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lvaro Augusto Neto1, Germano de Souza Kiembaum2, Antnio Wellington Sales Rios3, Clayton Martins Pereira4, Mrcio Fbio Raposo Rodrigues4, Nilson Siqueira Pinto4 1 Pesquisador da Div. Cincia da Computao / ITA Instituto Tecnolgico de Aeronutica 2 Pesquisador do Lab. Computao e Matemtica Aplicada / INPE Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais 3 Prof. Me. do Curso de Tecnologia em Logstica da FATEC-SJC 4 Alunos do Curso de Tecnologia em Logstica da FATEC-SJC alvaro@ita.br, kienbaum@lac.inpe.br, diretoria@fatecsjc.edu.br, clayton.martins@yahoo.com.br, marciofabio_log@yahoo.com.br, nilsonsjc1@terra.com.br
Resumo
Este artigo apresenta uma abordagem transdisciplinar baseada no conceito de metaprocesso para modelagem, organizao e governana da implantao de sistemas de gesto empresarial (ERP Enterprise Resource Planning) em vrios projetos executados simultaneamente. So apresentados o modelo atual de implantao destes sistemas e a proposta de um novo modelo, baseado em metaprocessos, que possa permitir uma gesto mais eficiente dos recursos e processos envolvidos nesta atividade. Para o novo modelo proposto so detalhados suas entradas, sadas, operacionalizao e resultados esperados.
1. Introduo
O uso crescente dos sistemas integrados de gesto ERP (Enterprise Resource Planning) est associado aos diversos benefcios econmicos que eles so capazes de proporcionar s empresas de pequeno, mdio e grande porte. Dentre eles destacam-se a reduo de custos, o aumento da produtividade, a capacidade de executar tarefas cada vez mais complexas em menor tempo, alm da facilidade para manipulao, difuso e reutilizao de grandes volumes de informao. A possibilidade de incorporar novas funcionalidades e adaptar-se continuamente a novas regras de negcios, ou contextos operacionais, coloca os sistemas ERP no centro do processo de evoluo dos produtos e servios comercializados por grande parte das empresas modernas. No ambiente de negcios atual, tanto as empresas que utilizam sistemas ERP, quanto as que se dedicam ao seu desenvolvimento e integrao, so continuamente desafiadas para responder rapidamente s freqentes mudanas ocorridas em seu cenrio de operaes. Essas mudanas decorrem do surgimento de novas oportunidades e regras de negcio, ameaa de concorrentes, aumento das expectativas de clientes em relao aos produtos ofertados e ainda, pela necessidade da reduo de custos e melhoria da eficincia dos sistemas de produo.
Como conseqncia desses fatos, no s os sistemas ERP em si, mas tambm seus processos de implantao, so submetidos a uma constante necessidade de evoluo e transformao, mesmo aps a concluso do primeiro ciclo de desenvolvimento e operacionalizao do produto ou servio. Como a atual tecnologia de desenvolvimento de sistemas ainda utiliza uma estrutura pouco automatizada e intensiva em trabalho humano [1], as organizaes que se dedicam integrao e implantao de sistemas ERP empreendem esforos contnuos no sentido de automatizar, padronizar e ordenar essas atividades de forma a tornar suas operaes mais organizadas e previsveis. No entanto, na medida em que a demanda pela implantao de sistemas ERP aumenta, tambm se ampliam os problemas decorrentes das sistemticas utilizadas pelos desenvolvedores e integradores para customizao dos produtos. Eles acarretam dificuldades crescentes para integrao e harmonizao das caractersticas tcnicas de cada mdulo do ERP, alm de um acrscimo contnuo no esforo gerencial necessrio para controlar a complexidade dos processos executados nos vrios projetos. Esse quadro gerado pelo fato que as organizaes adquirentes destes sistemas normalmente necessitam de funcionalidades adicionais relacionadas com os aspectos especficos da sua rea de negcios, ou com a estratgia gerencial adotada, de forma a personalizar o sistema para a sua maneira de operar. Esta personalizao torna-se muitas vezes na parte mais complexa do processo de implantao dos sistemas ERP, sendo responsvel pela maioria dos casos de ampliao de prazos, de aumentos de custos e de insatisfao dos clientes dos produtos.
