COMPUTACIN

4to SECUNDARIA
MIRAFLORES SAN ISIDRO

2010
Prof. Jorge Castillo Minaya

MICROSOFT ACCESS 2003 INTRODUCCIN Sistema de Gestin de Base de Datos Relacional (SGBDR) Un SGBDR es un sistema que permite almacenar y recuperar informacin de una base de datos. Microsoft Access 2003 Es el Sistema de Gestin de Base de Datos Relacional para los sistemas operativos, Windows, permite organizar y analizar informacin almacenada en las tablas de una BD. Inicio de una sesin de trabajo Para empezar una sesin de trabajo en Microsoft Access: Haga clic en: Inicio Programas Microsoft Office Microsoft Office Access 2003 VENTANA DE DILOGO Desde sta ventana de dilogo usted podr crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existentes.

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BARRA DE HERRAMIENTAS Contiene un conjunto de Iconos, que permiten ejecutar de forma directa comandos de uso frecuente. La barra de herramientas predeterminada en Microsoft Access es: La Barra de Herramientas de base de datos

Nueva base de datos Crea una nueva base de datos (.MDB) Abrir base de datos Abre una base de datos existente Guardar Guarda el diseo de una hoja de datos, diseo de una tabla, consulta, formulario o informe, o la estructura y contenido de una macro o un mdulo. Buscar Busca archivos donde est trabajando: en el disco duro del equipo, en la red local. Imprimir Imprime inmediatamente el formulario, informe, tabla, consulta o mdulo seleccionado sin presentar el cuadro de dilogo Imprimir. Vista preliminar Muestra el objeto activo, tabla, formulario o informe, tal y como va a aparecer cuando se imprima. Cortar Elimina el elemento seleccionado (por ejemplo, un control o un registro) y lo coloca en el Portapapeles para que pueda insertarlo en otro lugar. Copiar Copia el elemento seleccionado (por ejemplo, un control o un registro) al Portapapeles, para que pueda insertarlo en otro lugar. Pegar Inserta un elemento (por ejemplo, un control o un registro) desde el Portapapeles a un objeto activo de base de datos. Deshacer Deshace la accin reversible ms reciente. Vnculos con Office Inicia el Asistente para combinar correspondencia con Microsoft Word, que combina los datos De Microsoft Access con un documento de Word.
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Analizar Inicia el Asistente para anlisis de tablas, el cual analiza una tabla y si es necesario, la divide en tablas relacionadas creando un diseo de tablas ms eficiente. Cdigo Presenta el cdigo del formulario o informe seleccionado en la ventana Mdulo. Propiedades Presenta la hoja de propiedades del elemento seleccionado, por ejemplo, un campo de una tabla o un control de un formulario. Relaciones Presenta la ventana Relaciones de forma que pueda ver, modificar o definir relaciones entre tablas y consultas. SALIR DE MICROSOFT ACCESS Seleccione el Men Archivo / Salir, o haga clic en el botn Cerrar de la esquina superior derecha de la ventana de Microsoft Access. BASE DE DATOS Una Base de Datos es una coleccin de datos y objetos relacionados con un propsito especfico. Una Base de Datos puede contener tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos. Microsoft Access almacena la informacin en forma de Tablas, todos los objetos de una base de datos son guardados en un nico archivo de extensin MDB. Diseo de una base de datos Antes de utilizar Microsoft Access para crear los objetos que formarn la base de datos; es importante disear la base de datos. Pasos bsicos para el diseo de una Base de Datos: 1) Determinar el propsito de la base de datos El primer paso es determinar el propsito y cmo se va a utilizar la BD Debemos saber qu informacin deseamos obtener de la base de datos. A partir de ah determinar que datos debemos almacenar. 2) Determinar las tablas que se necesitan Determinar las estructuras de las tablas que se debern crear, por que la creacin de todos los dems objetos depende de ellas. 3) Establecer una clave principal

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Cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma nica a cada registro de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal. 4) Determinar las relaciones entre las tablas Se debe definir las relaciones entre las tablas, para volver a reunir toda la informacin relacionada de un modo significativo. 5) Refinar el diseo Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseo y detectar los posibles errores. 6) Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseo descritos anteriormente, es el momento de comenzar a ingresar datos en las tablas. A continuacin puede crear los otros objetos. ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS Tablas Una tabla es una estructura diseada para almacenar datos que estn relacionados entre si.

Consultas Son filtros que permiten visualizar determinados campos de una o ms tablas que cumplan con un criterio o condicin lgica.

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Formularios Un formulario permite realizar operaciones de entrada y salida de datos.

