OPERATION MANAGEMENT

Penerapan Analisis ABC Pada Pembuatan Daftar Permintaan Tahunan dan Nilai Unit Untuk Masing Masing Produk di Perusahaan Sepeda SPARTA Big Paper

Disusun Oleh:

Yohan Suryanto Pramono (10 / 310533 / PEK / 15410)

MAGISTER OF BUSINESS ADMINISTRATION FACULTY OF ECONOMICS AND BUSINESS GADJAH MADA UNIVERSITY 2011
A. Latar Belakang Perusahaan yang membeli produk atau membuat produk, dihadapkan pada keputusan tentang persediaan. Persediaan adalah sumber daya yang bermanfaat untuk penggunaan secara berjangka. Setiap kali input dan output dari perusahaan tidak digunakan, maka itu akan menjadi persediaan. Operasional jasa layanan dan toko cenderung memiliki investasi yang kecil dalam persediaan namun bagi banyak perusahaan, persediaan menyumbang persentase yang besar dari aset. Sistem persediaan adalah serangkaian kebijakan dan pengendalian yang memantau tingkat persediaan dan menentukan tingkat apa yang harus dipertahankan, kapan persediaan harus diisi dan bagaimana cara penanganan pesanan dalam jumlah besar. Sebuah sistem persediaan menyediakan struktur organisasi dan kebijakan operasional untuk menjaga dan mengendalikan barang yang akan distok. Sistem ini bertanggung jawab untuk pemesanan dan penerimaan barang yaitu mengacu pada waktu pemesanan dan pelacakan mengenai apa yang telah diperintahkan serta berapa jumlahnya dan siapa pemesannya. Sistem ini juga menerapkan prosedur yang baku untuk penataan kembali atau mengembalikan barang dagangan yang tidak diinginkan. Pengendalian persediaan yang efisien membutuhkan pengetahuan tentang apa yang harus dibutuhkan. Menjaga persediaan melalui penghitungan, menempatkan pesanan, menerima stok barang dan seterusnya membutuhkan waktu, tenaga dan biaya. Ketika ada batasan pada sumber daya tersebut, langkah utama adalah mencoba menggunakan sumber daya yang tersedia untuk mengontrol persediaan dalam cara yang terbaik yaitu fokus pada item yang paling penting dalam persediaan.

Ketika sebuah perusahaan kecil akan menstok barang dengan jumlah sedikit, prosedur informal tersebut dapat berfungsi dengan baik, namun sebuah perusahaan yang bertumbuh besar dan mulai memerlukan berbagai macam barang inventaris, akan memiliki tingkat penggunaan sistem formal yang berbeda yang dalam hal ini dapat menciptakan masalah yang berdampak pada biaya serta adanya gangguan produksi dan penyediaan barang akhir. Beberapa hal yang harus diperhatikan manajer operasional dan persediaan adalah:

1. 2.

Jumlah total persediaan naik lebih cepat dari pertumbuhan penjualan. Ketidaktersediaan barang menyebabkan gangguan dalam produksi atau pengiriman

untuk pelanggan akan tertunda.

3. 4. 5.

Biaya administrasi untuk pengadaan dan pemeliharan persediaan menjadi tinggi. Ada banyak stok untuk beberapa item namun ada item lain yang terlalu sedikit. Item yang hilang atau salah penempatan, adanya penurunan kualitas dan nilai

keusangan produk yang tinggi.

B. Rumusan Masalah Seperti yang diketahui bahwa ada berbagai jenis sistem persediaan atau metode yang dapat digunakan perusahaan untuk mengelola persediaan. Lebih dari satu jenis sistem dapat digunakan pada perusahaan yang sama dan ada banyak faktor untuk dipertimbangkan dalam seleksi, seperti variabilitas permintaan, biaya operasional sistem persediaan dan biaya unit item. Tujuan mengklasifikasikan item ke dalam kelompok adalah untuk menetapkan tingkat kontrol yang tepat atas setiap item. Agar perusahaan dapat menerapkan klasifikasi pasokan persediaan ada beberapa pendekatan yang terkait analisis ABC, yaitu:

1. Mengalikan biaya setiap item dengan proyeksi item tahun yang akan datang. 2. Mendaftar semua urutan item sesuai penggunaan tahunan.

