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- Buscar donde se originan estas informaciones ejemplo dpto de compra, dpto de contabilidad, almacn Debemos comprender la forma en que trabaja el sistema actual y mas especficamente cual es el flujo de informacin por el que atraviesa el sistema. Es importante conocer porque la tienda desea cambiar sus operaciones actuales:
El analista considera tan cuidadosamente como sea posible, cuales sern las necesidades de la empresa y en que rea deber considerar los cambios para que coincidan con estas necesidades. En este caso y en la gran mayora de las circunstancia los analistas pueden recomendar formas alternas para mejorar la situacin normalmente es posible aplicar mas de una estrategia. Que es un sistema? En el sentido ms amplio, un sistema es simplemente un conjunto de componentes que interactan para alcanzar un objetivo. Un negocio es un sistema. Sus partes tienen nombres tales como: Mercadotecnia, produccin, ventas, investigacin y personal. Estos componentes trabajan todos juntos para crear una utilidad que beneficia a alguien. Ahora bien, cada una de estas partes es un sistema en si mismo. El dpto de contabilidad puede consistir en cuentas por cobrar por pagar, facturacin, auditoria, etc. Cuando se comienza a ver lo abundante que son los sistemas no sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio depende de uno o ms entidades abstractas llamadas Sistemas de Informacin, por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde comunicaciones entre oficinas telefnicamente hasta un sistema de computadoras que genere informaciones peridicas para diferentes usuarios. Los sistemas de informacin de hecho sirven a todos los sistemas de un negocio como se vera mas adelante. Ellos son el lazo que mantiene unidos a diferentes componente en forma total que pueden trabajar de manera efectiva hacia el mismo objetivo. Caractersticas importantes de los sistemas El objetivo de un sistema es la razona de su existencia para cumplir sus propsitos los sistemas interactan con su medio ambiente, es decir cualquier entidad que se site fuera de los limites del sistema. Las fronteras separan los sistemas de su medio ambiente. Los sistemas que interactan con su medio ambiente reciben entradas y producen salidas Son Sistemas abiertos, en contraste con los sistemas que no interactan con sus alrededores y que se conocen como sistemas cerrados.
La informacin suministrada a travs de la comparacin de los resultados con los estndares y el informe de los elementos de control sobre las diferencias, se denominan retroalimentacin. Para resumir, los sistemas utilizan un modelo de control bsico que consisten: 1. 2. 3. 4. Un estndar para rendimiento aceptables Un mtodo de medicin de ese rendimiento real Una forma para comparar el rendimiento real contra el estndar Un mtodo para retroalimentacin
Los sistemas que pueden ajustar sus actividades a niveles aceptables continuaran funcionando, los que no pueden hacerlo se detienen. El concepto de interaccin dentro de un medio ambiente que caracteriza a los sistemas abiertos es esencial para el control por medio de la recepcin de la entrada y la evaluacin de la misma un sistema puede determinar que esta bien operado. Si un negocio por ejemplo, produce objetos o servicios caros o bajos en calidad la gente probablemente no lo comprara. Las cifras de ventas bajas por la retroalimentacin que le indica a la gerencia que necesita ajustar los productos y la manera de produccin para mejorar el rendimiento y ajustarse a las expectativas. Sistemas de Negocios Todos los sistemas de produccin tienen semejanzas: Su propsito es producir bienes o productos que satisfagan las demandas que hay para ellos en el mercado. Para alcanzar este objetivo los sistemas interactan con su medio ambiente para: Adquirir los materiales necesarios, personal y conocimientos para producir bienes, ningunas de estas entradas se pueden omitir para que pueda continuar la produccin, los sistemas de produccin no podrn manufacturar muchos productos o los trabajadores faltan. Los sistemas de produccin tambin producen salidas que consisten en productos terminados, desperdicios, tecnologas de produccin, etc. Para continuar con su funcionamiento los sistemas de produccin deben de estar bajo control: por ejemplo cumplir con ciertos estndares de rendimientos. La cantidad de productos manufacturados debe cumplir con cuotas ya presupuestadas y alcanzar niveles aceptables de calidad y costos. Los gerentes continuamente vigilan los rendimientos reales y los comparan con la productividad planeada; si existen diferencias o la eficiencia estn por debajo de la expectativas se realizan cambios en este sentido Los sistemas de produccin son autorregula torios y auto ajustables: Remplazaran al personal, compraran nuevos equipos o modificaran los procedimientos si no es satisfactorio el ajuste interno esto significa que hay muchas fallas , la calidad esta peligrosamente baja o los precios son poco razonables por lo tanto, las fuerzas reguladoras del medio ambiente intervendrn. Los sistemas de produccin son subsistemas dentro de las grandes empresas y estn integradas por otros subsistemas para la adquisicin de materiales, mantenimiento de equipos y capacitacin de los trabajadores.
