Reglamento de Contrataciones de RECOPE S.A.

CONTENIDO
CAPITULO PRIMERO........................................................................................................ 1 DISPOSICIONES GENERALES..................................................................................... 1 Artculo 1. Definiciones .................................................................................... 1 Artculo 2. Objeto del Reglamento................................................................... 6 Artculo 3. Alcance del Reglamento ................................................................ 6 Artculo 4. Organizacin y unidad de trmite ................................................. 7 Artculo 5. Unidad desconcentrada ................................................................. 7 CAPITULO SEGUNDO ...................................................................................................... 7 PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION DE LA ACTIVIDAD NO ORDINARIA .......... 7 Seccin Primera ......................................................................................................... 7 Planificacin de las compras e inicio de los procedimientos ................................... 7 Artculo 6. Niveles de aprobacin y de competencia ..................................... 7 Artculo 7. Programa de Adquisiciones .......................................................... 8 Artculo 8. Registro de Proveedores ............................................................. 10 Artculo 9. Requisitos de la Solicitud de Pedido .......................................... 13 Artculo 10. Inicio del Proceso de Contratacin ........................................... 16 Artculo 11. Fragmentacin ............................................................................ 16 Artculo 12. Expediente administrativo ......................................................... 17 Seccin Segunda ..................................................................................................... 18 Procedimientos ordinarios de concurso ................................................................ 18 Artculo 13. Invitacin a Audiencia ................................................................ 18 Artculo 14. Criterios de evaluacin .............................................................. 18 Artculo 15. Cartel ........................................................................................... 18 Artculo 16. Invitacin a participar, Plazo para Recepcin de Ofertas y Visita al Sitio.. .................................................................................................. 19 Artculo 17. Modificaciones, aclaraciones y prrrogas................................ 20 Artculo 18. Recepcin y Apertura de Ofertas .............................................. 20 Artculo 19. Subsanaciones a las ofertas...................................................... 22 Artculo 20. Plazo para adjudicar................................................................... 22 Artculo 21. Estudio y valoracin de ofertas................................................. 23 Artculo 22. Informe de contratacin ........................................................ 25 Artculo 23. Adjudicacin ............................................................................... 26 Artculo 24. Comunicacin ............................................................................. 27 Seccin Tercera ....................................................................................................... 27 Trmites de Excepcin ......................................................................................... 27 Artculo 25. Trmites de excepcin ............................................................... 27 Seccin Cuarta ......................................................................................................... 30 Contratacin por Escasa Cuanta ......................................................................... 30 Artculo 26. Invitacin a cotizar ..................................................................... 30

Artculo 27. Requisitos de la oferta ............................................................... 30 Artculo 28. Recepcin y apertura de ofertas ............................................... 31 Artculo 29. Estudio tcnico de las ofertas ................................................... 32 Artculo 30. Adjudicacin ............................................................................... 33 Artculo 31. Comunicacin ............................................................................. 34 CAPITULO TERCERO..................................................................................................... 36 ASPECTOS ECONOMICOS ........................................................................................ 36 Seccin Primera ....................................................................................................... 36 Garantas.............................................................................................................. 36 Artculo 32. Garanta de participacin........................................................... 36 Artculo 33. Ejecucin de la garanta de participacin................................. 36 Artculo 34. Garanta de cumplimiento.......................................................... 36 Artculo 35. Ejecucin de la garanta de cumplimiento................................ 37 Artculo 36. Formas de rendir las garantas.................................................. 37 Artculo 37. Devolucin y sustitucin de garantas...................................... 38 Seccin Segunda ..................................................................................................... 38 Precio y pago........................................................................................................ 38 Artculo 38. Precio .......................................................................................... 38 Artculo 39. Forma de pago............................................................................ 39 Artculo 40. Cesin de pago o derechos de cobro ....................................... 40 Artculo 41. Trmite de pago .......................................................................... 40 CAPITULO CUARTO ....................................................................................................... 41 FORMALIZACION Y EJECUCION CONTRACTUAL DE LA ACTIVIDAD NO ORDINARIA ................................................................................................................. 41 Seccin Primera ....................................................................................................... 41 Formalizacin Contractual .................................................................................... 41 Artculo 42. Formalizacin contractual ......................................................... 41 Seccin Segunda ..................................................................................................... 43 Ejecucin Contractual........................................................................................... 43 Artculo 43. Orden de inicio ........................................................................... 43 Artculo 44. Ejecucin contractual................................................................. 43 Artculo 45. Recibo de objetos actualizados................................................. 44 Artculo 46. Reajuste o revisin de precios .................................................. 44 Artculo 47. Modificaciones a los contratos.................................................. 45 Artculo 48. Nueva contratacin ................................................................... 45 Artculo 49. Prrrogas del plazo .................................................................... 46 Artculo 50. Suspensin del plazo o del contrato......................................... 47 Artculo 51. Resolucin y rescisin de contratos......................................... 48 Artculo 52. Perodo para el cumplimiento de los requisitos previos ......... 48 Artculo 53. Prrroga en el periodo de ejecucin de los contratos de servicios continuados .................................................................................... 49 Artculo 54. Reclamos econmicos de los contratistas............................... 49 Artculo 55. Recepcin de obras.................................................................... 50 Artculo 56. Recepcin de bienes y servicios............................................... 51

Artculo 57. Estimacin y aplicacin de la clusula penal ........................... 52 Artculo 58. Gestin en la ejecucin contractual.......................................... 52 CAPITULO QUINTO ........................................................................................................ 53 RECURSOS................................................................................................................. 53 Artculo 59. Recurso de Objecin al Cartel ................................................... 53 Artculo 60. Recurso de apelacin................................................................. 55 Artculo 61. Recurso de revocatoria .............................................................. 56 Artculo 62. Recurso de revocatoria para procedimientos de escasa cuanta. .................................................................................................. 57 CAPITULO SEXTO .......................................................................................................... 59 ACTIVIDAD ORDINARIA DE RECOPE........................................................................ 59 Artculo 63. Procedimientos de contratacin ............................................... 59 Artculo 64. Exportacin de productos ......................................................... 60 Artculo 65. Comit de Contratacin de Combustibles ................................ 60 Artculo 66. Registro de proveedores............................................................ 60 Artculo 67. Inicio de los procedimientos...................................................... 60 Artculo 68. Recepcin, estudio y adjudicacin de ofertas ......................... 61 Artculo 69. Formalizacin ............................................................................. 62 Artculo 70. Informe de la actividad contractual........................................... 62 Artculo 71. Confidencialidad de la informacin........................................... 62 CAPITULO SETIMO......................................................................................................... 62 DISPOSICIONES FINALES ......................................................................................... 62 Artculo 72. Deber de informar....................................................................... 62 Artculo 73. Contrataciones para instituciones estatales ............................ 62 Artculo 74. Vigencia....................................................................................... 63 Transitorio . ................................................................................................. 63

Publicado en La Gaceta N 102 Jueves 27 de mayo del 2010

REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRLEO S. A.

Reformas al Reglamento de Contrataciones de RECOPE S.A.

La Junta Directiva de la Refinadora Costarricense de Petrleo Sociedad Annima, con fundamento en lo dispuesto por el artculo 109 de la Ley de Contratacin Administrativa N7494 del 2 del mayo de 1995 y sus reformas, ACUERDA: Reformar parcialmente el presente Reglamento para la contratacin de bienes, servicios y contratos de obra pblica de la actividad no ordinaria as como de la actividad ordinaria de la Refinadora Costarricense de Petrleo Sociedad Annima.

CAPITULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES Artculo 1. Definiciones Para los efectos del presente Reglamento se entender por: 1.1 Actividad Ordinaria: Conforme con lo dispuesto por la Ley General de la Administracin Pblica N 6227 del 2 de mayo de 1978, artculo 3.2, la Ley N 6588 del 30 de julio de 1981, artculo sexto, y la Ley del Monopolio en favor del Estado para la Importacin, Refinacin y Distribucin al Mayoreo del Petrleo Crudo, sus Combustibles Derivados, Asfaltos y Naftas N 7356 del 24 de agosto de 1993, se define como actividad ordinaria de RECOPE: 1.1.1 1.1.2 La venta de productos. La adquisicin, importacin, exportacin, fletamento e inspeccin de petrleo crudo y derivados, as como los compuestos utilizados para la formulacin de combustibles.

1.2 1.3

Actividad No Ordinaria: se refiere a la actividad que no est contemplada en la actividad ordinaria definida en el punto anterior. Administracin: Todo rgano o unidad administrativa de cualquier nivel de la estructura orgnica de RECOPE, con participacin directa en alguna de las fases de los procedimientos de contratacin regulados por este Reglamento Alquiler o arrendamiento con opcin de compra: Aquella contratacin por la cual se toma en arrendamiento un bien a un plazo determinado, con el derecho preferente por parte de RECOPE de proceder a su adquisicin. Anticipo de pago: Es el monto del precio contractual (del rengln de pago o
1

1.4

1.5

del monto total del contrato) que se concede de previo al inicio de la ejecucin de la obra y contra presentacin de una garanta colateral adicional a la de cumplimiento que deber respaldar el total del monto dado en anticipo, siempre que se encuentre debidamente autorizado en el cartel o pliego de condiciones, segn corresponda. Este anticipo ser destinado para adquirir o pagar insumos de los costos directos. 1.6 Bienes y servicios especficos: Aquellos propios requeridos por cada unidad administrativa en un momento determinado, necesarios para garantizar su funcionamiento operativo. Se incluyen tambin los bienes de inventario permanente que se necesiten para alguna actividad en particular, es decir, que no sean recurrentes y que se requieran en cantidades superiores a las que normalmente se mantienen en existencia. Asimismo, los insumos que forman parte del costo de produccin. 1.7 Bienes de inventario permanente: Aquellos bienes de baja complejidad tcnica que se consumen o requieren en forma normal, consecutiva y permanente para satisfacer las necesidades normales que se presenten en un determinado perodo, en su mayora las derivadas del mantenimiento de las instalaciones y de la operacin propia de la Empresa. Se clasifican dentro de esta categora los artculos de seguridad necesarios para el funcionamiento normal de los equipos e instalaciones utilizados en la produccin y el trasiego de combustibles. Por su naturaleza, su consumo o requerimiento puede ser planificado para un perodo especfico. 1.8 Bienes y servicios de proyectos: Aquellos necesarios para la ejecucin de los proyectos de inversin. Cartel o trminos de referencia: Reglamento especfico de la contratacin que se promueve, el cual incorpora en su clausulado todas las normas jurdicas y principios constitucionales aplicables al respectivo procedimiento.

