GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA INSTITUTO DE CREDITO EDUCATIVO DEL ESTADO DE SONORA

Manual de Procedimientos Direccin de Desarrollo de Sistemas

Fecha de elaboracin Julio de 2008

ndice
I. Introduccin II. Objetivo del Manual III. Red de Procesos IV. Lista Maestra V. Presentacin de los Procedimientos Administracin de suministros de equipo de cmputo Descripcin del Procedimiento Diagrama de Flujo Formatos e Instructivos Inventario de Registros -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------11 12 15 16 18 20 22 23 28 29 31 33 36 37 41 42 45 47 49 50 -----------------------------------------------------------5 6 7 9

Verificacin de la ejecucin del procedimiento Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de comunicaciones Descripcin del Procedimiento Diagrama de Flujo Formatos e Instructivos Inventario de Registros Verificacin de la ejecucin del procedimiento

Actualizacin de la plataforma tecnolgica Descripcin del Procedimiento Diagrama de Flujo Formatos e Instructivos Inventario de registros Verificacin de la ejecucin del procedimiento

Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos Descripcin del Procedimiento

Diagrama de Flujo Formatos e Instructivos Inventario de registros Verificacin de la ejecucin del procedimiento

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

54 56 59 61 63 64 70 72 76 78

Salvaguarda de la informacin electrnica Descripcin del Procedimiento Diagrama de Flujo Formatos e Instructivos Inventario de registros Verificacin de la ejecucin del procedimiento

Introduccin

El Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora tiene como objetivo fundamental otorgar financiamiento a jvenes con deseos y capacidades para el estudio, que no cuenten con los recursos econmicos suficientes para ello. Para cumplir con este propsito, el Instituto se conforma de diferentes Unidades Administrativas. El presente manual corresponde a la descripcin de los procedimientos del rea de Desarrollo de Sistemas. Esta rea tiene como objetivo evaluar las diferentes necesidades de informacin y proponer las herramientas de software y hardware que se requieran. Planear, organizar y dirigir las actividades para solucionar los requerimientos de informacin definiendo fuentes, procedimientos y usos. Considerando la mejora continua en el servicio al pblico es importante afirmar que este manual describe procesos que cambian continuamente, sin embargo el contenido de este documento representa en conjunto los servicios que el rea ofrece.

Objetivo
El presente manual, describe los procedimientos del rea de Desarrollo de Sistemas. Esta rea realiza las actividades necesarias para la administracin de la informacin electrnica y de los recursos tecnolgicos del Instituto. Los procesos que aqu se incluyen son: Administracin de suministros de equipo de cmputo Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y del equipo de comunicaciones Actualizacin de la plataforma tecnolgica Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos Salvaguarda de la informacin electrnica Este manual presenta en forma conceptual y grfica a travs de los diagramas de flujo- la secuencia ordenada de los procedimientos que realiza el rea con el fin de apoyar en la automatizacin de los procesos del Instituto, dando como resultado que las actividades relacionadas con la administracin del financiamiento educativo se realicen eficiente y oportunamente.

LISTA MAESTRA
Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora
Fecha: Hojas: 01/07/08 1 de 2

06DDS DIRECCIN DE DESARROLLO DE SISTEMAS NOMBRE DEL DOCUMENTO Red de Procesos

42-RP-06-DDS 42-03-03-23-04-06DDS04-P01/REV.00 42-03-03-23-04-06DDS06-P02/REV.00 42-03-03-23-04-06DDS06-P03/REV.00 42-03-03-23-04-06DDS06-P04/REV.00 42-03-03-23-04-06DDS06-P05/REV.00 42-06DDS-P01G01/REV.00 42-06DDS-P02G01/REV.00 42-06DDS-P03G01/REV.00 42-06DDS-P04G01/REV.00 42-06DDS-P05G01/REV.00 Red de procesos 0 0 0 0 0 0 01/07/08 01/07/08 01/07/08 01/07/08 01/07/08 01/07/08

CDIGO

FECHA DE No. DE ELABORACIN REVISIN (dd/mm/aa)

Procedimientos
Administracin de suministros de equipo de cmputo Coordinacin del mantenimiento de equipo de cmputo y equipo de comunicaciones Actualizacin de la plataforma tecnolgica Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos Salvaguarda de la informacin electrnica

Diagrama de Flujo
Administracin de suministros de equipo de cmputo Coordinacin del mantenimiento de equipo de cmputo y equipo de comunicaciones Actualizacin de la plataforma tecnolgica Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos Salvaguarda de la informacin electrnica

0 0 0 0 0

01/07/08 01/07/08 01/07/08 01/07/08 01/07/08

06-SIP-P02-F01/REV.00

LISTA MAESTRA
Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora

Fecha: Hojas:

01/07/08 2 de 2

06DDS DIRECCIN DE DESARROLLO DE SISTEMAS FECHA DE No. DE ELABORACIN REVISIN (dd/mm/aa)

0 01/07/08

CDIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO Formatos e Instructivos

42-06DDS-P01-F01/REV.00

Control de Suministros de stock y consumibles para computadora Control de fallas de equipo de cmputo yo equipo de comunicacin. Requerimientos de Adquisiciones Control de cambios en la base de datos Control de cambios en los sistemas Control de respaldos diarios y cierre de mes Control de procesos de tareas programadas diarias Control de usuarios atendidos Control de fallas en el site del Instituto

42-06DDS-P02-F01/REV.00

01/07/08

42-06DDS-P04-F01/REV.00 42-06DDS-P05-F01/REV.00

0 0

01/07/08 01/07/08

42-06DDS-P05-F02/REV.00

01/07/08

42-06DDS-P06-F01/REV.00

01/07/08

42-06DDS-P06-F02/REV.00 42-06DDS-P06-F03/REV.00 42-06DDS-P06-F04/REV.00

0 0 0

01/07/08 01/07/08 01/07/08

06-SIP-P02-F01/REV.00

10

Procedimiento Administracin de suministros de equipos de cmputo

11

ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico Direccionamiento al PED 42 03-03-23 Macroproceso Subproceso 04 04 Unidad Administrativa Procedimiento 06-DDS 01 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administracin de suministros de equipos de cmputo CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-04-P01/REV. 00 Hoja No. 1 de 3 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Contar con los suministros de los equipos cmputo necesario para el desarrollo de las funciones del Instituto

II. APLICACIN III. ALCANCE

( ) General

( X) Especfica

A la Direccin de Desarrollo de Sistemas del Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Aplica a todos las unidades administrativas del Instituto

IV. DEFINICIONES
Instituto.- Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora DDS.- Direccin de Desarrollo de Sistemas DCFA.- Direccin de Contabilidad, Finanzas y Administracin

V. REFERENCIAS
Ley no. 106 que crea el Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora. Reglamento general del Instituto de Crdito Educativo del estado de Sonora Reglamento interior del Instituto de Crdito Educativo del estado de Sonora Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora para el ao Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal en la administracin pblica estatal para el Ejercicio fiscal del ao

VI. POLTICAS
Aplicar la normatividad para la adquisicin de este tipo de bienes.

VII. PRODUCTOS
Contar con los suministros de cmputo necesario

VIII. CLIENTE(S)
Unidades administrativas del Instituto

IX. INDICADORES
Presupuesto ejercido por suministro / Presupuesto Autorizado

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
42-06DDS-P01-F01/REV.00 Control de Suministros de stock y consumibles para computadora

06-SIP-P01-F02/REV.00

12

ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico Direccionamiento al PED 42 03-03-23 Macroproceso Subproceso 04 04 Unidad Administrativa Procedimiento 06-DDS 01 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administracin de suministros de equipos de cmputo CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-04-P01/Rev. 00 Hoja No. 2 de 3 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

XI. ANEXOS
42-06DDS-P01-G01/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento: Administracin de suministros de equipo de cmputo, Inventario de Registro de Procedimiento, Verificacin de Ejecucin del Procedimiento

XII. RESPONSABILIDADES
Direccin de Desarrollo de Sistemas Contar con los suministros para los equipos de cmputo de las diferentes unidades administrativas del Instituto Verificar el inventario actual de suministros. Coordinador de sistemas Realizar el presente procedimiento.

