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MANUAL DE CONTRATACION EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS- S.A. E.S.P.

ACUERDO N

DE 2010

Por medio del cual se aprueba y adopta el presente Manual de Contratacin de la EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS S.A.- E.S.P.-

LA JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS S.A.- E.S.P, en uso de sus facultades Constitucionales, Legales y Estatutarias, en especial de aquellas conferidas en el numeral 23, del artculo 53 de los Estatutos; y en desarrollo de lo consagrado en los artculos 438 del Cdigo de Comercio y 1.3.2.1 y 1.3.5.6. de la Resolucin 151 de 2001 de la Comisin Reguladora y Saneamiento Bsico CRA y,

CONSIDERANDO:
Que ACUATODOS S.A. E.S.P.-, es una empresa de servicios pblicos, del orden Departamental, de carcter oficial; con autonoma administrativa, financiara y presupuestal; que tiene como objeto la prestacin de uno o ms servicios a los que hace alusin la Ley 142 de 1994. Constituyndose mediante escritura pblica N1492 en agosto 14 de 2009, en una Sociedad por acciones, del tipo de las Annimas, otorgada en la Notaria Segunda del Crculo de Yopal, inscrita en la Cmara de Comercio de Casanare bajo el N 13023 de agosto 14 de 2009. Que los Artculos 30, 31, 32 y 39 de la Ley 142 de 1994, en concordancia con los artculos 3 y 4 de la Ley 689 de 2001, y el artculo 1 de la Ley 816 de 2001; establecen que el rgimen de Los contratos que celebren las Entidades Estatales que prestan los servicios pblicos a los que se refiere esta Ley no estarn sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica (...), y seguidamente dispone que sus actos y contratos se someten a las reglas del derecho privado, salvo las excepciones previstas en la ley. Que es objetivo de la actual administracin Empresarial, implementar prcticas que transmitan a la sociedad Casanarea un claro mensaje de transparencia y honestidad en el manejo de los recursos pblicos que administra la EMPRESA. Que la Resolucin CRA 151 de 2001, modificada por la Resolucin CRA 242 de 2003, seala expresamente cuales contratos se sometern al procedimiento de licitacin pblica contenido en el Estatuto General de Contratacin Administrativa. Que la EMPRESA hace parte del esquema institucional desarrollado para el manejo empresarial de los servicios de agua potable y saneamiento del Departamento de Casanare, siendo una actividad inherente al desarrollo de su objeto social, el desempearse como gestora del Plan Departamental de Aguas de Casanare; para lo cual, la EMPRESA ejecutar los recursos provenientes de la Nacin, del Departamento y entidades territoriales, destinados a la implementacin del mismo, para la financiacin de las actividades que le correspondan a la EMPRESA en su calidad de Gestor, a travs de procesos contractuales que se regirn conforme lo dispone el Decreto 4548 de 2009.

3 Que en aras de hacer efectivas las polticas, estrategias y directrices trazadas por la administracin de la EMPRESA, se hace necesario establecer reglas acordes a las disposiciones del derecho privado, como a las establecidas por el Estatuto General de Contratacin Pblica; observando en ambos casos, los principios que rigen la funcin administrativa consagrados en el Artculo 209 de la Constitucin Poltica, que ordena: La funcin administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que el numeral 23 del Artculo 53 de los Estatutos Generales Internos de la EMPRESA, estableci a la Junta Directiva la funcin de aprobar el Manual de Contratacin. En mrito de lo expuesto,

ACUERDA:
CAPITULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES ARTCULO 1.- OBJETO: El presente MANUAL tiene por objeto introducir procedimientos agiles, dinmicos y eficaces que sern de obligatorio cumplimiento, en materia contractual. As mismo, pretende sealar funcionarios intervinientes por delegacin o desconcentracin de funciones, en la actividad contractual. ARTCULO 2.- AMBITO DE APLICACIN: Las disposiciones contenidas en el presente Manual APLICA a los servidores pblicos, contratistas y dems personas que directa o indirectamente intervengan en el desarrollo de todos los procedimientos tendientes a la celebracin de contratos o convenios con la EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS- S.A. E.S.P.Este MANUAL se aplica a los contratos y en general a todos los negocios jurdicos que celebre LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOSS.A. E.S.P.-, en calidad de contratante, en desarrollo de su objeto social y del giro ordinario de los negocios sociales. Se exceptan los particularmente regulados por leyes especiales, entre otros; los contratos de trabajo, emprstito, servicios pblicos domiciliarios, concesin, operaciones de crdito pblico, que se regirn por las normas aplicables a cada uno de ellos. ARTICULO 3.- NORMATIVIDAD APLICABLE: Los contratos que celebre LA EMPRESA, se regirn por las disposiciones contenidas en este Manual, el Cdigo Civil y de Comercio; as como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de la EMPRESA y la actividad como prestadora de servicios pblicos. PARAGRAFO PRIMERO: Las disposiciones del presente Manual debern ser interpretadas de manera integral y sistemtica, en concordancia con las normas del Cdigo de Comercio y del Cdigo Civil. Los eventos que no se encuentren previstos expresamente en este Manual se atendern aplicando las reglas generales contenidas en la Ley 142 de 1994 o las disposiciones legales especiales que les resulten aplicables.

