y

Teora de la organizacin

En economa, marco de anlisis del proceso de toma de decisiones en las grandes organizaciones. El anlisis econmico tradicional tiende a analizar las actuaciones de la empresa como el resultado de una decisin unitaria, mientras que la teora de la organizacin reconoce que en las grandes corporaciones el proceso de toma de decisiones suele estar descentralizado y que stas no dependen slo del objetivo de maximizacin de beneficios o ganancias, sino tambin de su estructura organizativa. Por ello, la toma de decisiones en las grandes empresas suele tener en cuenta la necesidad de limitarse a obtener beneficios satisfactorios, sin necesidad de maximizarlos, debido a la obligacin de conjugar los diversos objetivos de las distintas partes que componen la organizacin. Cuando las decisiones se adoptan de forma colectiva slo se suelen tener en cuenta todos los objetivos de la empresa y no slo el de maximizacin de beneficios, pero tambin suelen ser ms lentas (una caracterstica fundamental de las empresas japonesas). La teora de la organizacin est relacionada con la teora de la empresa.

Empresa

Entidad jurdica que realiza actividades econmicas gracias a las aportaciones de capital de personas ajenas a la actividad de la empresa, los accionistas. La empresa sigue existiendo aunque las acciones cambien de propietario o stos fallezcan. Una empresa o compaa posee una serie de activos; cuando se crea una empresa hay que redactar una serie de documentos pblicos en los que se definir el objetivo de la misma, cul es su razn social, su domicilio fiscal, quines son los socios fundadores, cul es el volumen de capital social inicial, en cuntas acciones o participaciones se divide el capital social y cules son los estatutos de la sociedad, entre otros. La actividad y la estructura legal de las empresas se regula mediante el Derecho mercantil. Con esta ley se establecen los requisitos contables, las obligaciones de los gestores o administradores y los derechos de los accionistas. Por lo general, los accionistas de la empresa tienen una responsabilidad limitada: slo responden por las deudas de la empresa con la cuanta de su aportacin, medida por el valor de las acciones. Existen distintos tipos de compaas que, en funcin del grado de responsabilidad de los socios o accionistas, reciben distintos nombres. En primer lugar hay que distinguir entre pblicas y privadas; las pblicas pertenecen al sector pblico (administracin central o local), mientras que las privadas pertenecen a individuos particulares y pueden vender sus acciones en bolsa. Las compaas o empresas pblicas a veces venden parte de sus acciones a individuos particulares, pero se consideran pblicas siempre que el 51% de las acciones estn en manos del sector pblico. En funcin del grado de responsabilidad de los socios y del nmero de accionistas, las empresas pueden ser sociedades annimas o sociedades de responsabilidad limitada.

Tambin se puede distinguir entre las compaas o empresas privadas los siguientes tipos: Empresas asociadas, cuando dos empresas tienen entre el 20 y el 50% de las acciones de la otra; Holdings, cuando una empresa (conocida como empresa matriz) es propietaria de otra u otras empresas, cuya actividad es dirigida por la primera; y, por ltimo, Empresa subsidiaria, que es la empresa (o empresas) que est(n) controlada(s) por la empresa matriz, que posee ms del 50% de las acciones de la(s) empresa(s) subsidiaria(s).
Diferencias entre Organizacin y Empresa

La Empresa

La organizacin

Es de carcter continuo jams se puede Decir que se ha determinado dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes. Esta conformada de manera organizada.

Es un medio a Travs del cual se establece Los objetivos del grupo social Se refiere a organizaciones productivas, publicas y privada

1. INSTRUMENTOS A ORGANIZAR

Organigrama

Es la representacin grafica de la estructura orgnica que muestra la composicin de las Unidades Administrativas que la integran y sus respectivas relaciones. Niveles Jerrquicos, canales informales de comunicacin lneas de autoridad supervisin y accesoria Funciones del Organigrama Es conveniente que en la presentacin de las fusiones se tomen en cuenta los siguientes aspectos: Que los ttulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgnica.

 Que sigan el orden establecido en la estructura Que la redaccin se inicie con verbo infinitivo.

Manuales: Son documentos que sirven como medio de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.

Para que sirven los manuales Uniformidad (cumplimiento, rutinas de trabajo) Accesibilidad (Disminuye carga, supervisin, ahorra tiempo). Elimina (confusiones, incertidumbre y trabajos innecesarios) Son una gula de trabajo a ejecutar.

