Gerenciamiento de Proyectos

PROYECTOS:
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Son una herramienta de transformacin, de renovacin y cambio dentro de las organizaciones Facilitan la evolucin natural de la misin de la organizacin Permiten a la organizacin reubicar o realinear los procesos que llevan adelante su misin Son la forma en la cual los cambios se concretaran habilitando a la organizacin a competir eficazmente en el mercado

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Cuanto mayor sea la capacidad de lograr proyectos exitosos, ms ser la capacidad de adaptacin y cambio de una organizacin, y por lo tanto, mayor sus posibilidades de permanecer en el tiempo.

Cuales son las caractersticas o particularidades de un proyecto ?

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PROYECTO: es un emprendimiento temporario dedicado a crear progresivamente un producto o servicio nico. GESTION DE PROYECTOS: proceso por el cual se aplican conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto con el fin de alcanzar o exceder las expectativas de los diferentes interesados.
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre

po m Tie

Co sto

Riesgo Calidad

Alcance

GERENTE/JEFE DE PROYECTO:
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Acta como si fuera el nico punto de contacto del proyecto con los grupos de inters. Es el responsable de :
Planificar y organizar el trabajo ? Gestionar las actividades del da a da del proyecto ? Entregar al cliente los entregables del proyecto
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Objetivo:
Producir productos de calidad ? Mantenerse en el calendario ? Completarse en el presupuesto ? Satisfacer a los clientes
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Co sto

po m Tie

Riesgo Calidad Alcance

un proyecto consiste en procesos...

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Un proceso es una serie de acciones que obtienen un resultado Los procesos de gestin de proyectos apuntan a la descripcin y a la organizacin del trabajo del proyecto Los procesos orientados al producto apuntan a la especificacin y a la creacin del producto del proyecto (procesos de realizacin) Los procesos de gestin de proyectos y los procesos orientados a los productos se solapan e integran a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Procesos de Inicio

Procesos de Planificacin Procesos de Ejecucin

Procesos de Control

Procesos de Cierre

Grupo de procesos de Direccin de Proyectos

Seguimiento y control Planificacin

Iniciacin

Cierre

Ejecucin

Procesos de Inicio

Procesos de Planificacin Procesos de Ejecucin

Procesos de Control

Procesos de Cierre

Fase Inicio Costo y nivel de actividad Procesos de Inicio

Fases intermedias (una o varias) Procesos de Planificacin Procesos de ejecucin Procesos de Control Tiempo

Fase final

Procesos de cierre

Integracin

Alcance

Calidad

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Comunica cin

reas de conocimiento de la gestin de proyectos

Tiempo

Abastecim ientos Recursos Humanos Riesgo

Costo

Gestin del Proyecto Gestin de la Integracin

Apropiada coordinacin de los distintos elementos del proyecto.

Areas de conocimiento
Gestin del tiempo
Finalizacin del proyecto en tiempo.

Gestin del alcance

Resultado necesario y suficiente.

po m Tie

Gestin de costos
Finalizacin del proyecto dentro del presupuesto establecido.

Co st o

Gestin de la Calidad
Satisfaccin de la necesidad por la cual el proyecto fue emprendido.

Gestin de Recursos Humanos

Efectividad de las personas participantes del proyecto.

Riesgo
Gestin de la Comunicacin
Difusin de la informacin necesaria en forma oportuna a los diferentes involucrados

Calidad
Gestin de Abastecimientos
Adquisicin de bienes y servicios requeridos por el proyecto

Gestin de riesgos
Identificacin, anlisis y respuestas asociadas a los riesgos del proyecto.

Alcance

PMBOK
4. Gestin de la Integracin
4.1 Desarrollo del Plan 4.2 Ejecucin del Plan 4.3 Control de Cambios Integrado

Areas de conocimiento
Gestin del Proyecto 6. Gestin del tiempo 5. Gestin del alcance
5.1 Inicio 5.2 Planificacin del alcance 5.3 Definicin del alcance 5.4 Verificacin del alcance 5.5 Control de cambios del alcance 6.1 Definicin de actividades 6.2 Secuenciacin de actividades 6.3 Estimacin de duracin de actividades 6.4 Desarrollo del calendario 6.5 Control del calendario

po m Tie

Co st o

7. Gestin de costos
7.1 Planificacin de recursos 7.2 Estimacin de costos 7.3 Presupuestacin de costos 7.4 Control de costos

8. Gestin de la Calidad
8.1 Planificacin de la Calidad 8.2 Aseguramiento de la Calidad 8.3 Control de Calidad

9. Gestin de Recursos Humanos

9.1 Planificacin de la Organizacin 9.2 Incorporacin del Personal 9.3 Desarrollo del equipo

Riesgo
10. Gestin de la Comunicacin
10.1 Planificacin de la comunicacin 10.2 Distribucin de la Informacin 10.3 Reporte de avance 10.4 Cierre administrativo 11.1 Planificacin de riesgos 11.2 Identificacin de riesgos 11.3 Anlisis cualitativo 11.4 Anlisis cuantitativo 11.5 Planificacin de respuestas 11.6 Monitorizacin y control

