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MANUAL DE SISTEMA PRISMA GENERALIDADES.El Sistema Prisma es un Sistema desarrollado para realizar un ciclo completo de una venta. El almacenamiento de la informacin se encuentra en el gestor de base de datos Microsoft SQL Server, el nombre de la base de datos para Prisma Prisma. El sistema tiene caractersticas principales para su manejo que son: Archivo.- Configuracin de la Empresa, Personal, Crear usuarios, Cambiar contraseas administrador de permisos, Opciones Generales del Sistema. Almacn/Logstico.- Proveedores, almacn, clasificacin, configuracin de Productos y combos. Compra de productos. Orden de Compra. Movimiento de almacn. Inventario. Control de fechas de vencimiento. Reportes de almacn. Facturacin.- Mantenimiento de Clientes, Formas de pago, modalidades, de pago, correlativo de documentos. Polticas de Vetas.

Facturacin Directa BO/FA. Polticas de Venta Polticas de Precios Lista de Precios. Modificar Precios por producto. Precio por Clientes Poltica de promociones. Poltica de descuentos y Recargos. Guas de Remisin. Facturacin de Servicios Cotizacin de Mercadera Anular Documento. Notas de Crdito Reportes de Facturacin

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Finanzas.- Mantenimiento de caja, bancos, tipo de cambio. Caja Banco.

Proveedores.

Registro de Pagos Varios. Registro de Devolucin de Mercadera. Notas de Crdito Por Diferencia Precio. Notas de dbito Por Diferencia Precio. Registro de Anticipos a Proveedores. Extornar Notas de Crdito. Extornar Notas de Dbito. Estado de cuentas por Proveedor. Registro de Pagos Varios. Registro de Devolucin de Mercadera. Notas de Crdito Por Diferencia Precio. Notas de dbito Por Diferencia Precio. Registro de Anticipos a Cliente. Extornar Notas de Crdito. Extornar Notas de Dbito. Estado de cuentas por Cliente.

Clientes

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Reportes Financieros. Registros Contables. Reportes Administrativos.

DISTRIBUCION.- Todo un progreso de distribucin. Ingreso de Pedidos. Aprobar Pedidos Observados.

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Traspasar Pedidos a Documentos FA/BO. Imprimir Documentos. Despacho de Mercadera por Lote. Generar Documentos de Cobranza. Planillas de Cobranzas Liquidacin. Reportes de Distribucin. Reportes de Cobertura. Planeamiento y objetivos CONFIGURACIN DEL SISTEMA Ingrese a la opcin configuracin del men archivo. En la pantalla que se muestra puede realizar las siguientes configuraciones: configuracin de la Empresa como Razn Social, direccin, representante, telfono y RUC de la Empresa inclusive puede ingresar sucursales. USUARIOS Y ACCESOS Crear Usuario. Solo pueden crear usuarios los usuarios con privilegios de Administrador de Sistema. Para crear nuevo usuario ingrese a la opcin crear buscar usuario desde el men archivo. Haga clic en Nuevo, ingrese el nombre y un identificador de Usuario y luego haga clic en guardar. Se crear el usuario con una contrasea en blanco, para probar ingrese al sistema con el nuevo usuario. Para Modificar datos de Usuario haga clic en buscar, ubique al usuario modifique y luego haga clic en Grabar. Cambiar Contrasea. Todos los usuarios pueden cambiar la contrasea las veces que sean necesarios. Acceda a cambiar contrasea del men archivo, en los cuadros repita el texto que se guardar como contrasea y luego haga clic en guardar. Administrador de Permisos.- Mediante esta herramienta se controla que usuarios pueden tener acceso a diferentes opciones del sistema. Solo puede acceder a esta herramienta los usuarios con privilegio de administrador. Para habilitar o deshabilitar opciones a los usuarios Ingrese a Administrador de permisos del men Archivo.

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En la pantalla que le mostrar seleccione al usuario a configurar, en la parte derecha le mostrar las opciones del sistema, maque las opciones a las cuales el usuario tendr acceso y luego haga clic en Guardar. Para anular todo y volver a configurar todas las opciones del sistema haga clic en Actualizar Men y vuelva a configurar las opciones para cada usuario. Use el botn X para marcar o desmarcar todas las opciones. El botn que se muestra como < > se utiliza para limpiar la contrasea en caso que el usuario olvide la contrasea de acceso al sistema. Todo el personal deber ingresar al sistema con su usuario, los documentos que modifique sern guardados con su usuario. Se recomienda que solo un usuario este configurado como Administrador de Sistemas para poder controlar los acceso a las opciones del sistema. Opciones Generales del Sistema General.- Mediante esta opcin del sistema se puede predeterminar Almacn, Lista de precios, Vendedor, forma de pago y sucursal rea desde donde puede establecer para que el sistema automticamente realice operaciones. Punto de Venta.- Mediante esta herramienta se puede predeterminar las serie de documentos como Factura, Boleta y Guas de Remisin Tike de maquina y otras opciones. MANTENIMIENTO Para seleccionar alguna opcin de mantenimiento, Productos, Clientes, Proveedores, Vendedores Etc. Elija desde el Almacn/Logstica, Facturacin y Finanzas. Use las opciones de la barra de herramientas que se muestra automticamente. La opcin de la barra de herramientas le permite realizar las siguientes opciones. Barra de Herramientas Editar Nuevo.- (Ctrl. + N) crea un nuevo registro, la informacin que complete en la pantalla no estar guardada hasta que confirme haciendo clic en le botn Guardar. Guardar. (Ctrl. + G) Confirma los cambios realizados en el registro actual, si esta guardando uno nuevo se asignar un cdigo.