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Clasificacin de los Manuales

Manual de Organizacin: Es un instrumento que contiene y sealan los puestos como la relacin entre ellos. Manual de Polticas: Establece la poltica de (a empresa, las cuales son u i gua bsica para la accin, percibe los limites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Manual de procedimiento: describe los procedimientos nter departamentales, mostrando graficas de flujos que detallan los paso del proceso presentan adems las normas que deben cumplirse para un mejor desempeos de los mismos

Anlisis de puestos

Analizar significa separar y ordenar. La Tcnica del anlisis de puestos, consiste por lo tanto en reglas que se dan para separar los elementos del puesto ordenados adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lgica y la gramtica ELEMENTOS A ORGANIZAR. Trabajo: Es una actividad, un quehacer, un desgaste de energa puede ser estudiado igualmente desde distintos puntos de vista Econmicamente, el trabajo es considerado como in f`actor de produccin supone un intercambio de bienes y servicios para la satisfacer las necesidades humanas. Personal: Son todas aquellas personas o individuos reunido bajo un mismo concepto, bien sea, natural o colectivo. Espacio Fsico: Es el rea de trabajo de cada individuo, donde ejerce sus funciones y cumple con sus deberes dentro de la organizacin donde se desempea cada espacio fsico va a depender de las caractersticas de cada rea laboral, es decir funciones que se deban ejerce en ella. 1. Criterios utilizados para organizar.

y y y y y

Por funcin: Se dedican a la creacin de algo til para las funciones empresariales bsicas de la produccin.

Por proceso o equipo: este tipo de organizacin supone la reunin en un mismo punto de personas y materiales.

Por producto: La mayora de las empresas grandes tienen una estructura de producto o mercado.

Zona geogrfica: Las empresas grandes con cuyas operaciones abarcan grandes extensiones geogrficas.

Cliente: Son la clave de la forma en que debe agruparse las actividades cuando una empresa le presta servicio.

y y

Numrica: Consiste en controlar las personas que habrn de desempear los mismos deberes.

Matricial: Es un departamento de Ing. Que esta a cargo de un grupo de gerente de proyectos que tienen la responsabilidad del producto final.

Mixta: Es la que satisface las exigencias ambientales de muchas organizaciones que emplean una combinacin de ellas.

2.- Importancia de la funcin organizacional: Para que las organizaciones funcionen adecuadamente, necesitan ser organizadas, por esta razn es necesario sealar la importancia de sta funcin. A continuacin se nombraran solo algunas de ellas. 1) La organizacin relaciona entre s' las actividades necesarias y dispone quien debe desempearlas. 2) Es un medir a travs del cual establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 3) Combina las tareas en forma lgica y eficiente. La agrupacin de empleados y t se suele conocer como la departamentalizacin. 4) Suministra las actividades eficientemente con un mnimo de esfuerzos. 5) Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos e incrementando la productividad. 1.- CONCEPTO DE CONTROL Es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con e/fin de detectar y prever desviaciones, asegurando que las actividades se realicen conforme a lo planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar su repeticin. 2.- ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE CONTROL A. ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES Es cuando se establecen los criterios de -evaluacin o comparacin. Existen cuatro tipos de estndares estos son:

ESTNDAR DE CANTIDAD: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materia prima, nmero de horas, etc.

ESTNDAR DE CALIDAD: Como control de calidad de materia prima, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, etc.

ESTNDAR DE TIEMPO: Como tiempo estndar para producir un determinado producto tiempo medido de existencias de un determinado producto, etc.

ESTNDAR DE COSTOS: Como costos de produccin, costos de administracin, costo estndar, costos de ventas, etc.

B. EVALUACIN DEL DESEMPEO. Tiene como fin evaluar lo que se est haciendo. C. COMPARACIN DEL DESEMPEO CON EL ESTNDAR ESTABLECIDO. Compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvi o variacin. D. ACCIN CORRECTIVA. Busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. 3.- PRINCIPIOS DE LA FUNCIN DE C`ONTROL

La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

EQUILIBRIO.

A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. Al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad

DE SU RELACIN CON LOS OBJETIVOS.

Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundament en os objetivos y si, a travs de l, no se evala el logro de tos mismos.

DE LA OPORTUNIDAD.

El control, para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.

DE LAS DESVIACIONES.

Las variaciones o desviaciones que se presenten deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

DE SU RELACIN CON EL COSTO.

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que ste representa en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.

DE EXCEPCIN.

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo delimitando adecuadamente cules funciones estratgicas requieren de control.

DE LA FUNCIN CONTROLADA.

La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad del control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. TCNICAS DE CONTROL

Tcnica de Estados Financiero.

Los estados financieros son infrmense de naturaleza contable que muestran la medicin de diferentes aspectos que es necesario tomar en cuenta para una buena administracin. Presenta como caracterstica que muestran las desviaciones de los planes, despus que ocurren y solo sirven para aplicar acciones correctivas para el siguiente periodo de operaciones de la organizacin.

