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OBJETIVOS Conocer en qu consiste y la funcin de la actividad de compra Entender el concepto de abastecimiento y su diferencia con el concepto de compra COMPRAS

SITUACIONES QUE DAN ORIGEN A LA COMPRA EN UNA ORGANIZACIN Hay dos situaciones que dan origen a la compra en las empresas, la primera es cuando el departamento o encargado de compras recibe una requisicin de compras por parte de otra persona o departamento de la empresa. Y la segunda es cuando el propio encargado de las compras (ya sea persona o departamento) identifica una necesidad dentro de su departamento o de algn otro departamento que pueda ser cubierta mediante una compra. CONCEPTO DE COMPRA A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuados y del proveedor ms apropiado. Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organizacin de la compaa. En trminos generales, por compra se llama a la accin de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido. La definicin de compras como una profesin dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto, adquisicin de productos (materias primas, componentes o artculos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, as como el acompaamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en trminos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algn bien, derecho o mercanca. CONCEPTUALIZACIN DEL DEPARTAMENTO/ REA DE COMPRAS El rea de Compras es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compaa, el cual tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los dems departamentos de la empresa para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en un mediador entre la empresa y los proveedores. FUNCIONES QUE REALIZA EL REA DE COMPRAS Dentro de las funciones que realiza el rea de compras podemos encontrar siguientes: Investigacin de precios*, eleccin de proveedores, relaciones con mismos, emisin de rdenes de compra, inspeccin de pedido, investigaciones mercado*, cobertura de facturas. (*.- esto es solo cuando no hay un rea mercadotecnia o si se realiza en colaboracin con la misma) las los de de

OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL REA DE COMPRA Debemos tener claro que el rea o departamento de Compras en una organizacin debe perseguir siempre los siguientes objetivos:
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Reduccin de los Costos y obtencin de utilidades:

La reduccin de los costos se puede dar en varias vertientes, en la primera el rea de compras debe buscar trabajar con el menor nmero de recursos econmicos posibles, buscando la eficiencia y eficacia en sus procesos de seleccin de proveedores y operacin dentro de la organizacin. Al mismo tiempo se dice que el rea de compras es capaz de lograr una reduccin en los costos ya que ella es la responsable de buscar adquirir tanto la materia prima como los servicios que la empresa utiliza para el logro de sus objetivos, y al hacerlo debe de buscar conseguirlos al menor precio posible, ya sea mediante la bsqueda del proveedor que mejor trato les ofrezca o mediante la negociacin con los diversos proveedores. El adquirir los insumos a un menor precio (ojo, sin que ello signifique sacrificar calidad) se ver reflejado en la obtencin de un margen de utilidades mayor.
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Brindar un servicio

El departamento de compras debe servir y apoyar a los dems departamentos de la organizacin en lo que se refiere a identificar y satisfacer las necesidades que cada uno de estos tenga y que puedan ser satisfechas mediante la realizacin de una compra. El servicio que otorga Compras se hace tangible mediante el asesoramiento que otorga para la contabilizacin, para realizar inventarios y para el almacenaje as como mediante la concertacin de contratos y convenios que puedan favorecer a otro departamento. El departamento de compras debe mantener informada a la administracin de todas sus actividades.
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Obtener financiamientos:

El rea de Compras debe buscar que sus proveedores le otorguen financiamientos para realizar las compras, estos compromisos deben de realizarse solo mediante la autorizacin de la administracin y deben de seguir procedimientos estrictos que permitan su control, as como el cumplimiento con los parmetros que la empresa establezca para las compras.
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Controlar los tratos comerciales con los proveedores

El rea de compras debe de ser quien se encargue nicamente de las negociaciones con los proveedores, para evitar que otras personas se enteren de informacin que solo les interesa al comprador y al proveedor. Esta confidencialidad sirve para mantener buenas relaciones con los proveedores, lo cual nos otorga mayar confianza y seguridad en que recibiremos tanto el trato como la mercanca en las mejores condiciones y segn lo pactado y lo planeado. La importancia de Compras radica en el papel que desempea dentro de la organizacin para que sta tenga xito, ya que la utilidad en una entidad est determinada en gran medida por cuan efectiva fue la administracin de los bienes y servicios adquiridos. Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del modo siguiente 1) Mantener la continuad de abastecimiento 2) Hacerlo con la inversin mnima en existencia 3) Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales

4) Mantener los niveles de calidad en los materiales , basndose en lo adecuado de

los mismos para el uso a que se destinan

5) Procurar materiales al precio ms bajo posible compatible con la calidad y el

servicio requeridos.
6) Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus

beneficios en lo que a costos de material se refiere. ABASTECIMIENTO El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinnimo de provisin o suministro. Se entiende por aprovisionamiento "el conjunto de actividades que desarrollan las empresas para asegurar la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realizacin de sus actividades." Se puede identificar como Objetivo general del rea de aprovisionamiento el conseguir que el producto o servicio est disponible cuando se necesite, con la calidad adecuada, la cantidad necesaria y en el plazo oportuno, al menor coste posible. La importancia de contar con un rea de aprovisionamiento radica principalmente en los siguientes puntos: El aprovisionamiento como fuente de la informacin: Fuente para integrar presupuestos. Fuente para clasificar los gastos de compra Fuente para identificar gastos provenientes de departamentos, talleres o reas. Fuente para identificar gastos de compra relacionados a la fabricacin serial o de nuevos proyectos. Fuente para la seleccin de proveedores. Fuente para adquisicin de productos. El aprovisionamiento como factor influyente en la situacin econmica de la empresa: Influye debido a la importancia de los costos de material. Influye por las posibilidades de adquisicin de financiamientos con los proveedores. Influye por la gestin de existencias. ACTIVIDADES INCLUIDAS DENTRO DEL ABASTECIMIENTO
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Calculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logstico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado proyecto. El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades inciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total ms conveniente. DIFERENCIA PRINCIPAL ENTRE ABASTECIMIENTO Y COMPRAS A pesar de los conceptos que incluye el Abastecimiento, cotidianamente se suele confundir este con las compras, siendo que se entiende por compras el conjunto de
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actividades relacionadas con la accin de comprar, y por Abastecimiento se entiende la actividad de comprar ms la gestin, planificacin y control de materiales. TIPOS DE COMPRAS Y/O ABASTECIMIENTOS
Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser: Compras especiales. Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, mquina, mobiliario, vehculos); es decir, no compramos materiales para transformar o artculos para la venta. La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la decisin de compra es consultada con los usuarios del bien. Compras anticipadas. Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto. Compra especulativa Es una variacin de la compra anticipada, combinada con la fluctuacin de precios a la alza y relacionada con la tica del comercio Compras estacionales. Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior. Compras rutinarias. Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo.

Compras oportunidad. La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio extra. Compras de urgencia. Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda. Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rpida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

Hoy en da la forma de comprar es variada, ya que los avances del mercado van marcando la pauta y el ritmo al cual comprar. Dentro de las principales categoras para realizar las compras podemos encontrar: y Compras por el tipo de material y Compras por la frecuencia del material y Compras para reabastecer stocks y Compras por trayectoria Compras por la naturaleza de los materiales y Compras por el costo del material Compras por el tipo de material Es necesario diferenciar el tipo de materiales, principalmente entre aquellos materiales directos a la produccin como son las materias primas y los componentes y aquellos que son indirectos como los auxiliares y herramentales. Si no se incurre en esta diferenciacin podran surgir grandes problemticas en la produccin ya que se podra tener material no necesario en excedente y lo ms grave que produccin no cubrira con los programas establecidos. Es por ello que surge esta clasificacin de las compras para enfocar a los disponentes de los materiales de compras en el material prioritario como es el material directo de produccin. Compras por la frecuencia del material Esta segunda clasificacin consiste en llevar a cabo la compra del material segn la frecuencia con la cual el material se utiliza. Por ejemplo las compras de capital son muy poco frecuentes, mientras que la compra de materias primas es repetitiva. Las compras de poca frecuencia se trabajan a travs de rdenes directas y/o abiertas en las cuales no se requiere especificar una cantidad constante a recibir, y quedan libres para poder generar otra compra en el momento en que se requiera. A diferencia de las compras poco frecuentes, las repetitivas requieren de un programa con cantidades y fechas especficas para recibirse, con la finalidad de que el proveedor se encuentre preparado para cualquier peticin de material en el momento que se requiera. Compras para reabastecer stocks Esta se concentra en el surtimiento de materiales y es utilizada para el control de los materiales directos a la produccin, ya que por medio de esta clasificacin se intenta cubrir las corridas mnimas de produccin, es decir se compra ms material para tener una reserva en el almacn y esta puede ser utilizada en el momento en que la requiera produccin sin provocar alarmar de falta de existencias. La utilizacin de este tipo de clasificacin depende del mtodo que la empresa utilice para la planificacin de requerimientos de material. Compras por trayectoria Su finalidad es la minimizacin de los costos de transporte, incluyendo el costo de traspaleo, aduana, recorrido, etc. Al seleccionar este tipo de clasificacin debemos agrupar nuestros materiales por zonas geogrficas, de esta forma la peticin de material se lleva a cabo en base a estos agrupamientos y la recoleccin del material se concentra en una zona geogrfica con diferentes puntos asociados para su recoleccin. Si se implementan estos grupos adecuadamente es posible minimizar los costos, ya que se aprovecha el tiempo y dinero invertidos en transporte al recolectar diversos materiales de diferentes puntos. Para implementar esta clasificacin de compra se requiere una buena negociacin con el proveedor.

