PLANIFICACION DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA ERP

Objetivos de este mdulo

Hacer que el estudiante conozca una metodologa para desarrollar sistemas complejos que integren los procesos y actividades de pequeas, medianas y grades empresas. Motivar al estudiante a desarrollar planificaciones y proyectos claros para solucionar las debilidades y amenazas que tienen las empresas frente a otras con mayor innovacin y competitividad en TI. Desarrollar en el alumno la creatividad para descubrir oportunidades de negocio con soporte en TI. Hacer que el alumno desarrolle un proyecto de este tipo en el menor tiempo posible, al costo ms bajo y controlar que esto se cumpla.
I. Introduccin

Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el mbito empresarial actualmente, requiere impulsar los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compaas ante sus competidores ms fuertes. Por esto, se ha dado mayor importancia a las Tecnologas de Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compaas esperan tener integradas todas las reas de la compaa que contribuyen para la generacin de sus productos y servicios. Estos sistemas tienen que ser desarrollados apegados a las necesidades individuales de cada empresa. Para evitar en lo posible esta problemtica, se debe conocer el potencial de este tipo de sistemas, sus ventajas y desventajas y sus principales caractersticas, as como sus desventajas y problemas

de implementacin y puntos importantes que requieren mayor atencin al momento de tomar la decisin de implantar una aplicacin como el ERP. Y esto lo que vamos a analizar a continuacin.
II. Definicin ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning y como se pueda observar proviene del ingles. En espaol viene a significar Planificacin de los Recursos de la Empresa.

Podemos definir ERP como una aplicacin de gestin empresarial diseada para cubrir la demanda de todas las reas funcionales de cualquier empresa, con una estrecha relacin entre niveles de mando, reas, funciones y procesos de toda la estructura empresarial.

Las claves para el xito representadas en este grfico son:

y y y y y

Integracin total Corto periodo de retorno de la inversin Gran flexibilidad Alto grado de modularidad Homogeneizacin de Procesos Corporativos

III. Por qu utilizar ERP?

Debido al proceso que se est viviendo de globalizacin, se est gestando un cambio en la forma en que las empresas hacen sus negocios, adems de exigir mayores niveles de eficiencia en las operaciones y procesos causados por la competencia. En este sentido, las empresas que deseen sobrevivir requerirn de sistemas de informacin empresariales que les permitan aumentar su competitividad.

Con un manejo analtico y ordenado de toda la informacin calificando de mayor a menor importancia. Debe considerarse que la decisin de incorporar un sistema de informacin cambiar incluso la visin del negocio y el hacerlo de una forma correcta y con clara visin del proceso, se ganar una ventaja competitiva muy importante. Tres razones fundamentales para usar un ERP 1.Competitividad: Las empresas requieren continuas optimizaciones de sus costes, ya sean de produccin, comercializacin o administracin; por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad. 2.Control: Varias empresas tienen un manejo aislado de la informacin generada en los distintos departamentos y requieren una solucin global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones. 3.Integracin: Es importante integrar la informacin en las reas vitales de la empresa como finanzas, distribucin y produccin. Con un enfoque hacia dentro de la empresa como hacia fuera de la misma.
IV. Proveedores de sistemas ERP

Fuente: ERP Fan Club: The Gate Way to ERP Resources Como se puede apreciar en esta ilustracin hay una cantidad de empresas que ofrecen el servicio de implementacin de ERP. Pero como es obvio hay unas mejores que otras. Aunque la ilustracin tiene un par de aos se puede asegurar que la empresa con mejor reputacin es la alemana SAP con su producto estrella: el sistema SAP R/3 Enterpsrise.
V. Ventajas de un sistema ERP

El aspecto financiero es uno de los temas de mayor preocupacin para las compaas al tomar la decisin de cul solucin de ERP ser la ms apropiada. Sin embargo, y aunque no es una tarea fcil, los efectos de alinear los procesos financieros con la ayuda del ERP son muy atractivos:
y y

Las transacciones requieren menor tiempo El staff(equipo de elite) financiero puede invertir ms tiempo realizando trabajo con mayor valor agregado

y y

Los costes relativos se ven disminuidos Los ejecutivos quienes toman las decisiones son capaces de prestar mayor atencin a otros aspectos financieros que surjan en cualquier lugar que se presente alguna necesidad, ampliar los negocios o empresas.

Un sistema ERP ayuda a las reas tcticas, estratgicas y gerenciales de la empresa con informacin y conocimiento, as como a su comunicacin. Adems, ayuda en la reduccin de costes al realizar de manera eficiente y simplificar los procesos de negocio. Adems ayudan
y y y y

Integrar la informacin financiera Estandarizar y acelerar los procesos de manufactura Reducir el inventario Estandarizar la informacin de Recursos Humanos

Todos estos sistemas ERPS CRMS ayudan a mejorar las relaciones de las empresas con los clientes, por lo tanto al mantenimiento o crecimiento del mercado. Las empresas se vuelven ms veloces y productivas con respecto a otras que no usan estos sistemas.
VI. Inconvenientes asociados con los sistemas ERP