Este no es un conjunto exhaustivo de preguntas, pero marca la importancia de investigar y analizar la forma en la que opera la compaa. Durante el diseo, en cambio, los analistas son responsables de identificar las caractersticas importantes que se necesiten en un nuevo sistema. Ellos especifican como operaran los sistemas y sus subsistemas las entradas que se requieren y las salidas que se producirn, as mismo, establecen en que trabajo se utiliza la computadora y cual se hace manualmente. Los analistas de sistemas tienen relacin con los sistemas de control en dos formas: - Por un lado, describen los elementos de control como estndares y mtodos para evaluar los rendimientos contra los estndares para los sistemas de informacin que disee. Al mismo tiempo, los sistemas de informacin que especifican proporcionan informacin a los gerentes y usuarios, de manera que puedan determinar si los sistemas de negocios que administran operan apropiadamente. - Desarrollar mecanismos de retroalimentacin en la empresa es un paso esencial en el diseo para apoyar las actividades de ambos sistemas. Ninguno de los dos funcionara si esta ausente un control adecuado. En las empresas, los analistas desarrollan dos tipos diferentes de sistemas de informacin: los sistemas de procesamiento de transacciones mejoran las actividades diarias de las cuales dependen la compaa. Las aplicaciones normales incluyen el proceso de datos contables, preparacin de nominas y manejo de pedidos de ventas. Las actividades son de rutina, ocurren con frecuencia y en la misma forma. Los sistemas de procesamientos de transacciones automatizadas postulan con su objetivo bsico la eficiencia la velocidad y exactitud en el procesamiento de grandes cantidades de datos. Los sistemas de decisin administrativos se utilizan para dar apoyo directo a los gerentes responsables de la toma de decisiones dentro de la empresa, aunque los sistemas de decisiones administrativas no les dicen a los gerente como tomar las decisiones, les ayudan proporcionndoles informacin importante que servirn de entrada al proceso de decisiones. Tcnicas de Recopilacin de Datos El anlisis de sistema es el conocimiento de situaciones y no la solucin de los problemas. Los buenos analistas, por lo tanto, hacen hincapi en la investigacin y las preguntas para aprender como opera un sistema actualmente y para identificar los requerimientos que los usuarios tienen para uno nuevo o modificarlo. Solo despus de que los analistas han entendido por completo el sistema, son capaces de analizarlo y conjuntar las recomendaciones para el diseo de sistema.
Seleccin de entrevistados Se debe tener cuidado de seleccionar aquellas personas que tienen informacin que no se pueda conseguir de otra forma. La informacin recogida en las entrevistas deber ser verificada por los otros mtodos de bsqueda de datos. En la primera etapa la entrevista solo se aplica a gerentes o personal de supervisin, En la investigacin detallada donde el objetivo es descubrir hechos especificar opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeadas actualmente las entrevistas se aplican a todos los niveles gerenciales y de empleados y depende de quien pueda proporcionar la mayor parte de la informacin til para el estudio. Realizacin de la Entrevista: La habilidad del entrevistador es vital para el xito en la bsqueda de hechos por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparacin del objetivo de una entrevista especifica como de las preguntas por realizar a una persona determinada. El tacto la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. Como llevar a cabo una entrevista exitosa Entrevistar es un arte, as como una habilidad que se da a travs de la practica y el conocimiento del sistema que esta investigando. Aquellos que tienen xitos y son efectivos al utilizar los mtodos de entrevistas, durante los estudios de sistemas, estn de acuerdo con las etapas que los analistas deben seguir.