1.9

1.10 1.11

Contralora General de la Repblica: CGR u Organo Contralor. Contratacin por escasa cuanta: Corresponde a aquellas contrataciones que por su limitado volumen y trascendencia econmica, de conformidad con los montos establecidos en el artculo 27 de la LCA, podrn tramitarse bajo esta modalidad. Contratista: Es la persona fsica o jurdica, nacional o extranjera, pblica o privada, con la cual se establece una relacin contractual producto de un
2

1.12

acuerdo firme de adjudicacin para un procedimiento de contratacin. 1.13 Contrato: Documento que formaliza un acuerdo de voluntades entre RECOPE y un particular, que vlidamente haya resultado adjudicatario dentro de un procedimiento de concurso, o bien, escritura pblica que formaliza un vnculo contractual entre RECOPE y un particular, en aquellos casos en que la ley exija un instrumento de formalizacin de tal naturaleza. Contrato de arrendamiento de bienes inmuebles: Modalidad contractual regulada por la legislacin nacional sobre la materia, por la cual, la Empresa para un plazo prefijado toma o da en arriendo un bien inmueble, por un tracto fijo predeterminado, pagadero respectivamente, por perodos vencidos o adelantados. Contrato de arrendamiento de vehculos, maquinaria y equipo: Figura contractual por medio de la cual RECOPE toma en arrendamiento un vehculo, maquinaria o equipo, por un tiempo determinado y por una tarifa fija peridica pagadera en forma vencida. Contrato de arrendamiento de servicios de transporte, maquinaria y equipo: Figura contractual en la cual RECOPE se exime de responsabilidad laboral, penal y civil en virtud de tomar en arrendamiento un servicio, corriendo por cuenta y riesgo del arrendante el suministro del equipo, maquinaria o vehculo con que se preste el servicio, as como el operador, los seguros necesarios, el pago del deducible y porcentual, los gastos de combustibles, lubricantes, mantenimiento menor y mayor, y la restitucin del equipo, maquinaria, vehculo y cualquier otro gasto que surja. Tales bienes no entran en el mbito de disposicin de la Empresa, ya que tanto los bienes, como el operador permanecen en la esfera de competencia y disposicin del arrendante. La relacin laboral es entre el arrendante y el operador. Contrato continuado de servicios, suministros y arrendamientos: Relacin contractual cuyo objeto es la contratacin continuada de servicios, suministros y arrendamiento cuyo precio podr estar sujeto a variaciones segn las condiciones econmicas ajenas al control de las partes y que ocurran en el ejercicio del contrato, de acuerdo con la normativa aplicable. Contrato de prestacin nica: Figura contractual mediante la cual, a un precio y dems condiciones fijadas, se recibe una contraprestacin por nica vez. Contrato de suministro e instalacin: Modalidad contractual mediante la cual se requiere el suministro de un bien especfico, as como las actividades propias para su instalacin, que sean inherentes e indispensables para el funcionamiento del bien suministrado, y puesta en operacin. Cualquier otra actividad que no sea necesaria para tal fin deber considerarse dentro de la figura de un contrato de obra pblica.

1.14

1.15

1.16

1.17

1.18

1.19

1.20

Contrato de obra pblica u obra: Aquel tendiente a crear, modificar, ampliar y/o readecuar los bienes de capital de la Empresa, que mejoren o amplen su infraestructura y que impliquen un aumento en la capacidad del bien y/o su vida til. De igual manera contempla otras obras materiales que se incorporan o adhieren a la obra principal, tales como, obras de mantenimiento a los bienes de capital para asegurar su correcto funcionamiento.

1.21 Decisin Inicial para Contratar: Documento mediante el cual el jerarca de la unidad solicitante o el titular subordinado competente aprueba las condiciones que contiene la Solicitud de Pedido y acredita los requisitos formales esenciales establecidos en las disposiciones internas, as como las previsiones necesarias para garantizar, en los respectivos aos presupuestarios, el pago de las obligaciones, seg n lo que establece el artculo 8 del RLCA. 1.22 Deduccin: Tratndose de contratos de obra pblica, consiste en la deduccin de la facturacin mensual del monto proporcional por el cual fue girado el anticipo. Direccin de Suministros: Unidad administrativa bajo cuya competencia y responsabilidad se ejecutan los procesos de contratacin administrativa en la Empresa. Expediente administrativo: Estar conformado por un conjunto de documentos que se generan durante la contratacin, que deber mantenerse debidamente actualizado y foliado. El mismo estar constituido de dos partes complementarias conforme se detalla en el artculo 12 de este Reglamento. Gestin Econmica: Toda gestin de carcter patrimonial que formule el contratista y que conlleve una solicitud sobre aspectos derivados de la ejecucin contractual. Jerarca de la Unidad Solicitante o Titular subordinado competente: Es todo funcionario de la Empresa que desempea un puesto de jefatura y que figura dentro de la estructura orgnica formalmente aprobada, independientemente de que est nombrado en propiedad o en forma interina. Asimismo, ser el responsable de velar por la correcta ejecucin del contrato. Jefe de Obra: Corresponde al Titular Subordinado designado formalmente por el Director de Ingeniera y Ejecucin de Proyectos como Jefe de Proyecto. Ley de Contratacin Administrativa (LCA): La Ley N 7494 del 02 de mayo de 1995 y sus reformas.
4

1.23

1.24

1.25

1.26

1.27

1.28

1.29

Oferente: Toda persona fsica o jurdica, nacional o extranjera, pblica o privada, que dirige una propuesta a RECOPE dentro de un procedimiento de contratacin. Pedido: Documento de ejecucin presupuestaria emitido por la Direccin de Suministros que en ausencia del contrato constituir el instrumento idneo para la formalizacin de una contratacin.. Deber considerar al menos la descripcin del bien, servicio u obra, nombre del contratista, plazo de entrega y monto del contrato. rgano Fiscalizador: Jefe de Direccin de la Unidad Gestionante que tiene como obligacin velar que el contratista se ajuste al estricto cumplimiento de lo pactado en el proceso de ejecucin contractual, para los contratos de obra pblica y mantenimiento de instalaciones. Sistema Automatizado Empresarial (SAE): Herramienta de informacin empresarial, soportada en un software de Mdulos integrados para la planificacin de recursos empresariales, cuya finalidad es suministrar datos sobre diferentes aspectos de la empresa, tales como compras, finanzas, inventario, ventas y similares, que permitan monitorear y controlar las operaciones de forma general. Solicitud de Pedido: Documento electrnico generado por la unidad gestionante de un bien, servicio u obra, en el cual se definen los requerimientos de la contratacin. RECOPE o la Empresa: La Refinadora Costarricense de Petrleo S.A. o RECOPE S.A. Refrendo contractual: Acto administrativo de aprobacin mediante el cual se constata la legitimidad y se otorga la posibilidad jurdica de la eficacia a un acto emanado por otro rgano, dando lugar a su ejecutividad y ejecutoriedad. Reglamento: Reglamento de Contrataciones de RECOPE y sus reformas, marco que regula las contrataciones de bienes, servicios y contratos de obra pblica de la actividad no ordinaria, as como de la actividad ordinaria de RECOPE S.A. Reglamento a la Ley de Contratacin Administrativa (RLCA): Decreto Ejecutivo N 33411-H del 02 de noviembre de 2006 y sus reformas

1.30

1.31

1.32

1.33

1.34

1.35

1.36

1.37

1.38 Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administracin Pblica: Reglamento promulgado por la Contralora General de la Repblica, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N202 del 22 de octubre de 2007, y sus reformas

1.39

Retencin porcentual del pago: Tratndose de contratos de obra pblica , consiste en el monto porcentual que se deduce de cada uno de los pagos por avance, con el propsito de asegurarse que la ejecucin total de las obras y dems obligaciones del contratista se efectuarn a satisfaccin de RECOPE. Unidad Desconcentrada: Unidad de compras adscrita a la Direccin de Suministros, encargada de administrar los procesos de contratacin de bienes y servicios de escasa cuanta de la actividad no ordinaria, para las dependencias ubicadas en la Regin Atlntica, hasta por el lmite econmico que defina la Gerencia de Administracin y Finanzas. Unidad Gestionante o solicitante: Unidad que realiza la solicitud que da inicio a los trmites de contratacin. Venta de bienes o servicios accesorios: RECOPE podr vender directamente al pblico bienes o servicios accesorios que tengan un valor comercial y sean distintos a la actividad ordinaria. Esta modalidad contractual requiere para su ejecucin la autorizacin del nivel de competencia correspondiente, en tanto que la misma no conlleve un desmejoramiento en la prestacin de los correspondientes servicios a las dependencias interesadas de la Empresa.

1.40

1.41

1.42

Artculo 2. Objeto del Reglamento El presente Reglamento se dicta con la finalidad de delimitar el marco jurdico dentro del cual se promovern y ejecutarn las contrataciones que efecte RECOPE, de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley de Contratacin Administrativa N 7494 del 02 de mayo de 1995 y sus reformas, el Decreto Ejecutivo N 33411-H del 02 de noviembre de 2006 "Reglamento a la Ley de Contratacin Administrativa" y sus reformas, y dems normativa aplicable. Se busca en forma imperativa con este Reglamento satisfacer los principios de eficiencia, eficacia, publicidad, libre competencia, igualdad, buena fe e intangibilidad patrimonial que informan el rgimen jurdico de la contratacin administrativa, en virtud de que las contrataciones de RECOPE conllevan la erogacin de fondos pblicos.

Artculo 3. Alcance del Reglamento Quedan comprendidas por esta reglamentacin, todas las contrataciones enmarcadas dentro de la actividad no ordinaria y ordinaria de RECOPE.

Artculo 4. Organizacin y unidad de trmite Compete a la Direccin de Suministros llevar a cabo los procedimientos de contratacin tanto de la actividad no ordinaria como ordinaria, en coordinacin con las Unidades Gestionantes.