No es raro escuchar casos en los cuales que al momento de tomar la decisin de adquisicin de un sistema ERP, no se toman en cuenta los procesos clave de la organizacin que son tal vez los que proporcionan su mayor ventaja sobre sus competidores. Debido a esto, una vez tomada la decisin de adquisicin, se percata que se requiere modificar el software con el fin de ajustarlo a los procesos de negocio que generan la ventaja competitiva de la compaa. Estas modificaciones al software, son muy frecuentes que traigan como consecuencia varias situaciones que ocasionarn desventajas para la compaa. Slo por mencionar algunas de las desventajas, se listan las siguientes:

La duracin de la implantacin del sistema se prolongar ms del tiempo inicialmente proyectado Se introducirn vacos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionar deficiencias en su ejecucin Las futuras actualizaciones del software por parte del proveedor del ERP sern extremadamente difciles, debido a que ya se encuentra personalizado el software del cliente que hizo las modificaciones, y las actualizaciones requerirn trabajo extra y reescritura del cdigo fuente con el fin de ajustarlo a la nueva versin.

Un aspecto que puede traer grandes costes al implantar un sistema ERP es el hecho de subestimar la asignacin de recursos a estrategias de implementacin tales como el entrenamiento y capacitacin de los usuarios. Lo mejor es asignar los suficientes recursos de tal manera que los usuarios sean capaces de aprender a utilizar y explotar al mximo posible el potencial del ERP con el fin de lo grar la meta de toda organizacin, independientemente del giro y sus objetivos, que es generar riqueza.
VII. Por que fracasan las implantaciones de sistemas ERP?

El ERP es un conjunto de programas integrados que apoya las principales actividades organizacionales tales como manufactura y logstica, finanzas y contabilidad, ventas y mercadotecnia y recursos humanos. Las razones de fracaso se dan porque en algunos casos se intenta generalizar o abarcar muchos procesos de poca importancia haciendo que el sistema crezca demasiado y su integracin y manejo se haga muy complejo y difcil de aprender, todo esto lleva a una inflacin en los costes e inversin de mayor tiempo de implementacin. Para evitar esto se debe simplificar al mximo sus funciones priorizando las mas de mayor importancia, de mayor productividad y las tareas que se proyecten como importantes en el futuro.

VIII CASO PRACTICO: ejemplo de fracaso y posterior recuperacin de implantacin de un sistema ERP - Compaa: Nestl

Hace unos aos el grupo Nestl firm un contrato con SAP para la implantacin de un sistema ERP. En este, Nestl se comprometa al pago de 200 millones de dlares por el servicio y 80 millones mas por la parte de consultora y mantenimiento. La empresa suiza de bienes de consumo diarios pretenda con esto integrar y centralizar sus mas de 200 compaas y subsidiarias en 80 pases. Cual fue el problema que llevo al fracaso de la implantacin? Hasta el ao 1991 Nestl era simplemente una coleccin de marcas que operaban de manera independiente. En ese ao se unificaron y reorganizaron en el grupo Nestl. A pesar del cambio la nueva compaa segua funcionando como un holding en vez de cmo una nica entidad. Los distintos departamentos todava tenan a sus respectivas centrales dispersadas por la geografa mundial. Estos eran libres a la hora de tomar sus propias decisiones en el negocio, aunque ya informaban a la central en Glendale en vez a Vevey (Suiza). La nueva compaa trato de introducir economas de escala y prcticas comunes, pero aos de operaciones aisladas de la central por parte de los departamentos suponan un barrera difcil de romper. En 1997, un equipo que examinaba los distintos sistemas presentes en la compaa descubri entre otros problemas una redunda ncia masiva. Nestl USA estaba comprando vainilla al mismo vendedor a 29 precios distintos. La razn por la que no haba por la que no haba manera de comprobarlo, era que cada departamento tenia codificado el nombre de vainilla de una manera distinta. Por ejemplo uno lo codifico con 1234 y otro lo tenia el mismo ingrediente bajo 7788, por eso no haba forma de comparar todos. Fue Jeri Dunn, vicepresidente de Nestl USA quien en 1997 comenz a afrontar este problema. El proyecto presentado por Dunn se llamaba One Nestl, under SAP ( = Un Nestl, bajo SAP ). El caos en la compaa era tal que tenan 9 libros mayores y 28 puntos de entrada de clientes. Todos los altos cargos de la empresa estaban de acuerdo en implantar una solucin de SAP. Dunn quera dejar claro que se trataba de una reingeniera de procesos empresarial (BPR - Business Process Reengineering) y que no poda hacer sin cambiar la forma de trabajar adoptada hasta

