MacapAmap AmazniaBrasil 1semestrede2011

DocumentaoeArquivo& Arquivologia

Fundao Universidade Federal do Amap

Apostilado de Documentao e Arquivo & Arquivologia

CURSO BACHARELADO EM HISTRIA
Org. Prof. Luizel Simes de Brito
Coleodoscontedosaplicadosnas Disciplinas:DocumentaoeArquivo& Arquivologia,ministradasparaoCurso BachareladoemHistriadaFundao UniversidadeFederaldoAmap,parafins deorientaroaprendizadotericoeas avaliaesnecessrias,sendofacilitador oProf.Grad.LuizelSimesdeBrito, AssistenteII,SecretrioExecutivo, RegistroProfissional001DRT/AP.

Macap Amap Amaznia Brasil 1 semestre de 2011

 o dilogo interdisciplinar entre a Arquivologia e a Histria que fornecer a base para a adequao dos arquivos a esta realidade, assim como para a construo historiogrfica do cotidiano de hoje, amanh.
Luis Reis ii

SUMRIO
SUMRIO INTRODUO CONCEITOS FUNDAMENTAIS ..................................................................................... 10 ARQUIVOLOGIA ....................................................................................................................... 10 INFORMAO ........................................................................................................................... 10 O Valor da Informao ................................................................................................... 10 DOCUMENTO............................................................................................................................. 12 Diviso de Documentos por Natureza ......................................................................... 13 Formato .............................................................................................................................. 14 Espcie ............................................................................................................................... 14 Gnero ............................................................................................................................... 14 Tipo de Documento .......................................................................................................... 14 Valores de Documento .................................................................................................... 15 GESTO DE DOCUMENTOS ...................................................................................................... 15 DOCUMENTAO ...................................................................................................................... 16 Importncia ....................................................................................................................... 16 Natureza ............................................................................................................................ 17 Finalidade........................................................................................................................... 17 Caractersticas ................................................................................................................. 17 Normalizao .................................................................................................................... 17 Fases do Processo de Documentao .......................................................................... 17 NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO ................................................................... 18 Documentao de Nvel Estratgico ........................................................................... 18 Documentao de Nvel Ttico ..................................................................................... 18 Documentao de Nvel Operacional .......................................................................... 18 ARQUIVO E ARQUIVSTICA: Evoluo Histrica ................................................. 19 O ARQUIVO .............................................................................................................................. 19 Arquivo das Civilizaes Pr-Clssicas........................................................................ 19 Arquivos Medievais .......................................................................................................... 21 Arquivo da Idade Moderna ........................................................................................... 23 Arquivos da Idade Contempornea ............................................................................. 24 A ARQUIVSTICA ................................................................................................................... 24 Evoluo Histrica .......................................................................................................... 25 ARQUIVO: Elementos e Definies ............................................................................. 29 ESTGIOS DE SUA EVOLUO ................................................................................................. 31 EXTENSO DE SUA ATUAO .................................................................................................. 31 NATUREZA DOS DOCUMENTOS................................................................................................ 31 iii

GNERO (CARACTERSTICA) ................................................................................................... 32 NATUREZA DO ASSUNTO (CARACTERSTICA) ....................................................................... 32 CORRESPONDNCIA ................................................................................................................. 33 TIPO DE ARQUIVAMENTO ...................................................................................................... 33 DIFERENCIAO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO ................................................................. 33 CENTROS DE DOCUMENTAO OU INFORMAO .................................................................. 34 ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS CORRENTES ............. 36 LEVANTAMENTO DE DADOS ................................................................................................... 37 ANLISE DOS DADOS COLETADOS ......................................................................................... 38 PLANEJAMENTO ...................................................................................................................... 38 Posio do arquivo na estrutura da instituio ........................................................ 38 Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo ..... 38 Centralizao ................................................................................................................. 38 Descentralizao .......................................................................................................... 39 Coordenao................................................................................................................... 39 Escolha de mtodos de arquivamento e classificao ............................................ 39 Sistemas de registro ................................................................................................... 40 Elementos de Classificao ......................................................................................... 41 Princpios de classificao ........................................................................................... 41 Escolha das Instalaes e equipamentos ................................................................... 41 Constituio de arquivos intermedirios ................................................................... 43 IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO .................................................................................... 43 GESTO DE DOCUMENTOS........................................................................................... 44 PROTOCOLO ............................................................................................................................. 44 REGISTRO E MOVIMENTAO ................................................................................................ 45 EXPEDIO .............................................................................................................................. 45 ORGANIZAO E ARQUIVAMENTO ........................................................................................ 46 Mtodos de Arquivamento ............................................................................................ 46 Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) ........................................................................ 47 Regras de Alfabetao ............................................................................................. 47 Mtodo Geogrfico ...................................................................................................... 50 Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia) ........................................................................................................ 50 Nome da cidade, estado e correspondente........................................................... 51 Mtodo numrico simples ............................................................................................ 51 Mtodo numrico cronolgico .................................................................................... 52 Mtodo Dgito-terminal .............................................................................................. 52 Mtodos por assunto (ideogrficos) ........................................................................ 53 Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico ..................................................... 53 Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio ............................................................ 53 Mtodo ideogrfico numrico duplex ................................................................. 53 Mtodo ideogrfico numrico decimal ............................................................... 54 iv

Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada) ............................... 54 Mtodos padronizados ................................................................................................ 55 Mtodos padronizados automtico ..................................................................... 56 Mtodos padronizados soundex ........................................................................... 56 Mtodos padronizados rneo e mnemnico ....................................................... 56 Mtodos padronizados variadex .......................................................................... 56 Mtodo alfanumrico ................................................................................................... 56 Etapas de arquivamento .............................................................................................. 56 Inspeo ....................................................................................................................... 57 Estudo ........................................................................................................................... 57 Classificao................................................................................................................ 57 Codificao .................................................................................................................. 57 Ordenao .................................................................................................................... 57 Guarda dos documentos ............................................................................................ 57 EMPRSTIMO E CONSULTA ..................................................................................................... 57 ANLISE, AVALIAO, SELEO E ELIMINAO .................................................................. 58 Valor dos documentos .................................................................................................... 60 Distino entre valores primrios e secundrios .................................................. 60 Distino entre valores probatrios e informativos ............................................ 60 Valores probatrios ................................................................................................... 60 Valores Informativos ................................................................................................. 61 Unicidade .................................................................................................................... 61 Forma .......................................................................................................................... 62 Importncia............................................................................................................... 62 Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica ...... 62 Documentos relativos a coisas ..................................................................................... 63 Documentos relativos a fenmenos ............................................................................ 63 Concluses ........................................................................................................................ 63 MICROFILMAGEM .................................................................................................................... 64 Filme (rolo) ....................................................................................................................... 64 Jaqueta ............................................................................................................................. 64 Microfichas ...................................................................................................................... 65 Tecnologia da Informao ............................................................................................ 65 Transferncia e recolhimento ..................................................................................... 65 Tipos de transferncia................................................................................................ 66 ARQUIVOS PERMANENTES .......................................................................................... 68 ATIVIDADES DE ARRANJO...................................................................................................... 69 Princpios de arranjo de arquivos ................................................................................ 70 Evoluo dos princpios de arranjo ............................................................................. 70 Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos ....................... 72 ATIVIDADES DE DESCRIO E PUBLICAO .......................................................................... 73 Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa .............................................................. 74 v

Guia .................................................................................................................................. 74 Inventrio sumrio ....................................................................................................... 74 Inventrio analtico ................................................................................................... 75 Catlogo ........................................................................................................................ 75 Repertrio.................................................................................................................... 75 ndice instrumento de pesquisa auxiliar............................................................ 75 Tabela de equivalncia ou concordncia................................................................ 75 ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica ....................... 76 Descrio multinvel ..................................................................................................... 76 Regras para descrio multinvel ............................................................................ 77 Elementos de descrio .............................................................................................. 77 ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias............................................................ 78 Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF) .................................................. 78 ATIVIDADES DE CONSERVAO ............................................................................................. 78 Conceito de conservao e restaurao .................................................................... 78 Conservao...................................................................................................................... 79 Conservao preventiva (restaurao) .................................................................... 79 Desinfestao ................................................................................................................... 81 Limpeza .............................................................................................................................. 81 Alisamento ......................................................................................................................... 81 RESTAURAO.......................................................................................................................... 81 Banho de gelatina ............................................................................................................. 81 Tecido ................................................................................................................................ 82 Silking ................................................................................................................................ 82 Laminao.......................................................................................................................... 82 Laminao manual.......................................................................................................... 82 Encapsulao .................................................................................................................... 83 ATIVIDADES DE REFERNCIA ................................................................................................. 83

vi

Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os arquivos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na fase de administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produo documental. Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico: a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos; b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado. Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos: a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus; c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios. Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia,