XIII. DESCRIPCION DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Verificacin de existencia de suministros de equipo de cmputo. Coordinador de Sistemas 1.1. Realiza inventario de los suministros o consumibles que se encuentran en papelera del rea. 1.2. Evala las necesidades de cada suministro de acuerdo al inventario realizado.

REGISTRO

2. Adquisicin de consumibles. Coordinador de Sistemas 2.1. Elabora el calendario de suministros a utilizar durante el ao. 2.2. Enva el calendario de suministros a utilizar durante el ao, a la Direccin de CFA. Directora de DCFA 2.3. Recibe el calendario de suministros a utilizar durante el ao. 2.4. Presupuesta la compra de suministros a utilizar durante el ao.(Ver procedimiento Elaboracin de presupuesto anual 42-03-03-23-04/05DCF-01P01/REV.00) 2.5. Tramita la compra de suministros a utilizar durante el ao. (Ver instructivo de Adquisicin de bienes y servicios 42-05DCF-PO2-I01/REV.00)
06-SIP-P01-F02/REV.00

Calendario de suministros a utilizar

13

14

INSTITUTO DE CREDITO EDUCATIVO DEL ESTADO DE SONORA DIRECCION DE DESARROLLO DE SISTEMAS DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PUBLICO: Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin de Desarrollo de Sistemas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administracin de suministros de equipo de cmputo CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-04-P01 Hoja 1 de 1 Fecha de elaboracin: 01/07/08 Fecha de revisin: 01/07/08

Administracin de suministros de equipos de cmputo

Direccion de Desarrollo de sistem as

Inicio Fin Evala las necesidades de cada consumible Elabora el calendario de suministros a utilizar en el ao Envia el calendariode suministros a la DCFA

Realiza inventario de consumibles

Controla la salida de los consumibles de acuerdo a las necesidades de las reas

Detecta la necesidad de solictar suministros

Llena el formato de pedido al proveedor

Entrega el formato de pedido a la DCFA

Recibe la factura y los consumibles solicitados

Entrega la factura y los consumibles solicitados

Finanzas y Adm inistracin

Direccion de Contabilidad,

Recibe el calendario de suministros a utilizar

Presupuesta la compra de suministros a utilizar

Tramita la compra de suministros a utilizar

Solicita los suministros al proveedor

Programa el pago al proveedor

42-06-DDS-P01-G01/REV.00

15

Formatos e Instructivos Administracin de suministros de equipos de cmputo

16

CONTROL DE SUMINISTROS DE STOCK Y CONSUMIBLES PARA COMPUTADORA UNIDAD TIPO DE CONSUMIBLE PAPEL 15 x 11 OTROS 8 CONTROL INTERNO RECURSOS HUMANOS DESCRIPCION ENTREGO AREA SOLICITA FIRMA DE RECIBIDO

9 x 11

CONTABILIDAD

EXTENSION

CARTUCHO

SERVICIOS

GERENCIA

CANTIDAD

SISTEMAS

DISKETTE

2 TANTOS

3 TANTOS

2 TANTOS

CARTERA

(1)

(2)

(3)

(3)

(4)

(4)

(4)

(4)

(4)

(4)

(5)

(5)

(5)

(5)

(5)

(6)

(7)

(8)

(8)

(8)

(8)

(8)

(8)

(8)

(8)

(8)

VOCALIA

1 TANTO

1 TANTO

1 TANTO

CINTAS

PIEZA

CAJA

TONER

FECHA

CD

(9)

(10)

42-06DDS-P01-F01/REV.00
CONTROL DE SUMINISTROS DE STOCK Y CONSUMIBLES

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

FORMATO DE CONTROL DE SALIDA Anotar da, mes y ao del llenado de control Cantidad de salida Indicar tipo de consumible caja/pieza Tipo de papel Tipo de otro consumible Descripcin en caso de ser distinto a stock Quien entrega el consumible Direccin administrativa Nombre de la persona que solicita Firma de recibido de la persona que solicita

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Inventario de Registros Administracin de suministros de equipo de cmputo

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INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Direccin de Desarrollo de Sistemas
Hoja 1 de 1 Fecha de elaboracin: 01/07/08

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administracin de suministros de

equipo de cmputo
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 42-03-03-23-04-06-DDS-04P01/REV.00

No.

Registro
Calendario de suministros a utilizar

Tipo de Resguardo* electrnico

Responsable/ Puesto Coordinador de Sistemas Ana Bertha Durn Montijo Coordinador de Sistemas Ana Bertha Durn Montijo

Tiempo de resguardo 2 aos

Ubicacin del resguardo Archivo del Coordinador de Sistemas Archivo del Coordinador de Sistemas

Control de suministros 2 de stock y consumibles para computadoras

papel

2 aos

*Papel, electrnico, fotografa, cintas de audio/video, microfilm, otro.

06-SIP-P01-F03/REV.00

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Verificacin de la ejecucin del procedimiento Administracin de suministros de equipos de cmputo

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VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Direccin de Desarrollo de Sistemas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administracin de

Hoja 1 de 1 Fecha de verificacin:

suministros de equipo de cmputo

CDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 42-03-03-23-04-06-DDS-04P01/REV.00 No.
1 2 3 4 5 6 7 8 9

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Se realiz el inventario de suministro o consumibles? Se evaluaron las necesidades de cada suministro? Se elabor el calendario de suministros a utilizar en el ao? Se envi el calendario de suministros a utilizar a la DCFA? Se lleno el formato de pedido de suministros? Se solicit al proveedor los suministros requeridos? Se recibieron todos los consumibles solicitados? Se tramit el pago de la factura del proveedor? Se controlo la salida de los suministros de acuerdo a las necesidades de las reas?

SI

NO

Nombre y firma del verificador

06-SIP-P01-F04/REV.00

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Procedimiento Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de comunicaciones

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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06-DDS Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 02 Hoja No. 1 de 5 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de
comunicaciones

CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P02/REV. 00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Contar con el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipo de computo y comunicaciones para su funcionamiento continuo

II. APLICACIN

( ) General

( X) Especfica

A la Direccin de Desarrollo de Sistemas del Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora

III. ALCANCE
Aplica a todos las unidades administrativas del Instituto

IV. DEFINICIONES
Instituto.- Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora DDS.- Direccin de Desarrollo de Sistemas DCFA.- Direccin de contabilidad, finanzas y administracin. E.C. .- Equipo de cmputo E.Co.- Equipo de comunicacin

V. REFERENCIAS
Ley no. 106 que crea el Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora. Reglamento general del Instituto de Crdito Educativo del estado de Sonora Reglamento interior del Instituto de Crdito Educativo del estado de Sonora Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora para el ao Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal en la administracin pblica estatal para el Ejercicio fiscal del ao Instructivo de adquisicin de bienes y servicios Cdigo 42-05DFC-P02-I01 de la Direccin de Contabilidad, administracin y finanzas

VI. POLTICAS
Para la realizacin del mantenimiento preventivo y/o correctivo del equipo de cmputo y/o comunicaciones el Director General del Instituto autorizara la contratacin de una empresa especializada en estos servicios. La Direccin de Desarrollo de Sistemas dar el apoyo tcnico para elegir a la empresa que prestar estos servicios al Instituto. El mantenimiento de limpieza del equipo de cmputo se realizar una vez al mes y el del equipo telefnico una vez al ao. En el caso de descompostura de alguno de los equipos la Direccin de Desarrollo de Sistemas evaluar si el costo de reparacin es inferior a la adquisicin de un equipo nuevo. En el caso de que la reparacin tenga un costo superior a la de adquirir el equipo nuevamente se presentar la propuesta al Comit de Adquisiciones del Instituto. Asimismo la Direccin de Desarrollo de Sistemas dar su visto bueno a la reprogramacin de extensiones o timbrado de lneas telefnicas, as como a la contratacin de nuevas lneas telefnicas previa evaluacin de la disponibilidad tcnica que exista en relacin a los nodos de red o de voz instalados. Al momento de que un equipo falle los usuarios debern dirigirse a la Direccin o a la Subdireccin del rea de Desarrollo de Sistemas para que el proveedor pueda prestar el servicio 06-SIP-P01-F02/REV.00

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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06-DDS Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 02 Hoja No. 2 de 5 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de
comunicaciones

CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P02/REV. 00

VII. PRODUCTOS
Funcionamiento de los equipos de cmputo. Comunicacin Interna y Externa del personal del Instituto

VIII. CLIENTE(S)
Unidades administrativas del Instituto

IX. INDICADORES
No. de equipos de cmputo con mantenimiento / No. total de equipos de cmputo No. de equipos de comunicacin con mantenimiento / No. total de equipos de comunicacin

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
42-06DDS-P02-F01/REV.00 Control de fallas de equipo de computo y/o comunicacin

XI. ANEXOS
42-06DDS-P02-G01/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento: Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de comunicaciones, Inventario de Registro de Procedimientos, Verificacin de la Ejecucin del Procedimiento

XII. RESPONSABILIDADES
Direccin de Desarrollo de Sistemas Contar con el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cmputo Contar con el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de comunicacin

06-SIP-P01-F02/REV.00

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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06-DDS Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 02 Hoja No. 3 de 5 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de
comunicaciones

CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P02/REV. 00

XIII. DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
1 Recepcin de solicitudes de mantenimiento de equipo de computo y/o equipo de comunicaciones En caso de mantenimiento de equipo de computo y/o equipo de comunicacin Personal del ICEES Subdirector de Desarrollo de sistemas 1.2 1.3 Notifica al rea de Desarrollo de sistemas la falla en equipo de cmputo y/o equipo de comunicacin. Recibe el reporte verbal del fallo del equipo de cmputo y/o equipo de comunicacin. En caso de solicitud de un nuevo equipo de comunicacin 1.4 1.5 Recibe la solicitud verbal para un nuevo equipo de comunicacin. Evala si existe disponibilidad en el sistema de comunicacin (existencia de switch o hub) (pasa a la actividad 2.12.)

REGISTRO

2 . Atencin de solicitudes de mantenimiento de equipo de cmputo y/o equipo de comunicaciones. En caso de mantenimiento de equipo de computo y/o equipo de comunicacin 2.1 Verifica la existencia de equipo de cmputo y/o equipo de comunicacin adicional en la bodega interna. En caso de existir en bodega interna inventario que pueda reemplazar el descompuesto 2.2 Instala el equipo de cmputo y/o equipo de comunicacin en el rea en que ocurri el fallo. 2.3 Solicita el mantenimiento correctivo al proveedor 2.4 Recibe la evaluacin de la solicitud de mantenimiento del proveedor. 2.5 Tramita la Autorizacin de la reparacin del equipo de cmputo y/o equipo de comunicacin, si su costo es menor al costo de adquisicin.
*Nota: si la compra es menor a 1,000.00 pesos el responsable de autorizarla es la directora de desarrollo de sistemas, si el monto es mayor a 1,000.00 el responsable de autorizarla es el Director General.

Subdirector de Desarrollo de sistemas

06-SIP-P01-F02/REV.00

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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06-DDS Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 02 Hoja No. 4 de 5 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de
comunicaciones

CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P02/REV. 00

XIII. DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Subdirector de Desarrollo de sistemas

REGISTRO

2.6 Llena el formato original y copia de reasignacin de activo fijo para su envi a la DCFA la salida del equipo para su reparacin. 2.7 Entrega el original del formato de reasignacin de activo fijo a la DCFA, y archiva la copia de recibido. 2.8 Registra su salida en la bitcora de de control de fallas equipo de computo y/o equipo de comunicacin (pasa actividad 3.3) Si el problema es complejo de resolver 2.9 Solicita a tres proveedores el costo del equipo a reponer, si el costo de reparacin es igual al de adquisicin de equipo de cmputo. 2.10 Llena el formato de requisicin de equipo de cmputo y/o de comunicacin, anexa las tres cotizaciones. 2.11 Enva el formato de requisicin y las cotizaciones al comit de adquisiciones para su autorizacin (pasa actividad 3.1). En caso una solicitud de un nuevo nodo de voz y datos

Copia del formato reasignacin de activo fijo Control de fallas de equipo de cmputo y/o comunicacin.

2.12 Solicita al proveedor la cotizacin del trabajo solicitado. 2.13 Autoriza el la instalacin de un nodo nuevo de voz y datos. 2.14 Recibe el reporte de instalacin de parte del proveedor. 2.15 Verifica la instalacin de voz y datos 2.16 Genera contrasea para el servicio telefnico Reporte de 2.17 Realiza los cambios al conmutador. instalacin. 2.18 Da de alta la clave y el usuario en el sistema intertel (Pasa a la actividad 3.6).

3.

Recepcin de equipo de cmputo y/o equipo de comunicaciones.

Compra de equipo de computo y/o comunicacin Subdirector de Desarrollo de sistemas 3.1 Recibe la autorizacin de compra del comit de adquisiciones. 3.2 Solicita al proveedor la compra de equipo de cmputo y/o de comunicacin 06-SIP-P01-F02/REV.00

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INSTITUTO DE CREDITO EDUCATIVO DEL ESTADO DE SONORA DIRECCION DE DESARROLLO DE SISTEMAS DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PUBLICO: Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin de Desarrollo de Sistemas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de comunicaciones CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-04-P02
Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de comunicaciones

Hoja 1 de 1 Fecha de elaboracin: 01/07/08 Fecha de revisin: 01/07/08

P ersonal del IC E E S

Inicio

Notifica la falla de E.C. o E. Co. y/o un nuevo nodo de voz y datos

Nvo. nodo de voz y datos

Si

Evala su factibilidad

Solicta al proveedor su cotizacin

Autoriza su instalacin

Verifca la instalacin

Genera la contrasea para el servicio telefnico

Da de alta la clave y el usuario

No

D ireccin de D esarrollo de S istem as

Falla en E.C. o E. Co.

Verifica existencia de equipo en bodega interna

Existencia en Inventario?

Si

Instala equipo en el area afectada

Solicita el mantenimiento correctivo al proveedor

Resguarda el equipo en bodega interna Si No

Solicita el mantenimiento preventivo de E.C. o E.Co.

No No Llena el formato de reasignacin de activo fijo Registra la salida del equipo y notifica a DCFA Recibe el equipo reparado o el nuevo equipo y la factura Tramita con DCFA el pago de la factura

Fin

Equipo Inventario?
Verifica el mantenimiento

Costo de reparacin mayor que el de Solicita cotizacin Si adquisicin? a tres proveedores el costo del equipo E

Elabora la requesicin de equipo

Tramita la autorizacin de reparacin y/o compra de equipo

Recibe la autorizacin

El proveedor evala la falla en el equipo

El proveedor notifica el origen de la falla del equipo

El proveedor instala el nodo de voz y datos

El proveedor entrega el reporte de instalacin

El proveedor realiza el mantenimiento

42-06-DDS-P02-G01/REV.00

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Formatos e Instructivos Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de comunicaciones

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Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora rea de Desarrollo de Sistemas

Control de fallas de Equipo de Computo y/o Equipo de comunicaciones

Fecha de Salida No. Inventario Solucin y Observaciones Fecha de Entrega

Diagnostico

Proveedor de Servicio

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

42-06DDS-P02-F01/REV.00

INSTRUCTIVO DE LLENADO
CONTROL DE FALLAS DE EQUIPO DE CMPUTO DESCRIPCIN

Concepto
(1) (2) (3) (4) (5) (6) Fecha en la que se detecto la falla Numero de Inventario del Equipo daado Diagnostico de la Falla presentada Proveedor del Servicio que efecta la reparacin en Garanta o fuera de ella Soluciones tomadas y observaciones Fecha de Entrega del equipo reparado.

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Inventario de Registros Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de comunicaciones

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INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Direccin de Desarrollo de Sistemas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinacin del mantenimiento Hoja 1 de 1 del equipo de cmputo y equipo de comunicaciones CDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 42-03-03-23-04-06-DDS-06Fecha de elaboracin: P02/REV.00 01/07/08

No.

Registro Copia del formato reasignacin de activo fijo

Tipo de Resguardo*

Responsable/ Puesto Subdirectora de Sistemas Beatriz Rivera G. Subdirectora de Sistemas Beatriz Rivera G. Subdirectora de Sistemas Beatriz Rivera G. Subdirectora de Sistemas Beatriz Rivera G.