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Anterior. Muestra la informacin del registro anterior. Siguiente. Muestra la informacin del siguiente registro. Quitar. Le permite quitar o eliminar el registro actual, previa confirmacin. No podr eliminar los que hayan sido utilizados en otras opciones del sistema. CONFIGURACIN DE PRODUCTOS Para crear y configurar productos presione Ctrl + P, si desea crear uno nuevo presione Ctrl + N si desea modificar uno ya existente busque con el botn buscar producto, debe tomarse en cuenta la presentacin mnima del producto, use Mximo divisible solo para productos que se venden a granel, o que se puedan fraccionar a partir de la unidad mnima. La presentacin de compra se debe colocar de acuerdo al nmero de unidades que contiene en dicha presentacin. En factor de venta opcionalmente puede colocar en nmeros la unidad en la que se venda ms frecuentemente. Seleccione la presentacin, (Presione la tecla F7 para buscar proveedor y seleccione el proveedor a quien corresponda el producto. La opcin barcode sirve para colocar cdigos de barra con sus respetivas presentaciones, factor de venta y precios. Adems puede ingresar serie del producto. El peso debe estas expresado en Kilogramos, el costo no incluye IGV y se calcular automticamente desde la compra o produccin. Use el Botn [] para agregar o corregir categoras y subcategoras ACTUALIZAR TIPO DE CAMBIO Es una tarea que se realiza diariamente, para actualizar ingrese a la opcin tipo de cambio del men Finanzas y luego haga clic en editar. Asigne el importe del tipo de cambio en compra y venta luego actualice. ACTUALIZAR NMERO DE CORRELATIVO DE DOCUMENTOS Puede configurar el correlativo de los nmeros de documentos en diferentes series y limitar el nmero de tems que puede contener en cada document al momento de editar y imprimir el documento. REGISTRO DE COMPRA A PROVEEDORES Este Mdulo permite registrar las compras de mercadera o servicios de proveedores. Al ingresar a este mdulo, podr buscar compras existentes o registra una nueva.

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Para registrar uno NUEVO

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Hacer clic en Nuevo y elegir el proveedor use F7 para buscar. Describa tipo, serie, nmero, moneda, fecha emisin, fecha vencimiento y fecha de ingreso a almacn. En el detalle de la parte inferior de la pantalla. Puede usar el cdigo o las iniciales de los nombre de los producto, puede cambiar la presentacin del producto con F8. Tenga en cuenta el factor con la que detalla el producto, como importe unitario estar el costo (sin I. G. V.) la que podr colocar directamente o calcular en base a total. La columna porcentaje IGV identifica el porcentaje de I. G. V. con la que esta gravada cada producto comprado. Al finalizar el ingreso guarde el documento, puede usar F12. verifique los datos con el documento fsico. Si esta correcto puede indicar SI cuando le pregunte procesar? Esto har que se incremente el stock de productos comprados. Puede obtener el detalle de la compra desde un orden de compra como referencia.

Para Buscar COMPRAS puede buscar por nombre proveedor, nmero de documento, una vez mostrada la compra podr cancelar o modificar si es necesario. Si la compra corresponde a un periodo cerrado no podr hacer modificaciones. REGISTRO FACTURA DE PROVEEDORES POR SERVICIOS Use este modulo para cargar los servicios de los proveedores y otros servicios salida. 2. Haga clic en nuevo, seleccione el motivo del servicio, ingrese el cdigo o las letras iniciales del proveedor al presionar enter se filtrar los datos del proveedor, en el recuadro Glosa/Obs. Presione F7 ingrese las observaciones del documento, seleccione el tipo de documento, ingrese la serie y nmero, ingrese fecha de vencimiento, asimismo puede obtener desde una orden de compra, presion F12 para guardar, seguidamente haga clic en liquidar seleccione caja segn sea el caso confirme y guarde el documento.

