SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI

Dampak Penerapan SAP di PT SARI HUSADA Big Paper

Disusun Oleh:

Yohan Suryanto Pramono (10 / 310533 / PEK / 15410)

MAGISTER OF BUSINESS ADMINISTRATION FACULTY OF ECONOMICS AND BUSINESS GADJAH MADA UNIVERSITY

2011
A. Latar Belakang Sejalan dengan visi perusahaan untuk menjadi pemimpin pasar produk nutrisi bergizi untuk anak dan bayi di Indonesia, PT Sari Husada mengedepankan misi dalam membangun kesehatan dan kecerdasan bayi dan anak di Indonesia melaluipenyediaan produk nutrisi yang terpercaya dan terjangkau. Dengan penerapan visi dan misi ini, perusahaan dapatmencapai pertumbuhan perusahaan yang berkesinambungan melalui sistem manajemen berkualitas tinggi dan pendekatan inovatif dalam budaya integritas tinggi dengan mengutamakan kepuasan seluruh stakeholder.Untuk memperkuat kedudukannya dalam peta persaingan global, pada tahun 1998 Sari Husada beraliansi dengan Nutricia International, BV (Royal Numico) yang berpusat di Amsterdam, Belanda dan Nutricia merupakan pemegang saham mayoritas Sari Husada. Pada tahun 2006, agar Lebih fokus dalam pengembangan usahanya, perusahaan mengajukan perubahan status dari perusahaan publik menjadi perusahaan privat. Kemudian di tahun 2007, Danone Group mengakuisisi Royal Numico hingga sekarang. Sebelum beraliansi dengan Nutricia, perusahaan menggunkan sistem teknologi informasi yang belum terintegrasi penuh,perusahaan memiliki banyak database sementara transaksi pada umumnya masih dijalankan secara manual melalui program sendiri-sendiri. Setelah bergabung dengan Nutricia, perlahan lahan perusahaan menerapkan langkah barudalam meningkatkan efisiensi pengelolaan sistem informasi, menyederhanakan danmengintegrasikan proses bisnis, serta memperbaiki proses pengambilan keputusan bisnis melaluiprogam SAP (System Analysis & Management Program) karena dinilai mampu mempercepat proses perubahan tersebut.

B. Rumusan Masalah
PT Sari Husada sebagai perusahaan pembuat produk nutrisi bergizi untuk anak dan bayi di Indonesiamengedepankan penerapan teknologi informasi (TI) dalam proses bisnisnya. Penerapan teknologi informasi ini bukan merupakan hal yang baru, karena perusahaan sudah mengimplementasikannya sejak tahun1990. Pada awalnya TI hanya dimanfaatkan untuk mendukung sistem akuntansi saja. Kemudian tahun 1992, teknologi informasi merambah ke sistem keuangan dan kontrol produksi. Sistem tersebut dibuat secara swadaya oleh perusahaan, sehingga yang terjadi adalah TI yang diaplikasikan menjadi terpisah satu sama lainnya atau tidak terintegerasi. Pada tahun 1995, sistem perusahaan diubah menjadi mulai terintegrasi dengan divisi lain dan untuk selanjutnya semakin berkembang dari tahun ke tahun yang akhirnya pada tahun 1998 perusahaan membeli SAP untuk sistem informasi dan teknologinya. Adanya SAP yang baru membutuhkan pelatihan dan perubahan sedikit demi sedikit di tiap tiap divisi sehingga fitur yang tersedia di dalam fasilitas SAP dapat digunakan secara optimal sesuai tingkatan user.

C. Dasar Teori
Memandang bahwa nilai dari informasi amatlah berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan baik. Dalam perusahaan, staff manajemen danjajaran manajemen harus dapat menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan perusahaan atau usahanya. Beberapa pengertian yang digunakan dalam penerapan SAP pada perusahaan adalah:

1. Sistem informasi adalah susunan yang teratur dari kegiatan yang saling berkaitan dan
susunan prosedur yang saling berhubungan dalam melaksanakan dan mempermudah kegiatan utama dalam organisasi atau institusi.