PARAGRAFO SEGUNDO: Ningn funcionario de la EMPRESA podr desarrollar

procedimientos adicionales o distintos a los previstos en el presente Manual. ARTCULO 4. -PRINCIPIOS GENERALES: En cumplimiento con lo establecido en los artculo 209 y 267 de la Constitucin Poltica, en concordancia con el artculo 13 de la Ley 1150 de 2007, para la seleccin de contratistas se aplicaran los principios de de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad. As como, se garantizar los principios de transparencia, seleccin objetiva del contratista, la concurrencia de oferentes y la planeacin. El principio de transparencia, representa reglas claras que garanticen la calidad, la participacin, la libre competencia, imparcialidad e igualdad de oportunidades. Entindase por seleccin objetiva, la escogencia que se haga al ofrecimiento ms favorable para la EMPRESA, sin ningn tipo de consideracin subjetiva, siguiendo unos procedimientos previamente establecidos y conocidos por los interesados. La concurrencia de oferentes, hace referencia al principio general de convocatoria pblica, para la seleccin que se propone adelantar. En lo atinente a la planeacin, se debe entender por el anlisis detenido sobre la conveniencia y oportunidad de la futura contratacin, que contemple los estudios, diseos, proyectos y dems documentos que permitan establecer la viabilidad tcnica del objeto a contratar; buscando siempre la adecuada utilizacin de los recursos y el aseguramiento de la calidad. En todo caso la EMPRESA debe disponer de la informacin bsica que le permita la elaboracin de unos estudios previos completos, en los cuales se incluya informacin clara, detallada sobre bienes asociados al objeto a contratar, como nmero de usuarios actuales y potenciales (segn sea el caso), condiciones administrativas y financieras. ARTCULO 5.- COMPETENCIA: La competencia para contratar en nombre y representacin de LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS- S.A. E.S.P.- se encuentra en cabeza del Gerente quien es el representante legal y ordenador del gasto. A su vez, es el nico que podr adquirir obligaciones econmicas con cargo al presupuesto de la EMPRESA, para lo cual debe existir la Disponibilidad Presupuestal previa suficiente para cubrir el valor del compromiso u obligacin que se adquiere. PARAGRAFO PRIMERO: El Gerente podr, mediante acto administrativo motivado, delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realizacin de licitaciones o concursos, en los servidores pblicos que desempeen cargos del nivel directivo o asesor. PARAGRAFO SEGUNDO: El Gerente se encuentra autorizado para celebrar contratos y convenios en cuanta indeterminada. ARTCULO 6.- CONVOCATORIA PBLICA: En los procesos de seleccin cuyo valor sea superior a tres mil (3000) salarios mnimos legales mensuales vigentes, se har convocatoria pblica, que se publicar en el Portal de Contratacin de la Empresa. Por lo tanto, los interesados tienen acceso en condiciones de igualdad a la informacin de que disponga la EMPRESA, en especial a los estudios y anlisis en que se ha basado para la formulacin de las condiciones bsicas para participar.

5 PARAGRAFO PRIMERO: Para estos efectos, se hace necesario crear un Portal de Contratacin, donde se publicarn los procesos contractuales adelantados por la EMPRESA, al igual que los contratos suscritos. ARTCULO 7.- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR: A las personas que deseen participar en los procesos contractuales, se les aplicar el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la constitucin, la ley, y especialmente las consagradas en el Estatuto de Contratacin Administrativa, y dems normas que las reglamente, aclaren, modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTCULO 8.- INDEMNIDAD: En los contratos que celebre la EMPRESA se entender incorporada la clusula de indemnidad conforme a lo dispuesto en la ley, mediante la cual el contratista se obliga a mantenerla indemne a la EMPRESA de cualquier reclamacin proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista. ARTICULO 9- CLAUSULAS EXCEPCIONALES AL DERECHO COMUN: En desarrollo del presente manual, los contratos que celebre LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS- S.A. E.S.P.-, se sujetaran a la aplicacin de las clusulas excepcionales al derecho comn, cuando las autoridades competentes hayan ordenado o autorizado su inclusin. PARAGRAFO: En todo caso, los contratos que celebre la EMPRESA debern incluirse las clusulas penal compensatoria y penal moratoria, las cuales tienen como objeto resarcir los eventuales perjuicios que se puedan ocasionar a la LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS- S.A. E.S.P.-, ante el incumplimiento parcial o total de las obligaciones a cargo del contratista. Los contratos tambin deben incluir la renuncia expresa del contratista a todo requerimiento judicial, para efectos de constituirlo en mora. En igual sentido deber incluirse la prohibicin de la cesin parcial o total de los contratos sin autorizacin expresa de la EMPRESA. ARTICULO 10: GARANTIA UNICA: El contratista presentar garanta nica que respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan del contrato por razn de la celebracin, ejecucin y liquidacin; por tanto el respectivo contrato deber cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista; tales como cumplimiento, correcto manejo y debida inversin del anticipo, pago anticipado, salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, estabilidad de la obra, calidad del servicio, calidad y correcto funcionamiento de los bienes, suministro de repuestos, responsabilidad civil, correcto manejo y utilizacin de materiales.

PARGRAFO PRIMERO: El Comit previamente definir, LA OBLIGATORIEDAD de la garanta en los siguientes casos:
En los contratos cuyo valor sea igual o inferior a (60) salarios mnimos legales mensuales vigentes. En los contratos o convenios interadministrativos En los contratos de seguro.