Tiempo de resguardo

Ubicacin del resguardo Archivo de la Direccin de Sistemas Archivo de la Direccin de Sistemas Archivo de la Direccin de Sistemas Archivo de la Direccin de Sistemas

papel

1 ao

Control de fallas de equipo de cmputo 2 y/o comunicacin. Reporte de instalacin. Control de mantenimiento de E.C. y E. Co.

papel

1 ao

papel

1 ao

Papel

1 ao

*Papel, electrnico, fotografa, cintas de audio/video, microfilm, otro.

32

06-SIP-P01-F03/REV.00

Verificacin de la ejecucin del procedimiento Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de comunicaciones

33

VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Direccin de Desarrollo de Sistemas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de comunicaciones CDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 42-03-03-23-04-06-DDS-06P02/REV.00 No.
1 2 3 4 5 6 7

Hoja 1 de 1 Fecha de verificacin:

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Se recibi el reporte verbal del fallo de equipo de cmputo y/o equipo de comunicacin? Se recibi la solicitud para un nuevo equipo de comunicacin? Se verific la existencia de equipo de cmputo y/o equipo de comunicacin adicional en la bodega interna? Se solicit el mantenimiento correctivo del E.C. y/o E.Co.? Se tramit la autorizacin de la reaparicin del E.C. y/o E.Co.? Se llen el formato de reasignacin de activo fijo? Se entreg el formato de reasignacin de activo fijo a la DCFA? Si el problema es complejo de resolver

SI

NO

8 9 10

Se solicit la cotizacin a tres proveedores del equipo a reponer? Se llen el formato de requisicin de equipo a reponer? Se envi el formato de requisicin al comit de adquisiciones para su autorizacin? Solicitud de voz y datos

11 12 13 14 15 16

Se solicit la cotizacin al proveedor de la instalacin? Se autoriz la instalacin del nodo de voz y datos? Se instal el nuevo nodo de voz y datos? Se revis la instalacin del nodo de voz y datos? Se recibi el reporte de instalacin del nodo de voz y datos? Se di de alta la clave y el usuario en el sistema intertel?

34

VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Direccin de Desarrollo de Sistemas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinacin del mantenimiento del equipo de cmputo y equipo de comunicaciones CDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 42-03-03-23-04-06-DDS-06P02/REV.00 No.
17 18 19 20 21 22 23 24 25

Hoja 1 de 1 Fecha de verificacin:

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Se recibi la autorizacin de compra del equipo por parte del comit de adquisiciones? Se solicit la compra del equipo al proveedor? Se recibi el equipo nuevo o reparado? Se instal el equipo nuevo o reparado? Se tramit el pago de la factura con la DCFA? Se resguard el equipo en bodega interna (en caso de haber prestado el equipo de bodega interna)? Se solicit el mantenimiento preventivo de E.C. y/o E. Co.? Se verific el mantenimiento preventivo realizado? Se registro el mantenimiento preventivo realizado?

SI

NO

Nombre y firma del verificador

06-SIP-P01-F04/REV.00

35

Procedimiento Actualizacin de la plataforma tecnolgica

36

ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06-DDS Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 03 Hoja No. 1 de 3 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualizacin de la plataforma tecnolgica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P03/REV. 00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Actualizacin de los equipos de cmputo, software o servicios de datos de la plataforma tecnolgica del Instituto.

II. APLICACIN III. ALCANCE

( ) General

( X) Especfica

A la Direccin de Desarrollo de Sistemas del Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Aplica a todos las unidades administrativas del Instituto

IV. DEFINICIONES
Instituto.- Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora DDS.- Direccin de Desarrollo de Sistemas

V. REFERENCIAS
Ley no. 106 que crea el Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora. Reglamento general del Instituto de Crdito Educativo del estado de Sonora Reglamento interior del Instituto de Crdito Educativo del estado de Sonora Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora para el ao Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal en la administracin pblica estatal para el Ejercicio fiscal del ao

VI. POLTICAS
La Direccin de Desarrollo de Sistemas evaluar las diferentes necesidades de informacin y de actualizacin de los recursos de hardware y software con el fin de buscar y proponer las mejores alternativas para el Instituto, as mismo se encargar de su implementacin. Los proyectos de la actualizacin tecnolgica del Instituto quedan plasmados en el presupuesto anual del rea y se incluyen en el Programa Operativo Anual respectivo. Para el ejercicio del presupuesto anual el Instituto se rige por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacin de Servicios relacionados con la Administracin Pblica Estatal y su reglamento. Asimismo se rige por el Decreto del Presupuesto de egresos del Estado de Sonora para el ejercicio fiscal que corresponda y su reglamento. La Direccin de Desarrollo de Sistemas debe tener conocimiento de las Leyes y Reglamentos mencionados para apoyar en el aspecto tcnico al Comit de Adquisiciones en el proceso de adquisicin de los bienes que se requieran.

VII. PRODUCTOS
Contar con el hardware y software ms adecuados a las necesidades del Instituto.

VIII. CLIENTE(S)
Unidades administrativas del Instituto

IX. INDICADORES
No. de proyectos realizados / No. de proyectos propuestos
06-SIP-P01-F02/REV.00

37

ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06-DDS Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 03 Hoja No. 2 de 3 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualizacin de la plataforma tecnolgica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P03/REV. 00

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
42-06DDS-P03-F01/REV.00 Requerimientos de Adquisiciones

XI. ANEXOS
42-06DDS-P03-G01/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento: Actualizacin de la plataforma tecnolgica, Inventario de Registro de Procedimientos, Verificacin de la Ejecucin del Procedimiento

XII. RESPONSABILIDADES
Direccin de Desarrollo de Sistemas Elaborar propuesta para el presupuesto anual de adquisiciones de cmputo y software Ejercer el presupuesto asignado por proyecto y apoyar en el proceso de adquisicin correspondiente Instalar o implementar los proyectos informticos.

XIII. DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Director de Desarrollo de Sistemas

REGISTRO

1. Elaboracin de propuesta de actualizacin tecnolgica para integracin al presupuesto anual. 1.1 Proyecta necesidades por desarrollo institucional y/o por actualizacin tecnolgica de todas las reas del Instituto y de los servidores de informacin y del rea de Desarrollo -Requerimientos de Sistemas en particular. de 1.2 Busca informacin tcnica y de costo sobre los equipos a Adquisiciones presupuestar 1.3 Llena la hoja de Adquisiciones que distribuye el rea de Contabilidad, Finanzas y Administracin 1.4 Entrega el formato de adquisiciones para el presupuesto anual al rea de Contabilidad, Finanzas y Administracin 2. Si es necesario la adquisicin urgente de algn equipo. 2.1 Solicita tres cotizaciones a diferentes proveedores 2.2 Llena requisicin dando visto bueno por la parte tcnica y se redacta una breve explicacin 2.3 Presenta la requisicin al Comit de Adquisiciones para su visto bueno y se solicita la autorizacin del Director General o la Gerencia.

-Cotizaciones -Formato de Requisicin

06-SIP-P01-F02/REV.00

38

39

INSTITUTO DE CREDITO EDUCATIVO DEL ESTADO DE SONORA DIRECCION DE DESARROLLO DE SISTEMAS DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PUBLICO: Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin de Desarrollo de Sistemas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualizacin de la plataforma tecnolgica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P03 Hoja 1 de 1 Fecha de elaboracin: 01/07/08 Fecha de revisin: 01/07/08

Inicio

Calculo de necesidades por desarrolo institucional y/o actualizacin tecnolgica de todas la reas del Instituto y de los servidores de informacin y del rea de Desarrollo de sistemas en particular

Busca informacin tcnica y de costos sobre los equipos y/o software a presupuestar

Llenado de la hoja de adquisiciones que distribuye el rea de Contabilidad, Finanzas y Administracin.

Entrega a la DCFA el formato de adquisiciones para el presupuesto anual

Esta propuesta se concentra al resto del presupuesto y se presenta ante la Junta Directiva del Instituto quien aprueba o modifica la solicitud

Adquisicin urgente de equipo?