3. Menjumlah daftar item dari atas ke bawah dan menentukan persentase kumulatif item. 4. Memindahkan item ke bawah daftar, menghitung tahunan kumulatif total item. 5. Menentukan persentase setiap penggunaan kumulatif untuk semua item.

C.

Dasar Teori Manajer operasional membuat sistem untuk mengelola persediaan salah satunya adalah

bagaimana barang persediaan dapat diklasifikasikan yang dikenal dengan nama analisis ABC. Analisis ABC membagi barang persediaan yang ada menjadi tiga klasifikasi dengan basis volume rupiah tahunan. Analisis ABC adalah sebuah aplikasi persediaan dari Prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan: Terdapat sedikit hal yang kritis dan banyak yang sepele. Gagasannya adalah untuk membuat kebijakan kebijakan persediaan yang memfokuskan persediaan pada barang banyak yang sepele. Tidaklah realistis jika memantau barang barang yang tidak mahal dengan intensitas yang sama dengan barang barang yang sangat mahal. Untuk menentukan volume rupiah tahunan dari analisis ABC, kita mengukur permintaan tahunan dari setiap barang persediaan dikalikan biaya per unitnya. Sesuai Heizer and Render: Barang barang kelas A adalah barang barang yang volume rupiah tahunanya tinggi. Walaupun barang ini hanya mempresentasikan 15% dari persediaan total, mereka mempresentasikan 70% sampai 80% dari total penggunaan uang. Barang barang kelas B adalah barang barang yang volume rupiah tahunanya sedang. Walaupun barang ini hanya mempresentasikan 30% dari persediaan total, mereka mempresentasikan 15% sampai 25% dari total penggunaan uang. Barang barang kelas C adalah barang barang yang volume rupiah tahunanya kecil. Walaupun barang ini hanya mempresentasikan 55% dari persediaan total, mereka mempresentasikan sekitar 5% dari total penggunaan uang.

D. Penerapan Analisis ABC Pada Perusahaan Sparta Toko sepeda Sparta mempunyai stok sepeda dan berbagai bagian dari sepeda termasuk rantai, roda gigi, ban, roda dan aksesoris bersepeda yang disimbolkan dengan item code. Toko ini berada di lokasi yang sibuk dan memiliki ruang penyimpanan yang sangat terbatas untuk persediaan. Mereka sering kehabisan item dan tidak dapat melayani pelanggan. Untuk membantu mengelola

persediaan, toko ingin mengelompokkan stok dengan menggunakan sistem ABC. Untuk memulai analisis ABC, asisten manajer operasi Sparta telah membuat daftar lengkap item stok toko, permintaan tahunan dan nilai unit untuk masing - masing seperti yang ditunjukkan pada tabel berikut. Tabel 1 Daftar Barang Sepeda Sparta Nomer kode item B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 B11 B12 B13 B14 B15 B16 Permintaan Tahunan (unit) 10 18 36 9 4 3 19 56 105 27 19 12 7 10 6 18 Biaya unit (Rupiah) 80000 160000 300000 123000000 7600000 8100000 4200000 350000 170000 3500000 360000 1150000 23000000 2450000 6650000 280000 Nomer kode item B17 B18 B19 B20 B21 B22 B23 B24 B25 B26 B27 B28 B29 B30 B31 B32 Permintaan Tahunan (unit) 110 74 8 10 7 5 5 46 32 101 83 54 14 9 7 16 Biaya unit (Rupiah) 230000 180000 6100000 9350000 2700000 14000000 9000000 670000 1600000 450000 120000 160000 420000 7050000 370000 260000