Artculo 5. Unidad desconcentrada Para los fines de facilitar la operacin de las unidades administrativas y operativas de la Regin Atlntica, se autoriza el funcionamiento en esa regin de una Unidad de Compras adscrita a la Direccin de Suministros. Dicha unidad podr contratar los bienes, servicios y obras cuyo monto no exceda el lmite econmico que para tal efecto defina la Gerencia de Administracin y Finanzas, dentro de la modalidad de contratacin de escasa cuanta.

CAPITULO SEGUNDO PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION DE LA ACTIVIDAD NO ORDINARIA Seccin Primera Planificacin de las compras e inicio de los procedimientos Artculo 6. Niveles de aprobacin y de competencia Los niveles de aprobacin y de competencia para el inicio de los procedimientos y adjudicacin de bienes, servicios u obras, son los siguientes: 6.1 Inicio del procedimiento: De conformidad con el artculo 7 de la LCA y 8 de su Reglamento, el inicio del procedimiento de contratacin se dar con la formulacin de la Solicitud de Pedido y la Decisin Inicial para Contratar, los cuales constituirn la decisin administrativa de promover el concurso. Esta decisin deber ser emitida por el jerarca de la unidad solicitante o titul ar subordinado competente. Para el caso de las licitaciones, as como de los procesos de contratacin cuya cuanta sea equivalente a stas, los documentos indicados debern contar adicionalmente con la aprobacin del Gerente de Area respectivo, y del Gerente General o del Presiden te segn sea el nivel de competencia correspondiente. El Gerente General o el Presidente debern aprobar las Solicitudes de Pedidos para sus respectivas dependencias adscritas. El Presidente, o en su ausencia, el Gerente General, aprobar las Solicitudes de Pedido y la Decisin Inicial para Contratar para el inicio de los procedimientos en las contrataciones cuya adjudicacin sea
7

competencia de la Junta Directiva. Tratndose de venta o arrendamiento de bienes propios, muebles y venta de servicios, indistintamente de la cuanta de la contratacin, sta deber ser acordada por el Presidente o la Junta Directiva. A esta ltima le corresponder tal autorizacin para el caso de venta o arrendamiento de bienes inmuebles. 6.2 Adjudicacin: La Junta Directiva de la Empresa otorgar competencia a los funcionarios que en razn de su puesto deban aprobar las adjudicaciones a nombre de RECOPE.

Artculo 7. Programa de Adquisiciones Todas las unidades de RECOPE debern planificar sus necesidades de bienes, servicios y obras, utilizando la herramienta establecida en el SAE, clasificndolos dentro de los siguientes programas: 7.1. Operaciones: Corresponde a los bienes y servicios especficos que sern programados y adquiridos por cada unidad administrativa. Para determinar la necesidad en cada unidad, para el caso de bienes, se podr coordinar con el Almacn respectivo la disponibilidad y el consumo histrico que de stos se hayan tenido, a efecto de cuantificar el monto a comprar. Asimismo se debern considerar los artculos nuevos a incorporarse en el inventario, en razn de la introduccin de nueva tecnologa, posibles sobredemandas de inventarios y eventual obsolescencia de inventarios. Para no alterar la programacin de la demanda de los bienes de inventario permanente que son requeridos para un trabajo especfico, los mismos debern ser planificados y adquiridos directamente por la unidad gestionante, y debern ser consumidos en su totalidad, De previo a la compra de estos bienes, la unidad administrativa deber coordinar con el Almacn respectivo la disponibilidad de espacio fsico que permita su correcto almacenamiento. 7.2. Bienes de uso comn: Se definen como los bienes de inventario permanente necesarios podrn dividir en dos grupos: los primeros concernientes a bienes de uso comn, los cuales comprendern los bienes necesarios para garantizar la ejecucin de las labores en las diferentes dependencias, cuya responsabilidad de programacin y adquisicin ser exclusiva de la Direccin de Suministros.

En el segundo grupo estn incluidos los repuestos y materiales necesarios para el funcionamiento del equipo y maquinaria involucrados en el giro normal de la actividad no ordinaria de la Empresa. La programacin ser realizada por la Direccin de Suministros, en coordinacin con las Direcciones de rea responsables de brindar mantenimiento operativo en las Gerencias de Refinacin y Mercadeo y Distribucin. Se podrn incorporar en el inventario artculos de seguridad, siempre y cuando medie una justificacin que contenga como mnimo la poblacin de los equipos que utilizar estos materiales, las marcas de los equipos, los modelos, su ubicacin y la cantidad que utiliza cada unidad. Se programarn las compras a nivel de grupo de materiales mediante un anlisis razonado de las demandas histricas, los niveles de existencias y las acciones que se consideren apropiadas para el control de obsolescencia, debindose cuantificar los montos a comprar para cada clase o grupo que conforman el inventario permanente. Las gerencias tcnicas estarn en la obligacin de brindar la asesora correspondiente a los almacenes tanto en la confeccin de los pedidos, el anlisis y recomendacin de las ofertas, as como en la recepcin de los bienes, todo de conformidad con los plazos establecidos en este Reglamento. 7.3. Inversin: Se consideran dentro de este apartado los bienes, servicios y obras de proyectos operativos y estratgicos. La responsabilidad de su programacin ser de la Gerencia de Proyectos y Comercio Internacional para el caso de los proyectos estratgicos, y de cada Gerencia de Area para los operativos. Los bienes de proyectos que sean custodiados en el Almacn respectivo debern ser consumidos en su totalidad, coordinando, de previo a la compra, la disponibilidad de espacio fsico que permita su correcto almacenamiento. De conformidad con el artculo 7 del RLCA, se debern detallar todos los procesos de contratacin que deben ser promovidos para satisfacer las necesidades, con indicacin del programa dentro del cual se ejecutar la contratacin, una breve descripcin del requerimiento contractual, monto estimado de la compra, perodo estimado del inicio de la contratacin y fuente de financiamiento, conforme la informacin requerida en el SAE

Los programas de adquisiciones sern confeccionados por cada unidad administrativa y aprobados a nivel de Gerencia de Area, Gerencia General o Presidencia, para el caso de sus dependencias adscritas, para ser remitidos a la
9

Direccin de Suministros a ms tardar la primera quincena del mes de octubre. Asimismo deber identificarse en dicho programa, las necesidades comunes a sus dependencias que puedan representar economas de escala, a efecto que ordene a sus dependencias la coordinacin necesaria para promover un nico proceso de contratacin, acatando de esta forma lo dispuesto en el artculo 13 del RLCA. Aprobados estos programas, la Direccin de Suministros integrar toda la informacin y proceder a coordinar en el primer mes de cada perodo presupuestario, el aviso correspondiente en el Diario Oficial La Gaceta o bien, en dos diarios de circulacin nacional, informando que el mismo se encuentra disponible a travs de la pgina electrnica oficial de RECOPE. Cualquier modificacin al programa de adquisiciones deber formularse a travs del SAE, indicndose adems de los campos requeridos, las justificaciones de su no incorporacin en el programa inicial de adquisiciones. La Direccin de Suministros coordinar la respectiva divulgacin.

El inicio de todo procedimiento de contratacin se dar hasta que la necesidad haya sido publicada en ell medio elegido. (Artculo del RLCA relacionado: 7)

Artculo 8. Registro de Proveedores Corresponder a la Direccin de Suministros la estructuracin, entrada en operacin y funcionamiento del registro de proveedores, para lo cual contar con el apoyo tcnico y profesional de las diferentes unidades de la Empresa y de la Direccin Jurdica, sta ltima para el anlisis de los documentos legales que aporten los interesados. La capacidad tcnica y financiera de los proveedores, ser valorada para cada concurso en particular, segn lo demande la naturaleza del objeto a contratar. Al menos una vez al ao, se invitar a personas fsicas y jurdicas, por medio de una publicacin en el Diario Oficial La Gaceta y en dos diario s de circulacin nacional as como en la pgina WEB de la Empresa, a que aporten la informacin necesaria para ser incorporados en el registro. No obstante la anterior disposicin, los interesados podrn solicitar su incorporacin en cualquier momento. 8.1 Requisitos de inscripcin Los interesados que deseen incorporarse al registro de proveedores, debern presentar al menos la siguiente informacin y documentacin: 8.1.1 Solicitud formal de inscripcin, donde se detalle:

10

Las personas jurdicas debern indicar el nombre o razn social, nmero de cdula jurdica, representante legal as como si est clasificada como PYMES y su categora, aportando para este caso la certificacin correspondiente. Las personas fsicas: el nombre y apellidos, estado civil, profesin u oficio, nacionalidad, nmero de documento de identidad que lo acredita y su respectiva fotocopia. Cuando la inscripcin se requiera para la prestacin de servicios profesionales, fotocopia certificada notarialmente del ttulo donde se acredita su profesin. En ambos casos, deben indicar direccin fsica y electrnica, apartado postal, los nmeros de telfono y de facsmil y el lugar y/o medio designado para recibir invitaciones y notificaciones. 8.1.2 Documentacin legal: Las personas jurdicas adems, debern presentar la siguiente documentacin: Certificacin notarial o registral de la existencia de la sociedad y de la personera jurdica del representante legal, y vigencia de ambas. Certificacin notarial indicando el monto del capital social, la cantidad y naturaleza de las cuotas o acciones que lo conforman, y la propiedad de las mismas con indicacin del nombre y apellidos de los propietarios de las cuotas o acciones. Cuando los propietarios de esas acciones sean a su vez personas jurdicas, se deber acreditar la propiedad de esas acciones en sus personas fsicas a efecto de comprobar los artculo s 22 y 22 bis de la LCA. Tal certificacin deber ser emitida para las sociedades annimas con vista del libro o registro de accionistas y para otro tipo de sociedades, segn los libros que al respecto establezca el Cdigo de Comercio. Asimismo, si el monto del capital accionario, la naturaleza y la propiedad de las acciones del proveedor se encuentra en puestos de bolsa y en el momento de la presentacin de la documentacin sea imposible determinar quin tiene la titularidad de las acciones, el representante legal del interesado deber hacer mencin expresa de tal situacin, acreditando mediante documentacin idnea emitida por el puesto de bolsa, que dicha sociedad participa con sus acciones y capital en el puesto de bolsa indicado.

