Curso Tcnicas de Apresentao

Autor Marcos Smola marcos@semola.com.br 2003

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Agenda
Viso Geral Dicas de Postura Dicas de Planejamento Dicas de Material Dicas de Explorao Dicas de Diferenciao Dica Final

Contedo de propriedade de Marcos Smola. Ilustraes de propriedade da Promentos Management

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Viso Geral
H uma pr-disposio dos presentes em ouv-lo. Cada um possui uma expectativa supostamente diferente. Voc precisa compartilhar uma ou mais mensagens chave. Este contato deve ser agradvel para ser mais eficaz. A palestra um meio e no um fim da comunicao. O bom uso dessa oportunidade est em suas mos. Voc o veculo desta comunicao. Assuma o desafio e faa o seu melhor.
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Fator crtico de sucesso

Muitas so as dicas para melhorar a performance do palestrante e de sua apresentao, mas conhecer o pblico, mesmo que de forma generalizada, fator crtico de sucesso para a adequada seleo da linguagem, da profundidade tcnica, da contextualizao dos termos, da seleo de exemplos e at mesmo da elevao da autoconfiana.

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Defina claramente as mensagens chave

Apesar das limitaes naturais de tempo e dos recursos de apoio comunicao, voc deve tirar proveito de todos que esto disponveis para atingir o principal objetivo da palestra: compartilhar mensagens chave. Algumas dicas para maximizar os recursos:

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Dicas de Postura

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Transmita confiana em tudo que fizer

A autoconfiana determinante para uma boa apresentao. Estude antes o assunto, exercite usando o material e domine a linha de raciocnio adotada na exposio de slides. Assim como um pea de teatro, a palestra tem um timing, pontos de pausa, pontos de concluso, reflexo e momentos certos para mudar a voz e os gestos para provocar maior atratividade e eficcia na absoro de uma determinada mensagem.

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Apresente-se antes de qualquer coisa

importante que voc se anuncie, descrevendo de forma sinttica suas experincias e competncias principais. Esta fase deve ser dosada de maneira que possam confiar nas credenciais do palestrante, sem no entanto, parecer exagerado como uma auto-promoo. Deixar o pblico vontade parte do desafio, por isso, apesar de toda a sua competncia, procure dar um carter informal apresentao anunciando-a como um compartilhamento de experincias e contando com a colaborao espontnea dos expectadores para enriquecer a palestra.
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Olhe diretamente para o pblico

Olhar diretamente para a platia imperativo para estabelecer confiana mtua. No se esquea de cumprimentar os presentes e em especial no caso de existir protocolo pela presena de pessoas pblicas.

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Procure usar a voz com sabedoria

Qualquer situao em que se tem de ouvir algum mais de 20 minutos torna-se montona se no houver atrativos que ilustrem o que se est falando. A voz pode ser um bom instrumento para isso se voc mesclar momentos de constncia e de entonao enftica. Lembra-se de que uma apresentao monotnica tende a dispersar os expectadores, impedir que as mensagens chaves sejam assimiladas, alm de torn-lo um palestrante desinteressante.
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Abrace a platia
Estender os braos com as mos abertas como um convite para que a platia se envolva na apresentao. Desta forma, passa uma atitude mais informal e faz com que o palestrante parea mais prximo e acessvel.

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Use o brao esquerdo para guiar

natural que as pessoas leiam sempre da esquerda para a direita, assim, a apresentao deve ficar sempre esquerda do palestrante e portanto o seu brao esquerdo deve ser o condutor da platia.

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Fale com a mos

As mos tambm falam e so importantes para conduzir a apresentao, alm de determinantes em manter a platia atenta. Use-as adequadamente, fazendo gestos enfticos que possam provocar a inflexo, mas somente em momentos que meream um destaque.

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Explore o potencial de comunicao do corpo

Palestrantes menos experientes tem a tendncia de se esconder atrs de bancadas ou mesas. Supere esta dificuldade e permanea de p, sem no entanto, cruzar os braos. Circule pelo ambiente, sem comprometer a viso dos expectadores e use as mos para conduzir a sua apresentao, sempre evitando movimentos que demonstrem insegurana e nervosismo.

