Servios Partilhados

06 / Dezembro / 2006

Ministrio das Finanas e da Administrao Pblica

1. Objectivos da apresentao Apresentao do conceito de Servios Partilhados Os Servios Partilhados no domnio da Gesto Financeira
A implementao do POCP

Os Servios Partilhados no domnio dos Recursos Humanos

Alguns exemplos de reas de interveno O caso concreto da Gesto da Mobilidade Especial

Os Servios Partilhados no domnio dos Recursos Materiais

Sistema de Compras Pblicas Gesto do Parque de Veculos

2. Servios Partilhados: conceito

Concentrao da prestao de servios
Os Servios Partilhados resultam da consolidao de processos administrativos no crticos para as organizaes (sem prejuzo das respectivas competncias de gesto) numa outra entidade dedicada a fornecer estes servios

Reengenharia e padronizao
O modelo para os servios partilhados envolve retirar sistemas de informao e processos dos servios para uma organizao de servios partilhados, mediante reengenharia de processos, automatizao, padronizao, suporte documental, apoio tcnico especializado, num Centro de Servios Partilhados (CSP)

Enfoque na Misso
Esta abordagem ir permitir aos organismos o enfoque na sua misso principal, enquanto que a misso central da entidade de servios partilhados ser a entrega eficiente de servios administrativos ao melhor custo, centrados no cliente e na qualidade dos servios prestados

3. Servios Partilhados: mudana de paradigma

ABORDAGEM TRADICIONAL
RF RM RH RF RH AG DG a DG b AG

ABORDAGEM FUTURA

IP b DG a DG b

RH RF RM AG DG c DG d AG IP a AG AG IP b IP c AG

RM

RH

IP a DG c RM RM RF RH

IP c

RH RF RM

RF

Centros de Servios Partilhados (CSP)

RF RH RM

RF RH RM

Servios de Gesto e Administrao Financeira Servios de Recursos Humanos Servios de Aprovisionamento (Rec. Materiais)
AG

Servios de Administrao Geral: interlocutores de Servios Partilhados

4. Servios Partilhados: mudana de paradigma (cont.)

Princpios na repartio de actividades Organismos versus Centro Servios Partilhados
Alguns Exemplos: Tomada de deciso, definio de estratgias e polticas Deciso Deciso Anlises financeiras, proposta de estratgias, gesto de custos

Organismos
(Centros de Deciso)

Suporte Suporte deciso Deciso

Reporting Reporting

Reporting legal, fecho de contas, contabilidade analtica

CSP
Transaccionais Processos Processos

Contas a pagar, contas a receber, contabilidade, execuo oramental...

Modelo de negcio racional

5. Servios Partilhados: vantagens

A arquitectura permitir melhorar a prestao de servios resolvendo deficincias como:
Sistemas, operaes e investimentos redundantes Sistemas de RF, RH e RM no ligados entre si e que no partilham informao Ausncia de um conhecimento/servio integrado desses recursos

Refora-se igualmente o desenvolvimento do Governo Electrnico:

Interaco tecnolgica e informacional entre os organismos pblicos (G2G) Integrao dos sistemas internos no core numa nica organizao Sistema baseado na Web para interaco com os funcionrios
(v.g. consulta da situao profissional, recibo de vencimento, curriculum vitae, formao)

6. Servios Partilhados: vantagens (cont.)

Vantagens Atravs de
concentrao de recursos qualificados processo de deciso mais clere

A) Melhor gesto
Melhorar a gesto estratgica

polticas melhor melhor informadas gesto efectiva da fora de trabalho disponvel partilha e troca de conhecimento melhor alinhamento dos recursos com a misso normalizao de processos reduo dos tempos das operaes flexibilidade nas alteraes orgnicas melhor acesso informao reports mais cleres, fiveis e disponveis melhores rcios de servio e tempos de reposta obteno de economias de escala reduo de duplicaes (tarefas, software, hardware) maior ambiente competitivo maior foco no cliente e no seu valor melhor comunicao e tempos de resposta mais qualidade, fiabilidade e consistncia maior oportunidade

B) Eficincia operacional
Melhorar a eficincia operacional dos sistemas de gesto

C) Poupanas/Reduo custos
Conseguir poupanas nas actividades

D) Melhores servios
Melhorar os servios prestados e aumentar a satisfao dos clientes