Compras por la naturaleza de los materiales Esta se basa en el aspecto de los materiales relacionada al tipo de embalaje en el que se transporta. Por ello se debe identificar la naturaleza fsica del material, la cual puede ser lquida, slida o gaseosa. Una vez que se cuenta con las especificaciones fsicas del material y de su embalaje se puede gestionar su compra para todos los materiales que se encuentren identificados con el mismo estado. Compras por el costo del material Una clasificacin ms es por el costo de material, es decir se basa en el valor monetario del material. Esta parte desde la solvencia que la empresa pueda demostrar ante su proveedor hasta el valor mismo que representa la pieza en su afectacin financiera. Al utilizar esta clasificacin es necesario asignarle a los materiales el cdigo "A o B o C" segn corresponda identificando mediante esta tcnica los materiales crticos financieramente. La asignacin de un cdigo "A" representa material fuertemente critico financieramente, por lo tanto nos indican hacer una compra de cantidades pequeas y marcan una alarma para un monitoreo constante del material. Los tipos "B" tienen un nivel intermedio en cuanto a trminos financieros se refiere, y estos no requieren de un monitoreo constante y las cantidades de compra son normales segn el requerimiento. En cuanto al tipo "C" su gestin es normal y no representan ninguna alarma de nivel crtico financieramente. As como la tcnica del "ABC", podemos encontrar diferentes tcnicas y mtodos que nos permitan agilizar el proceso administrativo de compra de materiales, dando paso a concentrar mayor atencin en la bsqueda de nuevos y mejores proveedores, mejorar acuerdos de precios y condiciones y principalmente en puntos de decisin.

PRINCIPIOS BSICOS DE LAS COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS Las compras y por ende el abastecimiento se rigen por principios bsicos, es decir por reglas que regulan el ejercicio de la compra en las entidades. Estos principios bsicos son:
y Calidad: La calidad de un producto no indica que este hecho del mejor material, el

que un artculo sea de calidad lo que implica es que ese artculo satisfaga una necesidad que yo tenga. Si lo que yo necesito es un material con una duracin intermedia, por ms que existan materiales de mayor duracin, para m estos no tendrn la calidad que yo busco pues no satisfacen mis necesidades. A lo anterior se le llama conveniencia, es decir que el producto tenga las caractersticas que a m me convengan, dentro de estas caractersticas podemos encontrar el costo del material. Otro elemento que va implcito dentro de la calidad es la disponibilidad, es decir que el material o servicio sea fcil de encontrar y adquirir. Un factor que entra en escena y que es responsabilidad tanto del proveedor como del comprador es el Control de la Calidad, por el momento hablamos del control de la calidad desde el punto de vista del comprador, y es que ste es responsable de verificar que los artculos que adquiere cumplan con las especificaciones y caractersticas acordadas.
y Cantidad: La cantidad de lo que se debe comprar es un factor fundamental, en

cuanto a la cantidad nunca debemos olvidar que generalmente el comprar por mayoreo reduce los costos de la mercanca pues podemos aprovechar ofertas y

promociones, pero no hay que dejarse seducir siempre por este supuesto ahorro pues debemos ser conscientes de que debemos justificar la cantidad que estamos comprando, teniendo que analizar si es realmente la que vamos a ocupar o no, pues varios gastos se van a generar a partir de la compra como es el almacenaje de la mercanca, costo que puede ser eliminado o reducido comprando solo lo que se requiere y en el momento en el que se requiere. El simple hecho de realizar un pedido ya es un costo para nosotros. Existe una frmula matemtica que se puede utilizar para saber cul es la cantidad ideal de materia prima que se debe pedir en cada orden y cada cuando realizar las ordenes y es la formula matemtica de lote econmico. Un factor a considerar tambin para la cantidad a comprar son las condiciones y tendencias del mercado, si los precios van a la alza se debe extender el lapso de incremento de las compras, pero si los precios van a la baja se recomienda disminuir las mismas.
y Precio: El precio es el valor monetario que se le pone a un bien o servicio y el cual

sirve para determinar el valor de cambio para dicho bien o servicio. Es necesario buscar obtener el mejor precio por parte de nuestros proveedores, los cuales pueden ofrecernos descuentos o promociones para mejorar el trato.
y Servicio: El servicio se refiere al extra que nos da nuestro proveedor, podemos

