MANUAL PRCTICO

SMARTDRAW VERSIN 6

ELABORADO POR:

SURAMERICANA DE SEGUROS GERENCIA DE PLANEACIN

DICIEMBRE DE 2002

CONTENIDO

1.

BIENVENIDOS A SMARTDRAW 6 ........................................... 3 1.1 Qu es un Diagrama de Flujo ............................................ 3 1.2 Smbolos bsicos para diagramar ....................................... 4 1.3 Consejos para la elaboracin e interpretacin de diagramas de flujo de procesos .................................................................. 6 1.4 Al iniciar SmartDraw ........................................................ 6 1.5 Crear un nuevo dibujo...................................................... 7 1.6 Abrir un archivo existente ................................................. 9 2. PANTALLA PRINCIPAL SMARTDRAW..................................... 11 2.1 Barras de Herramientas: ................................................ 11 2.2 Explorador de SmartDraw: .............................................. 17 2.3 Men Principal:............................................................. 18 2.3.1 Archivo (file):.......................................................... 18 2.3.2 Edicin (Edit): ......................................................... 19 2.3.3 Ver (view): ............................................................. 19 2.3.4 Smbolos (shapes): .................................................. 20 2.3.5 Lneas (lines): ......................................................... 20 2.3.6 Tablas (table): ........................................................ 21 2.3.7 Texto (text): ........................................................... 21 2.3.8 Arreglar (arrange):................................................... 22 2.3.9 Herramientas (tools): ............................................... 22 2.3.1 Libreras (libraries):.................................................. 23 2.3.11 Ventana (window): ................................................. 23 2.3.12 Ayuda (help): ........................................................ 24 2.4 Men auxiliar o contextual (clic derecho en el mouse).......... 25 3. CMO DIBUJAR UN DIAGRAMA........................................... 25 3.1 Dibujar smbolos en el diagrama ...................................... 25 3.2 Unir smbolos con lneas ................................................. 26 3.3 Convertir lneas en flechas .............................................. 27 3.4 Incluir texto en los smbolos ............................................ 28 3.5 Ajustar caractersticas de texto........................................ 28 3.6 Modificar el texto .......................................................... 29 3.7 Agrupar varios objetos ................................................... 30 3.8 Mover objetos............................................................... 30 3.9 Modificar posicin de los smbolos .................................... 30

3.10 Ajustar la posicin de los smbolos y lneas..................... 31 3.11 Cambiar caractersticas de las lneas .............................. 31 4. OPCIONES UTILIZADAS FRECUENTEMENTE........................... 31 4.1 Ver cuadrcula de la pgina ............................................. 31 4.2 Explorador de SmartDraw: .............................................. 32 4.3 Adicionar smbolos a las bibliotecas .................................. 33 4.4 Guardar el diagrama (save): ........................................... 33 4.5 Guardar como plantilla (save as template)......................... 33 4.6 Configurar pgina (page Setup) ....................................... 34 4.7 Imprimir el diagrama (print)............................................ 34 4.8 Cerrar el diagrama (close) .............................................. 35 5. FUNCIONALIDADES AVANZADAS ........................................ 35 5.1 Lnea de conexin automtica.......................................... 35 5.1.1 Agregar smbolos a la lnea de conexin automtica ....... 36 5.1.2 Cambiar la forma de la lnea de conexin ..................... 36 5.1.3 Agregar, quitar o cambiar smbolos de la lnea de conexin .... 37 5.1.4 Ajustar el espacio de la lnea de conexin con los smbolos .... 37 5.1.5 Conectar una lnea de conexin automtica con el smbolo principal del diagrama....................................................... 38 5.2 Utilizar una tabla para dibujar diagramas funcionales........... 39 5.2.1 Seleccionar el formato de la tabla ............................... 39 5.2.2 Agregar el diagrama a la tabla ................................... 40 5.2.3 Proteger el texto de los smbolos y tablas ..................... 42 5.3 Insertar hipervnculo ...................................................... 42

MANUAL PRCTICO
La Compaa Suramericana de Seguros S.A., por medio de esta gua desea facilitar el uso de la herramienta de diagramacin SmartDraw, la cual le permitir realizar de manera prctica flujos de procesos. SmartDraw, adems incluye otros tipos de diagramas, los cuales no se explicarn en detalle en este manual. 1. BIENVENIDOS A SMARTDRAW 6 La facilidad de uso de SmartDraw lo hace especialmente prctico para usuarios que necesiten crear diagramas de forma rpida y simple. Incluye dibujos y smbolos pre-creados con una gran variedad de estilos y esquemas de color, sombras y texturas. Con esta gua, usted podr potencializar la herramienta de diagramacin para lo cual lo invitamos a conocer sus principales funcionalidades. 1.1 Qu es un Diagrama de Flujo flujo es una presentacin grfica que muestra todos un proceso. El diagrama provee una excelente y es una herramienta til para observar como se con otros los pasos de un proceso.

El diagrama de los pasos de documentacin relacionan unos

Los diagramas pueden servir para descubrir problemas en los procesos. Estos diagramas de Flujo pueden ser aplicados en cualquier rea, por ejemplo en la elaboracin de una factura, el flujo de informacin o los pasos necesarios para hacer una venta, as como en la utilizacin de un producto. Los diagramas son utilizados generalmente para problemas, y para esto se requieren los siguientes pasos: identificar

1. Trazar un Diagrama de Flujo del proceso, indicando los pasos que este sigue actualmente. 2. Trazar un Diagrama de Flujo del proceso, indicando los pasos que el mismo debiera seguir si todo trabajara correctamente. 3. Comparar los diagramas para encontrar las diferencias, ya que ah es donde radica el problema. 1.2 Smbolos bsicos para diagramar

