Uso de Excel y Access para el desarrollo de aplicaciones administrativas empresariales Examen Final MARIA JOSE BENITEZ LUNA C.C.

1.081.918.686 JUNIO 14 DE 2011

Preguntas del examen: 1) Describe una empresa de tu localidad, en donde se utilicen Sistemas de informacin y Tecnologa de informacin. a) Indica brevemente el giro de la empresa INSTITUCIN EDUCATIVA TCNICA DEPARTAMENTAL JUANA ARIAS DE BENAVIDES se encuentra ubicada en el municipio de Plato (Magdalena) es una Institucin Pblica, con una cobertura cercana a los 6.000 estudiantes entre sede principal y subsedes. b) Lista los sistemas de informacin que utiliza  La tecnologa identificada en esta Institucin es la que se denomina MIS (Sistema de informacin Gerencial), la cual suministra al Rector, docentes, padres de familia y educandos informacin clara y precisa respecto al estado del proceso enseanzaaprendizaje que se lleva a cabo entre los educandos, su entorno, docentes y dems. c) Describe las funciones de cada sistema de informacin indicando la Tecnologa de informacin utilizada en cada uno de estos. Este tipo de sistema facilita informacin de manera peridica (bimestral) a los tutores de grupo, quienes detectan aquellas falencias y debilidades que se han generado durante el desarrollo normal de las actividades pedaggicas. Adems en casos excepcionales es posible recurrir a informes que visualicen el historial del educando con el fin de realizar el seguimiento respectivo al proceso de formacin integral. Este proceso se realiza a travs del desarrollo de unas actividades bsicas, como lo son: ENTRADA: Se ingresa la informacin a travs de la digitacin del valor asignado al educando por cada Docente de asignatura durante el periodo acadmico, el rango de valoracin se encuentra entre 1.0 y 5.0; siendo el primero el de menor valor y el segundo el mximo obtenido. Los docentes lo alimentan en el sistema a travs de la digitacin de esta informacin. PROCESAMIENTO: El Sistema de Informacin captura las valoraciones, las organiza por estudiante, asignatura, rea, grupo y nivel de formacin. SALIDA: Una vez alimentado el sistema de informacin este genera un informe prediseado en el cual se visualizan los datos del educando como lo son: nombres, apellidos, grado, grupo, cdigo, tutor de grado, promedio, posicin, reas, asignaturas, logros, valoracin, etc.

ALMACENAMIENTO: Despus de la etapa de procesamiento y de la generacin de una salida (informe acadmico) esta informacin es clasificada y almacenada, a la espera de que los tutores o coordinadores, accedan a ella para corroborar los datos y empezar los procesos acadmicos tendientes a identificar las falencias del educando durante el bimestre. CONTROL: Ya sabemos que todo proceso debe de finalizar con un control, en esta etapa se retro-alimenta, se corrige e inicia de nuevo del proceso con las mejoras y adaptaciones planteadas. d) Crees que la empresa est utilizando los sistemas y tecnologas de informacin para lograr una ventaja competitiva ante sus competidores?, justifica tu respuesta S, creo que la utilizacin de la tecnologa en los procesos acadmicos ha marcado una gran diferencia entre esta Institucin y las otras que funcionan en el municipio, adems de generar informes claros y concisos que facilitan los procesos de seguimiento durante la etapa de enseanza-aprendizaje, muestra una clara mejora en el rendimiento de los estudiantes de la Institucin respecto a los estudiantes de otras Institucin cuyos resultados se han visto plasmados en las pruebas Saber e Icfes . Ya que el direccionamiento en las diferentes reas se ha realizado de la forma ms oportunidad teniendo en cuenta que la informacin le llega a los Docentes en el momento que este detecta la falencia y los sustenta a travs de los datos estadsticos arrojados por el Software. 2) Describe en qu consiste la reingeniera de procesos de negocios. Consiste en el direccionamiento paulatino de los procesos que desarrollan las empresas hacia la aplicacin y utilizacin de los sistemas de informacin con el objetivo de hacerlos de manera ms eficientes. Estar a la vanguardia de la tecnologa nos permite insertar avances tecnolgicos en nuestros sistemas de gestin (manera de hacer las cosas) que redundaran en el desarrollo de procesos ms rpidos y precisos. 3) Describe dos estrategias competitivas de TI para las empresas y menciona un ejemplo para cada una de estas.  Utilizacin de la red con el fin de acceder a una poblacin significativa que solicita capacitacin y actualizacin constantemente y que debido a diversos factores como por ejemplo, la falta de espacio fsico, esta poblacin no podra ser atendida. El Ejemplo ms palpable es el SENA con la aplicacin de sus cursos virtuales.  Acceso a informacin personal desde cualquier lugar en el que el cuentahabiente tenga acceso a la Plataforma de la Empresa, con el fin de hacer consultas tan personales como por ejemplo: Saldos de cuenta, consignaciones, ltimos movimientos, etc. Ejemplo: El servicio ofrecido por las entidades financieras y Bancarias (Bancolombia, Davivienda, etc.) 4) Describe los componentes de un sistema de informacin.  RECURSOS HUMANOS: Se subdividen en dos: Usuarios finales o clientes y especialistas de sistemas de informacin. Los primeros son la razn o el motivo por el cual se implementa el sistema de informacin, con el objetivo de satisfacer una necesidad y el segundo es el que desarrolla y opera el S.I. para satisfacer al primero.

