Curso de Formacin Word 2007

Ejemplos bsicos de formato de documentos

06/10/2009 Ayuntamiento de Alcaudete de la Jara

Contenido
1 2 3 INTRODUCCIN ................................ ................................ ................................ ......................... 3 MODIFICACIN DE ESTILO PARA EL TEXTO NORMAL ................................ ................................ . 3 EDICION BSICA DE DOCUMENTOS ................................ ................................ ........................... 4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 4 5 Desplazarse por un documento ................................ ................................ .......................... 4 Seleccionar ................................ ................................ ................................ ......................... 7 Eliminar ................................ ................................ ................................ .............................. 8 Deshacer y rehacer ................................ ................................ ................................ ............. 8 Copiar, cortar y pegar ................................ ................................ ................................ ......... 9 Opciones de pegado ................................ ................................ ................................ ......... 10 Buscar ................................ ................................ ................................ .............................. 12 Buscar y reemplazar ................................ ................................ ................................ ......... 12 Distintas formas de ver un documento ................................ ................................ ............. 13 Ver varios documentos a la vez ................................ ................................ ..................... 14

CREACIN DE NDICE ................................ ................................ ................................ ............... 16 CABECERA Y PI DE DOCUMENTO................................ ................................ ............................ 17

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1 INTRODUCCIN
ste es un ejemplo de creaci n de documento utilizando una portada prediseada, que se ha insertado en la primera p ina. Se han numerado las p inas en la parte superior en la zona de encabezado de p ina conel formato que se puede observar (nmero de p ina dentro de un crculo). Se ha modificado el estilo de texto Normal para que todo el documento ten a por defecto el tipo acio entre lneas) de letra Calibri de tamao 12, con justificaci n completa, interlineado sencillo (esp y dejando despus de cada prrafo un espacio equivalente a 12 puntos. Al mismo tiempo, se utilizan las opciones de estilo para los niveles de ttulos de secciones que nos permitirn crear un ndice del documento.

2 MODIFICACIN DE ESTILO PARA EL TEXTO NORMAL

Tal como se observa en la ima en capturada de la pantalla, se modifica el estilo eli iendo la opci n Modificar que aparece con el bot n secundario (derecho del rat n) haciendo click encima de la opci n de estilo Normal .

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Se n vemos en este cuadro, se aplicar por defecto a este documento sin modificar la plantilla eneral para creaci n de todos los documentos.

3 EDICION BSICA DE DOCUMENTOS

Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar, eliminar,copiar, pe ar y deshacer. Tambin veremos c mo buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo documento.

3.1 Desp lazarse por un docume nto

Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corre ir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lu ar donde vamos a efectuar la modificaci n.
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Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parteque nos interese. Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y as poder ele ir la ms til en cada momento. Recordar que el elemento que define la posici n dentro de un documentoWord es el punto de insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica d nde se va a escribir la pr xima letra que tecleemos.
   

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla: Con el ratn. Desplazar el cursor del rat n hasta el punto ele ido y hacer clic, el punto de inserci n se colocar en ese lu ar. Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserci n una posici n a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserci n una lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la lnea y la tecla Inicio al principio de la lnea. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una palabra a la izquierda Una palabra a la derecha Un prrafo arriba Un prrafo abajo Presione las teclas Crtl + flecha izquierda Crtl + flecha derecha Crtl + flecha arriba Crtl + flecha abajo
      

Desplazamientos a lo largo de todo el documento: Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa Observad que no . es lo mismo una pantalla que una p ina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la lon itud de la p ina la definimos nosotros. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una p ina adelante Una p ina atrs Al principio del documento
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Presione las teclas Crtl + AvPg. Crtl + RePg. Crtl + Inicio

Al final del documento

Crtl + Fin

Nota: En los teclados en in les las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvP =Pup, ReP =Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo lar o y ancho del documento de forma rfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posici n actua del l punto de inserci n. Podemos desplazarnos de las si uientes formas: - Haciendo clic en cualquier posici n por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. - Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posici n en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 p inas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la p ina 10 aproximadamente. superior/inferior - Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o trin ulo de la parte nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos. - Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado , este objeto por defecto es la p ina, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una p ina arriba/abajo. Haciendo clic en el bot n central del crculo podemos cambiar el objeto p ina por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.
! ! ! ! !

