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Administracin documental

La administracin documental permite es el establecimiento de polticas, la definicin de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestin en las organizaciones. CASILLEROS:

Mueble con divisiones para clasificar o guardar papeles u otros objetos.

Gestin documental:
Es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales.

CLASIFICACIN: Se consideran la organizacin sistemtica o por clases de cualquier tipo de documento en estantes en ndices o catlogos que han sido una de las formas ms tiles para aquellos que buscan una informacin ya sea en instituciones de informacin como libreras y catlogos de cualquier gnero.

CONSERVACIN:

Son Todas las polticas institucionales encaminadas a

prever daos en los documentos, y corregir mediante la intervencin manual o mecnica, cualquier dao que se presente en ellos. Lo anterior significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes: la permanencia, que tiene que ver con la naturaleza fsica del documento (su estructura natural) y la durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para transmitir la informacin que consigna.

CRONOLGICO: Consiste en las fechas que se debe tener en cuenta para la conservacin de los documentos y su organizacin

DOCUMENTACIN:

En un sentido restringido, la documentacin como ciencia documental se podra definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la informacin. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de mbito multidisciplinar o interdisciplinar. La ciencias de la documentacin engloban, segn la mayora de los autores: la biblioteconoma, la archivstica, la documentacin y la museologa..

DOCUMENTO: Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, fotografas, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

EPISTOLAR: Una epstola es una escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo. Por ejemplos
envi de mensajes del Apostol Pedro a los Corintios.

EXPEDIENTE; Es el conjunto de papeles y documentos que corresponden a un determinado asunto o negocio En general, se trata de la herramienta administrativa que rene la documentacin necesaria que sustenta un acto administrativo. Tambin puede definirse como el cconjunto

de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.

Un facsmil, tambin llamado facsmile, es una copia o reproduccin muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.

La filatelia es la aficin por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales, as como por estudiar la historia postal.

Flujo: movimiento de documentos en una organizacin.

FLUJOGRAMA: Hace referencia a la elaboracin de un diagrama de flujo en el cual se hace una representacin grfica de un algoritmo o proceso.

Foliacin; Es el respaldo tcnico y legal de la gestin administrativa que permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin es necesaria para guiar hacia instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prstamos y de consulta). FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos

pginas. Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.

FRANQUEADORA: Es la mquina con la cual se portea el correo de acuerdo al valor del servicio. MINUTA: Borrador de un documento legal,en especial un contrato,hecho antes de formalizarlo.

ORIGINAL: Fuente autntica o fundamental, en el cual est registrada la informacin


primigenia de una tesis, una investigacin cientfica o una temtica determinada. En un proceso de indizacin, puede ser til la diferenciacin entre el documento original (es decir, aquel en el que primero se plante una idea o una hiptesis) y aquellos documentos que surgen como consecuencia del original, para oponerse, aceptar o profundizar la hiptesis en cuestin. En puridad, un documento que se oponga fundadamente a una hiptesis o teora novedosa puede ser caracterizado tambin como original, pues seguramente contiene en su respuesta argumentos nuevos para dilucidar una cuestin.

procedimiento que permite el registro de los datos bsicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mnimas y la asignacin de un nmero nico de radicacin para su identificacin dentro del sistema.
RADICACION: Es el

Registrar: asignacin de un cdigo para su identificacin posterior.

Prescripcin: Consiste en el agotamiento o termino del derecho a reclamo.

PRECLUSIN: Consiste en la perdida de documentos.

PLAZO PRECAUCIONAL: Hace referencia al tiempo prudencial de conservacin de los documentos, una vez concluida su vigencia, como prevencin de posibles reclamaciones

LEGAJO. En los archivos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental. ARCHIVO DE GESTIN: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa ARCHIVO HISTRICO. Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del Archivo de Gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Archivo Intermedio: Es tambin conocido como archivo central . Este se define como un conjunto de documentos organizados segn unidades acadmico administrativas que los producen y transfieren desde su Archivo de Gestin. Constituye la segunda fase del sistema, en l se conservan por un tiempo prudencial los documentos para su consulta semi permanente

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL (TRD). Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas, de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier Institucin. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo.

FONDO DOCUMENTAL: conjunto de actividades tcnicas e intelectuales destinadas a la organizacin, servicio, proteccin, preservacin, conservacin y divulgacin del patrimonio documental de la universidad como un bien tangible, que forma parte de su identidad. Estas actividades estn destinadas a asegurar la aplicacin de los principios, polticas, reglamentos y dems lineamientos que en materia de archivo se establezcan

EXPURGO: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total. TRANSFERENCIAS: En el campo documental se define como la remisin de los documentos del Archivo de Gestin al central y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas.

SERIE: En el sentido amplio es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: acuerdos, resoluciones, actas, historias laborales, contratos, actas, Informes, entre otros. MARBETE: Es el trozo de papel, cartn u otro material parecido que se pega a un objeto y sirve para indicar la marca, el contenido, las cualidades o el precio de este los paquetes que se envan por ferrocarril tienen que llevar un marbete con la direccin etiqueta.

ROTULAR: `Procedimiento mediante se le coloca un nombre o una marca para establecer una diferenciacin al realizar el proceso de clasificacin.

USUARIO: Es la persona natural o jurdica, o la oficina de la Universidad que presenta solicitud de informacin de archivo ORDENACIN. Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series.

TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple, es decir la que est


conformada por una sola tipologa, ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo: La unidad documental de Actas de reunin de la EIB, posee en un orden consecutivo y cronolgico las actas hechas durante un periodo determinado (varios das). En la que contiene una sola tipologa llamada Actas de reunin, en las que estn registradas todas las reuniones en funcin de solucionar y/o realizar las labores administrativas de la EIB.