Informes Un informe es un reporte impreso de los datos de una o ms tablas o consultas.

Macros Una macro es un conjunto de acciones donde cada accin realiza una operacin determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros permiten automatizar las tareas comunes.

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Mdulos Un mdulo es una coleccin de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.

Crear una Base de datos en blanco. Al ingresar a Microsoft Access aparece automticamente una ventana de dilogo con opciones para crear o abrir una base de datos existentes. Elija Base de datos en blanco.

Especifique un nombre y una ubicacin para la base de datos. Luego presione el botn Crear.

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Despus de crear una base de datos en blanco, Seguiremos los pasos para definir los objetos que formarn su base de datos. Seleccione el Objeto TABLAS, luego Crear una tabla en vista Diseo:

Se mostrara la siguiente ventana: Tabla1

Esta ventana de diseo de las Tablas consta de 3 columnas: Nombre del campo: puede tener hasta 64 caracteres incluyendo espacios. Tipo de Datos : determina la clase de valores que los usuarios pueden guardar en el campo Descripcin: es opcional, permite describir el campo. Adems de las Propiedades del Campo.

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DESCRIPCIN DE LA VENTANA DE BASE DE DATOS

Barra de ttulo: Muestra el nombre y el formato de archivo de la base de datos. Barra de herramienta: Puede utilizar el botn Abrir para trabajar con objetos existentes, el botn Diseo para modificar objetos existentes o el botn Nuevo para crear objetos nuevos. Objetos: Haga clic en uno de los tipos de objeto, por ejemplo: Tablas o Formularios, para ver la lista de objetos de ese tipo. Grupos: Aqu aparece una lista de grupos de objetos de base de datos. Puede agregar objetos de de distintos tipos a un grupo, que est formado por accesos directos a los objetos de base de datos que pertenecen a l. Accesos directos: Puede utilizar estos accesos directos a objetos de la parte superior de la lista de objetos para crear nuevos objetos de base de datos. Lista de objetos: Esta lista vara en funcin del tipo de objeto que haya seleccionado en Objetos. TABLA Es la unidad bsica de almacenamiento de datos en una base de datos de tipo relacional. Una tabla almacena los datos en registros y campos.

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REGISTRO Conjunto de datos relacionados en base a un criterio comn. Los datos de las tablas se almacenan en registros (filas). Cada registro se compone de un conjunto de campos relacionados (columnas) y cada campo define un atributo de informacin sobre el registro. CAMPO Es un dato especfico de la tabla de una base de datos.

Formas de crear una Tabla Haga clic en el objeto Tabla y a continuacin, haga clic en Nuevo.

Se muestra la ventana Nueva Tabla con varias Opciones a seleccionar: Vista Hoja de datos: Permite crear una nueva tabla en un formato similar al de una hoja de clculo, los datos los ingresan en celdas y el tipo de dato que ingresa determina el tipo de campo. No recomendable.

Vista Diseo: Permite al usuario definir cual es la estructura que tendr la nueva tabla, es decir que campos y que tipo de dato almacena cada uno de ellos. Es el que ms se utiliza.

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Asistentes para tablas: Permite crear una nueva tabla empleando para ello una serie de cajas de dilogo, con datos de ejemplo de donde podr escoger cuales utilizar. Importar tablas: El importar tabla nos permite traer una tabla desde otra Base de Datos e incluirla en la actual siendo en ambas independientes. Vincular tabla: El vincular tabla nos permite incluir una tabla desde otra Base de Datos una sin perder la dependencia, cualquier modificacin que se haga sobre la tabla se reflejan en ambas Base de Datos.

IMPORTAR TABLA El importar tabla nos permite traer una tabla desde otra Base de datos o incluirla en la actual siendo en ambas independiente. Siga los siguientes pasos desde la Base de datos Notas-Alumnos, seleccione: Tablas Nuevo Importar tabla y luego aceptar

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Seleccione la carpeta, la base de datos y haga clic en Importar

Seleccione la tabla a importar y Aceptar

Observe que en la lista de tablas se ha importado la Tabla Empleado1.

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VINCULAR TABLA El vincular tabla nos permite incluir una tabla desde otra Base de datos sin perder la dependencia, cualquier modificacin que se haga sobre la tabla se refleja en ambas BD. Seleccione: Tablas Nuevo Vincular tabla

Seleccione la carpeta, la base de datos y clic en Vincular.

Seleccione la tabla a vincular y Aceptar

Se observa que en la lista de tablas aparece la tabla vinculada con una flecha a la izquierda.