1.1. Objetivos
Este artigo apresenta uma proposta de abordagem transdisciplinar, centrada no conceito de metaprocesso, aplicada ao desenvolvimento de um modelo de gesto aplicado na implantao de sistemas ERP. Tal modelo tem o propsito de possibilitar o aumento da eficincia na modelagem, organizao e governana de seus processos de implementao, de forma que se possa responder rapidamente s
permanecem sem soluo adequada ao longo do tempo, como por exemplo, a necessidade freqente de customizar os mdulos implantados visando corrigir erros ou adequar suas funcionalidades s complexas regras de negcios de seus clientes. Esse modelo organizacional pode ser considerado como uma das principais causas do insucesso de um grande nmero de projetos [3].
de processos de um determinado nvel, de maneira a represent-lo por meio da composio das suas propriedades e caractersticas. Sua utilizao permite reduzir a complexidade do sistema analisado, tornando possvel analisar suas deficincias com o objetivo de detectar aspectos no otimizados que dificultem o alcance dos objetivos tcnicos e gerenciais estabelecidos para o sistema de produo.
Implantao
Figura 2 Projeto de implantao de sistemas ERP representado como um Metaprocesso O modelo estrutural representa os elementos diretamente ligados maneira como a organizao est estruturada e descreve o inter-relacionamento dos diversos componentes empregados nas atividades de implantao. Suas caractersticas so determinadas pelas necessidades estabelecidas pelos clientes dos projetos desenvolvidos, pelos recursos tcnicos envolvidos e pelo contexto scio-tcnico onde ela realiza suas atividades. O modelo dinmico de gesto da implantao representa o conjunto ordenado de atividades tcnicas e gerenciais que so desenvolvidas com o objetivo de planejar, executar, integrar e controlar as atividades de implantao. Embora essas atividades sejam diretamente influenciadas pelo modelo estrutural, elas possuem dinmica prpria e sofrem freqentes necessidades de reorganizao e adaptao s novas necessidades, regras de negcio e cenrios que possibilitem ampliar a eficincia das operaes de implantao. A necessidade de realizar essas alteraes ocorre de maneira cada vez mais freqente, pois para se manterem competitivas as empresas precisam adaptar rapidamente a sua estrutura e sistemas de informao, de forma a incorporar novas tecnologias, reduzir custos, adequar-se a novos ambientes culturais e institucionais etc. Elas so feitas com o objetivo de no s de ajustarse s mudanas no ambiente operacional, mas principalmente, em busca de uma maneira cada vez mais eficiente para operacionalizar seus processos, tendo em vista que no ambiente de negcios onde operam, ocorre um aumento contnuo da competitividade causado pelo fato da concorrncia ser realizada em escala cada vez maior e menos restrita aos contextos regionais. Os aspectos estruturais e dinmicos do metaprocesso de implantao constituem-se na essncia do modelo proposto, pois permitem uma abordagem holstica e transdisciplinar dos vrios aspectos envolvidos na modelagem, organizao e gesto da produo nas implantaes de sistemas ERP. O detalhamento dessas caractersticas ser abordado resumidamente a seguir.
Figura 1 Conceito de metaprocesso No contexto da implantao de sistemas ERP, a decomposio sucessiva de seus processos em unidades cada vez menores possibilita maior conhecimento sobre os diversos aspectos envolvidos em cada projeto planejado e executado pelos integradores, possibilitando abordar de maneira mais adequada a complexidade dos aspectos transdisciplinares existentes nos vrios ambientes de implantao. Neste artigo o conceito de metaprocesso ser utilizado para mapear esses inter-relacionamentos atravs de um conjunto de servios orquestrados atravs de um framework de gesto da implantao, conforme ser apresentado na prxima seo. Atravs dele se estabelece uma matriz de transdisciplinaridade que torna possvel abordar a questo de maneira flexvel e adequada aos vrios contextos envolvidos.
4.1. Entradas do Metaprocesso: Modelo Estrutural de Implantao de Sistemas ERP O metaprocesso recebe como entrada inicial os requisitos de negcio e a definio do escopo que deve ser abordado pelos diferentes projetos desenvolvidos simultaneamente pelo integrador. Este conjunto define os principais aspectos que sero empregados no planejamento e execuo de suas operaes. Outro aspecto determinante para organizao das operaes envolve o contexto scio-tcnico existente na organizao, representado pela sua cultura organizacional, pelas suas redes de relacionamentos e pela tecnologia utilizada para organizao e gesto dos seus processos de gesto e de produo. Numa viso de longo prazo esses fatores se constituem nos aspectos determinantes da eficincia operacional do integrador. Os recursos de produo utilizados pelo metaprocesso representam o conjunto de meios utilizados para realizar as atividades de implantao. Eles so compostos pelos recursos humanos, de capital (materiais, equipamentos, instalaes, etc.) e servios de terceiros que so utilizados em cada projeto de implantao. O detalhamento do modelo estrutural permite reduzir as incertezas e riscos operacionais envolvidos nas diversas etapas dos projetos. 4.2. Sadas do Metaprocesso: Modelo Dinmico de Gesto da Implantao de Sistemas ERP O modelo dinmico de gesto da customizao de sistemas ERP envolve um conjunto de atividades baseadas nas reas de conhecimento que o PMBOK [7] estabelece para o gerenciamento de projetos. No PMBOK essas reas so dividas em 44 processos de gerenciamento que nem sempre refletem a realidade dos projetos de customizao executados em cada cliente. Desta maneira, optou-se por simplificar esse conjunto de atividades em apenas seis gerncias que sumarizam os principais processos relacionados com: 1) Gerncia de Integrao, Execuo e Controle; 2) Gerncia de Escopo e Configurao; 3) Gerncia de Prazos e Custos; 4) Gerncia da Qualidade; 5) Gerncia de Recursos Tcnicos e; 6) Gerncia de Riscos.