Si

Solicita tres cotizaciones a diferentes proveedores

Llena requisicin dandovisto bueno por parte tcnica y se redacta una breve explicacin

Presenta requisicin al comit de adquisiciones para su visto bueno y se solicita la autorizacin del Director General o Gerencia

No

Fin

Apoyo en las definiciones tcnicas de los equipos y software a adquirir

Apoyo en la Junta de aclaraciones

Apoyo en la evaluacin tcnica de las propuestas presentadas por los proveedores

Elaboracin del dictamen tcnico

42-06-DDS-P03-G01/REV.00

41

Formatos e Instructivos Actualizacin de la plataforma tecnolgica

42

42-06DDS-P03-F01/REV.00

43

INSTRUCTIVO DE LLENADO
REQUERIMIENTOS DE ADQUISICIONES

DESCRIPCIN

Concepto
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Ejercicio Presupuestal al que se refiere Fecha de elaboracin Fecha de Recibido para su revisin Cantidad Solicitada Descripcin General del mobiliario y/o equipo Descripcin especifica del mobiliario y/o equipo Actividad o funcin que se cubrir con la adquisicin Fecha para cuando se necesita el bien Indicar si el equipo es nuevo o reposicin Observaciones Costo por Unidad Costo total

44

Inventario de Registros Actualizacin de la plataforma tecnolgica

45

INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Direccin de Desarrollo de Sistemas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualizacin de la plataforma Hoja 1 de 1 tecnolgica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 42-03-03-23-04-06-DDS-06Fecha de elaboracin: P03/REV.00 01/07/08

No.

Registro
Requerimientos de Adquisiciones Cotizaciones Formato de Requisicin Anexo tcnico de especificaciones

Tipo de Resguardo* papel papel papel papel

Responsable/ Puesto Directora de Sistemas Martha Espinoza Proveedores Subdirectora de Sistemas Beatriz Rivera G. Directora de Sistemas Martha Espinoza Directora de Sistemas Martha Espinoza

Tiempo de resguardo Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido

Ubicacin del resguardo Archivo de la Directora de Sistemas Archivo de Contabilidad Archivo de Contabilidad Archivo de la Directora de Sistemas Archivo de la Directora de Sistemas y archivo de Contabilidad Archivo de la Directora de Sistemas y archivo de Contabilidad

1 2 3 4

Evaluacin tcnica

papel

Indefinido

Dictamen Tcnico

papel

Directora de Sistemas Martha Espinoza

Indefinido

*Papel, electrnico, fotografa, cintas de audio/video, microfilm, otro.

06-SIP-P01-F03/REV.00

46

Verificacin de la ejecucin del procedimiento Actualizacin de la plataforma tecnolgica

47

VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Direccin de Desarrollo de Sistemas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualizacin de la plataforma tecnolgica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 42-03-03-23-04-06-DDS-06P03/REV.00 No.
1

Hoja 1 de 1 Fecha de verificacin:

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Se realiz la evaluacin de las necesidades de actualizacin tecnolgica? Se elaboraron los requerimientos de adquisiciones del presupuesto del ao siguiente? Se determin que la adquisicin puede ser directa y se solicitaron al menos 3 cotizaciones? Se determin que es una licitacin simplificada o una pblica, se elabor el anexo tcnico de los equipos conforme a las necesidades del Instituto? Se public el anexo tcnico de acuerdo a propuesta? Se elabor dictamen tcnico de apoyo para la adjudicacin del contrato?

SI

NO

5 6

Nombre y firma del verificador

06-SIP-P01-F04/REV.00

48

Procedimiento Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos

49

ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06-DDS Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 04 Hoja No. 1 de 4 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Desarrollos de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P04/REV. 00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Apoyar en la implementacin de nuevos procedimientos y mejorar las aplicaciones del o los sistemas, aumentar los servicios que proporciona el sistema o bien corregir problemas que no se detectaron en la etapa de instalacin y/o pruebas

II. APLICACIN III. ALCANCE

( ) General

( X) Especfica

A la Direccin de Desarrollo de Sistemas del Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Aplica a todos las unidades administrativas del Instituto

IV. DEFINICIONES
Instituto.- Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora DDS.- Direccin de Desarrollo de Sistemas ICEES.- Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora

V. REFERENCIAS
Ley no. 106 que crea el Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora. Reglamento general del Instituto de Crdito Educativo del estado de Sonora Reglamento interior del Instituto de Crdito Educativo del estado de Sonora Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora para el ao Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal en la administracin pblica estatal para el Ejercicio fiscal del ao

VI. POLTICAS
Para que un nuevo sistema se desarrolle, los procedimientos deben existir e implementarse por el rea que lo solicite. En el caso de que se requiera una modificacin en los sistemas electrnicos el rea correspondiente deber notificarlo al rea de desarrollo de sistemas especificando los cambios en las polticas y procedimientos respectivos. En el caso de que los procedimientos no estn definidos totalmente la Direccin de Desarrollo de Sistemas apoyar de manera tcnica al rea que as lo solicite, sin embargo deber existir un compromiso por parte del solicitante para que antes de iniciar el desarrollo de la nueva aplicacin las polticas y los procedimientos queden establecidos. . Cada cambio al sistema debe ser conocido al menos en su estructura bsica (archivos, campos, programas, rutinas, etc.) por todo el personal del rea. El Instituto deber capacitar al personal del rea en las tcnicas de desarrollo y programacin que se requieran. En caso de no existir el software o hardware necesario para dar solucin a los requerimientos, la Direccin de Desarrollo de Sistemas solicitar el visto bueno del Comit de Adquisiciones y su autorizacin al Director General y/o la Gerencia para la adquisicin del mismo durante el ao fiscal en curso o bien que estos se presupuesten para el siguiente ao. Cada analista programador tendr designada como su responsabilidad el mantenimiento de uno o varios sistemas, sin embargo cuando las modificaciones o el nuevo proyecto lo requieran se formar un equipo de trabajo para la realizacin de las tareas necesarias. Los analistas programadores trabajarn en los volmenes de informacin destinados para tal efecto, cuidando de no tener archivos innecesarios que perjudiquen el buen funcionamiento del servidor de informacin. 06-SIP-P01-F02/REV.00

50

ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06-DDS Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 04 Hoja No. 2 de 4 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Desarrollos de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P04/REV. 00

VII. PRODUCTOS
Automatizar los procesos de ICEES Actualizacin de los procesos automatizados de ICEES

VIII. CLIENTE(S)
Unidades administrativas del Instituto

IX. INDICADORES
No. de mdulos desarrollados / No. de mdulos solicitados No. de modificaciones realizadas / No. de modificaciones solicitadas

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
42-06DDS-P04-F01/REV.00 Control de cambios en la base de datos 42-06DDS-P04-F02/REV.00 Control de cambios en los sistemas

XI. ANEXOS
42-06DDS-P04-G01/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento: Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos

XII. RESPONSABILIDADES
Direccin de Desarrollo de Sistemas Anlisis y definicin de necesidades Anlisis de factibilidad y costo Diseo del sistema y programacin del software Instalacin y pruebas del sistema Arranque del sistema Realizar las modificaciones a los sistemas para su mejoramiento Agregar nuevas funcionalidades a los sistemas Corregir problemas no detectados en la primera etapa de vida de los sistemas .

06-SIP-P01-F02/REV.00

51

ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06 Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 04 Hoja No. 3 de 4 Fecha de elaboracin 01-Septiembre-07 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Desarrollos de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P04/REV. 00

XIII. DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Equipo de trabajo en Direccin de Desarrollo de Sistemas 1. Definicin de necesidades nuevas 1.1 Mediante oficio o reunin con las unidades administrativas pueden surgir la necesidad de desarrollar un nuevo mdulo o sistema 1.2 Realiza un levantamiento sobre el procedimiento que se pretende automatizar 2. Factibilidad del proyecto nuevo 2.1 Evala los recursos que se requieren para el desarrollo del sistema, en base al anlisis de necesidades del sistema. En el caso de que no se cuenten con los recursos (hardware o software) para su desarrollo se planear la forma de llevarlo a cabo posteriormente. El proyecto es factible 2.2 Elabora un plan de actividades y se proyectar una fecha de entrega. 3. Diseo del sistema y programacin del software nuevo 3.1 Define las tablas o archivos, los campos y las relaciones de los mismos. 3.2 Define las pantallas del sistema y los reportes 3.3 Define las funciones comunes del sistema 3.4 Programa las rutinas del sistema 4. Instalacin y pruebas del sistema nuevo 4.1 Instala los archivos y programas elaborados en los equipos de trabajo. 4.2 Verifica junto con el usuario que el sistema realiza lo que se solicit 4.3Realiza las modificaciones que se requieran segn el caso 5. Arranque del sistema nuevo 5.1 Entrega el manual de usuario y imparte una capacitacin inicial 6. Definicin de mejoras a los sistemas 6.1 Informa mediante oficio o reunin con las unidades administrativas sobre posibles mejoras a los sistemas 6.2 Evala los cambios solicitados definiendo su alcance.