6 De lo anterior, se debe dejar constancia en el respectivo estudio previo. ARTICULO 11. IMPUESTOS: La suscripcin de contratos que se rijan por el presente Estatuto, tambin estarn sujetos a la obligacin de pagar, las rentas Departamentales y Nacionales a las que haya lugar. ARTICULO 12.- REGISTRO DE PROPONENTES: Todas las personas naturales o jurdicas interesadas en celebrar contratos con LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS- S.A. E.S.P, que superen la cuanta en doscientos (200) salarios mnimos legales mensuales vigentes, debern inscribirse en el Registro nico de Proponentes. ARTCULO 13.- PLAZOS DE LOS PROCESOS DE SELECCIN: Los plazos sealados por la EMPRESA, para que los interesados dispongan para elaborar sus ofertas, como el tiempo que se tomar la EMPRESA para estudiarlas y el trmino en que se proceder a la adjudicacin o declaracin fallida del proceso, son perentorios, es decir de obligatorio cumplimiento. CAPTULO SEGUNDO COMIT ASESESOR DE CONTRATACIN ARTICULO 14.- CREACIN: Crase el Comit de Contratacin de la EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS- S.A. E.S.P - como una instancia Asesora y Evaluadora de la Gerencia, que intervendr en los procesos de seleccin que adelante la Empresa. La Gerencia podr apartarse de manera motivada, mediante acto administrativo, de las recomendaciones que con ocasin de la actividad contractual realice el comit asesor. El carcter asesor del Comit no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. ARTICULO 15.- INTEGRANTES DEL COMITE: De forma permanente: 1. Direccin Administrativa y Financiera 2. Direccin Tcnica 3. Direccin Asesora Jurdica De forma transitoria: 4. Grupo Tcnico, el cual podr estar integrado por servidores pblicos y/o particulares contratados, que por su conocimiento en el tema se requieran (arquitectos, ingenieros, administradores, contadores, entre otros). Segn la necesidad, la Direccin Administrativa y Financiera o la Direccin Tcnica coordinar el Grupo. Es deber del Comit realizar su labor de manera oportuna y sin tener en consideracin factores de afecto o de inters y en general cualquier clase de motivacin subjetiva; observando en cada proceso las reglas establecidas en las condiciones bsicas o sus equivalentes y propendiendo por el cumplimiento de los principios sealados en el presente Manual.

PARAGRAFO SEGUNDO.- GRUPO TECNICO: Para la ejecucin de cada proceso contractual se conformar un nmero plural e impar de profesionales idneas para la valoracin de las especificaciones tcnicas, econmicas y financieras; quienes viabilizarn el proyecto o programa respectivo. Elaborando previamente los estudios y documentos tcnicos requeridos para la ejecucin de cada proyecto o programa, de lo cual se dejar constancia escrita en los respectivos documentos. En caso que la Entidad no cuente con el recurso humano suficiente, podr celebrar contratos de prestacin de servicios profesionales, para la conformacin del grupo tcnico. Para cada proceso contractual, se conformara el grupo tcnico mediante acta suscrita por el Gerente, o quien haga sus veces. En todo caso, cuando sea necesario, podrn ser invitados al Comit las personas o funcionarios que por su formacin o funciones puedan brindar apoyo al Comit; quienes debern asistir de manera obligatoria. ARTCULO 16.- FUNCIONES DEL COMIT ASESOR DE CONTRATACIN: Son funciones del Comit de Contratacin las siguientes: 1) Asesorar al Gerente de la EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS- S.A. E.S.P. en relacin con todos los procesos de contratacin que se adelanten. 2) Velar por el estricto cumplimiento de los principios Generales establecidos en el presente Manual y de los sealados en el artculo 209 de la Constitucin Poltica en todos los procesos de seleccin que adelante LA EMPRESA. 3) El Grupo Tcnico deber elaborar o revisar y ajustar los ESTUDIOS TECNICOS DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA de todos los procesos de seleccin que adelante la EMPRESA. 4) Verificar por parte del rea tcnica, que el precio de oferta no supere el precio indicativo, de superarlo deber el Comit conceptuar sobre la justificacin del por que se aceptar que el precio de Compra sea superior al precio indicativo, de no existir justificacin, el precio de compra no podr superar el precio indicativo, para lo cual, quien elabor el estudio de mercado, deber emitir concepto, el cual, ser el soporte para la decisin del Comit. 5) Elaborar cronologa del proceso a iniciar, de acuerdo a la naturaleza del objeto a contratar, condiciones tcnicas del mismo, origen de los recursos y modalidad de contratacin, as mismo, deber prever el trmite sealado por el presente Manual, por la ley y decretos reglamentarios para cualquier modalidad de seleccin, segn sea el caso. 6) Aprobar el texto definitivo de los pliegos de condiciones, para los procesos de contratacin que lo requieran. 7) Elaborar el Aviso de convocatoria pblica para las modalidades de contratacin que se requiere segn el MANUAL. 8) Elaborar el Acto Administrativo que ordena la apertura del proceso de seleccin, en la modalidad de convocatoria pblica. 9) Participar y coordinar las audiencias Pblicas, en los casos a que haya lugar. 10) Emitir conceptos sobre la procedencia de decretar la caducidad, imponer multas, y dems sanciones por incumplimiento de las obligaciones contractuales. 11) Verificar las condiciones (habilitantes) de capacidad jurdica, experiencia, financiera y de organizacin de los proponentes.