8 eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria. Tem-se ento que a cidadania plena ultrapassa o mero conhecimento e respeito aos direitos e deveres individuais, consolidando-se no autoreconhecimento e no conhecimento do outro, atravs da identificao sociocultural do grupo em que se vive. A identidade grupal alicerada na memria coletiva, que por sua vez constituda a partir das memrias individuais que se inter-relacionam. A memria permanece, mesmo que fragmentada, quando transmitida oralmente ou registrada em documentos. Os documentos so, assim, registros histricos, pois atravs deles a historiografia pode resgatar facetas da memria, tanto individual quanto coletiva. O acervo documental oriundo de arquivos pessoais, governamentais ou empresariais, entre outros, constitui o campo de atuao da arquivologia e da histria; a primeira direcionada ao seu tratamento documental arquivstico e a segunda, como fonte de pesquisa historiogrfica. Essa co-atuao nos arquivos mostra que preciso repensar o papel que estes desempenham na produo historiogrfica, pois o documento uma fonte histrica cuja seleo, organizao e disponibilizao feita por pessoas que possuem posicionamentos ideolgicos (assumidos ou no), que influenciam neste processo, para pessoas que tambm possuem os seus posicionamentos ideolgicos, (igualmente assumidos ou no), os quais tambm influenciam na historiografia. Esta problemtica ainda mais complexa diante da chamada revoluo documental (o aumento da produo de documentos impressos a partir dos anos 60) e da Nova Histria, para a qual todo e qualquer documento uma fonte histrica (e no mais apenas os documentos oficiais (governamentais, empresariais, enfim, os documentos formais, conforme a concepo positivista de histria). A preocupao com a revoluo documental ocasiona a constatao de que um dilogo interdisciplinar entre a histria e a arquivologia uma necessidade mais do que urgente, pois, se a primeira carece de conhecimento sobre o tratamento dispensado ao documento pelo arquivista, a este falta uma concepo histrica que ultrapasse o positivismo vulgarizado (p.18), o qual interfere no seu trabalho e, consequentemente, no do historiador, visto que este, ao desconhecer a atuao arquivstica, tende a receber o documento sem compreender ou questionar o processo pelo qual o documento passou at chegar as suas mos. A contextualizao do documento, atravs do respeito ao princpio da provenincia documental, proposto por Natalis de Wailly em 1841, fundamental

9 para a produo historiogrfica na Nova Histria, pois coloca-o em uma srie que retrata as atividades desenvolvidas pelo rgo de origem, permitindo ainda uma anlise conjuntural do momento e dos motivos de sua gerao. (p. 22). Os documentos gerados, mesmo que sem a inteno de testemunho, no entanto, j o so, visto que so reveladores do pensamento da poca em que foram produzidos e da ideologia dos que o produziram, cabendo ao arquivista organiz-los e disponibiliz-los ao historiador e a este analis-los, deles extraindo suas revelaes, os seus testemunhos...etc. Se o documento no incuo (p. 23), tambm no o so o arquivista e o historiador; ambos precisam adotar uma postura crtica em suas respectivas atuaes profissionais, visto que, diante da inesgotvel produo documental do mundo ps-moderno, se j no possvel arquivar e preservar todos os documentos, tambm no possvel descartar o indescartvel.

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ARQUIVOLOGIA
uma disciplina cientfica da Cincia da Informao. Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a Arquivologia cuida da informao que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de documentos, e sua converso em potencial de informao. Por outro lado, Informao e Documento so termos polissmicos to amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido esses termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos.

INFORMAO
um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. Tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao. Usaremos aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto dizermos que informao tudo, ou seja, informao so todos os dados que so organizados e comunicados.

O VALOR DA INFORMAO
Como parmetros maneiras indefinidos, Podem, em informao. possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir capazes de quantific-lo, o que no uma tarefa trivial. Uma das realizada por meio dos juzos de valor, que, apesar de serem consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de

Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos:

11 a) valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao; b) valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado; c) valor de propriedade: que reflete o custo substitutivo de um bem; d) valor de restrio: que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma provvel equivalncia monetria. Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro, ter grande interesse em informaes relativas produo agrcola de um determinado pas ou regio. Esta empresa, provavelmente, ir alocar recursos na busca sistemtica deste tipo de informao, que ser utilizada na determinao de indicadores de uma tendncia e que fundamentar decises sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poder ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas informaes assumiro um valor de restrio, para que se possa preservar o sigilo da aplicao. Por outro lado, uma organizao governamental ou no que realize censos demogrficos, de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, dever manter, por razes legais, o armazenamento de dados e sries histricas sem que haja explcita inteno de explorao ou de uso. Neste caso, a informao ter um valor de propriedade. O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deve atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao deve satisfazer os seguintes requisitos: a) ser enviada pessoa ou ao grupo certos; b) na hora certa e no local exato; c) na forma correta. O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do valor da informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio. A determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural do uso da informao como um insumo da tomada de deciso. Entretanto, ainda que a informao adquira seu

12 valor a partir de seu papel na tomada de deciso, o produto informacional como um todo tambm agrega valor a outras atividades no processamento da informao. Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico quando levar satisfao dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informao disponvel constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que so aqueles que conduzem a outros bens e servios. Neste caso, o valor estar diretamente relacionado ao dos bens e servios que deles se utilizam. Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: a) identificao de custos; b) entendimento da cadeia de uso; c) incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao; d) dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos especficos; e) tradio de se tratar a informao como uma despesa geral; f) diferentes expectativas e percepes dos usurios; g) fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao. Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com informao perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio. Se a informao adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela ter pouco ou nenhum valor.

DOCUMENTO
um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos gelogos, os vestgios materiais de civilizaes desaparecidas investigados pelos arquelogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou pblicos que so estudados pelos historiadores. A partir do

13 momento em que se fortalece a idia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato. Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns mantidos no seu prprio local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, as bibliotecas, os arquivos e os centros de documentao, levou construo de referenciais tericos e prticos de organizao e preservao. Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor cientfico, histrico e cultural. Numa viso geral os documentos so produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentao privada, um cidado no ter uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado sua firma num cartrio. importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter informaes valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pblica ou privada. J numa viso especfica, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criao, j ter um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em meados do sculo 20, no momento do seu suicdio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliana contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos documentos atende primeiramente s necessidades burocrticas, administrativas ou legais.

DIVISO DE DOCUMENTOS POR NATUREZA

Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com

14 as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal, Estadual ou Municipal.

FORMATO
a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.

ESPCIE
a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma).

GNERO
a configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom).

TIPO DE DOCUMENTO

15 a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial.

VALORES DOS DOCUMENTOS

Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes: o primrio e o secundrio. VALOR PRIMRIO: estabelecido em funo do grau de importncia que o documento a entidade que o acumulou. Este se manifesta sob trs diferentes tipos, ou seja: a) Valor Administrativo: documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc; b) Valor Jurdico ou Legal: documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc; c) Valor Fiscal: documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. VALOR SECUNDRIO: estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. Subdivide-se em: a) Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc; b) Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores Econmicos, etc.

GESTO

DE DOCUMENTOS

Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando a racionalizao e eficincia dos arquivos.

16 A gesto de documentos arquivsticos um procedimento fundamental na vida de uma empresa pblica ou privada. Para tomar decises, recuperar a informao e preservar a memria institucional preciso estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao e preservao dos arquivos. Administrar ou gerenciar documentos arquivsticos, a partir da aplicao de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante s empresas pblicas ou privadas obter maior controle sobre as informaes que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaos de guarda de documentos, desenvolver com mais eficincia e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidados. Conforme a Lei Federal n 8.159, que se refere aos arquivos pblicos, mas tambm aos arquivos privados constitudos por pessoas fsicas ou jurdicas, gesto de documentos :
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos pblicos e privados. A gesto de documentos aplicada nas empresas uma atividade estratgica na constituio do acervo arquivstico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que aps o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados, os que sero transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinao final: eliminao ou guarda permanente. Contudo, a operacionalizao da gesto de documentos, isto , a organizao interna do trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trs das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservao estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretao.

DOCUMENTAO
um conjunto de tcnicas cujo objetivo primordial a produo, sistematizao, distribuio e utilizao de documentos.

IMPORTNCIA
Elemento auxiliar do estudo, da pesquisa e do planejamento, em qualquer

17 campo ou nvel, a documentao assume vital importncia em nossos dias, haja vista o aparecimento e desenvolvimento da informtica, que pretende colocar disposio de todos, principalmente dos administradores, toda sorte de informaes e referncias necessrias tomada de deciso.

NATUREZA
A documentao pode ter natureza comercial, cientfica ou oficial.

FINALIDADE
Em sentido amplo, reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir sua divulgao e utilizao, proporcionando o desenvolvimento da cincia e da tecnologia. Ou seja, mais restritamente, a finalidade da documentao a de auxiliar e influir, direta ou indiretamente, na tomada de deciso pelo administrador, pela autoridade, ou pelo pesquisador.

CARACTERSTICAS
Nos dias atuais a documentao assume uma caracterstica predominantemente dinmica, que a impulsiona a alcanar com mais rapidez e eficcia sua principal finalidade.