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Formatos El formato organiza el documento colocando la informacin importante en ubicaciones en que es mas notoria, e instruye al usuario acerca de cmo proceder estableciendo una secuencia de aspectos. Los documentos generalmente se llenan de izquierda a derecha y de arriba hacia debajo de manera que el formato del documento fuente se debe disear para utilizarlo en esta misma forma. Debe ser posible por el usuario proporcionar la informacin siguiendo una secuencia lgica, en vez de tener que saltar a diferentes ubicaciones dentro del documento. Los encabezados y la informacin de identificacin se proporcionan en la parte superior de la forma. Los resultados y totales se ubican en la zona inferior, la informacin mas utilizada debe ir en la parte superior y hacia el lado izquierdo. Dentro de la zona se solicitan los datos en el orden esperado; por ejemplo los usuarios esperan que primero se les pida su nombre, despus la direccin, ciudad y cdigo postal, En una forma bien diseada cada dato se escribe una sola vez, debe tener suficiente espacio para ser escrito, adems debe considerarse como se introducir el dato a la forma. El formato real del documento muestra la ubicacin de cada dato y todos los encabezados e instrucciones para los usuarios. Ttulos y Captacin de datos Los ttulos de los documentos fuentes les dicen a los usuarios que datos proporcionar y donde introducirlos. Deben ser breves e inteligibles con facilidad. Se deben utilizar trminos estndares que conozca el personal que use la forma. Evitase las abreviaturas. Incluir un ejemplo siempre ayuda a eliminar las preguntas de quienes respondan sobre que informacin proporcionar, por ejemplo al preguntar la fecha de nacimiento de la forma puede especificar como contestar ("Mes, Da , Ano" o "MM/DD/AA" o "MM/DD/20AA" ).
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- Modificar datos almacenados (cambiar o actualizar) el codillo de funcin puede ser "M"
El cdigo de funcin en particular puede determinar el contenido del registro de entrada; por ejemplo, para que el sistema aada un registro, todos los elementos de datos del registro se deben incluir en los datos de entrada. Por otro lado, para borrar un registro solo se especifica el cdigo de borrado y los nmeros de identificacin o llave del regidor que va a desaparecer. Si se va a cambiar un campo en el registro, la entrada debe incluir el cdigo del cambio, una indicacin de que campo se va a modificar y los datos para ese campo. Cdigo Tarjeta Se utilizan aun para el procesamiento por lote (Muy poco) Cdigo Secuencia Los cdigos secuenciales son nmeros o letras asignado en serie. Sealan el orden en el cual han ocurrido los hechos: por ejemplo un sistema bancario debe ser capaz de mantener un seguimiento del orden de las transacciones, de manera que sea claro que transaccin procesar primero, cual despus y as sucesivamente; por lo tanto se debe especificar el numero de secuencia en el diseo con el propsito de ordenar las transacciones. Los cdigos secuenciales son utilizados tambin con el propsito de identificacin, pero se asignan en el orden en el cual los clientes entran al sistema. Los de secuencia asignados en un orden cuidadoso no permiten insercin de nuevos miembros entre los ya existentes, Los analistas especifican la asignacin de cdigos de secuencia a intervalos de 10 / 20, o algn otro rango a fin de permitir expansiones posteriores. Cdigo Dimito significativo Un esquema de codificacin bien concebido que utilice subcodigos dentro de cdigos ms grandes o
nmeros, puede proporcionar una buena informacin a los usuarios. Supngase que los nmeros de artculos se asignan a los diferentes materiales y productos que una compaa almacena o vende. Una forma es asignar nmeros en secuencia, comenzando por el primero y continuando hasta el ultimo, o pueden aadir un prefijo para los nmeros de identificacin, de manera que pueda describirse mas adelante el tipo de articulo: Acero tiene un prefijo "A", plstico uno "P". Los cdigos pueden dividirse en subconjuntos o subcdigos, caracteres que son parte del numero de identificacin que tienen un significado especial. Los subcdigos indican al usuario informacin adicional sobre el articulo, Ejemplo La clase de producto, el proveedor, esta informacin se lleva a travs de dgitos significativos.
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