Pengukuran permintaan tahunan atas setiap barang inventaris berdasarkan acuan:

1. Heizer dan Render:

Kelas item A mewakili sekitar 15% dari total persediaan barang serta mewakili 70% sampai 80% dari penggunaan total rupiah dan dikontrol ketat. Kelas B mewakili sekitar 30% barang inventaris dan 15% sampai 25% dari nilai total rupiah dan kurang terkontrol ketat. Kelas C mewakili 5% dari total rupiah tetapi sekitar 55% mewakili inventaris total dan kurang memiliki kontrol. Hasil perhitungan analisis adalah: Tabel 2 Analisis ABC berdasarkan Heizer dan Render Volume Tahunan (unit) 9 % Volume Rupiah Tahunan 50,99% % Kumulatif Rupiah 50,99%

Kode

Biaya Unit (Rp)

Volume Rupiah Tahunan 1.107.000.000,0

Rupiah Pakai 77,52%

% Volume 18,60%

Kelas

B4

123.000.000,0

0 B13 B12 B10 B20 B7 B22 B30 B25 B19 B23 B26 B15 B24 B5 B17 B17 B6 B24 B21 B9 B18 B3 B27 B28 B11 B29 B16 B32 7 12 27 10 19 5 9 32 8 5 101 6 46 4 110 110 3 56 7 105 74 36 83 54 19 14 18 16 23.000.000,00 1.150.000,00 3.500.000,00 9.350.000,00 4.200.000,00 14.000.000,00 7.050.000,00 1.600.000,00 6.100.000,00 9.000.000,00 420.000,00 6.650.000,00 670.000,00 7.600.000,00 230.000,00 230.000,00 8.100.000,00 350.000,00 2.700.000,00 170.000,00 180.000,00 300.000,00 120.000,00 160.000,00 360.000,00 420.000,00 280.000,00 260.000,00

0 161.000.000,00 13.800.000,00 94.500.000,00 93.500.000,00 79.800.000,00 70.000.000,00 63.450.000,00 51.200.000,00 48.800.000,00 45.000.000,00 42.420.000,00 39.900.000,00 30.820.000,00 30.400.000,00 25.300.000,00 25.300.000,00 24.300.000,00 19.600.000,00 18.900.000,00 17.850.000,00 13.320.000,00 10.800.000,00 9.960.000,00 8.640.000,00 6.840.000,00 5.880.000,00 5.040.000,00 4.160.000,00 7,42% 0,64% 4,35% 4,31% 3,68% 3,22% 2,92% 2,36% 2,25% 2,07% 1,95% 1,84% 1,42% 1,40% 1,17% 1,17% 1,12% 0,90% 0,87% 0,82% 0,61% 0,50% 0,46% 0,40% 0,32% 0,27% 0,23% 0,19% 58,41% 59,04% 63,40% 67,70% 71,38% 74,60% 77,52% 79,88% 82,13% 84,20% 86,16% 88,00% 89,41% 90,82% 91,98% 93,15% 94,27% 95,17% 96,04% 96,86% 97,47% 97,97% 98,43% 98,83% 99,14% 99,41% 99,65% 99,84% 2,03% 46,51% C 20,45% 34,88% B

