OBJETIVOS

y Identificar el control como una funcin administrativa muy importante para la labor gerencial. y Conocer e interpretar la forma en que PROCOFORMAS S.A. controla el desarrollo en su empresa. y Considerar al control como una forma clave de conocer y vigilar que las cosas salgan bien en la empresa. y Explicar las razones que hacen al control importante para la administracin. y Aplicar lo aprendido en esta unidad de aprendizaje en nuestra vida personal y gerencial.

DESARROLLO Para hacer esta unidad de aprendizaje, nos basamos en la importancia que representa el control para la administracin y en las opiniones de PROCOFORMAS S.A. sobre el tema. Para comenzar a estudiar esta unidad de aprendiza je, es importante definir al control. El control puede ser definido como el proceso de monitorear las actividades con el fin de asegurarse de que se realicen de acuerdo a lo planeado y para corregir las desviaciones significativas. Jairo Pardo, gerente de PROCOFORMAS S.A. para un gerente es muy importante tener un sistema de control eficaz que garantice que las actividades se llevarn a cabo en formas cuya meta sea llegar al logro de las metas de la organizacin. William G. Ouichi considera que existen tres aproximaciones diferentes para el diseo de sistemas de control que tienen que ver con la estructura organizacional. Estos tres diferentes sistemas de control son:
y

Control del mercado: se hace nfasis en factores externos al mercado como precio, competenc ia, participacin, para establecer los estndares que se utilizan en el sistema de control para ese tipo de organizaciones. Control burocrtico: Pone nfasis en la autoridad organizacional y se basa en reglas, procedimientos y polticas. El gerente eval a si se estn cumpliendo estos estndares antes descritos. Control del clan: Pone en nfasis los rituales, compromisos y normas adquiridos con el trabajo en equipo, es decir depende de los equipos y grupos que se formen en la organizacin. Este control se basa tambin en la cultura organizacional de la empresa.

El control en una organizacin es supremamente importante porque aun cuando se halla logrado una buena planificacin, se halla logrado crear una buena estructura organizacional y se logre motivar a individuos y empleados, no existe la seguridad de que las actividades vayan a desarrollarse segn lo planeado ni que las metas que persiguen los administradores vayan a ser alcanzadas en realidad. El gerente eficaz tiene que hacer un estudio de seguimiento para asegurarse de que las personas

hagan en verdad lo que tienen que hacer y que los objetivos sean logrados de forma eficiente (como nos dice PROCOFORMAS S.A.).

El proceso de control Son tres pasos separados y diferentes, es muy importante que la plani ficacin anteceda al control debido a que en una planeacin, se establecen los estndares para el trabajo en un proyecto y el control se hace dependiendo de unos estndares de rendimiento anteriormente especificadas por la empresa. Estos tres pasos son:
y Medicin: Se necesita tener informacin sobre el proyecto para determinar el rendimiento real.

Los gerentes usan con frecuencia cuatro fuentes ordinarias de informacin para medir el rendimiento real. Estos son: La observacin personal, los informes esta dsticos, los informes verbales y los informes escritos. El mtodo de observacin personal provee informacin que no se ha filtrado por los dems, lo malo de la observacin personal es que puede ser muy subjetiva y no todo gerente pueda serlo. Los informes estadsticos pueden hacerse por medio de computadores, de graficas, de barras,etc., lo malo de los informes estadsticos es que dan una informacin limitada. Los informes verbales como conferencias, reuniones, dilogos o llamadas telefnicas, lo malo es que esto no se puede documentar aunque ahora la tecnologa lo puede llegar a lograr. Los informes escritos se hacen a mano o escribiendo a computador, son lentos y ms formales. Para PROCOFORMAS S.A. es muy importante decidir de una forma correcta y estructurada que elementos se van a medir; muchas veces la mala escogencia de elementos de medicin conlleva a fracasar en el control.
y Comparacin: Se trata principalmente de comparar el grado de variacin entre el rendimiento real y estndar. Para Jairo Pard o (PROCOFORMAS S.A.) es vital determinar un lmite para que no vari ms el rendimiento real del estndar, es decir un rango de variacin aceptable entre los dos tipos de rendimiento.