El Diagrama de Flujo utiliza smbolos especiales que representan el tipo de operacin realizada. Las lneas y las flechas muestran la secuencia de los pasos, y las relaciones entre ellas. Los smbolos generalmente utilizados son: SIMBOLO DESCRIPCIN ACTIVIDAD: indica la ejecucin de una tarea cualquiera o un conjunto de tareas. Debe empezar con un verbo en infinitivo. DECISIN: se utiliza en aquel punto del proceso en el cual debe tomarse alguna decisin que hace variar las actividades siguientes, en la cual se ramifica el proceso. Las salidas se marcan con las opciones SI y NO. Las decisiones mltiples sobre la misma informacin se hacen en el mismo smbolo adicionado ms salidas. TRANSPORTE: para indicar un movimiento fsico o cambio de locaciones. DOCUMENTO: se utiliza cuando el resultado de una actividad est representada en informacin registrada en papel, informes, cartas o impresiones. INICIO O FIN: indica terminacin del proceso. el comienzo o

CONECTOR (crculo pequeo): se emplea un letra, nmero o smbolo dentro para indicar que la salida de esa actividad servir como entrada para otra. Se utiliza cuando hay poco espacio para diagramar. Siempre debe existir por cada conector de salida como mnimo un conector de entrada. ESPERA: indica un receso o tiempo de espera hasta que se realice la siguiente actividad. ARCHIVO: cuando se utiliza una condicin de almacenamiento controlado y se encuentra en espera. DIGITACIN DE DATOS: indica que la actividad requiere el ingreso o registro de datos a cualquier sistema o aplicativo. DIRECCIN DE FLUJO: para identificar la direccin del flujo y la secuencia de las actividades. ALMACENAMIENTO DIGITAL: se utiliza cuando se va almacenar o se va a consultar en una base de datos. MEDIO MAGNTICO: indica que la salida de una actividad es un medio magntico (guardar el archivo en Excel, generar) TRANSMISIN DE DATOS: cuando ocurre transmisin de informacin electrnica (fax, llamada telefnica, enviar mail). PROCESO (crculo grande): se utiliza para indicar que la entrada o salida de una actividad es un proceso alterno, el cual puede o no ser objeto de estudio en el actual anlisis. Para representar un proceso se utiliza el mismo smbolo del conector. 5

1.3

Consejos para la elaboracin e interpretacin de diagramas de flujo de procesos

1) Poner un ttulo que identifique el proceso que ilustra. (por ejemplo: Proceso venta de autos por internet). 2) Colocar la fecha y el nombre de la persona duea del proceso. 3) Asegurarse de que cada paso tenga salidas. 4) Utilizar los smbolos bsicos para diagramar, ya que esto facilita la comprensin del proceso a las personas que necesiten conocerlo. 5) Indicar claramente los lmites del proceso (donde comienza y finaliza), usando los smbolos estndares.
Inicio Fin

6) Conservar la direccin del flujo del proceso. Evite la confusin las lneas del flujo el mover el diagrama. No invierta su direccin a menos que el flujo se invierta en realidad. 7) Numerar las smbolos para identificar la secuencia en los pasos del proceso. 8) Si una actividad o tarea necesita ser analizado detalladamente, haga un diagrama separado que ilustre el sub-proceso. (en SmartDraw, usted puede hacer hipervnculo en la smbolo que representa un sub-proceso, permitiendo que los usuarios puedan observar un nivel de detalle ms alto en un subproceso. Si no desea profundizar en un proceso que contina utilice el smbolo de proceso). 9) Nombrar los smbolos del diagrama. Utilice verbos para nombrar las actividades y preguntas para nombrar los smbolos de decisin. 1.4 Al iniciar SmartDraw

Una vez se encuentre instalado SmartDraw, usted podr acceder por la opcin Inicio, seleccionando Programas, eligiendo SmartDraw y luego SmartDraw 6. Tambin, podr ingresar por el icono de SmartDraw ubicado en el escritorio de su computador.

Inmediatamente, le presentar el siguiente cuadro de bienvenida a SmartDraw:

Crear nuevo diagrama Abrir existente Abrir recientemente usado Consejos prcticos

Ayuda Registro

Este cuadro le permite: Crear un nuevo dibujo. Abrir un archivo existente. Abrir un archivo de los recientemente usados. Activar o desactivar la opcin de tutorial, que le servir como ayuda para conocer y trabajar en SmartDraw. Conocer ayudas o consejos de gran utilidad para usar este programa, con la opcin de profundizar los conceptos. Registro, esta opcin lo llevar automticamente a la pgina de SmartDraw, donde podr navegar, registrarse y recibir grandes obsequios. Activar o desactivar el cuadro de bienvenida, para mostrarlo o no. 1.5 Crear un nuevo dibujo

Para crear un nuevo dibujo, SmartDraw ofrece varias opciones: - Doble clic en el icono de crear un nuevo dibujo (create a new drawing) que aparece en el cuadro anterior. - Por el men Archivo (file), seleccionando Nuevo (new). - Seleccionando el primer icono ubicado en la barra de herramientas.

SmartDraw presenta un nuevo cuadro de dialogo donde podr acceder a diferentes opciones de uso. En caso de que no aparezca este cuadro le abrir entonces la pgina principal.

Diagramas de flujo de procesos

SmartDraw es un programa de dibujo fcil de usar, utilizado para crear: - Diagramas de flujo de procesos - Organigramas - Diagramas de redes - Diseo de software - Diagramas de ingeniera - Planos de edificios - Lneas de tiempo y calendarios - Smbolos - Dibujos de ciencia y matemticas - Presentaciones de negocios - Mapas. - Invitaciones, afiches, tarjetas - Y mucho ms. En esta ventana usted puede observar las opciones de dibujo que puede crear con la ayuda de SmartDraw. Slo de doble clic en la opcin seleccionada o un slo clic y presione Crear un dibujo en blanco (create blank drawing). En caso de no encontrar la clase de dibujo que desea, seleccione la opcin que ms se ajuste a sus necesidades, o la opcin Ver ms

(more), que permite ver otros tipos de dibujo. Si ninguna de la opciones disponibles se ajusta a lo que usted desea simplemente consulte la ayuda. Usted tambin puede seleccionar algunos ejemplos o plantillas de dibujo de SmartDraw por la opcin Ver ejemplos (view examples). Finalmente seleccione la opcin que ms se ajuste a sus necesidades y podr comenzar a trabajar con la plantilla elegida o con el documento en blanco. En este manual slo se explicar como se pueden crear diagramas de flujos de procesos utilizando SmartDraw. 1.6 Abrir un archivo existente

Para abrir un diagrama realizado debe seleccionar en el primer cuadro de dilogo que aparece el icono de abrir un archivo existente.