2. Data Ialah fakta atau angka yang masih mentah dan belum dilakukan proses apapun. 3. Informasi adalah data yang telah diproses atau diolah sehingga memiliki arti atau
manfaat yang berguna.

4. Knowledge adalah informasi yang telah diproses menjadi pemahaman, pengalaman dan
keahlian untuk diterapkan dalam masalah yang ada pada saat itu untuk menghasilkan output atau sesuatu yang penting.

5. Manajemen adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

secara bersama-sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang sama. Sebagai subyek, manajemen adalah orang yang melaksanakan kegiatan tersebut.

6. Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi
bermanfaat bagi penggunanya untuk mendukung operasional manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data. Secara sederhana sistem informasi adalah data yang telah diolah secara terkomputerisasi.

7. ManajemenSistem

Informasi

adalah

jaringan

prosedur

pengolahan

data

yang

dikembangkan dalam suatu sistem terintegrasi dengan maksud memberikan informasi yang bersifat internal dan eksternal kepada manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan.

B. Penerapan Software SAP

Sebagai pendukung sistem informasi pada perusahaan Sari Husada, diterapkanlah teknologi informasi SAP yang secara umum dapat meningkatkan kinerja perusahaan dalam memunculkan daya saing dengan cara memberikan nilai tambah pada produk dan layanan yang dihasilkannya. Peningkatan daya saing ini sangat diperlukan mengingat tantangan yang muncul akibat penerapan sistem perdagangan bebas menuntut setiap bisnis untuk bisa menghasilkan produk dan layanan yang lebih baik dan lebih murah. Sistem informasi secara definisi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Komponen-komponen dalam sebuah

sistem informasi antara lain teknologi informasi, proses dan prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan, supplier, rekanan dan lainya. Untuk dapat membuat formulasi strategi implementasi sistem informasi terbaik perusahaan, kita perlu memahami berbagai hal yang menjadi bagian dari sebuah sistem informasi itu sendiri. Berikut ini penggambaran umum software SAP. SAP (System Analysis & Management Program) adalah software aplikasi yang dibuat untuk mencatat, mengelola dan menganalisa semua aktivitas perusahaan di setiap divisi untuk kegiatan perencanaan strategi perusahaan, pengendalian aktivitas perusahaan dan pengambilan keputusan di tingkat Plant Management. Setiap staff khusus dalam divisi mempunyai user dan password yang berbeda beda sesuai tingkat authority seperti gambar 1. Begitu pula dengan manajer divisi hingga manajer pabrik juga mempunyai user khusus sesuai tingkat authority.

Gambar 1. Halaman awal SAP Agar penerapan teknologi informasi SAP pada perusahaan dapat dipahami, penulis akan membahas secara rinci penerapan SAP pada divisi jasa perbaikan mesin produksi (Engineering). Fasilitas yang terdapat pada SAP divisi engineering adalah pemasukkan data, pengelolaan dan penganalisaan kegiatan engineering agar dapat menjaga kinerja dari peralatan pada divisi produksi. Staff khusus divisi menangani anggaran tahuan, rencana perbaikan, pembelian suku cadang mesin, capital expenditure dan menganalisis tingkat kerusakan peralatan melalui cost of consumable part dan downtime.

Gambar 2. Halaman fasilitas user SAPEngieering Pada gambar 2 diterangkan secara jelas penggambaran cara kerja SAPEngineering, yaitu:

1. Klik user name, password dan client.

2. Akses fitur yang diinginkan. 3. Masukkan semua data yang akan di olah.

4. SAP akan menampilkan informasi yang dibutuhkan untuk menunjang pekerjaan dari client
tersebut. (controlling spare part, equipment history, analysis etc).