Las empresas extranjeras debern presentar documento legal idneo mediante el cual se acredite la existencia de la sociedad en el pas de origen. Toda la documentacin que se presente deber estar debidamente legalizada por los medios consulares respectivos.
11

8.1.3

Indicacin por parte del representante legal de la empresa de las personas que se encuentran autorizadas para firmar la oferta en contrataciones por escasa cuanta, aportando para ello certificacin notarial del poder que lo acredita para tal acto. Declaracin jurada de no encontrarse sujeto a ninguno de los causales de prohibicin para contratar con la Administracin, establecidos en los artculos 22 y 22 bis de la LCA. Presentacin del catlogo de bienes y servicios estructurado por la Direccin de Suministros, identificando las reas en las que desea ser invitado a participar. Constituir un requisito indispensable para la inscripcin en los grupos seleccionados, demostrar la afinidad de su giro comercial con el bien servicio u obra que se pretende ofrecer, a travs de contrataciones que se hayan celebrado ya sea con el sector pblico o con el sector privado.

8.1.4

8.1.5

Cuando el interesado hubiese cumplido con los requisitos sealados anteriormente, adquirir el estado de proveedor activo y se le asignar el cdigo respectivo, lo cual le ser notificado en un perodo mximo de diez (10) das hbiles, despus de presentar de conformidad la solicitud y respectiva documentacin. El proveedor activo podr omitir en la oferta la presentacin de la informacin aportada en el registro, debiendo declarar bajo fe de juramento que la misma se encuentra vigente y sin modificacin. 8.2 Vigencia y actualizacin La inscripcin en el Registro de Proveedores tendr una vigencia de veinticuatro meses. Se prevendr al proveedor un mes antes del vencimiento de su inscripcin para que durante ese plazo manifieste su inters de mantenerse en el Registro e indique que la informacin registrada se encuentra actualizada y vigente, en cuyo caso se tendr como proveedor activo por un perodo igual. De existir algn cambio en la informacin inicialmente presentada para la inscripcin, deber acreditarlo con la documentacin correspondiente, la cual se verificar dentro del plazo indicado en el inciso anterior. 8.3 Proveedor inactivo Se tendr como proveedor inactivo aqul que habiendo sido invitado a participar en procedimientos de contratacin administrativa no lo hiciere en tres ocasiones sin mediar justa causa, en el termino de tres aos, contados a partir de la primera invitacin; asimismo aquel que se negare a actualizar la informacin del Registro cuando RECOPE as lo haya pedido.
12

En cualquier tiempo el proveedor inactivo podr solicitar el cambio de su condicin y en tal caso ocupar en el registro el lugar que por rol corresponda. 8.4 Criterios de rotacin El criterio que se utilizar para rotar a los proveedores al momento de cursar las invitaciones a participar ser la fecha de aceptacin de la inscripcin en el Registro de Proveedores y la recurrencia de la compra por objeto de contratacin. 8.5 Evaluacin de Proveedores De conformidad con el prrafo final del artculo 124 del RLCA, se instaurar un sistema para la evaluacin de proveedores que permita calificar su comportamiento y cumplimiento en los diferentes procesos de contratacin administrativa, segn parmetros objetivos que para tal fin se establezcan. Este sistema ser aprobado por la Gerencia de Administracin y Finanzas, a instancia de la Direccin de Suministros, y dar sustento a la aplicacin de las sanciones a los proveedores que as se hagan acreedores, como resultado del proceso de evaluacin. 8.6 Exclusin de proveedor Se excluirn del registro los proveedores que adquieran la condicin de inactivos, as como los que incurran en los causales establecidos en el artculo 124 del RLCA. Para que los proveedores inactivos sean incorporados nuevamente en el registro, debern presentar la documentacin indicada en el artculo 8.1 de este Reglamento. La Direccin de Suministros, estar facultada para aplicar las sanciones previstas en el Captulo X, Seccin Tercera de la LCA. De previo a la imposicin de cualquier sancin, se debe llevar a cabo un procedimiento administrativo que garantice el cumplimiento de las normas del debido proceso. Para tal efecto, se conceder una audiencia inicial de cinco (5) das hbiles, disponiendo la Administracin de un plazo de treinta (30) das hbiles para resolver lo que en derecho corresponde. (Captulo del RLCA relacionado: 8)

Artculo 9. Requisitos de la Solicitud de Pedido

Las unidades que demanden la contratacin de bienes, servicios u obras, enviarn su requerimiento a la Direccin de Suministros o a la unidad desconcentrada, por
13

medio de la Solicitud de Pedido que ser recibida a travs del Sistema Automatizado Empresarial, y la Decisin Inicial para Contratar, los cuales contendrn como mnimo los siguientes requisitos: 9.1 Justificacin de la procedencia de la contratacin, con indicacin expresa de la necesidad a satisfacer, considerando para ello los planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisiciones, segn corresponda. Descripcin del objeto y de las especificaciones tcnicas y caractersticas de los bienes, obras o servicios que se requieran, redactadas en idioma espaol de manera clara y precisa,las cuales pueden darse con referencia a normas tcnicas internacionales. En caso que se mencione marca o fabricante especfico se har a manera de referencia y solamente cuando requieran ser caracterizados total o parcialmente. Adems, indicacin de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo con la naturaleza del objeto. En caso de que puedan existir diferentes opciones tcnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solucin. Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, los procedimientos de control de calidad que se aplicarn durante la ejecucin del contrato y para la recepcin de la obra, suministro o servicio. Estimacin actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo establecido en el artculo 12 del RLCA. En las licitaciones pblicas, salvo que por la naturaleza del objeto no resulte pertinente, deber acreditarse la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratacin sern alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables. Para determinar la eficiencia, se valorar el costo beneficio de modo que se d la aplicacin ms conveniente de los recursos asignados. La seguridad razonable ser determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratacin, y stos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administracin de riesgos, segn lo dispone la Ley General de Control Interno N 8292. Indicacin expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o llegar a disponer para verificar la correcta ejecucin del objeto del contrato. La etapa de definicin de especificaciones tcnicas y ejecucin contractual estar a cargo de la Unidad Gestionante, y esta a su vez participar en la etapa de seleccin. Tratndose de contratos de obra pblica se deber adjuntar el estudio de impacto ambiental, as como un diseo grfico del proyecto, segn lo establecido en el artculo 148 del RLCA.
14

9.2

9.3

9.4

9.5

9.6

9.7

9.8

Para los procedimientos ordinarios de contratacin, deber indicarse el formato del cartel tipo a utilizar, segn sea la naturaleza del objeto a contratar, as como el detalle de la informacin necesaria para la confeccin del mismo. Adems, a efecto de determinar el lmite de contratacin que corresponde, para el caso de contratos de obra pblica, deber realizarse la acreditacin correspondiente, de conformidad con la definicin incorporada en el artculo 1 de este Reglamento. Designacin de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque as sea conveniente al inters pblico o institucional, tal designacin resulte conveniente para la adecuada ejecucin del contrato. Si la designacin no fuera aplicable para el concurso que se trate, deber indicarse expresamente Indicacin, en caso de ser procedente y de conformidad con los artculos 47 y 50 del RLCA, del pago de multas por defectos en la ejecucin del contrato, y clusula penal por ejecucin tarda o prematura de las obligaciones contractuales; considerando en ambos casos las justificaciones correspondientes. Acreditacin de la disponibilidad presupuestaria donde se consignen los recursos suficientes para asumir el compromiso, considerando para tal efecto las disposiciones establecidas en el artculo 9 del RLCA. Para los procesos ordinarios de contratacin, el porcentaje por el cual deber rendirse la garanta de participacin.

9.9

9.10

9.11

9.12

El jerarca de la unidad solicitante o titular subordinado de la unidad gestionante que aprueba la Solicitud de Pedido ser el funcionario competente para valorar el cumplimiento de los anteriores requisitos, acreditando, bajo su exclusiva responsabilidad, tal circunstancia en la Decisin Inicial para Contratar. Para tal efecto, y para los procedimientos de contratacin que se establezcan, dispondr la confeccin de un cronograma con tareas y responsables de su ejecucin, programacin que ser custodiada en los archivos de la dependencia usuaria. Asimismo, velar por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse, e informar a la brevedad posible al adjudicatario, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento trascendente de ste, a fin de que se adopten las medidas pertinentes, de lo cual deber mantener informado en todo momento a la Direccin de Suministros. Cualquier otro requisito que definan entes externos, o bien, la Gerencia General o la Presidencia de la Empresa. En caso que alguno de estos requisitos requiera el aval de la Presidencia, ste deber contar con la aprobacin previa de la Gerencia General o Gerencia de Area que gestiona el requerimiento, segn corresponda. Por otro lado, de conformidad con el artculo 126 del RLCA, se establecen los
15

siguientes requisitos para los procedimientos excepcionados que sern tramitados a travs de la Direccin de Suministros: 9.13 Declaracin de que la contratacin est incorporada en el Programa de Adquisiciones. Descripcin del objeto, las especificaciones tcnicas y caractersticas de los bienes, obras o servicios que se requieran; as como la indicacin de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto. En caso de que puedan existir diferentes opciones tcnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solucin. La estimacin actualizada del costo del objeto, de acuerdo con lo establecido en el artculo 12 del RLCA. Acreditacin de la disponibilidad presupuestaria donde se consignen los recursos suficientes para asumir el compromiso, considerando para tal efecto las disposiciones establecidas en el artculo 9 del RLCA.

9.14

9.15

9.16

El jerarca de la unidad solicitante o titular subordinado de la Unidad Gestionante deber aprobar la Solicitud dePedido y ser el funcionario competente para valorar el cumplimiento de los anteriores requisitos, acreditando, bajo su exclusiva responsabilidad, tal circunstancia en la Decisin Inicial para Contratar. La Gerencia de Administracin y Finanzas aprobar y divulgar un manual para la elaboracin de Solicitudes de Pedido donde se contemplen, adems de estos lineamientos, otras disposiciones que dicte la Administracin en esta materia. (Artculos del RLCA relacionados: 8, 126 y 148) Artculo 10. Inicio del Proceso de Contratacin

El inicio del proceso de contratacin lo constituir la Solicitud de Pedido, la cual debe satisfacer los requisitos establecidos en este Reglamento y las disposiciones internas, y la Decisin Inicial para Contratar, la que debe ser suscrita por los mismos funcionarios que aprobaron la solicitud de pedido, una vez que sta haya sido liberada en el SAE. Constatado lo anterior, la Direccin de Suministros proceder de conformidad con lo establecido en el artculo 10 del RLCA.

