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Planilha de Respostas referente ao atendimento de requisitos necessrios ao SISPGM INSTRUES DE PREENCHIMENTO

Esta planilha tem como finalidade auxiliar as instituies interessadas no processo de aquisio de um software para apoio s atividades da Procuradoria Geral do Municpio de Belo Horizonte.
Mais informaes sobre os requisitos aqui detalhados esto localizadas nos documentos: - Termo de Referncia - Especificao de Requisitos - Especificaes de Casos de Uso

IMPORTANTE
obrigatrio o preenchidamento dessa planilha, e anex-la na proposta comercial. NECESSRIO PREENCHER APENAS A COLUNA DE DISPONIBILIDADE,CONFORME OPES DE RESPOSTAS NO QUADRO ABAIXO
ID Descrio Classificao

Disponibilidade Disponibilidade do requisito: - Nativo - Curto Prazo - Mdio Prazo - Longo Prazo - No Disponvel

Pontuao

ID do Requisito

Descrio do Requisito

Classificao do Requisito entre: - Essencial - Importante - Desejvel

Pontuao obtida pelo atendimento do requisito.

Pontuao Planilha de Respostas


Item Requisitos Especficos de Gerncias Requisitos Comuns a mais de uma Gerncia Requisitos Referentes Consultas Grficos Requisitos Referentes GED Requisitos Referentes Workflow Pontuao

Requisitos Referentes Segurana da Informao Requisitos No Funcionais

TOTAL

ID

Descrio

Classificao

RFC2001W

Receber e verificar natureza do mandado relativo a novos processos. Uma tela onde aparecero os principais dados do mandado para o usurio marcar o recebimento verificando a natureza do mandado. Essencial Caso o mandado tenha sido enviado indevidamente para a gerncia ele poder ser reencaminhado a outra gerncia, incluindo uma justificativa. Reencaminhar mandados recebidos indevidamente. Incluir justificativa para o reencaminhamento. Encaminhamento de processos e documentos entre gerncias tais como ofcio, petio, designao especial, expediente, parecer, etc. Solicitao de tarefa (exemplos: elaborao de ofcios, expedientes, pareceres, petio, etc.). Manter Agenda de Procurador Cadastro de Procurador Criar alerta de prazos e audincias (tipo despertador) para os procuradores, G1 Receber documentos referentes processos j tramitados na gerncia. Exemplos: - Recebimento de alerta de notificao e de processo de execuo fiscal; - Recebimento de uma designao especial por parte do Procurador Geral; - Recebimento de acerto de crdito; - Recebimento das informaes do PTA de falncia vindas da GINAGEC; - Recebimento de ofcio digitalizado de encerramento de falncia; - Recebimento de ofcio para habilitao de falncia; - Recebimento de uma Certido de Fatos. Alterar Situao (status) do processo. Enviar processo para outra gerncia Incluir arquivo digital ao processo. Possibilitar integrao com rgos externos (Tribunais, Receita Federal, Secretarias Municipais, Cartrios). Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial

RFC2002W RFC2003W RFC2004W RFC2005W RFC2006 RFC2007W

RFC2008W

Essencial

RFC2009W RFC2010W RFC2011W RFC2012

Essencial Essencial Essencial Desejvel

Controlar modelos pr-estabelecidos de documentos tais como: - petio; - embargo; - mandado; - pea recursal; - designao especial; - documento para acerto de crdito; - ofcio com informao do dbito para habilitao de falncia; - ofcio com informao de designao de qual procurador da GAEF dever acompanhar o processo; - petio para solicitar ao Frum a Certido de Fatos; - petio de extino sem nus para cada processo judicial.

RFC2013W

Essencial

63292036.xls - Req. Comuns de Gerncias

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RFC2014 RFC2015W RFC2016 RFC2017W

O sistema dever possibilitar o cadastramento de modelos de e-mails. O sistema dever permitir o envio de mensagens via correio eletrnico atravs do sistema.

Desejvel Desejvel Essencial Essencial

O sistema dever possibilitar o cadastramento de tipos de documentos. Disponibilizar processo judicial para distribuio eletrnica.

RFC2018W

Analisar e distribuir de forma automtica o processo judicial para as gerncias de acordo com a matria, possibilitando tratamento de excees. O que consiste a anlise? A partir dos parmetros do processo o sistema deve conseguir decidir para onde distribuir, seno a distribuio deve ser feita manualmente pelo usurio (exceo).

Essencial

RFC2019W

Aprovao de documentos includos aos processos.

Essencial

63292036.xls - Req. Comuns de Gerncias

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ID RFC1001 RFC1002 RFC1003 RFC1004 RFC1005 RFC1006 RFC1007 RFC1008W RFC1009W RFC1010W RFC1011W RFC1012W RFC1013W RFC1014 RFC1015W RFC1016 RFC1017W RFC1018W RFC1019W RFC1020W RFC1021W RFC1022W RFC1023W RFC1024W RFC1025W

Descrio O sistema dever prover o cadastramento de tipos de matrias. Cadastrar o Mandado Judicial. Cadastrar Processo Administrativo e Processo Judicial. Cadastrar Gerncia. Cadastrar Tipo de Ao. Associar Processo Judicial cadastrado com Processo Judicial digitalizado. Cadastrar publicao. Enviar s gerncias/procuradores alerta de novo mandado/publicao. Enviar aos procuradores alerta de digitalizao de petio autenticada.

Classificao Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial

Enviar aos procuradores alerta de digitalizao de partes faltantes do processo (autos) obtidas nos Essencial fruns. Possibilitar anexar ao processo digitalizado as partes faltantes do processo (Autos) escaneadas nas dependncias dos fruns. Essencial

Enviar aos procuradores alerta de digitalizao de Documentos obtidos nas secretarias municipais Essencial a partir de ofcios e notificao ao gerente GEAC correspondente. Possibilitar trmite de ofcios e demais documentos entre as secretarias municipais com a GEAC. Cadastrar registro de contrato, controlando a numerao de livro e folha. Receber processos solicitados a outras gerncias para inspeo. Cadastrar expediente com demanda do cidado ou diligncias. Enviar GEPEX alerta sobre novo expediente. Receber expediente com demanda do cidado ou diligncias e documentao correlata da GEAC. Designar assessor do procurador geral que elaborar o parecer sobre o expediente. Enviar alerta de necessidade de elaborao de parecer para expediente ao assessor do procurador geral. Receber expediente da(o) GEPEX / procurador geral. Incluir parecer e enviar alerta sobre expedientes. Consultar base histrica de pareceres sobre expedientes. Consultar processos que passaram pela gerncia de inspeo (GEIJ). Possibilitar o envio de pareceres de expediente do procurador geral/assessores para a gerncia, com o envio de alerta. Desejvel Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial Essencial Importante Essencial

63292036.xls - Req. Espec. de Gerncias

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RFC1026W RFC1027W RFC1028

Receber (Gerncia) pareceres de expedientes enviados pelo procurador geral/assessores, com recebimento de alerta. Criao da numerao automtica de ofcio na gerncia. Consultar quantidade de contratos. Enviar para TCE-TJMG-MP expediente com demanda do cidado ou diligncias, documentao correlata e pareceres. Nota: o enviar neste contexto o registro do envio e no o envio propriamente dito. Esse requisito no envolve integrao com TCE-TJMG-MP. Incluir o documento de promoo de arquivamento, com alerta. Utilizao da opo de modelos pr-estabelecidos para preenchimento de contrato, aditivo, apostila, ato de convalidao e o ofcio que acompanha o relatrio de publicaes.

Essencial Essencial Importante

RFC1029W

Essencial

RFC1030W RFC1031

Essencial Essencial

RFC1032W

Incluir ofcio para obter informaes das secretarias municipais sobre expedientes, com envio de alerta. Integrao com a ASCOM, secretaria responsvel pelo DOM, para envio automtico das publicaes.

Essencial

RFC1033

Desejvel

RFC1034W

Receber da GEPEX ofcio e expedientes para obter informaes das secretarias municipais sobre expedientes. Essencial Possibilitar controle de trmite de ofcio e expediente para obter informaes das secretarias municipais sobre expedientes entre GEAC e secretarias municipais. Incluir documento recebido das secretarias municipais e enviar alerta para a GEPEX informando digitalizao dos documentos recebidos . Receber documentos obtidos nas secretarias municipais sobre expedientes em atendimento ao ofcio. Emisso de etiqueta para substituir o carimbo de registro, para que seja colada no contrato, no dispensando a assinatura do documento fsico. O sistema dever possibilitar que seja assinado um ofcio eletronicamente. O sistema dever possibilitar a abertura de um PTA.

RFC1035W

Essencial

RFC1036W

Essencial

RFC1037W

Essencial

RFC1038 RFC1039W RFC1040W RFC1041W RFC1042

Importante Essencial Essencial

O sistema dever possibilitar que seja elaborado um ofcio com informao de designao de qual Essencial procurador da GAEF dever acompanhar o processo. O sistema dever possibilitar a importao de processos cadastrados no sistema SF 34. Essencial

63292036.xls - Req. Espec. de Gerncias

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RFC1043W

O sistema dever possibilitar que o usurio saiba se a informao de rgo de fora da PGM foi fornecida em tempo hbil. O sistema dever possibilitar que seja informado pela GEPJ se os clculos de um determinado processo esto adequados. O sistema dever possibilitar a assinatura de uma designao especial por parte do Procurador Geral.