7. Servios Partilhados: avaliao da performance

O Centro de Servios Partilhados dever passar por 3 nveis de exame para garantir que cumpre a sua misso:

Auto-avaliao O CSP analisar a sua prpria a actuao face aos nveis de servio a que se comprometeu e promover planos globais para resolver as disfunes detectadas Demonstrao O CSP evidenciar as vantagens das suas solues, servios e tecnologias, face a casos concretos e promover planos especficos para resolver as disfunes detectadas Reviso independente O CSP ser avaliado pela sua capacidade de resposta s necessidades dos clientes, incluindo o grau de cumprimento dos nveis de servio contratados

8. Servios Partilhados: casos de estudo nacionais

Grupo Portugal Telecom

Tempo: Mais de 3 anos de implementao Poupana acumulada: 20% custos Domnios: RF, RH, compras e logstica, gesto de instalaes, back office

Sonae Indstria

Tempo: Mais de 3 anos de implementao Poupana acumulada: 39% custos Domnios: RF

MESP (Mota-Engil Servios Partilhados Administrativos e de Gesto, S.A.)

(negcios do Grupo Mota-Engil ronda os 1.500 milhes de euros)

Tempo: Mais de 3 anos de implementao Poupana acumulada: 27% custos em 2 anos; Cerca de 5 Milhes de euros em 5 anos Domnios: RH, RF, Fiscalidade, Controlo de Gesto

9. Servios Partilhados: casos de estudo estrangeiros

National Health Service (NHS Shared Business Services) Servio Nacional de Sade Ingls
Incio em Abril/2006 Cerca de 500 pessoas no CSP rea contabilstica e financeira de 75% dos organismos pblicos de sade ingleses Estima poupar 400 milhes de euros em 10 anos, sendo 20% j no primeiro ano Outros servios sero integrados no futuro Responsvel pela guarda de 77.000 reclusos em 128 prises em Inglaterra e no Pas de Gales CSP com 500 pessoas Poupana de 30 milhes de euros por ano Estima reduzir anualmente 59 milhes de euros a partir de 2008 Substituiu 400 servios financeiros em todo o mundo (175 pases) por 4 centros Eliminou 70% de postos de trabalho Reduziu 50% nos custos com pessoal

Her Majestys Prison Service London England Dow Chemical Co Empresa multinacional de cincia e tecnologia, na rea dos qumicos e plsticos
(negcios de 40.000 milhes de euros e 42 mil empregados)

Servios Partilhados
Domnio da Gesto Financeira

10. Actual modelo de implementao do POCP Falta de recursos humanos com

as competncias adequadas para:
definir os requisitos tcnicos do projecto; testar assegurar os servios financeiros e de contabilidade aps o arranque do projecto

Recursos financeiros desperdiados com

custos de:
procedimento de aquisio licenas da soluo de gesto financeira licenas do software de base hardware servios de reengenharia dos processos servios de implementao, manuteno e suporte servios de apoio utilizao formao

11. Modelo de negcio racional: pressupostos gerais

Pressupostos

Observao A introduo de dados nos sistemas de informao ocorre apenas uma vez Os dirigentes so os responsveis pela gesto nos termos legais

No duplicao de processos entre CSP e organismos Os actos de gesto/deciso permanecem nos organismos

Manuteno no Estado de processos Os processos que exijam uma forte componente sensveis tcnico-contabilstica ficam in, isto , no CSP

Existncia de um nico ponto de Controlo acrescido ao nvel documental entrada de documentao A manuteno de dados mestre Garante-se a necessria coerncia e integridade da ser assegurada pelo CSP informao Fluxo de informao entre CSP e Reforo de sistemas de workflow organismos automatizados Descrio de processos responsabilidades detalhada Modelo de Negcios pr-definido e Aprovao bilateral e incorporao nos Acordos de Nveis de Servio (SLA-Service Level Agreements) Pretende-se um guio genrico que se aplique a todos os organismos

12. Repartio de actividades

Prestao de contas a entidades externas

Exemplo

Organismo
Prestar contas a entidades externas com base na informao preparada pelo CSP

CSP
Preparao de toda a informao contabilstica necessria prestao de contas a entidades externas segundo os moldes definidos por lei e pelas entidades competentes Envio atempado ao organismo de toda a informao necessria prestao de contas