Artculo 11. Fragmentacin

16

El titular subordinado de la unidad gestionante ser el responsable de planificar sus necesidades administrativas concretas, para garantizar que con los recursos presupuestarios disponibles dentro de un mismo perodo, se inicien los procesos de contratacin que integren en una misma solicitud objetos similares, a efecto de no incurrir en fragmentacin, con las excepciones que establece el artculo 13 del RLCA. Cuando concurran requerimientos de igual o similar naturaleza, le corresponder a la Direccin de Suministros consolidar los pedidos de artculos de las diferentes unidades gestionantes que puedan representar economas de escala o se puedan agrupar en objetos iguales o similares. Para ello determinar, en coordinacin con dichas dependencias, cul de ellas fungir como titular subordinado encargado de la fiscalizacin de la ejecucin contractual. A efecto de evitar el fraccionamiento de las necesidades previsibles, se deber considerar lo establecido en el artculo 7 de este Reglamento, sobre la planificacin de las compras.

Artculo 12. Expediente administrativo La Solicitud de Pedido y la Decisin Inicial para Contratar y sus anexos darn inicio al expediente administrativo de la respectiva contratacin, cuya conformacin, actualizacin, custodia y numeracin consecutiva ser responsabilidad de la Direccin de Suministros, segn los lineamientos definidos en el artculo 11 del RLCA. Una vez que se inicia la relacin contractual, dicho expediente estar constituido por dos partes: la relacionada con los aspectos administrativos contractuales y la que contiene los aspectos propios de la ejecucin contractual. El Organo Fiscalizador para el caso de los contratos de obra pblica y mantenimiento de instalaciones, o el titular subordinado de la unidad gestionante para los dems objetos contractuales, tendrn la exclusiva responsabilidad de conformar esta ltima parte y mantener bajo su custodia y debidamente foliada, la documentacin correspondiente. Para la conformacin del expediente se podrn utilizar archivos magnticos sustitutos, garantizando, ya sea en este medio o el escrito, la integridad de la informacin. En las contrataciones de obra, a partir de la finalizacin de la ingeniera bsica, toda la informacin sea documental o electrnica ser de acceso restringido a lo interno y externo de RECOPE, y nicamente tendrn acceso a ella quienes, en razn de sus funciones, participan en el proceso de contratacin. La informacin ser pblica una vez publicado el cartel.

17

Seccin Segunda Procedimientos ordinarios de concurso Artculo 13. Invitacin a Audiencia Las unidades gestionantes de previo a elaborar el cartel definitivo de los procesos licitatorios, a travs de las Gerencias de Area respectivas, podrn requerir a la Direccin de Suministros la celebracin de una audiencia con oferentes potenciales con el fin de recibir observaciones al mismo. La Direccin de Suministros realizar la invitacin pblica y la Direccin de Area levantar un acta de la audiencia en la cual consignar al menos, la asistencia, lo actuado y las sugerencias recibidas, y ser firmada por los asistentes que a bien lo tengan. Por parte de la Administracin participarn en esta actividad el Director de Area o su representante, los tcnicos involucrados, un abogado designado por la Direccin Jurdica y un funcionario de la Direccin de Suministros. El acta, as como las manifestaciones que formulen por escrito los interesados, debern ser remitidos a la Direccin de Suministros como parte de la documentacin que conforma la solicitud de inicio del procedimiento. (Artculo del RLCA relacionado: 53)

Artculo 14. Criterios de evaluacin La unidad gestionante, para los procedimientos de contratacin que corresponda, indicar en la Solicitud de Pedido los criterios que se considerarn para la calificacin tcnica de las ofertas, con sus respectivos parmetros, rangos, escalas de evaluacin, y la ponderacin de cada uno de los factores; as como la calificacin mnima que debe obtenerse para ser tcnicamente elegible. Podr incluirse otros factores de calificacin distintos al precio, en el tanto impliquen una ventaja comparativa para la seleccin de la oferta ms conveniente, lo cual deber motivarse en la Solicitud de Pedido. Dentro de stos podrn incluirse aspectos tales como: experiencia, calidad, tiempo de entrega, garantas ofrecidas y otras condiciones propias de la naturaleza de la contratacin. Igualmente, podr incorporarse el precio, el cual deber tener el mayor puntaje de los criterios de evaluacin definidos. De determinarse ste como nico factor de seleccin, as deber consignarse en la Solicitud de Pedido. (Artculos del RLCA relacionados: 52, 55 y 56 y 42 LCA)

Artculo 15. Cartel

18

El cartel contendr las condiciones generales de la contratacin y las especificaciones tcnicas, de conformidad con lo indicado en el artculo 51 del RLCA. El contenido del cartel establecer como mnimo los requisitos indicados en el artculo 52 del citado reglamento. A instancia de la Direccin de Suministros, la Presidencia aprobar los formatos de cartel que se establezcan para los procedimiento s ordinario s de contratacin, segn sea la naturaleza del objeto contractual.

Artculo 16. Invitacin a participar, Plazo para Recepcin de Ofertas y Visita al Sitio La Direccin de Suministros dar divulgacin al cartel de acuerdo con lo establecido en los artculos 93 y 98 del RLCA, segn el procedimiento ordinario que se trate. El plazo mnimo para recepcin de ofertas para las licitaciones pblicas ser de veinticinco ( 25) das hbiles, y para las licitaciones abreviadas, diez (10) das hbiles. Tratndose de licitaciones abreviadas, y en casos muy calificados, la Unidad Gestionante a travs de la Solicitud de Pedido podr establecer hasta diez (10) das hbiles adicionales al plazo mximo previsto para este procedimiento, segn lo establecido en el artculo 45 de la LCA, debiendo dejar constancia de las razones que lo justifican. El Gerente de Area definir el plazo para la recepcin de ofertas de los procesos licitatorios, y el Gerente General o el Presidente, en el caso de sus respectivas dependencias adscritas. La Presidencia, o en su ausencia, la Gerencia General, definir el plazo para la recepcin de ofertas en las contrataciones cuya adjudicacin sea competencia de la Junta Directiva. En caso que se hayan previsto en el cartel visitas al sitio, la fecha para la primera visita se determinar con al menos dos (2) das hbiles de antelacin al vencimiento del plazo para efectuar aclaraciones y objeciones al cartel. El funcionario designado por el titular subordinado de la unidad solicitante preparar el acta por cada visita, en la que los posibles oferentes podrn manifestar los comentarios que consideren convenientes, los cuales sern valorados por RECOPE; su respuesta ser canalizada a travs de la Direccin de Suministros. Dicha acta deber ser firmada por los representantes de cada empresa asistente y los tcnicos de RECOPE involucrados en el proyecto, y ser remitida al expediente administrativo. (Artculos del RLCA relacionados: 59, 93, 94, 98 y 99)

19

Artculo 17. Modificaciones, aclaraciones y prrrogas Las modificaciones a las condiciones y especificaciones del cartel, sern divulgadas por los mismos medios utilizados para cursar la invitacin, con al menos tres (3) das hbiles de anticipacin al vencimiento del plazo para recibir ofertas, siempre que estas modificaciones no cambien el objeto de la contratacin ni constituyan una variacin fundamental en la concepcin original del negocio. Cuando se sustituya o ample el objeto o se introduzca una alteracin importante en su concepcin original, se ampliarn los plazos para la recepcin de ofertas, como mximo, en el cincuenta por ciento del plazo mnimo que corresponda de acuerdo con el procedimiento ordinario que se trate. Para el caso de las licitaciones pblicas dicho plazo corresponde a ocho (8) das hbiles, y para las licitaciones abreviadas tres (3) das hbiles. Las solicitudes de modificacin debern contar con la aprobacin del nivel de competencia que orden el inicio del procedimiento de contratacin, segn lo establecido en el artculo 6 de este Reglamento. Cuando se trate de aclaraciones a solicitud de parte, y hayan sido recibidas dentro del primer tercio del plazo para presentar ofertas, el titular subordinado dispondr de tres (3) das hbiles para atenderlas y comunicarlas a la Direccin de Suministros, quien las incorporar de inmediato al expediente administrativo y les dar una adecuada difusin, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes. El Gerente de Area resolver las solicitudes de prrroga de los procesos licitatorios, y el Gerente General o el Presidente, en el caso de sus respectivas dependencias adscritas. nicamente se aceptarn para su trmite las solicitudes que se reciban con una antelacin mnima de seis ( 6) das hbiles a la fecha de apertura, siempre y cuando no se supere la cantidad de publicaciones establecidas en el artculo 60 del RLCA. Las solicitudes que no satisfagan esta condicin sern rechazadas por la Direccin de Suministros, instancia que informar al Gerente de Area, Gerente General o Presidente, segn corresponda. Las prrrogas al plazo para recibir ofertas deben ser comunicadas por un medio idneo, a ms tardar el da anterior al que previamente se hubiere sealado como lmite para la presentacin de aquellas. (Artculos del RLCA relacionados: 60, 94 y 99)

Artculo 18. Recepcin y Apertura de Ofertas Las ofertas debern presentarse en el lugar que as se indique en el cartel en
20

sobre cerrado, en el que se consigne como mnimo el nmero y nombre del concurso para el cual se est ofertando, as como el nombre o razn social de la persona fsica o jurdica que presenta la propuesta. Deber ser acompaada de los dems documentos y atestados solicitados por el cartel, a ms tardar a la hora y fecha sealada para la apertura de las ofertas. Cuando as se hubiere autorizado en el cartel, las ofertas presentadas por facsmil o cualquier medio de transmisin electrnica de datos, debern ser ratificadas por medio de la presentacin de las ofertas originales dentro de los cinco (5) das hbiles posteriores al acto de apertura. En ningn caso se admitirn ofertas u otros documentos que modifiquen las condiciones de la propuesta, despus de vencido el tiempo sealado por el cartel para la presentacin de las ofertas. Vencido ese plazo, se proceder de inmediato al acto pblico de apertura de las ofertas. Se levantar un acta a cargo de la Direccin de Suministros, con la presencia y direccin del funcionario designado para tal efecto. Los oferentes o sus representantes podrn intervenir en el acto y hacer observaciones generales, reservando sus solicitudes concretas para el momento establecido en el procedimiento. Se harn constar en el acta los siguientes extremos: 18.1 18.2 18.3 Fecha y hora en que se inicia el acto de apertura. Nmero y objeto del concurso. Nombre o razn social de los oferentes, indicando nmero de la cdula o documento de identidad o cdula de persona jurdica. Indicacin del monto total de la cotizacin y el plazo de entrega. Nmero de copias de la oferta. Observaciones de los interesados, una vez ledas todas las ofertas. Todo otro dato que considere oportuno incluir el funcionario director del acto. Hora en que se termina la diligencia. Firmas de todos los presentes que quisieran hacerlo al pie del acta. Aquellos que hubiesen hecho observaciones debern firmar el acta.