ORDEN DE COMPRA Desde este modulo puede registrar su compra teniendo en cuenta de que la orden de compra est debidamente aprobada.

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Para realizar una orden de Compra haga clic en nuevo, deber seleccionar proveedor, ingrese la cantidad del producto con F8 cambie presentacin en Empaques, Unidades. Ingrese precio unitario y total, con este botn [...] puede agregar mas producto aspeando (*) filtre y haga clic en guardar luego le mostrar el botn Aprobar para aprobarla la orden de compra. Al hacer clic en los botones: <<Quitar>> al hacer clic quita un tem de la fila selecciona <<Buscar>> Para busca un documento guardado.

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MOVIMIENTO DE ALMACN En este modulo se registra inventarios iniciales o movimientos excepcionales que varen las existencia en almacn (Perdidas, Productos en mal estado, mermas, donaciones, etc.) Para realizar un movimiento haga clic en nuevo, en transacciones seleccione un motivo segn sea ingresos o salidas, opcionalmente seleccione el responsable, en el Recuadro Dcto. Ref. Puede filtrar desde [GR] una Gua de Remisin, [MA] desde otro Movimiento de Almacn, [FA] desde una Factura, []. Al hacer clic en los botones: <<Quitar>> al hacer clic quita un tem de la fila selecciona <<Buscar>> Para busca un documento anterior. Facturacin Directa (Ctrl. +F) Le permite realizar una venta directa de mercadera mediante una Factura o Boleta. Para crear una Factura/Boleta haga clic en Nuevo en el recuadro cliente Ingrese el cdigo del cliente letras iniciales del nombre y presione enter; para buscar por direccin presione la tecla F7 en el recuadro direccin, seleccione el tipo de documento a emitir, lista de precio, almacn y vendedor, en el recuadro de detalle ingrese el cdigo del producto maxmo seis caracteres para buscar presione F7, ingrese la cantidad para cambiar la presentacin del producto presione F8, una vez terminado presione F12 para guadar. [Modificar] Permite modificar el documento guardado. [\/] Haga Clic en el botn. Para sucursales del clientes. [<<][>>] Anterior siguiente documento. GUA DE REMISIN DE MERCADERA Para crear una Gua como Nuevo haga clic en Nuevo seleccione Almacn, vehculo, chofer; elija tipo recibidor en el cuadro siguiente obtenga con F7 el cdigo de Cliente o proveedor destinatario, puede colocar manualmente el numero de la gua, en la parte interior seleccione direccin envi o seleccione sucursal con el botn [\/], coloque fecha de inicio de traslado, opcionalmente seleccione un almacn en caso de hacer transferencia a otro local de la misma empresa. En el cuadro Factura Presione <F7> para reservar una factura a si no exista fsicamente para tomar como referencia de la Gua. El botn [DR] establece a la gua como parte del despacho parcial de mercadera a una factura reservada, y una vez concluida el despach para emitir una factura de todas las guas haga clic en [G. Doc] para generar un

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documento por el total de guas que tienen referencia al documento de venta. MANTENIMIENTO DE PRECIOS Para el mantenimiento de precios de los productos Ingrese desde el men Facturacin, Poltica de Precios y luego Modificar Precios de Productos, tiene la posibilidad de realizar filtros segn Proveedor, categora y subcategora, Agregar y Quitar precios, tome en cuenta la presentacin de venta en la que esta el producto, Actualice los precio use la tecla <F12> para Guardar. POLTICAS DE PROMOCIN Es un parmetro de forma automtico flexible que el sistema permite, de acuerdo a la configuracin de la poltica de promocin: Para crear como nuevo presione Ctrl. + N, para configurar la promocin. Active el estado (Activo), escriba el nombre de la promocin. Ingrese por el monto a promocionar seleccione la lista de precios, Ingrese el rango de fechas por el cual ser valido la promocin una vez ingresado los datos en la cabecera de la promocin guarde presionando Ctrl. + G. Una promocin puede configurar por varias modalidades como: Fraccionar producto promocionado si cumple parte de la condicin.- al seleccionar este check, permite entregar parte de la promocin si cumple parte de la condicin de la promocin por Ejemplo. Al comprar 10 cajas de cerveza de 12 botellas que su precio es de S/ 30.00 y el monto a promocionar es S/ 300.00 y la promocin 6 botellas cervezas. Si Compra 5 cajas el precio es de S/ 150.00 y la fraccin de la promocin es de 3 botellas de cerveza. La promocin se emite una sola vez.Esta promocin permite promocionar una sola vez el producto por ejemplo. Al comprar 10 cajas de cerveza de 12 botellas que su precio es de S/ 30.00 y el monto a promocionar es S/ 300.00 y la promocin es 6 botellas cervezas. Si Compra 20 cajas al precio es de S/ 600.00 la promocin es de 6 botellas de cerveza la promocin se emite una sola vez si la condicin cumple as sea mayor la cantidad de compra.