Gambar 3. Halaman fasilitas work orderuntuk user SAP Engineering Setelah memilih fasilitas yang diperlukan, pada gambar 3 dijelaskan penggambaran lengkap mengenai pembuatan work order dan entry data.SAP digunakan PT.SARI HUSADA sebagai bentuk sistem informasi stratejik dan menghasilkan competitive advantage karena:

1. Informasi SAP dengan mudah dapat diakses oleh divisi dan sub-divisi melalui berbagai fitur
untuk mengukur kinerja karyawan dari total waktu yang digunakan untuk melakukan jasa perbaikan, jumlah barang yang dikonsumsi dan pengambilan keputusan dalam department.

2. Tidak memerlukan folder sharing, minimnya paper job dan tidak sering melakukan
konfirmasi kepada banyak teknisi, foreman, supervisor/operator yang akan memperlama pekerjaan.

3. Kemudahan dalam menjaga data dan informasi yang diperlukan manajemen. 4. Keberagaman fitur yang dapat mendukung produktivitas pekerjaan. B. Pembahasan Hasil Terapan Software SAP
Dari penjelasan di atas jelas terlihat bahwa teknologi informasi merupakan bagian dari sebuah sistem informasi. Komponen lainnya lebih banyak berhubungan dengan karakteristik dari sebuah organisasi bisnis. Penulis melihat ada dua faktor utama yang mempengaruhi keberhasilan penerapan sistem informasiperusahan, yaitu:

A. Faktor pemilihan teknologi informasi yang tepat

Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi, proses penyebaran data dan proses penyebaran informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu. Dengan berpegang pada definisi ini, komputer merupakan salah satu produk dalam domain teknologi informasi. Sehingga SAP merupakan contoh dari produk-produk teknologi informasi. Memilih teknologi yang tepat itu adalah sebuah keharusan. Lantas teknologi seperti apa yang tepat untuk dipilih sebagai solusi? Hal ini tentu sangat bergantung kepada kebutuhan yang khusus dari sebuah organisasi. Secara umum perusahaan membuat pertimbangan dalam memilih adalah sebagai berikut :

a. Interoperability atau kemampuan untuk bisa berhubungan dengan platform yang

berbeda.

b. Jaminan dukungan untuk berkembang dengan mengikuti perkembangan bisnis. A. Faktor sumber daya manusia
Kemampuan sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi dan sistem informasi telah terbukti mempengaruhi pemanfaatan teknologi informasi di perusahaan. Semakin tinggi kemampuannya, semakin tinggi pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi tersebut. Pada awal penerapan SAP, banyak karyawan pengguna teknologi informasi bersikap resistensi yaitu karyawan senior teknologi infomasi yang mengembangkan metode informasi lama, takut kehilangan pekerjaan karena adanya penggantian teknologi yang baru. Sedangkan karyawan senior yang sudah familiar dengan sistem lama, enggan untuk berubah karena harus meluangkan waktu dan pikiran untuk memahami sistem yang baru. Perusahaan menggunakanteknologi informasi ke dalam empat tahap, yaitu:

1. Efisiensi adopsi teknologi informasi untuk pengendalian keuangan. 2. Koordinasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan melalui integrasi teknologi. 3. Kolaborasipada
hubungan yang berlangsung denganindustry value chainyang berkomunikasi dan bertukar informasi dengan pelanggan dengan menggunakan sistem seperti email dan internet.

4. Inovasi yang merupakan sebuah keutuhan dan hal penting pada dunia industri.
Penggunaan SAP pada perusahaan membantu organisasi menganalisa, menyebarkan dan mengoptimalkan aplikasi SAP sambil mendapatkan prediktabilitas yang sangat dibutuhkan, membantu organisasi menggunakan metode pengidentifikasian dan pemilihan komponen SAP yang paling sesuai kebutuhan khusus perusahaan, menyediakan fitur portofolio bagi manajemen keuangan yang dapat membantu mereka meninjau proses keuangan mereka dalam membangun praktik industri yangbaikserta merampingkan pelaporan keuangan dan penutupan akhir bulan. SAP juga membantu personil teknologi informasi perusahaan untuk mengembangkan rencana bisnis dan infrastruktur TI, mengidentifikasi dan menilai prosesbisnis dan mendapatkan fungsi yang diperlukan untuk mewujudkan tujuan bisnis dan menghasilkan keunggulan kompetitif.