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Dicas de Planejamento

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Organize as idias atravs de uma agenda

Estabelea claramente para a platia quais sero os principais tpicos que ir abordar. importante para sintonizar as expectativas e orientar os ouvintes sobre como voc ir desenvolver a sua apresentao e quais os seus objetivos.

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Construa a apresentao como um teatro

Crie um ndice ou uma linha de explorao do assunto que ir apresentar. Realize quebras de blocos de contedo para facilitar a absoro e as pausas de concluso. Procure visualizar sua apresentao e assim perceba os pontos de baixa atratividade ou sobrecarga de informaes para ento promover a insero de ilustrao, exemplo, gesto, piada, mudana de entonao, grfico ou simplesmente uma nova pausa. Lembre-se de que voc precisa manter os expectadores interessados e atentos todo o tempo, portanto, garanta a regularidade da apresentao evitando momentos de profundo marasmo.
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Organize os assuntos em tpicos

Nada mais simples e eficiente do que adotar o modelo de orientao e organizao das idias baseado em tpicos ou bullets. Alm de serem objetivos e de leitura fcil, guiam o apresentador pela linha de raciocnio pr-definida e lhe d a chance de enriquecer a explorao de cada um deles com exemplos na medida certa para ocupar o tempo que lhe convm.

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Adote modelos simples

Coloque-se na posio de expectador e pense na simplicidade quando construir a sua apresentao. A diversidade de pessoas, expectativas e limitaes costuma ser grande, por isso construa slides que no necessitem de longa explicao para serem compreendidos e pense sempre em atingir um universo maior de pessoas.

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Na falta de idia melhor siga o bsico

Existe uma grande variedade de modelos de abordagem para uma apresentao: slides surpresa, dinmicas de grupo, estudo de casos, explorao de questionamentos, games etc. Contudo, se no houver domnio dessas tcnicas, adote o modelo de abordagem top-down bsico conjugado com tpicos. Basta traar uma trajetria de explorao do assunto partindo de uma viso mais abrangente e contextualizada at chegar uma viso explodida e detalhada que costuma ser o foco da apresentao.
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Dicas de Material

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Adote um padro de linguagem visual

Lembre-se de que voc est usando um recurso visual para APOIAR sua explanao, portanto, faa-o parecer coerente tambm em funo dos padres visuais. No misture fontes desnecessariamente, no misture padres de ilustrao e assim, no deixe que julguem sua apresentao como uma colcha de retalhos. Vai parecer que voc compilou informaes de diversas origens em cima da hora e que nem se deu ao trabalho de padronizar e verificar a coerncia do raciocnio.
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Tamanho no documento
Mundialmente se adota uma relao de 3 minutos para se explorar um slide, o que nos ajuda a dimensionar o tamanho de uma apresentao em funo do tempo disponvel. Entretanto, esta relao pode variar, e muito, em funo do estilo do apresentador e da caracterstica dos slides. possvel exceder esse nmero de existirem muitos slides ilustrativos, beneficiando a segmentao de assuntos e organizao dos assuntos.

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Construa slides que possam ser lidos

8 vezes o tamanho da tela de projeo a distncia mxima entre ela e a platia para conseguir ver letras de tamanho 24. Portanto, construa as mensagens adotando este padro e use pelo menos tamanho 32 para os ttulos. Desta forma voc tambm estar trabalhando para ser conciso na mensagem.

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Use grficos no lugar dos nmeros

65% do que comunicado com recursos visuais fica retido pelo espectador e quanto mais simples e atraentes eles forem, melhor. Assim, sempre que possvel, transforme os nmeros frios em grficos ilustrativos, preferencialmente fazendo referncia natureza dos nmeros com o uso de imagens associadas. Mais uma vez, a adoo de cores deve ocorrer com moderao.

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Dicas de Explorao

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Use o apontador laser com sabedoria

Reforar frases e chamar ateno para determinado contedo do slide usando o apontador laser conveniente, mas seja coerente e somente lance mo dele em momentos relevantes. Lembre-se de que pessoas distintas esto tentando acompanhar seu raciocnio e agora tambm a pequena luz vermelha do laser, portanto, faa movimentos lentos.