Si el grado de variacin es demasiado alto, el gerente tiene la obligaci n de buscar la forma para que el rendimiento que se esta dando, llegue a ser parecido o igual al rendimiento deseado y estandarizado.
y Accin Administrativa: La tercera y ultima etapa del proceso de control es poner en marcha una accin administrativa. Cuando el gerente vea que tiene que tomar una accin, puede hacer tres cosas: No hacer nada, corregir el rendimiento real o revisar los estndares.

El hecho de no hacer nada, no seria lo oportuno para un buen gerente, por lo tanto estas tres acciones, se convierten en las otras dos. Para Jairo Pardo (PROCOFORMAS S.A.) en la mayora de los casos toca corregir el rendimiento real, es decir cambiar de estrategia para lograr los objetivos. Si se quiere corregir el rendimiento real toca tomar acciones correctiva s inmediatas o a largo plazo para corregir los problemas que haya.

Si la accin es revisar estndares, toca buscar unos estndares ms realistas que los anteriores para que puedan ser conseguidos los objetivos esperados.

Tipos de control El control en una organizacin puede ser implementado antes de comenzar una actividad, durante una actividad o al finalizar una actividad. De esta forma es que se clasifica el control, antes, durante y despus. Exactamente los tipos de control son:
y

Control preventivo o anterior a la accin: Intenta prevenir los problemas previstos. Esta dirigido hacia el futuro, la clave es emprender una accin administrativa antes de que se presente el problema. Segn PROCOFORMAS S.A. un posible problema que pueda ser visto antes de que suceda, debe tratarse de evitarlo aun antes de que suceda. Lo malo es que estos controles, requieren informacin oportuna que es difcil de obtener, y esto trae en consecuencia que este tipo de control no sea tan usado. Control concurrente: Se realiza durante la accin, trata de que el administrador pueda corregir los problemas antes de que el costo de estos llegue a ser demasiado alto. Para hacer este tipo de control se puede recurrir a la supervisin directa debido a que con esta se pueden corregir los p roblemas a medida que estos surgen. Control correctivo o posterior a la accin: Es el preferido por PROCOFORMAS S.A., segn ellos se debe basar en una retroalimentacin realizado cuando la actividad ha terminado. Lo nico malo es que cuando se realice la retroalimentacin, el dao ya esta hecho.

Un control debe ser eficaz, y para lograr este control, existen ciertos tipos de caractersticas. Para PROCOFORMAS S.A. un sistema de control eficaz debe tener gran precisin, para que proporcione datos validos y sea digno de confianza. Otras caractersticas de un control eficaz son la oportunidad, donde la informacin sea oportuna en el momento preciso. La economa se trata de que el sistema de control aporte en realidad buena economa y costos a la empresa. La flexibilidad de un control eficaz le permite ajustarse a casos adversos y se desenvolverse en climas cambiantes. En un control eficaz, la inteligibilidad , sea debe ser comprensible a los usuarios y un lxico entendible. Los estndares de control deben tener criterios razonables, y deben tener localizacin estratgica de lugares en las empresas para estos controles. Otras caractersticas de controles eficaces son nfasis en las excepciones , criterios mltiples para los estndares y una accin correctiva que sea sugerida por este sistema de control eficaz. Otra caracterstica que deben tener los controles eficaces es la tica. Los adelantos tecnolgicos en hardware y software han facilitado el proceso de control pero han trado cuestionamientos sobre que tan lejos puede llegar la intromisin de un gerente en la vida de un empleado y de su comportamiento. Para este tema salen tres