Mapa del documento. En el men Vista tenemos la opci n Mapa del documento que nos muestra una especie de ndice en la parte izquierda de la p ina. Haciendo clic en las lneas de ese ndice nos desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha lnea.
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Las barras de desplazamiento horizontal. Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda Se .
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utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea m ancho de lo que cabe en una s pantalla.

3.2 Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque esta en vdeo inverso, es decir, el fondo ne ro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el rat n y con el teclado.
# $

Ratn. Para seleccionar mediante rat n hay dos mtodos: Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selecci n, presionar el bot n izquierdo y, sin soltar el bot n, mover el cursor hasta el final de la selecci n. Observaremos c mo lo seleccionado aparece en vdeo inverso. Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedar seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la lnea completa quedar seleccionada; si hacemos doble clic, el prrafo completo quedar seleccionado.
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- Para seleccionar un grfico o una ima en basta con hacer clic encima, el enmarcado por un recuadro ne ro.
# #

rfico quedar

Teclado Para seleccionar Un carcter a la derecha Un carcter a la izquierda Palabra a la derecha Palabra a la izquierda Hasta el final de la lnea. Hasta el principio de la lnea. Una lnea abajo Una lnea arriba
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"

Presione las teclas Mays. + flecha derecha Mays. + flecha izquierda Ctrl + Mays.+ flecha derecha Ctrl + Mays.+ flecha izquierda Mays. + Fin Mays. + Inicio Mays. + flecha abajo Mays. + flecha arriba

Hasta el final del prrafo Hasta el principio del prrafo Una pantalla abajo Una pantalla arriba Hasta el final del documento

Ctrl + Mays. + flecha abajo Ctrl + Mays. + flecha arriba Mays. + AvPg Mays. + RePg Ctrl + E

3.3 Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la teclaSUPR, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la si uiente tabla:
&

Para borrar Un carcter a la izquierda Una palabra a la izquierda Un carcter a la derecha Una palabra a la derecha

Presione las teclas Retroceso (BackSpace) Ctrl + Retroceso Supr Ctrl + Supr

TRUCO: Para borrar una palabra err nea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automticamente se borrar la palabra seleccionada y podremos se uir escribiendo en su lu ar la palabra correcta.
& ' &

3.4 Deshace r y rehacer

Afortunadamente Word nos permite corre ir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la acci n err nea y recuperar el prrafo. Veamos c mo deshacer acciones:
) ( ) )

La ltima accin realizada. Para deshacer la ltima acci n realizada, pulsar el icono Deshacer, rpido.
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% )

de la barra de acceso

Otra forma ms de deshacer es pulsar CTRL + Z.

Las ltimas acciones realizadas. Si hacemos clic en el trin ulo que hay a la derecha del icono Deshacer , aparecer una lista con ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres acciones. La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer, por ejemplo, Escritura "Desplazamientos cortos de " nos dice que podemos deshacer la escritura de la frase que empieza por Desplazamientos cortos de
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Rehacer. Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la acci n porque pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que s queda mejor en cursiva podemos rehacer la acci n y volver a dejarlo en cursiva.
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3.5 Copia r, cortar y pegar

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia enotro lu ar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar al o de un lu ar para llevarlo a otro lu ar. Se pueden utilizar varios mtodos.
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Mediante el rat n y los iconos en la barra de herramientasPortapapeles, que se encuentra en la pestaa Inicio: Seleccionar el elemento ( carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar, hacerclic en el icono copiar
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o cortar,

, colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pe ar.