sistemas ERP atravs de um ambiente capaz de se adequar dinamicamente s mudanas ocorridas nos requisitos, nos recursos alocados e no contexto sociotcnico onde os projetos so realizados. Sua operacionalizao complementa um trabalho anterior [8], e foi feita atravs de um conjunto de componentes fracamente acoplados que possibilita sua rpida adaptao a novos contextos, sem causar grande impacto sobre as demais reas envolvidas. Entre as principais caractersticas desse ambiente destacam-se: a) A gerncia da produo centrada em processos (BPM); b) Um conjunto de funcionalidades que podem ser adequadas s caractersticas de cada projeto; c) A representao grfica dos fluxos de implantao atravs da BPMN [9] visando facilitar sua documentao, anlise e gerenciamento; d) O controle e monitorao da execuo dos processos visando deteco de falhas e pontos crticos que possam ser melhorados; e) A capacidade de coletar dados e realizar anlises preditivas sobre o desenvolvimento dos projetos antes do seu trmino, de forma a permitir a adoo de medidas preventivas capazes de minimizar o impacto de eventos que envolvam o contexto de execuo de cada projeto e do integrador como um todo. Dentre os principais resultados previstos com a utilizao do ambiente proposto esto o balanceamento dinmico das demandas pelos recursos utilizados nos diferentes projetos, e a possibilidade de corrigir as distores existentes nos processos de implantao antes que seu impacto se propague e ocasione o aumento das necessidades de retrabalho.
5. Concluses
Este artigo apresentou uma proposta de modelo de gesto de projetos de implantao de sistemas ERP para diversos clientes simultneos, com o propsito de otimizar os processos executados nas diferentes etapas de implantao e de possibilitar uma implementao flexvel das funcionalidades necessrias para a gesto dos processos de customizao. A utilizao do modelo proposto e de um framework de gesto da implantao deve permitir que os mdulos de um sistema ERP possam ser facilmente personalizados de forma mais adequada aos contextos que surjam durante a execuo dos projetos, podendo reduzir assim as perdas e necessidades de retrabalho.
Referncias Bibliogrficas
[1] Greenfield, J., Short, K., Software Factories: Assembling Applications with Patterns, Models, Frameworks, and Tools, Indianapolis: Wiley Publishing, 2004. [2] Hobbs, Brian., The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice, Disponvel em: < http://www.pmi.org/ PDF/PMO%20Whitepaper_FINAL_launch%20co py .pdf >, Acesso em 5/3/2008.
[3] Koskela, L. The Underlying Theory of Project Management is Obsolete, PMI: Proceedings of the PMI Research Conference, 2002, Pg. 293-302. [4] Davenport, Thomas H., Reengenharia de Processos, Rio de Janeiro: Campus, 1994. [5] Baldam, R.L. et. al., Gerenciamento de Processos de Negcios: BPM Business Process Management, So Paulo: rica, 2007. [6] Gattaz Sobrinho, F., Tecnologia de Processos P3Tech - Co-evoluo do AGIR (Ambiente de Gesto da Inteligncia da Realidade), Disponvel em: <http://paginas.terra.com.br/ negocios/processos2002/tecnologia_p3tech.htm>, Acesso em: 17/07/2006. [7] Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 3rd ed. (PMBOK Guide), Newtown Square: Project Management Institute, 2004. [8] Augusto Neto, A., et. al., A Transdisciplinary Approach for Modeling, Continuous Improvement and Automation of the Production Process in the Software Factory, In: International Conference on Systems Integration, ICSI07, Brasilia, Brazil, 2-5 December, 2007, Proceedings, Braslia: Celler / International Institute of Systems Integration, 2007. [9] Object Management Group-Business Process Management Initiative. Business Process Modeling Notation, V1.1 (OMG Document Number: formal/2008-01-17), Disponvel em <http://www.bpmn.org/Documents/BPMN%2011%20Specification.pdf>, Acesso em 18/7/2008.