Essencial

RFC1044W

Essencial

RFC1045W

Essencial

RFC1046W RFC1047

O sistema dever possibilitar a incluso de um acerto de crdito ao processo correspondente. Cadastrar Tipo de Extrato Cadastrar Tipo de Parte 1

Essencial Essencial

RFC1048

Exemplos: contratante, contratado, convenente, doador e donatrio. Cadastrar Tipo da Parte 2

Essencial

RFC1049

Exemplos: contratante, contratado, convenente, doador e donatrio. Cadastrar Parte 1

Essencial

RFC1050

Exemplos: Municpio de BH / Secretaria de Planejamento, Unio / Ministrio do Esporte

Essencial

63292036.xls - Req. Espec. de Gerncias

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ID

Descrio

Classificao

RFC3001W

Consulta base de conhecimento utilizando como argumento dados da folha de indexao de documentos. Por exemplo: Tipo de Documento, Natureza de Ao, Nmero do Processo Judicial, Nmero do Processo Administrativo, Tipo de Ao, Matria ou Assunto) e parte do texto que se encontram nos documentos digitalizados.

Essencial

RFC3002W

Consultar por processo (administrativos ou judiciais): ativos e encerrados.

Importante

RFC3003

Consulta prazos j cumpridos por procurador ou pelo processo.

Importante

RFC3004

Consulta aes ganhas por procurador ou consulta resultado de um processo.

Importante

RFC3005

Consulta aes perdidas por procurador ou consulta resultado de um processo.

Importante

RFC3006

Consulta aes que esto em determinada gerncia ou orgos externos.

Importante

RFC3007

Relatrio grfico sobre porcentagens de aes vencidas e perdidas por procurador, em um determinado intervalo de tempo.

Importante

RFC3008

Relatrio grfico sobre porcentagens de aes vencidas e perdidas por gerncia, em um determinado intervalo de tempo.

Importante

RFC3009W

Consulta de tarefas por responsveis e vencimento.

Importante

Consulta a quantitativos por campos informados na Folha de Indexao de Documentos. RFC3010 Exemplo: na folha de indexao temos um campo de tipo de documento. Uma consulta a quantitativo por esse campo vai informar quantos documentos de cada tipo existem. Importante

RFC3011W

Consultar andamento dos processos e poder visualizar os seguintes campos do processo: origem (pessoa e rea), situao, destino, responsvel e prazo.

Importante

RFC3012W

Consultar Processos por Reclamante

Importante

63292036.xls - Req. Consultas e Grficos

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RFC3013

Emitir relatrio com as publicaes de contratos a serem enviadas ao dirio oficial.

Importante

RFC3014

Pesquisar contratos por parmetros variados para fornecer informaes referentes a contratos.

Importante

RFC3015

Emitir relatrio/consultar processos que passaram pela gerncia de inspeo.

Importante

Indicador de desempenho de tempo para ajuizamento da dvida. RFC3016 Forma de clculo: (Data de entrada das CDAs e peties iniciais) menos (Data de retorno dos comprovantes de ajuizamento) Importante

Indicador de desempenho de tempo de recebimento do(s) documento(s) e repasse ao procurador ou gerncia de destino. RFC3017 Forma de clculo: (Data da chegada do(s) documento(s) na GEAC) menos (data repasse ao procurador ou gerncia responsvel) Importante

RFC3018

Indicador de desempenho de tempo de solicitao de processo(s), para os casos de documento(s) no digitalizados que esto dentro da PGM. Forma de clculo: (Data da chegada do documento na GEAC) menos (Data de solicitao do processo gerncia detentora do processo)

Importante

Indicador de desempenho de tempo despendido na obteno do(s) documento(s) em rgos externos, conforme solicitao. RFC3019 Forma de clculo: (Data da solicitao de busca do(s) documento(s)) menos (data de entrega ao procurador ou gerncia solicitante). Importante

Indicador de desempenho de tempo de digitalizao dos documentos emitidos pela PGM e repassados ao destinatrio. RFC3020 Forma de clculo: (Data de recebimento do(s) documento(s) de outra(s) gerncia(s) da PGM) menos (data de sada atestada pelo comprovante emitido pelo rgo de destino) Importante

63292036.xls - Req. Consultas e Grficos

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Indicador de desempenho de adequao do documento digitalizado ao nvel de qualidade exigido. RFC3021 Forma de clculo: (Volume de retorno da reviso de qualidade) proporcional ao (volume total de documentos digitalizados) Importante

Indicador de desempenho de tempo de resposta pelo procurador ou gerncia responsvel RFC3022 Forma de clculo: (Data de entrada do documento na PGM) menos (a data de resposta pelo procurador ou gerncia responsvel.) Importante

Indicador de desempenho de tempo de recebimento do documento encaminhado da GEAC, pelo destinatrio. RFC3023 Forma de clculo: (Data de envio do(s) documento pela GEAC) menos a (data do recebimento formal da gerncia receptora no sistema) Importante

Indicador de desempenho de tempo de resposta do documento, a partir do repasse pela GEAC. RFC3024 Forma de clculo: (Data de envio do(s) documento pela GEAC) menos (a data de resposta pelo procurador ou gerncia) Importante

Indicador de desempenho de tempo de resposta da GEPJ para a reviso dos clculos. RFC3025 Frmula de clculo: (Data de solicitao da reviso dos clculos) menos a (data de entrega pela GEPJ) Importante

Indicador de desempenho de tempo de elaborao do embargo. RFC3026 Forma de clculo: (Data de recebimento da reviso dos clculos) menos a (data de concluso da elaborao do embargo de contestao). Importante

Indicador de desempenho de tempo de elaborao de petio. RFC3027 Forma de clculo: (Data de recebimento da publicao) menos (data de concluso da petio). Importante

63292036.xls - Req. Consultas e Grficos

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Indicador de desempenho de tempo de processamento do RPV, total. RFC3028 Forma de clculo: (Data da entrada do mandado na GEAC) menos (a data de sada da PGM para pagamento). Importante

RFC3029

Indicador de desempenho de tempo de processamento do RPV ou Precatrio na gerncia. (Data de recebimento do RPV ou Precatrio pela gerncia responsvel) menos (a data de repasse da documentao a GEAC).

Importante

Indicador de desempenho de tempo de reviso do clculo do RPV. RFC3030 Forma de clculo: (Data de solicitao da reviso do valor do RPV na GEPREC) menos (a data de retorno gerncia solicitante). Importante

Indicador de desempenho de incidncia de ganhos de causas. RFC3031 Forma de clculo: (Volume de causas com resultado favorvel a PGM) proporcional ao (volume de processos concludos) Importante

Indicador de desempenho de incidncia de recebimento dos dbitos. RFC3032 Forma de clculo: (Volume dos dbitos recebido) proporcional ao (montante total a receber dos processos concludos) Importante

Indicador de desempenho de tempo de elaborao de ofcio pelo G2. RFC3033 Forma de clculo: (Data de solicitao da elaborao de ofcio pelo procurador) menos (a data de envio do ofcio a GEAC) Importante

Indicador de desempenho de nmero de processos por procuradores RFC3034 Forma de clculo: Nmero de processos atribudo por procurador. Importante

63292036.xls - Req. Consultas e Grficos

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ID

Descrio

Classificao

RFC4001E

Possibilitar registro de data de abertura e de encerramento de dossi/processo.

Essencial

RFC4002E

Permitir que um dossi/processo seja encerrado atravs de procedimentos regulamentares e somente por usurios autorizados.

Essencial

RFC4003E

Permitir a consulta aos dossis/processos j encerrados por usurios autorizados.

Importante

RFC4004E

Impedir o acrscimo de novos documentos a dossis/processos j encerrados. Dossis/processos encerrados devero ser reabertos para receber novos documentos.

Importante

Possibilitar registro de mltiplas entradas para um documento digital (objeto digital) em mais de um dossi/processo ou pasta, sem duplicao fsica desse documento. RFC4005E Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi ou processo criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital Importante

RFC4006E

Impedir a eliminao de uma unidade de arquivamento digital ou de qualquer parte de seu contedo em todas as ocasies, a no ser quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade e destinao de documentos. A eliminao ser devidamente registrada em trilha de auditoria.

Essencial

RFC4007E

Prever funcionalidades para apoiar a pesquisa de existncia de processo relativo mesma ao/interessado.

Importante

RFC4008E

Prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numerao seqencial sem falhas, no se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numerao.

Essencial

63292036.xls - Req. GED

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Controlar a renumerao dos documentos integrantes de um processo digital. RFC4009E Este requisito tem por objetivo impedir a excluso no autorizada de documentos de um processo. Casos especiais que autorizem a renumerao devem obedecer legislao especfica na devida esfera e mbito de competncia. Importante

RFC4010E

Prever procedimentos para juntada de processos segundo a legislao especfica na devida esfera e no mbito de competncia. A juntada pode ser por anexao ou por apensao. Este procedimento dever ser registrado no banco de dados.