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Valido para todos los productos.- Permite aplicar a todos los productos respetando la condicin de la promocin configurada. Al Comprar los productos.- Permite seleccionar productos que al comprar los productos se promocione respetando la condicin configurada. [>>] Haga clic en el botn para cambiar la condicin de la promocin como: Opcional.- esta condicin es opcional cuando compras los productos que se encuentre en la promocin que cumpla la condicin del precio. Necesario.- esta condicin aplica al comprar el grupo de productos que estn en la promocin. De lo contrario no se da la promocin Haga Clic en el botn hojita en blanco para agregar la promocin seleccione el producto que se promociona (Gratuito) ingrese la cantidad una vez terminado guarde la configuracin. [Depurar A-Z].- Haga clic para depurar promociones que estn de bajo o vencida el rango de fecha de configuracin. [X] Permite quitar un tem de la fila (Solo de promocin Gratuito) CALCULO PRECIO POR PRODUCTOS 1.- Seleccione la lista de precios y confirme la seleccin de los productos, ingrese el margen de porcentaje con el que desea calcula el producto en el recuadro (%) y presione enter. Adems puedes establecer el precio manualmente en el cuadro (precio venta) para guardar presione F12 2.- En tipo de lista seleccione encartes de precios haga clic en el botn del signo [+] escriba el nombre y acepte, haga clic en el botn CARGAR seleccione la lista de precios y con el botn [] puede agregar productos que formen parte del encarte, ingrese el margen con el cual se calcular y guarde el documento. Use [\/] Mostrar solo factor de venta configurado. Use [Generar Etiqueta] Genera etiquetas con sus respectivos precios listo para imprimir. POLITICA DE RECARGO Y DESCUENTOS Es un mtodo de forma automtico gil y flexible que el sistema te permite de acuerdo a las condiciones configuradas.

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Para crear como nuevo haga clic en Nuevo seleccione categora del cliente, seleccione la zona, forma de pago, el estado activo una vez terminado la configuracin de la cabecera haga clic en guardar presionado Ctrl. G para guardar. Haga clic en el botn hojita en blanca para agregar. Seleccione el grupo de productos por ejemplo por categoras, o proveedores posterior a ello seleccione incremento o descuento terminado la seleccin el producto se visualizar en la pantalla ingrese la cantidad de productos en unidades y el porcentaje de la poltica. Debe tener en cuenta la configuracin de la cabecera la condicin de la zona y forma de pago, en detalles si es incremento es igual 1 positivo; si es descuento es -1 negativo, la cantidad del producto partir de la unidad mnima de consumo. COTIZACIN DE MERCADERA Use Este Modulo para realizar cotizacin de mercadera a los clientes. Haga clic en Nuevo ingrese los datos del cliente seleccione almacn, vendedor, En el recuadro de productos ingrese cdigo del producto use F7 para buscar el producto digite la cantidad para cambiar la presentacin de ventas presione F8; para guardar presione F12. Esta cotizacin se guardar temporalmente adems debe tener en cuanta la lista de precios y forma de pago. Para cada cotizacin que realice. ATENCIN DE PEDIDOS Y COTIZACIONES Este modulo nos permite la atencin de pedidos como cotizacin para crear como documento haga clic en el botn de busqueda de cotizacin [COT..] seleccione la cotizacin; con este botn [\/] Agregue al segundo recuadro para generar la cotizacin a documento inclusive puede modificar las cantidades de los productos; elija el tipo de documento a convertir haga clic en [Crear Documento] y acepte las confirmaciones. <Quitar> Para quitar un tem de la fila selecciona. <Buscar> Para buscar un documento anterior ya guardado. ANULAR DOCUMENTOS Anular Factura o Boleta Permite anular documentos del sistema. Anular Facturas y Boletas, puede ser til por ejemplo en casos de error de impresin que necesite facturar nuevamente. Al anular una Factura o Boleta el sistema le consultar si desea recuperar el pedido, solo recupere si va a tener que rehacer el documento con otro nmero.