18.4 18.5 18.6 18.7

18.8 18.9

El acta constituir prueba fiel de lo acontecido en el acto de apertura y podr confeccionarse por medios electrnicos, en cuyo caso deber garantizarse el
21

ordenamiento consecutivo. (Artculo del RLCA relacionado: 78)

Artculo 19. Subsanaciones a las Ofertas RECOPE solicitar por escrito a los oferentes por medio de la Direccin de Suministros, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al acto de apertura, que corrijan errores o suplan informacin sobre aspectos subsanables o insustanciales, siempre y cuando con ello no se conceda una ventaja indebida en relacin con los dems oferentes, de conformidad con lo que establece el artculo 42 inciso j) de la LCA, concordante con el artculo 81 del RLCA. Dichas subsanaciones debern presentarse por escrito dentro de un plazo mximo de cinco (5) das hbiles a partir del da hbil siguiente de la solicitud y constituirn parte integrante de la oferta. De no atenderse la solicitud de subsanar dentro del plazo establecido, se proceder segn lo que dispone el artculo 82 del RLCA. Las ventajas, mejoras y descuentos sometidos por los interesados con posterioridad a la apertura, obligarn a quien las formule, pero no sern tomados en cuenta en la comparacin o ponderacin de las propuestas, por tanto slo surtirn efecto una vez firme la adjudicacin. (Artculos del RLCA relacionados: 28, 28 BIS, 79, 80, 81 y 82) Artculo 20. Plazo para adjudicar Para dictar el acto final la Administracin dispondr del doble del plazo conferido para la presentacin de ofertas, incluyendo en ese clculo todas las prrrogas que se hayan otorgado, de conformidad con lo establecido en el artculo 87 del RLCA; no obstante, en el cartel se podr disponer un plazo mximo para adjudicar. Para las licitaciones, el titular de la Direccin de Suministros, a solicitud del Gerente de Area, Gerente General o Presidente, segn corresponda, podr prorrogar el plazo para adjudicar por una sola vez y por un perodo igual al otorgado para la presentacin de ofertas, incluyendo las prrrogas conferidas, mediante acuerdo en el que se acrediten las razones de inters pblico, el cual deber constar en el expediente respectivo. En tal caso, la Direccin de Suministros comunicar a los oferentes dicha prrroga, a efectos de que amplen la vigencia de sus ofertas y garantas de participacin. Vencido el plazo sin haberse dictado el acto de adjudicacin, los oferentes tendrn derecho a dejar sin efecto su propuesta, as como a que se les devuelva la garanta de participacin, sin que les resulte aplicable sancin alguna. No obstante lo anterior, de darse el acto fuera del plazo legal, de previo deber consultarse a los oferentes su inters de continuar en el negocio.
22

Los funcionarios responsables del no dictado oportuno del acto de adjudicacin, estarn sujetos a las sanciones previstas en los artculos 96 y 96 bis de la LCA, por incumplimiento general de plazos legales. (Artculos del RLCA relacionados: 87, 95 y 100)

Artculo 21. Estudio y valoracin de ofertas El estudio tcnico y legal de las ofertas se har en forma simultnea por parte de la Administracin, para lo cual se dispondr de una proporcin del 55% y 60% del plazo de adjudicacin, en las licitaciones pblicas y las licitaciones abreviadas respectivamente. La Direccin de Suministros brindar a la mayor brevedad posible la informacin a las dependencias de la Empresa encargadas de formular ambos estudios. 21.1 Informe legal: Corresponder a la Direccin Jurdica de la Empresa efectuar el anlisis de los aspectos formales y jurdicos de las ofertas. Dentro del primer tercio del plazo dispuesto para este anlisis, y de resultar procedente, deber rendir un estudio preliminar en el cual se consignen los aspectos a subsanar, as como las ofertas que presentan defectos que las tornen manifiestamente improcedentes, generando su inadmisibilidad al concurso. El estudio final, deber rendirse dentro del plazo mximo establecido, segn sea el procedimiento de contratacin que se trate, y el mismo consignar en forma detallada cada uno de los incumplimientos que presenten las propuestas, y cules las hacen inaceptables, as como las que califican para ser admitidas. En caso que en la oferta se aporte documentacin legal que acredite la existencia y personera de la sociedad, en el informe legal deber indicarse si la misma es satisfactoria de conformidad con los requerimientos que el cartel dispone. Informe tcnico: Deber ser elaborado por personal especializado de la unidad gestionante. Dentro del primer tercio del plazo dispuesto para este anlisis, y de resultar procedente, deber rendir un estudio preliminar en el cual se consignen los aspectos a subsanar. El estudio tcnico final deber rendirse dentro del plazo mximo establecido, segn sea el procedimiento de contratacin que se trate, y contendr al menos la informacin que se detalla a continuacin; este informe deber excluir las ofertas que fueron declaradas inadmisibles en el estudio legal preliminar. 21.2.1 Descripcin de las ofertas recibidas, sealando al menos el monto cotizado, el plazo de entrega y las garantas ofrecidas. 21.2.2 Anlisis del cumplimiento de los criterios de aceptabilidad, cuando se hayan definido y las especificaciones tcnicas de las ofertas, as como la determinacin clara de cualquier incumplimiento en
23

21.2

aspectos formales o de otra ndole que incidan en la valoracin tcnica; en caso que alguna de las ofertas se aparte de los criterios y/o especificaciones definidos, deber indicar expresamente las razones por las cuales se torna inaceptable desde la perspectiva tcnica. Para tal efecto se confeccionar un cuadro comparativo de anlisis de las ofertas segn su ajuste a los criterios y/o especificaciones del cartel y sus caractersticas ms importantes. Para el caso de las ofertas descalificadas, debern detallarse claramente sus incumplimientos. 21.2.3 En caso que as se haya previsto en el cartel, anlisis y resultados de los criterios de evaluacin, nicamente para aquellas ofertas que resulten elegibles y cumplientes de los criterios de aceptabilidad y/o especificaciones tcnicas, con la justificacin correspondiente de la calificacin obtenida en cada criterio. En caso de haberse previsto en el cartel o trminos de referencia, deber realizarse por lnea o grupo de lneas. 21.2.4 Las ofertas que hayan cumplido con los puntos 21.2.2 y 21.2.3 son susceptibles de adjudicar. Para estas ofertas, deber establecerse el orden de calificacin tcnica, la conveniencia econmica, as como la recomendacin tcnica de la oferta que resulte de mayor conveniencia para la Administracin. Cuando la diferencia entre el monto recomendado y el costo estimado de RECOPE se encuentre fuera del margen superior del diez por ciento (10%), deber realizarse la justificacin de dicha desviacin, as como un anlisis sobre la razonabilidad del precio cotizado De cotizarse un precio inferior al monto estimado, y si la necesidad as lo justifica, se podr adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios. En lo relativo al precio deber atenderse lo dispuesto en el Captulo IV, Seccin Primera del RLCA. Para el caso especifico de los contratos de obra pblica y la aplicacin de la clusula de reajuste de precios deber indicarse dentro del estudio tcnico el desglose porcentual de presupuesto de administracin y direccin para cada una de las ofertas recomendadas. 21.2.5 En contrataciones cuyo nivel de competencia para adjudicar corresponde a la Gerencia de rea, el estudio tcnico debe estar aprobado por el jefe de Direccin respectivo. Si la adjudicacin del concurso es competencia de la Gerencia General, Presidencia o de la Junta Directiva, debe estar aprobado, adems del Director, por el Gerente de rea. Para las dependencias adscritas a la Gerencia General o Presidencia, el estudio tcnico debe estar aprobado por el Gerente General o por el Presidente, segn corresponda. La aprobacin indicada avala que el estudio tcnico fue realizado por el o los funcionarios competentes en la materia que se trata as como la recomendacin tcnica de la oferta que resulte de mayor
24

conveniencia para la Administracin. 21.2.6 Si producto del anlisis de las ofertas la instancia tcnica recomienda la declaratoria de desierto del concurso, deber acreditar los motivos de inters pblico que median para tal decisin; o bien, la inconveniencia que presenten las ofertas recibidas para el caso de declaratoria de infructuosa. Por no estar previsto en materia de contratacin administrativa y por tratarse de actos preparatorios, no cabe en el transcurso del proceso de anlisis y adjudicacin ningn tipo de accin recursiva, hasta tanto la Administracin dicte el acto final del concurso; en razn de lo anterior los escritos que sean enviados por los oferentes sobre observaciones o cuestionamientos a los estudios tcnicos, jurdicos y al informe de adjudicacin, independientemente de cmo sean denominados, sern remitidos a la Unidad Tcnica o a la Direccin Jurdica segn corresponda, y se incorporarn en el expediente administrativo. Ser discrecin de la Administracin considerar dichos escritos as como proceder a referirse a los mismos, en cuyo caso las respuestas sern incorporadas en el expediente administrativo, donde estarn a disposicin de los interesados.