Calidad
12. Gestin de Abastecimientos
12.1 Planificacin de abast. 12.2 Planif. de solicitudes 12.3 Solicitudes 12.4 Seleccin de proveed. 12.5 Administ. de contratos 12.6 Cierre de contratos

11. Gestin de riesgos

Alcance

Gestion de proyectos eficiente

Cultura de gestion de proyectos

IMPLEMENTAR: Ciencia del gerenciamiento de proyectos

DESARROLLAR:Arte de aplicar las habilidades del gerenciamiento de proyectos

Metodologia de Gestion de proyectos

Estndar de Gestion de proyectos

Planificacin

PLANIFICACIN DE PROYECTOS
INSTRUMENTOS PARA LA PLANIFICACIN

1
Diagrama de barras (Diagrama de Gantt )

ETAPAS Organizacin del Proyecto Desarrollo aplicacin Infraestructura Tecnlogica Acciones a cargo del clientre Comunicacin y formacin Puesta en marcha Soporte en produccin

MESES 1 2 3 4 5 6

2
Diagrama de redes (PERT, GERT, etc.)
1

4 5 6

Planificacin

PREGUNTAS A RESPONDER
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Preguntas de Introduccin y Resumen del proyecto incluyen: ? Dnde se origin el proyecto? ? Porqu se est haciendo? Preguntas de Objetivos del proyecto incluyen: ? Cul es el objetivo del proyecto? ? Qu problemas debe resolver el proyecto? ? Cules son los componentes de trabajo principales en el proyecto? Preguntas de los Entregables incluyen: ? Qu recibe el cliente al finalizar el proyecto ? ? Cules son los principales productos necesarios para alcanzar todos los entregables (del cliente, del proyecto y de los procesos)?

PREGUNTAS A RESPONDER
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Preguntas de hitos claves incluyen: ? Qu momentos es importante comunicar? ? En qu momentos es importante medir y evaluar? ? Cules son los hitos burocrticos? Preguntas sobre hiptesis incluyen: ? Qu aspectos desconocidos se estn asumiendo? ? Qu reglamentaciones, reglas operativas y estndares afectan? Preguntas de riesgos incluyen: ? Qu obstculos podran afectar al costo del proyecto? ? Qu obstculos podran afectar la duracin del proyecto? ? Qu obstculos en los requerimientos podran comprometer el xito del proyecto? ? Qu aspectos de calidad podran amenazar el xito del proyecto?

PREGUNTAS A RESPONDER
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Preguntas sobre las actividades a desarrollar: ? Qu actividades se requieren para obtener cada producto y entregable? ? Qu vinculacin o precedencia existe entre ellas? ? Tienen alguna restriccin temporal? Preguntas de recursos requeridos incluyen: ? Qu especialistas son necesarios para completar este proyecto ? ? Qu material o equipamiento especfico es necesario para completar este proyecto? Preguntas de Restricciones incluyen: ? Qu aspectos tecnolgicos, de recursos humanos o polticos estn condicionando el proyecto ?

PREGUNTAS A RESPONDER
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Preguntas de Criterios de Aceptacin incluyen: ? Cmo se mide la performance? ? Qu nivel mnimo de perfomance tcnica es requerida? ? Qu puntos de control hay ubicados para asegurar que se entregar el producto correcto en la forma correcta? Preguntas de Aprobaciones incluyen: ? Qu revisiones se harn y cundo? ? Quin aprueba las revisiones? Preguntas de Revisiones incluyen: ? Qu alcance tendrn las revisiones de gestin y qu propsito tienen? ? En qu momento habr revisiones por el cliente y con qu propsito? ? En qu momentos habr revisiones informales del personal y los pares y con que propsito?

PREGUNTAS A RESPONDER
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Preguntas del Plan de Comunicacin incluyen: ? Cmo se comunicarn los miembros del equipo? ? Qu tipo de reuniones se desarrollarn? Con qu propsito y con qu frecuencia? ? Qu tipo de informes se elaborarn? Con qu frecuencia, propsito y para quien? Preguntas de Gestin de Cambios incluyen: ? Qu procesos se seguirn cuando se produzca un cambio? Preguntas de Proyectos Interrelacionados incluyen: ? Qu efectos hay sobre otros equipos? ? Qu otros proyectos estn dirigidos a aspectos relacionados? ? Qu otros proyectos tienen un impacto potencial sobre este proyecto?