NORMALIZAO
Procura racionalizar a produo, organizao e difuso das informaes que se encontram nos vrios documentos. Dessa maneira estabelece condies para o bom andamento da pesquisa, elaborao de projetos, preparao de relatrios, realizao de servios, obras, etc. O Brasil representado na Organizao Internacional de Normalizao (OIN) pela Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT), com sede no Rio de Janeiro.

FASES DO PROCESSO DE DOCUMENTAO

O processo desenvolve-se em trs fases principais: a) recolhimento: para constituir um servio de documentao, exige-se senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, alm de discernimento para recolher o que til, imparcialidade na seleo de documentos;

18 b) leitura: a leitura fundamental, pois somente a partir dela se poder tomar qualquer deciso quanto utilidade e aplicao dos documentos; c) classificao: deve seguir uma orientao terica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade pblica.

NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO

comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o ttico e o operacional.

DOCUMENTAO DE NVEL ESTRATGICO

a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos nveis hierrquicos da alta gerncia.

DOCUMENTAO DE NVEL TTICO

a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de gesto da organizao. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros.

DOCUMENTAO DE NVEL OPERACIONAL

a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo. Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc, para a operao segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho, Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros.

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O ARQUIVO
Para podermos analisar a evoluo histrica dos arquivos, ser necessrio estabelecer balizas cronolgicas, assim iremos s origens, desde o nascimento destes, com as Civilizaes Pr-Clssicas at aos dias de hoje. Ao longo da Histria, que os arquivos se encontraram com diferentes suportes, desde as placas de argila, do papiro, do papel, entre outros. Hoje, a variedade de suportes aumentou, o que por sua vez aumentou o contedo destes que se tornou bastante variado. Os arquivos constituem desde sempre a memria das instituies e das pessoas, e existem desde que o Homem fixou por escrito as suas relaes como ser social. Vrios autores defendem que, a Histria dos Arquivos no pode ser considerada margem da Histria Geral da que formam parte integrante, tanto que a sociedade condiciona a sua existncia, a sua organizao, os seus critrios de conservao e, mesmo, a sua finalidade. A evoluo histrica dos arquivos e do seu conceito como veremos paralela ao desenvolvimento das sociedades humanas. Assim, os arquivos surgem desde que a escrita comeou a estar ao servio da sociedade, e tero nascido de forma espontnea no seio das Antigas Civilizaes do Mdio Oriente h cerca de seis milnios atrs. O aparecimento da escrita condicionou o aparecimento dos primeiros Arquivos, de tal forma que desde logo a humanidade tomou conscincia de era necessrio conservar os registros produzidos para mais tarde poderem ser utilizados.

ARQUIVOS DAS CIVILIZAES PR-CLSSICAS

Os Arquivos mais antigos que so conhecidos remontam ao 4 milnio a. C., junto das Civilizaes do Vale do Nilo e Mesopotmia. Graas Arqueologia foram descobertos, quer em Elba, Lagash, Maari, Ninive, Ugarit, etc. diversos vestgios dos primeiros Arquivos. Em Elba, por exemplo, encontraram-se numerosas placas de argila dispostas em estantes de madeira e em distintas salas, grandes volumes de documentos, missivas governamentais, sentenas judiciais, cartas, atos privados, etc.

20 Estes arquivos situavam-se, nesta poca em Templos e Palcios, para estarem mais prximos das classes dirigentes. H autores que defendem que estas estruturas se podem j considerar como verdadeiros Arquivos devido ao tipo de documentao que l era conservada. Descobriu-se que a sua organizao tinha j um grau superior, pois encontraram-se lxicos e catlogos descritivos. Atravs, tambm da Arqueologia, foi possvel reconstituir a organizao de alguns dos arquivos descobertos, que demonstraram que estes dispunham j de muitos dos elementos que se iram tornar clssicos e que ainda hoje so definidos pela Arquivstica. Desde logo, que estes arquivos tiveram grande importncia, e constituam j um complexo sistema de informao, no sendo concebidos como simples depsitos de placas de argila, mas como complexas estruturas organizativas e funcionais. Aos arquivos desta poca podemos apelida-los de arquivos de palcios ou arquivos de placas de argila. Tudo indica que alguns dos pressupostos modernos da Arquivstica estavam j patentes nos Arquivos das Civilizaes Pr-Clssicas. Arquivos GrecoRomanos atribudo a fialtes, cerca de 460 a. C., a criao do primeiro arquivo do mundo grego. Tambm aqui os arquivos se situavam em templos e em dependncias do Senado, a Sul da gora como em Atenas. Da Grcia Antiga destacam-se os arquivos de Gea e Palas Atenen, por ai se encontrarem importantes depsitos de documentos, como leis e decretos, atas judiciais, decretos governamentais, inventrios, etc. Interessante ser referir que em Atenas cada magistratura dispunha do seu Archeion, ou seja o lugar onde se redigem e conservam os documentos expedidos pelo poder governativo. Este conceito ir ser transmitido ao mundo romano, onde ser conhecido como Archivium. A partir de 350 a. C. aparece-nos o termo Mtron que era onde se guardavam leis e decretos governamentais, actas do Senado, etc., e que funcionava como Arquivo do Estado ateniense. Acredita-se que um pouco por toda a Grcia haveriam noutras cidades, arquivos civis e religiosos. Temos, pois, que os arquivos no plano tcnico dispunham j de um nvel de maturidade bastante elevado. Segundo Plutarco, atribudo a Valerius Publicoa, que exercia a funo de Cnsul em 509 a. C., a criao do primeiro arquivo da Roma antiga. Os arquivos da Roma antiga seguem de perto os das cidades gregas, continuando na poca Republicana a funcionar em templos, nomeadamente em Roma, no Templo de Saturno, junto ao errio pblico, onde se guardavam as Tabulae Publicae, que depois se veio a denominar Tabularium, agora situado no Capitlio. O Tabularium, desempenhava a funo de Arquivo Central do Estado, j com a importncia de

21 um grande servio pblico. Os documentos diplomticos eram conservados no Templo de Jpiter e os testamentos no de Vesta. Durante a poca Imperial, os srinia comearam a especializar-se como srinium a memoria, que estava encarregada de publicar e conservar as ordens do Imperador, por outro lado, a denominada a libellis, foi criada para atender o despacho das publicaes e consultas elevadas Corte. A cognitiones ou a cognitionibus, estava a cargo dos litgios civis e criminais que se apresentavam ao Imperador. Haviam ainda os srinia ou rationibus, que tratava das finanas e da contabilidade Imperial e finalmente a ab epistalis, onde se redigiam as contestaes do Imperador s consultas formuladas por funcionrios e cidados. Sabe-se que cada uma dessas reparties tinham os seus prprios arquivos independentes fisicamente em estantes separadas, onde se aplicava um rigoroso respeito pela provenincia dos fundos. Um dos grandes feitos dos romanos nesta rea, o fato de terem instaurado uma verdadeira rede de arquivos, assim um pouco por todo o Imprio vamos assistir ao aparecimento de Tabularius nas cidades provinciais mais importantes, nos quais se recolhia a legislao, a jurisprudncia e a documentao da administrao provincial, assim como surge tambm os arquivos dos municpios e os arquivos privados, fruto do desenvolvimento do Direito, e que constituam um instrumento fundamental para a garantia da propriedade dos cidados. De referir ainda que a organizao romana desenvolveu o conceito da Arquivo Pblico, pois apesar dos arquivos centrais terem sido criados para uso estatal, abriram as portas sociedade, funcionando como garantia de prova para a reclamao de direitos dos cidados. No mbito da Organizao Arquivstica, tivemos grandes progressos, pois os romanos tinham um grande sentido prtico e concediam administrao do Imprio uma grande importncia, o que levou que muitos dos critrios utilizados por eles continuam ainda hoje em dia vlidos, tanto nas linhas orientadoras da profisso de arquivista como na configurao da sua rede de arquivos. Como nos refere A. Malheiro da Silva, a importncia concedida relao entre documento e a entidade produtora vir, por sua vez a constituir a chave da Arquivstica moderna. Tambm com o mundo romano assistimos metamorfose da Arquivstica numa disciplina com uma misso e regras prprias, servida por uma enorme rede de servios e um corpo profissional especializado. Podemos concluir ento que, em termos organizacionais os romanos dispem j de um desenvolvido sistema pblico de arquivos, que se denota bem pela complexidade da sua administrao.