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Revertir Documentos Anulados Es una herramienta muy til. Si ocurriera el caso que anul un documento que no debi de anular el documento por error el sistema le permite revertir esa anulacin, es decir el documento va ha volver a su estado normal, para ejecutar esta tarea siga la siguiente secuencia, Facturacin / Verificar documentos / ingrese tipo, serie y nmero del documento a Revertir. Ingrese el rango de fecha en la que se encuentra el documento y luego haga clic en buscar. En la lista de los documentos marque el documento y luego haga clic en Revertir. Anular Notas de Crdito y Dbito Siga la secuencia Facturacin/Anulacin de documentos/Anular Nota de crdito y debito segn sea. Seleccione el documento a Anular y luego haga clic en Anular. CONSULTA RPIDA DE DOCUMENTOS. (F11) Es muy til para realizar una consulta rpida de documentos y conocer rpidamente el estado del documento al detalle para realizar dicha tarea ingrese a consulta documentos del men Facturacin haga clic en <Cta. Cte.> para ver el estado de cancelacin de dicho documento. Mercadera Vendida Ingrese a esta opcin desde Men Facturacin/reporte de facturacin/mercadera vendida. Muestras la mercadera vendida filtrando opcionalmente por vendedor, proveedor puede ver en el cubo. Kardex El kardex registra el historial del movimiento de la mercadera por transacciones. Puede obtener la informacin por producto de un rango de fecha, para obtener la informacin ingrese el rango de fecha y el cdigo de producto (use F7 para buscar por nombre) ESTADO DE CUENTAS POR CLIENTES Ingrese por el men Finanzas/Clientes estado de cuentas por cliente. Para mostrar informacin del historial del cliente, ingrese el rango de fechas a mostrar, en el cuadro cliente escriba el cdigo del cliente a consultar (use F7 para realizar la bsqueda por nombre)

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Presione la tecla enter. Le mostrara los documentos que tengan saldos. Para mostrar mas detalle ingrese. [Segn fecha de vencimiento] el sistema le muestra todos lo documentos pendientes de cobranza. RANKING DE VENTAS. Muestra el ranking de venta a clientes por rango de fechas. El reporte se ordena en forma descendente segn importe de venta. Adicionalmente se muestra el porcentaje que representa la venta al cliente. COBERTURA DE VENTAS Esta consulta permite mostrar el avance de ventas, muestra el nmero cobertura en clientes, el total en peso, Cantidad de productos y el Importe Total. Permite realizar filtros por proveedor, categora, subcategora y productos. En la parte final del reporte se muestra el total de cliente en cobertura. Tambin puede obtener en forma global la cantidad vendida, Importe, cobertura cliente por productos, Importe y cobertura por categora en las opciones coberturas del men consultas APERTURA Y CIERRE DE CAJA En esta pantalla donde podr administrar la apertura y el cierre de caja por da controlando la fecha y hora, puede actualizar el responsable del movimiento de caja. Solo le mostrar las cajas disponibles configuradas para el usuario actual, por defecto le mostrar el ltimo movimiento, podr buscar movimientos anteriores y mostrar sus reportes. Cuando el ultimo movimiento de caja este abierto le mostrar cerrar movimiento caso contrario estar disponible para abrir uno nuevo, haga clic en el botn y apertura o cierre segn sea, solo podr realizar ventas cuando tenga un movimiento de caja abierto para realizar las Cobranza. Para realizar Operaciones de Ingreso use ctrl. + I y para las salidas ctrl. + S. complete los datos requeridos y presione F12 para guardar y se guardar en el movimiento INGRESO VARIOS X CAJA (Ctrl. + I) En este modulo opcionalmente se registra otros ingresos a caja.

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Haga clic en nuevo, seleccione la caja, ubquese en el recuadro recib presione clic en [P] seleccione una opcin y filtre los datos, ingrese el monto, nmero de vaucher seleccione el concepto presione clic en [Q] filtre un concepto segn sea el caso presione F12 para guardar. SALIDA VARIOS X CAJA (Ctrl. + S) En este modulo opcionalmente se registra otras salidas de caja. Haga clic en nuevo, seleccione la caja, pulse clic en el recuadro recib presione clic en [P] seleccione una opcin y filtre los datos, ingrese el monto, nmero de vaucher seleccione el concepto de salida al hacer clic en [Q] filtre una opcin segn sea el caso presione F12 para guardar. PROGRAMAR CHEQUES DIFERIDOS Para programar Cheque diferido haga clic en Nuevo seleccione Cheq Dif. Seleccione moneda, Ingrese el nmero de cheque ingrese el cdigo del proveedor presione enter. Ingrese das de plazo seleccione el banco en la parte inferior haga clic en [Ver Ctas.] marque los Documentos a procesar y haga clic en copiar en donde se filtrar los documentos a cambiar por cheques diferidos PROGRAMACIN DE LETRAS Este modulo de programacin de letras se realizar a proveedores y clientes. Ingrese por el men finanzas proveedores, registro de pagos a varios le muestra una ventana, haga clic en nuevo le muestra una pantalla seleccione letras, ingrese un nmero para identificar la letra, seleccione el proveedor y dems datos requeridos en la letra. El botn [Ver Ctas] selecciones y copie los documentos a canjear por la letra. En el recuadro (Imp. Pago) ingrese el monto de la letra y guarde el documento. Despus de guardar se activa el botn [Aprobar Letra] haga clic en Aprobar. Despus de haber confirmado el documento se activa el botn [liquidar] REGISTR DE ANTICIPOS DE PROVEEDORES En este modulo se registra opcionalmente anticipo a los proveedores, para lo cual tiene que ingresar proveedor, monto y dems datos requeridos cuando complete los datos guarde el documento. APLICAR NOTAS DE CRDITOS Y ANTICIPOS Al aplicar una Nota de Crdito, el importe de las Notas de crdito tendr que restar el saldo de los documentos a las cuales se aplican.