cuestiones un poco discutidas. Primero que todo la privacidad del empleado, pues es muy descarado que un gerente lea correos ele ctrnicos de sus empleados. Tambin el monitoreo por computadora, un empleado se va a sentir espiado si una computadora graba todos sus movimientos. Y finalmente el comportamiento fuera del trabajo, al empleado no le gustara que la empresa se meta mucho co n su vida privada. Toca pensar que es ms importante la comodidad del empleado o el control de la empresa?. Herramientas y tcnicas de control: Para PROCOFORMAS S.A., para realizar un buen control debe haber unas herramientas y unas tcnicas que nos a yuden o permitan realizar esta funcin ms fcilmente. Entre los objetos ms que un gerente ms debe controlar es la informacin. La informacin apropiada en el momento oportuno y en cantidad precisa pueden ser la clave para salir de un problema o de una s ituacin de riesgo. Para controlar esta informacin en las empresas, existe el Sistema de Informacin para la Gerencia (MIS) el cual es un sistema que proporciona a la gerencia la informacin que necesita a intervalos peridicos. Lo que los gerentes ms de bemos tener en cuenta es que es muy diferente la informacin a simplemente los datos. Una empresa puede tener muchos datos, pero si esta no los tiene analizados y no los usa para su control es como si no tuviera nada. Datos son hechos escuetos y sin analizar, en cambio la informacin son hechos analizados y procesados. Pero no basta con tener la informacin, hay que saber como usarla para el control. Para comenzar, hay que saber que cuando se toma una dedicin hay que estar conciente de la informacin que s e va a necesitar, reunir las decisiones que necesiten informacin similar o parecida y finalmente disear un buen proceso de informacin. Una vez que se tenga un buen proceso de informacin, hay que saber implementarlo. Antes de la implementacin hay que hacerle una prueba al sistema, si se encuentran fallas en estos ensayos, es necesario corregirlas y buscar una solucin. Luego toca prepara al usuario con la capacitacin adecuada, en este punto toca estar preparado para encontrar resistencia puesto que la s personas tienden a resistirse al cambio. Toca lograr que los empleados y clientes se involucren y vigilar que a este sistema de informacin no entre gente que no pueda tener acceso a estos. Finalmente hay que realizar revisiones peridicas de la informac in e ir extractando lo que sea necesario. Los sistemas de informacin actuales, obligan a los administradores a participar directamente en los sistemas de informacin y no a delegar a otras personas, tambin obliga al gerente a mejorar su capacidad de to ma de decisiones y obliga tambin a crear nuevos diseos organizacionales. Hay tambin que hacer control a empresas financieras. Toca analizar el presupuesto que haya y compararlo con el presupuesto que se necesite para lograr lo propuesto. Lo que se ha pl aneado, tiene que adaptarse al presupuesto que haya. Para PROCOFORMAS S.A. para planear y controlar hay que tener en claro el presupuesto disponible debido a que no puede pretenderse hacer algo que no se pueda hacer por falta de recursos. Para controlar la s operaciones en una empresa, toca tener en cuenta el grado de eficiencia y eficacia de los procesos de transformacin en una organizacin. Para hacer este tipo de controles, existen graficas de control TQM calculadas por mtodos estadsticos que muestran resultados de unas mediciones hechas sobre las

operaciones, existe tambin el modelo EQO (modelo de la cantidad econmica del pedido) que equilibra los costos de compras, pedidos, mantenimiento de inventarios, faltantes, con el fin de calcular la cantidad optima para una orden de compra. Los controles del comportamiento, son de los ms importantes en la administracin porque hay que trabajar con personas. Como para PROCOFORMAS S.A. es ms importante el control a los empleados y las personas vamos a ampliar estos mtodos de comportamiento:
y

Supervisin directa: Revisar da tras da el trabajo a los empleados y corregirles o premiarles por su trabajo. Este metodo es uno de los usados por PROCOFORMAS S.A. en su control a los empleados. Evaluacin del rendimiento : Es una evaluacin ms formal del trabajo de los empleados por parte del gerente. Se llevan acabo evaluaciones ms sistemticas del rendimiento. Las evaluaciones formales de este rendimiento son tambin muy variadas:

