REGISTRO DE TRANSACCIONES COMERCIALES El proceso de registro de transacciones comerciales debe ser ms exacto, objetivo, oportuno y metdico posible ya que

los datos registrados en dicho proceso constituyen la informacin que se manejara para tomar decisiones que maximicen el rendimiento econmico de las empresas. Ya que podemos decir que una transaccin comercial es todo aquello que ocurre cuando hay un intercambio financiero correspondiente a la compra y venta de un bien o servicio. PREPARAR ESTADOS FINANCIEROS: La preparacin de estados financieros costa de un ciclo de 7 pasos Los tres primeros se refieren a la tenedura de libros, es decir, a la compilacin y registros de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos podemos nombrar: los cheques, las facturas, etc. La informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables: el Diario y el Mayor. Primer paso: El registro de cada transaccin en el libro diario constituye el punto de arranque del sistema contable. Segundo paso: En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los dbitos a la izquierda y los crditos a la derecha, de forma que el saldo, es decir el crdito o el dbito neto, de cada cuenta puede calcularse con facilidad. Tercer paso: Una vez reflejadas todas las transacciones en el mayor se procede a obtener el saldo (deudor o acreedor) de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transaccin que genera un crdito provoca, al mismo tiempo, un dbito de la misma cuanta. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el perodo econmico. Cuarto paso: Finalizadas las etapas correspondientes a la tenedura de libros, el contador pblico procede a ajustar la serie de cuentas que requieren actualizarse, entre ellas estn: ingresos cobrados por adelantado, gastos pagados por anticipado, la depreciacin, provisin para cuentas incobrables, etc. Quinto paso: Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador pblico realiza un primer balance de comprobacin de saldos, adaptando stos a los ajustes anteriores.

Sexto paso: Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el Balance y preparar la cuenta de prdidas y ganancias. Sptimo paso: El ltimo paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfirindolas a la cuenta de prdidas y ganancias de forma que, aquellas cuentas que corresponden tan slo a la actividad anual se anulan unas a otras, de forma que los crditos y dbitos del siguiente ao fiscal reflejen en exclusiva la actividad de ese ao. CUENTAS DE BALANCE GENERAL Y DE RESULTADOS Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Al elaborar el balance general el empresario obtiene la informacin valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro prximo QU PARTES CONFORMAN EL BALANCE GENERAL : Patrimonio

Activos Pasivos

ACTIVOS Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como: El dinero en caja y en bancos. Las cuentas por cobrar a los clientes Las materias primas en existencia o almacn Las mquinas y equipos Los vehculos Los muebles y enseres Las construcciones y terrenos Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categoras: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos. ACTIVOS CORRIENTES Son aquellos activos que son ms fciles para convertirse en dinero en efectivo durante el perodo normal de operaciones del negocio. Estos activos son: a. Caja Es el dinero que se tiene disponible en el cajn del escritorio, en el bolsillo y los cheques al da no consignados. b. Bancos Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco. c. Cuentas por Cobrar Es el saldo de recaudar de las ventas a crdito y que todava deben los clientes, letras de cambio los prstamos a los operarios y amigos. Tambin se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha

llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados. d. Inventarios Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa. En empresas comerciales y de distribucin tales como tiendas, graneros, ferreteras, drogueras, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso. Slo se maneja el inventario de mercancas disponibles para la venta, valoradas al costo. Existen varios tipos de Inventarios: a. Inventarios de Materias Primas Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboracin del balance, valoradas al costo. b. Inventario de Produccin en Proceso Es el valor de los productos que estn en proceso de elaboracin. Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realizacin del balance. Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida, tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado, etc. Inventario de Produccin Terminada Es el valor de la mercadera que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de produccin Activos Fijos Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades. Maquinaria y Equipo Vehculos Muebles y Enseres Construcciones Terrenos Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisicin se utiliza el valor de compra. Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de depreciacin OTROS ACTIVOS Son aquellos que no se pueden clasificar en las categoras de activos corrientes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc. PASIVOS Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden

clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos.

categoras.