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Para realizar esta tarea ingrese a la opcin Aplicar Notas de Crdito del men Finanzas, cliente, en la pantalla que se muestra escriba el cdigo del cliente y presione la tecla enter, en caso que no conozca busque presionando la tecla F7. Luego el sistema le mostrar los documentos con saldo y las notas de crdito pendiente por aplicar, seleccione la Nota de crdito y el Documento; haga clic en le botn Aplicar. Una Nota de crdito puede descontar el saldo de varios documentos. Especifique en el recuadro importe a aplicar el importe a descontar (es negativo). EXTORNAR NOTAS DE CRDITO APLICADOS Si se equivoc de documentos al momento de aplicar una NC puede anular dicha aplicacin para ello ingrese, a la opcin Notas de crdito Aplicados del men Finanzas, ingrese el cdigo del cliente y presione enter, luego seleccione el documento del historial y haga clic en Extornar. Los Anticipos a los proveedores o de los clientes a la empresa se aplican (descuentan) a documentos pendientes de la misma forma a una Nota de crdito Importante el saldo de una Nota de crdito es en negativo a 0, mientras el saldo de un documento es de positivo 0.

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PROCESO DE VENTAS POR DISTRIBUCIN En esta seccin detallaremos el seguimiento que se deber realizar para hacer un ciclo de venta por distribucin, es decir las tareas que se realizarn diariamente, desde el pedido hasta la cobranza. INGRESO DE PEDIDOS. Para Ingresar los pedidos presionando (ctrl. + W). Una vez que ingrese a la pantalla de pedidos siga las siguientes instrucciones. 1.- Presione Enter o haga clic en Nuevo para crear un nuevo pedido. 2.- El Cursor se ubicara en el recuadro cliente, en la que deber escribir el cdigo del cliente y presione la tecla <Enter>, en caso que no sepa presione la tecla <F7> y busque al cliente. Tenga en cuenta que si tiene acceso a crear nuevos clientes le mostrar una pantalla en la cual puede realizar la bsqueda por Nombre o direccin si lo encuentra seleccione y presione la tecla <F9>, en caso que no exista complete la informacin del cliente que solicita dicha pantalla y luego cierre la pantalla, en cualquier caso el cdigo del cliente se copiar al recuadro de Cliente _ ID. 3.- Luego de presionar la tecla Enter la pantalla se completar con toda la informacin de cliente. Los datos que se muestran son: Nombre o Razn social, direccin, grupo de descuento, lmite de crdito Vendedor, Lista precio, forma de pago, tipo de documento habitual (FA/BO), si el cliente tiene documentos vencido le mostrar una advertencia. 4.- Verifique el tipo de documento a la cual se convertir el pedido, la lista de precios con la cual se calcular el pedido, el vendedor a quien corresponde el pedido. 5.- El cursor se ubicar en el recuadro forma de pago, seleccione la forma de pago en caso sea necesario luego presione otra vez la tecla Enter para editar los productos requeridos. 6.- En el recuadro escriba el cdigo de producto, en caso que no conozca presione la tecla <F7> en el cuadro que se muestra escriba las iniciales del nombre del producto, en la lista de resultados de bsqueda ubique el producto seleccione con el botn seleccionar o presione la tecla enter. 7.- Una vez ingresado el cdigo del producto el cursor se ubicar en el recuadro cantidad donde deber escribir la cantidad solicitada por el cliente, tome en cuenta la presentacin del producto para cambiar presione la tecla <F8>, si el precio no es correcto puede cambiarlo presionando la tecla