REGISTRO
-Oficio con
necesidades y/o reunin con las unidades administrativas

-Oficio sobre factibilidad del proyecto

-Documentos de trabajo sobre el sistema

-Manual de usuario -Oficio con

necesidades y/o reunin con las unidades administrativas

06-SIP-P01-F02/REV.00

52

53

INSTITUTO DE CREDITO EDUCATIVO DEL ESTADO DE SONORA DIRECCION DE DESARROLLO DE SISTEMAS DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PUBLICO: Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin de Desarrollo de Sistemas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P04
INICIO

Hoja 1 de 2 Fecha de elaboracin: 01/07/08 Fecha de revisin: 01/07/08

Mediante oficio o reunin con las unidades administrativas pueden surgir la necesidad de:

Desarrollar un nuevo mdulo o sistema?

si

Personal del area de sistemas hace un levamtamiento sobre el procedimiento que se pretende automatizar

De acuerdo al anlisis de necesidades se evala sobre los recursos para su desarrollo.

Se elabora plan de actividades y se proyecta la fecha de entrega

Se definirn las tablas o archivos, los campos y las relaciones de los mismos

no n o
Mejoras a los Sistemas existentes? Se verificara junto con el usuario que el sistema realiza lo solicitado Los archivos y programas elaborados se instalaran en los equipos de trabajo Se programaran las rutinas del sistema Se definiran las funciones comunes del sistema Se definiran las pantallas del sistema y los reportes

si
A Se realizan las modificaceciones que se requieran segn el caso Se entrega manual de usuario y se dar una capacitacin inicial FIN

42-06-DDS-P04-G01/REV.00

54

INSTITUTO DE CREDITO EDUCATIVO DEL ESTADO DE SONORA DIRECCION DE DESARROLLO DE SISTEMAS DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PUBLICO: Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin de Desarrollo de Sistemas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P04 Hoja 2 de 2 Fecha de elaboracin: 01/07/08 Fecha de revisin: 01/07/08

42-06-DDS-P04-G01/REV.00

55

Formatos e Instructivos Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos

56

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora rea de Desarrollo de Sistemas

Bitcora de control de Cambios en la Base de Datos

Fecha

Tabla Modificada

Programador Analista Responsable

Forma de Modificacin*

Observaciones sobre campos redefinidos, agregados y si se creo o afecto relaciones.

(1)

(2)

(3)

(4)

*(P) programacin, (M) manualmente, (T) tarea programada

42-06DDS-P04-F01/REV.00

INSTRUCTIVO DE LLENADO
CAMBIOS EN LA BASE DE DATOS Concepto
(1) (2) (3) (4) (5)

Descripcin
Fecha en la que efectu la modificacin a la base de datos Tabla Modificada Programador Analista Responsable Forma de Modificacin: (P) programacin, (M) manualmente, (T) tarea programada Observaciones sobre campos redefinidos, agregados y si se creo o afecto relaciones.

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Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora rea de Desarrollo de Sistemas

Bitcora de control de Cambios en los Sistemas

Fecha

Tipo

de Sistema Programador
Afectad o

Modificaci n * (1) (2)

Analista Conceptos, Responsable Observacione

s y Alcances

Usuario Fecha Responsab Compromi le de so Informaci n

Fecha de Entrega y Capacitaci n

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

*(P) Pantalla, (F) Funciones, (G) Programacin

42-06DDS-P04-F02/REV.00

INSTRUCTIVO DE LLENADO
CONTROL DE CAMBIOS EN LOS SISTEMAS Concepto
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Descripcin
Fecha en la que se Inician las modificaciones Tipo de Modificacin: (P) Pantalla, (F) Funciones, (G) Programacin Sistema Afectado Programador Analista Responsable Conceptos, Observaciones y Alcances Usuario Responsable de Informacin Fecha Compromiso Fecha de Entrega y Capacitacin

58

Inventario de Registros Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos

59

INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Direccin de Desarrollo de Sistemas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 42-03-03-23-04-06-DDS-06P04/REV.00 Hoja 1 de 1 Fecha de elaboracin: 01/07/08

No.

Registro

Tipo de Resguardo*

Responsable/ Puesto Directora de Sistemas Martha Espinoza Directora de Sistemas Martha Espinoza Coordinador de Sistemas asignado para el proyecto Coordinador de Sistemas asignado para el proyecto Subdirectora de Sistemas Beatriz Rivera G. Subdirectora de Sistemas Beatriz Rivera G. Coordinador de Sistemas asignado para el proyecto Directora de Sistemas Martha Espinoza

Tiempo de resguardo

Ubicacin del resguardo Archivo de la Direccin de Sistemas Archivo de la Direccin de Sistemas Archivo del coordinador de sistemas Archivo de la Direccin de Sistemas Archivo de la Direccin de Sistemas Archivo de la Direccin de Sistemas Archivo del coordinador de sistemas Archivo de la Direccin de Sistemas

Oficio con necesidades y/o reunin con las 1 unidades administrativas 2

Oficio sobre factibilidad del proyecto Documentos de trabajo sobre el sistema Manual de usuario Esquema general de los cambios al sistema Control de cambios a la base de datos Control de cambios en los sistemas Oficio entrega de trabajos

papel

Indefinido

papel

Indefinido

papel

Indefinido

papel

Indefinido

papel

Indefinido

papel

Indefinido

papel

Indefinido

papel

Indefinido

*Papel, electrnico, fotografa, cintas de audio/video, microfilm, otro.

06-SIP-P01-F03/REV.00

60

Verificacin de la ejecucin del procedimiento Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos

61

VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Direccin de Desarrollo de Sistemas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Desarrollo de nuevos sistemas y mantenimiento de los mismos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 42-03-03-23-04-06-DDS-06P04/REV.00 No.
1 2 3 4 5

Hoja 1 de 1 Fecha de verificacin:

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Se detectaron necesidades y se solicitaron por escrito? Se diseo el esquema general del mdulo o sistema? Se evalu la factibilidad del proyecto? Se elaboraron los documentos del proyecto? Se realizaron las pruebas y se acepto el sistema por parte del usuario? Se instalaron los archivos y programas en el servidor de produccin? Se entreg manual y se capacit al usuario? Se propuso cambio al o los sistemas y se solicitaron por escrito? Se defini el alcance de los cambios Se registraron los cambios a la base de datos? Se registraron los cambios en el sistema? Se realiz la auditoria anual de saldos? Se detectaron problemas en el los procesos de auditoria o en los sistemas? Se corrigieron los problemas detectados?

SI

NO

6 7 8 9 10 11 12 13 14

Nombre y firma del verificador

06-SIP-P01-F04/REV.00

62

Procedimiento Salvaguarda de la informacin electrnica

63

ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06 Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 05 Hoja No. 1 de 6 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Salvaguarda de la informacin electrnica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P05/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Contar con los mecanismos necesarios para recobrar la informacin electrnica en caso de falla o desastre. Realizar los procesos electrnicos o actividades necesarias para conservar la integridad de la informacin electrnica.

