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Auditora de Existencias y Costes de Produccin

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AUDITORA DE EXISTENCIAS Y COSTES DE PRODUCCIN

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PROCESO DE AUDITORIA DE EXISTENCIAS


Conocimiento del Negocio. Evaluacin Control Interno. Evaluacin Riesgo Inherente Planificacin Diseo Programas de Trabajo Planificacin de la asistencia a la toma de Inventario Fsico

Anlisis de Uniformidad

Evaluacin y verificacin del sistema de costes Verificacin de la valoracin de las existencias y del mtodo de valoracin

Asistencia a la toma de Inventario Fsico

Evaluacin de adecuada presentacin y revelacin en Cuentas Anuales

Anlisis del valor neto de realizacin Anlisis de obsolescencia

Obtencin de Inventario Valorado detallado

Anlisis de cargas, gravmenes y seguros 1

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OBJETIVOS DE AUDITORIA DEL AREA DE EXISTENCIAS

Comprobar su existencia fsica. Comprobar que la totalidad de las mismas estn adecuadamente registradas. Verificar que sean propiedad de la empresa. Comprobar que contengan solamente artculos o materiales en buenas condiciones de consumo y de venta, y en su caso, identificar aquellos en mal estado, obsoletos o de lento movimiento. Comprobar su correcta valoracin, reconociendo en su caso, la prdida de valor. Cerciorarse de que haya consistencia en la aplicacin de los sistemas y mtodos de valoracin. Determinar los gravmenes que existan. Comprobar su adecuada revelacin y presentacin en las Cuentas Anuales.

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CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO

Actividades desarrolladas: Descripcin, proceso de actividad, centros de actividad. Produccin: Tipos de productos, productos principales, proceso productivo, capacidad de produccin, estacionalidad, subcontratacin o externalizacin de procesos. Distribucin y venta: Sistema de distribucin, contratos vigentes relacionados, rappels y descuentos.. Localizacin de las existencias y almacenes: Tipologa de existencias, sistema de control de almacn (permanente e inventario fsico), ubicacin fsica. Sistema de costes: Bases y criterios para la valoracin de los productos en existencia.

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FACTORES DE RIESGO INHERENTE (1/2)

Los productos en existencia no son lo suficientemente distintos en apariencia fsica para facilitar la identificacin del producto La naturaleza de los productos en existencia es tal que la cantidad de productos es difcil de inspeccionar visualmente, pesar, medir, o contar, o estn sujetos a una estimacin significativa Existe poca variedad respecto a los tipos de producto en el inventario Los productos en existencia son susceptibles a la prdida o hurto La cantidad de productos en existencia es alta Existe poca consistencia en el nivel de los inventarios Los productos son vendidos normalmente en base condicional El nivel de rotacin de los productos es bajo Existen productos que por su tipologa puedan estar sometidos a cambios en el consumo La fabricacin de productos terminados es un proceso complejo ...... / ......

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FACTORES DE RIESGO INHERENTE (2/2)

La propiedad de los productos vendidos normalmente se traspasa antes de que el producto sea despachado Existen productos en curso de fabricacin significativos Hay existencias significativas en poder de terceros (p.ej. almacenes de depsito) Existen almacenes en varias localidades Existen productos en instalaciones de partes vinculadas La valoracin de las existencias es un proceso complejo La valoracin de las existencias est sujeta a estimaciones significativas Hay existencias en pases extranjeros las cuales son valoradas en moneda extranjera

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FACTORES DE CONTROL INTERNO (1/2)

Existe inventario permanente de mercancas Se realiza inventario fsico al cierre del ejercicio El inventario fsico est organizado y planificado adecuadamente Existe un proceso de conciliacin entre el inventario permanente y el inventario fsico al cierre Existe atribucin de responsabilidad sobre las cantidades de las distintas clases de existencias, asignando la custodia de las mismas a determinados empleados del almacn Existe un proceso de emisin y aprobacin de ordenes de compra Existe un proceso de comprobacin por los encargados de almacn de las cantidades recibidas con los albaranes de entrada (informes de recepcin, etc.) Existe un proceso que garantice que los albaranes de entrada/informes de recepcin son registrados contablemente ...... / ......