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EXPORTAR DATOS U OBJETOS La exportacin es una forma de enviar datos y objetos de una base de datos a otra. 1. En la ventana Base de datos, seleccione el nombre del objeto que desee exportar y, en el men Archivo, elija Exportar.

2. Seleccione la unidad o carpeta en la que se encuentre la base de datos a la que desea exportar.

3. Haga doble clic en el icono de la base de datos a la que desee exportar. 4. En el cuadro de dilogo Exportar, escriba el nombre del objeto nuevo (o acepte el nombre actual). Si exporta una tabla, en el cuadro de dilogo Exportar seleccione si desea exportar tanto la definicin como los datos de la tabla o slo la definicin de la tabla

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COPIAR OBJETOS Puede realizar una copia de seguridad de un objeto de base de datos. Normalmente, la copia de un objeto de una base de datos hereda las propiedades asociadas al objeto de base de datos original. 1. En la ventana Base de datos, bajo la seccin Objetos, haga clic sobre el tipo de objeto de base de datos que desee copiar. 2. En la lista de objetos de la parte derecha de la ventana Base de datos, haga clic en el objeto y a continuacin, haga clic en Copiar en la barra de herramientas, a continuacin, abra la base de datos de Access en el que desee pegar el objeto

3. Haga clic en Pegar en la barra de herramientas. 4. Escriba un nombre exclusivo para el objeto en el cuadro de dilogo Pegar como.

MANTENIMIENTO DE TABLAS Vista Diseo La vista diseo es una ventana donde se disea la estructura de las tablas de una base de datos de Microsoft Access. Hoja de Diseo Nombre de campo: escriba un nombre de campo apropiado. En Microsoft Access, los nombres pueden tener una longitud de hasta 64 caracteres .Adems, los nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de control (valores ASCII desde 0 hasta 31).
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Tipo de dato seleccione el tipo de dato apropiado. Un tipo de dato define el tipo de valores que se pueden guardar en el campo. Access cuenta con 10 diferentes tipos de datos:

Tipo de datos Texto Memo Numrico Fecha/Hora Moneda

Uso Ingresar caracteres alfabticos, nmeros que no requieran clculos matemticos. Texto y nmeros largos.

Tamao 255 caracteres 64,000 caracteres

Autonumrico

Si/No

Objeto OLE

Hipervnculo Asistente para bsqueda

Datos numricos para clculos matemticos, excepto clculos monetarios 1, 2, 4 u 8 (utilice el tipo Moneda). Fechas y Horas. 8 bytes Valores monetarios. Utilice el tipo de datos Moneda para evitar que los clculos se 8 bytes redondeen. Nmeros secunciales o aleatorios insertados automticamente cuando se 4 bytes agrega un registro. Campos que solo contendr una de dos 1 byte alternativas: Verdadero /Falso o Activado /Desactivado. Objetos tales como documentos de Word o Excel, imgenes, sonidos u otros datos Hasta 1 binarios creados en otros programas gigabyte utilizando el protocolo OLE. Texto, combinaciones de texto y nmeros usados como direcciones de hipervnculo. Crea un campo que le permite elegir un El mismo valor de otra tabla o de una lista de valores tamao que mediante un cuadro combinado. Al elegir el campo de 16
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esta opcin en la lista de tipos de datos se inicia un asistente para definir esto automticamente.

la clave principal

Haga un clic en la columna Descripcin y escriba un texto explicativo relacionado con el campo actual. (Opcional) Propiedades del campo: Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse para personalizar la forma de guardar, manejar o mostrar los datos de un campo. Las propiedades de un campo se establecen mediante la visualizacin de una tabla en el modo de ver Diseo seleccionando el campo situado en la parte superior de la ventana y despus seleccionando en la parte inferior de la ventana la propiedad que se requiera. Las propiedades disponibles para cada campo son determinadas por los tipos de datos seleccionados para el campo. PROPIEDADES DE CAMPOS DE TIPO TEXTO/MEMO

Tamao del campo: Controla el nmero mximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto. Un campo de texto podr tener una longitud mxima de 255 caracteres. El valor predeterminado es de 50. Formato: Puede utilizarlo para personalizar la forma en que los nmeros, horas y textos se muestran e imprimen. Permite crear formatos personalizados para campos Texto y Memo usando smbolos especiales Mscara de entrada: Utilice la propiedad mscara de entrada para dar consistencia el ingreso de datos. Puede definir una mscara de entrada usando los siguientes caracteres:

Carcter 0 9 # L ? A a &

Descripcin Dgitos 0 a 9 obligatorios Dgito o espacio (No obligatorio) Dgito o espacio (No obligatorio) Letra A-Z obligatorios Letra A-Z opcional Letra o dgito obligatorio Letra o dgito opcional Cualquier carcter o un espacio (obligatorio) 17
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C .,:;-/ < > ! \