II. APLICACIN

( ) General

( X) Especfica

A la Direccin de Desarrollo de Sistemas del Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora

III. ALCANCE
Aplica a todos las unidades administrativas del Instituto

IV. DEFINICIONES
Instituto.- Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora DDS.- Direccin de Desarrollo de Sistemas

V. REFERENCIAS
Ley no. 106 que crea el Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora. Reglamento general del Instituto de Crdito Educativo del estado de Sonora Reglamento interior del Instituto de Crdito Educativo del estado de Sonora Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora para el ao Lineamientos para el cumplimiento de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal en la administracin pblica estatal para el Ejercicio fiscal del ao

VI. POLTICAS
El respaldo diario de la informacin es un proceso de crucial importancia ya que asegura la recuperacin de la misma en caso de algn problema en el funcionamiento del servidor, desastre natural, incendio, etc. Los respaldos diarios se harn en cinta magntica ya que este medio es uno de los ms reconocidos por su seguridad. El software que se utilice deber cumplir con las siguientes caractersticas: a) Programacin de tareas diarias (activacin a una hora determinada) b) Realizar un respaldo de rescate La unidad de respaldo deber ser de una capacidad igual o mayor al tamao de la informacin utilizada o escrita en los discos duros.
06-SIP-P01-F02/REV.00

64

ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06 Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 05 Hoja No. 2 de 6 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Salvaguarda de la informacin electrnica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P05/REV.00

Se deber llevar un control diario de los respaldos realizados y su resultado, conservar las cintas en un lugar seguro donde solo tenga acceso el responsable de este proceso o bien el Director y el Subdirector del rea. Una vez al mes se llevar la cinta del cierre de mes a la caja de seguridad del Banco para cualquier contingencia que suceda en el edificio del Instituto. A esta caja de seguridad tendrn acceso el Director y Subdirector del rea.
Los equipos de cmputo debern contar con un seguro para el caso de robo o desastre natural que resulte en la prdida total del equipo el cual deber ser tramitado por el rea de Contabilidad, Finanzas y Administracin. El Instituto cuenta con Plan de Recuperacin en Caso de Desastre.

Para que el Instituto pueda prestar cualquier servicio a los acreditados no importando donde hayan originalmente tramitado su crdito, en Hermosillo o en Cd. Obregn, debe contar con una lnea privada de datos. Esta lnea privada de datos debe ser autorizada por el Director General que como representante legal del Instituto puede contratar el servicio con una empresa especializada. La Direccin de Desarrollo de Sistemas apoyar de manera tcnica en la decisin de esta contratacin. Asimismo esta lnea privada de datos permite concentrar la informacin electrnica en el servidor de Hermosillo despus que ciertos procesos han sido realizados. Cada usuario es responsable del equipo de cmputo que se le ha asignado para realizar sus tareas diarias, por lo que debe hacer un buen uso del mismo y cerciorarse de que al finalizar sus labores se ha salido exitosamente de todas las aplicaciones abiertas y el equipo ha quedado debidamente apagado. Existen procesos de actualizacin de datos de los archivos que se realizan al finalizar las tareas de las unidades administrativas. Estos procesos o tareas se programan para que a una hora determinada el sistema operativo las active automticamente, es decir, sin intervencin del personal. La Direccin de Desarrollo de Sistemas ha destinado un equipo de cmputo para estas tareas el cual deber ser lo ms avanzado tecnolgicamente dado el gran nmero de transacciones que deben realizar los programas. Cada analista programador puede solicitar que una tarea sea programada y ser su responsabilidad verificar el da siguiente que esta haya sido activada y llevada a buen trmino.

VII. PRODUCTOS
Recobrar la informacin electrnica del Instituto en caso de prdida o desastre.

VIII. CLIENTE(S)
Unidades administrativas del Instituto

06-SIP-P01-F02/REV.00

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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06 Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 05 Hoja No. 3 de 6 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Salvaguarda de la informacin electrnica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P05/REV.00

IX. INDICADORES
1) 2) 3) 4) 5) Respaldos exitosos / Respaldos programados Cambios a la base de datos / Cambios a la base de datos solicitados Tareas programadas exitosas / Total de tareas programadas No. de usuarios atendidos / Total de Servicios solicitados por los usuarios No. de Fallas Registradas en los Servidores.

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
42-06DDS-P05-F01/REV.00 Control de respaldos diarios y cierre de mes 42-06DDS-P05-F02/REV.00 Control de procesos de tareas programadas diarias 42-06DDS-P05-F03/REV.00 Control de usuarios atendidos 42-06DDS-P05-F04/REV.00 Control de fallas de equipo en el Site del Instituto

XI. ANEXOS
42-06DDS-P05-G01/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento: Salvaguarda de la informacin electrnica

XII. RESPONSABILIDADES
Direccin de Desarrollo de Sistemas Realizar los respaldos de informacin electrnica (diaria y al cierre mensual) Programar y supervisar las tareas o procesos programados Administrar los usuarios y dar soporte a los mismos

XIII. DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Equipo de trabajo en Direccin de Desarrollo de Sistemas 1. Respaldo diario de informacin electrnica 1.1 Activa el servidor de respaldo la tarea automtica para que inicie el respaldo de acuerdo a lo programado 1.2 Ejecuta de acuerdo a los volmenes programados para respaldar en cinta 1.3 Revisa al da siguiente el archivo del historial de tareas 1.4 De acuerdo al resultado del respaldo diario

REGISTRO
Control de respaldos diarios y cierre de mes

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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06 Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 05 Hoja No. 4 de 6 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Salvaguarda de la informacin electrnica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P05/REV.00

XIII. DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

No es exitoso el respaldo 1.5 Analiza el motivo y lo corrige, el sistema registra en el control de respaldos diarios que este no fue realizado Es exitoso el respaldo 1.6 Conserva una semana la cinta ( y se registra en el sistema) 1.7 Realiza el repelado total as como una copia del mismo, cada domingo. 1.8 Resguarda el respaldo en la caja fuerte ubicada en la Direccin de sistemas. 1.9 Realiza el Respaldo de fin de mes 1.10 Realiza un respaldo antes de los procesos de cierre 1.11 Realiza un respaldo despus de los procesos de cierre 1.12 Lleva la cinta, del primer domingo ms cercano al inicio del mes, a la caja de seguridad del banco y se recoge la anterior. Cambios de hardware y software en el servidor de informacin 1.13 Realiza un respaldo de todos los volmenes de informacin.

REGISTRO

Monitoreo del funcionamiento de los sistemas de informacin 2.1 Verifica al iniciar labores del da que esta funcionando el Servidor de Base de Datos y aplicaciones correspondiente 2.2 Verifica que la lnea de datos entre Hermosillo y Cd. Obregn est trabajando normalmente (128 Kb) Si la lnea privada no funciona 2.3 Informa a la mesa de control de TELMEX para verificar si el problema es externo. 2.4 Verifica las conexiones del equipo para saber si el problema es interno. Control de fallas En el caso de que las conexiones estn correctas y que el de equipo en el problema continu Site del Instituto 2.5 Comunica el incidente al Asesor de Sistemas. Si existe un problema con el suministro de energa elctrica 2.6 Verifica si es problema es del sector o es un problema interno del edificio. Los equipos del site y algunos equipos de computo continuarn trabajando con el soporte de la planta elctrica con la que cuenta el Instituto. Si el problema es en el sector 2.7 Pregunta a CFE cuanto tiempo durar la falla en el servicio y decidir hasta que tiempo continuaremos con los equipos encendidos.

2.

06-SIP-P01-F02/REV.00

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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 42 Macroproceso 04 Unidad Administrativa 06 Direccionamiento al PED 03-03-23 Subproceso 06 Procedimiento 05 Hoja No. 5 de 6 Fecha de elaboracin 01/07/08 No. de Revisin 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Salvaguarda de la informacin electrnica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P05/REV.00

XIII. DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

2.8 Verifica que fuentes ininterrumpidas de poder no soportaron la falta de energa y se apagaron los equipos de computo, envindose para su diagnstico tcnico
Nota: en caso de que exista humedad, alta temperatura, falla en la conexin de red, humo e intruso en el site el equipo instalado para detectar estos cambios avisar al personal de sistemas sobre la falla y que se tomen las medidas pertinentes del caso.

REGISTRO

3. 3.1

3.2

3.3

3.4

3.5 3.6

3.7

Monitoreo del funcionamiento de las tareas programadas Ejecuta el proceso para formar el archivo de crditos autorizados hasta el da anterior en Hermosillo. Se unen los archivos de Hermosillo y Obregn con los crditos autorizados. Ejecuta tarea programada para actualizacin de los saldos de las cuentas de acreditados de Obregn cuya gestin de cobranza se realiza en Hermosillo (en Obregn se realiza de manera inversa) Ejecuta la tarea programada en Obregn para formar el archivo de crditos autorizados en el ao tramitados en esa oficina. Ejecuta la tarea programada para extraer del archivo historial de gestin de cobranza los movimientos del da (Hermosillo y Obregn) Ejecuta la tarea programada de gestin de cobranza, para actualizar datos del archivo de acreditados vencidos. Excepcionalmente si existen cambios en la base de datos estos se realizarn a travs de una tarea programada en un horario posterior al respaldo de informacin. Verifica que las tares programadas se hayan realizado

Control de procesos de tareas programadas diarias Control de cambios a la base de datos

Nota: Si la tarea programada no se corri y el proceso no afecta al resto a los usuarios por el uso de comandos que hagan que los registros queden de uso exclusivo, las tareas se ejecutarn por el responsable en el rea de sistemas.