Essencial

RFC4011E

Prever procedimentos para desapensao de processos segundo a legislao especfica na devida esfera e no mbito de competncia. Esse procedimento dever ser registrado no banco de dados

Essencial

RFC4012E

Prever procedimentos para desentranhamento de documentos integrantes de um processo, segundo norma especfica na devida esfera e no mbito de competncia. Esse procedimento dever ser registrado no banco de dados Prever procedimentos para desmembramento de documentos integrantes de um processo segundo norma especfica na devida esfera e no mbito de competncia. Esse procedimento dever ser registrado no banco de dados

Essencial

RFC4013E

Essencial

RFC4014E

Prever o encerramento dos processos incluindo seus volumes e seus dados.

Essencial

RFC4015E

Prever o desarquivamento para reativao dos processos por usurio autorizado obedecendo procedimentos legais e administrativos. Para manter a integridade do processo somente o ltimo volume receber novos documentos ou peas.

Essencial

RFC4016E

Gerenciar volumes para subdividir dossis/processos, fazendo distino entre dossis/processos e Desejvel volumes.

63292036.xls - Req. GED

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RFC4017E

Permitir a associao de dados aos volumes e deve restringir a incluso e a alterao desses mesmos dados somente a usurios autorizados.

Essencial

RFC4018E

Permitir a abertura de volumes a qualquer dossi/processo que no esteja encerrado.

Essencial

RFC4019E

Permitir o registro de dados correspondentes as datas de abertura e de encerramento de volumes. Essencial

RFC4020E

Assegurar que um volume somente conter documentos. No permitido que um volume contenha outro volume ou um outro dossi/processo.

Essencial

RFC4021E

Permitir que um volume seja encerrado atravs de procedimentos regulamentares e somente por usurios autorizados.

Importante

Assegurar que, ao abrir um novo volume, o volume precedente seja automaticamente encerrado. RFC4022E Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto, todos os outros volumes existentes nesse dossi/processo tm que estar fechados. Importante

RFC4023E

Impedir a reabertura de um volume j encerrado para acrscimo de documentos.

Importante

RFC4024E

Capturar documentos ou dossis/processos convencionais e gerenci-los da mesma forma que os Importante digitais.

RFC4025E

Gerenciar a parte convencional e a parte digital integrantes de dossis/processos hbridos, associando-as com o mesmo nmero identificador atribudo pelo sistema e ttulo, alm de indicar que se trata de um documento arquivstico hbrido.

Importante

RFC4026E

Permitir que um conjunto especfico de dados seja configurado para os documentos ou dossis/processos convencionais e tem que incluir informaes sobre o local de arquivamento.

Importante

RFC4027E

Possibilitar o acompanhamento da movimentao do documento convencional de forma que se evidencie ao usurio a localizao atual do documento.

Essencial

63292036.xls - Req. GED

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RFC4028E

Possibilitar solicitar ou reservar a consulta a um documento convencional, enviando uma mensagem para o detentor atual desse documento ou para o administrador.

Essencial

RFC4029E

Ter mecanismos de impresso e reconhecimento de cdigos de barra para automatizar a introduo de dados e acompanhar as movimentaes de documentos ou dossis/processos convencionais.

Desejvel

RFC4030E

Assegurar que a recuperao de um documento ou dossi/processo hbrido permita igualmente a Importante recuperao dos dados tanto da parte digital como da parte convencional.

RFC4031E

Sempre que os documentos ou dossis/processos hbridos estiverem classificados quanto ao grau de sigilo, garantir que a parte convencional e a parte digital correspondente recebam a mesma Importante classificao de sigilo.

RFC4032E

Registrar na trilha de auditoria todas as alteraes efetuadas nos dados dos documentos ou dossis/processos convencionais e hbridos.

Essencial

RFC4033E

Ser capaz de associar e relacionar as diversas verses de um documento. Exemplo 1: verses diferentes de um documento podem pertencer a processos diferentes.

Importante

RFC4034E

Manter o identificador nico do documento e o controle de verses deve ser registrado em campos Importante especficos no banco de dados.

A soluo tem que oferecer meios para a execuo da captura de documentos. A captura tem que garantir a execuo das seguintes funes: RFC4035E - registrar e gerenciar todos os documentos convencionais; - registrar e gerenciar todos os documentos digitais, independente do contexto tecnolgico; - classificar todos os documentos de acordo com o plano ou cdigo de classificao; - controlar e validar a introduo de dados. Essencial

63292036.xls - Req. GED

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Ser capaz de capturar documentos digitais das seguintes formas: RFC4036E - captura de documentos produzidos dentro do sistema; - captura de documento individual produzido em arquivo digital fora do sistema; - captura de documento individual produzido em workflow ou outros sistemas integrado ao sistema; - captura de documentos em lote. Essencial

RFC4037E

Ser capaz de atribuir um nmero identificador a cada dossi/processo e documento capturado, que serve para identific-lo desde o momento da captura at sua destinao final dentro do sistema.

Essencial

RFC4038E

O formato do nmero identificador atribudo pelo sistema deve ser definido no momento da configurao do sistema. O identificador pode ser numrico ou alfanumrico, ou pode incluir os identificadores encadeados das entidades superiores no ramo apropriado da hierarquia.

Importante

O nmero identificador atribudo pelo sistema tem que: - ser gerado automaticamente, sendo vedada sua introduo manual e alterao posterior; ou RFC4039E - ser atribudo pelo usurio e validado pelo sistema antes de ser aceito. Uma opo seria gerar o nmero identificador automaticamente, mas nesse caso, ocult-lo do usurio, permitindo a este introduzir uma seqncia no necessariamente nica como um identificador. O usurio empregaria essa seqncia como um identificador, mas o sistema a consideraria como dado pesquisvel, definido pelo usurio. Importante

RFC4040E

Tem que prever a adoo da numerao nica de processo e/ou documentos oficiais de acordo com a legislao especfica a fim de garantir a integridade do nmero atribudo ao processo e/ou documento na unidade protocolizadora de origem.

Essencial

63292036.xls - Req. GED

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Deve ser capaz de relacionar o mesmo documento digital (objeto digital) a mais de um dossi ou processo, sem duplicao fsica do mesmo. Por exemplo, uma lista de alunos aprovados em concurso de doutorado de uma determinada universidade estar associada ao dossi Concurso doutorado 2005 e aos diferentes dossis de cada aluno aprovado. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi, o sistema dever criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital.

RFC4041E

Importante

Sempre que um documento tiver mais de uma verso, o sistema tem que permitir que os usurios selecionem pelo menos uma das seguintes aes: - registrar todas as verses do documento como um s documento; (Exemplo: um documento final com histrico de mudanas) - registrar uma nica verso do documento como um documento; (Exemplo: uma nica verso pertencer a um processo/dossi) - registrar cada uma das verses do documento, separadamente, como um documento. (Exemplo: verses diferentes do documento pertencerem a processos diferentes)

RFC4042E

Importante

No caso de documentos ou dossis/processos constitudos por mais de um objeto digital, o sistema tem que: RFC4043E - tratar o documento como uma unidade indivisvel, assegurando a relao entre os objetos digitais; - preservar a integridade do documento, mantendo a relao entre os objetos digitais; - garantir a integridade do documento quando da recuperao, visualizao e gesto posteriores; - gerenciar a destinao de todos os objetos digitais que compem o documento como uma unidade indivisvel. Essencial

63292036.xls - Req. GED

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Um sistema tem que proporcionar a captura em lote de documentos gerados por outros sistemas. Esse procedimento tem que: - permitir importao de transaes predefinidas de arquivos em lote; - registrar automaticamente cada um dos documentos importados contidos no lote; - permitir e controlar a edio do registro dos documentos importados; - validar a integridade dos dados. Exemplos de lote de documentos podem ser: mensagens de correio eletrnico, correspondncia digitalizada por meio de scanner, documentos provenientes de um departamento, de um grupo ou indivduo, transaes de aplicaes de um computador ou ainda documentos oriundos de um sistema de gesto de documentos.

RFC4044E

Desejvel

RFC4045E

Poder capturar tambm os documentos convencionais e/ou hbridos.

Essencial

RFC4046E

Possuir a capacidade de capturar documentos de diferentes formatos de arquivo e estruturas.

Essencial

Deve poder capturar, entre outros, os seguintes documentos: - calendrios eletrnicos; - informaes de outros aplicativos: contabilidade, folha de pagamento, desenho assistido por computador (CAD); - documentos em papel digitalizados por meio de escner; - documentos sonoros; - videoclipes; - diagramas e mapas digitais; - dados estruturados (EDI); - bases de dados; - documentos multimdia. A lista de documentos, que um sistema tem que suportar, ir variar de rgo para rgo.

RFC4047E

Essencial

Capturar documentos que se apresentam com as seguintes estruturas: RFC4048E - simples: texto, imagens, mensagens de correio eletrnico, slides digitais, som. - composta: mensagens de correio eletrnico com anexos, pginas web, publicaes eletrnicas, bases de dados. Essencial

63292036.xls - Req. GED

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Permitir que um documento composto seja capturado de qualquer uma das duas formas seguintes: RFC4049E - como um nico documento de arquivo composto; - como uma srie de documentos de arquivo simples relacionados, um para cada componente do documento composto. Importante

RFC4050E

Ser capaz de incluir novos formatos e arquivos medida que forem sendo adotados pelo rgo ou Essencial entidade.

