Universidade Federal Rural do Semi-rido Alunas: Francisca Ligia Viana de Queiroz Lvia Maciel Costa Simo Marta Juciara

de Freitas Mryam Russele M. da Silva Curso: Administrao Perodo: 2 Professor: Marcos Fernando

MOSSOR 23/05/2011

Unidade II Atuao dos Profissionais de OSM

Tpicos:

o o o o o o

Descrio de cargos e funes Quadro de distribuio das tarefas Layout Formulrios Manuais Fluxogramas

Tcnicas de Escriturao

Atuao Profissional
Tcnicas de Gesto Tcnicas de Documentao Planejamento de redes, tabela de deciso

Tcnicas de Investigao Construo de diagramas, anlise de formulrios, documentao de sistemas, apresentao de projetos.

Organogramas, descrio de cargos e funes, layout, qdt, integrao de equipes.

Entrevista, questionrio, documentao, observao, medidas e estimativas.

Descrevendo
Conjunto de funes de natureza e requisitos iguais. Finalidade Esclarecer organograma, normaliza, padroniza, avalia desempenho, recicla profissional.

Cargos Tarefas Funes

Conjunto de tarefas afins e complementares.

Menor unidade componente de trabalho, ordem cronolgica e coerncia, consome tempo e outros recursos.

Quadro de Distribuio de Tarefas (QDT)

Conceito: Instrumento que descreve tarefas especificando tempo e execuo de atividade. Utilidade: Identificar e quantificar atividades, fluxo e influncia do processo produtivo, detectar sobrecarga de trabalho, analisa a relao pessoas-trabalho.

Etapas: Definir tarefas individuais, consolidar atividades, elaborar, analisar e propor o QDT,

O QDT ideal para descrever o trabalho efetuado pelas pessoas.

Resumindo No a nica forma de anlise.

Gera muitas informaes que pode prejudicar sua anlise. Consome muito tempo e dar Muito trabalho para a confeco

Pri ios a posio relati a dos departamentos, sees ou escrit rios que encontramse dentro de um espao fsico onde tudo est relacionado ao trabal o.
  

Exemplos Layout em corredor Incentiva relaes grupais, trabal o em pequenas equipes, preo das divisrias, espao perdido, divisrias demarcam grupos.


Layout em espao aberto

Layout Panormico

rea ampla, muitas pessoas, chefias em espao separado, fcil comunicao, tarefas sem muitas pessoas, difcil para controlar, chefia frontal para os funcionrios.

Uso parcial de salas individuais, divisrias com meia altura, superviso fcil e discreta, reduo de rudo, existem variaes no meio.

Tambm compondo na atuao profissional os Formulrios Definio Importncia Anlise a base sobre a qual uma informao ser depositada para ser guardada e acessada por qualquer outro meio no futuro.

Exigncias legais e governamentais, importncia dos dados informaes, padronizar as comunicaes, facilitar as funes da administrao.

Preocupa-se em detectar a necessidade criteriosa de uma informao sobre qualquer tipo de base.

Investimento, mo-de-obra, mquina, fluxo, distncia, rea, flexibilidade, expanso, segurana.

Fluxo suficiente de informaes e trabal o, utili ar mel or a rea, facilitar superviso e coordenao, reduzir a fadiga do empregado, flexvel para variaes, motivao, impressionar clientes e visitantes.

Defi i o
 

Tudo i o i t Layout

o Objeti os

Uso agradvel

Bons formulrios promovem Preenchimento prtico

Sistematizao eficiente de arquivamento

Por isso tornam-se enfoques da avaliao de formulrios para Aplicao Caractersticas Pontos importantes Tipos

Identificao, emisso, fluxo, controle, arquivo, aspectos fsicos e operacionais.

Tipo e tamanho do papel, gramatura, cor, carbono.

Questo das cores; formulrios eletrnicos; check list.

Plano, jato, contnuo e eletrnico.

Promovendo Vantagens Reduo de custos com o processo manual e a quantidade de erros, ajuda e facilita a racionalizao do trabalho, define e ajuda na obteno e na padronizao dos dados. Desvantagens Inventar necessidades para manter as pessoas ocupadas, desenvolver a anlise de formulrios para mostrar servio, preocupao maior em usar o gosto particular do que o que realmente necessrio.

Resumindo A anlise do formulrio visa preservar informaes que transitam pelas empresas, de forma adequada. Considerar o fato de o formulrio poder ser usado eletnicamente.

Na efetuao do formulrio considerase a necessidade, a matria-prima e o uso.

E para descrever como os funcionrios realizaro sua funo entre outros, existem os Manuais Objetivos Vantagens Desvantagens Indicaes e Requisitos Reunir informaes Ser instrumento de permanente consulta e uma ferramenta acessria Dvidas; muito tempo; treinamentos; rotina desconhecida Necessidade real; flexvel; diagrama estruturado; distribuio p/ todos os funcionrios

Fonte permanente de informaes; facilitam o treinamento de funcionrios; permitem maior delegao de autoridade e melhor viso de conjunto para os funcionrios; etc.