ARQUIVOS MEDIEVAIS

22 Com o advento da Idade Mdia o Arquivo passa a significar o espao ou servio onde se preservam registros antigos, ou seja comea-se a difundir a ideia de Arquivo como espao ou servio onde se recolhem documentos de valor, por constiturem prova ou memria de atos ocorridos no passado, sob as designaes de origem Pr-Clssica, como Santurio ou Tesouro. Ao cair o Imprio Romano vai desaparecer a complexa administrao que se havia desenvolvido at ento, onde se v desaparecer a ideia de sade pblica e bem comum, aparecendo por sua vez a ideia de vida privada, que se vai converter no fator predominante desta poca. Do Estado como Respublica passamos ao Estado Propriedade de quem detm o poder, onde a faculdade ou direito de criar arquivos, s tinham os que detinham a soberania. Assim desaparece tambm a noo de Arquivo Pblico. Na Idade Mdia a gesto de documentos vai estar fundamentalmente nas mos da Igreja, detentora do Saber e da Cultura, concentrados em Catedrais e Mosteiros. Os Arquivos Eclesisticos vo assim ter a funo de guardar e gerir os ttulos de propriedade, quer da Igreja, quer de outras instituies pblicas e particulares. Apesar disto os Arquivos nesta poca recuperam a importncia que tinham na Antiguidade. Sendo que, com o redescobrimento do Direito Romano no Sculo XII entramos numa nova fase da histria dos arquivos. Ento, a partir do sculo XIII, comea a ser introduzida a prtica dos registros, que eram livros onde se transcreviam os documentos outorgados por uma autoridade, ou entidade, nomeadamente nas Chancelarias, e outras instituies. Nesta poca as unidades administrativas destas estruturas dividiam-se j em seces orgnicas, e com funcionrios especializados (arquivistas) e normas a seguir. Ser importante referir que, a prtica arquivstica nesta poca, no se confinava s Europa, conhecendo-se os casos da China e do Mundo rabe. Com o Sculo XIV surgem por toda a Europa vrios Arquivos Centrais como o Archivo de la Corona de Aragn em 1318 e o Arquivo da Torre do Tombo em 1325, entre outros. Ao mesmo tempo d-se tambm a descentralizao dos arquivos, o que leva ao aparecimento dos Cartrios Concelhios, a poca de novas tipologias documentais, como os inventrios, d-se o alargamento ao tipo de documentos a conservar, como documentos financeiros e historiogrficos, etc. durante este sculo que assistimos ao primeiro grande movimento de nomeao de arquivistas oficiais nas Cortes de Europa. Este movimento, leva a que os Arquivos sejam encarados de uma forma diferente, contribudo para que a partir do sculo XV surjam grandes cronistas oficiais, juntamente com o aparecimento dos primeiros cultores da crtica filolgica e textual.

23 Como vimos, e ao qual j se havia feito referncia, na Idade Mdia o Arquivo vai recuperar a sua a importncia.

ARQUIVOS DA IDADE MODERNA

Com o sculo XVI, vemos surgir um novo sistema administrativo, o Estado Moderno. Absolutista e Centralizador por natureza, contribuir para a concentrao dos arquivos, fazendo surgir os primeiros Arquivos de Estado, que resultam de novas concepes de administrao e reformas institucionais. A criao do Arquivo de Simancas em 1540, em Espanha por ordem de Carlos V, considerado o Arquivo Moderno do Estado Espanhol, de fato um sinal bastante significativo do novo sistema administrativo. Este arquivo considerado como o primeiro exemplo de um Arquivo de Estado. Mais tarde, iremos assistir criao do Arquivo Secreto do Vaticano em 1611, e ainda na Espanha o Arquivo das ndias, em 1788, eles tambm exemplares de Arquivos de Estado. Ser importante referir que, esta centralizao dos documentos, ir provocar ajustamentos metodolgicos, sendo frequente a elaborao de normas, regulando os preceitos de rotina do Arquivista. Segundo autores como Jean Favier, a noo de Propriedade dos Arquivos foi substituda pela de Arquivos Pblicos depositrios dos documentos do Estado e cuja conservao era ou podia ser de interesse pblico. O arquivo vai-se converter num elemento fundamental da administrao e a adquirir uma funo predominantemente juridico-politica. Ruiz Rodrguez, defende que nesta poca, se encerra um perodo da Histria, em que os Arquivos tiveram um papel de servio s instituies e governos que os fizeram nascer. Em suma, foram colaboradores dos Estados na administrao dos respectivos territrios. Este perodo fica, pois conhecido como a poca dos Arquivos de Estado. Arquivos na poca Contempornea A partir de 1789, com a Revoluo Francesa iremos assistir a uma verdadeira mudana na Histria da Europa, que se ir repercutir na noo e funcionalidade dos Arquivos. Com o advento do Estado de Direito nasce um novo conceito, a Soberania Nacional. Neste contexto, nascem os princpios de responsabilidade, de garantia, eficcia e justia da atuao da Administrao perante os cidados. Associado a isto, o Arquivo passa a ser considerado como Garantia dos Direitos dos Cidados, e Jurisprudncia da atuao do Estado. Um dos grandes marcos, para a Histria dos Arquivos, sem sombra de dvida a fundao de raiz, logo em 1789, dos Archives Nationales de Frana, e com eles a j muito conhecida Lei de 7 Messidor, que sai no Ano II da Revoluo, que proclama que os Arquivos estabelecidos junto da representao nacional eram um depsito

24 central para toda a Repblica. A esta Lei traz um conceito moderno e liberal de Arquivo, onde o Arquivo Central do Estado deixou de constituir um privilgio dos rgos de poder e passou a ser entendido como Arquivo da Nao aberto ao cidado comum. No sculo XIX, a poltica de concentrao dos Arquivos vai ser continuada um pouco por toda a Europa, exceo da Gr-Bretanha onde o processo vai ser mais tardio. No incio deste sculo, perante o desenvolvimento do Positivismo, que preconizava a verificao documental ao servio da anlise histrica, contribui para que os arquivos adquirissem uma posio instrumental relativamente Paleografia e Diplomtica. J na segunda metade deste mesmo sculo e agora sob os auspcios do Historicismo os arquivos vo-se transformar em verdadeiros laboratrios do saber histrico.

ARQUIVOS DA IDADE CONTEMPORNEA

Na poca Contempornea os arquivos vo adquirir dupla dimenso, onde se por um lado so garantia dos direitos dos cidados, por outro conservam e gerem a memria do passado da nao e por isso vo ser objeto da investigao histrica. Bautier defende a ideia de, que at meados do sculo XX os arquivos desenvolveram, sobretudo a vertente de conservadores e gestores da memria do passado, deixando de lado a funo de servio Administrao, que at a tinham desempenhado. No sculo XX vamos, pois assistir consolidao do conceito e funo de Arquivo, como conjunto de documentos, independentemente da data, da forma e do suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoa, fsica ou moral, ou por qualquer organismo pblico ou privado no exerccio da sua actividade, conservados pelos seus criadores ou sucessores para as suas prprias necessidades ou transmitidos a instituies de Arquivos.

A ARQUIVSTICA
Segundo a definio que nos dada pelo Dicionrio de Terminologia Arquivstica do Conselho Internacional de Arquivos, ao qual j se fez referencia neste trabalho, a Arquivstica a disciplina que trata dos aspectos tericos e prticos dos arquivos e da sua funo. Assim, vai desenvolver-se a partir da anlise, do trabalho de campo e da investigao sobre as organizaes produtoras de documentos, que os renem constituindo arquivos, para fins materiais ou culturais. Temos, pois que a

25 Arquivstica se debrua sobre um dos produtos mais naturais do Homem, os Arquivos. A Arquivstica estabeleceu princpios essenciais, metodologia e linguagem prprias, que a faz identificar-se e se distinguir das outras Cincias afins, com as quais est integrada no conjunto das Cincias da Documentao e da Informao. O seu objetivo prende-se com a formao, organizao e conservao dos documentos, com a economia de tempo na investigao, economia de pessoal e no trabalho, e direo do Arquivo. Nesta perspectiva a Arquivstica deve responder com a criao de uma metodologia prpria para que o arquivo possa desempenhar e cumprir os seus objetivos, desenvolver procedimentos e instrumentos de trabalho que permitam ao Arquivista, conservar, gerir e difundir os documentos de arquivo. Esta metodologia radical, pois no carter orgnico do arquivo, e consiste em aplicar o principio bsico, de respeitar a ordem natural de criao dos documentos, a que chamamos princpio de provenincia ou princpio do respeito pela estrutura dos fundos. Em suma, a Arquivstica a Cincia que organiza e torna acessvel a informao documental produzida por uma Organizao no desenrolar das suas relaes sociais, a ponto de ser possvel conhecer toda a informao que um documento possa proporcionar.