8 12) Evaluar los aspectos tcnicos y econmicos de las ofertas presentadas a la EMPRESA en desarrollo de los procesos de contratacin, de conformidad a los criterios establecidos en los pliegos de condiciones o sus equivalentes. 13) Recomendar a la Gerencia, la propuesta que sea ms favorable para LA EMPRESA, emitiendo el acta de evaluacin respectiva, para la adjudicacin del contrato, o en su defecto la emisin del concepto que declara fallido el proceso contractual. 14) Analizar, revisar y otorgar respuestas dentro de los trminos sealados frente a las observaciones y/o sugerencias que se lleguen a presentar por cualuier interesado. 15) Establecer o modificar minutas: Condiciones bsicas de participacin, invitacin pblica a presentar propuestas, solicitud de oferta, y en general de contratos, convenios y dems negocios jurdicos. 16) Las dems que sean acorde con la naturaleza y objeto del comit. PARGRAFO PRIMERO. Las diferentes actividades del comit de contratacin, sern realizadas, por el grupo tcnico del comit que adelantar el respectivo proceso de seleccin y conforme a los siguientes aspectos: 1. Aspectos de carcter jurdico. Este aspecto ser elaborado por el profesional (es) asignado (s) para el respectivo proceso de contratacin, bajo la modalidad de seleccin correspondiente, conforme al perfil (abogado(s)). 2. Capacidad financiera. Este aspecto ser elaborado por el profesional(es) asignado(s) para el respectivo proceso de contratacin, bajo la modalidad de seleccin correspondiente, conforme al perfil (contador(s)). 3. Condiciones de experiencia, organizacin, condiciones tcnicas y alcance de los bienes, servicios u obras a contratar, factores de evaluacin tcnicos econmicos. Este aspecto ser elaborado por el profesional (les) asignado (s) para el respectivo proceso de contratacin, atendiendo su perfil profesional. PARGRAFO SEGUNDO-. Para los procesos de seleccin que adelante la EMPRESA bajo los procedimientos del Estatuto General de contratacin, el Comit deber adelantar los procesos teniendo en consideracin los requisitos exigidos en el numeral 5 del artculo 24 de la Ley 80 de 1993 y normas complementarias, as como lo establecido por la Ley 1150 de 2007, y dems Decretos reglamentarios. REUNIONES Y QURUM-. El Comit de Contratacin se reunir cuando sea convocado por el Coordinador del mismo. ARTCULO 17.- DELEGACIN: Se delega y desconcentra funciones en materia contractual en cada una de las Dependencias de la EMPRESA, bien sea en el Director tcnico o en el Director administrativo y financiero, de acuerdo con el bien o servicio a contratar. Las facultades delegadas comprenden a expedicin de los actos inherentes a los procesos contractuales, desde la apertura del proceso, hasta la aprobacin y suscripcin de actas de liquidacin y las designaciones de interventor. Corresponder a la Direccin asesora jurdica la aprobacin de garantas.

9 El Gerente adjudicar y suscribir los contratos y/o convenios que celebre la EMPRESA. CAPITULO TERCERO MARCO REGULATORIO DE LAS ACTUACIONES DE LA EMPRESA ARTICULO 18 DE LAS NORMAS APLICABLES: Por considerarse que LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS- S.A. E.S.P., tiene por objeto principal la prestacin de servicios pblicos, su rgimen jurdico es el del derecho privado, y por disposicin legal, cuenta con un rgimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratacin, con las excepciones que establezca la misma Ley. Adems, por tratarse de actividades propias de los mercados en los que se interacta en competencia con particulares, le es aplicable las disposiciones sealadas en el presente estatuto, y a falta de estas, se regir por lo previsto en el Cdigo Civil y el Cdigo de Comercio. PARGRAFO PRIMERO: Entindase como actividades propias del giro ordinario de los negocios sociales de la EMPRESA, las consagradas en el artculo 4, Captulo I, de sus Estatutos. PARGRAFO SEGUNDO: Sin perjuicio de lo anterior, se sometern al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica, las siguientes actividades: a) Las que ejecute la EMPRESA en el papel de Gestora del PLAN DEPARTAMENTAL PARA EL MANEJO EMPRESARIAL DE LOS SERVICIOS DE AGUA Y SANEAMIENTO P.D.A-; esto es, las funciones sealadas de manera enunciativa en el artculo 12 del Decreto 3200 de 2008, como las asignadas en el manual operativo del P.D.A- . Entindase que los procesos de contratacin que se adelanten en desarrollo del P.D.A se rigen por el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Lo anterior, con fundamento en lo preceptuado por el Decreto 4548 de 2009.

b)

Las que en materia de contratacin expida la Comisin de Regulacin de Agua Potable y Saneamiento Bsico, o las normas especiales que, segn el caso, los regulen expresamente, entre otros: Los contratos que celebren las entidades territoriales que incluyan clusulas por medio de las cuales se crea un rea de servicio exclusivo, o los que tengan por objeto modificar algunas de las clusulas de los contratos que hayan creado tales reas, en el sentido de modificar el concesionario, las tarifas, el rea, su tamao, el programa de inversiones o el trmino de duracin de la misma; Los contratos que celebren los entes territoriales con las empresas de servicios pblicos con el objeto de que estas ltimas asuman la prestacin de uno o de varios servicios pblicos domiciliarios, o para que sustituyan en la prestacin a otra que entre en causal de disolucin o liquidacin". Los que celebren las entidades territoriales y/o las empresas prestadoras de servicios pblicos de acueducto, alcantarillado y/o aseo, con el objeto de asociarse con otras