Preparao da informao inerente prestao de contas a entidades externas quando a mesma no tenha uma natureza financeira ou no esteja disponvel no sistema

Servios Partilhados
Domnio dos Recursos Humanos

13. Viso para o domnio dos Recursos Humanos

Fornecer solues de RH globais, de baixo custo e elevada performance, padronizadas e interoperativas Disponibilizar funcionalidades core de RH aos servios aderentes, que apoiem a gesto do capital humano Evitar as duplicaes e redundncias

14. reas de interveno no mbito dos Recursos Humanos

1. Recrutamento e seleco 2. Registo biogrfico de funcionrio (cadastro) 3. Gesto de remuneraes, abonos e prmios 4. Processamento de proteco social e apoio na doena 5. Gesto da assiduidade e de tempos 6. Gesto da mobilidade (oferta, procura) 7. Desenvolvimento de competncias e gesto de carreiras 8. Gesto de desempenho (modelos e sistemas individuais e organizacionais) 9. Instrumentos de apoio gesto (vg. balano social do Estado)

15. Recrutamento e seleco Catlogo de Servios: Caracterizao de postos de trabalho Planeamento das necessidades de efectivos Gesto de candidaturas e mtodos de seleco Gesto administrativa na fase pr-contratual Identificar e gerir postos vagos ou a vagar

16. Registo biogrfico de funcionrio (cadastro)

Integrao num repositrio central, dinmico, de toda a informao relevante no ciclo de vida de um funcionrio, para os diferentes fins e organismos, enquanto trabalhador do Estado
DADOS BIOGRFICOS HABILITAES LITERRIAS SITUAO REMUNERATRIA FORMAO ASSIDUIDADE HORRIO DE TRABALHO SITUAO PROFISSIONAL REA FUNCIONAL RELAO LABORAL ORGANISMOS

17. Gesto de remuneraes, abonos e prmios Catlogo de Servios: Assegurar o processamento dos vencimentos, abonos e prmios a funcionrios Planear as estratgias de recompensas e bonificaes, ligada ao desempenho dos servios e dos funcionrios Disponibilizar sistemas de informao de suporte s polticas salariais

18. Gesto da Mobilidade Catlogo de Servios: Gesto da Mobilidade Geral

Publicitao de oferta/procura Ajustamento de perfis Assegurar tramitao administrativa

Gesto da Mobilidade Especial

Gesto do pessoal em Situao de Mobilidade Especial Apoio ao reincio de funes Requalificao de funcionrios Celebrao de protocolos com terceiros

Suporte tecnolgico de apoio gesto da mobilidade (SIGAME)

16/NOV/2006
22

Sistema Integrado de Gesto e Apoio Mobilidade Especial Intervenientes

Servio de origem
liberta RH para SME

19

Secretaria-Geral
afectao dos funcionrios em SME SG componente de gesto administrativa

Entidade Gestora da Mobilidade

operacionalizao do diploma da mobilidade especial

Servio de destino
receptor de RH em SME

Transferncia de Informao
Registo cadastral e de competncias (servios de origem) Processos individuais (de servio de origem para SG)

Suportes Tecnolgicos
Par SRH/SIC em cada Secretaria-Geral SIGAME na EGM
23

Sistema Integrado de Gesto e Apoio Mobilidade Especial

20

Anlise Funcional do Diploma da Mobilidade (exemplo de fluxograma - n. 80)

24

Servios Partilhados
Domnio dos Recursos Materiais (sistema de compras pblicas)

21. Compras Pblicas

Modelo inicial de aprovisionamento pblico
Coordenao DG Patrimnio Fornecedores de bens e servios

Concursos Pblicos

Acordos-Quadro

Catlogo de Fornecedores, produtos e preos mximos

Servio A (Ministrio X)
Servio B (Min.Y) Servio Z (Min.Y)

Negoceia com os fornecedores preos mais baixos

Negoceia com os fornecedores preos mais baixos Negoceia com os fornecedores preos mais baixos

Compra
Compra Compra

OU
Servio A (Ministrio X) Abre procedimento prprio adequado (concurso pblico, etc.) Compra

22. Compras Pblicas

Modelo actual de aprovisionamento pblico
Coordenao DGP/UMIC
Fornecedores Concursos Acordos-Quadro

UMC X (Ministrio X) UMCs (Min. X+Y+K)

Servio B (Min.Y) Servio Z (Min.Y)

Harmoniza atributos, agrega quantidades e negoceia Harmoniza atributos, agrega quantidades e negoceia
Negoceia com os fornecedores preos mais baixos Negoceia com os fornecedores preos mais baixos

Compra

Compra
Compra Compra

OU
Servio A (Ministrio X) Abre procedimento prprio adequado Compra

Hoje, as Unidades Ministeriais de Compras (UMCs) permitem agregar quantidades, quer ao nvel do ministrio, quer ao nvel inter-ministerial, permitindo negociaes com maiores economias de escala.