Tambin podr acceder por el men principal, seleccionando Archivo (file), Abrir (open) o simplemente por el icono que corresponde a esta opcin ubicado en la barra de herramientas. Cuando usted requiere abrir un diagrama elaborado en Micrografx Flowcharter u otro programa de diagramacin debe primero ingresar al programa de diagramacin (en este caso Flowcharter) y abrir el diagrama que desea utilizar en SmartDraw. Luego en el men principal (de Flowcharter en este caso) seleccione Archivo, Guardar como o Exportar, y debe seleccionar el tipo de archivo como Windows Metafile (*.wmf). Para abrir un diagrama elaborado en Visio no existe ningn tipo de restriccin.

Luego, en SmartDraw al seleccionar Abrir debe ubicarse de nuevo en el tipo de archivo especificado anteriormente (*.wmf), seleccionar el archivo y dar clic en aceptar. SmartDraw separa las lneas y smbolos automticamente en dibujos individuales, pero usted tambin puede determinar la manera o estilo para separarlas. Una vez fraccionadas, usted podr realizar los cambios y ajustes necesarios, o continuar graficando el diagrama.
Dibujos complejos a pulso

Diagramas de flujo o smbolos similares Texto en prrafos Convierte los smbolos pequeos en el extremo de las lneas en puntas de flecha Separa un segmento de lneas en objetos individuales

Ubica el texto dentro de los smbolos

Curvas separadas y otras secuencias de lneas en varios objetos

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2. PANTALLA PRINCIPAL SMARTDRAW Navegar en la pgina principal de SmartDraw Al iniciar SmartDraw y seleccionar crear nuevo dibujo o abrir un archivo existente, ingresar inmediatamente a la pgina principal del programa, donde podr navegar por diferentes opciones que le permitirn realizar el dibujo que usted requiere y ajustado a sus necesidades. Veamos ahora cada seccin de la pgina y sus principales funciones.
Barra de ttulo Men principal Barras de herramientas

Explorador de SmartDraw

Regla

Espacio para crear Diagramas de Flujo o las dems opciones que presenta SmartDraw

Barras de desplazamiento

2.1

Barras de Herramientas:

Las barras de herramientas de SmartDraw representan una manera ms fcil de acceder a algunas opciones que se encuentran en el men principal mediante iconos ubicados en la parte superior de la pgina.

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Los iconos ubicados en la fila superior son opciones alternativas para utilizar algunos comandos del men principal. Usted puede conocer lo que hace cada de ellos ubicando el cursor sobre el icono deseado. Una pequea ventana amarilla aparece describiendo brevemente su propsito. En el siguiente cuadro se explica brevemente la funcionalidad de cada icono, ubicado en la primera lnea, as: ICONO
Imagen

DESCRIPCIN Nombre (nombre en ingls): breve descripcin del icono para conocer su utilizacin. (Ubicacin en el men principal o seleccin con el teclado)

ICONO

DESCRIPCIN Nuevo (new): permite crear un documento en SmartDraw. (Men Archivo o Ctrl+N) Abrir (open): opcin para abrir o buscar documentos existentes. (Men Archivo o Crtl+O) Guardar (save): guarda el documento activo o cambios realizados en l. Tambin existe la opcin de guardar ( save as) si desea guardarlo en otro carpeta o con otro nombre. (Men Archivo o Ctrl+S) Imprimir (print): imprime el archivo activo o los elementos seleccionados. (Men Archivo o Ctrl+P) Vista preliminar ( print preview): muestra la apariencia del documento al imprimirlo. (Men Archivo) Orientacin (portrait vs. landscape): posicin horizontal o vertical de la pgina. (Men Archivo) Cortar (cut): quita la seleccin del documento activo y lo ubica en el portapapeles. Una vez utilice esta opcin lo seleccionado puede ser pegado o eliminado. (Men Edicin o Ctrl+X)

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Copiar (copy): copia la seleccin en el portapapeles. (Men Edicin o Ctrl+C) Pegar (paste): inserta en el documento la seleccin guardada en el portapapeles. Esta opcin slo est disponible si se ha cortado o copiado un objeto o texto. (Men Edicin o Ctrl+V) Copiar formato (format painter): copia el formato de un texto u objetos seleccionados y lo aplica en el que haga clic. (Men Edicin) Deshacer (undo): casi cualquier cambio que usted realice a un dibujo se puede deshacer usando este icono. Usted puede deshacer hasta 100 veces en la versin 6 de SmartDraw. Si el icono o comando es gris, no hay estado anterior de la opcin seleccionada. (Men Edicin o Ctrl+Z) Rehacer (redo): Casi cualquier cambio que usted realice a un dibujo se puede rehacer usando este comando. El usar rehacer lo lleva al estado del dibujo antes. Usted puede rehacer de nuevo hasta 100 veces en la versin 6 de SmartDraw. Si el icono o comando es gris, no hay estado anterior de la opcin seleccionada. (Men Edicin o Ctrl+Y) Disminuir o incrementar la escala del dibujo (scale up or down): Puede ajustar la imagen del dibujo a cualquier valor entre 5% y 400%. (Men Ver) Ayuda (help): al seleccionar este icono y ubicarse en determinados puntos de la pgina aparece una breve descripcin de qu es y como puede utilizarlo. (Men Ayuda o F1) Explorador (open the SmarDraw Explorer): abre el explorador de SmartDraw ubicado en la parte izquierda de la pgina, para visualizar los smbolos y ejemplos utilizados en SmartDraw. (Men ver, show explorer)