(Artculos del RLCA relacionados: 83 y 84)

Artculo 22. Informe de contratacin La Direccin de Suministros dispondr de una proporcin del 25% y 30% del plazo de adjudicacin, en las licitaciones pblicas y las licitaciones abreviadas respectivamente, para elaborar y remitir un informe final de la contratacin a la instancia competente, el cual contendr como mnimo lo siguiente: 22.1 Un resumen del objeto de la contratacin y enumeracin de las ofertas recibidas a concurso, indicando los nombres de los oferentes o de sus apoderados y representantes. Una sntesis del estudio legal y del estudio tcnico. Recomendacin de aquella o aquellas ofertas que resultan ms ventajosas para los intereses de RECOPE, o bien, de la declaratoria de desierta o infructuosa, con las justificaciones debidas. Cualquier otro aspecto que se considere relevante respecto de los antecedentes de la contratacin y la evaluacin de las ofertas. Indicacin expresa del vencimiento del perodo de adjudicacin. de la disponibilidad presupuestaria
25

22.2 22.3

22.4

22.5

22.6. Certificacin

sobre el monto

recomendado. La recomendacin de adjudicacin recaer sobre la oferta de mayor conveniencia para RECOPE, la cual ser aquella legal y tcnicamente aceptable, que supere la nota mnima de calificacin establecida y que adems, sea la de menor costo. En caso contrario, se aplicar el mecanismo de seleccin que se establezca en el cartel. El plazo del que dispone la Direccin de Suministros para rendir el informe de contratacin comenzar a regir a partir del recibo de conformidad de los estudios tcnico y legal finales, segn los requisitos definidos en el artculo 21 de este Reglamento y dems disposiciones establecidas por la Gerencia de Administracin y Finanzas.

Artculo 23. Adjudicacin El nivel de competencia dispondr de una proporcin del 20% y 10% del plazo de adjudicacin, en las licitaciones pblicas y las licitaciones abreviadas respectivamente, para dictar el acto de adjudicacin. Se adjudicar la mejor oferta u ofertas vlidas por acuerdo o acto razonado con fundamento en el expediente administrativo de la respectiva contratacin, y cuando resulte ms conveniente a los intereses de RECOPE, podr la instancia competente declarar desierto o infructuoso el concurso. Para aquellos procedimientos de contratacin de servicios continuados en los que se hayan previsto prrrogas en la ejecucin contractual, se considerar, a efectos de determinar el nivel de competencia, nicamente el monto a adjudicar. En caso que en un procedimiento concursal no se recibiesen ofertas o fuere declarado desierto o infructuoso por ser todas las ofertas inelegibles o inconvenientes para RECOPE, el rgano competente podr autorizar la adquisicin del objeto requerido mediante el procedimiento ordinario sealado por el artculo 30 de la LCA. El rgano competente de dictar la resolucin, ser el encargado de realizar las gestiones necesarias para que el acuerdo razonado se reciba directamente en la Direccin de Suministros, a ms tardar el da hbil siguiente a su dictado. Tratndose de acuerdos de Junta Directiva este plazo regir a partir del acuerdo en firme. Cuando se anule el acto de adjudicacin y se tenga que readjudicar o declarar desierto o infructuoso el concurso, el nuevo acto se dictar dentro de un plazo de un mes, contado a partir del da siguiente a la fecha de la notificacin de la resolucin respectiva, plazo que podr ser prorrogado por el nivel de competencia, nicamente para las licitaciones pblicas, por un mes adicional, en los casos debidamente justificados mediante resolucin motivada que deber constar en el
26

expediente. La Presidencia estar facultada para prorrogar los plazos de las contrataciones que corresponde adjudicar a la Junta Directiva. (Artculos del RLCA relacionados: 95 y 100)

Artculo 24. Comunicacin La Direccin de Suministros ser la encargada de comunicar los actos de adjudicacin o resoluciones dentro de los plazos previstos en el artculo 88 del RLCA, por los mismos medios utilizados para invitar a participar. En las licitaciones pblicas la comunicacin ser a travs del Diario Oficial La Gaceta; una vez que se publique, adicionalmente se comunicar por los medios electrnicos previstos en el cartel. Dicha disposicin aplicar igualmente para el caso de licitaciones abreviadas cuya invitacin se haya publicado a travs de ese mismo medio. Para las licitaciones abreviadas cuya invitacin no haya sido publicada a travs del Diario Oficial, debern enviarse al lugar o medio electrnico expresamente indicado por las partes o interesados en su oferta, y en caso de haberse omitido, se acudir a la informacin contenida en el registro de proveedores. A falta de esa indicacin de un lugar para notificar e imposibilidad material para ello, el acto o resolucin se tendr por notificado automticamente veinticuatro (24) horas despus de confirmada la ltima notificacin a los oferentes, considerando supletoriamente lo indicado al respecto por la Ley N 7637 Ley de Notificaciones, Citaciones y otras comunicaciones oficiales y sus reformas, que establece la renuncia a cualquier reclamacin posterior. La comunicacin se comprobar con la copia de recibido o la boleta de envo que emita el medio electrnico utilizado para tal fin, de lo cual se dejar constancia en el respectivo expediente. Cuando difieran las fechas de la comunicacin de adjudicacin, deber considerarse para efectos de la firmeza, la fecha de la ltima confirmacin de notificacin. (Artculos del RLCA relacionados: 88, 93 y 100)

Seccin Tercera Trmites de Excepcin Artculo 25. Trmites de excepcin Conforme el Captulo Noveno del RLCA estn exceptuados de los procedimientos ordinarios de contratacin aquellas actividades que por su naturaleza y
27

circunstancias concurrentes no sean susceptibles de tales procedimientos. Las excepciones se aplicarn en las siguientes situaciones: 25.1 La actividad contractual ordinaria. Este Reglamento regular el marco normativo bajo el cual se regirn estos procedimientos. Los acuerdos celebrados con sujetos de Derecho Internacional Pblico, incluyendo otros Estados. La actividad contractual desarrollada entre sujetos de Derecho Pblico, bien sea a travs de contratos y/o convenios. La actividad de contratacin que, por su naturaleza o las circunstancias concurrentes, no se pueda o no convenga someterla a concurso pblico, entre las que se pueden citar: 25.4.1 25.4.2 25.4.3 25.4.4 25.4.5 25.4.6 25.4.7 25.4.8 25.4.9 Oferente nico Bienes o servicios artsticos o intelectuales Medios de comunicacin social Suscripciones y compra de material bibliogrfico Servicios de capacitacin Atencin urgente de gestiones judiciales Reparaciones indeterminadas Objetos que requieren seguridades calificadas Inters manifiesto de colaborar con la Administracin

25.2

25.3

25.4

25.4.10 Arrendamiento o compra de bienes nicos 25.4.11 Situaciones imprevisibles 25.4.12 Arrendamiento de vehculos de los funcionarios 25.4.13 Servicios de Arbitraje o Conciliacin 25.4.14 Combustible 25.4.15 Patrocinios 25.4.16 Asesora a Auditoras Internas
28

25.5 25.6

Procedimientos de urgencia Contrataciones con Fondos de Caja Chica que se rigen por su propio reglamento. Bienes o servicios a contratarse en el extranjero Exclusin por instrumentos internacionales Contrataciones por escasa cuanta

25.7 25.8 25.9

25.10 Contrataciones autorizadas por la Contralora General de la Repblica 25.10.1 Las contrataciones de gran complejidad o carcter especializado. 25.10.2 En caso de normalizacin o compatibilidad de equipo tecnolgico ya adquirido. 25.10.3 Que sea la nica forma de alcanzar la debida satisfaccin del inters general o de evitar daos o lesiones a los intereses pblicos. 25.11 La venta de bienes o servicios distintos a la actividad ordinaria por parte de RECOPE. El procedimiento a seguir deber ser definido por la unidad gestionante y aprobado por la Gerencia General o la Presidencia. nicamente las excepciones configuradas en los puntos 25.4.1, 25.4.2, 25.4.3, 25.4.7, 25.4.8, 25.4.9, 25.4.10, 25.5, 25.9 y 25.10 sern tramitadas a travs de la Direccin de Suministros, para lo cual se debern cumplir los requisitos previos sealados por el artculo 9 del presente Reglamento. Las dems excepciones sern tramitadas mediante los procedimientos y mecanismos de pago que defina la Administracin. La determinacin de los supuestos de excepcin de los procedimientos ordinarios tramitados por la Direccin de Suministros ser responsabilidad exclusiva de la unidad gestionante, y deber contar con la aprobacin del Gerente de Area o del Gerente General o Presidente, para sus respectivas dependencias adscritas, segn corresponda. En todo caso, deber dictarse una resolucin debidamente motivada y se dejar constancia expresa en el expediente que al efecto se levante de todas las actuaciones que se realicen. En estos supuestos debern respetarse los principios generales que informan la contratacin administrativa, seleccionando la oferta ms conveniente para RECOPE y para la satisfaccin del inters pblico. Las excepciones establecidas en los incisos 25.4.10, 25.5 y 25.10 debern contar de previo con la autorizacin de la Contralora General de la Repblica. En estos casos la solicitud ser suscrita por la Direccin de Suministros, con la aprobacin
29

de la Presidencia, Gerente General o Gerentes de Area, segn corresponda de acuerdo con la cuanta de la contratacin. Deber cumplir adems con los requisitos establecidos en el artculo 139 del RLCA. Para las contrataciones enunciadas en este artculo el contratista deber reunir los requisitos de idoneidad legal, tcnica y financiera para celebrar el respectivo contrato.

Seccin Cuarta Contratacin por Escasa Cuanta

Artculo 26. Invitacin a cotizar Se cursar invitacin por lo menos a tres potenciales oferentes inscritos en el registro de proveedores y se estudiarn todas las ofertas presentadas, independientemente si provienen de oferentes que han sido invitados, se encuentren inscritos o no. Si el nmero de proveedores inscritos es menor a tres, se podr invitar a otros que no lo estn. Las invitaciones sern enviadas por los medios electrnicos que disponga la Administracin. La invitacin a cotizar indicar al menos la siguiente informacin: 26.1 26.2 26.3 26.4 El da y hora lmite de la recepcin de las ofertas. Los medios posibles para su presentacin. Requisitos de la oferta. La descripcin de la naturaleza y cantidad de los bienes, servicios u obras objeto de la contratacin, incluyendo especificaciones tcnicas, diseos e instrucciones correspondientes. La necesidad de presentar manuales, informacin tcnica o muestras, necesarios para el anlisis de las ofertas.