23. Compras Pblicas

Novo Modelo de Gesto
A EPE tem como atribuies conceber, definir, implementar, gerir e avaliar o sistema nacional de compras pblicas (SNCP); O SNCP, para alm da EPE e das UMCs, integra: as entidades compradoras vinculadas; as entidades compradoras voluntrias; e a Comisso Interministerial de Compras (CIC) (funes consultivas e constituda, pelo menos, por representantes das UMCs, do Tribunal de Contas e do Oramento). Os acordos-quadro (AQ) passam a ser: Celebrados a dois nveis: (i) A EPE celebra os AQ centrais (bens e servios transversais) e (ii) UMCs celebram os AQ ministeriais (bens e servios especficos do ministrio; Vinculativos: na vigncia de AQ centrais ou ministeriais vedada s entidades a aquisio directa.

24. Compras Pblicas

Modelo proposto de aprovisionamento pblico

CIC

Funes consultivas

EPE
AQ Centrais

UMC X
AQ Min. X Compras especficas do Servio A (Min.X)

UMC Y
AQ Min. Y Compras especficas do Servio B (Min.Y)

Compras gerais das entidades vinculadas

S excepcionalmente, e com o acordo da EPE e UMC, as entidades vinculadas podero adquirir bens e servios fora dos AQ vigentes

25. Compras Pblicas

Modelo de Negcio
Receitas integralmente geradas pela actividade da EPE e decorrentes da performance (apropriao pela EPE de parte das poupanas geradas)1; Estrutura de custos baseia-se numa evoluo do quadro de colaboradores de 24 pessoas at 31 no final do 5 ano de projeco; O projecto, sem qualquer recurso ao OE, vivel financeiramente, apresentando um VAL de 3,6MEur, uma TIR de 52% e um payback period de 3 anos.
Ano 0 (319.375) Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5

Unid.: Eur

Dem. de Resultados Proveitos Custos Resultado Operacional Mapa de Cash-flow Resultado Lquido Amortizaes Cash-flow Operacional Investimento Free Cash-Flow
1

2.286.964 4.452.856 7.281.516 9.164.558 10.441.380 (4.501.313) (4.809.702) (4.988.659) (3.871.906) (3.992.448) (2.214.349) (2.236.255) 21.906 (2.214.349) (6.343) (356.846) (380.629) 23.783 (356.846) (2.883) (359.729) 2.292.857 1.511.578 24.636 1.536.214 (1.730) 1.534.484 5.292.652 3.527.149 18.928 3.546.077 3.546.077 6.448.932 4.318.472 2.312 4.320.784 4.320.784

(319.375) (2.220.692)

Fonte: ATKearney 2003. Estudo considera uma apropriao de 7% das poupanas

26. Compras Pblicas

Vantagens
Reforo do poder negocial (aumento da relao qualidade-preo) e reduo do custo de aquisio; Estudos realizados em 2003 apontam para potenciais de poupana anual em intervalos que variam de 129 a 267 MEur (fonte: ATKearney) a de 373 a 759 MEur (Deloitte Consulting); Previso antecipada das necessidades de compra e consequente planeamento adequado; Melhor nvel de especificao da necessidade de compra maior transparncia sobre essa necessidade; Ganhos de eficincia de processo e adopo mais acertada dos procedimentos; Centralizao de processos permite a disponibilizao de melhores indicadores de gesto relativos ao aprovisionamento pblico;

27. Compras Pblicas

Outras experincias europeias: estudo ATKearney
O Reino Unido centralizou as negociaes e poupou 2.400 MEur entre Abril de 2000 e Maro de 2003;

Com um processo baseado em e-procurement e na criao de uma estrutura central de compras, a Itlia poupou 2.300 MEur em 2002 e 3.700 MEur em 2003;

