You are on page 1of 8

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Los Libros de contabilidad, son los libros principales y auxiliares en los cuales el comerciante registra

en orden cronolgico las operaciones mercantiles de acuerdo a las normas legales vigentes. Requisitos de carcter General: Todo comerciante llevar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general; de acuerdo a las disposiciones del Cdigo del Comercio y dems normas sobre la materia. Estas normas pueden autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten guardar el archivo y la correspondencia. As mismo, se permite la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor tcnico, contable, con el fin de asentar las operaciones, siempre que facilite el conocimiento y la prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. Los estados financieros deben elaborarse con fundamentos en los libros en los que se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse de forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracin sucesiva y contina. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros. En los libros se asentarn, en orden cronolgico, las operaciones mercantiles y todas aquellas que pueda influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. Los libros podrn ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estn numeradas, pueden conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacin del gobierno. Los entes econmicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registros de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Los documentos que de ben conservarse pueden destruirse despus de 20 aos contados desde el cierre de aquellos. Cuando se garantice su reproduccin por cualquier otro medio, pueden destruirse transcurridos 10 aos. Los libros y papeles de comercio constituirn plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre si, judicial o extrajudicialmente. Estos tendrn valor contra su propietario, en lo que ellos conste de manera clara y completa, y siempre que su contraparte no los rechace en lo que sea desfavorable. REGISTRO DE LOS LIBROS Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros, para ellos deben tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

1. Deben registrarse, previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar de su domicilio principal. 2. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad en cada una de ellas. 3. El libro es firmado por el secretario de la Cmara de Comercio, como constancia de su registro. 4. Los libros auxiliares no requieren ser registrados. CLASES DE LIBROS Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entender por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completo entendimiento de aquellos. Los siguientes se consideran libros obligatorios y deben ser registrados: y El libro de inventarios y balances y El libro diario y El libro mayor y balances y El libro de actas (para personas jurdicas) y El libro de acciones o de registro de socios La clase de libros auxiliares que un comerciante puede necesitar depende del tipo de empresa e informacin que maneje; entre los ms utilizados estn: y Auxiliar de Caja y Auxiliar de Bancos y Auxiliar de Clientes y Auxiliar de Proveedores y Auxiliar de gastos y Auxiliar de ventas o comercio al por mayor y al por menor y Auxiliar de mercancas y Auxiliar de inversiones y Auxiliar de anticipo de impuestos y contribuciones y Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar y Auxiliar de IVA retenido y Auxiliar de retencin en la fuente y Auxiliar de propiedad, planta y equipo y Auxiliar de aportes sociales PROHIBICIONES EN LOS LIBROS En los libros de comercio se prohbe:  Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieran.

 Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran espacios en blanco los renglones no utilizados, siempre que al terminar los listados sus totales de control permitan establecer que se ha cumplido con el sistema de partida doble.  Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advierte;  Borrar o tachar en todo o parte, los asientos, y  Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. CORRECCION DE ERRORES EN LOS LIBROS Los simples errores de transcripcin se deben salvar mediante una anotacin al pie de la pgina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor tcnico que permita evidenciar su correccin. La anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su nombre completo. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento n la fecha en que se advierte. HECHOS IRREGULARES EN LA CONTABILIDAD Habr lugar a aplicar sancin por los libros de contabilidad, en los siguientes casos: 1. No llevar libros de contabilidad, si hubiere obligaciones de llevarlos. 2. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligacin de registrarlos. 3. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren. 4. Llevar doble contabilidad. 5. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidacin de los impuestos o retenciones. 6. Cuando entre la fecha de las ltimas operaciones registradas en los libros, y el ltimo da del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibicin, existan mas de cuatro (04) meses de atraso. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable, adems de los medio manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen maquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respaldan. Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deber sujetarse al Ttulo IV del Libro del Cdigo del Comercio:  Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones correspondientes podrn expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo preciso de comprobantes externos que respaldan los valores anotados. Cumplir los requisitos sealados por el gobierno mediante reglamentos, en forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las caractersticas del negocio, haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en uno o ms libros, la situacin econmica y financiera de la empresa.

LIBROS PRINCIPALES Llamados tambin mayores y oficiales, son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes, y en los que registran de forma sinttica las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso no superior a un mes. De acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros: LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio. Estos deben registrarse en el libro de inventarios y balances, de acuerdo con las normas legales. Registro en el libro de inventarios y balances: Despus de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta informacin al libro de inventarios y balances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas: a. Cantidad: en ella se registra la cantidad de artculos inventariados (generalmente se utiliza para mercancas y para propiedad planta y equipo). b. Cuentas y detalle: En esa columna se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, marca y referencia de los artculos. Si en una cuenta es necesario ofrecer informacin muy extensa, esta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta nicamente el numero del anexo que ampla la informacin; este es el caso de mercancas, en las que hay grupos y subgrupos de artculos para detallar. c. Valor unitario: es ella se registra el valor que corresponde al precio de cada artculo relacionado en la columna cantidad. d. Valor parcial: normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancas, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario. e. Valor Total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas, se suma; por ejemplo, grupo de activo, grupo de pasivo. En este libro, se refleja la ecuacin patrimonial; por ello, las cuentas se presentan por grupos, as: primero las cuentas de activo, luego las cuentas de pasivo y, por ltimo, las cuentas de patrimonio. Se debe recordar que si se desconoce el patrimonio, este valor se obtiene al aplicar la ecuacin patrimonial. Patrimonio = Activo Pasivo