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<F9> una vez colocado la cantidad se mostrar el precio unitario y total calculado, presione la tecla enter para pasar al siguiente tem. 8.- Una vez editado el ltimo producto solicitado presione <F12> para grabar, el sistema le pedir una confirmacin para Grabar confirme y se grabar el pedido, el sistema le informar como se guard el pedido en caso que haga sido observado le mostrar pedido pendiente de aprobacin o caso contrario Pedido aprobado y con ellos finalice el pedido. Una vez guardado el pedido, el cursor se ubicar en el recuadro Cliente_Id listo para editar un nuevo pedido. Nota.- Para la bsqueda puede utilizar el smbolo porcentaje (%) que le permite reemplazar a un nmero indeterminado de caracteres. Por ejemplo: al escribir %vare y le mostrar todos los que contenga la palabra vare sin tomar en cuenta en que posicin se encuentra, podr usar (%) en todas las ventanas de bsqueda y filtro. Utilice el botn: <Nuevo> para editar un nuevo pedido. <Guardar> para guardar el pedido editado, puede usar tambin F12 <Quitar> para eliminar un tem del pedido. <Ver> para mostrar los pedidos editados por el usuario. <Modificar> Si desea realizar cambios en un pedido ya guardado. <Gratis> Para asignar al producto en gratuito. Se activa con 1 el recuadro Gratuito y el importe total del pedido se recalcular sin contabilizar el gratuito. APROBAR PEDIDOS RECHAZADOS Los pedidos debern ser previamente aprobados en caso que hayan sido rechazados automticamente por el sistema, los motivos pueden ser: 1.- El cliente tiene un documento vencido que no completo cancelar en el plazo determinado. 2.- El pedido supera el lmite de crdito que se asigno como disponible al cliente. Para aprobar los pedidos rechazado ingrese a Autorizar pedidos del men Distribucin, marque los pedidos a aprobar y haga clic en <Autorizar Pedido>

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Si desea verificar el detalle del documento, en la parte superior de la pantalla encontrar el archivo con el cuadro <Analizar pedidos Rechazados> TRASPASO DE PEDIDO A DOCUMENTOS.El traspaso es el paso en el que todos los pedidos se convierten a documentos (FA/BO), debe tomar en cuenta el nmero de serie y el nmero de documento a la cual se va a convertir el prximo pedido. Para ejecutar la tarea marque los pedidos a traspasar y luego haga clic en procesar una vez terminada el traspaso el sistema le mostrar un detalle a que nmero de documentos se convirti cada pedido. IMPRIMIR DOCUMENTOS.Una vez creado el documento, el siguiente paso seria imprimirlos, para ello ingrese a la opcin imprimir documentos del men distribucin y luego marque los documentos a imprimir Los documentos ya impresos a parecern si marca en la opcin re-imprimir, seleccione tomando encuentra el tipo y serie. DESPACHO DE MERCADERA. En esta pantalla podr seleccionar el lote de documentos que se encuentren pendientes de despacho, al marcar los documentos simultneamente le mostrar el peso acumulado y el nmero de documentos seleccionados. Seleccione un vehculo y chofer, luego haga clic en <Despachar> este le crear una planilla de reparto identificado con un nmero. Si desea anular una planilla de reparto haga clic en el botn ANULAR seleccione la planilla y confirme, se recuperar los documentos para que los pueda adjuntar en otra planilla. Si desea ver solamente los reporte sin crear planilla de reparto haga clic en vista previa le generar los reportes de mercadera y consolidado de documentos de la misma forma. Puede filtrar documentos por rango transportistas y luego ordenarlos. de fechas, por vendedor y/o

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PLANILLA DE COBRANZA (LIQUIDACIN) En este Modulo se realiza la liquidacin de las panillas de reparto y documentos. Existen dos formas de liquidar: 1.- Para Liquidar una Planilla de Reparto, Presione Ctrl. + L haga clic en nuevo, seleccione vendedor, en la parte superior haga clic en [Nro Rep] ingrese el nmero la planilla de reparto; donde le mostrar los documento, presione enter en finalizar donde se filtrar los documento de la planilla, en importe ingrese los importes luego presione enter en guardar posteriormente se activara el botn Procesar Planilla. Para Procesar Planilla haga Clic en <Procesar Planilla> en la pantalla de liquidacin selecciones donde se esta depositando el dinero cobrado de la planilla ingresar a la caja por defecto puede seleccionar las cuentas de bancos y los montos presionando INSERT luego guarde y le mostrar tarea procesado, el monto de liquidacin debe coincidir con Importe total de planilla. 2.- La otra forma de liquidar documentos Haga clic en nuevo en el recuadro de detalle en tipo documento ingrese <B> para Boleta <F> para factura, ingrese la serie y el nmero de documento al presionar enter le mostrar el saldo del documento, ingrese el monto importe al presionar enter el cursor se ubicar al siguiente tem puede liquidar varios documentos, seleccione el vendedor, guarde el documento luego puede procesar el documento. <Quitar> para eliminar un tem de la Planilla de liquidacin <Modificar> Si desea realizar cambios en una planilla de cobranza ya guardado. <Plla. Cargo> para ver la planilla de cargo <Anular> anula el documento de cobranza