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FACTORES DE CONTROL INTERNO (2/2)

Existe un proceso de autorizacin de la expedicin de material desde los almacenes Existe un proceso que garantice el registro contable de las expediciones Existen informes internos de produccin Existe un proceso de requerimiento peridico de informacin al personal del almacn sobre obsolescencia, partidas no utilizadas, de lento movimiento, etc. Existe un proceso de aprobacin de encargado responsable para la salida o destruccin de mercancas obsoletas o deterioradas Existe un sistema de costes controlado por el sistema financiero-contable Se utiliza un mtodo adecuado de valoracin para cada clase de stocks, y aprobado por persona responsable Existe un sistema de supervisin de la valoracin del inventario Existe un procedimiento para evaluar los valores de mercado y su comparacin con la valoracin otorgada al inventario.

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PRESENCIA EN RECUENTO FSICO DE EXISTENCIAS

NORMA TCNICA DE AUDITORA Evidencia de auditora. Consideraciones adicionales en determinadas reas


(Resolucin del I.C.A.C. de 19 de septiembre de 2003)

El objeto de esta norma es complementar las normas y criterios contenidos en las Normas Tcnicas de Auditora para la obtencin de evidencia adecuada de auditora en los siguientes aspectos:

Presencia en el recuento fsico de existencias.


Indagacin sobre litigios y reclamaciones. Valoracin y desglose de inmovilizaciones financieras.

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Los sistemas de control interno de las entidades establecen normalmente procedimientos que requieren el recuento fsico de las existencias al menos una vez al ao, como base para la preparacin de las cuentas anuales o como medida para asegurar la fiabilidad de los registros de inventario permanente. Cuando los inventarios sean significativos en el contexto de las cuentas anuales, el auditor debe obtener evidencia adecuada y suficiente de su existencia efectiva y de las condiciones en que se encuentran, presenciando fsicamente su recuento, a menos que ello le fuera imposible. Tal presencia permite al auditor la comprobacin fsica, la observacin del cumplimiento de los procedimientos establecidos por la entidad para su realizacin y la obtencin de evidencia sobre la fiabilidad de stos.

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Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias en la fecha programada a causa de circunstancias imprevisibles, el auditor debe efectuar o presenciar algunos recuentos fsicos en una fecha alternativa y, cuando fuera necesario, realizar pruebas de las transacciones que hubieran tenido lugar entre ambas fechas. Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias, debido a factores tales como la naturaleza y la ubicacin, el auditor debe considerar si la realizacin de procedimientos alternativos le permiten obtener la evidencia de auditora adecuada y suficiente respecto a la existencia y condicin de las existencias fsicas que le permitan concluir que no es necesario introducir en su informe de auditora una limitacin al alcance a este respecto. Por ejemplo, podra suministrar este tipo de evidencia el examen de la documentacin que soporte las ventas posteriores a la fecha del inventario de partidas adquiridas con anterioridad al mismo.

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Para planificar su asistencia al inventario fsico de las existencias o la aplicacin de procedimientos alternativos, el auditor toma en cuenta diversos factores, tales como: La naturaleza de los sistemas contable y de control interno utilizados por la entidad con respecto a las existencias. El riesgo de auditora y la importancia relativa del rea de existencias. La calidad de los procedimientos e instrucciones establecidos por la entidad para la realizacin del inventario. El momento en que se realiza el inventario fsico. Los lugares en los que se lleva a cabo. Si se requiere el apoyo de un experto. Si el nmero de unidades en existencias se determina mediante recuento fsico al cierre del ejercicio o rotativamente durante el mismo, el auditor normalmente presenciar los procedimientos de recuento y realizar pruebas de los mismos.

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Si la entidad utiliza procedimientos para estimar las cantidades fsicas, por ejemplo, una pila de carbn, el auditor debe quedar razonablemente satisfecho de la fiabilidad de tales procedimientos. Cuando las existencias estn situadas en diferentes emplazamientos, el auditor decide a cul de ellos considera adecuado acudir, teniendo en cuenta la importancia relativa de las correspondientes existencias y la evaluacin del riesgo de auditora de los diferentes ubicaciones. Asimismo, el auditor revisa las instrucciones de inventario fsico establecidas por la entidad para:: La aplicacin de los procedimientos de control establecidos, tales como la recogida y seguimiento de las tarjetas de recuento utilizadas y en blanco, o los relativos a la necesidad de realizar un segundo recuento para ciertas partidas. La determinacin del grado de avance de los productos en curso de fabricacin, as como de la identificacin del tratamiento dado a las existencias de lento movimiento, obsoletas y deterioradas o de las que fueran propiedad de terceros (por ejemplo, en depsito). Verificar si se han previsto controles adecuados del movimiento de existencias entre diferentes almacenes y dentro del propio almacn, as como sobre el corte de operaciones de entradas y salidas de existencias a la fecha del inventario fsico.