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Enviar (send): permite enviar un correo con el diagrama como archivo adjunto. (Men Archivo) Publicar (publish): esta opcin permite publicar los documento en la pgina web (Men Archivo) Hipervnculo (Hiperlink): inserta o edita un hipervnculo o cualquier smbolo a otro archivo de dibujo de SmartDraw, programa o a una direccin URL, seleccionando en el cuadro de dialogo el tipo de vnculo que requiere. (Men Herramientas o Ctrl+K) Insertar Tabla (add a table): permite crear una tabla son el formato seleccionado para realizar diagramas funcionales. Insertar foto (add a photo): permite adjuntar una foto al diagrama de SmartDraw, con la opcin de ajustar su aspecto, rotar la imagen, cambiar el tamao, entre otras. Insertar una grfica (add a graph): permite adjuntar grficas en el diagrama. Cuando usted pega imgenes de otros programas que sean grficas realizadas en Excel o dibujos en PowerPoint, puede abrir y corregirlos al dar doble clic en el objeto seleccionado. Insertar WordArt (add WordArt): permite insertar imgenes de WordArt en el dibujo. Insertar imgenes (add Office Clip Art): inserta imgenes prediseadas en el dibujo. Insertar una ecuacin (add equation): permite insertar ecuaciones en el diagrama. Para la fuente, el tamao y el estilo del texto seleccionado se pueden cambiar usando los siguientes iconos ubicados en la barra de herramientas. Negrita Subrayado Superndice Aumentar tamao Disminuir tamao

Italica Subndice

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Los iconos ubicados en la segunda fila de la barra de herramientas se utilizan para dibujar. Cuando uno de estos botones aparece sealado hacia adentro, indica que este botn se encuentra seleccionado.

Seleccionar un objeto

Seleccionar varios objetos

Crear o editar texto

Para dibujar lneas entre las smbolos utilice las siguientes opciones: Utilice la herramienta de lnea dividida en segmentos para conectar smbolos que necesitan que las lneas se doblen perpendicularmente.

Tambin puede utilizar lnea recta, arcos, o curvas para conectar los smbolos.

Utilice la lnea de conexin automtica para dibujar organigramas, resultados de decisin o diagramas similares.

Utilice la opcin de dibujo forma libre para crear nuevos smbolos, requeridas especficamente para su diagrama de flujo o para dibujar lneas complejas. Para seleccionarlo, cuando aparezca un cuadro de ayuda seleccione turn on free form draw.

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Los dems iconos de esta lnea son utilizados para dibujar el smbolo que se observa en cada icono. Estos botones se pueden configurar para mostrar los smbolos que se requieren o para determinar un tamao estndar. Para cambiar un smbolo o ajustar su tamao, de doble clic en el botn del smbolo.

La tercera lnea de iconos puede cambiarse de acuerdo a la librera que requiere utilizar frecuentemente. Una vez abra la librera, simplemente arrstrela y ubquela en el espacio designado como se muestra a continuacin. Slo se puede ubicar en este espacio una librera.
Ubique la librera seleccionad

Adems, existen otras opciones que podr encontrar en el men principal y que corresponden a funcionalidades un poco ms especficas del programa.

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2.2

Explorador de SmartDraw:

El panel del explorador de SmartDraw contiene carpetas que comprenden todas los bibliotecas, plantillas y ejemplos instalados en su sistema, organizado en una jerarqua de colecciones. Esta ventana generalmente se encuentra abierta al lado izquierdo de la pgina pero usted tambin puede abrirla con el icono que corresponde al explorador, ubicado en las barra de herramientas. Si usted da clic en una de estas carpetas, se desplegarn automticamente subcarpetas que representan colecciones secundarias, donde se encuentran bibliotecas, plantillas y ejemplos de cada agrupacin.

Carpetas Subcarpetas

Iconos de librera

Iconos de plantillas y ejemplos

Esta organizacin le permite buscar fcilmente un contenido especfico en cada coleccin. Si mueve su cursor y se ubica en uno de los iconos de plantillas o libreras podr observar un cuadro que presenta su contenido previamente.

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Usted tambin puede desplegar las carpetas seleccionando el signo que aparece al lado de cada icono o nombre de las carpetas. Si es positivo (+) mostrar las subcarpetas ocultas, si es negativo (-) se cierra y slo muestra la carpeta o coleccin principal. 2.3 Men Principal:

El men principal es una herramienta muy importante del programa para explorar y utilizar SmartDraw. Aunque es muy similar al men presentado en Word, Excel, Power Point, y otros programas usados a diario, SmartDraw despliega opciones adicionales, que corresponden a la funcionalidad del programa. Para ingresar a cada opcin del men simplemente seleccione con el clic del mouse el tem y automticamente se expandir un submenu para elegir opciones referentes a esta aplicacin. Tambin puede abrir cada submen oprimiendo la tecla Alt + tecla de la letra (la letra subrayada en el men principal que corresponde a cada submen y que activa esta opcin). El men principal se compone de las siguientes opciones: 2.3.1 Archivo (file): en el submen de Archivo se presentan opciones generalmente conocidas y utilizadas por personas que manejen Office (nuevo, abrir, cerrar, guardar, ). Sin embargo es importante aclarar ciertas alternativas de gran utilidad en SmartDraw, que no han sido descritas al explicar la barra de herramientas o que necesitan una descripcin ms detallada.
Nuevo Abrir Cerrar Guardar Guardar como Guardar como plantilla Configurar pgina Cambiar la orientacin Presentacin preliminar Imprimir Exportar Importar Publicar en la web Convertir archivos Enviar Salir Archivos recientemente abiertos

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En la parte inferior del men archivo, usted podr observar los archivos que ha utilizado o se han abierto recientemente en SmartDraw. 2.3.2 Edicin (Edit): Las opciones presentadas en este men corresponden bsicamente a modificaciones que se pueden hacer de edicin de textos u objetos
Deshacer (ltima modificacin) Rehacer Cortar Copiar Pegar Pegado especial Borrar Seleccionar todo Encontrar palabra Encontrar prxima palabra Reemplazar palabra Duplicar Colores y sombras Insertar objeto Vnculos Objetos

2.3.3 Ver (view): Bsicamente las opciones que presenta este men son de visualizacin de la pgina, reglas, colores, barra de herramientas, explorador, entre otras opciones.
Ajustar a la ventana Ajustar a la pgina Ajustar el tamao de la ventana al valor seleccionado Ajustar a una escala especfica Color de fondo Definir reglas y cuadrcula Mostrar barra de herramientas Mostrar cuadrcula Mostrar explorador