Tcnica de Anlisis de Razones.

Consiste en llevar acabo un anlisis especializado de los estados financieros, utilizando para ello las denominadas razones financieras. Que son las relaciones entre diferentes cifras que dichos estados financieros presentan, son de gran utilidad para el control del desempeo de la empresa. Razones Financieras:

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Razones de Liquidez.

Razones de Endeudamiento.

Razones de Actividad.

y y

Razones de Rentabilidad.

Tcnica del Anlisis del punto de Equilibrio.

El anlisis de punto de equilibrio es u instrumento que da una informacin importante a los administradores. Se refiere a la relacin entre el volumen de ventas, costos y beneficios que pueden obtenerse. El punto de equilibrio es aquel punto donde los ingresos por venta se igualan al costo total. Si se utiliza esta tcnica podr mostrarse en forma clara como varan los beneficios de la empresa para diferentes volmenes de ventas en un periodo de tiempo. All se podrn determinar que si los niveles de ventas son inferiores al punto de equilibrio, la empresa incurriera en perdidas y que si los volmenes de ventas son superiores al punto de equilibrio, la empresa obtendr ganancias.

Tcnica del Presupuesto.

El presupuesto es el traslado de los planes a trminos numricos para un periodo futuro de operaciones, son estados de resultados anticipados a los cuales debe llegar la Organizacin. Por lo tanto, es requisito que los planes estn muy bien formulados, para poder utilizar el presupuesto como instrumento de control. Presupuestos mas utilizados:

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Presupuestos de Ingresos y Gastos

Presupuesto de Gasto de Capital.

Presupuesto de Balance.

ETAPAS DE CONTROL Establecimiento de estndares o Determinacin de normas

Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son ms que los objetivos definidos de la organizacin. Funciones bsicas y reas claves del resultado: 1.- Rendimiento de beneficios: Es la expresin le los beneficios obtenidos por la empresa, 2. Posicin en el mercado: Estndares utilizados para determinar la aceptacin de algn producto en el mercado, y la efectividad de las tcnicas mercadolgicas. 3. Productividad: Este tipo de modelo debe establecerse no slo para el rea de produccin, sino para todas las reas de la empresa 4. calidad del producto: Este estndar se establece para determinar la primaca en cuanto a calidad del producto, en relacin con la competencia. 5. Desarrollo del personal: Su objeto es medir los programas de des arrollo de la gerencia, y su efectividad. 6. Evaluacin de la actuacin: Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempee satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los lmites de productividad del personal de la empresa.

Medicin de resultados

Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo en reas con aspectos eminentemente cualitativos. Para llevar a cabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de informacin; por tanto. La efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), vlida (que mida realmente el fenmeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicacin).

Correccin

La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el control.

Tipos de Control

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo as clasificarse en:

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Control aprior o preeliminar: Es aquel que se efecta antes de realizar las actividades.

Control concurrente: Se ejerce de manera simultnea a la realizacin de actividades, como un proceso contino

Control Aposterior o posterior: Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas.

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: a) Cantidad. b) Tiempo. c) Costo. d) Calidad.

Factor cantidad:

Se aplica en actividades en las que el volumen es importante.

Factor tiempo:

Mediante este se controlan las fechas programadas

Factor costo:

Es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de l se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

Factor calidad:

Se refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa. FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: a) Cantidad. b) Tiempo. c) Costo. d) Calidad. Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de l se determinan las erogaciones de

ciertas actividades. Por ltimo, la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa. ) tabla 6.1 muestra algunos de los controles utilizados con ms frecuencia en los campos o factores del control. Se puede lograr una comprensin ms clara de la aplicacin de los factores del control, a travs del anlisis del siguiente ejemplo: Una de las funciones del departamento de compras de una empresa, consiste en atender la solicitud de material hecha por el departamento de produccin. Se aplica el factor calidad al especificar las cualidades del material, haciendo referencia a las propiedades que debe reunir el material en aspectos tales como: composicin, volumen, estructura, peso y otros datos tcnicos; si ambos departamentos no verifican que se renan dichas especificaciones se originarn problemas. La cantidad solicitada debe servir como gua, puesto que estipula las unidades in dispensables que se deben solicitar al proveedor con base en la programacin de la produccin; el tiempo es un factor importante que el departamento de compras debe considerar, ya que de la oportuna fecha de entrega depender el que la produccin cumpla con sus objetivos; por ltimo, debe considerarse el factor costo comparando cotizaciones de precios de diversos proveedores y eligiendo la mejor.