ejemplificar lo que el servicio significa exponiendo el caso de una automotriz X, la cual si nosotros le compramos una flotilla de automviles no otorgara revisiones semestrales el primer ao de forma gratuita y nos har una descuento los siguientes dos aos del 20% si realizamos los chequeos automotrices con ellos. Todo aquel plus que otorga el proveedor con la compra que no se refiere al precio conforma al servicio. Muchas veces debemos elegir no al proveedor que nos d el mejor precio a la hora de comprar, sino aquel que nos ofrezca aparte de un buen precio, el mejor servicio, en todo caso esta eleccin recae en el criterio del responsable de las compras, el cual deber ponderar los pros y contras al realizar su eleccin para despus poder justificar la misma ante la administracin. Condiciones de pago: Las condiciones relativas de pago son my necesarias en el aspecto de compras, ya que es en este donde se refleja lo negociado por el comprador con el proveedor en la relacin con el presupuesto dado. Es decir, teniendo como base un presupuesto totalmente definido permitir al comprador efectuar las negociaciones necesarias para obtener las mejores condiciones de compra venta en beneficio en su compaa Tiempos de entrega: Esta clasificacin es muy importante en la forma de decisin para la seleccin del proveedor, pues un mala seleccin puede causar trastornos en la lnea de produccin, los cuales a la larga representa un incremento de los costos de fabricacin, as como un mal servicio hacia los consumidores y una alteracin a los objetivos del compaa. Por lo que es recomendable que en el cuerpo del pedido se establezca las condiciones negociadas, as como determinar clausulas que obliguen al proveedor a cumplir con la programacin. El plazo de entrega debe ser un elemento esencial en las

rdenes de compra y debe incluirse en ellos un manifestacin de bien clara del derecho a cancelarlo y a rechazar las entregas si estn no se hacen en el periodo fijado todos los pedidos u rdenes de compra deben contener una detencin concreta sobre la terminacin ya sea por haber transcurrido el tiempo fijado o por la accin de las partes, muchos pedidos son tan vagos en las condiciones en lo que respecta al plazo de entrega que son bien poco eficaces y pueden decirse que nos son otra cosa que un convenio sobre el precio, valido durante el periodo al que se refiere el pedido. Muchos compradores favorecen esta clase de contratos, ya que dan responsabilidad al vendedor mientras que no establecen ninguna para ellos, por lo que es necesario fijar ciertas garantas, mismas que obliguen al proveedor a cumplir con el servicio. Una garanta no agregada nada aun pedido a menos que sea concretada en una cosa especifica, ejemplo: Una garanta de servicio durante un periodo fijo, despus de la entrega o contra defectos descubiertos dentro de un pedido determinado , es una proteccin para el comprador ya que consta por escrito y es vlido. CONCLUSIONES Muchas veces al referirnos a compras utilizamos tambin la palabra adquisicin. Comprar y adquirir para fines prcticos es igual pero debemos tener claro que no es lo mismo. Una compra es una adquisicin pero una adquisicin no necesariamente se da por medio de una compra. Adquirir significa hacerse dueo de algn objeto material o de algn derecho. Una adquisicin puede darse por varias vas, como lo son que nos hayan regalado dicho objeto o derecho, que nos lo hayan heredado, que hayamos hecho un trueque para conseguirlo, y otra de las vas para realizar una adquisicin es la compra, la cual involucra un desembolso monetario, es decir un pago por la obtencin de la propiedad de un bien o derecho. Por otro lado un abastecimiento implica realizar compras de manera cclica y su funcin es asegurar que haya los recursos materiales que la empresa requiere para su funcionamiento, el abastecimiento abarca la compra, recepcin y almacenamiento (mediante el control y rotacin de inventarios) de los recursos materiales. En las empresas las compras no se realizan por gusto, sino que son resultado del surgimiento de una necesidad (la cual tiene que ver con el logro de los objetivos de la empresa). Dicha necesidad debe de ser detectada y ubicada dentro de la empresa para as poder justificar que se efectu una compra que satisfaga dicha necesidad. Una vez detectada y justificada la necesidad el siguiente paso para realizar una buena compra (y de hecho por mucho el momento clave de las compras), despus es la eleccin del mejor proveedor, para lo cual debemos primero tener varias opciones de los proveedores que puedan satisfacer nuestras necesidades. Una vez teniendo nuestras opciones de proveedores, evaluaremos sus cualidades, las calidades que ofrecen, sus precios, el tiempo de entrega de los materiales y los tipos de financiamiento que tienen, en base a todo lo anterior se seleccionar al proveedor que mejor se acople y mejor satisfaga las necesidades de nuestra empresa y se efectuar la compra.

BIBLIOGRAFA http://www.mailxmail.com/curso-concepto-logistica/clasificacion-compras

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