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2.3.4 Smbolos ( shapes): Este men permite realizar modificaciones a las caractersticas de los smbolos, como son: color, estilo, bordes, propiedades del texto, puntos de conexin, entre otras opciones.
Color Trama Grosor del borde Estilo del borde Color del borde Cambiar smbolo Entrar propiedades del texto Propiedades de los smbolos Modificar el contorno del smbolo Definir puntos de conexin

2.3.5 Lneas (lines): Este men presenta diferentes funcionalidades de las lneas, tales como color, estilo, puntas de flechas, grosor, entre otras opciones.
Grosor Estilo Color Cambiar la forma de la lnea Flechas Mostrar la longitud de la lnea Alinear smbolo y texto

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2.3.6 Tablas (table): Permite la creacin de tablas y formatear las celdas o bordes de las tablas, insertar o eliminar las filas y columnas, entre otras.
Crear nueva tabla Formato de tabla Color de las celdas Trama de la celda Grosor del borde de la lnea Estilo del borde de la lnea Color del borde de la lnea No permitir editar el texto Insertar filas Eliminar filas Llenar automticamente celdas con texto Combinar celdas Dividir celdas Distribuir filas uniformemente Distribuir columnas uniformemente Convertir a texto

2.3.7 Texto (text): Este men permite modificar las caractersticas de los textos, como son: color, fondo, estilo, alineacin, insertar smbolos, vietas, entre otras opciones.
Fuente Color Alineacin Vietas Insertar smbolos y caracteres especiales Sombra

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2.3.8 Arreglar (arrange): Este men contiene diferentes opciones para smbolos y lneas, algunas de ellas son: cambiar posicin y tamao, agrupar, alinear, rotar, traer al frente, entre otras.
Alinear Convertir objetos al mismo tamao Espaciar uniformemente Invertir Rotar Mover suavemente Cambiar posicin y tamao Centrar el dibujo en la pgina Agrupar Desagrupar Traer al frente Enviar atrs Definir capas del dibujo Combinar objetos Separar objetos Ocultar sombra Bloquear objetos para no modificarlos o moverlos Ajustar automticamente a la rejilla Permitir que las lneas se conecten Permitir que los smbolos se conecten Permitir que los smbolos se conecten a las lneas Habilitar dibujos de Formas Libres

2.3.9 Herramientas (tools): Permite usar ayudas adicionales, como son: corrector de ortografa, idioma, hipervnculos, entre otras.
Revisar ortografa Revisar ortografa mientras escribe Seleccionar lenguaje para revisar ortografa Opciones de revisin Diccionarios de revisin Insertar hipervnculo Barra de herramientas Opciones

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2.3.10 Libreras ( libraries): Son generalmente grupos de los smbolos similares que se utilizan para un tipo particular de dibujo. SmartDraw ofrece gran variedad de libreras con los smbolos para dibujar organigramas, redes de ordenadores, planos de edificios, smbolos geomtricos, y muchos ms.
Abrir la librera de smbolos Crear una nueva librera Cerrar librera Editar smbolo Crear un nuevo smbolo Eliminar smbolo Agregar informacin a la librera Mostrar tamaos equivalentes de los smbolos Ver botones pequeos Ver botones medianos Ver botones grandes Ver botones grandes con los nombres del smbolo Ver nombres nicamente Construir una librera de smbolos

Libreras recientemente abiertas

Usted pude tener hasta 16 ventanas de libreras abiertas al mismo tiempo. En la parte inferior del submen de libreras se puede observar los nombres de las libreras que fueron recientemente abiertas y muestra una marca de chequeo al lado de los nombres de las libreras que estn actualmente abiertas. Al seleccionar uno de estos nombres del men la abre inmediatamente. Si la librera fue dejada abierta cuando el dibujo fue cerrado, al abrir un dibujo traer de nuevo la librera automticamente (en la misma localizacin). 2.3.11 Ventana (window): Cada dibujo de SmartDraw tiene su propia ventana de documento. Usted podr tener hasta 32 ventanas de dibujo abiertas al mismo

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tiempo. Cuando se maximizan estas ventanas, slo podr observar el dibujo activo y las dems se encontraran inactivas en ese momento detrs de la pantalla visible. En el submen de ventana podr observar el nombre de los archivos que tiene abiertos y trabajar en ellos alternadamente. El archivo que est utilizando en ese momento aparece seleccionado. Tambin podr observarlos en la opcin de mosaico en la misma ventana. Los comandos o cambios que aplique slo modificaran el archivo seleccionado.
Cerrar todas las ventanas Ver ventanas en cascada Ver ventanas en mosaico Documentos abiertos

2.3.12 Ayuda (help): Al abrir esta ventana se muestran varias opciones como son: Curso rpido (consta de 12 lecciones bsicas) para aprender a utilizar SmartDraw, consejos prcticos para crear un dibujo, preguntas frecuentes que se presentan al utilizar SmartDraw, temas de ayuda, ndice de ayuda, manual de usuario en Acrobat Reader (formato pdf). Al escribir el nombre del tema que usted est buscando, inmediatamente la lista se mueve en sentido vertical y mostrar cualquier palabra que se ajuste o sea similar a ella. Adems para buscar palabras o frases que estn contenidas en el tema de Ayuda, haga clic en la opcin de Bsqueda.
Curso rpido Consejos prcticos para crear dibujos Ordenar SmartDraw Comprar SmartDraw en lnea Obtener licencia para la empresa Preguntas frecuentes al utilizar SmartDraw Contenido Indice Buscar temas de ayuda Abrir la gua de usuario (formato PDF) Explorar la pgina web Registro en SmartDraw Obtener soporte tcnico Obtener la ltima versin de SmartDraw Acerca de SmartDraw Consejos Licencias

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2.4

Men auxiliar o contextual (clic derecho en el mouse)

El men que se presenta al dar clic derecho en el mouse depende exclusivamente de lo que est seleccionando. Estas caractersticas podrn ser encontradas tambin en el men principal o en la barra de herramientas. 3. CMO DIBUJAR UN DIAGRAMA 3.1 Dibujar smbolos en el diagrama

Dibujar un diagrama de flujo es fcil con la ayuda de SmartDraw. Primero elija la opcin para grficar Diagramas de flujo. Para comenzar a disear el proceso simplemente arrastre de la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior, el smbolo que desea utilizar y ubquelo en el rea disponible para graficar el dibujo.