10 personas para la creacin o transformacin de personas prestadoras de servicios pblicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y/o aseo, con el fin de que la empresa constituida o transformada asuma total o parcialmente la prestacin del servicio respectivo y/o administre los bienes destinados de forma directa y exclusiva a la prestacin del mismo y/o los ingresos recaudados va tarifas; y/o los que celebren las empresas prestadoras de servicios pblicos de acueducto, alcantarillado y/o aseo con el objeto de transferir la propiedad o el uso y goce de los bienes destinados de forma directa y exclusiva a prestar los servicios pblicos, concesiones o similares y puedan cobrar tarifas a los usuarios finales, as como los que tengan por objeto transferir, a cualquier ttulo, la administracin de los bienes destinados a la prestacin del servicio y/o de los ingresos recaudados va tarifas". Para los eventos enunciados, se entender que los trmites, procedimientos, requisitos, sern adelantados de acuerdo con las normas que regulan la contratacin, en especial la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Decreto 2025 de 2009, y Decreto 3576 de 2009. PARAGRAFO TERCERO: Este Estatuto no se aplica a los contratos que deban someterse a disposiciones legales especiales, tales como los contratos de trabajo, de emprstito, de servicios pblicos domiciliarios y los que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor. CAPITULO III DE LATRANSPARENCIA Y PLANEACIN EN LA SELECCIN DE OFERTAS ARTICULO 19.-PLANEACIN, PROGRAMACIN Y PRESUPUESTACIN: En la elaboracin del proyecto de presupuesto anual, cada una de las reas deber establecer las necesidades de contratacin para la respectiva vigencia, actuando de manera coordinada con las dems; con el objeto de lograr correspondencia con los planes y programas de la EMPRESA y la mayor eficiencia en la destinacin de los recursos y el modo de ejecutarlos. La programacin de la que trata el presente artculo ser aprobada por el Comit Corporativo, el cual deber reunirse para estos efectos una vez cada ao y de manera extraordinaria cuando as se requiera. La Direccin Administrativa y Financiera ser responsable de hacerle seguimiento al plan de compras y contratacin. Deber presentar reportes peridicos a la Gerencia. A su vez, ser responsable de someter a consideracin de la Gerencia, las modificaciones a dicha programacin anual. Con base en el presupuesto aprobado, LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PBLICOS ACUATODOS- S.A. E.S.P.-, elaborar y mantendr actualizada la programacin anual de contratacin. ARTICULO 20.- ESTUDIO TECNICO: Constituye la determinacin o definicin de la necesidad que incita a iniciar un proceso contractual. El proceso de contratacin se inicia con la elaboracin del estudio tcnico, suscrito por parte de la Dependencia o rea experta de la EMPRESA, en donde surge la necesidad, viabilizado posteriormente por el grupo tcnico del Comit Asesor de Contratacin, el cual debe contener como mnimo:

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a) La definicin de la necesidad. b) La definicin tcnica de la forma en que la EMPRESA puede satisfacer su necesidad. c) Las condiciones del contrato a celebrar, tales como: Objeto, plazo y lugar de ejecucin. d) Soporte tcnico y econmico del valor estimado del contrato (Estudios de las condiciones actuales del mercado, de lo cual se anexara el respectivo soporte). e) Anlisis de los permisos, licencias, autorizaciones, etc, que se requieran para la celebracin y ejecucin del respectivo contrato. f) Anlisis de los posibles riesgos que se puedan presentar durante la ejecucin del contrato. g) Obtencin de autorizaciones requeridas para la contratacin (en el evento que se requiera). PARGRAFO PRIMERO: Los contratos a que hace referencia este Manual, observarn como mnimo lo estipulado en el artculo 3 del Decreto 2474 de 2008. Servirn de soporte para la elaboracin de las condiciones bsicas para la seleccin de oferentes. PARAGRAFO SEGUNDO: En el estudio se debe definir y sustentar jurdicamente la conveniencia de iniciar el proceso de contratacin. En el evento que no exista viabilidad tcnica, financiera o jurdica para ejecutar el objeto a contratar, el Comit Asesor de Contratacin debe emitir concepto previo, sobre la no conveniencia de iniciar el proceso de seleccin.

ARTCULO 21.- PLIEGO DE CONDICIONES: En la modalidad de contratos por

convocatoria pblica, el Comit Asesor de Contratacin, con fundamento en los estudios previos definitivos, debidamente viabilizados, elaborara con precisin y claridad, los requisitos y exigencias para la seleccin de oferentes, sin desatender el principio de igualdad. Dicho documento, contendr cuando menos lo siguiente:

1. Los elementos esenciales del negocio jurdico (objeto, valor, forma de pago, plazo
de ejecucin, plazo para la liquidacin, entre otros).

2. Fundamentos del proceso de seleccin, su modalidad, trminos, procedimientos, y

las dems reglas objetivas que gobiernan la presentacin de las ofertas as como la evaluacin y ponderacin de las mismas, y la adjudicacin del contrato. 3. Las condiciones bsicas para participar, es decir, requisitos habilitantes, los cuales, deben ser jurdicos, financieros y tcnicos. 4. Las razones y causas que generaran el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

5. Los criterios de seleccin objetiva y su ponderacin. 6. Un cronograma que seale de plazos de las etapas para la presentacin de
ofertas y evaluacin (verificacin y ponderacin). 7. Las condiciones y plazo para la etapa de negociacin. 8. Las condiciones para la celebracin y ejecucin del contrato. Se definirn reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confeccin de ofrecimientos