A Frana centralizou a aquisio de bens e servios - 1.900 MEur;

A ustria criou uma Unidade Nacional de Compras (UNC) de tipo empresarial dependendo do Ministrio das Finanas e poupou 12% da sua despesa;

Espanha, Irlanda e Holanda so outros governos que implementaram aces estruturantes de racionalizao das suas despesas de aquisio.
Fonte: Relatrios oficiais a Maro de 2004; ATKearney

Servios Partilhados
4. Domnio dos Recursos Materiais (gesto do parque de veculos)

28. Parque de Veculos do Estado

Dados Gerais: PVE
28.167 viaturas: 13.248 afectas a foras de segurana; 12.536 ligeiros de passageiros.

Metade dos veculos apresentavam no final de 2005 mais de 9 anos.

Viaturas apreendidas: 6/7 anos de idade e mais de 75.000Km.

29. ESPAP - Parque de Veculos do Estado

Gesto do PVE: situao actual
Administrao Directa
Servio identifica necessidade de viatura(s) e comunica DGP DGP verifica se PVE dispe de veculo(s) adequado(s)
S

DGP afecta o(s) veculo(s) Manuteno por conta do servio

(i)

(i) Manuteno da frota ou (ii) Aquisio de veculo novo(?)

(ii)

DGP verifica oramento e autoriza aquisio 1 Abate pela DGP e:

A venda pode ser por leilo (em lotes ou no) e por ajuste directo

(i) Venda pela DGP (ii) Venda pelo servio (com autorizao da DGP) (iii) Restituio ao proprietrio (iv) Desmantelamento

Administrao Indirecta A DGP no gere a frota da AI, apenas autoriza (ou no) a aquisio de novos veculos, exercendo assim algum controlo oramental.

30. Parque de Veculos do Estado

Novo Modelo de Gesto
EPE centraliza os processos de aquisio ou locao, afectao, manuteno, o abate e alienao dos veculos do Estado; A EPE centraliza as funes aquisitivas de bens e servios relativos frota da Administrao Indirecta do Estado (SFA/IP); Rege-se pelos seguintes princpios: Princpio da centralizao das aquisies e da gesto do PVE; Princpio da onerosidade da utilizao dos veculos; Princpio da responsabilidade das entidades utilizadoras; Princpio do controle da despesa oramental; Princpio da preferncia pela composio de frotas automveis ecologicamente limpas.

31. Parque de Veculos do Estado

Poupanas na Manuteno

Estudo RB (1998) Custo manuteno/ viatura Frota 2005 Custo total Poupana estimada (em %)

Situao Actual 2.394 28.167 67.438.274

Gesto centralizada 614 28.167 17.281.058 50.157.216 74%

O Estado pode poupar cerca de 75% dos custos de manuteno com a centralizao da gesto do PVE numa empresa como a EPE.

Fonte: Roland Berger & Partner

32. Parque de Veculos do Estado

Vantagens:
Potencial reduo de custos de manuteno na ordem dos 75%; Alterao de aquisio/alienao para renda/utilizao (Renting) potencia poupanas na ordem dos 30% 1; Reduo acrescida de custos por substituio de elevado n. de pessoal no especializado e disperso por pequeno quadro especializado; Melhor posicionamento no mercado com alcance de melhores condies negociais; A gesto integrada da frota por uma entidade especializada no ramo potencia maior eficincia e capacidade de satisfao dos servios pblicos; A centralizao de processos permite a disponibilizao de bons indicadores de gesto relativos ao PVE;

Fonte: GT nomeado pelo Despacho n. 15/DG/2002, de 22 Abr., da DGP

33. Parque de Veculos do Estado

Modelo proposto de gesto do PVE Entradas Sadas

EPE AQ Viaturas

2Fornecedores
de Automveis
Manuteno em regra includa nos contratos de aquisio ou locao

Os AQ so vinculativos: s se no existirem que so permitidas compras directas.

A propriedade dos veculos adquiridos pode ser: (i) da EPE ou (ii) do Estado/ IPs utilizadores.

Aquisio ou locao de novos veculos Utilizao de veculos apreendidos

Venda

PVE Gesto EPE

Restituio Desmantelamento

Excepcionalmente os servios podero adquirir viaturas directamente

Afectao onerosa/ Desafectao das viaturas

Servio A

Servio ()

Servio Z