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Para obtener seguridad de que se aplican correctamente los procedimientos establecidos por la entidad, el auditor observa el desarrollo del inventario por parte del personal de la entidad y realiza un muestreo de los recuentos efectuados. En este muestreo el auditor comprueba la integridad y la correccin de los recuentos, seleccionando partidas concretas tanto a partir de las hojas de recuento como de las propias existencias fsicas y determina en qu medida necesita retener copia de las hojas de recuento para comprobacin posterior con el listado final de existencias. El auditor tambin tiene en cuenta los procedimientos de corte de operaciones, incluyendo detalles de los movimientos de existencias inmediatamente antes, durante y despus del recuento fsico, al objeto de poder comprobar en un momento posterior su correcta contabilizacin.

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Por razones prcticas, el inventario fsico puede realizarse en fecha diferente a la de cierre del ejercicio. Ello normalmente slo resultara aceptable para el auditor cuando no se hubiera calificado su riesgo de auditora como alto. En estas circunstancias, el auditor se asegura, mediante la realizacin de las pruebas oportunas, de que los movimientos de existencias entre una y otra fecha han sido correctamente registrados. Cuando la entidad utiliza un sistema de inventario permanente para determinar los saldos de cierre del ejercicio, el auditor evala, adems, si la entidad analiza las causas de las diferencias significativas que puedan producirse entre el inventario fsico y los datos registrados en el inventario permanente y si se practican los oportunos ajustes contables. El auditor comprueba que en el listado final del inventario se refleja adecuadamente el resultado de los recuentos fsicos.

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Cuando hay existencias bajo custodia y control de terceros, el auditor normalmente obtiene confirmacin directa de ellos en cuanto a la cantidad y condicin fsica de las existencias que estn en esa situacin. Dependiendo de la importancia relativa de las existencias depositadas, el auditor puede tambin plantearse: La integridad e independencia del tercero en cuestin. Presenciar el inventario fsico, o encargar a otro auditor que lo haga por l. Obtener un informe de otro auditor sobre los sistemas contables y de control interno establecidos por los depositarios para asegurar el adecuado recuento y custodia de las existencias. Verificar la documentacin de las existencias en poder de terceros, tal como justificantes de recepcin en almacn, u obtener confirmaciones de las existencias que hubieran sido entregadas como garanta de alguna operacin.

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PROCEDIMIENTOS POSTERIORES DE COMPROBACIN DE LA EXISTENCIA E INTEGRIDAD DE LAS EXISTENCIAS

Obtencin del Inventario valorado facilitado por la entidad. Comprobacin de que dicho inventario contenga resmenes de las existencias, en los que se incluyan cantidades, precios unitarios y valor total, as como todas las descripciones necesarias para una fcil identificacin de los productos. Verificacin de la exactitud de las existencias reflejadas por la entidad en el Inventario, mediante: Pruebas aleatorias sobre operaciones aritmticas, para verificar que stas sean correctas . Comparar las cantidades que hemos tomado en los inventarios fsicos con los listados de existencias, para verificar su concordancia. Verificar que los documentos utilizados para el recuento han sido debidamente procesados y por lo tanto que los listados finales de existencias son correctos y completos. Comparar con los listados de existencias, las cantidades confirmadas en poder de terceros. Verificar que no se han incluido en los listados de existencias los productos propiedad de terceros. Comprobar que los registros de existencias han sido ajustados con los resultados del recuento y que las diferencias han sido investigadas. Verificar la adecuada realizacin del corte de operaciones.
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PROCEDIMIENTOS APLICABLES PARA VALORACIN DE LAS EXISTENCIAS Materias primas y mercaderas: Verificacin de la valoracin

Revisar los procedimientos y polticas aplicadas por la entidad para la valoracin de existencias y determinar su adecuacin. Seleccin de una muestra de existencias a analizar, con objeto de verificar su valoracin de acuerdo con el procedimiento establecido por la entidad. Para ello, teniendo en cuenta que el mtodo FIFO, solicitar a la entidad la identificacin de aquellos suministradores de las existencias seleccionadas y examinar las ltimas facturas de las mismas, hasta componer el total de existencias de cada material. Tngase en cuenta que los datos de las ltimas facturas tienen que ser obtenidos partiendo de la ltima de ellas, hasta totalizar el nmero de unidades en existencia. Hacer un resumen de las diferencias observadas, en cuanto a la valoracin segn el procedimiento adoptado por la entidad y la prueba indicada en el paso anterior. En caso de que se detecten diferencias, extrapolar estadsticamente al total de la poblacin.