Prever a iniciao automtica da contagem dos prazos de guarda referenciados na tabela de temporalidade e destinao de documentos a partir de pelo menos os seguintes eventos: - abertura do dossi; - arquivamento do dossi/processo; - desarquivamento de dossi/processo; - incluso de documento em um dossi/processo. Acontecimentos especficos, descritos na tabela de temporalidade e destinao como, por exemplo, 5 anos a contar da data de aprovao das contas, quando no puderem ser detectados automaticamente pelo sistema, devero ser informados no sistema por usurio autorizado.

RFC4051E

Importante

Prever que a definio dos prazos de guarda sejam expressos por: RFC4052E - um nmero inteiro de dias ou; - um nmero inteiro de meses ou; - um nmero inteiro de anos ou; - uma combinao de um nmero inteiro de anos, meses e dias. Importante

RFC4053E

Permitir que um usurio autorizado altere o prazo ou destinao prevista em um item da tabela de temporalidade e destinao de documentos e garantir que a alterao tenha efeito em todos os Importante documentos ou dossis/processos associados quele item.

RFC4054E

Ser capaz de manter o histrico das alteraes realizadas na tabela de temporalidade e destinao de documentos.

Importante

63292036.xls - Req. GED

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A soluo tem que prover funcionalidades para elaborao de relatrios que apiem a gesto da tabela de temporalidade e destinao, incluindo a capacidade de: - gerar relatrio completo da tabela de temporalidade e destinao de documentos; - gerar relatrio parcial da tabela de temporalidade e destinao de documentos a partir de um ponto determinado na hierarquia do plano de classificao; - gerar relatrio dos documentos ou dossis/processos aos quais est atribudo um determinado prazo de guarda; - identificar as inconsistncias existentes entre a tabela de temporalidade e destinao de documentos e o plano de classificao.

RFC4055E

Desejvel

Quando um documento digital (objeto digital) estiver associado a mais de um dossi ou processo, e tiver prazos de guarda diferentes associados a ele, o sistema tem que automaticamente verificar todos os prazos de guarda e destinaes previstas para esse documento e garantir que o mesmo seja mantido em cada dossi/processo pelo tempo definido na tabela de temporalidade e destinao de documentos, de forma que: - a remoo de um documento de um dossi/processo no prejudique a manuteno desse mesmo documento em outro dossi/processo, at que todas as referncias desse documento tenham atingido o prazo de guarda previsto; - a manuteno de um documento em um dossi/processo por prazo mais longo no obrigue a permanncia desse mesmo documento em outro dossi/processo de prazo mais curto. Nesse caso o registro do documento com prazo mais curto tem que ser removido, mas o documento mantido no sistema. Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi ou processo, o sistema dever criar um registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital. No momento da eliminao, o objeto digital no poder ser eliminado sem antes se verificar a temporalidade de todas as referncias associadas a ele. O objeto digital s poder ser eliminado quando os prazos de guarda de todas as referncias tiverem sido cumpridos. Antes disso, s se pode fazer a eliminao de cada registro individualmente.

RFC4056E

Desejvel

RFC4057E

Exportar documentos e dossis/processos digitais e seus dados para outro sistema dentro ou fora Desejvel do rgo ou entidade.

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RFC4058E

Quando a soluo exportar os documentos e dossis/processos de uma classe para executar uma ao de transferncia ou recolhimento, tem que ser capaz de exportar todos os documentos e Desejvel dossis/processos da classe includos na ao de destinao, com seus respectivos volumes, documentos e dados associados.

A soluo tem que ser capaz de exportar um documento e dossi/processo ou grupo de documentos e dossis/processos numa seqncia de operaes, de modo que: RFC4059E - o contedo, o contexto e a estrutura dos seus documentos no se degradem; - todos os componentes de um documento digital sejam exportados como uma unidade. Por exemplo, uma mensagem de correio eletrnico e seus respectivos anexos; - todos os dados do documento sejam relacionados a ele de forma que as ligaes possam ser mantidas no novo sistema; - todas as ligaes entre documentos, volumes e dossis/processos sejam mantidas. Desejvel

A soluo deve ser capaz de exportar dossis/processos: RFC4060E - em seu formato nativo (ou no formato para o qual foi migrado); - de acordo com o formatos definidos em padres de interoperabilidade; - de acordo com o formato definido pela instituio arquivstica que ir receber a documentao, no caso de transferncia ou recolhimento. Desejvel

RFC4061E

Ser capaz de exportar dados nos formatos previstos pelo padro de interoperabilidade do governo Desejvel eletrnico (e-Ping).

RFC4062E

Ser capaz de exportar todos os tipos de documentos que est apto a capturar.

Desejvel

RFC4063E

Produzir um relatrio detalhando sobre qualquer falha que ocorra durante uma exportao. O relatrio tem que identificar os documentos e dossis/processos que tenham originado erros de processamento ou cuja exportao no tenha sido bem sucedida.

Desejvel

RFC4064E

Conservar todos os documentos e dossis/processos digitais que tiverem sido exportados, pelo menos at que tenham sido importados no sistema destinatrio com xito.

Desejvel

RFC4065E

Manter dados relativos a documentos e dossis/processos que foram exportados. O Administrador deve indicar o subconjunto de dados que dever ser mantido.

Desejvel

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Gerar listagem em meio digital e em papel para descrever documentos e dossis/processos digitais que esto sendo exportados. RFC4066E Este requisito se aplica principalmente nos casos em que feita exportao para transferncia ou recolhimento para instituio arquivstica pblica. Nesse caso, a listagem dever ser produzida no formato estabelecido pela instituio arquivstica recebedora. Desejvel

RFC4067E

Possibilitar a incluso de dados necessrios gesto do arquivo permanente nos documentos e dossis/processos que sero exportados para recolhimento.

Desejvel

RFC4068E

Possibilitar a ordenao dos documentos e dossis/processos digitais a serem exportados de acordo com elementos de dados selecionados pelo usurio.

Desejvel

RFC4069E

Quando se exportar documentos e dossis/processos hbridos, exigir do usurio autorizado a confirmao de que a parte sob forma convencional dos mesmos documentos e Desejvel dossis/processos tenha passado pelo procedimento de destinao adequado antes de confirmar a exportao da parte sob forma digital.

RFC4070E

Permitir que documentos sejam exportados mais de uma vez.

Desejvel

RFC4071E

Permitir a pesquisa e recuperao de uma unidade de arquivamento completa e exibir a lista de todos os documentos que o compem, como uma unidade, em um nico processo de recuperao.

Importante

Ser capaz de apresentar o contedo de todos os tipos de documentos arquivsticos digitais capturados de forma que: RFC4072E - preserve as caractersticas de apresentao visual e formato apresentados pela aplicao geradora; - exiba todos os componentes do documento digital em conjunto, como uma unidade. Essencial

RFC4073E

Ser capaz de exibir em tela todos os tipos de documentos capturados. Ser capaz de imprimir os documentos capturados, preservando o formato produzido pelas aplicaes geradoras.

Essencial

RFC4074E

Essencial

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RFC4075E

Ser capaz de exibir / reproduzir o contedo de documentos que incluam imagem fixa, imagem em Essencial movimento e som.

RFC4076E

Proporcionar ao usurio formas flexveis de impresso de documentos com seus dados, incluindo Desejvel a possibilidade de definio dos dados a serem impressos.

RFC4077E

Implementar a classificao de grau de sigilo sobre os documentos, os dossis/processos sobre todas as operaes de usurios nos documentos.

Essencial

Implementar a classificao de grau de sigilo baseando-se nos seguintes atributos de segurana para documentos e para usurios: RFC4078E - grau de sigilo do documento; - credencial de segurana do usurio. O grau de sigilo tem que estar associado credencial de segurana. Essencial

RFC4079E

Garantir que os documentos sem atribuio de grau de sigilo, importados a partir de fontes externas ao sistema, estejam sujeitos s polticas de controle de acesso e de sigilo.

Essencial

RFC4080E

Ser capaz de manter a marcao de sigilo original durante a importao de documentos marcados Desejvel com graus de sigilo, a partir de fontes externas ao sistema.

RFC4081E

Garantir que no haja ambigidade na associao entre as marcaes de grau de sigilo e os outros atributos de segurana (permisses) do documento importado.

Essencial

RFC4082E

Em caso de erro ou reavaliao, o administrador tem que ser capaz de alterar o grau de sigilo de todos os documentos de um dossi/processo, numa nica operao.

Essencial

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ID

Descrio

Classificao

RFC7001E

Fornecer os passos necessrios para o cumprimento de trmites preestabelecidos ou ad hoc. Nesse caso, cada passo significa o deslocamento de um documento ou dossi/processo, de um participante para outro, a fim de serem objeto de aes.

Essencial

RFC7002E

Ter capacidade, sem limitaes, de estabelecer o nmero necessrio de trmites nos fluxos de trabalho.

Importante

RFC7003E

Disponibilizar uma funo para avisar a um participante do fluxo que um documento lhe foi enviado, especificando a ao necessria.

Essencial

RFC7004E

Permitir que fluxos de trabalho pr-programados sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente por usurio autorizado.

Essencial

RFC7005E

Autorizar usurios individuais a redistribuir tarefas ou aes presentes em um fluxo de trabalho a um usurio ou grupo diferentes daquele previsto. Um usurio pode precisar enviar um documento a outro usurio, devido ao seu contedo ou no caso do usurio responsvel se encontrar em licena.