EVOLUO HISTRICA
A Arquivstica nasce na sequncia da Revoluo Francesa com os novos servios de Arquivo que ento foram criados e no seio da Histria Positivista, fortemente vinculada Diplomtica. S com a prtica da teoria de que os documentos se devem organizar de acordo com a estrutura da instituio de onde provem, a Arquivstica se conseguiu autonomizar e tornar-se independente. Este princpio provenincia considerado a base desta Cincia. Segundo Posner, internacionalmente consensual, a data aceite para o nascimento da Arquivstica, o dia 24 de Abril de 1841, quando Natalis de Wally introduziu as normas para a organizao dos fundos reunidos nos Arquivos Nacionais Franceses, de livre acesso de consulta desde a Revoluo Francesa. Mas, o grande marco na evoluo da Arquivstica pode ser encontrado em 1898, com a publicao do Manual dos Arquivistas Holandeses, por Muller, Feith e Fruin, onde se abre uma nova era para a disciplina, e que representa a afirmao e libertao da Arquivstica, relativamente ao papel secundrio para a qual tinha sido remetida at ento, como veremos mais adiante. No entanto muito antes, do seu nascimento formal da Arquivstica como disciplina, j existia como prtica de sistematizao e conservao de fundos

26 documentais, desde que o Homem criou os primeiros Arquivos, como depsitos dos testemunhos escritos e como base do seu direito. Desde a Roma Antiga que, nos encontramos com um mtodo de trabalho, a que hoje chamamos principio de provenincia, onde os documentos produzidos por diferentes dependncias se conservavam em diferentes galerias do Tabularium e do Templo de Saturno, mantendo independentes cada um destes fundos, onde em cada um destes documentos eram j ordenados cronologicamente, formando sries. No entanto esta prtica tinha simplesmente uma orientao lgica, onde no se pensava num futuro interesse histrico dos documentos nem no estabelecimento de uma doutrina arquivstica. Com o aparecimento das Chancelarias da Idade Mdia, e a consequente produo e conservao documental, surgem os cartulrios onde se copiavam os documentos recebidos por uma instituio, e os registros. Assistimos a uma evoluo sem sobressaltos na prtica arquivstica. Na Idade Moderna, e Ilustrao a Arquivstica vai evoluir no sentido de procurar facilitar as tcnicas que garantam a organizao e conservao dos depsitos que esto nos arquivos, surgindo para o efeito vrios conjuntos de normas a seguir. Com, o sculo XVII veremos proliferar a Literatura Arquivstica, aumentando a sua produo durante o sculo XVIII, perodo onde j se discutia os conceitos para a organizao dos arquivos. Paralelamente emergncia deste tipo de literatura os arquivos, comeam a ser consultados por investigadores e eruditos, tendo em vista a preparao das primeiras histrias cientificas, fenmeno que vai influenciar a Arquivstica no sculo seguinte. O papel da Arquivstica no sculo XIX vai ser o de procurar novas teorias, que facilitem o Arquivo a prestar um bom servio Histria. A mais importante destas, e que se converter no principio fundamental da Arquivstica, como j se referiu, vai ser sem dvida a teoria do principio de provenincia. A Arquivstica vai agora centrar a sua ateno, para a descrio, e para a elaborao de instrumentos de trabalho que permitam ao historiador encontrar facilmente a informao de que necessita para investigao. Surgem, um pouco por todo o lado, Colees Diplomticas, Guias, Inventrios, Catlogos e ndices, e muito menos literatura sobre Teoria Arquivstica, com acontecia no sculo anterior. Apesar disto, vemos surgir, j desde os finais do sculo XVIII, por toda a Europa, Escolas de Formao Profissional de Ensinamentos por Oralidade, o que representa j a preocupao da Arquivstica no campo de formao especializada dos arquivistas. Nos finais do sculo XIX, vamos assistir a um grande marco da evoluo da

27 Arquivstica, onde se vai consolidar o Modelo quanto Origem e Organizao dos Arquivos, o que vai contribuir para que seja criado uma Autoridade Arquivstica Central, resumindo, um rgo que coordene a poltica relativa aos Arquivos a nvel internacional. Ao mesmo tempo vai-se sentir pela Europa, Amrica e U.R.S.S. grandes alteraes nos campos da Organizao e da Poltica Arquivstica. Toda esta viragem se vai efetuar a partir de 1898, com a edio do Manual dos Arquivistas Holandeses, que sistematizava a teoria de Natallis de Wally e fundamentaria as Bases da Arquivstica Moderna. de referir que, na transio do sculo XIX para o Sculo XX, nomeadamente durante o incio do segundo se dar a consolidao definitiva das idias surgidas na Revoluo Francesa quanto ao Modelo Arquivstico. Com o sculo XX, os Arquivos, iro recuperar a sua dimenso administrativa, que se ir acentuar nos Anos 30, e se consolidar mais tarde, j nos anos 50, onde a Arquivstica ir desenvolver um sistema para facilitar a Administrao nos momentos mais difceis, como por exemplo, a Segunda Guerra Mundial. precisamente a partir dos Anos 50 que se tenta conciliar as dimenses tradicionais da Arquivstica, a Histria e a Administrao. Surge ento no mbito da UNESCO, em Agosto de 1950 o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que vem dar resposta necessidade de coordenao a nvel internacional, da Arquivstica. Com o CIA, vai-se assistir intensificao da cooperao entre pases, na Organizao de Congressos, Mesas Redondas, assim como se aumentar a publicao de literatura especializada, como a revista Archivium, que nasce logo em 1951, vemos surgir tambm as Conferncias Internacionais da Table Ronde des Archives. Os Anos 60 so envolvidos por preocupaes de ordem prtica, dando-se uma acentuao na vertente tcnica da Arquivstica. O grande marco desta poca acontece em 1964, ano em que publicado o Elseviers Lexicon of Archive Terminology. Na dcada seguinte, por sua vez assiste-se ao aprofundamento das questes tericas da Arquivstica, que iro contribuir para o seu desenvolvimento cientfico. Refora-se o papel dos profissionais de Arquivo, fazendo surgir as primeiras Associaes de Arquivistas, como a Associao Portuguesa de Bibliotecrios, Arquivistas e Documentalistas (BAD), logo em 1973. E j nos finais da dcada, criado a Programa de Gesto dos Documentos (RAMP), que assegura a publicao de documentos que abarcam a maior parte dos aspectos da Arquivstica. Os Anos 70 prendem-se pelo aprofundamento de questes essenciais para a formulao de um corpo terico capaz de suportar um fundamentao da Arquivstica. J com os anos 80 se caminha para a afirmao da Arquivstica com Cincia da Informao, e na procura dos seus fundamentos, que se ir acentuar

28 nos anos 90. A Arquivstica nos anos 90 entrou numa nova era, onde a grande preocupao se prendeu e ainda se prende, nos dias de hoje, com a importncia da Informtica como meio de gerir novos documentos. Nesta nova era a Arquivstica afirma-se definitivamente como uma Cincia da Informao e se clarificam o seu objeto e o seu mtodo. Dentro deste contexto podemos afirmar que a Arquivstica hoje uma Cincia que procura uma identidade prpria que lhe d autonomia e respeito da Histria e da Administrao. Os Arquivos de toda as pocas e condies, quer Histricos quer Administrativos, so por sua vez o seu objeto. Por outro lado a Arquivstica elabora normas e instrumentos de trabalho que permitem ao Arquivista organizar a documentao e disp-la ao servio do utente do Arquivo, assim como deve contribuir para a identificao e valorizao Arquivstica, criar normas de reproduo em Arquivos, de instalao, conservao e restaurao dos documentos a cargo dos mesmos. A gesto de informao, com o advento das novas tecnologias contribuiu para que a Arquivstica adaptasse novas tcnicas de trabalho, fazendo com que entrasse no campo das Cincias da Informao, criando princpios universais aplicveis a todos os arquivos do mundo, atravs da normalizao dos seus princpios orgnico-descritivos, de vocabulrio internacional e homologao dos contedos da formao profissional dos Arquivistas.

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A histria da humanidade compreende as mais diversas classificaes da distribuio da riqueza dos grupos sociais. O imperialismo sempre se imps ao direito comum. Foi o que se viu na sociedade feudal, onde senhores de terras mantinham pobres sob seu domnio, na qualidade de servos e escravos. Tambm o foi na sociedade comercial fundada pelas grandes navegaes e pelo mercantilismo, que trouxeram consigo as conquistas d'alm mar e a colonizao de continentes inteiros. Outro exemplo disso foi a sociedade liberal da Revoluo Francesa e sua conseqente transformao em sociedade industrial, obviamente advinda da Revoluo Industrial. As Guerras Mundiais demonstraram toda a ganncia do homem na busca do aumento dos territrios dominados pelo seu pas. As revolues antecedentes s Guerras Mundiais demonstraram os primeiros passos do homem em sua busca do conhecimento, como Napoleo ao estabelecer seu imprio e fundando o Arquivo Nacional da Frana, com a inteno de preservar o acervo que documentara a histria de seu pas at ento. Da mesma forma, a Revoluo Industrial buscou o conhecimento para construir mquinas mais eficazes para a mecanizao das fbricas. Quando houve a Guerra de Secesso, os EUA, mesmo sem qualquer planejamento, armazenaram diversos documentos em um depsito, que mais tarde foram selecionados, avaliados e classificados por Charles Dewey, formando o primeiro fundo organizado coerentemente que se tinha conhecimento. A Primeira Guerra Mundial demonstrou o conhecimento que Adolph Hittler possua acerca da importncia do saber. Foi isto que o levou a monopolizar os meios de comunicao e a querer destruir todos os livros, pois sem informaes ele no teria a oposio interna e, sem acervo bibliogrfico, ficaria mais fcil manipular as pessoas. A busca de novos domnios territoriais tambm trouxe a Segunda Guerra Mundial e a luta crescente pela obteno de informaes, que j ocorrera na guerra anterior. O surgimento do socialismo trouxe consigo a Guerra Fria e uma maior disputa pelo mercado de informaes. O socialismo perdeu todo o seu espao para o capitalismo e trouxe para a sociedade do capital um novo conceito de informao: o conceito de informao global, isto , a globalizao. Tudo isso fez com que informao e histria mantivessem uma estreita ligao e deu ao presente a caracterstica social que determina o futuro da economia do planeta. Assim, hoje fazemos parte de uma

30 sociedade dita da informao, pois ela quem determina o valor de tudo o que se relaciona com a tecnologia e o conhecimento, os quais trazem embutidos em si as determinaes de uma economia neoliberal. Com tudo isso, o arquivo se apresenta, para esta nova realidade, com dois elementos distintos. O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio). Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece. Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados devese mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de parte deles. Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg). Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao e servir Histria; e sua funo organizar, guardar, conservar e preservar o acervo documental para tornar disponvel as informaes nele contidas.