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PROCEDIMIENTOS APLICABLES PARA VALORACIN DE LAS EXISTENCIAS Materias primas y mercaderas: Valor de realizacin

Seleccin de una muestra de existencias a analizar, con objeto de el coste imputado no excede de su valor de realizacin. Verificar que la valoracin de las existencias de materias primas, no excede del coste de reposicin de las mismas (valor de mercado). Para ello, para las existencias objeto de la prueba de valoracin, examinar las compras realizadas en los primeros meses del siguiente ejercicio, para obtener el coste de reposicin. Hacer un resumen de las diferencias observadas, en cuanto a la valoracin segn el procedimiento adoptado por la entidad y la prueba indicada en el paso anterior. En caso de que se detecten diferencias, extrapolar estadsticamente al total de la poblacin. Verificar que la valoracin de las existencias de mercaderas, no excede del valor neto de realizacin de las mismas (valor de mercado). Para ello, para las existencias seleccionadas para comprobacin de valor, investigar las ventas realizadas en los primeros meses del siguiente ejercicio, con el fin de analizar el precio de realizacin. De este ltimo, deberemos descontar los costes de comercializacin para verificar que la valoracin otorgada a las existencias no excede de su valor de mercado.

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PROCEDIMIENTOS APLICABLES PARA VALORACIN DE LAS EXISTENCIAS Productos en curso y terminados: Evaluacin del Sistema de Costes

Verificar la adecuacin y suficiencia del sistema de costes empleado por la entidad para determinar el coste de las existencias para los fines de las cuentas anuales. Asegurarse que las bases y criterios empleados por la empresa se adaptan a los preceptos que establece la Resolucin de 9 de Mayo de 2000 en relacin al coste de produccin. El tipo de sistema de costes que posee la empresa determinar la clase de procedimientos de auditora a efectuar. Analizar los diferentes factores bsicos de produccin. El auditor debe evaluar si todos estos costes estn bajo control y si pueden atribuirse de forma razonable al coste de los productos: Materia prima. Mano de obra directa. Costes indirectos de produccin..

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PROCEDIMIENTOS APLICABLES PARA VALORACIN DE LAS EXISTENCIAS Productos en curso y terminados: Verificacin de la valoracin

La valoracin del producto en curso y terminado deber efectuarse, en general, en base a pruebas sustantivas sobre los registros de existencias. Procedimientos a efectuar sobre los productos, que previamente hayan sido seleccionados: Determinar que los costes de las materias primas indicados en las hojas de costes son los mismos que los utilizados en las pruebas de valoracin de las materias primas. Comprobar, en base a pruebas selectivas, que los materiales incluidos en las hojas de fabricacin como integrantes del coste de los productos son los que realmente lo componen. Determinar la razonabilidad de las horas empleadas en la produccin, comparndolas con los estudios tcnicos y mediante la inspeccin fsica correspondiente. Comprobar los costes de la mano de obra, comparndolos con los resultados de la prueba que se haya realizado en el rea de nminas. Efectuar un clculo para determinar la razonabilidad del total de los gastos indirectos, y otros de fabricacin, que han sido incluidos formando parte del valor de las existencias. Para los productos en curso, comprobacin de que la mano de obra y los gastos de fabricacin han sido aplicados considerando la fase de produccin en que se encontraba el producto.
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PROCEDIMIENTOS APLICABLES PARA VALORACIN DE LAS EXISTENCIAS Productos en curso y terminados: Anlisis del valor neto de realizacin

Procedimientos a efectuar sobre los productos, que previamente hayan sido seleccionados: Anlisis de los productos terminados para determinar que su coste es inferior al valor de mercado. Este se identifica como su valor de realizacin deducidos los gastos de comercializacin que correspondan. Si este valor resultase inferior al coste, existira un problema de sobrevaloracin de existencias, que en caso de ser significativa debera efectuarse la oportuna correccin valorativa. Para el producto en curso y semiterminado, se debera determinar, que sus valores de coste no exceden en este caso del valor de realizacin de los productos terminados correspondientes, deducidos la totalidad de costes de fabricacin pendientes de incurrir y los gastos de comercializacin que correspondan. No obstante lo anterior, los bienes que hubieran sido objeto de un contrato de venta en firme, no sern objeto de la correccin valorativa indicada, si el precio de venta estipulado cubre, como mnimo, el coste de produccin de tales bienes, ms todos los costes y gastos pendientes de incurrir que sean necesarios para la ejecucin del contrato.
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PROCEDIMIENTOS APLICABLES PARA VALORACIN DE LAS EXISTENCIAS Productos en curso y terminados: Anlisis de obsolescencia