Libro diario Es un libro principal en el que se registra en orden cronolgico cada comprobante de contabilidad elaborado por la empresa durante un mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos, informacin necesaria que se traslada al libro mayor en la columna de movimiento mensual. Registros en el diario columnario Una vez elaborado el comprobante de contabilidad con sus soportes, se procede a registrar, teniendo en cuenta las siguientes columnas: a. Fecha: aqu se escribe el ao, el mes y el da del comprobante que se est registrando. b. Detalle o descripcin: en esta columna se escribe el nombre y el nmero del comprobante. c. Una serie de columnas con debe y haber: cada columna doble corresponde a una cuenta y su cdigo, par las ms utilizadas. Las dos ltimas columnas son para cuentas varias, para registrar el movimiento de cuentas de poco uso: la primera sirve para el nombre de la cuenta y su cdigo y la segunda para los movimientos dbitos y crditos. Procedimiento Se inicia el diario columnario con el registro del comprobante de apertura, o sea, el que corresponde al inventario general inicial, se cierra con doble raya y se traslada al libro mayor y balances. Se registra en orden cronolgico cada uno de los comprobantes de contabilidad correspondientes a un mes. Cada vez que se finalice el registro de las operaciones de un mes de totaliza el movimiento debito y crdito de cada cuenta, sin incluir los comprobantes de apertura y de meses anteriores. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro mayor y balances. Al finalizar el periodo contable, se registran como un movimiento mensual, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta informacin se traslada al libro mayor y balances.

Libro mayor y balance Es un libro principal en el que los comerciantes deben registrar el movimiento mensual de las cuentas de forma sinttica; la informacin se toma del libro diario columnario y se detalla analticamente en los libros auxiliares. Registros en el libro mayor y balances Una vez registrados los comprobantes en el libro diario columnario, se procede a trasladarlos al libro mayor y balances. Se inicia con los saldos de apertura y se contina con los movimientos mensuales registrados en las siguientes columnas: a. Cuentas: en ella se anota el nombre de las cuentas, una por cada rengln. b. Cdigo: se escribe el numero que le corresponde a cada cuenta, segn el catalogo se cuentas de la empresa, tomando el plan nico de cuentas para comerciantes. c. Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo debito o crdito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior. d. Movimientos del mes: en esta columna se registra el movimiento dbito y crdito mensual de cada cuenta. La informacin se traslada de los totales mensuales del libro diario columnario. e. Saldos: en esta columna se obtienen los saldo de las cuentas, tomando los datos de las columnas saldos anteriores y movimiento, as: y Cuenta de saldo debito:

Saldo anterior + movimiento debito movimiento crdito = saldo siguiente y Cuenta de saldo crdito:

Saldo anterior movimiento debito + movimiento crdito = saldo siguiente Procedimiento Se registra el comprobante de apertura en la columna denominada saldos anteriores. Se registran las operaciones mensuales de las cuentas en las columnas correspondientes al movimiento. Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, stos a su vez constituyen los saldos anteriores del mes siguiente. Al finalizar el periodo contable, en la columna movimiento se registra el comprobante de ajuste para obtener el saldo real de las cuentas, que servir de base para la elaboracin de los estados financieros.

Al finalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar en el libro mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores correspondientes al balance general. Libros auxiliares Son los libros de contabilidad en los que se registra, de forma detallada, los valores e informacin registrados en los libros principales; no requieren registro en la Cmara de Comercio. Cada empresa determina el nmero de libros auxiliares que necesita, de acuerdo con su tamao y con el catalogo de cuentas que maneje. Registro en los libros auxiliares Se traslada a los libros auxiliares la informacin presentada en las columnas parciales del comprobante de contabilidad. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar: a. Fecha: cronolgicamente se registra el ao, mes y el da del comprobante de diario correspondiente. b. Detalle: se describe la transaccin y se indica el soporte que la respalda. c. Numero del comprobante de contabilidad: se registran en orden consecutivo. d. Dbitos y crditos: se registra el valor del movimiento debito o crdito de cada subcuenta, tomando de la columna parciales del comprobante de contabilidad. e. Saldos: aqu se escribe el valor que resulte despus del movimiento debito o crdito, de acuerdo con las siguientes reglas. y En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo debito, la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuye con los valores registrados en el haber. y En las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo crdito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe.

You might also like