B2 B31 B1

18 7 10

160.000,00 370.000,00 80.000,00

120.000,00 2.590.000,00 800.000,00

0,01% 0,12% 0,04%

99,84% 99,96% 100,00%

Total

1040

2.170.990.000,0 0

100,00%

100,00%

100,00 %

2. Meredith:
Kelas item A bernilai tinggi yaitu 15% hingga 20% dari total persediaan barang untuk 75 sampai 80% dari penggunaan total rupiah. Kelas item B nilainya medium: 30% hingga 40% total persediaan barang menyumbang sekitar 15% dari penggunaan total rupiah tahunan. Kelas item C bernilai rendah: 40% sampai 50% dari total persediaan barang untuk 10% sampai 15% dari penggunaan total rupiah tahunan. Tabel 3 Analisis ABC berdasarkan Meredith Volume Tahunan (unit) 9 7 12 27 10 19 5 9 32 8 5 101 Volume Rupiah Tahunan 1.107.000.00 0 161.000.000 13.800.000 94.500.000 93.500.000 79.800.000 70.000.000 63.450.000 51.200.000 48.800.000 45.000.000 42.420.000 % Volume Rupiah Tahunan 50,99% 7,42% 0,64% 4,35% 4,31% 3,68% 3,22% 2,92% 2,36% 2,25% 2,07% 1,95% % Kumulatif Rupiah 50,99% 58,41% 59,04% 63,40% 67,70% 71,38% 74,60% 77,52% 79,88% 82,13% 84,20% 86,16% 29,76% 21% B 63,40% 14% A

Kod e

Biaya Unit (Rp) 123.000.00 0 23.000.000 1.150.000 3.500.000 9.350.000 4.200.000 14.000.000 7.050.000 1.600.000 6.100.000 9.000.000 420.000

Rupiah Pakai

% Volume

Kelas

B4 B13 B12 B10 B20 B7 B22 B30 B25 B19 B23 B26

B15 B24 B5 B17 B17 B6 B24 B21 B9 B18 B3 B27 B28 B11 B29 B16 B32 B2 B31 B1

6 46 4 110 110 3 56 7 105 74 36 83 54 19 14 18 16 18 7 10

6.650.000 670.000 7.600.000 230.000 230.000 8.100.000 350.000 2.700.000 170.000 180.000 300.000 120.000 160.000 360.000 420.000 280.000 260.000 160.000 370.000 80.000

39.900.000 30.820.000 30.400.000 25.300.000 25.300.000 24.300.000 19.600.000 18.900.000 17.850.000 13.320.000 10.800.000 9.960.000 8.640.000 6.840.000 5.880.000 5.040.000 4.160.000 120.000 2.590.000 800.000

1,84% 1,42% 1,40% 1,17% 1,17% 1,12% 0,90% 0,87% 0,82% 0,61% 0,50% 0,46% 0,40% 0,32% 0,27% 0,23% 0,19% 0,01% 0,12% 0,04%

88,00% 89,41% 90,82% 91,98% 93,15% 94,27% 95,17% 96,04% 96,86% 97,47% 97,97% 98,43% 98,83% 99,14% 99,41% 99,65% 99,84% 99,84% 99,96% 100,00% 6,86% 65% C

Tota l

1040

2.170.990.00 0

100,00%

100,00 %

100,00 %

E. Pembahasan Hasil Perapan Analisis ABC

Heizer dan Render menggunakan referensi terhadap berbagai klasifikasi namun Meredith cenderung meminimalkan biaya persediaan dengan mengurangi persentase penggunaan di kelas A. Oleh karena itu persentase jumlah barang dan persentase penggunaan total rupiah tampak berbeda. Persentase perbedaan analisis ABC antara Heizer - Render dan Meredith adalah bervariasi untuk penggunaan kebutuhan individu. Melalui pengaturan proporsi persentase penggunaan total rupiah dan total item, kita dapat meminimalkan biaya total persediaan. Setelah mengklasifikasikan persediaan ke dalam kelas A, B, dan C, maka kita dapat mengontrol masing - masing kelas dengan berbeda.

1.

Kontrol untuk item kelas A:

Kontrol diperlukan untuk item persediaan yang memiliki biaya stock-out yang tinggi dan menjelaskan sebagian besar dari nilai total persediaan. Kontrol untuk bahan baku digunakan terus menerus dalam volume sangat tinggi dengan perubahan laju aliran yang dibuat secara berkala sebagai perubahan posisi permintaan dan persediaan. Persediaan minimum dipertahankan untuk menjaga terhadap fluktuasi.

2.

Kontrol untuk item kelas B.