12 de la misma ndole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de la licitacin. 9. Se definir el plazo para la liquidacin del contrato, cuando a ello hubiere lugar, teniendo en cuenta su objeto, naturaleza y cuanta. 10. Las dems condiciones que sean necesarias de acuerdo con el objeto de la contratacin y que propendan por el cumplimiento de los principios de transparencia y libre concurrencia. PARAGRAFO PRIMERO: En la descripcin de los bienes y servicios no se har referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseos, fabricantes, ni ninguna descripcin que oriente la compra a determinada marca, fabricante o tipo de producto, salvo cuando as lo autorice el Comit Asesor de Contratacin o cuando se trate de adquisicin de bienes y servicios necesarios para mantener u optimizar la infraestructura existente, circunstancia que se har constar en el estudio de mercado respectivo. Las condiciones jurdicas sern definidas por el Comit Asesor de Contratacin. CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN ARTCULO 22.-SELECCIN DE CONTRATISTAS: La EMPRESA, para seleccionar a los contratistas acudir a: a. CONVOCATORIA PBLICA: La escogencia del contratista se efectuar por regla general mediante invitacin pblica y se acudir a esta modalidad de contratacin, cuando la cuanta del proceso de seleccin sea superior a tres mil (3000) salarios mnimos legales mensuales vigentes (S.M.L.M.V). b. INVITACIN DIRECTA CON PLURALIDAD DE OFERENTES: Se acudir a esta modalidad de contratacin, cuando la cuanta del proceso de seleccin sea superior a cien (100) salarios mnimos legales mensuales vigentes (S.M.L.M.V) e inferior o igual a tres mil salarios mnimos legales mensuales vigentes. c. SUBASTA INVERSA: Se tendr como nico criterio de evaluacin el menor precio ofrecido, previa verificacin de requisitos habilitantes, cuando se trate de bienes y servicios que por sus caractersticas poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o de su descripcin, y comparten patrones y objetivos definidos; entre otros, la compra de equipos de computo, equipos de fotocopiado, elementos de aseo y cafetera, servicio de fotocopiado, suministro o compra de elementos de papelera y oficina, entre otros. d. CONTRATACIN DIRECTA: Se acudir a esta modalidad de contratacin, sin consideracin a la cuanta del contrato, mediante solicitud directa de oferta, en los siguientes casos: 1. Contratos de Prestacin de Servicios Profesionales, con persona natural, previa verificacin de experiencia e idoneidad, para lo cual el ordenador del gasto certificara el cumplimiento de los requisitos de experiencia e idoneidad requeridos por la EMPRESA. 2. Contratos de Prestacin de Servicios Tcnicos y/o Tecnolgicos. 3. Contratos para el desarrollo de actividades cientficas.

13 4. Para la ampliacin, actualizacin o modificacin del software ya instalado en la EMPRESA, respecto del cual el autor tenga registrado con exclusividad el derecho de propiedad. 5. rdenes de compra y servicios por cuanta igual o inferior a Veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes. La solicitud de oferta deber constar por escrito o por correo electrnico. Una vez presentada la oferta, se debe proceder a verificar que sta cumpla con los requisitos o condiciones exigidas por la EMPRESA. 6. Convenios y/o contratos interadministrativos, convenios de cooperacin con entidades pblicas, privadas u organismos internacionales, siempre que las actividades tengan relacin directa con el objeto social de la EMPRESA. 7. Contratos cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. 8. El arrendamiento. 9. El Comodato. 10. Compra de bienes inmuebles. 11. Se trate de proveedor exclusivo. 12. Contratos para la ejecucin de proyectos de iniciativa privada. 13. Urgencia manifiesta. 14. Cuando no se presente oferta alguna, o cuyo proceso haya fracasado o fallido. PARAGRAFO PRIMERO: Las solicitudes de oferta que realice la EMPRESA no la obligan a celebrar el contrato correspondiente. ARTCULO 23.- DOCUMENTOS, Y REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIRSE EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL BAJO CUALQUIER MODALIDAD DE SELECCIN. Adptese para cualquier modalidad de seleccin los documentos, requisitos y procedimientos internos previstos en el presente artculo a cumplir en la etapa precontractual, para cualquier proceso de seleccin de contratacin que adelante la EMPRESA, de conformidad a: 1. Formulacin de proyectos de inversin. Los proyectos de Inversin debern formularse de conformidad con la metodologa que establezca para el efecto el Departamento Nacional de Planeacin e instrucciones que para el caso establezca el rea de Banco de Proyectos de la EMPRESA y radicarse en sta rea, la cual, viabilizar y registrar los proyectos de inversin a travs del profesional contratado para el efecto, siempre y cuando, el proyecto este debidamente formulado. Concepto de visita tcnica. Todo proceso de seleccin para contratar obra, independientemente de la modalidad de seleccin, deber estar precedido de un visita tcnica a travs de un profesional contratado para el efecto, que en cuyo caso de realizacin sealar la justificacin y clase de obras a realizar, y de la cual, se deber rendir concepto, la cual, deber contener registro fotogrfico. Verificacin de la existencia de estudios y diseos respectivos. Con respecto a la visita tcnica mencionada en el numeral anterior, para el caso de obras el Grupo Tcnico del Comit de Contratacin deber verificar que previamente a la iniciacin del respectivo proceso de seleccin, independientemente de la modalidad de seleccin, se cuente con los