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TODO SOBRE LOS CUBOS (Consultas multidimensionales) Que es una consulta multidimensional. Es una herramienta que permite construir consultas personalizadas de acuerdo a las necesidades del usuario. Estos resultados pueden ser Guardados e Impresos. Como construir consultas? El cubo le mostrar las fichas en la parte superior las cuales esta disponible para ser colocadas en una de las posiciones que refleje de la mejor forma la consulta a construir. Para mover las fichas arrastre manteniendo presionada el ratn hasta colocar en la posicin deseada, la posicin en la colocar la ficha se le indicara con una flecha y un indicador de color verde fosforescente. Las posiciones son: Superior (Columna) para que la informacin se distribuya como columnas. Inferior (Fila) para que la informacin se Clasifique por cada tem, puede colocar la Ficha en la parte Derecha o Izquierda. Para retirar la ficha de la consulte, arrastre a la seccin de fichas disponibles. Use la barra de herramientas del cubo para mejorar la presentacin de la consulta, los resultados de la consulta pueden ser guardados, impresos, o exportados a MS Excel. Si necesita reportar la consulta como parte de un informe o desea analizar la consulta mas adelante, deber guardar la consulta haciendo clic en el icono Guardar (disquete), se presentar la pantalla guardar como... asigne un nombre y luego haga clic en guardar. El formato del archivo guardado ser *.cub. Para recuperar la consulta haga clic en el icono Abrir y en la pantalla que se muestre seleccione el archivo anteriormente guardado. Importante el archivo de consulta de cubo puede ser recuperado en cualquier otra maquina que cuente con el cubo, no es necesario que la informacin contenida en el cubo se encuentre en la base de datos del equipo en la que desea analizar la consulta. Partes de una consulta Multidimensional

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Barra de Fichas Disponibles

Fichas Seleccionadas

Herramientas de Filtro

Seccin Datos

Barra Herramientas del Cubo

Filtros en las Consultas Dinmicas Para realizar los filtros desplegu las opciones de la ficha, marque o desmarque los tems que se muestra. El resultado ser que solo se muestra informacin de los tems que estn marcados. Para facilitar el filtro utilice la barra inferior: (+) Marcar todos. (-) Desmarcar todos. (*) Revertir, Marca los que no estn marcado y desmarca los que estn marcados. (-/ ) Actualiza el Filtro. (x) Cierra el cuadro de opciones.

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BARRA DE HERRAMIENTAS DEL CUBO.

A continuacin se describe cada Opcin: Abrir.Recupera una consulta guardada. Guardar.Guarda como archivo la consulta que actualmente se muestra en el Cubo, el archivo tiene la extensin .Cub el nombre del archivo puede ser denominado por ejemplo como VentasEnero2004.Cub. Cuando las consulta se demora en construirse es preferible guardarlos y recuperarlos cuando sea necesario, Se sugiere crear una carpeta donde se guarden los cubos. Crea Grafico.Esta Opcin le permite crear una barra de Grficos a partir de la consulta actual. Puede modificar el grafico haciendo uso la barra de herramientas que le muestra.

Imprimir.- Le permite imprimir. Guardar.- Guarda el Grfico en el portapapeles, para pegar en MS Excel haga clic derecho y seleccione Pegado especial como grafico. Ampliar (+) Amplia el grfico. Reducir (-) Disminuye el tamao del grfico. Estilo de Grfico. Puede Seleccionar entre varios estilos de Grfico. Cerrar (x) . Cerrar el Grfico

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Exporta Cubo a Excel.Exporta a Excel la informacin que actualmente se muestra en el Cubo. Tiene que asignarle un nombre al archivo exportado y recuperarlo en Microsoft Excel. Configurar.Configura la consulta actualmente mostrada. Se describe las opciones por columnas Tot (Totalizar), puede activar o desactivar el totalizado por grupo. Ver?, Desactive si no desea ver alguna columna de la seccin datos. Tipo Clculo. Configura como se debe calcular el totalizado por cada grupo. Por predeterminado es una suma. Mostrar Como. Configura como se debe mostrar la informacin en la seccin de datos.

Crear Reporte. Muestra un Reporte de la consulta actualmente mostrada en el cubo Tiene su propia barra de herramientas que contiene lo siguiente:

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Imprimir. Imprime el reporte mostrado. Configurar impresoras. (Icono martillo) permite seleccionar la impresora, el tamao y la posicin del papel. Configurar Mrgenes. Permite corregir la presentacin del reporte arrastre con el ratn cada columna y la posicin del titulo. Pgina Anterior y Siguiente, Visualiza la pgina anterior o la siguiente, solo estar activado que existan las paginas. Disminuir tamao (-) Ampliar tamao (+). Utilice para mejorar la presentacin del reporte.

Titulo de Reporte.En el recuadro de ttulo de reporte puede escribir el titulo que desea asignar al reporte. Cerrar ( X ).- Cierra el Cubo. Importante.Los cubos le permiten crear y analizar consultas para obtener un reporte mas presentable exporte a MS Excel en la cual podr hacer los arreglos ms personalizados.