31 O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma:

Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

ESTGIOS

DE SUA EVOLUO

Arquivos de primeira idade, corrente, ativo, primrio ou de movimento so aqueles constitudos de documentos em curso ou consultados freqentemente conservados em dependncias prximas de fcil acesso. Arquivos de segunda idade, secundrio, intermedirio, limbo ou purgatrio so aqueles constitudos de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No h necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Arquivos de terceira idade, tercirio, inativo, de custdia ou permanentes so constitudos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada.

EXTENSO

DE SUA ATUAO

Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente.

NATUREZA

DOS DOCUMENTOS

32 Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que, por esta razo, merecem tratamento especial. Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.

GNERO (CARACTERSTICA)
Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM).

NATUREZA

DO

ASSUNTO (CARACTERSTICA)

Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao. So sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser

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interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que est reproduzido em seu inteiro teor no apndice I.

CORRESPONDNCIA
toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas. A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituio.

TIPO

DE

ARQUIVAMENTO

Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

DIFERENCIAO ARQUIVO

ENTRE

BIBLIOTECA

As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referemse precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo,

34 pesquisa e consulta. Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de biblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos oficiais. Alm disso, h significativa distino quanto aos mtodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomando por base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas, isto , em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto. O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias originais de criao. O princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao. Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos.

CENTROS INFORMAO

DE

DOCUMENTAO

OU

35 Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, para ser a informao em si mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que foram testadas anteriormente.

36

A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os valores da documentao recolhida1. Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para reteno num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original. Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes. Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando: a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso; b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes; c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.

Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.

37 A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem s origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio. Os documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes de rotina so facilmente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de serem retirados de circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separao aps perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua identificao. A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases: a) levantamento de dados; b) anlise dos dados coletados; c) planejamento; d) implantao e acompanhamento.

LEVANTAMENTO

DE

DADOS

O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o

38 equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax).

ANLISE

DOS DADOS COLETADOS

Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

PLANEJAMENTO
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.

POSIO DO ARQUIVO NA ESTRUTURA DA INSTITUIO

Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.

CENTRALIZAO

OU

DESCENTRALIZAO

COORDENAO DOS SERVIOS DE ARQUIVO

A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.

Centralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso

39 corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar. Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos.

DESCENTRALIZAO
A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao. Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critrios: Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos

COORDENAO
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO CENTRAL, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.

ESCOLHA

DE

MTODOS

DE

ARQUIVAMENTO

CLASSIFICAO
O problema bsico na administrao de documentos correntes o de conserv-los de maneira ordenada e acessvel de forma a que possam ser

40 rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos tornase necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados. Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma a refletir a funo do rgo. Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o testemunho ou prova que contm da organizao e da funo. No tratamento dos documentos concernentes organizao e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a classificao dos documentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao importante da secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a preservao e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento.

SISTEMAS DE REGISTRO
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em duas sries, uma constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, o registro. No servio de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave para o controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um meio de referncia para o nome dos signatrios e para os assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada srie. Num sistema de registro mais aperfeioado, os documentos de um servio so guardados numa srie que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos so colocados juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave o nmero das unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentrio. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de no usarem registros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-

41 lembrete, que veremos mais adiante.

ELEMENTOS DE CLASSIFICAO
H trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se referem (funes, atividades e atos); b) a estrutura do rgo que os produz; c) o assunto dos documentos. Em vista disso, os mtodos organizacional e por assuntos. de organizao podem ser funcional,

Para que um rgo cumpra suas funes dever realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execuo de qualquer espcie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operaes ou atos: polticos ou normativos e executivos. Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gnero. Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou sistema de arquivamento2. Por exemplo, o item Patrimnio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabtica; o item Correspondncia, em ordem cronolgica etc.

PRINCPIOS DE CLASSIFICAO
S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em relao organizao e podem ser descentralizados, desde que as reparties que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separveis. Entretanto, os documentos pblicos devem ser classificados em relao funo, pois resultam de uma funo, so usados em relao funo e devem, portanto, ser classificados de acordo com esta (vide Resoluo n 143 do CONARQ que trata da Classificao, Temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meios da Administrao Pblica que por ser muito extensa no foi reproduzida aqui)4.

ESCOLHA DAS INSTALAES E EQUIPAMENTOS

No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima Estabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meios da Administrao Pblica, com notao pura 4 Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos procedimentos arquivsticos
3 2

42 Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanente necessrios realizao do trabalho arquivstico. Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou fechada. Ser aberta quando indicar somente o incio da seo e fechada quando indica o princpio e o fim. Vide figuras abaixo. A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.

Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma

43 pasta do arquivo. Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta miscelnea (comumente denominada de diversos) aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim.

CONSTITUIO DE ARQUIVOS INTERMEDIRIOS

Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica.

IMPLANTAO

ACOMPANHAMENTO

O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir organogramas e fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc.

44

A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:

Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias. A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas). A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio e para terceiros.

PROTOCOLO
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:
Passo 1 2 3 4 5 6 7 Receber a correspondncia Separar a correspondncia oficial da particular Distribuir a correspondncia particular Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa Abrir a correspondncia ostensiva Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de Atividades

45
antecedentes 8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondncia Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao

9 10 11 12 13

REGISTRO

E MOVIMENTAO

Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser assim descritas:
Passos 1 Atividades Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio Anexar a segunda via da ficha5 ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente

3 4 5 6

EXPEDIO
Geralmente so adotadas as seguintes atividades:

Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir

46
Passos 1 2 3 4 5 6 Receber a correspondncia Verificar se no faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data, no original e nas cpias Separar o original da cpias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo Atividades

ORGANIZAO

ARQUIVAMENTO

Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico Erro! Fonte de referncia no encontrada., pgina Erro! Indicador no definido.; e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as fases includas na operao de arquivamento propriamente dito.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em relao qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento deve-se, com mais freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses.
Bsicos Alfabtico Geogrfico Numricos Simples Cronolgico Digito-terminal Ideogrficos Alfabticos Enciclopdico Dicionrio

47
Numricos Duplex Decimal Unitermo ou Indexao coordenada Padronizados Variadex Automtico Soudex Mneumnico Rneo

Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semiindireto.

MTODO ALFABTICO (MTODO BSICO)

Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao. As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc. Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

REGRAS

DE

ALFABETAO

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria

48 Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Slvia 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus.

4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9) Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque. Arquivam-se: Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho. Arquivam-se: Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia

Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de descrio. 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito Silva Mozila. Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Slvia. 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy

49 Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula. Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de; Pina de Mello, Francisco de; Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como e apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas; Library of Congress (The)

13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1 Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1) 14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio (setor, seo, gerncia, departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da unidade. Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia Financeira da TELERJ

50 Arquivam-se: TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ - Superintendncia Financeira 15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil

Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra. Exemplo de critrio letra por letra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado Exemplo de critrio palavra por palavra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os espaos entre palavras.

MTODO GEOGRFICO
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:

NOME DO ESTADO, CIDADE E CORRESPONDENTE (QUEM ENVIOU A CORRESPONDNCIA)

Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrs do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, no seguir a ordem alfabtica. Exemplo: Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo So Paulo Campinas Pedro Luiz Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques

51 So Paulo So Paulo Lvia de Ftima Arquivam-se: Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques So Paulo So Paulo Lvia de Ftima So Paulo Campinas Pedro Luiz

Nome da cidade, estado e correspondente

Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no havendo destaque para as capitais. Exemplo: Araatuba SP Luiz Carlos So Mateus ES Maria Augusta Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silva Arquivam-se: Araatuba SP Luiz Carlos Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silva So Mateus ES Maria Augusta necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio. Sua desvantagem a de exigir duas classificaes.