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Mediante ratn: Vamos a ver varios mtodos: 1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el derecho, ele ir bot n copiar o cortar, en el men contextual ir a la posici n donde vamos a copiar o pe ar, presionar bot n derecho y ele irpegar. 2) Rpido. Seleccionar con doble clic, presionar el bot n derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posici n donde vamos a copiar, soltar el bot n y aparecer un men: ele ir la opci n copiar aqu.
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Slo con el teclado: Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas, seleccionamos palabras). Se undo, copiar con Ctrl + C. Y por ltimo, ir a la posici n donde vamos a pe ar, pulsar Ctrl + V. e Es aconsejable practicar todos los mtodos y ele ir el qu nos sea ms c modo. Tener en cuenta que el mtodo Slo con el teclado, no requiere co er el rat n y, aunque parece en orroso, para las personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz. Cuando copiamos o cortamos, Word2007 se lo uarda en el portapapeles, de esta forma disponemos de las ltimas 24 "cosas" que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas.
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3.6 Opcione s de pegado

Cada vez que pe amos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tena. Por ejemplo, si copiamos al o que estaba en estilo ne rita y tamao 18, al pe ar se pe ar tambin en ne rita y tamao 18. Sin embar o, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya
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que desentonara en el lu ar donde lo vamos a copiar. Para solucionaresto existen las Opciones de pegado.
@

C mo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en ese icono se desplie a una lista con las opciones que puedes ver en esta ima en.
@ @ A

Al hacer clic en Pegado especial, se abre una ventana como la que se observa a continuaci n.
A

Texto sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como texto sin formato. Texto Unicode sin formato. Inserta el contenido del portapapeles como texto sin formato.

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3.7 Buscar
Mediante el bot n Buscar
C

podemos buscar texto en el documento.

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Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio en el rupo de herramientas Buscar o con la combinaci n de teclas Ctrl + B.
C

Si antes de llamar a este comando, seleccionamos la palabra o frase a buscar, esta aparecer en el campo Buscar, si no lo hacemos tendremos que teclearla. Pulsar el Buscar bot n siguiente y cuando Word encuentre la palabra, nos llevar a esa posici n y la palabra encontrada se pondr en vdeo inverso. Si queremos buscar ot ocurrencia de la palabra pulsar de nuevo el bot n Buscar ra siguiente. Cuando Word lle ue al final del documento aparecer un mensaje indicndolo y pre untado si queremos se uir buscando desde el principio del documento.
D D D C C C

3.8 Buscar y reemplaza r

. Si queremos reemplazar una palabra por otra tenemos el bot n Reemplazar Podemos ejecutarlo desde el rupo de herramientasBuscar que se encuentra en la pestaa Inicio, o con la combinaci n de teclas Ctrl + L.
E F E

En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos ele ir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles: -Buscar siguiente. Busca la si uiente ocurrencia de la palabra a buscar.
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-Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la si uiente ocurrencia. -Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin pre untar cada vez. Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado.
H H

Nota: Despus de realizar una bsqueda, las doble flechas de la barra de desplazamiento vertical, que normalmente tienen la funci n de avanzar y retroceder una p ina y son de color ne ro, cambian a color azul y al pulsarlas se repite la bsqueda. Para activar otra vez su funci n habitual (avanzar pgina) abrir Buscar y en la pestaa Ir a, y ele ir Pgina.
H I H H I

3.9 Distintas formas de ver un documento

Con los botones de presentacin en la esquina inferior izquierda, o en la pestaa Vista, podemos visualizar de distinta forma un mismo documento.

Diseo de impresin. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayora de las tareas habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven lo rficos ni los encabezados y pies s de p ina. Lectura de pantalla completa. Esta vista permite visualizar la p ina tal y como se imprimir, con rficos, im enes, encabezados y pies de p ina, etc.
Q Q Q Q P P

En esta vista desaparecen todas las barras, re las, etc. y el documento se visualiza en dos p inas por pantalla en forma de libro. Adems de esto se modifican las barras de botones y se aade una barra en la parte superior con botones para desplazarnos ms c modamente por el documento. Al hacer clic sobre el bot n central que indica la p ina en la que se encuentra, se abre un men que permite seleccionar las opciones de Ir a la ltima p ina de lectura, ir a la primera p ina o seleccionar exactamente el nmero de p ina al que se desea ir. Tambin podr utilizar el bot n Buscar, ver miniaturas de las p inas del lado izquierdo y habilitar la opci n Mapa del documento.
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Diseo Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como si se estuviera viendo en Internet con un nave ador comoExplorer o Netscape.
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Esquema. En esta vista se puede observar las herramientas de documento maestro, con los niveles esquemticos del documento. En esta vista aparece un marco en la parte izquierda del documento que contiene un esquema del documento. Haciendo clic en los elementos del esquema nos desplazamos a esa parte del documento. Con esta vista se puede trabajar y examinar la estructura del documento. Se puede ver u el documento en diferentes niveles, es til para documentos lar os que estn bien estr cturados.
T