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14 estudios y diseos necesarios para lograr una adecuada planificacin, lo cual, deber reflejarse en el documento denominado ESTUDIO TECNICO DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA. 4. Consultas de CUBS de los bienes, servicios de uso comn y de obra pblica. Con clave de usuario de consulta el profesional del rea tcnica del Grupo Tcnico del Comit de Contratacin, deber realizar la consulta de los cdigos CUBS de cada uno de los bienes y servicios de uso comn y de obra que requiere contratar la EMPRESA. Estudio que define el Presupuesto Oficial. El Estudio que define el presupuesto oficial de todo proceso de seleccin, deber ser elaborarlo por el profesional contratado para el efecto, el cual, deber realizar mnimo tres (3) cotizaciones, con el fin de establecer el presupuesto Oficial, el cual, se definir teniendo en cuenta los costos y valores de flete, seguro, impuestos, contribuciones, plizas, publicacin del contrato y dems gastos en que deber incurrir el proponente para la entrega de los bienes, servicios u obra, as .. como las condiciones de pago, de entrega de los mismos. Estudio Tcnico de Oportunidad y Conveniencia-. El grupo tcnico del Comit de Contratacin elaborar el estudio tcnico de oportunidad y conveniencia conforme a los parmetros establecidos en el presente Manual. Solicitud, viabilizacin y expedicin de Disponibilidad Presupuesta: La solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, la efectuar el Gerente teniendo como soporte el Estudio de Mercado realizado para cada uno de los procesos de seleccin que se pretenden adelantar, la cual, deber ser viabilizada por el rea de Banco de Programas y Proyectos de la EMPRESA y expedido por el profesional contratado para el efecto o por el funcionario respectivo. Pliego de condiciones: El Grupo Tcnico del Comit de contratacin elaborar el pliego de Condiciones, conforme lo sealado en el presente Manual.

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ARTCULO 24.- INVITACIN PBLICA: Los Procesos de seleccin que superen Tres mil (3000) salarios mnimos legales mensuales vigentes (S.M.L.M.V), debern surtirse observando las siguientes reglas: 1. AVISO PUBLICO: Una vez elaborados los pliegos de condiciones del proceso de seleccin por parte Grupo Tcnico del Comit de Contratacin, se deber publicar un Aviso en un diario de amplia circulacin Nacional, en el cual, se sealar: el objeto a contratar, factores de evaluacin, presupuesto oficial y fechas de apertura y cierre del proceso de seleccin, el cual, debe publicarse con antelacin no inferior a cinco (5) das a la apertura del proceso de seleccin.

15 2. APERTURA DEL PROCESO Y PUBLICACIN DE PLIEGO DE CONDICIONES: La resolucin de Apertura del proceso de seleccin, se publicar en la pgina Web de la EMPRESA junto con los pliegos de condiciones, con el fin, de que los interesados en participar realicen observaciones a los mismos, dentro de los plazos establecidos en la cronologa del proceso de seleccin. 3. ADENDAS: La empresa podr realizar adendas a los pliegos de condiciones desde la Apertura hasta un da antes del cierre del proceso de seleccin. 4. CIERRE DEL PROCESO: Para el cierre del proceso se deber levantar acta, en la cual, deber relacionarse las ofertas presentadas. 5. EVALUACIN DE PROPUESTAS U OFERTAS: El grupo tcnico del comit de contratacin deber evaluar la (s) oferta (s) o propuesta (s) presentada (s), dentro del trmino establecido para tal fin, la cual, deber reflejarse en un informe de evaluacin, que se publicar en el portal web de la Empresa por el trmino de cinco (5) das siguientes al de la evaluacin, con el fin de que los interesados puedan presentar observaciones al mismo. 6. OBSERVACIONESAL INFORME DE EVALUACIN: Los oferentes o proponentes podrn realizar observaciones al informe de evaluacin dentro de los plazos previstos en la cronologa del proceso de seleccin, las cuales, debern responderse por la EMPRESA mediante informe de evaluacin definitivo. 7. ADJUDICACIN: El proceso de seleccin se adjudicar mediante acto administrativo al proponente cuya oferta haya obtenido el mayor puntaje, el cual, se notificar al adjudicatario y se comunicara a los dems participantes. ARTCULO 25.- CONTRATACIN DIRECTA CON PLURALIDAD DE OFERENTES: Cuando la cuanta del proceso de seleccin sea superior a cien (100) salarios Mnimos legales mensuales vigentes (SMLMV) e inferior o igual a tres mil (3000) salarios mnimos legales mensuales vigentes, se deber surtir el siguiente procedimiento: 1. El Grupo Tcnico del Comit de Contratacin, deber elaborar una Invitacin que contendr los requisitos mnimos para la seleccin y ponderacin de ofertas. Del informe de evaluacin se dar traslado a los oferentes por el trmino establecido en la invitacin, en dicho tiempo se podr formular observaciones, las cuales sern resueltas en la adjudicacin. 3. La Direccin encargada, segn el bien o servicio a contratar, cursar tres (3) invitaciones a personas naturales o jurdicas, la cual estar acompaada del respectivo estudio tcnico. 4. El Grupo tcnico del Comit de contratacin realizar la evaluacin a la (s) propuesta (s) presentada (s) dentro del trmino establecido para tal fin. 5. El proceso de seleccin se adjudicar al proponente que haya obtenido el mayor puntaje.

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PARGRAFO: La presentacin de una sola oferta no impedir, que se contine con el proceso de seleccin. ARTCULO 26-. CONTRATACIN DIRECTA: Los procesos de seleccin que se adelanten bajo esta modalidad, se surtirn a travs de una solicitud de oferta directa que curse la EMPRESA en la cual, se sealar aspectos tales como: Objeto, presupuesto oficial, forma de pago, plazo de ejecucin, alcance de los servicios, especificaciones tcnicas de los bienes a contratar, requisitos mnimos para participar en lo que respecta a perfil (para el caso de servicios), experiencia y dems aspectos necesarios que permitan hacer un ofrecimiento, cuya favorabilidad se determinar mediante la comparacin de la misma con los requisitos establecidos en la invitacin realizada por la EMPRESA.