Cualquier carcter o un espacio (opcional) Marcador de posicin decimal y separadores de millares, fecha y hora. Convierte los carcter a minscula Convierte los carcter a mayscula La mscara se muestra de izquierda a derecha Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter lineal

La propiedad Mscara de entrada (InputMask) puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;)

Seccin Primera

Segunda

Tercera

Descripcin Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo: !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puede utilizar para definir la mscara de entrada, vea la tabla siguiente Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al introducir datos. Si utiliza 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales se almacenan con el valor; si introduce 1 o deja esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Especifica el carcter que Microsoft Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin, puede utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (" ").

Ttulo: Permite crear formatos personalizados para campos Texto y Memo. Valor predeterminado: valor que se introduce automticamente en el campo. Regla de validacin: Una regla que establece las condiciones de los datos que pueden introducirse en uno o ms campos. Si la regla se viola, se genera un error. Texto de validacin: Escriba el mensaje que se mostrar al usuario cuando se introducen datos que no corresponden con la regla de validacin definida. Requerido: la propiedad Requerido obliga al usuario el ingreso de datos en el campo. Permitir longitud cero: Permite especificar si una cadena de longitud cero ( ) es una entrada vlida para un campo. Trabaja independientemente de la propiedad Requerido. Indexado: Utilice la propiedad Indexado para buscar y ordenar los registros de una tabla empleando un campo sencillo. El campo puede contener valores nicos o no. No Sin ndice (Predeterminado) Si (con duplicado) El ndice admite valores duplicados
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Si (sin duplicado)

El ndice no admite valores duplicados

ndice: Acelera la bsqueda y ordenacin en tablas. La clave principal de una tabla se indexa automticamente. Los campos cuyo tipo de dato sean: Memo, Hipervnculo y Objeto OLE no se indexan. PROPIEDADES DE CAMPOS DE TIPO NUMRICO/MONEDA

Tamao del campo: Controla el nmero de caracteres que pueden introducirse en un campo numrico. La siguiente tabla resume los tamaos de los campos disponibles para campos numricos. Valor Byte Descripcin Precisin decimal Ninguna Tamao de almacenamiento 1 byte

Almacena nmeros entre 0 y 255 (no admite fracciones). Almacena nmeros entre -10^38 -1 y 10^38 -1 (.adp). Almacena Decimal nmeros entre -10^28-1 y 10^28 -1 (.mdb) Almacena nmeros entre -32.768 y Integer 32.767 (no admite fracciones). (Predeterminado) Almacena Entero nmeros entre -2.147.483.648 y largo 2.147.483.647 (no admite fracciones). Almacena nmeros entre 3,402823E38 y -1,401298E-45 Single para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Almacena nmeros entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para Double valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de Identificador global nico (GUID) rplica

28

12 bytes

Ninguna

2 bytes

Ninguna

4 bytes

4 bytes

15

8 bytes

N/D

16 bytes

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Lugares decimales: permite especificar el nmero de lugares decimales que utiliza Access para presentar nmeros. Byte de Lectura/Escritura. Valor Auto Visual Basic 255 Descripcin (Predeterminado) Los nmeros aparecen en la forma especificada en la propiedad Formato (Format). Los dgitos situados a la derecha del separador decimal aparecen con el nmero de lugares decimales especificado, y los situados a la izquierda del separador aparecen como especifique el valor de la propiedad Formato (Format).

0 a 15

0 a 15

PROPIEDADES DE CAMPOS DE TIPO FECHA/HORA

Formato: La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato (Format) para el tipo de datos Fecha/Hora. Valor Descripcin (Predeterminado) Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 03.04.93. Ejemplo: 03.04.93. Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 3/4/93. Igual que el valor de la ficha Hora del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 17:34:23. Ejemplo: 5:34 PM. Ejemplo: 17:34.

Fecha general

Fecha larga Fecha mediana Fecha corta

Hora larga Hora mediana Hora corta

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CLAVE PRINCIPAL Uno o ms campos cuyo valor o valores identifican de forma nica cada registro de la tabla. Puede haber slo una clave principal por tabla. El definir una clave principal permite controlar que los valores de este campo no se repitan evitando as la duplicidad de datos. La potencia de un sistema de base de datos relacional como el de Microsoft Access reside en su capacidad para controlar rpidamente y relacionar informacin almacenada en tablas separadas mediante consultas, formularios e informes. Para poder hacer esto, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma nica cada registro almacenado en ella. Una vez designada una clave principal para una tabla, Microsoft Access asegura la existencia exclusiva impidiendo que se almacene cualquier valor repetido o nulo en los campos de la clave principal. Existen tres tipos de claves principales que pueden ser definidas por Microsoft Access: Campo simple, Autonumrico y Campos mltiples. Para establecer o cambiar la clave principal En el modo de ver Diseo de tabla, seleccione el campo o campos que desea definir como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic sobre el selector de filas del campo deseado. Para seleccionar mltiples campos, mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic sobre el selector de filas de cada campo.