Tambin puede dibujar el smbolo y definir su tamao simultneamente, sealando el smbolo que requiere, luego ubicndose en el espacio disponible para crear el diagrama y cuando el cursor se convierta en lpiz podr empezar a dibujarlo. Al dar clic derecho sobre el smbolo puede rellenarlo de color, darle textura diferente, grosor y estilo del borde, color del borde, cambiar de smbolo, cambiar de posicin o rotar el smbolo, insertar

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hipervnculo, controlar el tamao del cambio de los smbolos, entre otras opciones. 3.2 Unir smbolos con lneas

Para unir dos smbolos utilice las lneas ubicadas en la Barra de herramientas. Elija el tipo de lnea que requiere y ubique el lpiz en el punto del smbolo donde quiere comenzar la conexin (cuando de clic en el borde del smbolo aparecern los puntos de los cuales puede conectarlo). Oprima el clic izquierdo del mouse mientras desplaza el lpiz al punto del otro smbolo que desea conectar y cuando aparezca un ancla esto le indicar que se encuentran conectados ambos smbolos.

Comience la lnea en el borde de la smbolo

Termine la lnea en el borde de la smbolo que continua en el diagrama de flujo Los smbolos permanecern conectados, incluso si se mueven o se estiran. Tambin puede cambiar el punto de conexin de los smbolos dando clic en la lnea y ubicndose en el extremo (aparecer una flecha de doble punta) lo cual permitir desplazar la lnea a un nuevo punto.

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3.3

Convertir lneas en flechas

SmartDraw puede agregar automticamente puntas de flecha a las lneas del flujo. Cuando seleccione cualquier lnea en el dibujo, al dar clic derecho sobre la lnea, escoja la opcin punta de flecha (arrowheads) y podr elegir la flecha izquierda o derecha segn sus necesidades. La flecha ser agregada automticamente a su lnea y a cualquier lnea futura que haga en el dibujo, hasta que usted desee cambiarla de nuevo.

Elija un tipo de punta de flecha del cuadro de dilogo

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3.4

Incluir texto en los smbolos

Para incorporar el texto en un smbolo, seleccione simplemente el smbolo en su dibujo y comience a copiar en ella (tambin al dar doble clic en el smbolo aparecer el cursor listo para copiar). Es fcil!. Los smbolos de SmartDraw estn diseados para contener automticamente su texto y para llevarlo a donde quiera que se mueva. Tambin controlan el tamao del texto, ajustndose al tamao del smbolo y as lograr que se incluya en l. Si usted incorpora ms texto en el smbolo, se reducir el tamao del texto para adaptarse al smbolo.

Seleccione el smbolo

Escriba el texto

El texto se contrae para ajustarse al smbolo

3.5

Ajustar caractersticas de texto

En el men principal seleccione Smbolos (shapes), y luego Propiedades del texto (text entry properties), all usted puede especificar el tamao mnimo al cual el texto podr contraerse y SmartDraw ajustar los smbolos de acuerdo al texto.

El smbolo se ajusta horizontal y/o verticalmente Especifica el tamao mnimo del texto Mrgenes del texto

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3.6

Modificar el texto

Para modificar el texto primero debe seleccionarlo por medio de cualquiera de las siguientes opciones: 1. Ubquese en el smbolo donde se encuentra incluido el texto, de doble clic en l y el cursor y el cursor aparecer al final del texto. Luego seleccione el texto que desea modificar. 2. En la barra de herramientas, seleccione el icono de Crear o editar texto y ubquese en el texto a modificar.

Al seleccionar el texto podr realizar los ajustes necesarios. El texto puede ser cortado, suprimido, o copiado utilizando los iconos ubicados en la barra de herramientas o en el men Edicin (edit). Recuerde que para la fuente, el tamao y el estilo del texto seleccionado se pueden cambiar usando comandos en el men del texto o los iconos ubicados en la barra de herramientas. Negrilta Subrayado Superndice Aumentar tamao Disminuir tamao

Italica Subndice

Para cambiar el color del texto por el men principal seleccione Texto (text) o al darle clic derecho al mouse sobre el texto, por la opcin Color, se despliega la paleta de colores donde podr encontrar gran variedad de colores y tonalidades. El texto siempre aparecer en el centro de los smbolos, pero fcilmente usted puede cambiar la posicin y alineacin del texto con la opcin de Alineacin (aligment) en el men de Texto (text) o tambin o por al clic derecho del mouse.

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3.7

Agrupar varios objetos

SmartDraw permite agrupar smbolos y lneas para facilitar la movilidad del diagrama diseado. Primero, seleccione los objetos que usted desea agrupar. Haga esto dando clic en cada objeto alternadamente (mientras mantiene oprimida la tecla shift). Tambin puede agrupar los objetos desplazando el clic derecho oprimido sobre el rea que abarca los smbolos y lneas. Los objetos agrupados continuarn a la misma distancia de los dems smbolos y lneas seleccionadas y en el mismo tamao. Para desactivar la agrupacin haga clic en cualquier punto de la pgina sin oprimir la tecla shift.

3.8

Mover objetos

Para mover un objeto o una agrupacin de ellos debe seleccionar primero el objeto, y al dar clic sobre l desplace el cursor hasta el punto que desea moverlo. Tambin podr mover los objetos seleccionados con las flechas ubicadas en el teclado de su computador. 3.9 Modificar posicin de los smbolos

Al seleccionar el smbolo y ubicarse en l puede girar el smbolo y cambiar su posicin, seleccione el pequeo circulo incluido en el smbolo y grelo hacia la posicin deseada como se observa en la siguiente figura:

Para girar

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3.10 Ajustar la posicin de los smbolos y lneas Para mover cualquier lnea o smbolo en los incrementos posibles ms pequeos (1 pixel a la vez) seleccione el objeto que usted desea mover, y con las flecha del teclado se ajustar a la posicin deseada. Esta tcnica es mucho ms exacta que mover las smbolos con el mouse.