PARAGRAFO PRIMERO-. Toda invitacin deber cursarla la EMPRESA por escrito, de lo cual, deber dejar constancia. PARAGRAFO SEGUNDO: Para la adquisicin de inmuebles, la EMPRESA, sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, podr adquirir, previa autorizacin de la Junta directiva, bienes inmuebles mediante negociacin directa. Para efectos de la adquisicin de inmuebles, la EMPRESA solicitar un avalo comercial que servir como base de la negociacin. Dicho avalo podr ser adelantado por el Instituto Geogrfico Agustn Codazzi o por cualquier persona natural o jurdica de carcter privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores. De igual manera, la Empresa deber realizar un estudio previo, que contemple diferentes alternativas en el sector, en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similares caractersticas, caso en el cual, deber ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las caractersticas tcnicas requeridas. PARAGRAFO TERCERO: Sin perjuicio en lo consagrado en el presente artculo, la EMPRESA podr vincular mediante contrato de prestacin de servicios profesionales, al Revisor Fiscal, previa invitacin pblica que se haga en la pgina Web de la EMPRESA, por el trmino de 3 das hbiles. El aviso sealar, entre otros aspectos bsicos de la contratacin, las condiciones de la invitacin de conformidad a lo dispuesto en los artculos 204 y ss. del Cdigo de Comercio, honorarios, la fecha y el lugar en la cual los interesados debern presentar su oferta. CAPITULO V LIQUIDACIN DEL CONTRATO ARTCULO 27.- LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS: Los contratos de tracto sucesivo o de ejecucin continuada que se prolonguen en el tiempo, se liquidarn de comn acuerdo, dentro del plazo fijado en cada contrato. En el acta de liquidacin se consignarn, entre otros, los ajustes y reconocimientos a que haya lugar, los acuerdos,

17 conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. El acta de liquidacin debe, contener las prestaciones y obligaciones cumplidas e incumplidas, su equivalencia, las sanciones establecidas y las multas debidas o canceladas, as como la verificacin del cumplimiento de las obligaciones en materia de Seguridad Social. Reconocimientos y compensaciones. En el acta se acordarn los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. De igual forma se consagrarn los acuerdos logrados para poner fin a las divergencias entre las partes. Ampliacin de los trminos de las garantas de cumplimiento. En este punto es importante que el interventor del contrato en liquidacin concepte al respecto y que, obviamente, las garantas estn vigentes. ARTICULO 28.- INTERVENTORIA: Todo contrato que celebre la EMPRESA deber estar bajo la supervisin de un interventor designado por parte del ordenador del gasto. Cuando las circunstancias lo ameriten, la EMPRESA podr contratar una interventora externa. El interventor representar los intereses de la EMPRESA y como tal no podr exigir al contratista, obligaciones diferentes a las establecidas en el contrato. PARAGRAFO PRIMERO: La supervisin y la interventora se sujetarn a las normas establecidas en el Manual de Supervisin e Interventora vigente, Versin Cero del Departamento de Casanare. Todo acuerdo entre la supervisin y el contratista debe constar por escrito, en acta que se suscriba para tal fin. PARAGRAFO SEGUNDO: El Gerente designar en la minuta del contrato un funcionario para que ejerza las funciones de interventora o supervisin, quien deber: 1) Verificar que el contratista cumpla con sus obligaciones contractuales y con los requisitos de ejecucin. 2) Certificar el cumplimiento del objeto contractual pactado, dicha certificacin se constituye en requisito previo para cada uno de los pagos que deba realizar la EMPRESA. 3) Realizar todas y cada una de las recomendaciones y/o observaciones a que haya lugar en cumplimiento del objeto contratado. 4) Elaborar y viabilizar tcnica, administrativamente actas adicionales en tiempo, valor, suspensin, del contrato cuando haya lugar a ello. 5) Respecto a las demoras o incumplimiento de las mismas, deber informar al Gerente, con copia a la Direccin Jurdica. 6) Velar porque en cada carpeta contractual reposen los informes de actividades y sus anexos.7) Verificar el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, as como los propios del SENA, ICBF, y Cajas de Compensacin Familiar, cuando corresponda. 8) Las dems inherentes a la labor desarrollada. CAPITULO IV DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 29: PERFECCIONAMIENTO: Los contratos celebrados por la EMPRESA se entendern perfeccionados con la suscripcin del contrato. Para su ejecucin se requiere: Registro Presupuestal, aprobacin de la garanta, el pago de impuestos locales,

18 Departamentales y Nacionales a que haya lugar, afiliacin al rgimen de salud y pensin y la publicacin en la Gaceta departamental de Casanare, cuando a ello hubiere lugar. ARTICULO 30: LOS CONTRATOS DE EMPRSTITO: Se ajustarn a lo dispuesto en las disposiciones civiles y mercantiles vigentes, sin perjuicio de las normas y polticas macroeconmicas existentes o que se dicten para las entidades descentralizadas del nivel territorial, en materia crediticia. PARGRAFO: Las decisiones que tome el Gerente, sobre el particular debern estar precedidas de un estudio pormenorizado que establezca la viabilidad, racionalidad y factibilidad de la solicitud de emprstito. ARTICULO 31: MODIFICACIONES: Con el objeto de ajustar y actualizar el presente manual, la Gerencia podr realizar las modificaciones que considere pertinentes. Igualmente establecer las reglas relacionadas al control institucional sobre la actividad contractual. ARTCULO 32.- VIGENCIA Y DEROGATORIAS: La presente resolucin rige a partir de la fecha de su aprobacin por parte de la Junta Directiva y deroga en su integridad el Acuerdo N XX de XXX XX de 2009.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dada en Yopal, a los

Presidente Junta Directiva

Secretario Junta Directiva

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