Para sacar utilidad a esta vista hay que utilizar la caracterstica Nivel de esquema, que consiste en asi nar a los ttulos de cada tema, captulo, apartados,... de nuestro documento un nivel jerrquico. Se puede hacer de dos formas: la ms c moda es utilizar un estilo predefinido (Ttulo 1, Ttulo2, ...) cada vez que escribamos un ttulo en nuestro documento.
U T

Borrador. En esta vista se optimiza el tamao de la hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura en pantalla.

3.10 Ver varios documentos a la vez

En el men Vista encontramos el bot n Cambiar ventanas, que es til cuando tenemos varios documentos abiertos. En la parte inferior nos muestra una lista con todos los documentos que tenemos abiertos. Basta hacer clic en un elemento de la lista para que este pase a ser el documento activo. El men Vista tambin permite ver varios documentos a la vez, cada uno ocupando una zona de la pantalla, As como ver un mismo documento en dos ventanas independientes. Organizar todo, si abrimos dos, o ms documentos y utilizamos este comando, veremos como aparecen dos o ms ventanas en la pantalla, una para cada documento. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que
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tiene la barra de ttulo de color ms oscuro. Para hacer que una ventanase convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del rea de la ventana. Podemos variar el tamao y la forma de cada ventana a nuestro usto. Basta con situar el cursor en las esquinas de las ventanas y, cuando ste cambie de forma, arrastraro a la posici n ele ida. A l continuaci n se muestran una forma de or anizar las ventanas en horizontal.
X Y X X Y

Dividir, si utilizamos este comando, del men Vista, aparecer una lnea horizontal con una doble flecha, para que la movamos con el cursor y divida mos la pantalla en dos ventanas, con el mismo documento en ambas.

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4 CREACIN DE NDICE
Para poder obtener un ndice o tabla de contenido de todos los diferentes apartados del documento, debemos asi nar al ttulo de cada apartado o secci n el estilo Ttul 1 dentro de los o Estilos que aparecen en las opciones de la pestaa INICIO. Adems deberemos utilizar la opci n Tabla de contenido dentro de la Pestaa REFERENCIAS:
b b a

La inserci n de la tabla de contenido o ndice del documento la realizaremos sobre laprimera p ina si uiendo el estndar de documentos habitual. Siempre que el documento si a creciendo con nuevos apartados o secciones que deban aadirse a dicha tabla, utilizaremos la opci n Actualizar Tabla para que se incluyan de forma automtica en elndice estas nuevas entradas. Dicha opci n est en las opciones de men, o bien con el bot n derecho del rat n sobre la tabla de contenidos.
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5 CABECERA Y PI DE DOCUMENTO
La forma ms sencilla de modificar el encabezado del documento es hacer dobleclick con el rat n en la zona de encabezado sobre cualquiera de las p inas si uientes a la primera de la portada. La raz n es que normalmente no ponemos cabecera ni pi de p ina en la portada.Por lo tanto tendremos seleccionada la opci n Primera p inadiferente arriba en la secci n de opciones del men para diseo del encabezado y pi de p ina. Al o muy comn es poner el nmero de la p ina correspondiente, este puede ir en la cabecera o en el pi. Al ele ir una de las dos ubicaciones nos aparece una lista de opciones para distintos formatos y posiciones donde colocar el nmero.
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En este documento se ha utilizado como pi de p ina el Ttulo del documento y el subttulo, de tal rtada del documento. forma que si modificamos al uno de ellos, basta con hacerlo en la po
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