MTODO NUMRICO SIMPLES

O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a consulta a um

52 ndice alfabtico. Nesse mtodo atribui-se a cada entrada uma numerao seqencial sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio um registro para controle da numerao utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a) numeram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os quais recebero o nmero da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea), arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a notao das pastas miscelneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc. Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar. Tal mtodo tem ampla aplicao nos arquivos especiais e especializados.

MTODO NUMRICO CRONOLGICO

Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, tambm possvel o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea. As vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato de ser um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.

MTODO DGITO-TERMINAL
Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Exemplo: O nmero 831.423 Ser lido

53 23.14.83 Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para fins de complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento.

MTODOS POR ASSUNTO (IDEOGRFICOS)

Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex, decimal, unitermo ou indexao coordenada.

MTODO IDEOGRFICO ALFABTICO ENCICLOPDICO

Exemplo: Cursos Especializao Formao Ps-graduao Doutorado Mestrado Pesquisas Administrao Cincia poltica Economia

MTODO IDEOGRFICO ALFABTICO DICIONRIO

Cursos de doutorado Cursos de especializao Cursos de formao Cursos de mestrado Cursos de ps-graduao Pesquisas de administrao Pesquisas de cincia poltica Pesquisas de economia

MTODO IDEOGRFICO NUMRICO DUPLEX

54 Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So, portanto mtodos indiretos. Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular. Exemplo: 0 Administrao Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho 1-1-3 Aplicada educao 1-2 Cincia poltica 1-3 Administrao 1-4 Economia Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes.

MTODO IDEOGRFICO NUMRICO DECIMAL

Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ. Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio.

MTODO

IDEOGRFICO

UNITERMO

(OU

INDEXAO

COORDENADA)
Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no

55 arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir:
N 0012 Assemblia Extraordinria Resumo: Assemblia extraordinria para deliberar sobre a continuidade da greve promovida pelos metalrgicos de todo pas. Foi realizada no salo vip do Hotel Marina, na praia do Leblon, em 13 de maro de 1936. Palavras-Chave / descritores Greve Metalrgicos Assemblia extraordinria Hotel Marina 1936

A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no exemplo a seguir:

Greve:
0 0210 0320 0450 0530 1 0311 0421 0461 0531 2 0172 0232 0252 3 0063 00173 00243 4 0004 0134 0244 5 0135 0235 0465 6 0006 0026 0236 7 0017 0417 0317 8 0008 0098 0128 9 0099 0149 0439

Metalrgicos:
0 0120 0340 0530 1 0411 0521 0631 2 0212 0322 0512 3 0003 00193 00283 4 0004 0144 0234 5 0145 0245 0475 6 0016 0345 0575 7 0127 0527 0427 8 0018 0108 0138 9 0199 0239 0399

Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais.

MTODOS PADRONIZADOS

56 Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.

MTODOS

PADRONIZADOS

AUTOMTICO

Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as divises das letras do alfabeto.

MTODOS

PADRONIZADOS

SOUNDEX

Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado o sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela seqncia estritamente alfabtica. O cdigo baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a mesma.

MTODOS MTODOS

PADRONIZADOS

RNEO E MNEMNICO

No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.

PADRONIZADOS VARIADEX

Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos. Nesse mtodo trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico.

MTODO ALFANUMRICO
Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que depois de numeradas as divises sejam alteradas. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim, sucessivamente.

ETAPAS DE ARQUIVAMENTO

57 So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos.

INSPEO
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.

ESTUDO
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referncias cruzadas.

CLASSIFICAO
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo.

CODIFICAO
Consiste na aposio arquivamento adotado. dos smbolos correspondentes ao mtodo de

ORDENAO
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.

GUARDA DOS DOCUMENTOS

o arquivamento propriamente dito.

EMPRSTIMO

E CONSULTA

Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica. Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice

58 da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo. Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua ou follow-up para controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades. Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ.

ANLISE,
ELIMINAO

AVALIAO,

SELEO

O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mltiplas atividades. Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita. O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de armazenamento temporrio (record center) ou para um arquivo de preservao em carter permanente, reduo de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruio imediata. A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada to-somente pela exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito temporrio presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta quando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique a despesa. E, lgico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68. Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar tosomente identificao de corpos de documentos acumulados num rgo do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos de reteno recomendados. A remoo ordenada e o descarte

59 de grande quantidade de papis inteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um importante instrumento de administrao. Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo chama-se tabela de descarte. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um rgo e indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de custdia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se plano de destinao ou tabela de temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so atos normativos. Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminao correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao que autoriza a destruio. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a sua exata identificao nos instrumentos de destinao. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano, um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econmico, a menos que uma boa parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser separada para descarte. A classificao, portanto, tem estreita ligao com as prticas de destinao. Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte. Contudo, se os documentos forem devidamente classificados em relao funo, podem, em geral, ser eliminados segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. As decises para se destruir documentos devem ser finais e irrevogveis. Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinio mediante verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentao, macerao etc. A incinerao processo

60 condenado , quer pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua revenda como documento. A macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel quando se tratar de documentos confidenciais.

VALOR DOS DOCUMENTOS

Em relao ao seu valor, os documentos podem ser: Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a organizao. Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente. Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento.

DISTINO ENTRE VALORES PRIMRIOS E SECUNDRIOS

Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores primrios, para a prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundrios, para outras entidades e utilizadores privados.

DISTINO ENTRE VALORES PROBATRIOS E INFORMATIVOS

Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo documentos probatrios ou demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e das atividades do rgo; e b) a informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da organizao e funes sero chamados de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos devido informao que contm sero chamados de valores informativos. A informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas (fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores no se excluem mutuamente.

VALORES PROBATRIOS
Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a

61 sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que resultados?. As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentao do rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer.

VALORES INFORMATIVOS
Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao. Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia.

UNICIDADE
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a informao. O termo unicidade, aplicado informao, significa que a informao contida em determinados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no mesmo.

62 O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser respeitada nos documentos. Os arquivistas de diversos pases estabeleceram datas-limite antes das quais propem que todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.

FORMA
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informao nos documentos, e b) a forma dos documentos. A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos so apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos (informao extensa); b) muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos (informao intensa); ou c) muitos fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos (informao diversa). Em geral, os documentos que representam concentrao de informao so os que mais se prestam preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre tm problemas de espao para a guarda de documentos. O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida refere-se condio fsica dos documentos oficiais. A condio fsica importante, pois, se os documentos vo ser preservados num arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios criadores, us-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou eletrnicos.

IMPORTNCIA
O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a documentao que contenha informao que satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas.

DOCUMENTOS RELATIVOS A PESSOAS - SELEO ESPECIAL E

AMOSTRA ESTATSTICA
Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre

63 pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecionar aqueles que representam concentraes de informaes, tais como formulrios de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa, intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenmenos investigados. Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero limitado de processos sobre indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e b) o de amostra estatstica.

DOCUMENTOS RELATIVOS A COISAS

No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so os que derivam da informao que contm ore as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas. Entre as coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.

DOCUMENTOS RELATIVOS A FENMENOS

O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenmenos so antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou acontecimentos importantes. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos, deve-se aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, porque contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque contm dados considerados prprios para um estudo de condies sociais e econmicas especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio do princpio de amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica, de correlao de dados, cmputo de mdias e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmeros-ndices so tcnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.

CONCLUSES
A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies

64 arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se referem os documentos em questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentao do rgo que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma que o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito isto dever entrar no reino do impondervel.

MICROFILMAGEM
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matria. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao em pesquisas. Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao. As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou microficha;

FILME (ROLO)
a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so chamados de fotogramas.

JAQUETA

65 A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte.

MICROFICHAS
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.

TECNOLOGIA DA INFORMAO
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na fabricao de equipamentos e suportes.

TRANSFERNCIA E RECOLHIMENTO
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermedirio dever ser

66 subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente. As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato. Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico.

TIPOS DE TRANSFERNCIA
At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um a outro estgio, no sendo prevista nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da idade intermediria e com ela a noo de depsitos intermedirios,

67 cujo acervo constitudo de papis que no esto mais em uso corrente. Os arquivos intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio, isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados pela administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa. H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica. permanente a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de documentos, em intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e mximo. Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de valor so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e a transferncia recebe o nome de recolhimento. Na transferncia peridica em duas etapas tambm conhecida por dupla capacidade, transferncia mltipla ou mtodo do ciclo os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo para o arquivo permanente. normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a restaurao dos documentos.

68

Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002). A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias. Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que

69 no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002). Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos; acesso aos documentos para consulta e descrio e publicao divulgao;

conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; referncia poltica de acesso e uso dos documentos.

ATIVIDADES

DE ARRANJO

Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. O arranjo uma das funes mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc. H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de disposio dos documentos em estantes e armrios.

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PRINCPIOS DE ARRANJO DE ARQUIVOS

O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso no-corrente, em contraposio ao uso corrente, e arranjaos de acordo com certos princpios bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de arquivamento.