 HARDWARE: Elemento tangible, utilizado en el procesamiento de la informacin.  SOFTWARE: Elemento Intangible, conjunto de programas y procedimientos que siguen una serie de instrucciones en el S.I.  DATOS: Recopilacin de informacin de manera detallada y ordenada.  REDES: Medios de comunicacin a travs de los cuales se accede, se transporta y transmite la informacin. 5) Describe cul es la diferencia entre un sistema TPS y un sistema MIS TPS (Sistema de procesamiento de transacciones) este permite registrar los datos resultantes de transacciones comerciales pueden ser en forma peridica o inmediata, mientras que el MIS (Sistema de Informacin Gerencial) suministra al administrador informacin que respalda la toma de decisiones diarias. El primero capta y registra informacin mientras que el segundo suministra informacin al administrador con lo cual, este tiene bases para la toma de decisiones. 6) Describe cul es la diferencia entre un sistema MIS y DSS Una de las diferencias radica en que el DSS (Sistema de apoyo a las decisiones) ayudan a los Gerentes a tomar decisiones basados en modelos analticos, software, bases de datos y programas amigables, que recrean situaciones alternativas que podran presentarse, mientras que los MIS (Sistema de Informacin Gerencial) suministran informacin sobre el desempeo de la empresa elaborando informes fijos programados regularmente basado en datos resumidos y extrados, basado en formatos especificados por adelantado. 7) Describe que es una base de datos y menciona al menos 3 ventajas que proporcionan a las empresas. Es un archivo electrnico de datos pertenecientes a un mismo contexto y organizados; los cuales el ordenador puede seleccionar elementos fragmentados que lo componen a solicitud del usuario o cliente. Existen muchas ventajas que proporcionan las bases de datos, pero por ahora mencionaremos solamente estas tres:  Consistencia: Se establecen parmetros que conducen a que la informacin sea clara y concisa.  Integridad: La validacin en el momento de ingreso de la informacin nos permite captar solamente aquella que rena los parmetros requeridos.  Seguridad: Permite crear diferentes niveles de seguridad que protegen la informacin de aquellos usuarios no autorizados. 8) Describe el proceso de diseo de una base de datos relacional (fases del diseo) FASE 1. DISEO CONCEPTUAL DE LA BASE DE DATOS

Se define el diseo del esquema conceptual de la base, all se define el modelo de datos a alto nivel, independiente de cualquier sistema de administracin de Base de Datos. FASE 2. DISEO LOGICO Se transforma la salida del diseo conceptual al esquema de la base de datos en el modelo de datos DBMS a utilizar. FASE 3. DISEO DE LA BASE DE DATOS FISICA Se definen las estructuras de almacenamiento y acceso con el objetivo de alcanzar un rendimiento ptimo de las aplicaciones que se ejecutaran. No aparece incluido el Anlisis de requerimiento, ya que segn la gua no forma parte del diseo. 9) En el modelo de Entidad Relacin, describe que son: entidades, atributos y relaciones, menciona al menos un ejemplo de cada uno de ellos. ENTIDADES: Son los objetos principales acerca de los cuales se almacena la informacin, cosas de importancia o inters para un rea. Ejemplo: Factura, Inventario, Cliente, Producto, Proveedor. Se clasifican en fuertes y dbiles. Las primeras tienen existencia propia y no dependen de la existencia de otras mientras que las segundas su existencia est delimitada por la existencia de las entidades Padre. ATRIBUTOS: Representan las caractersticas o cualidades de una entidad. Ejemplo: Nombre de la persona, ciudad, etc. RELACION: Describe cierta dependencia entre las entidades o permite la asociacin de las mismas.