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Use os recursos visuais com moderao

Deixe seus dons artsticos e a aplicao criativa de cores para outra oportunidade. O que parece ajudar, muitas vezes distrai o expectador e desvia sua ateno do foco do slide e da mensagem chave. Adote as cores com o objetivo legtimo de realar um ponto importante ou at mesmo tornar a leitura de uma planilha mais confortvel.

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Exemplifique o que for possvel

Apenas uma frao do que se fala absorvido efetivamente pela mente humana. Este ndice aumenta quando se usa imagens e sons. Contudo, no h nada mais efetivo no processo de comunicao do que provocar interaes e lanar mo de exemplos simples e cotidianos, preferencialmente os j vividos pelos expectadores, a fim de tornar tangvel um conceito ou mensagem chave.

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Nem pense em pular slides

Pode parecer bobagem, mas a falta de planejamento e adequao do tamanho da apresentao com o tempo disponvel, pode provocar mais impactos do que se imagina. Alm de demonstrar falta de sintonia, a atitude de pular um ou mais slides denota pressa, falta de comprometimento e principalmente desrespeito pelos expectadores, que acabam com a sensao de que esto perdendo algo importante ou que esto levando metade do que lhe prometeram entregar.
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Nunca leia todo o contedo de um slide

Lembre-se que o slide apenas o material de apoio. Deixe que apenas os expectadores leiam. Seu papel enquanto palestrante enriquecer o contedo bsico do slide e tornar a mensagem chave mais ntida para todos. Encare o slide como um simples suporte da narrativa. Assim, alm de mostrar domnio sobre a organizao do assunto, voc demonstra ser o verdadeiro autor do material e ainda adiciona valor oferecendo o que um material esttico seria incapaz de fazer.
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Prepare pausas estratgicas na apresentao

Principalmente em palestras extensas ou nas que renem grande diversidade de temas ou captulos, conveniente realizar pausas estratgicas com o intuito de consolidar mensagens chave e verificar a absoro e o aprendizado. Questione os expectadores sobre o andamento e o entendimento da palestra at o momento. Abra pequenos espaos para dvidas relativas ao tema ou captulo. Aproveite para umedecer a boca e deixar que os expectadores descansem mentalmente at retomar o ritmo.
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Internalize as mensagens chave

Associar conceitos da apresentao com eventos ou metforas do cotidiano ajudam na sinergia entre o assunto apresentado e o palestrante. Procure adotar modelos mentais e internalizaes pessoais que possam estar associadas ao tpico em questo.

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Dicas de Diferenciao

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Mostre estar atualizado e atento

prudente sempre complementar o material apresentado com uma nova informao, mesmo que seja uma nota ou um nico slide. Se voc inserir um dado recente, preferencialmente do mesmo dia, vai demonstrar comprometimento com o contedo, especializao e ainda ir prestar um servio aos expectadores por estar trazendo algo efetivamente desconhecido da maioria.

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Crie um canal de troca de informaes

Em muitos casos conveniente criar um canal de comunicao e interatividade com o pblico. Por isso, comunique a possibilidade de troca de informaes durante ou depois da apresentao. A fim de melhor envolver o pblico, motivando-os a interagir, conveniente circular pelo ambiente e colher opinies direcionadas a alguns expectadores. Eles vo perceber que a apresentao fora feita para eles.

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Use a estratgia do slide coringa

Apesar de todo o planejamento, adequao do tempo e do contedo, o andamento da apresentao pode no seguir risca o que fora estimado. Muita interao pode provocar atraso e obrig-lo a seguir com demasiada velocidade. Em contra-partida, pouca interao pode deix-lo com tempo de sobre. Assim, para evitar redundncias indesejveis ou exploraes em crculo, crie um slide coringa com tpicos estratgicos conclusivos. Ele lhe permitir no s concluir com calma a apresentao, bem como ocupar o tempo que fora prometido para o pblico.
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Dica Final

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Programe-se para a apresentao Durma cedo na noite anterior para que o estoque de energia esteja pleno. Alimente-se com comidas leves para evitar desconfortos durante a apresentao. Programe seus horrios para que possa chegar ao menos com uma hora de antecedncia e assim se familiarizar com o ambiente. Seja pontual.

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