UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIS SOCIALES ESCUELA DE HISTORIA SECCION DE ARCHIVISTICA CURSO: FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS

I AVANCE DEL PROYECTO FINAL

ANGIE GARCA CALDERON, A42175

PROFESOR: VICTOR CASTRO CHACON

I CICLO 2011

Nombre del proyecto Normalizacin en el formato de los tipos documentales en la Municipalidad de San Jos Institucin El proyecto se va a realizar en la Municipalidad de San Jos, las municipalidades son rganos polticos y a su vez administrativos de los intereses locales cuyo fin es promover el desarrollo integral de los cantones. El Cdigo Municipal define el municipio como el conjunto de vecinos de un mismo cantn de la Repblica quienes promueven y administran sus propios intereses a travs de las municipalidades Por medio de la Regulacin de los Municipios contenidos en la Constitucin de Cdiz, y entre todos los municipios que nacieron; la Municipalidad de San Jos naci (1813) y fue el ayuntamiento de San Jos el mismo que acept de buena manera la independencia, que lleg desde la Ciudad de Guatemala el 13 de Octubre de 1821. El historiador Hernn Peralta detalla: "El ayuntamiento de San Jos consider, al proponer inteligentemente la formacin de una Junta Provincial Gobernativa, que esta necesidad naca del hecho de haber quedado Costa Rica sin gobierno superior". En esta proposicin del Ayuntamiento de San Jos est el verdadero origen de nuestra independencia. La Constitucin de Cdiz estableca, en el artculo 309, que en el gobierno interior de los pueblos existiran los ayuntamientos compuestos de alcaldes, regidores, procurador, sndico y presidido por el jefe poltico donde lo hubiere y en su defecto por el alcalde o el primero nombrado entre estos si hubiere dos. El artculo 310 hablaba de conveniencia que no poda dejar de haber en las comarcas que tuvieran mil almas. Para ser alcalde, regidor, procurador o sndico, adems de ser ciudadano en ejercicio, deba tener no menos de 25 aos, con 5 aos al menos de residencia en el pueblo y no poda ser alcalde o regidor ningn empleado pblico de nombramiento por ley.

En 1824, esto fue modificado al establecer que cualquier pueblo independiente de su poblacin tendra su propia estructura municipal. (Ley del 26 de diciembre de 1824). Diecisis aos despus las municipalidades abolidas mediante un golpe de Estado. Posteriormente se restituy la autoridad a las municipalidades, con la cada de Carrillo en 1824, pero sufri modificaciones hasta que en 1882, se logr un consenso final, el cual se ha mantenido hasta el presente y exige la existencia de gobiernos municipales en cada uno de los cantones del pas. El primer Cdigo Municipal promulgado en 1970, da autonoma a los gobiernos locales, la cual se haba perdido con las ordenanzas de 1862 y 1867. En ellas se defini a las municipalidades como autoridad en asuntos locales (artculo 50 y 54) y el Jefe Poltico ocup la posicin de primera autoridad del Cantn (artculo 31). Al gobernador se le concedi el derecho de vetar decisiones municipales. Estatuto Jurdico: Es una persona jurdica, posee un patrimonio propio con capacidad legal absoluta para ejecutar cualquier tipo de acto y contratos para llevar a cabo sus propsitos con personalidad. Es un rgano descentralizado frente al Gobierno de la Repblica con autonoma propia. Competencia: La municipalidad de San Jos le competen los intereses, servicios, locales y pblicos que sean dentro de los lmites del cantn Funciones 1 Dictar los reglamentos autnomos de organizacin y de servicio, as como cualquier otra disposicin que autorice el ordenamiento jurdico. 2 Acordar sus presupuestos y ejecutarlos. 3 Administrar y prestar los servicios pblicos municipales. 4 Aprobar las tasas, los precios y las contribuciones municipales y proponer los proyectos de tarifas de impuestos municipales. 5 Percibir y administrar, en su carcter de administracin tributaria los tributos y

dems ingresos municipales. 6 Concertar con personas o entidades nacionales o extranjeras pactos, convenios o contratos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. 7 Convocar al municipio a consultas populares para los fines establecidos en esta ley y su reglamento. Antecedentes del proyecto La Municipalidad de San Jos ha crecido en su organizacin interna enormemente en los ltimos aos, en el ao 2007 se realizo una reestructuracin en la cual se crearon dependencias y procesos nuevos para la mejora de las funciones y actividades municipales. En vista de las nuevas formas de administracin y con la implementacin de una imagen corporativa es necesario crear una normativa relacionada con la normalizacin de los documentos generados por dicha institucin. En vista que cada dependencia trabaja aisladamente en el proceso de creacin documental es vital establecer un formato en comn para realizar documentos bsicos en las funciones de cada oficina. Al trabajar aisladamente y el convertirse en una institucin tan grande, se hace difcil controlar la produccin documental, por esta razn es necesario plantear un procedimiento para la implementacin de directrices que controlen la produccin en los documentos en sus caracteres internos y externos para una mejor interpretacin a nivel institucional. Justificacin del Proyecto La generacin de documentos con tamaos, tipos de letras diferentes, nmeros consecutivos desordenados y entre otros aspectos tcnicos provoca que no se identifiquen a primera vista si pertenecen o no a la institucin, con las nuevas tendencias administrativas y de mercadeo es importante identificar a la municipalidad con el trabajo realizado. La archivista encargada del Archivo Central ha tenido este proyecto en mente pero por falta de recurso humano no ha tenido el tiempo necesario para realizarlo, los nicos

intentos para realizar una normalizacin de los tipos documentales es cuando en el Departamento de Recursos Humanos se intento implementar la ISO 9001, pero no lograron concluir los tramites necesarios. Hasta el momento a la institucin no le ha preocupado esta parte de la imagen corporativa y de gestin documental, por parte de la Direccin de Planificacin y el Departamento de Monitoreo Organizacional no ha habido problemas para realizar una directriz al respecto pero nunca han visto la necesidad de plantearla. Es importante homogenizar los tipos documentales en la institucin porque de esta manera se unifican los documentos proporcionando una simplificacin en creacin de los documentos en diferentes oficinas, de esta manera habr controles en los tipos documentales de la organizacin. Descripcin del problema El problema en s, es la inexistencia de normalizacin en los tipos documentales, este problema es sobre el formato de los tipos documentales; es decir; la no regulacin de la institucin en cuanto a los caracteres internos y sobre todo los externos de los documentos. En la Municipalidad al no haber control en esto puede que haya perdida de documentos por no encontrar su identificacin, adems el formato en la imagen corporativa es muy importante, y si este no es comn entre las diferentes dependencias no existir por ende una identificacin con la institucin. Entre otras razones los documentos estarn normados y llevara a cabo a eliminar el problema de que cualquier persona realice un documento como mejor les parezca, sino que cada departamento logre unificar las caractersticas de este.