursos humanos requiere observacin sistemtica y un anlisis y evaluacin de la empresa, o de sus subsistemas, y de sus respectivas necesidades de informacin. Un sistema de informacin debe identificar y agrupar todas las redes de flujos de informacin para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. En lo fundamental, el sistema de informacin es la base de proceso decisorio de la organizacin. Auditoria de recursos humanos Es el anlisis de las polticas y prcticas de personal de una empresa y la evaluacin de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar. El propsito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar cmo est funcionado el programa, localizando prcticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no estn justificando su costo, o prcticas y condiciones que deben incrementarse. La auditoria es un sistema de revisin y control para informar a la administracin sobre la eficiencia y la eficacia del programa que lleva a cabo. Patrones de evaluacin y control en recursos humanos El sistema de administracin de recursos humanos necesita patrones capaces de permitir una continua evaluacin y control sistemtico de su funcionamiento. -10-

Por medio de la comparacin con el patrn pueden evaluarse los resultados obtenidos y verificar que ajustes y correcciones deben realizarse en el sistema, con el fin de que funcione mejor. Entre los patrones que se utilizan estn: 1) Patrones de cantidad: son los que se expresan en nmeros o en cantidades, como nmero de empleados, porcentaje de rotacin de empleados, numero de admisiones, ndice de accidentes, etc.

2) Patrones de calidad: son los que se relacionan con aspectos no cuantificables, como mtodos de seleccin de empleados, resultados de entrenamiento, funcionamiento de la evaluacin del desempeo. Etc., 3) Patones de tiempo: consisten en la rapidez con que se integra e personal recin admitido, la permanencia promedio del empleado en la empresa, el tiempo de procesamiento de la requisiciones de personal, etc. 4) Patones de costo: son los costos, directos e indirectos, de la rotacin de personal, de los accidentes en el trabajo, de los beneficios sociales, de las obligaciones sociales, de la relacin costo-beneficio del entrenamiento. Los patrones permiten la evaluacin y el control por medio de la comparacin con: 1) Resultados finales: cuando la comparacin entra el patrn y la variable se hace despus de realizada la operacin. La medicin se realiza en trminos de algo rpido y acabado, en el fin de la lnea, lo cual presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y las fallas de una operacin ya terminada, una especie de partida de defuncin de algo que ya sucedi. 2) Desempeo: cuando la comparacin entre el patrn y la variable se hace simultneamente con la operacin, es decir, cuando la comparacin acompaa a la ejecucin de la operacin. La medicin es concomitante con el procesamiento de operacin. -11-

Fuentes de informacin La auditoria de recursos humanos se basa en verificaciones,

seguimientos, registros y estadsticas. La auditoria de recursos humanos puede abarcar una cobertura tan amplia como las mismas funciones de la administracin de recursos humanos y presenta una divisin semejante a las divisiones seccinales de los organismos de ARH. Las auditorias por lo general empiezan por una evaluacin de las relaciones empresariales que afectan la administracin de potencia humano, incluyendo el personal de lnea y el de staff, las calificaciones de los miembros de staff de recursos humanos y la adecuacin de apoyo financiero para varios programas. A partir de ah se aplica una variedad de patrones y medidas, cuya escala de profundidad depende del tipo de examen que vaya a efectuarse. Se examinan los registros e informes de personal. Se analiza, compara y prepara un informe de examen que incluye casi siempre recomendaciones para cambios y alteraciones. La auditoria tambin puede evaluar programas, polticas, filosofas y teoras. Dependiendo de la poltica que exista en la organizacin. La auditoria puede desarrollar fuerte impacto educativo, pues permite relacionar la calidad de la administracin de recursos humanos con los diversos indicadores de eficiencia de la empresa. Permite observar hasta qu punto la administracin tuvo xito en la identificacin personal de los empleados con los procesos de la organizacin y la aceptacin de los objetivos organizacionales. La auditoria tambin puede presentar los indicadores de la calidad de liderazgo, de motivacin en el trabajo, de deficiencia de la supervisin y del crecimiento continuo y el desarrollo de los empleados y de los administradores tomados individualmente. -12-

Balance Score card

El Balance Score card refleja el equilibrio entre los objetivos de corto y largo plazo, entre medidas financieras y no financieras, entre indicadores de tendencias y ocurrencias y entre perspectivas internas e internas. El conjunto de indicadores debe ser seleccionado de modo coherente con la visin, misin y estrategia organizacional. Su formulacin orientada a la estrategia hace del BSC un importante instrumento de gestin estratgica, til para esclarecer y traducir la visin y la estrategia, comunicar y asociar objetivos y medidas estratgicas; planear, establecer metas y alinear iniciativas estratgicas; mejorando el feedback y el aprendizaje estratgico. El Balance score card focaliza el desempeo organizacional sobre cuatro perspectivas: financiera, del cliente, del proceso interno, y de formacin y crecimiento. Estas cuatro perspectivas permiten equilibrar: los objetivos de corto y largo plazo, los resultados deseados y los inductores de actuacin de esos resultados.

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Anlisis Crtico Reflexivo

El control es una funcin administrativa que representa demasiada importancia para el gerente y para la administracin en general. Cada empresa tiene una forma distinta de practicar el control en sus procesos, pero lo que se busca al final es un sistema de control eficaz que ayude en realidad al gerente a manejar un ptimo proceso de operaciones asociado a la planeacin ya realizada. El control se apoya en la comprobacin, fiscalizacin e inspeccin de las variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la empresa. La aplicacin del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicacin indistintamente del proceso que se quiera "controlar" es importante porque establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeacin, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

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Bibliografa

*http://html.rincondelvago.com/control-de-rrhh.html

*Administracin de Personal de Recursos Humanos Williams B. Werther, JR. Y Heith Davis. Cuarta Edicin Mc.- Graw Hill

*Administracin de los Recursos Humanos Idalberto Chiavenato Quinta Edicin Ao 2000 Mc.- Graw Hill

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