En general, en relacin a los productos en mal estado, obsoletos y de lento movimiento o existencias excesivas, los procedimientos ms usuales a efectuar son los siguientes:: Del resultado del inventario fsico, si se detectan problemas de este tipo, hay que analizar cmo han sido tratados y cul es su reflejo en los registros de inventario de la sociedad. Efectuar comparaciones de este tipo de productos con los detectados en aos anteriores. Anlisis de las devoluciones de ventas relacionadas con problemas especficos de los productos, tales como deterioros, mermas, etc. Desarrollar pruebas de revisin analtica sobre rotaciones por familias o tipos de productos. Considerar, a travs de conversaciones con el personal responsable y con la Direccin, as como de la informacin sectorial, temas como: condiciones actuales de mercado, cambios en las estrategias comerciales, variaciones en las gamas de producto, renovaciones o actualizaciones de productos, etc.

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CORTE DE OPERACIONES

Realizar el Corte de operaciones de compras, utilizando la informacin obtenida en la fecha del inventario fsico, mediante la realizacin de las siguientes pruebas: Comprobar que las partidas recibidas antes del inventario fsico figuran incluidas en las existencias, y que a su vez fueron registradas contablemente antes de la mencionada fecha. Seleccionar algunas partidas recibidas con posterioridad al inventario fsico y determinar que los productos se dieron como entrada en almacn y se registraron contablemente despus de la fecha del inventario fsico. Realizar el Corte de operaciones de expediciones, utilizando la informacin obtenida en la fecha del inventario fsico, mediante la realizacin de las siguientes pruebas: Comprobar que las expediciones realizadas antes del inventario fsico fueron registradas como ventas antes de la mencionada fecha, as como que fueron excluidas de las existencias. Obtener informacin sobre expediciones realizadas con posterioridad al inventario fsico y determinar que el abono a ventas se realiz despus de dicho inventario, as como que el abono a existencias se ha realizado tambin con posterioridad a esa fecha. Revisar la secuencia numrica de los albaranes de entradas y salidas para verificar la segregacin de los movimientos de existencias. Seleccionar alguna factura de compras y ventas de importancia realizadas antes y despus de la fecha del inventario fsico y determinar si su contabilizacin ha sido correcta.
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OTROS ASPECTOS RELEVANTES DE LA AUDITORIA DE EXISTENCIAS

Analizar la posible existencia de cargas y/o gravmenes sobre las existencias. Analizar la cobertura de seguros para riesgos que puedan afectar a las existencias. Verificar la adecuacin y suficiencia del sistema de costes empleado por la entidad para determinar el coste de las existencias para los fines de las cuentas anuales. Si se ha producido algn cambio de criterio, el auditor ha de evaluar su justificacin, comprobar que se desglosa de forma clara en las cuentas anuales y que ha sido cuantificado adecuadamente. Verificar que se informa adecuadamente en las cuentas anuales de todos los aspectos relacionados con los criterios o mtodos de valoracin para este tipo de existencias.

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AUDITORIA DE EXISTENCIAS: EFECTOS EN EL INFORME DE AUDITORA

El auditor, al emitir su opinin sobre las cuentas anuales, deber evaluar, en funcin de los procedimientos efectuados, si la valoracin de las existencias es la adecuada y si las bases o criterios de valoracin han sido uniformes. El auditor puede detectar durante su trabajo diversas incidencias o errores que pueden tener efecto sobre su informe como son: Valoracin que no est de acuerdo a principios y normas contables o con errores. Falta de uniformidad. Correcciones de valor no justificadas. Presentacin inadecuada. Estas incidencias se trasladarn al informe dependiendo de su significacin de acuerdo a lo establecido en la Norma Tcnica sobre Importancia Relativa, mediante salvedades, pudiendo incluso conducir a una opinin desfavorable o si existieran limitaciones al alcance o incertidumbres muy significativas a una denegacin de opinin. En algunos casos, puede que no exista en la empresa un sistema de costes o que an existiendo dicho sistema, no sea adecuado o no ofrezca la debida fiabilidad para valorar las existencias. Dependiendo de la importancia de esta limitacin al alcance, el auditor deber emitir una opinin con salvedades o denegar la opinin, segn el caso.
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