Essencial

RFC7006E

Registrar na trilha de auditoria todas as alteraes ocorridas em um fluxo de trabalho.

Essencial

RFC7007E

Registrar a tramitao de um documento a fim de que os usurios possam conhecer a situao de cada um no processo.

Essencial

RFC7008E

Gerir os documentos em filas de espera que possam ser examinadas e controladas pelo Administrador.

Essencial

RFC7009E

Ter a capacidade de deixar que os usurios visualizem a fila de espera de trabalho a eles destinado e que selecionem os itens a trabalhar.

Essencial

Um recurso de fluxo de trabalho deve fornecer fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do usurio ou os dados do sistema. RFC7010E Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes dependem de uma condio determinada por um deles. Por exemplo, um fluxo pode levar um documento a um participante ou a um outro, conforme os dados de entrada do participante anterior; ou a definio do fluxo pode depender de um valor calculado pelo sistema. Essencial

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Fornecer um histrico de movimentao dos documentos. RFC7011E O histrico de movimentao corresponde a um conjunto de dados de datas de entrada e sada; nomes de responsveis; titulo do documento, providncias etc. Essencial

RFC7012E

Permitir que usurios autorizados interrompam ou suspendam temporariamente um fluxo com o objetivo de executar outro trabalho. O fluxo s prosseguir com a autorizao do usurio.

Importante

RFC7013E

Incluir processamento condicional, isto , permitir que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e prossiga automaticamente quando este recebido.

Importante

RFC7014E

Poder associar limites de tempo a trmites e/ou procedimentos individuais em cada fluxo e comunicar os itens que expiraram de acordo com Essencial tais limites.

RFC7015E

Tem que reconhecer indivduos e grupos de trabalho como participantes.

Importante

Sempre que o participante for um grupo de trabalho, a soluo deve prever a forma de distribuio dos documentos entre os membros do grupo. RFC7016E Essa distribuio pode ser: - de acordo com uma seqncia circular predefinida, o sistema envia o prximo documento independentemente da concluso da tarefa anterior; - ou medida que cada membro conclui a tarefa, o sistema lhe envia o prximo documento da fila do grupo. Importante

RFC7017E

Permitir que a captura de documentos desencadeie automaticamente fluxos de trabalho.

Importante

RFC7018E

Fornecer meios de elaborao de relatrios completos para permitir que gestores monitorem a tramitao dos documentos e o desempenho Desejvel dos participantes.

RFC7019E

Um recurso de fluxo de trabalho tem que registrar a tramitao de um documento em seus dados. Os dados referentes tramitao devem registrar data e hora de envio e de recebimento e identificao do usurio.

Essencial

RFC7020E

Manter verses dos fluxos alterados e estabelecer vnculos entre os documentos j processados ou em processamento nos fluxos alterados. Importante

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RFC7021E

Assegurar que qualquer modificao nos atributos dos fluxos, como extino ou ampliao do nmero de pessoas ou extino de autorizao, leve em conta os documentos vinculados.

Essencial

RFC7022E

Um recurso de fluxo de trabalho deve ser capaz de registrar o status de transmisso do documento, ou seja, se minuta, original ou cpia.

Essencial

RFC7023E

Ser capaz de controlar as diversas verses de um documento que est sendo tramitado.

Importante

RFC7024E

Automatizar a produo de documentos por meio da exibio de formulrios e modelos pr-definidos pelo programa de gesto de documentos.

Essencial

RFC7025E

Aceitar o contedo do documento, bem como as informaes que definem sua aparncia, mantendo as associaes entre os vrios objetos digitais que compem o documento, isto , anexos e links de hipertexto.

Essencial

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Permitir a insero de todos os dados, obrigatrios e optativos, definidos na configurao da soluo e garantir que se mantenham associados ao documento. Os dados so: - nome do arquivo digital; - nmero identificador atribudo pelo sistema; - data de produo; - data e hora de transmisso e recebimento; - data e hora da captura; - ttulo ou descrio abreviada; - classificao de acordo com o plano ou cdigo de classificao; - prazos de guarda; - autor (pessoa fsica ou jurdica); - escritor (se diferente do autor); - originador; - destinatrio (com seu cargo); - nome do setor responsvel pela execuo da ao contida no documento; - indicao de anotao; - indicao de anexos; - restrio de acesso; - registro das migraes e data em que ocorreram. - espcie / tipo / gnero documental; - indicao de verso; - associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem mesma pessoa ou situao; - formato e software (nome e verso) sob o qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado; - mscaras de formatao (template) necessrias para interpretar a estrutura do documento; - assunto / descritor (diferentes do j estabelecido no cdigo de classificao); - localizao fsica; e outros que se julgarem necessrios.

RFC7026E

Essencial

RFC7027E

Prever a insero dos dados obrigatrios, previstos em legislao especfica na devida esfera e mbito de competncia, no momento da captura de processos.

Importante

Deve utilizar tesauro ou vocabulrio controlado para apoiar a atribuio do dado assunto/descritor. RFC7028E No caso da Administrao Pblica Federal, deve ser utilizada a Lista de Assuntos de Governo, conforme orientao dos Padres de interoperabilidade do governo eletrnico (e-Ping). Importante

RFC7029E

Tem que garantir que os dados associados a um documento sejam alterados somente por administradores e usurios autorizados e devidamente registrados em trilhas de auditoria.

Essencial

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RFC7030E

Deve ser capaz de inserir automaticamente os dados previstos no sistema para o maior nmero possvel de documentos, pois isso diminui as tarefas do usurio do sistema e garante maior rigor na insero dos dados. Por exemplo, no caso de documentos com forma padronizada (formulrios, modelos de requerimentos, de memorandos etc) alguns dados podem ser inseridos automaticamente, tais como: nmero identificador, ttulo, classificao, prazo de guarda.

Importante

RFC7031E

Garantir a visualizao do registro de entrada do documento dentro do sistema com todos os dados inseridos automaticamente e os demais a serem atribudos pelo usurio. Por exemplo, o sistema pode atribuir automaticamente o nmero identificador, a data de captura, o ttulo, o originador e requerer que o usurio preencha os demais dados.

Importante

RFC7032E

Tem que garantir a insero de outros dados aps a captura. Por exemplo, data e hora de alterao e mudana de suporte.

Essencial

Deve prestar assistncia aos usurios no que diz respeito classificao dos documentos, por meio de algumas ou de todas as aes que se seguem: RFC7033E - tornar acessvel ao usurio somente o subconjunto do plano de classificao que diz respeito sua atividade; - indicar as ltimas classificaes feitas pelo usurio; - indicar dossis que contenham documentos de arquivo relacionados; - indicar classificaes possveis a partir dos dados j inseridos, como, por exemplo, o ttulo; - indicar classificaes possveis a partir do contedo do documento. Importante

RFC7034E

Deve permitir que um usurio transmita documentos a outro usurio para completar o processo de captura, no caso dos procedimentos dessa captura serem distribudos entre vrios usurios.

Importante

RFC7035E

Emitir um aviso caso o usurio tente registrar um documento que j tenha sido registrado no mesmo dossi/processo.

Essencial

Permitir que, na fase de configurao, se opte por uma das seguintes operaes: RFC7036E - capturar mensagens de correio eletrnico aps selecionar quais sero objeto de registro; - ou capturar automaticamente todas as mensagens de correio eletrnico. Desejvel

RFC7039E

Acrescentar aos dados dos documentos convencionais informaes sobre a sua localizao. Essa informao s ser acessada por usurios Essencial autorizados.

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RFC7040E

Ser capaz de reconhecer trs domnios para o controle dos procedimentos de gesto: espao individual, espao de grupo e espao geral. Exemplos: espao individual: um determinado assessor, espao de grupo: uma determinada gerncia, espao geral: PGM.

Essencial

RFC7041E

Ser capaz de operacionalizar as regras estabelecidas pelo sistema de gesto de documentos nos espaos individual, de grupo e geral.

Essencial

RFC7042E

Impedir que o contedo de um documento seja alterado por usurios e Administradores, exceto nos casos em que a alterao fizer parte do processo documental.

Essencial

RFC7043E

Deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento incompleto ou inconsistente de uma forma que venha a comprometer sua futura autenticidade. Exemplo: uma correspondncia sem assinatura digital vlida.

Desejvel

RFC7044E

Deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento em que a futura verificao de sua autenticidade no for vivel.

Desejvel

RFC7045E

Prover funcionalidades para definio e manuteno de tabela de temporalidade e destinao de documentos, associada ao plano de classificao do rgo ou entidade.

Essencial

RFC7046E

Associar, automaticamente, ao dossi/processo o prazo e a destinao previstos para o documento foi inserido.

Importante

Manter tabela de temporalidade e destinao de documentos com as seguintes informaes: - identificador do rgo ou entidade; - identificador da classe; - prazo de guarda na fase corrente; - prazo de guarda na fase intermediria; - destinao final; - observaes; - evento que determina o incio da contagem do prazo de reteno na fase corrente e na fase intermediria.

RFC7047E

Essencial

RFC7048E

Para cada dossi/processo acompanhar automaticamente os prazos de guarda determinados.

Importante

RFC7049E

Prover funcionalidades para informar ao usurio autorizado sobre os documentos ou dossis/processos que j cumpriram ou esto para cumprir o prazo de guarda previsto.