1. Ensayos escritos: hacer en un escrito debilidades, fortalezas y sugerencias para un empleado. 2. Incidentes crticos: El evaluador relata incidentes que muestren la eficacia o ineficacia de un empleado. 3. Escalas grficas de calificacin: Calificar aspectos influyentes del trabajo de un empleado con escala ascendente. 4. Escalas de clasificacin basadas en el comportamiento: El evaluador califica a los empleados de acuerdo con comportamientos especficos en el trabajo. 5. Comparaciones int erpersonales: El evaluador califica a los empleados, comparndolos entre si. 6. Objetivos: Evaluar a los empleados, de acuerdo con los objetivos que la empresa se halla propuesto a alcanzar. 7. Retroalimentacin de 360 grados: Revisin encaminada a la eval uacin del rendimiento procedente de una retroalimentacin.
y

Disciplina: Es tomar medidas disciplinarias cuando un empleado se pase por alto los estndares y normas ya establecidos. Para un gerente que crea que si no se toman las medidas disciplinarias a ti empo, es recomendable que tome la medida disciplinaria apenas cometido el error. Tambin es recomendable el hacer una advertencia antes de tomar la medida disciplinaria. Obviamente toca ser justos y aplicar estas sanciones a todos los empleados, sacando lo s problemas personales de los correctivos.

Otras formas de control al personal, son formas de control previsivas, por ejemplo en PROCOFORMAS S.A. le dan mucha importancia al proceso de seleccin de los empleados y al hecho de tener una buena cultura organi zacional. Existen tambin mtodos como la capacitacin de los empleados, donde se les inculcan a los trabajadores las actitudes y comportamientos de trabajo preferidos y

deseados por el gerente. Otros mtodos son describirle al empleado su puesto de trabajo, le aclara todo lo que un error implicara y le muestra reglas, normas. Estndares,etc. Otro aspecto importante para el control es el trato con los clientes. Sabemos muy bien que cuando se administra, en primer lugar debemos hacer una planeacin que contenga los parmetros y caminos a seguir durante la realizacin de la labor gerencial; Dentro de este proceso de planeacin tenemos que tener en cuenta al cliente y el trato con el mismo ya que las organizaciones existen para satisfacer las necesidades de un cliente. Como vimos en una unidad de aprendizaje anterior, La planeacin y el control tienen mucho que ver, y como el trato al cliente depende mucho en el cliente, y nunca habr dos clientes iguales, controlar el trato a los clientes resulta demasiado difcil. Segn PROCOFORMAS S.A. no basta que los gerentes reconozcan la existencia de los clientes, el gerente debe saber que la lealtad que consiga de cualquier cliente es lo ms valioso, y toca controlar que ese cliente no se valla a ir de la empresa. Ad ems cada vez ms, toca controlar acciones para que el nuevos clientes entren a la organizacin y se queden all. Para eso es que existe el SISTEMA DE OPERACIONES ENFOCADO AL CLIENTE; toca saber quienes son los clientes, mantenerse en contacto estrecho y frecuente con los clientes, encontrar la forma de proveer productos para que la competencia no los pueda imitar y buscar satisfacer necesidades actuales, previstas e imprevistas de los clientes. Luego de un buen proceso de control, hecho con unas herramie ntas y procesos ptimos, toca actuar. Que seria de una empresa que planeara, organizara, dirigiera y controlara pero no actuara, lo ms seguro es que quede en la ruina. La productividad, es el volumen total de bienes y servicios producidos, dividido entre los insumos necesarios para generar dicha produccin. Una buena operacin administrativa, debe buscar una alta productividad que puede generar crecimiento sin costos. Aqu, hay que hacer una pequea divisin entre organizaciones manufactureras y las organizaciones de servicios . Las primeras son como PROCOFORMAS S.A. y producen bienes fsicos y fueron predominantes en la poca industrial y en la actualidad son las segundas que no brindan bienes materiales sino bienes no materiales. El predominio de las ma nufacturas sobre los servicios, es la industrializacin mientras que la desindustrializacin es el predominio de los servicios sobre las manufacturas. CONCLUSIN El control es una funcin administrativa que representa demasiada importancia para el gerente y para la administracin en general. Cada empresa tiene una forma distinta de practicar el control en sus procesos, pero lo que se busca al final es un sistema de control eficaz que ayude en realidad el gerente a manejar un optimo proceso de operaciones asociado a la planeacin ya realizada.

BIBLIOGRAFIA
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