PASIVOS CORRIENTES Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un perodo menor a un ao. Sobregiros: Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realizacin del balance. Obligaciones Bancarias Es el valor de las obligaciones contradas (crditos) con los bancos y dems entidades financieras. Cuentas por pagar a proveedores Es el valor de las deudas contradas por compras hechas a crdito a proveedores. Anticipos Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo an no entregado. Cuentas por pagar Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los prstamos de personas particulares. En el caso de los prstamos personales o crditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben. Prestaciones y cesantas consolidadas Representa el valor de las cesantas y otras prestaciones que la empresa le debe a sus trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas obligaciones en el momento g. g. Impuestos por pagar Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realizacin del balance. PASIVO A LARGO PLAZO Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un perodo mayor a un ao, tales como obligaciones bancarias, etc. Otros pasivos Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categoras de pasivos corrientes y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado. Patrimonio Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realizacin del balance. Este se clasifica en: Capital Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa. Utilidades Retenidas Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa. Utilidades del Perodo Anterior Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el perodo inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el ltimo estado de prdidas y ganancias.

Reserva legal. Corresponde al valor de las utilidades que por ley deben reservarse. El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operacin: El Activo es igual a PASIVOS ms PATRIMONIO. ESTADO DE RESULTADOS El estado de resultados es uno de los estados financieros bsicos para las entidades lucrativas. Su importancia reside en que muestra la informacin relativa al resultado de las operaciones en un periodo contable y, por ende, los ingresos y gastos de dichas entidades, as como, su utilidad o prdida neta, permitiendo evaluar los logros alcanzados con los esfuerzos desarrollados durante el periodo consignado en el mismo estado. El estado de resultados debe reunir las caractersticas primarias de confiabilidad, relevancia, comprensibilidad y comparabilidad para que ste sea til para la toma de decisiones por parte de sus usuarios gerenciales, conforme a lo establecido por la NIF(Norma de Informacin Financiera) A-4 Caractersticas cualitativas de los estados financieros ESTRUCTURA DEL ESTADO DE RESULTADOS Elementos bsicos de los estados financieros, los ingresos, costos y gastos pueden ser de dos tipos:

Ordinarios: son los relacionados con el giro de la entidad, es decir, los que se derivan de las actividades primarias que representan la principal fuente de ingresos para la entidad. No ordinarios: son los que se derivan de las actividades que no representan la principal fuente de ingresos para la entidad.

Los ingresos, costos y gastos ordinarios deben incluir todos aqullos que son inherentes a las actividades primarias de la entidad aun cuanto no sean frecuentes. En el estado de resultados, la entidad debe presentar en primer lugar las partidas ordinarias y, cuando menos, los niveles siguientes:

Utilidad o prdida antes de impuestos a la utilidad. Utilidad o prdida antes de las operaciones discontinuadas, en su caso. Utilidad o prdida neta.

PRINCIPALES RENGLONES DEL ESTADO DE RESULTADOS Ventas o ingresos netos Este rubro se integra por los ingresos que genera una entidad por la venta de inventarios, la prestacin de servicios o por cualquier otro concepto que se deriva de las actividades primarias que representan la principal fuente de ingresos de la propia entidad. Los descuentos y bonificaciones comerciales otorgados a los clientes, as como las devoluciones efectuadas, deben disminuirse de las ventas o ingresos para as obtener el importe de las ventas o ingresos netos; la NIF B-3 permite la presentacin de esos rubros por separado. Costos y gastos Postulados bsicos los costos y gastos de la entidad deben identificarse con el ingreso que sta genera, por lo cual deben incluirse aquellos costos y gastos que se derivan de las actividades primarias que representan la principal fuente de ingresos para la entidad.

CICLO CONTABLE: Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada perodo contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, contina con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboracin del balance de comprobacin, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilizacin en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobacin posterior al cierre. Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Adems de registrar las transacciones explcitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implcitas. Es importante reconocer cmo los ajustes para las transacciones implcitas en el perodo anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el perodo actual para las transacciones explcitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del perodo anterior, la primera nmina del periodo actual eliminar esa cuenta por pagar. El pasar a un nuevo perodo contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable. Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al pblico. Una auditora le agrega credibilidad a los estados financieros.

Como veremos ms adelante, por lo general, se cometen errores al registrar los datos en libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de manera que sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el registro correcto. Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.