Importante

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Prover funcionalidades para gerenciar o processo de destinao, que deve ser iniciado por usurio autorizado e cumprir os seguintes passos: RFC7050E - identificar automaticamente os documentos ou dossis/processos que atingiram os prazos de guarda previstos; - informar o usurio autorizado sobre todos os documentos ou dossis/processos que foram identificados no passo anterior; - possibilitar a alterao do prazo ou destinao previstos para aqueles documentos ou dossis/processos, caso necessrio; - proceder ao de destinao quando confirmado pelo usurio autorizado. Importante

RFC7051E

Pedir confirmao antes de realizar as aes de destinao.

Importante

RFC7052E

Prever, em determinados casos, dispositivo de aviso antes do incio da execuo de uma ao de destinao. Por exemplo, aviso ao administrador caso um documento possua um determinado nvel de segurana.

Desejvel

RFC7053E

Pedir confirmao da eliminao a um usurio autorizado antes que qualquer ao seja tomada com relao ao documento e dossi/processo e cancelar o processo de eliminao se a confirmao no for dada. Avisar o usurio autorizado quando um documento ou dossi/processo que estiver sendo eliminado se encontrar relacionado a outro; os sistemas tambm tm de suspender o processo at que seja tomada uma das medidas abaixo: confirmao pelo usurio autorizado para prosseguir ou cancelar o processo; produo de um relatrio especificando os documentos ou dossis/processos envolvidos e todas as ligaes com outros documentos ou dossis/processos. Quando um documento tem vrias referncias armazenadas no sistema, garantir que todas essas referncias sejam verificadas antes de eliminar o objeto digital.

Essencial

RFC7054E

Essencial

RFC7055E

Essencial

RFC7056E

Produzir um relatrio detalhando qualquer falha que ocorra durante uma eliminao. O relatrio tem que identificar os documentos cuja eliminao no tenha sido bem sucedida.

Desejvel

RFC7057E

Quando eliminar documentos ou dossis/processos hbridos, exigir do usurio autorizado a confirmao de que a parte sob forma convencional dos mesmos seja eliminada tambm antes de confirmar a eliminao da parte sob forma digital.

Essencial

RFC7058E

Gerar relatrio com os documentos e dossis/processos que sero eliminados.

Desejvel

Manter dados relativos a documentos e dossis/processos que foram eliminados. RFC7059E O Administrador deve indicar o subconjunto de dados que dever ser mantido. Essencial

RFC7060E

Aplicar a mesma tabela de temporalidade e destinao de documentos para os documentos convencionais, digitais ou hbridos.

Desejvel

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RFC7061E

Alertar o administrador sobre existncia e localizao de uma parte convencional associada a um documento hbrido que esteja destinado a ser exportado, transferido ou eliminado.

Desejvel

RFC7062E

Exportar dados de documentos e dossis/processos convencionais.

Desejvel

RFC7063E

Fornecer facilidades para pesquisa, localizao e apresentao dos documentos.

Essencial

RFC7064E

Fornecer interface de pesquisa, localizao e apresentao opcionais via um ambiente web.

Essencial

RFC7065E

Fornecer uma srie flexvel de funes que atuem sobre os dados relacionados com os diversos nveis de agregao (documento, unidade de arquivamento e classe) e sobre os contedos dos documentos por meio de parmetros definidos pelo usurio, com o objetivo de localizar Essencial e acessar os documentos e/ou dados, quer individualmente quer reunidos em grupo. Executar pesquisa de forma integrada, isto , apresentar todos os documentos e dossis/processos, sejam eles digitais, hbridos ou convencionais, que satisfaam aos parmetros da pesquisa.

RFC7066E

Essencial

RFC7067E

Permitir que todos os dados de gesto de um documento ou dossi/processo possam ser pesquisados.

Importante

RFC7068E

Permitir que os contedos sob a forma de texto dos documentos possam ser pesquisados.

Essencial

RFC7069E

Permitir que um documento ou dossi/processo possa ser recuperado por meio de um nmero identificador .

Essencial

Permitir que um documento ou dossi/processo possa ser recuperado por meio de todas as formas de identificao implementadas, incluindo no mnimo: identificador; ttulo; assunto datas procedncia/interessado autor/escritor/originador classificao de acordo com o plano ou cdigo de classificao.

RFC7070E

Importante

RFC7071E

Fornecer uma interface que possibilite a pesquisa combinada de dados e de contedo do documento por meio dos operadores booleanos: E, OU e NO.

Essencial

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RFC7072E

Permitir que os termos utilizados na pesquisa possam ser qualificados, especificando-se um dado ou o contedo do documento como fonte de busca.

Importante

RFC7073E

Permitir o uso de perodos tpicos nos pedidos de pesquisa nos campos de data, como por exemplo: semana anterior, ms corrente etc.

Importante

Permitir a utilizao de caracteres coringa e de truncamento direita para a pesquisa de dados. RFC7074E Por exemplo: O argumento de pesquisa Bra*il pode recuperar Brasil e Brazil. O argumento de pesquisa Arq* pode recuperar Arquivo, Arquivstica etc. Importante

RFC7075E

Permitir a utilizao de caracteres coringa e de truncamento direita para a pesquisa no contedo do documento.

Importante

RFC7076E

Proporcionar a pesquisa por proximidade, isto , que uma palavra aparea no contedo do documento a uma distncia mxima de outra.

Desejvel

RFC7077E

Permitir que os usurios possam armazenar pesquisas para reutilizao posterior.

Desejvel

RFC7078E

Permitir que os usurios possam refinar as pesquisas j realizadas

Importante

RFC7079E

Permitir que usurios autorizados configurem e alterem os campos default de pesquisa de forma a definir dados como campos de pesquisa.

Desejvel

RFC7080E

Apresentar o resultado da pesquisa como uma lista de documentos e dossis/processos digitais, convencionais ou hbridos que cumpram os Desejvel parmetros da mesma e deve notificar quando o resultado for nulo. Apresentar o resultado da pesquisa, um sistema tem que permitir ao usurio as seguintes opes:

RFC7081E

- Visualizar os documentos e dossis/processos resultantes da pesquisa; - Redefinir os parmetros de pesquisa e fazer nova consulta.

Essencial

RFC7082E

Permitir que os documentos e dossis/processos apresentados em uma lista de resultados sejam selecionados e, em seguida, abertos por meio de um clique ou toque de tela ou acionamento de tecla.

Importante

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Permitir a configurao do formato da lista de resultados de pesquisa pelo usurio ou administrador, incluindo recursos e funes tais como: - Seleo a ordem em que os resultados de pesquisa so apresentados; - Determinao do nmero de resultados de pesquisa exibidos na tela de cada vez; - Estabelecimento do nmero mximo de resultados para uma pesquisa; - Armazenamento dos resultados de uma pesquisa; - Definio dos dados que devem ser exibidos nas listas de resultados de pesquisa.

RFC7083E

Desejvel

Fornecer recursos que permitam a um usurio navegar para o nvel de agregao imediatamente superior ou inferior, como por exemplo: RFC7084E - de um documento para a unidade de arquivamento em que est includo; - de uma unidade de arquivamento para os documentos nele includos; - de uma unidade de arquivamento para a classe respectiva; - de uma classe para as unidades de arquivamento a ela relacionadas. Desejvel

RFC7085E

Ser capaz de exibir em tela e de imprimir todos os dados associados aos documentos e dossis/processos resultantes de uma pesquisa.

Essencial

RFC7086E

Permitir a impresso de uma lista dos documentos e dossis/processos resultantes de uma pesquisa.

Essencial

RFC7087E

Permitir a impresso de uma lista dos documentos que compem um dossi/processo.

Essencial

RFC7088E

Permitir que todos os documentos de um dossi/processo sejam impressos em uma nica operao, na seqncia determinada pelo usurio. Desejvel

Ser capaz de apresentar os documentos em outros formatos alm do nativo, tais como: RFC7089E formato XML adequado para publicao; formato HTML adequado para publicao; formato aprovado por organismos padronizadores na sua esfera de competncia; Desejvel

RFC7090E

Ser capaz de realizar pesquisa e exibio de documentos e dossis/processos simultaneamente para diversos usurios.

Essencial

RFC7092E

Permitir que, sob controle do seu administrador, mecanismos de backup criem cpias de todas as informaes nele contidas (documentos arquivsticos, dados e parmetros do sistema).

Desejvel

RFC7093E

Manter o controle das cpias de segurana, prevendo testes de restaurao.

Desejvel

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RFC7096E

Ser capaz de agendar automaticamente os backups com periodicidade estipulada pelo administrador. Deve permitir cpias incrementais ou completas.

Desejvel

RFC7097E

Dispor mecanismos de assinatura digital das cpias de segurana assegurando a integridade dos dados e a identificao do responsvel pelo procedimento. As assinaturas digitais possibilitam verificao de integridade inclusive em mdias que estejam off-site. Tais verificaes podem ser realizadas sem o auxlio do sistema.

Desejvel

RFC7098E

Incluir funes para restituir os documentos de arquivo e dados a um estado conhecido, utilizando uma combinao de cpias restauradas e Desejvel rotinas de auditoria.

RFC7101E

Oferecer ferramentas de aumento de produtividade ao administrador, tais como, realizao de operaes sobre lotes ou grupos de usurios e Desejvel lotes de documentos digitais, agenda de tarefas, anlises de trilhas e gerao de alarmes.