Haga clic sobre el icono (Llave) de la barra de herramientas diseo.

GUARDAR LA TABLA Una vez finalizado el diseo se debe guardar la tabla para poder asignarle un nombre.

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Clic en el icono Guardar en la barra de herramientas y en la caja de dilogo Guardar como ingrese el nombre y Aceptar.

HOJA DE DATOS Es la ventana que presenta datos de una tabla, formulario o consulta en formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos se pueden modificar campos, agregar y eliminar datos y efectuar bsquedas. CAMBIAR VISTAS: Puede cambiar a otras vistas de una tabla mediante el botn Vista de la barra de herramientas. El botn Vista est disponible en ambas vistas de la tabla.

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ORDENAR, FILTRAR O BUSCAR REGISTROS: Puede ordenar las filas de la hoja de datos por los datos en una o ms columnas adyacentes.

Orden ascendente u Orden descendente: Haga clic en un campo que desee ordenar, y despus en la barra de herramientas seleccione la Orden ascendente u Orden descendente. Access ordena de izquierda a derecha. No afecta su estructura fsica. Ejemplo: Seleccione el registro a ordenar/Orden ascendente

Se orden el campo Desc_emp en forma ascendente. Filtro por seleccin: Es la forma de seleccionar registros. Haga clic en los datos por los que desea filtrar y despus en Filtro por seleccin en la barra de herramientas.

Ejemplo: Seleccione los datos a filtrar/Filtro seleccionado Se ha filtrado 2 campos

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Filtro por formulario: En la barra de herramientas para elegir haga clic en Filtro por formulario para elegir qu datos se van a mostrar, a partir de una lista de los valores en uno o ms campos. Para tener un control mayor a la hora de filtrar y ordenar filtrar, seleccione Filtro en el men Registros y a continuacin haga clic en Filtro u orden avanzado.

Buscar: Haga clic en Buscar en la barra de herramientas para buscar un valor de campo en todos los registros en los que aparece. Haga clic en Reemplazar en el men Edicin para reemplazar un valor que ha encontrado.

EDITAR, VERIFICAR ORTOGRAFA O IMPRIMIR Haga clic en Cortar, Copiar y Pegar en la barra de herramientas para modificar el texto, campos o registros completos seleccionados, o la hoja de datos completos. Haga clic en Ortografa en la barra de herramientas para comprobar los errores de ortografa en los campos Texto o Memo seleccionados. Haga clic en Imprimir en la barra de herramientas para imprimir la hoja de datos o haga clic en Vista preliminar para ver cmo se imprimir la hoja de datos. AGREGAR O ELIMINAR REGISTROS Nuevo registro: Para agregar un registro haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas. Este botn muestra una fila en blanco para que la rellene al final de la tabla.
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Eliminar registro: Para eliminar un registro, haga clic en cualquier campo del registro y a continuacin haga clic en Eliminar registro en la barra de herramientas. CAMBIAR EL DISEO DE LA HOJA DE DATOS Para mover una columna haga clic en el encabezado de la misma. A continuacin haga clic y mantenga presionado el botn del Mouse en el encabezado de columna seleccionado y arrastre la columna a la posicin deseada. Para ocultar una columna, haga clic en la misma, y despus haga clic en Ocultar columnas en el men formato. Para inmovilizar la columna que se encuentre ms a la izquierda de manera que se siga mostrando cuando se desplace hacia la derecha, haga clic en la columna y despus en inmovilizar columnas en el men Formato. Para cambiar el tamao de filas o columnas:

INSERTAR O CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA COLUMNA Cuando agrega o elimina una columna, est agregando o eliminando un campo en la tabla. Para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna actual, haga clic en Columna en el men Insertar. Para cambiar el nombre de una columna, haga doble clic en el encabezado de la misma y escriba el nuevo nombre. Para dar nombre a una columna, haga doble clic en el encabezado de la misma y despus escriba el nombre que desee. Para eliminar una columna, haga clic en el encabezado de la misma para seleccionarla y despus en Eliminar columna en el men Edicin.

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