06-SIP-P01-F02/REV.00

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INSTITUTO DE CREDITO EDUCATIVO DEL ESTADO DE SONORA DIRECCION DE DESARROLLO DE SISTEMAS DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PUBLICO: Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin de Desarrollo de Sistemas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Salvaguarda de la informacin electrnica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P04 Hoja 1 de 2 Fecha de elaboracin: 01/07/08 Fecha de revisin: 01/07/08

Inicio B

Cambio de softwareo hardware en el servidor?

No

Activa la tarea programada en el servidor de respaldo

Respaldo exitoso?

Si

Genera la cinta para su resguardo en la caja de fuerte

Primer domingo cercano al inicio del mes?

No

Conserva durante una semana la cinta

Si

heca un respaldo de todos los volmenes de informacin

Ejecucin de acuerdo a los volmenes programados para respaldar en la cinta

No Analiza el motivo y lo corrige, el sistema registra evento no exitoso

Si

Lleva la cinta a la caja de seguridad del banco

Fin

Revisa al da siguiente el archivo de historial de tareas

A B

42-06-DDS-P05G01/REV.00

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INSTITUTO DE CREDITO EDUCATIVO DEL ESTADO DE SONORA DIRECCION DE DESARROLLO DE SISTEMAS DIAGRAMA DE FLUJO ENTE PUBLICO: Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora UNIDAD ADMINISTRATIVA: Direccin de Desarrollo de Sistemas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Salvaguarda de la informacin electrnica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 42-03-03-23-04-06-DDS-06-P04 Hoja 2 de 2 Fecha de elaboracin: 01/07/08 Fecha de revisin: 01/07/08

INICIO

Al iniciar labores se verifica funcionamiento de Servidor de Base de Datos y Aplicaciones,

Linea Privada funcionando correctamente?

No

Verificacin de Conexiones Internas,

Notificacion Asesor de Sistemas Notificacion a TELMEX

Si

Energia Electrica Funciona Correctamente?

No

Entra en funcion la planta Electrica, soporta Equipos de Site y algunos equipos especificos

Notificacion CFE, determinacion de tiempo en funcionamiento de equipos con palnta electrica

Si

Monitoreo de funcionamiento de servidores en Site, verificacion de niveles de Humedad, temperatura, humo e instrusos.

Tareas Programadas ejecutadas correctamente?

No

Ejecucion de Tareas que no afecten la atencion al publico

Si

FIN

Soporte a Usuarios, dudas sobre funcionamiento de sistemas, equipo de computo, capacitacion, alta o baja de usuarios y apoyo en el intercambio de informacion electronica con otras instituciones

42-06-DDS-P05G01/REV.00

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Formatos e Instructivos Salvaguarda de la informacin electrnica

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Instituto de Credito Educativo del Estado de Sonora Area de Desarrollo de Sistemas CONTROL DE RESPALDOS DIARIOS Y CIERRE DE MES

Nombre del Fecha Respaldo

Informacion Respaldada

Tipo de Respaldo

FECHA DE Expiracion

Exitoso Motivo

Caja de Seguridad* Retiro Observaciones

Responsable

SI NO de Fallo Deposito

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

42-06DDS-P05-F01/REV.00

INSTRUCTIVO DE LLENADO
CONTROL DE RESPALDOS DIARIOS Y CIERRE DE MES DESCRIPCIN

Concepto
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) Fecha de Respaldo Nombre o Etiqueta del respaldo Descripcin de la Informacin Respaldada Tipo de Respaldo (s) semanal, (d) diario, (m) mensual, (p) permanente Observaciones Respaldo Exitoso SI o NO (casillas para seleccin) Motivo de Fallo en caso de ser NO Exitoso Fecha de Deposito de la Cinta en caja de Seguridad Fecha de Retiro de la Cinta en caja de Seguridad Observaciones Responsable del Respaldo

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Insituto de Credito Educativo del Estado de Sonora Area de Desarrollo de Sistemas

CONTROL DE PROCESOS DE TAREAS PROGRAMADAS DIARIAS
Fecha y hora en que se Corrio Posteriormente

NO

Fecha

Tarea Programada

Exitosa Exitosa

Motivo de Fallo

Tarea por el Analista Responsable

Responsable

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

42-06DDS-P05-F02/REV.00

INSTRUCTIVO DE LLENADO
CONTROL DE TAREAS PROGRAMADAS DIARIAS DESCRIPCIN

Concepto
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Fecha de Ejecucin Tarea Programada Tarea Ejecutada con xito (casilla para seleccin) Tarea NO Ejecutada (casilla para seleccin) Motivo del Fallo en la Ejecucin Fecha y Hora en que se corri posteriormente la tarea Fallida por el Analista Responsable de la misma Responsable de la Tarea Programada

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Insituto de Credito Educativo del Estado de Sonora Area de Desarrollo de Sistemas

CONTROL DE FALLAS DE EQUIPO EN EL SITE DEL INSTITUTO

Deteccion Fecha Hora

Falla Detectada

Medio de Informacion

Medidas de Correccion Ejecutadas

Correccion Fecha Hora

Responsable

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

42-06DDS-P05-F04/REV.00

INSTRUCTIVO DE LLENADO
CONTROL DE FALLAS EN EL SITE DEL INSTITUTO DESCRIPCIN

Concepto
(1) (2) (3) (4) (5) (6) Fecha y Hora de la Deteccin de la Falla Descripcin de la Falla Detectada Medio de Notificacin a los usuarios responsables del SITE (correo electrnico, Telfono Oficina, Telfono Casa ,Telfono Celular) Medidas de Correccin Ejecutadas, as como proveedor al que se acudi Fecha y Hora de la Correccin de la Falla Observaciones

75

Inventario de Registros Salvaguarda de la informacin Electrnica

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INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Direccin de Desarrollo de Sistemas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Salvaguarda de la informacin electrnica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 42-03-03-23-04-06-DDS-06P05/REV.00 Hoja 1 de 1 Fecha de elaboracin: 01/07/08

No.

Registro Control de respaldos diarios y cierre de mes

Control de fallas de equipo en el Site del Instituto Control de procesos de tareas programadas diarias Oficio de alta o baja de usuario(s) Control de cambios a la base de datos

Tipo de Resguardo* papel

Responsable/ Puesto Jefe del Departamento de Sistemas Martha Lpez Subdirectora de Sistemas Beatriz Rivera G. Jefe del Departamento de Sistemas Martha Lpez Directores de las unidades administrativas Subdirectora de Sistemas Beatriz Rivera G.

Tiempo de resguardo Indefinido

Ubicacin del resguardo Archivo de la Jefe del Departamento de Sistemas Archivo de la Subdirectora de Sistemas Archivo de la Jefe del Departamento de Sistemas Archivo de la Directora de Sistemas Archivo de la Subdirectora de Sistemas

papel

Indefinido

papel

Indefinido

papel

Indefinido

papel

Indefinido

*Papel, electrnico, fotografa, cintas de audio/video, microfilm, otro.

06-SIP-P01-F03/REV.00

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Verificacin de la ejecucin del procedimiento Salvaguarda de la informacin Electrnica

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VERIFICACIN DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO

Instituto de Crdito Educativo del Estado de Sonora Direccin de Desarrollo de Sistemas
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Salvaguarda de la informacin electrnica CDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 42-03-03-23-04-06-DDS-06P05/REV.00 No.
1 2 3 4 5

Hoja 1 de 1 Fecha de verificacin:

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Se realiz respaldo total de informacin por cambio en servidores o sistema operativo? Se registr resultado del respaldo diario? Se registr resultado del respaldo al fin e inicio de mes? Se registr alguna falla en las tareas programadas? Se registr alguna falla elctrica, en la red interna, en el Internet, con el enlace privado de datos?

SI

NO

Nombre y firma del verificador

06-SIP-P01-F04/REV.00

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