EVOLUO DOS PRINCPIOS DE ARRANJO

O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et l classement des archives dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos dos dpartments que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda est em vigor. Os princpios gerais estabelecidos para a execuo desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos originrios de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituio; b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria atribudo um lugar definitivo em relao aos outros grupos; c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstncias, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo contedo dos

71 mesmos. Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de decises judiciais, as peas devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as buscas. O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princpio respect des fonds nos seguintes termos:
Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, a nica maneira adequada de se assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificao apresenta vrias vantagens. Em primeiro lugar, mais simples de se por em prtica do que qualquer outro sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a origem. Num grande nmero de casos, essa classificao feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reproduo da ordem atribuda por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem.

O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio de classificao de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituies pblicas que os acumulam. O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e no de acordo com a natureza das instituies que os criaram, como na Frana) e, em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de custdia permanente. O princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos pblicos administrativos chamado princpio da provenincia. O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi ento reconhecido como um mtodo impraticvel, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. Criou-se ainda um novo princpio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de registro do rgo, e no reorganizados por grupos de assuntos.

72 Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco desejvel, que se destrua a ordem original do registro para substitu-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lgico de cabealhos de assuntos. A ordem original do registro, explicaram, no foi criada arbitrariamente, no resulta do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto. A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando-se mundialmente o princpio da provenincia por vrias razes: a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, atravs da funo e da organizao administrativa, assim os documentos so mais inteligveis quando conservados juntos, sob a identidade do rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo; b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria, pode-se tornar obscuro ou at se perder; c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob sua custdia. Quebrar as unidades existentes e substitu-las arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o acabamento de qualquer tarefa desse gnero.

CONCLUSES FINAIS SOBRE OS PRINCPIOS DE ARRANJO DE

DOCUMENTOS
Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os produziu no precisa ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a relao desses para com a funo ou campo de assunto. Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da organizao e da funo devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos rgos que os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem

73 no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que j estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e impor um plano de arranjo arbitrrio aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados no atenderia a qualquer objetivo concebvel. Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes receberam novo arranjo nos rgos governamentais, depois de servirem a seus objetivos primrios. O arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s devem ser preservados no arquivo de custdia permanente se atenderem s necessidades arquivsticas. Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo informativo sem referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos preservada unicamente pela informao que contm sobre pessoas, lugares ou sobre matria social, econmica, cientfica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e outros, sem observar como estavam arranjados na repartio. A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as circunstncias e convenincias, obedecendo a dois critrios: a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos; b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia.

ATIVIDADES

DE DESCRIO E PUBLICAO

O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de pesquisa, que consistem na descrio e na localizao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usurios nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam

74 divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos. Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendo-se referncia ao rgo administrativo que os criou, s funes, ou s atividades. Os documentos so descritos estruturalmente, dando-se informao sobre a natureza fsica dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais so arquivados ou classificados. O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental, que os criou; o segundo elemento o tipo fsico a que pertencem os documentos correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro elemento o ttulo da unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de documentos ou caixas.

TIPOS BSICOS DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA

Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa bsicos. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros no dispem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio.

Guia
Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.

Inventrio sumrio
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo. Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; breve notcia histrica sobre a instituio, a pessoa ou a famlia

75 da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do inventrio. O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter oficial quanto para os de arquivos privados.

INVENTRIO ANALTICO
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo.

CATLOGO
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada. Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais fundos.

REPERTRIO
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.

NDICE INSTRUMENTO DE PESQUISA AUXILIAR

uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localizao no texto.

TABELA DE EQUIVALNCIA OU CONCORDNCIA

76 um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo.

ISAD(G)

NORMA

GERAL

INTERNACIONAL

DE

DESCRIO ARQUIVSTICA
Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criao. O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados descrio podem comear na ou antes da produo dos documentos e continuam durante sua vida. As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para tais documentos j existem. Normas de descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqncia prtica do princpio do respeito aos fundos. Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou representado como um todo e em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de descrio; as partes constituem nveis subseqentes, cuja descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fundo, no nvel da srie, no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item. Nveis intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um desses nveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua organizao. No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de seo:
Subdiviso de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivises administrativas da agncia ou instituio produtora ou, quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas subdivises subordinadas quantas forem necessrias, de modo a refletir os nveis da estrutura hierrquica da unidade administrativa subordinada primria.

DESCRIO MULTINVEL

77 Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado numa s descrio, utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descries assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de descrio denominada descrio multinvel.

REGRAS

PARA DESCRIO MULTINVEL

DESCRIO DO GERAL PARA O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes. Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis seguintes e subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo, procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular. INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE DESCRIO Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio. Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo descrito. Por exemplo, no fornea informaes detalhadas sobre dossis / processos se a unidade de descrio for um fundo; no fornea a histria administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for uma diviso ou uma seo. RELAO ENTRE DESCRIES Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia. Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior unidade de descrio, e identifique o nvel de descrio. NO REPETIO DE INFORMAO Objetivo: Evitar redundncia hierarquicamente relacionadas. de informao em descries

Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes componentes. No repita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num nvel superior.

ELEMENTOS DE DESCRIO

78 Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de contextualizao, rea de contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes relacionadas, rea de notas e rea de controle da descrio.

ISAAR(CPF) NORMA INTERNACIONAL DE REGISTRO

DE AUTORIDADE ARQUIVSTICA PARA ENTIDADES COLETIVAS, PESSOAS E FAMLIAS
Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relao ao ISAD(G). A criao de registros de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de fundos fracionados entre diversas instituies, como tambm o prprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados arquivos.

GLOSSRIO DE TERMOS ASSOCIADOS AO ISAAR(CPF)

Catlogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. Controle de autoridade (authority control) - controle de termos normalizados, incluindo nomes prprios (de pessoas fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados como pontos de acesso. Dados de autoridade (authority data) - informao em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituio arquivstica responsvel. Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de ndice, pelo qual uma descrio possa ser pesquisada, identificada ou recuperada. Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informao que descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou famlia) e que pode remeter a outras entradas de autoridade

ATIVIDADES

DE CONSERVAO

CONCEITO DE CONSERVAO E RESTAURAO

Dentro de uma biblioteca, arquivo, museu ou centro de documentao duas

79 sees devem ser enfocadas: a de conservao e a de restaurao.

CONSERVAO
um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos trs (3) idias: preservao, proteo e manuteno. Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) defend-lo da ao dos agentes fsicos, qumicos e biolgicos que os atacam. O principal objetivo, portanto da conservao o de estender a vida til dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, manuseio e armazenamento. A preservao ocupa-se diretamente com o patrimnio cultural consistindo na conservao desses patrimnios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruio causadas pela umidade, por agentes qumicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. A manuteno, a limpeza peridica a base da preveno.

CONSERVAO PREVENTIVA (RESTAURAO):

Tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restaurao uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, pacincia, amor arte, pois nesta seo se praticam verdadeiras intervenes cirrgicas com os bens culturais, "a restaurao quase uma neurose da perfeio, em que o mais ou menos no existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes. Em uma restaurao nenhum fator pode ser negligenciado, preciso levantar a histria, revelar a tecnologia empregada na fabricao ou a tcnica de impresso utilizada e traar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que no volte a sofrer efeitos de deteriorao do futuro. Como sabemos so poucos os tcnicos ligados a esta rea e leva anos para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que melhor: Conservar e preservar para no restaurar. A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda. H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of Standards) que afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo: agentes externos e internos de deteriorao. Os agentes externos decorrem das condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos agentes externos e empregando mtodos que preservem os

80 materiais perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma. A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais agentes de deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os gases cidos da atmosfera e particularmente o dixido sulfrico (H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos denomina-se climatizao. As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano secundrio, em face do importante problema da preservao dos documentos. A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais conservao do acervo documental. A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento, porque no s acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve ser usada com parcimnia. O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel. A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e 22. O calor constante destri as fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No sendo vivel tal prtica, deve-se empregar slica-gel, acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis. As emanaes deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel. Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou casena, mas a umidade a principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condies ideais para se desenvolverem. So as seguintes as principais operaes de conservao: a) desinfestao; b) limpeza; c) alisamento; d) restaurao ou reparo.

81

DESINFESTAO
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos. Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos.

LIMPEZA
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de p.

ALISAMENTO
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondoos ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

RESTAURAO
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por qualquer mtodo. A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios so os mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.

BANHO DE GELATINA
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os

82 documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor.

TECIDO
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.

SILKING
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo.

LAMINAO
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo. O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal.

LAMINAO MANUAL
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para

83 instalar equipamentos mecanizados.

ENCAPSULAO
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. A encapsulao considerada um dos mais restaurao de documentos. modernos processos de

ATIVIDADES

DE REFERNCIA

Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de acesso e de uso dos documentos. Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relao ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso, aps analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como os direitos de terceiros, ou determinao de autoridade superior. Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos, indicando as categorias de usurios que tero acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consulta.

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85 http://biblioteconomiaepatrimonio.blogspot.com/2009/06/sobre-arquivologia-ehistoria-janice-de.html - CONSULTADO EM 15.08.2010.