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REQUISITOS DE SEGURANA ID RFC9001 RFC9002 RFC9003 RFC9004 Cadastro de Usurio Cadastro de Perfil de Usurio Cadastro de Grupos de Usurios Cadastro de Funcionalidades Descrio Classificao Essencial Essencial Essencial Essencial

RFC9005

Cadastro de Permisses de Acesso

Essencial

RFC9006

Rotina para Certificao Digital e Criptografia

Essencial

RFC9007

Cadastro de Permisses por Exceo

Essencial

RFC9008

Cadastro de Identificador de Usurio: Dever ser um identificador nico por usurio. Deve identificar claramente o usurio.

Essencial

RFC9009

Cadastro de Senha: Deve ter digitao de senha no visvel e criptografada. A quantidade de Essencial caracteres da senha dever ser definido via parmetro. O perodo mnimo para reutilizao de senha dever ser definido via parmetro. O nmero de dias para expirao de senhas dever ser definido via parmetro. O bloqueio de password incorreto dever ser definido pelo nmero de tentativas definidas em parmetro. Alterao de senha: Permitir a troca voluntria de senha. Inserir a senha antiga, antes de efetuar a troca. Deve exigir pelo menos os seguintes campos: - Senha anterior - Nova senha - Confirme a nova senha Manter administrao de grupos: criao, alterao e deleo. Manter perfil de acesso: controle de grupos que detm os mesmos direitos de acesso. Controle de cada funo da aplicao at o nvel de boto. Visualizao de todas as possveis aes dentro da aplicao. Concesso de mais de um perfil a um usurio. Criar excees dentro do perfil. Bloqueio de acesso: - Possibilidade de bloquear o acesso ao sistema a um nico usurio. - Possibilidade de bloquear o acesso ao sistema a um grupo. - Possibilidade de bloquear o acesso parcial ao sistema, apenas alguns mdulos ou funes para um nico usurio, ou funes para um grupo. Desbloqueio de acesso: - Possibilidade de desbloquear o acesso de um nico usurio. - Possibilidade de desbloquear o acesso de um grupo. Controle de Inatividade: - Bloquear automaticamente aps X dias sem utilizao. N de dias definido via Parmetro. Essencial

RFC9010

RFC9011 RFC9012

Essencial Essencial

Essencial

RFC9013

Essencial

RFC9014 RFC9015

Importante

RFC9016

Log de acesso: Importante - Dever conter as tentativas no sucedidas. - Dever detalhar qual alterao foi efetuada, quando houve tentativa, se a tentativa teve sucesso, quem tentou logar no sistema, quantas tentativas houve, se possvel qual terminal foi feita a tentativa.

RFC9017 RFC9018 RFC9019

Log de incluso, alterao e deleo de usurios / grupos: Detalhar qual alterao foi efetuada.

Importante

Log de alterao dos itens da "Administrao de senhas": Detalhar qual alterao foi efetuada, quando Importante houve tentativa, se a tentativa teve sucesso, quem tentou logar no sistema, quantas tentativas houve, se possvel qual terminal foi feita a tentativa. Relatrio de Usurios cadastrados Importante

RFC9020E RFC9021 RFC9022E RFC9023 RFC9024E RFC9025 RFC9026E RFC9027E

Limitar a definio e a manuteno (alterao, incluso e excluso) da tabela de temporalidade e destinao de documentos a usurios autorizados. Relatrio de Grupos cadastrados Restringir as funes de destinao a usurios autorizados. Relatrio de Funes existentes Restringir a funo de eliminao de documentos ou dossis/processos somente a usurios autorizados. Relatrio de Usurios x Grupo Restringir o acesso a qualquer informao (dado ou contedo do documento arquivstico) nos casos em que restries de acesso e questes de segurana assim determinarem. Relatrio de Grupo x Usurios Para implementar o controle de acesso, um sistema tem que manter pelo menos os seguintes atributos dos usurios, de acordo com a poltica de segurana: - Identificador do usurio; - Autorizaes de acesso; - Credenciais de autenticao. Senha, crach, chave criptogrfica, token USB, smartcard, biometria (de impresso digital, de retina, etc.) so exemplos de credenciais de autenticao.

Essencial Importante Importante Importante Essencial Importante Essencial Importante Essencial

RFC9028E

RFC9029E RFC9030E RFC9031 RFC9032E RFC9033 RFC9034E

Relatrio de Funes x Grupo Exigir que o usurio esteja devidamente identificado e autenticado antes que este inicie qualquer operao no sistema. Relatrio de Grupo x Funes Garantir que os valores dos atributos de segurana e controle de acesso, associados ao usurio estejam dentro de conjuntos de valores vlidos. Relatrio dos itens configurados na "Administrao de senhas". As credenciais de autenticao s podero ser alteradas pelo usurio proprietrio ou pelo administrador, com a anuncia do proprietrio, em conformidade com a poltica de segurana. Permitir acesso a funes do sistema somente a usurios autorizados e sob controle rigoroso da administrao do sistema a fim de proteger a autenticidade dos documentos digitais.

Importante Essencial Importante Essencial Importante Importante

Essencial

RFC9035E

Se o usurio solicitar o acesso ou pesquisa de um documento, volume ou dossi/processo especficos Desejvel aos quais no tenha o direito de acesso, fornecer uma das seguintes respostas (estabelecidas durante a configurao): - mostrar o ttulo e os dados do documento; - demonstrar a existncia do dossi/processo ou documento, mas no o respectivo ttulo nem outro dado; - no mostrar qualquer informao do documento, nem indicar a existncia do mesmo. Essas opes so apresentadas em ordem crescente de segurana. O requisito da terceira opo (isto , a mais rigorosa) implica que um sistema ter de excluir esses documentos de qualquer listagem dos resultados de uma pesquisa. Esse procedimento normalmente adequado para documentos que requeiram elevados graus de segurana e sigilo. O sistema deve ser capaz de registrar e informar tentativas indevidas de acesso. Este requisito se aplica tanto a pesquisas em dados quanto a pesquisas no prprio documento (texto livre).

RFC9036E

RFC9037E RFC9038E RFC9039E

Somente administradores autorizados tm que ser capazes de criar, alterar, remover ou revogar as permisses associadas a papis de usurios, grupos de usurios ou usurios individuais. Implementar imediatamente alteraes ou revogaes dos atributos de segurana de usurios e de documentos digitais.

Essencial

Essencial

Controlar o acesso por grupos de usurios, papis de usurios e usurios individuais, deve obedecer a Essencial uma hierarquia de permisses preestabelecida na poltica de segurana.

RFC9040E

Implementar a poltica de controle de acesso por grupos de usurios sobre documentos baseado no seguinte: - A identidade do usurio e sua participao em grupos; - Os atributos de segurana, associados ao documento digital, s classes e/ou aos dossis/processos. O acesso a documentos, a dossis/processos ou classes, tem que ser concedido se a permisso requerida para a operao estiver associada a pelo menos um dos grupos aos quais o usurio pertena. Permitir que um usurio pertena a mais de um grupo. Permitir que alguns usurios estipulem que outros usurios, papis ou grupos de usurios podem ter acesso aos documentos sob sua responsabilidade. Essa permisso deve ser atribuda pelo Administrador, de acordo com a poltica de segurana do rgo ou entidade. Usar os seguintes atributos do usurio ao implementar a poltica de controle de acesso por papis de usurios sobre documentos digitais: - identificao do usurio; - papis associados ao usurio.

Essencial

Essencial

RFC9041E RFC9042E RFC9043E

Essencial Essencial

Essencial

RFC9044E

RFC9045E

Usar os seguintes atributos dos documentos digitais ao implementar a poltica de controle de acesso Essencial por papis: - identificao do documento digital; - operaes permitidas para os vrios papis de usurios, sobre as unidades de arquivamento a que o documento pertence. O acesso a documentos, dossis/processos ou classes tem que ser concedido somente se a permisso requerida para a operao estiver presente em pelo menos um dos papis associados ao usurio. Impedir que um usurio assuma papis com direitos conflitantes. Essencial

RFC9046E RFC9047E RFC9048E RFC9049E RFC9050E

Essencial

Recusar o acesso de usurios a documentos que possuam um grau de sigilo superior sua credencial Essencial de segurana. Garantir que o grau de sigilo de um documento importado esteja associado a um usurio autorizado com a credencial de segurana pertinente para receber o documento. Essencial

Permitir somente aos administradores autorizados a possibilidade de alterar a configurao dos Essencial valores predefinidos (default) para os atributos de segurana e marcaes de graus de sigilo, quando necessrio e apropriado. Somente administradores autorizados tm que ser capazes de realizar as seguintes aes: remover ou revogar os atributos de segurana dos documentos; criar, alterar, remover ou revogar as credenciais de segurana dos usurios. Essencial

RFC9051E

RFC9052E

Permitir somente ao usurio autorizado, mediante confirmao, a desclassificao ou reduo do grau Essencial de sigilo de um documento

Ser capaz de registrar na trilha de auditoria: - Informaes acerca das seguintes aes: - Data e hora da captura de todos os documentos; - Responsvel pela captura; - Reclassificao, desclassificao ou reduo do grau de sigilo de um documento ou de um dossi/processo, com a classificao inicial e a classificao final. - Qualquer alterao na tabela de temporalidade e destinao de documentos; - Qualquer ao de reavaliao de documentos; - Qualquer alterao nos dados associados a classes, dossis/processos ou documentos; - Data e hora de produo, aditamento e eliminao de dados. - Alteraes efetuadas nas permisses de acesso que afetem um dossi/processo, um documento ou um usurio; - Aes de exportao e importao envolvendo os documentos; - Tentativas de exportao (inclusive para backups) e de importao (inclusive restore); - Usurio, data e hora de acesso ou tentativa de acesso a documentos e ao sistema; - Tentativas de acesso negado a qualquer documento; - Aes de eliminao de qualquer documento e seus dados; - Infraes cometidas contra mecanismos de controle de acesso; - Mudanas no relgio gerador de carimbos de tempo; - Todas as aes administrativas sobre os atributos de segurana (papis, grupos, permisses, etc); - Todas as aes administrativas sobre dados de usurios (cadastro, ativao, bloqueio, atualizao de dados e permisses, troca de senha, etc.) - Todos os eventos de administrao de manuteno das trilhas de auditoria (alarmes, cpias, configurao de parmetros, etc.).