Gestin de Riesgos

DEFINICIONES

Riesgo (de proyecto) es un evento o condicin incierta, que si ocurre, tendr un efecto positivo o negativo sobre algn objetivo del proyecto. Tambin se refiere a la probabilidad de prdida o dao. Es el grado de exposicin de todo el proyecto a eventos negativos y sus probables consecuencias impactando en los objetivos expresados en trminos de Alcance, Calidad, Tiempo y Costo. Caractersticas de Riesgos ? Inherente a todo proyecto ? Nunca intrnsecamente malo o bueno ? No es algo a temer, sino a manejar (gerenciar) Tipos de Riesgos: ? Internos / externos ? Conocidos / desconocidos

Ejemplo:
Causa Riesgo Necesitar un permiso para el uso limitado de un recurso tcnico para una actividad planificada. a. Que el permiso llegue ms tarde que el comienzo planificado de la actividad. b. Que el personal designado no est calificado para la actividad. a. Atraso en planificacin y cumplimiento b. dem y problema de costos si necesito entrenamiento

Consecuencia

Medidas de Mitigacin

a. Realizar la solicitud de permiso en forma temprana b. Evaluar la calificacin del personal en forma temprana

Medidas De asuncin

a. Solicitar licencias en prstamo b. Formar personal

GERENCIAMIENTO DE RIESGOS
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Es necesario identificar, evaluar y reportar riesgos del proyecto, durante la vida de ste y en vistas de los mejores intereses de l. Metas del gerenciamiento del riesgo de proyectos:
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Identificar riesgos de proyectos Desarrollar estrategias para su reduccin o eliminacin Tomar acciones para maximizar las oportunidades.

GERENCIAMIENTO DE RIESGOS
?Gerenciamiento ? ? ?

de riesgos de proyectos:

Tiene que ver con Incertidumbres, Probabilidades, Inpredecibilidad, Planificacin de Contingencia ES proactivo NO ES reactivo (esquivar una bala)

?Mal

entendimiento:

Gerenciamiento de Riesgos = Completo control de eventos

?Buen

entendimiento:

Gerenciamiento de Riesgos = Preparacin adelantada para enfrentar posibles eventos adversos

En las fases iniciales del proyecto, de definicion de Objetivos, Presupuestos y Plazos del proyecto, hechos positivos y proactivos, es donde se deben identificar, cuantificar y desarrollar una respuesta al Riesgo, cosa que generalmente no sucede. Y una de las razones fundamentales es que el mostrar los riesgos antes de comenzar, est visto como un hecho negativo, pesimista, que atenta contra el xito, al plantear dificultades antes de que sucedan. Es una accin a contramano del optimismo que se genera al comenzar un proyecto. Es importante entonces, el entender, y hacer entender, incluso a los Clientes, muchas veces adversos a visualizar problemas de antemano, que el Manejo de los Riesgos es justamente un hecho proactivo, anticipatorio, que contribuye al xito del proyecto en la medida en que sea encarado con el mismo rigor de cualquiera de los otros procesos del Project Management.
Claudio O. Arfeli Presidente / Osvaldo S. Ucha Director Tcnico MetaControl Argentina S.A

PROYECTOS DE CAMBIO ORGANIZACIONAL

CAMBIO ORGANIZACIONAL - FACTORES CRTICOS DE XITO ? Factores Estratgicos: ? ? ? ?

Resiliencia Conocimiento del Cambio Gestin de la Adaptabilidad Construccin de la arquitectura de la implementacin

Factores Tcticos:
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Compromiso de los patrocinadores Alineacin entre la Cultura Organizacional y los objetivos del proyecto Habilidades de los Agentes de Cambio Gestin de la Resistencia

RESILIENCIA
positivo positivo
Caractersticas de una persona o equipo resiliente

focalizado focalizado

organizado organizado

flexible flexible

proactivo proactivo

Habilidad de absorber altos niveles de cambio distorsionante respondiendo con un comportamiento disfuncional mnimo. Las personas resilientes se recuperan de los cambios fortalecidas y con mayores habilidades que antes.

CONOCIMIENTO DEL CAMBIO

CAPACITACIN Y DIVULGACIN

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PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE CAMBIO ORGANIZACIONAL CAMBIO ORGANIZACIONAL

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GESTIN DEL CAMBIO GESTIN DEL CAMBIO

CONTENIDO DEL CAMBIO CONTENIDO DEL CAMBIO

GESTIN DE LA RESILIENCIA
NATURALEZA DEL CAMBIO

PROCESO DE CAMBIO
DOLOR PRESENTE VS. SITUACIN FUTURA

YO debo cambiar

NOSOTROS debemos cambiar

TODOS debemos cambiar

ROLES ANTE EL CAMBIO RESISTENCIA AL CAMBIO

Fuerzas a favor del cambio: situacin actual, deseo de informacin, efecto demostracin, prospeccin... Fuerzas de oposicin: falta de confianza o incentivo, temor a lo desconocido e ignorancia, aferrarse al sistema presente ...

Sponsors, Implicados, Agentes de cambio Iniciadores

SINERGIA
Voluntad: objetivos compartidos y conviccin de que la accin conjunta (interdependencia) es el nico camino para alcanzar los objetivos fijados.