Dado un conjunto de relaciones en el que participan dos o ms conjuntos de entidades, la correspondencia de cardinalidad indica el nmero de entidades con las que puede estar relacionada una entidad dada. Dado un conjunto de relaciones binarias la correspondencia de cardinalidades puede ser: y Uno a Uno: Una entidad de A se relaciona nicamente con una entidad en B y viceversa (ejemplo relacin vehculo - matrcula: cada vehculo tiene una nica matrcula, y cada matrcula est asociada a un nico vehculo). Uno a varios: Una entidad en A se relaciona con cero o muchas entidades en B. Pero una entidad en B se relaciona con una nica entidad en A (ejemplo vendedor - ventas). Varios a Uno: Una entidad en A se relaciona exclusivamente con una entidad en B. Pero una entidad en B se puede relacionar con 0 o muchas entidades en A (ejemplo empleadocentro de trabajo).

Varios a Varios: Una entidad en A se puede relacionar con 0 o muchas entidades en B y viceversa (ejemplo asociaciones- ciudadanos, donde muchos ciudadanos pueden pertenecer a una misma asociacin, y cada ciudadano puede pertenecer a muchas asociaciones distintas).

10) Describe como utilizaras las funciones de Frecuencia y Escenarios de Excel para que representen informacin til a una empresa en el proceso de toma de decisiones. Incluye un ejemplo en su explicacin. Se podra decir que es infinita la cantidad de utilidades que le podramos dar a la funcin de frecuencia y muchas ms a Escenarios, ya que suministran una herramienta importante para el administrador de hoy en da, lo cual permitira una mejor toma de decisiones en momento de determinar cul ser el curso de accin ms apropiado. Lo plasmare a travs de un ejercicio muy simple, el caso de una pequea empresaria que comercializa productos Leonisa en 4 sectores, a continuacin veremos la tabla correspondiente a uno de esos sectores:

MES Abril Abril Abril Enero Enero Enero Enero Enero Enero Febrero Febrero Febrero Febrero Febrero Marzo Marzo Marzo Marzo

RELACIN DE VENTAS DE PRODUCTOS LEONISA - 2011 SECTOR 3-A CLIENTE ARTCULO CANTIDAD PRECIO UNITARIO Gustavo Benitez 1 1 16.500 Gustavo Benitez 1 3 16.500 Emperatriz Luna 3 4 32.000 Gustavo Benitez 1 4 16.500 Gustavo Benitez 2 3 25.000 Vctor Aristizabal 3 2 32.000 Gustavo Benitez 1 4 16.500 Gustavo Benitez 1 1 16.500 Marcos Cantillo 1 1 16.500 Emperatriz Luna 1 2 16.500 Vctor Aristizabal 2 4 25.000 Vctor Aristizabal 2 2 25.000 Vctor Aristizabal 2 2 25.000 Vctor Aristizabal 2 2 25.000 Emperatriz Luna 2 4 25.000 Marcos Cantillo 1 4 16.500 Gustavo Benitez 3 2 32.000 Vctor Aristizabal 1 1 16.500

VALOR TOTAL 16.500 49.500 128.000 66.000 75.000 64.000 66.000 16.500 16.500 33.000 100.000 50.000 50.000 50.000 100.000 66.000 64.000 16.500

A travs de la frecuencia puedo observar la manera como se rota mi inventario y de estos datos puedo empezar a identificar las tendencias de mercado y los gustos de mis clientes, de manera tal que pueda innovar y mantenerme vigente. Con los escenarios puedo acceder a mucha informacin, en el ejemplo que realice hice un descuento de $1.000 en el precio de los artculos y pude darme cuenta la reduccin significativa en el margen de utilidad, la cual puede ser compensada con un incremento sustancial en la cantidad de artculos vendidos. Adems utilice el instrumento de subtotales con el fin de cuantificar las ventas mensuales, teniendo este instrumento otras mltiples utilidades en el momento de la toma de decisiones.