entonces. Iba a ver mucho sufrimiento, seria un proceso lento y no seria un proyecto de software. En 1997, un equipo formado por 50 top ejecutivos y 10 profesionales seniors de la tecnologa de la informacin serian los encargados de implantar el proyecto de SAP. La meta era alcanzar una metodologa de procesos optima para aplicar a todos los departamentos. En la parte tcnica un equipo mas pequeo estuvo 18 meses examinando cada bit de datos en cada departamento para introducir un estructura comn por toda la compaa. Desde entonces vainilla se codifico con 1234 para todos los departamentos. El sistema de SAP seria configurado uniformemente por todos los procesos de trabajo. La crisis comenz antes de que instalaran los mdulos de SAP a finales de 1999. Haba mucho rebelin y resistencia por parte de los empleados. El fallo data de mucho antes del comienzo del proyecto: ninguno de los grupos que serian afectados directamente por los nuevos procesos y sistemas fueron representados en el comit del proyecto que diriga Dunn. Dunn califico esto como un error fatal. A principios del 2000 el proyecto se haba colapsado y el caos reinaba por toda la compaa. No solo los trabajadores no saban manejar los nuevos sistemas, sino que tampoco entendan los nuevos procesos. Los jefes de departamento perdidos igual que sus empleados no sabina que hacer. Dunn confirma que las llamadas al centro de atencin al trabajador superaban las 300 diarias. Nadie quera aprender las nuevas maneras de hacer las cosas. La moral estaba por los suelos. Pronto surgira un problema tcnico. Las prisas del equipo del proyecto por solventar los problemas que podra crear el efecto 2000, dejo de lado la integracin total entre los mdulos. De manera que por ejemplo si comercial del departamento de ventas introduca un descuento en la venta a un cliente, este no apareca reflejado en el departamento de contabilidad. A la hora de pagar el cliente con su correspondiente descuento, le apareca al departamento de contabilidad que solo haba pagado una parte y por lo tanto el pago era incompleto. Jos Iglesias, director de sistemas de informacin y ayudante de Dunn, volvi a juntar al equipo del proyecto y les planteo el problema. Para solucionarlo deberan de implantar dos mdulos mas de SAP e integrarlos entre si. Segn Dunn los cambios en la ltima fase supusieron el 5% del coste total del proyecto.

A finales del 2001 se concluyo el diseo de la ltima fase. El equipo del proyecto obtuvo instrucciones detalladas a seguir. Tom James, director de cambio de procesos, se uni al equipo. Su nica funcin era la de crear una comunicacin e interactuar entre los departamento y el equipo del proyecto. El y Dunn comenzaron a reunirse con los jefes de departamento. Tambin empezaron a realizar encuestas sobre como influan los cambios del nuevo sistema en los empleados. As se aseguraran de no cometer el mismo fallo que les llevo anteriormente al caos. Tras implantar SAP Nestl ha conseguido a travs de bases de datos y procesos de trabajo una proyeccin de demanda muy exacta para sus productos. Ya que todos los departamentos usan los mismo datos han conseguido controlar la distribucin por completo. Esto permite a la compaa a reducir inventario y los costes de redistribucin que surgen cuando se lleva demasiado de un producto a un sitio y no suficiente a otro. Con este caso de la compaa Nestl se puede observar lo que puede ocurrir a la hora de implantar un sistema ERP. Como estuvieron en el caos durante bastante tiempo, pero como despus de aprender de los fallos lograron implantar el sistema con xito al segundo intento. Hoy en da Nestl disfruta de grandes beneficios y ventajas con este sistema de SAP, y el retorno de la inversin ( ROI ) se ha cubierto con creces. Todo este proceso duro unos siete aos aproximadamente. El cantidad ahorrada por Nestl tras la implantacin del sistema de SAP asciende a 325 millones de dlares. Por ltimo una cita de Dunn que reconoce despus de la experiencia vivida con este proyecto: Hay una gran diferencia entre instalar software e implantar una solucin. Tras este ejemplo se puede apreciar que implantar un sistema ERP en una empresa no es simplemente instalar el software adjunto. La implantacin conlleva cambiar la manera de trabajo de todos empleados. Se esta desafiando sus principios, sus creencias y su manera de hacer las cosas, adquirida durante muchos muchos aos.
IX. Conclusin

Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe considerar la informacin como un activo muy importante. Es por ello que es necesario que las empresas tengan los sistemas de informacin adecuados para administrar

rpidamente y eficientemente dicha informacin. Las empresas tienen la opcin de desarrollar sus propios sistemas de informacin o comprarlos a empresas dedicadas al desarrollo de los mismos. Una opcin viable y adecuada es la compra de un sistema ERP, siempre y cuando la empresa que lo adquiera sea consciente de que para que funcione no solo debe comprar el software y el hardware, sino que adems de hacer cambios en la forma de cmo trabajan y lo mas importante es darle seg uimiento a estos cambios, independientemente del software ERP que seleccionen. Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios, algunos tangibles como reduccin de costes y otros intangibles como satisfaccin de los clientes siempre y cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala implementacin de un ERP puede traer consecuencias desastrosas y llevar incluso a la quiebra a una empresa. Es por ello que si una empresa desea implantar un sistema de informacin que le permita automatizar sus operaciones y que le ayude a administrar correctamente la misma, para que esta sirva de base o plataforma para las nuevas aplicaciones que conforman los actuales negocios electrnicos, y necesitan tener una fuente confiable de informacin, entonces es necesario que estas implemente un ERP, ya sea desarrollado por otras empresas o por ellos mismos, ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos inherentes de estas nuevas aplicaciones.