Corregir una lnea que conecta dos smbolos y se encuentra torcida, la lnea de la imagen derecha es modificada con la ayuda de las flechas. 3.11 Cambiar caractersticas de las lneas Usted puede cambiar el color y grosor de cualquier tipo de lnea usando los comandos del submen de Lneas (lines). Tambin podr agregar puntas de flecha eligiendo uno de los estilos establecidos en el cuadro de dilogo de las Puntas de flecha (arrowheads).

4. OPCIONES UTILIZADAS FRECUENTEMENTE 4.1 Ver cuadrcula de la pgina

Las reglas se encuentra ubicada en la margen superior e izquierda de la ventana para dibujar. Las divisiones de la regla enmarcan la separacin de la cuadrcula que cubre el rea para dibujar. Usted puede mostrar u ocultar la

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cuadrcula seleccionando en el men principal la opcin ver (view) y luego mostrar cuadrcula (show grid).

En la esquina superior izquierda, donde se cruzan las reglas, se observa un marcador que indica la posicin exacta donde se encuentra ubicado el cursor en las unidades definidas en la regla. Al seleccionar una seccin de la regla aparece una lnea como gua mostrando tambin la posicin del cursor. Esto puede ser de gran ayuda para medir la posicin de un smbolo en el dibujo. 4.2 Explorador de SmartDraw:

Para acceder a l slo de doble clic en el nombre del icono que quiere abrir. Tambin puede abrirlo arrastrando el icono hacia el rea de dibujo.

Si el icono de la librera seleccionada aparece en tonalidad gris es porque no se encuentra instalada en su programa. La razn por la

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cual usted no podr observar el contenido de esas subcarpetas es debido a las limitaciones de espacio en el servidor para este programa de diagramacin. Aqu tambin podr encontrar cientos de dibujos pre-creados de diversos estilos que usted podr utilizar como smbolos en sus diagramas de manera especifica, obteniendo con esto ser ms grficos y personalizados. Tambin le sern de gran utilidad para crear psters, invitaciones y tarjetas, entre otras opciones de SmartDraw. 4.3 Adicionar smbolos a las bibliotecas

Usted puede agregar un smbolo a cualquier biblioteca de SmartDraw. Abra la biblioteca a la cual usted desea agregar el smbolo, luego arrstrelo de la pgina e insrtelo en la biblioteca. 4.4 Guardar el diagrama (save):

Esta opcin permite guardar los dibujos que usted esta realizando para poder abrirlos y trabajar en ellos, posteriormente. Para guardar use el men Archivo (file), Guardar (save) o Guardar como (save as). Tambin puede oprimir en el teclado Ctrl+S. Para guardar usted debe tener en cuenta que lo debe realizar en el disco duro de su computador, ya que la primera vez que usted va a guardar un archivo por defecto lo llevar a la ruta dirigida al servidor. Los archivos que guarde en el servidor sern bajo la responsabilidad del usuario ya que fcilmente podrn ser borrados o modificados y usted perder la informacin. 4.5 Guardar como plantilla (save as template)

Usted puede guardar como plantilla el dibujo realizado en SmartDraw. Para guardar con esta opcin debe ingresar por el men Archivo (file) y elegir Guardar como plantilla (save as template). En el cuadro de dialogo que aparece al seleccionar esta opcin deber ingresar el nombre del plantilla, la carpeta en la cual desea guardarla o puede crear una nueva carpeta. En la parte inferior podr describir la plantilla con varias palabras seguidas de coma y espacio para su bsqueda en el explorador de SmartDraw.

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4.6

Configurar pgina (page Setup)

Permite configurar la pgina de su dibujo, seleccionar el tipo de impresin, la orientacin del papel, entre otras opciones. Para acceder a l ingrese por el men Archivo (file) y seleccione Configurar pgina (page setup). 4.7 Imprimir el diagrama (print)

El procedimiento que debe llevar a cabo para imprimir su documento consiste en: Asegrese de que su impresora este prendida, lista para imprimir y con el papel necesario. Haga clic sobre el icono de imprimir ubicado en la barra de herramientas. Si prefiere use el comando Archivo (file), imprimir (print) o presione Ctrl+P. De cualquier manera, ver el cuadro de dilogo en el cual podr especificar opciones para su impresin, tales como imprimir una pgina, todo el documento o slo la seleccin, imprimir la regla o cuadrcula, entre otras opciones. Haga clic en el botn Aceptar o presione la tecla Enter.

Imprimir todas las pginas Imprimir algunas pginas Imprimir la seleccin

No. de copias

Imprimir en una pgina Imprimir sin color Imprimir pie de pgina Imprimir cuadrcula

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4.8

Cerrar el diagrama (close)

Esta opcin permite cerrar el documento en el cual est trabajando. Esta funcin tambin puede utilizarse al dar clic en la X que aparece en el extremo superior derecho de la pantalla y que generalmente es la ms utilizada. Tambin puede cerrar el diagrama seleccionando por el men Archivo (file) la opcin Cerrar (close) u oprima Ctrl+W. IMPORTANTE!!! Cuando no est utilizando SmartDraw deber desconectarse ya que las licencias concurrentes adquiridas por Suramericana de Seguros tienen limitaciones para trabajar varios usuarios al mismo tiempo. De esta forma se utilizarn eficientemente, sin perjudicar a otros usuarios. 5. FUNCIONALIDADES AVANZADAS 5.1 Lnea de conexin automtica

La lnea de conexin automtica es una lnea especial en SmartDraw utilizada para mostrar resultados mltiples de una decisin y para espaciar uniformemente los smbolos en una lnea recta. Usted tambin puede utilizar las lneas de conexin automtica para disear organigramas que conecten automticamente varios smbolos en patrones uniformemente espaciados. Para dibujar un lnea de conexin, simplemente utilice el icono ubicado en la parte superior de la barra de herramientas.

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Las opciones mltiples en un punto de decisin pueden ser dibujadas con una lnea de conexin automtica para dos o varias salidas.

Pregunta o decisin con dos opciones

Pregunta o decisin con mltiples opciones

5.1.1

Agregar smbolos a la lnea de conexin automtica

Para conectar smbolos a la lnea de conexin automtica arrstrelos a los puntos de acoplamiento que aparecen en la lnea. El contorno del smbolo se ubica en el punto ms cercano de acoplamiento, mostrando donde lo conectara. Arrastre los otras smbolos que requiere a la lnea de conexin. SmartDraw agrega automticamente las lnea necesarias para ajustar todos los smbolos.