Barang-barang ini dipantau oleh sistem berbasis komputer dengan review secara berkala oleh manajemen. Biaya stok-out untuk barang-barang kelas B harus berada pada posisi sedang hingga rendah dan buffer stock harus memberikan kontrol yang memadai apabila terjadi kehabisan stok walaupun pemesanan kurang sering terjadi.

3.

Kontrol untuk item kelas C.

Kelas item C bermanfaat untuk sebagian besar barang inventaris dan kontrol rutin yang hati - hati diperlukan untuk mendukung item ini. Sebuah sistem penyusunan ulang yang tidak memerlukan evaluasi stok fisik biasanya akan cukup untuk mengendalikan kelas item ini. Pengklasifikasian kontrol untuk ketiga item dirangkum sebagai berikut: Tabel 4 Klasifikasi Item Persediaan Rupiah Value per Unit High High Medium High Medium Low Volume/Year High Medium High Low Medium High Category A A A B B B

Medium Low Low

Low Medium Low

C C C

F. Kesimpulan
Alasan mengapa perusahaan perlu menerapkan analisis ABC adalah:

1.

Untuk menjaga independensi operasi.

Pasokan bahan pada produksi memungkinkan fleksibilitas dalam pusat operasinya karena ada biaya untuk produksi yang dianggarkan dan waktu untuk melakukan operasional. Oleh karena itu, diperlukan penopang dari beberapa bagian dalam operasional sehingga waktu kinerja yang pendek dapat mengkompensasi waktu kinerja yang lebih lama sehingga output rata-rata dapat cukup stabil.

2.

Untuk memenuhi permintaan variasi produk.

Permintaan tidak sepenuhnya diketahui sehingga persediaan yang aman atau persediaan cadangan harus dijaga untuk menyerap variasi permintaan.

3.

Untuk memungkinkan fleksibilitas dalam penjadwalan produksi.

Sebuah stok persediaan dapat mengurangi beban pada sistem produksi untuk mendapatkan barang keluar (output) dan memungkinkan perencanaan produksi dapat berjalan lancar dan dapat menurunkan biaya operasi melalui produksi ukuran.

4.

Untuk menyediakan penyimpanan yang aman untuk variasi dalam waktu pengiriman

bahan baku. Ketika bahan dipesan dari vendor, penundaan dapat terjadi karena sebuah variasi waktu pengiriman, kekurangan bahan di vendor dan pengiriman bahan yang salah atau rusak..

5.

Untuk mengambil keuntungan dari ukuran pesanan pembelian ekonomi.

Biaya tenaga kerja, telepon, mengetik, perangko, dan sebagainya adalah biaya permintaan. Biaya pengiriman juga mendukung permintaan yang lebih besar, lebih besar pengiriman semakin rendah biaya per unitnya.

G. Rekomendasi Kebijakan yang mungkin didasarkan pada analisis ABC meliputi:

1.

Pembelian sumber daya yang dikeluarkan pada pengembangan pemasok harus lebih

tinggi untuk item A daripada item C.

2.

Item A harus memiliki kontrol ketat pada persediaan fisik agar itemnya termasuk

dalam daerah yang aman dan catatan persediaan untuk sebuah item harus diverifikasi lebih sering. Oleh karena itu persetujuan untuk memesan atau menggunakan item A harus dari tingkat manajemen yang tinggi.

3.

Peramalan item A mungkin memerlukan perawatan lebih daripada barang-barang

lainnya.

4.

Setelah mengklasifikasikan persediaan berdasarkan analisis ABC, setiap item harus

diklasifikasikan lagi menurut kode awal agar lebih mudah untuk diperiksa.

Daftar Pustaka

Jay Heizer dan Barry Render, Prinsip - prinsip Manajemen Operasi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2001.

Kotler, Philip, and Kevin Kellar. Marketing Management: Analysis, Planning, and Control. Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall, 2005.

Majalah Marketing, Maret 2009.

http://www.docstoc.com/docs/38313713/SPARTA.