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ARTIGO DA SEO "Reportagem" JORNAL CARREIRA & SUCESSO - 14 de dezembro de 2009 - 386. EDIO Excesso de reunies prejudica a imagem do lder e uma grande perda de tempo

rica Nacarato No difcil encontrarmos algum profissional reclamando do excesso de reunies em sua empresa. Qualquer problema, novo projeto ou soluo para uma questo, motivo para as pessoas pararem o que esto fazendo e se reunirem em uma sala de reunio. Mas, afinal, para que serve a reunio? Quando realmente necessrio movimentar as pessoas e porque tantos chefes marcam diversos encontros ao longo da semana? Para o consultor e coach de executivos, Abraham Shapiro, a origem da palavra reunio tem como raiz unio, cujo significado atingir a unidade. Logo, j que reunio significa agrupamento de pessoas num mesmo local para tratar de algum assunto, eu acrescento que o real significado deste agrupamento buscar atingir a unidade, a convergncia, a uniformidade de opinies, o consenso em relao a um determinado tema. No entanto, para atingir o resultado esperado, as pessoas precisam aprender a trabalhar em equipe, e para Fernando Henrique da Silveira Neto, especialista em desenvolvimento gerencial, aqui no Brasil as pessoas no tm muito essa prtica, e falta um pouco de organizao, disciplina e mtodo. Em outros pases, as falas so mais objetivas e a reunio no para fazer social. Aqui, as pessoas sabem fazer, mas no tomam o cuidado para fazer direito, e a descamba. Uma reunio mal planejada, ou pior, feita desnecessariamente, pura perda de tempo e enfraquece o poder do lder, explica Shapiro, j que foi realizada sem objetivo e necessidade, alm de entediar as pessoas e as educar de modo distorcido a respeito dos conceitos sobre os quais a empresa se fundamenta. Segundo o consultor, h vrios motivos que levam um profissional a realizar reunies constantes: muitas vezes para mostrar poder, outras, por falta de conceitos claros a respeito de como gerir pessoas, isto , como faz-las funcionar com alta produtividade e qualidade. H tambm os que pem para fora os seus problemas psicolgicos de insegurana, como autoconfiana zero e baixa autoestima, e por estas razes, querem envolver-se com pessoas com o propsito de sentirem-se supridos. H aqueles, ainda, que no confiam suficientemente em sua equipe a ponto de realizar as devidas delegaes de tarefas e acabam usando as reunies como forma de controle e avaliao. Planejamento a melhor sada para evitar reunies desnecessrias e cansativas, ou seja, que poderiam durar meia hora, mas se estendem por horas. Fernando aconselha a fazer uma pauta antes de unir as pessoas, algo informal apenas para guiar a reunio, alm de informar os convocados sobre o tema, dizer quanto tempo ter de durao, e ter critrio de convocao, mobilizando apenas as pessoas significativas. Limitar o nmero de assuntos , tambm, muito importante para a reunio no durar horas. No adianta convocar uma reunio e dizer que ela ser de uma hora, sendo que voc tem sete ou oito assuntos para tratar. Em uma hora, voc s ir comunicar esses assuntos e no os discutir com profundidade. E quanto mais voc estende, mais chances tem da pessoa se desligar e lembrar-se das coisas que tem para fazer. Shapiro tambm defende que critrios claros de convocao so um dos pontos essenciais para tornar uma reunio produtiva. Conceitualmente, produtividade a razo entre quantidade produzida e tempo, ou seja, o quanto se produz de qualquer coisa por uma unidade de tempo hora, minuto, dia. Nos modelos mais modernos de gesto de pessoas, produtividade deixou de ser apenas a quantidade produzida ou realizada. tambm qualidade. Assim, para que uma reunio seja produtiva preciso que, alm de critrios claros de convocao, se tenha ordem de participao dos envolvidos, respeito entre todos, regras para interveno, eleio das pautas que a comporo ou informe antecipado do tema a ser discutido e, se possvel, horrio de incio e finalizao a fim de que as pessoas se programem. Quando tratar-se de um assunto a ser discutido at a exausto, deve-se informar os participantes de que a reunio s finalizar quando a convergncia ou consenso ocorrer em 100%. Neste caso, todos sabero que ela s ter horrio de incio, mas haver a vantagem de poderem rearranjar suas agendas e at de se preparem psicologicamente para o cansao. Outro aspecto importante a ser previsto, em casos de longa durao de uma reunio, a providncia de um coffee break em que se proveja algum alimento e bebida com o fim de suprir necessidades fsicas quando o horrio supera as ocasies de almoo ou jantar. Assim, ministrar uma reunio no uma tarefa to simples como a grande maioria das pessoas acredita. preciso planejamento, preparo e saber conduzir os assuntos de forma clara e o menos cansativo possvel. Por isso que, ao perceber que a reunio no est tendo mais efeito, que virou um encontro social ou um frum de dvidas ou de disputas pessoais, a hora de encerr-la.

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Para aprender a administrar uma reunio h cursos, leituras e outras prticas que podem auxiliar o executivo. Abraham Shapiro, por exemplo, sugere o estudo e no apenas a leitura de dois livros: O Gerente Minuto e O Gerente Minuto em Ao, de Kenneth Blanchart e Spencer Johnson. Aps estas leituras, h vrios livretos com sugestes breves e profcuas sobre as bases de uma boa reunio. Eu dou muito valor para a reunio, mas a considero como uma viagem de barco, em que preciso ter um nmero adequado de pessoas e dizer o tempo de durao, para as pessoas se prepararem. preciso ter cuidado antes que ela acontea. Se voc a planejar bem, ter um grande percentual de chance que ela d certo, conclui Fernando Henrique da Silveira Neto. Catho Online Todos os Direitos Reservados

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