Periodo Contable: El periodo contable de una empresa (llamado tambin periodo fiscal es aquel lapso sobre el cual aquella desea medir el resultado de sus operaciones. Por ejemplo si el periodo contable de una empresa es un mes, seis meses o un ao, significa que debe calcular la ganancia o prdida neta en ese lapso de tiempo. Contabilidad a la Terminacin del Periodo Contable: Al final de su periodo contable la empresa debe cerrar los libros (cuentas temporales) ingresos, costos y gastos y luego preparar los estados financieros. Finalidad:
a. Determina la Ganancia Neta o Prdida Neta que haya habido hasta el

momento en que termina el periodo. b. Determinar la posicin financiera en el ltimo da del periodo. Exactitud de los Estados Financieros: Si la empresa cierra los libros con todo el cuidado posible, desea que las cifras que va a presentar sean correctas. Si por ejemplo la empresa cierra los libros al 31 de x mes significa que debe incluir todas las rentas y gastos en que incurri en ese periodo. Introduccin a los Asientos de Ajustes: Los asientos de ajuste se hacen antes que los asientos de cierre con el fin de que estos ltimos presentan cantidades correctas. Acumulados: En los acumulados hay dos categoras: a. Gastos Acumulados. b. Rentas Acumuladas. a) Gastos Acumulados: Significa que se ha incurrido en un gasto, pero debido a que el pago de este no se exige sino hasta una fecha posterior, el gasto aun se adeuda, es decir, no se ha pagado. Si al final de un periodo contable se ha incurrido en un gasto cualquiera y ese gasto no se ha pagado, entonces debe ser registrado en el libro antes de cerrar la cuenta de gastos respectiva. Esta clase de ajustes se contabilizan debitando las cuentas de gastos (para aumentarlas) y acreditando las cuentas de pasivo correspondiente. Cuando se paga el gasto cumulado en el periodo contable

siguiente, se acredita la cuenta del pasivo que se haya establecido previamente para este fin. RENTAS ACUMULADAS: Al igual que los gastos la empresa tambin debe reconocer sus rentas antes de cerrar los libros contables y hacer los ajustes correspondientes.

Ejemplo: Si una Empresa tiene gastos de salarios por $ 50,000.00 al 31 de Octubre de 2010 y aun no lo ha pagado har el siguiente asiento: Gastos de Salario a Gastos Acumulados por Pagar. Para registrar salario acumulado. Por pagar al 31 de Octubre de 2010. Pagando lo en el mes siguiente Gastos aun por pagar a Caja y Banco Para registrar salario acumulado por pagar al 31 de Octubre de 2010. 50,000.00 50,000.00 50,000.00 50,000.00

Rentas Acumuladas: Al igual que los gastos la empresa tambin debe reconocer sus rentas antes de cerrar los libros contables y hacer los ajustes correspondientes. Ejemplo: LA compaa inversiones CxA hace un prstamo de $ 20,000.00 al Sr. Lantigua a un 5% de inters semestral. Inicio del prstamo 1ero de Octubre de 2007. 1ero Registrando el Prstamo: Documento por Cobrar A Caja y Banco Para registrar prstamo al Sr. Lantigua. 20,000.00 20,000.00

2do Registro al 31 de Octubre 2010: Intereses Acum. Por Cobrar 83.33 a Intereses sobre Prestamos Para registrar intereses 3ero Cobrando los Intereses Septiembre 2010: Caja y Banco a Intereses Acumulados por Cobrar. Para registrar el cobro de intereses del mes de Octubre del 2010. Asiento de Ajuste Diferido: Gasto Diferido: En este tipo de gasto, el mismo se mueve con anticipacin. Ejemplo: Compra de un Seguro, un activo que se convierte en gasto. La Compaa Alexander CxA compra una pliza de seguro contra incendios en Octubre 2 por un valor de $6,000.00 a un ao. (1 ao) 1er Registro: Seguro Prepagado A Caja y Banco Para Registrar compra de seguros. 2do Registro: al 31 de Octubre 2010. Gasto de Seguro A Seguro Pagado por Anticipado Para ajustar seguro prepagado. Renta Diferida: 500.00 500.00 6,000.00 6,000.00 83.33 83.33 83.33

En los ingresos diferidos el efectivo se mueve con anticipacin por y el caso del alquiler de un local. Ejemplo: La Lavandera Alexander recibe por adelantado $ 6,000.00 por concepto de alquiler de uno de sus cuartos o habitaciones, septiembre 5 (tres meses). 1er Registro: Caja y Banco a Alquiler Ren. Por Adel. Para registrar el cobro de alquiler por 3 meses por adelantado. 2do Registro: al 30 de Septiembre 2010. Alquiler Recib. Por Adel. a Renta- Alquiler Para registrar renta del Alquiler Septiembre 2010. 2,000.00 2,000.00 6,000.00 6,000.00