Essencial

RFC9053E

RFC9054E RFC9055E RFC9056E

Registrar, em cada evento auditado, informaes sobre a identidade do usurio, desde que tal identificao esteja de acordo com a poltica de privacidade da organizao e a legislao vigente. Permitir apenas ao administrador e ao auditor a leitura das trilhas de auditoria.

Essencial

Essencial

Assegurar que as informaes da trilha de auditoria estejam disponveis para inspeo a fim de que Essencial uma ocorrncia especfica possa ser identificada e que todas as respectivas informaes sejam claras e compreensveis. Possuir mecanismos para a realizao de buscas nos eventos das trilhas de auditoria. Para facilidade Essencial de relatrio, os resultados podem ser apresentados ordenados, mas essa ordenao no pode alterar os dados contidos na trilha. Ser capaz de impedir qualquer modificao da trilha de auditoria. Essencial Somente administradores autorizados tm que ser capazes de exportar as trilhas de auditoria sem Essencial afetar a trilha armazenada, ou transferir as trilhas de auditoria de um suporte de armazenamento para outro.

RFC9057E RFC9058E

RFC9059E

A trilha de auditoria no pode ser excluda antes da data indicada na tabela de temporalidade. Porm, a transferncia implica cpia da trilha para outro espao de armazenamento com a subseqente liberao do espao original. A exportao a cpia sem a liberao do espao.

Ser capaz de gerar um alarme, para os administradores apropriados, se o tamanho da trilha de auditoria exceder um limite preestabelecido. RFC9060E Esse alarme deve ser usado para indicar a proximidade do esgotamento de espao reservado trilha de auditoria.

Importante

Quando o espao de armazenamento da trilha de auditoria atingir o limite preestabelecido, permitir somente operaes auditveis originadas por administradores. RFC9061E Todas as outras operaes estariam bloqueadas at a liberao pelo administrador.

Importante

RFC9062E

Ser capaz de aplicar um conjunto de regras na monitorao de eventos auditados e, com base nessas regras indicar a possvel violao da segurana.

Desejvel

Garantir pelo menos as seguintes regras para a monitorao dos eventos auditados: - Acumulao de um nmero predeterminado de tentativas consecutivas de log in com erro (autenticao mal sucedida), conforme especificado pela poltica de segurana; - Ocorrncia de vrios log in simultneos do mesmo usurio em locais (computadores) diferentes. - Login do usurio fora do horrio autorizado, aps log off no perodo normal.

Desejvel

RFC9063E

RFC9064E

Somente administradores autorizados tm que ser capazes de configurar o conjunto de eventos auditveis e seus atributos.

Essencial

RFC9065E

Somente administradores autorizados, acompanhados do auditor, tm que ser capazes de configurar o conjunto de eventos auditveis e seus atributos.

Essencial

RFC9066E

Ser capaz de garantir a origem e a integridade dos documentos com assinatura digital.

Essencial

RFC9067E

Somente administradores autorizados tm que ser capazes de incluir, remover, ou atualizar no sistema os certificados digitais de computadores ou de usurios.

Essencial

RFC9068E

Ser capaz de verificar a validade da assinatura digital no momento da captura do documento.

Essencial

RFC9069E

No processo de verificao da assinatura digital, tem de ser capaz de registrar nos dados do documento o seguinte: - Validade da assinatura verificada; - A autoridade certificadora do certificado digital; - Data e hora em que a verificao ocorreu.

Desejvel

RFC9070E

Ser capaz de armazenar juntamente com o documento as seguintes informaes de certificao: - Assinatura digital; - Certificado digital (cadeia de certificao) usado na verificao da assinatura; - Lista de Certificados Revogados - LCR;

Desejvel

RFC9071E

Ser capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma criptogrfica de assinatura digital.

Desejvel

RFC9072E

Deve destruir, ou tornar indisponveis, as chaves de criptografia quando estas estiverem contidas em listas de certificados revogados (LCR).

Desejvel

RFC9073E

Ter acesso a relgios e carimbador de tempo confiveis para o seu prprio uso. O relgio gerador do selo de tempo deve ser sincronizado com o Observatrio Nacional.

Desejvel

RFC9074E

Usar a criptografia no armazenamento, na transmisso e na apresentao de documentos arquivsticos digitais ao implementar a poltica de sigilo.

Desejvel

RFC9075E

Limitar o acesso aos documentos cifrados somente queles usurios portadores da chave de decifrao.

Desejvel

RFC9076E

Registrar os seguintes dados sobre um documento cifrado: - Indicao se est cifrado ou no; - Algoritmos usados na cifrao; - Identificao do remetente; - Identificao do destinatrio; - Indicao da robustez ou grau de segurana da criptografia.

Desejvel

RFC9077E

Assegurar a captura de documentos cifrados, diretamente de uma aplicao de software que disponha da funcionalidade de cifrao.

Desejvel

Somente os usurios autorizados tm que ser capazes de realizar as seguintes operaes: - Incluir, remover ou alterar parmetros dos algoritmos criptogrficos instalados no sistema; - Incluir, remover ou substituir chaves criptogrficas de programas ou de usurios do sistema; - Cifrar e alterar criptografia de documentos; - Remover a criptografia de um documento. RFC9078E A remoo da cifrao pode ocorrer quando a sua manuteno resultar em indisponibilidade do documento. Por exemplo, quando a chave de cifrao/decifrao estiver embarcada em hardware inviolvel cuja vida til est prestes a se esgotar ou quando o documento for desclassificado.

Desejvel

No caso de remoo da cifrao do documento, os seguintes dados adicionais tem que ser registrados na trilha de auditoria: RFC9079E - Data e hora da remoo da cifrao; - Identificao do executor da operao; - Motivo da remoo da cifrao.

Desejvel

RFC9081E

Fazer a verificao de vrus ou pragas antes da efetivao da captura.

Desejvel

RFC9082E

Garantir que as funes de controle de acesso sejam invocadas antes de qualquer operao de acesso e retornadas.

Essencial

RFC9083E

Quando no for possvel escrever na trilha de auditoria, impedir toda operao de qualquer usurio e passar para o modo de manuteno.

Importante

RFC9084E

Detectar o reenvio de dados de autenticao e segurana de um usurio, sem conhecimento deste. O evento deve ser registrado nas trilhas, cancelando a comunicao com o sistema remoto/usurio e considerando o usurio fora do sistema.

Importante

Em casos excepcionais, o administrador tem que ser autorizado a apagar ou corrigir dossis/processos, volumes e documentos. Nesses casos, um sistema tem que: - Registrar integralmente a ao de apagar ou corrigir na trilha de auditoria; - Produzir um relatrio de anomalias para o Administrador; - Eliminar todo o contedo de um dossi/processo ou volume, quando os mesmos forem eliminados; - Garantir que nenhum documento seja eliminado, se tal ao resultar na alterao a outro documento arquivstico; - Informar ao administrador sobre a existncia de ligao entre um dossi/processo ou documento prestes a ser apagado e qualquer outro dossi/processo ou documento, solicitando confirmao antes de concluir a operao; - Manter a integridade total do dado, a qualquer momento.

Importante

RFC9085E

RFC9086E

Permitir que os administradores, de uma maneira controlada e sem esforo excessivo, recuperem, visualizem e reconfigurem os parmetros do sistema e os atributos dos usurios.

Importante

RFC9087E

Fornecer relatrios flexveis para o administrador gerenciar os documentos e seu uso, que apresentem no mnimo: - quantidade de dossis/processos, volumes e itens a partir de parmetros ou atributos definidos (tempo, classe, unidade administrativa etc); - estatsticas de transaes relativas a dossis/processos, volumes e itens; - relatrios de atividades por usurio.

Desejvel

Restringir o acesso s funcionalidades administrativas impossibilitando sua visualizao ao usurio final. Exemplos: As operaes no disponveis aparecem com fonte atenuada nos menus e possuem efeito nulo quando acionadas. O acesso s operaes indisponveis restrito pela configurao de menus que no as apresentam ao usurio sem permisso para execut-las.

Essencial

RFC9088E

Resultado

Disponibilidade

Pontuao

ID

Descrio

Classificao

63292036.xls - Requisitos No Funcionais

51 de 51