Contorno de la conexin

Punto de acoplamiento

5.1.2

Cambiar la forma de la lnea de conexin

La lnea de conexin se ajusta automticamente a la forma estndar utilizada para ramificar. Sin embargo, si usted necesita cambiar su diseo, simplemente haga clic derecho en la lnea de conexin y seleccione del submenu la opcin Cambiar forma a la lnea de conexin (change connector shape) y elija el estilo que necesita para cambiar la forma de la lnea de conexin.

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5.1.3

Agregar, quitar o cambiar smbolos de la lnea de conexin

Usted puede agregar ms smbolos a la lnea de conexin automtica simplemente arrastrndolos y ubicndolos cerca de ella. Tambin puede quitar los smbolos simplemente separndolos. La lnea de conexin se ajusta automticamente cada vez para mantener los smbolos unidos correctamente. 5.1.4 Ajustar el espacio de la lnea de conexin con los smbolos

El espacio entre los smbolos con la lnea automtica de conexin se puede ajustar usando las flechas o puntos especiales en la lnea de conexin, como se puede observar en el siguiente esquema:
Lnea principal

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A: ajusta el espacio uniformemente entre los smbolos. B: ajusta el espacio entre los smbolos individualmente y permite un espaciamiento desigual. C: ajusta la distancia entre los smbolos y la lnea principal. D: permite que la ramificacin sea conectada con otros smbolos y lneas. E: permite que la ramificacin sea movida ms cerca o ms lejos de la subdivisin. F: ajusta la posicin de la lnea que une la lnea principal con el smbolo superior. 5.1.5 Conectar una lnea de conexin automtica con el smbolo principal del diagrama

Para unir la ramificacin con el smbolo o lnea que se encuentre ubicada en la parte superior del diagrama, debe estar seleccionado en el men Ordenar (arrange), la opcin Permitir lneas para conectar (allows lines to link).

Luego, seleccione la lnea para conectar el smbolo y arrstrela hasta que aparezca el ancla en el punto de conexin, indicando que se encuentran unidas. Una vez se encuentre incorporada a la ramificacin podr moverlo sin presentar ningn inconveniente para su organizacin.

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5.2

Utilizar una tabla para dibujar diagramas funcionales

Los pasos o etapas de un proceso pueden ser desplegados a varios departamentos o personas responsables. Estos diagramas pueden dibujarse sobre una tabla en la cual cada columna representa una persona o un departamento implicado en el proceso que debe desarrollar las actividades o tareas asignadas. Para crear un diagrama funcional, primero dibuje la tabla. Puede crear una tabla nueva seleccionando en la barra de herramientas el icono correspondiente a esta opcin o en el men de Tabla (table) escogiendo Agregar nueva tabla (add new table).

5.2.1

Agregue una tabla nueva a travs del men Seleccionar el formato de la tabla

Agregue una tabla nueva usando el icono de la tabla

Usted puede fijar el nmero de filas y columnas que requiere en su tabla y seleccionar su estilo. Al elegir la opcin de tabla, para crear una nueva aparece un cuadro de dialogo, el cual permite escoger el formato necesario y fijar el nmero de filas y columnas. Para dibujar un diagrama funcional, le sugerimos tener dos filas (una para el nombre y otra para ubicar el diagrama) y el nmero de columnas de acuerdo con las reas o personas involucradas en el proceso.

Estilos de Tablas

No. de filas

No. de columnas

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Una vez que su tabla este lista, puede modificar el tamao de las celdas seleccionando la lnea de cada fila o columna hasta que encuentre la longitud apropiada para agrupar el diagrama.

Incorpore el nombre del departamento o persona en la primera fila de cada columna. Para agregar color a la tabla o cambiar las lneas de cada celda, simplemente de clic derecho y encontrar una gran cantidad de opciones para disear y decorar su tabla.

5.2.2

Agregar el diagrama a la tabla

Una vez que se ha diseado la tabla, usted puede comenzar a agregar los smbolos al diagrama. Nota: las smbolos se encontrarn sobre la tabla, no realmente dentro de las celdas. Si usted mueve o ajusta la tabla, tambin tendr que reajustar las smbolos por separado.

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A continuacin se presenta un ejemplo de la diagramacin de un proceso:

Cliente Suramericana.com Aplicativo de Vida Cartera

Cliente

Ingresar usuario y clave

Seleccionar pliza

Desea modificar pliza?

NO

Fin

Digitar modificacin en formato

Fin

SI

Guardar en base de datos

Existen cambios en datos bancarios?

NO

Aprobar y registrar modificacin en el sistema

SI

Cobro bancario

Enviar confirmacin por mail al cliente y a Ejecutivo del canal

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5.2.3

Proteger el texto de los smbolos y tablas

Para proteger la edicin del texto de un smbolo o celda de la tabla seleccinelo y por el men de Smbolos (shapes), elija la opcin Entrar propiedades del texto (text entry properties) y seale No corregir el texto (do not allow text editing). De esta forma no ser posible editar el texto y garantizar la proteccin del diagrama. Para deshabilitarlo, escoja una de las otras 2 opciones, doble clic o un solo clic.

5.3

Insertar hipervnculo

Para vincular un smbolo o un diagrama ingrese por el men Herramientas (tools), seleccionando la opcin Insertar hipervnculo (Insert hyperlink) o por el icono ubicado en la barra de herramientas. Usted puede crear varios tipos de vnculos ajustados a las necesidades del diagrama. Podr vincular a otro dibujo de SmartDraw, a una pgina web, documento o programa requerido, para explicar o profundizar en un actividad especfica. Si utiliza hipervnculos como documentos o programas para sus diagramas, estos no podrn publicarse en la pgina web de SmartDraw.

Nombre del vnculo

Examinar archivo

Tipo de vnculo

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Esperamos que este manual les sea de gran utilidad para diagramar en SmartDraw. Si desea ms informacin acerca de funcionalidades especficas del programa le recomendamos consultar las ayudas que ofrece SmartDraw y explorar de manera intuitiva la informacin que requiere, buscando un autoaprendizaje efectivo.

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