No so soluo para todos os problemas; custo alto; so pouco flexveis; quando muito detalhados tendem a desatualizar; quando muito sintticos tendem a ser pouco teis.

Classificao Manual de Organizao (funes) Caracteriza relaes entre organizaes; define responsabilidad es dos cargos de chefia. Objetivos Identificar a forma de organizao; Estabelecer nveis de autoridade de cada organizao. Contedo Objetivos e diagramas da organizao; relaes de funes. Manual de Polticas e Diretrizes Orientar executivos na deciso; polticas fundamentadas e consistentes. Objetivos Condies p/ que os executivos se concentrem; maior nvel de delegao. Contedo Conjunto de diversas polticas da organizao (Rh,marketing etc.). Manual de Instrues Especializaes Agrupa normas e instrues de tarefa; Ideal p/ funcionrios em funes especficas. Objetivos Melhor treinamento; Guia de trabalho e consulta. Contedo Tarefas bsicas inerentes no cargo; interao com outros cargos da organizao. Manual de Normas e Procedimentos

Manual do Empregado

Importantes em mdias e grandes empresas; Observar aparncia e diagramao. Objetivos Boa interao entre funcionrio/or ganizao; facilitar treinamento. Contedo Resumo histrico da organizao; atividades e objetivos; descrio do regime de autoridade e do sistema de incentivos.

Descreve atividades que envolvem vrias unidades; detalham a execuo das atividades. Objetivos Execuo uniforme dos servios; atribui orientaes a serem includas no manual. Contedo Normas; procedimentos; formulrios; fluxogramas.

Resumindo

O manual: para quem no sabe ou tem dvidas; elaborar com folhas soltas; esttica; aplicar as caractersticas da organizao; precisa ser atualizao aps mudanas.

E finalizando a atuao do profissional de OSM os Fluxogramas Sntese Descrever o fluxo; especificar os suportes usados p/ os dados; diagrama que retrata especfica atividade; smbolos; claro e objetivo. Tipos Vertical Descrever pequenas atividades Horizontal Smbolos Bsicos
Processo

Documentos o Documento o Ttulo o Tarja o Cruzamento o Vias de Documento

Arquivos

Smbolos Auxiliares

Conectores

Modificao

Entrada

Processo

Deciso?

o Arquivo o Arquivo Esttico o Arquivo Provisrio o Registro Off Line o Classificao o Intercalao

P. 5

Complexo com grande quantidade de aes

Manual

o Conexo de Pgina (entrada/sada) o Conexo de Linha (entrada/sada) o Conector de rea (origem/destino) o Anexar/Desa nexar (documentos que esto unidos e sero separados setas

Terminal

Para a realizao dessas etapas necessrio Lgica de Elaborao Rascunho com viso global, passar a limpo, ser submetido a anlise de outros, verificar necessidades, elaborar o desenho final. Cuidados Especiais Sentido; Evitar linhas de conexo muito longas. Dividir os segmentos de forma clara; ao detectar uma falha deve-se corrigir logo; preferir linhas horizontais ou verticais. Conexo de Linhas Se cruzar as linhas de comunicao, deve-se usar um arco para esclarecer que as linhas no se tocam e para indicar ordem de ocorrncia.

Identificar reas ou Setores Procedimento Dividir a folha do fluxograma em segmentos verticais; colocar na horizontal a ordem de aparecimento .

Tambm temos a necessidade de Identificar Identificar Frequncia Cargos ou Funes Procedimento Verificar se h necessidade de maior detalhamento dentro de uma mesma rea e fazer as devidas modificaes. Procedimento As divises adotadas internamente devem ser as adequadas para o melhor nvel de detalhamento no departamento.

Tambm pode apresentar Inconsistncias Quando se detectar um ponto falho no fluxograma, deve-se fazer uma hachura ao longo do processo para chamar a ateno de que aquela tarefa necessita ser revista. Pontos Positivos Descreve qualquer tipo de rotina; descreve relaes complexas e como funciona o sistema; permite viso global; auxilia na anlise de modificaes; permite comparaes de vrios fluxos. Pontos Negativos Nunca detalhar a realidade; por ser simples omitem detalhes que podem ser cruciais; os smbolos no so compreensveis a todos; vcio no uso do fluxograma.

Resumindo

A construo de diagramas uma das ferramentas mais importantes para o desenvolvimento dos sistemas; um desenho convencional onde os conceitos so representados por smbolos e linhas de conexo; identifica, descreve e facilita o estudo e a anlise do trabalho que desenvolvido por diversos mbitos; Do visual at as relaes pode-se ter uma noo e manipular as relaes existentes na organizao.