F. Kesimpulan
Informasi teknologi SAP pada perusahaan secara keseluruhan fungsi membahas konsep utama bisnis, pengembangan dan implikasi manajerial yang melibatkan penggunaan hardware, software, jaringan telekomunikasi, teknologi manajemen penanganan data dan teknologi berbasis internet. Aktivitas yang berhubungan dengan teknologi informasi ini adalah:

1. Input: data, informasi, harga, biaya dan waktu. 2. Process: proses penggunaan SAP dalam menganalisa kinerja pekerjaan, biaya dan
keefektifan distribusi data.

3. Output: menghasilkan laporan, menampilkan kinerja pekerjaan dan hasil analisa. 4. Storage: menjaga data pelanggan, pegawai dan produk. 5. Control: mengecek benar atau tidaknya data yangdimasukkan
Sedangkan komponen sistem informasi adalah :

1. Specialist person:orang yang khusus berkecimpung dalam pembuatan sistem informasi.

Contoh: analis sistem, software developer dan sistem operator.

2. End user: orang yang memanfaatkan sistem informasi. 3. Mesin: komputer, videomonitor, magnetic disk drive, printer dan optical scanner. 4. Media: floppy disk, optical disk, magnetic tape danplastic card. 5. Program (coding): sistem operasi, spreedsheet program, word processing program, payroll
program.

6. Prosedur: langkah-langkah atau aturan dalam menggunakan sistem informasi.

Contoh: prosedur pengisian data, error correction dan paycheck distribution.

7. Data: deskripsi produk, pelanggan, pegawai dan inventory. 8. Knowledge base. Contoh: IP > 3,5 boleh mengambil kuliah maksimal 24 sks 9. Network Resources. Contoh : media komunikasi, prosesor komunikasi, akses network dan
software control.

10. Products Information. Contoh : laporan manajemen dan dokumen bisnis menggunakan
tampilan teks dan grafis, audio response dan kertas formulir. Penerapan SAP ini mengalami perubahan perilaku bekerja pada karyawan dalam memahami teknologi informasi dengan meluangkan waktu dan pikiran untuk memahami sistem baru.

G. Rekomendasi
Sistem manajemen informasi merupakan sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasional, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Perusahaan menggunakan salah satu teknologi informasi SAP untuk menghasilkan informasi dalam memantau kinerja, memelihara koordinasi dan operasional perusahaan. Dengan penerapan SAP, penulis mencoba memberikan masukan untuk perusahaan, yaitu:

1. Penggunaan SAP sebaiknya fokus pada tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang
telah mendefinisikan prosedur operasional, aturan pengambilan keputusan dan arus informasi.

2. Penerapan SAP seharusnya menimbulkan peningkatkan efisiensi dengan pengurangan biaya

operasional sistem informasi.

3. Pemakaian SAP seharusnya dapat menyediakan laporan dengan kemudahan akses yang
berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung sehingga manajer menggunakan laporan dan informasi untuk membuat kesimpulan tersendiri dalam melakukan pengambilan keputusan.

Daftar Pustaka
Franjo Cecelja, Manufacturing Information and Data System:Analysis, Design and Practice (Manufacturing Engineering Series). Penton Press, 2001. http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing http://ezinearticles.com/?Outsourcing-In-A-Nutshell&id=1167849 Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Teknologi Informasi. Yogyakarta : Andi Offset Martin, E. W., Brown, C. B., DeHayes, D. W., Hoffer, J. A. & Perkins, W. C. (2009), Managing Information Technology, Sixth edition, Prentice-Hall International, Inc., Upper Saddle River - NJ. Oetomo, B.S.D., Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi, Andi Yogyakarta, 2002 O'Leary, D.E., Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic Commerce and Risk, Cambridge University Press, 2006

Whitten, J.L., et al, Application Cases in Systems Analysis and Design Methods, McGraw-Hill, 1999. Yudistira, Yuan Outsourcing In A Nutshell. Outsourcing In A Nutshell EzineArticles.com.