26.5

La Direccin de Suministros aprobar los trminos de referencia que contienen los aspectos formales que deben ser atendidos por parte de los oferentes, segn sea la naturaleza del objeto contractual. (Artculo del RLCA relacionado: 136)

Artculo 27. Requisitos de la oferta La oferta deber contener al menos los siguientes requisitos:
30

27.1

Nombre y apellidos de la persona fsica o razn social de la persona jurdica. En caso que el firmante de la oferta no sea el representante legal, deber aportarse un poder especial que lo faculte para tal acto, autenticado por abogado u otorgado ante Notario Pblico. Nmero del documento de identidad o cdula jurdica, segn corresponda. Redactada en idioma espaol. Las unidades y medidas debern expresarse en el Sistema Internacional de Unidades, basado en el sistema mtrico decimal. Declaracin jurada de no encontrarse sujeto a ninguna de las causales de prohibicin de contratar con la Administracin, establecidos en los artculos 22 y 22 bis de la LCA. Indicacin del precio unitario y total del requerimiento. Plazo de vigencia de la oferta; el perodo mnimo de vigencia ser de veinticinco (25) das hbiles. Forma de pago; se acudir a lo establecido en los trminos de referencia. Tiempo de entrega y el lugar en que la prestacin se har efectiva.

27.2 27.3 27.4

27.5

27.6 27.7

27.8 27.9

(Artculo del RLCA relacionado: 136)

Artculo 28. Recepcin y apertura de ofertas El plazo mximo para la recepcin de ofertas ser de cinco (5) das hbiles contados a partir del da de la invitacin correspondiente. El da establecido para la recepcin se levantar un acta a cargo de la Direccin de Suministros, en la que se consignarn las ofertas recibidas y en lo que resulte aplicable, los aspectos definidos en el artculo 18 de este Reglamento. La oferta podr ser enviada en sobre cerrado, por facsmile o cualquier otro medio electrnico de transferencia de datos, o bien ser entregada personalmente, en los nmeros o lugar que para tal efecto se disponga en los trminos de referencia, a ms tardar a la hora y fecha sealadas para la apertura de ofertas. (Artculo del RLCA relacionado: 136)

31

Artculo 28 bis. Subsanaciones a las Ofertas RECOPE solicitar por escrito a los oferentes por medio de la Direccin de Suministros, que corrijan errores o suplan informacin sobre aspectos subsanables o insustanciales, siempre y cuando con ello no se conceda una ventaja indebida en relacin con los dems oferentes. Dichas subsanaciones debern presentarse por escrito dentro de un plazo mximo de dos (2) das hbiles a partir del da hbil siguiente de la solicitud y constituirn parte integrante de la oferta. En casos excepcionales, la Jefatura del Departamento de Contratacin de Bienes y Servicios podr otorgar un plazo de hasta cinco (5) das hbiles para atender la subsanacin. Las ventajas, mejoras y descuentos sometidos por los interesados con posterioridad a la apertura, obligarn a quien las formule, pero no sern tomados en cuenta en la comparacin o ponderacin de las propuestas, por tanto slo surtirn efecto una vez firme la adjudicacin. (Artculos del RLCA relacionados: 28, 28 BIS, 79, 80, 81 y 82)

Artculo 29. Estudio tcnico de las ofertas Deber ser elaborado por personal especializado de la unidad gestionante y aprobado por el titular subordinado, y contendr al menos la siguiente informacin: 29.1 29.2 Descripcin de las ofertas recibidas. Anlisis del cumplimiento de las especificaciones tcnicas de las ofertas as como determinacin de cualquier incumplimiento en aspectos formales o de otra ndole que incidan en la valoracin tcnica; en caso que alguna de las ofertas se aparte de las especificaciones definidas, deber indicar expresamente las razones por las cuales se torna inaceptable desde la perspectiva tcnica. Para tal efecto se confeccionar un cuadro comparativo de anlisis de las ofertas segn su ajuste a las especificaciones del cartel y sus caractersticas ms importantes. Determinadas las ofertas cumplientes, proceder a analizar el precio ofertado de conformidad con las disposiciones dadas en el Captulo IV, Seccin Primera del RLCA. Para las ofertas susceptibles de adjudicar, se establecer aquella aquellas que resulten ms convenientes econmicamente, con la justificacin de la desviacin respecto al monto estimado, cuando esta diferencia sea superior al diez por ciento (10%). De cotizarse un precio inferior al monto estimado, y si la necesidad as lo justifica, se podr adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios.
32

29.3

29.4

Para la confeccin y remisin de este estudio tcnico se dispondr de un plazo mximo de cinco (5) das hbiles contados a partir de la fecha de apertura de ofertas. Por no estar previsto en materia de contratacin administrativa y por tratarse de actos preparatorios, no cabe en el transcurso del proceso de anlisis y adjudicacin ningn tipo de accin recursiva, hasta tanto la Administracin dicte el acto final del concurso; en razn de lo anterior los escritos que sean enviados por los oferentes sobre observaciones o cuestionamientos a los estudios tcnicos, jurdicos y al informe de adjudicacin, independientemente de cmo sean denominados, sern remitidos a la Unidad Tcnica o a la Direccin Jurdica segn corresponda, y se incorporarn en el expediente administrativo. Ser discrecin de la Administracin considerar dichos escritos as como proceder a referirse a los mismos, en cuyo caso las respuestas sern incorporadas en el expediente administrativo, donde estarn a disposicin de los interesados. (Artculo del RLCA relacionado: 83)

Artculo 30. Adjudicacin La adjudicacin recaer sobre la o las ofertas cumplientes con los aspectos formales y tcnicos establecidos en la invitacin a cotizar, y resulte ser la de mejor conveniencia econmica. Se motivar la adjudicacin con fundamento en el expediente administrativo, dejando constancia de ello en el Acta de Adjudicacin que confeccione la Direccin de Suministros y cuando resulte ms conveniente a los intereses de RECOPE, podr la instancia competente declarar desierto o infructuoso el concurso. El Acta de Adjudicacin contendr como mnimo la siguiente informacin: 30.1 30.2 30.3 30.4 Cantidad de invitaciones cursadas Ofertas recibidas Incumplimientos formales de las ofertas Resultados del estudio tcnico, con indicacin de los cumplimientos e incumplimientos de las ofertas recibidas. Para la o las ofertas recomendadas, justificacin de la desviacin del monto total recomendado con respecto al estimado, cuando esta diferencia supere el 10% establecido.

30.5

33

30.6 30.7

Indicacin de la o las ofertas adjudicadas y el monto respectivo. Acreditacin de que los firmantes de las ofertas adjudicadas se encuentran debidamente autorizados en el registro de proveedores. En caso de no estar inscritos, la acreditacin deber efectuarse dentro del plazo establecido en la comunicacin del acto de adjudicacin.

La Direccin de Suministros estar facultada para adecuar el estudio tcnico si se determinaran errores u omisiones sobre aspectos elementales tales como precio, garanta, tiempo de entrega, entre otros, en el tanto esto represente la seleccin de una oferta cumpliente tcnicamente y que mejor satisface el inters pblico. Dichos ajustes se consignarn en el Acta de Adjudicacin. Asimismo, estar facultada para dictar el acto de adjudicacin considerando las modificaciones pertinentes. La adjudicacin deber dictarse en un plazo mximo de diez (10) das hbiles, contados a partir del da de apertura de las ofertas. Este plazo podr ser prorrogado por el titular de la Direccin de Suministros o en su ausencia, por la jefatura del Departamento de Contratacin de Bienes y Servicios, o a quien el primero designe formalmente, en casos debidamente justificados. (Artculos del RLCA relacionados: 18 y 136)

Artculo 31. Comunicacin La Direccin de Suministros ser la encargada de comunicar los actos de adjudicacin o resoluciones a ms tardar el da hbil siguiente de adoptado el acto de adjudicacin, por los mismos medios utilizados para invitar a participar. Debern enviarse al lugar o medio electrnico expresamente indicado por las partes o interesados en su oferta, y en caso de haberse omitido, se acudir a la informacin contenida en el registro de proveedores. A falta de esa indicacin de un lugar para notificar e imposibilidad material para ello, el acto o resolucin se tendr por notificado automticamente veinticuatro (24) horas despus de confirmada la ltima notificacin, considerando supletoriamente lo indicado al respecto por la Ley N 7637 Ley de Notificaciones, Citaciones y otras comunicaciones oficiales y sus reformas, que establece la renuncia a cualquier reclamacin posterior. La comunicacin se comprobar con la copia de recibido o la boleta de envo que emita el medio electrnico utilizado para tal fin, de lo cual se dejar constancia en el respectivo expediente. Cuando difieran las fechas de la comunicacin de adjudicacin, deber considerarse para efectos de la firmeza, la fecha de la ltima confirmacin de notificacin.

34

En la comunicacin deber prevenirse, a el o los adjudicatarios no inscritos en el registro de proveedores, que deber (n) acreditar, a ms tardar dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a la firmeza del acto, los requisitos establecidos en el artculo 31 bis. El nivel de competencia estar facultado para prorrogar este plazo por un perodo igual, a solicitud del adjudicatario. De no atender el adjudicatario esta acreditacin, el nivel de competencia declarar insubsistente el acto de adjudicacin y de ser posible, se readjudicar a la segunda mejor opcin, o en su defecto, se declarar infructuoso el concurso. (Artculos del RLCA relacionados: 18 y 136)

Art. 31 bis Acreditacin de la existencia Los oferentes que resulten adjudicatarios y no se encuentren inscritos en el Registro de Proveedores, debern acreditar su existencia presentando la siguiente documentacin: 31.bis.1 Las personas fsicas: estado civil, profesin u oficio, nacionalidad, as como fotocopia del documento de identidad que lo acredita. Cuando el objeto contractual consista en la prestacin de servicios profesionales, fotocopia certificada notarialmente del ttulo donde se acredita su profesin. 31.bis.2 Las personas jurdicas: Certificacin notarial o registral de la existencia de la sociedad y de la personera jurdica del representante legal, y vigencia de ambas. Certificacin notarial indicando el monto del capital social, la cantidad y naturaleza de las cuotas o acciones que lo conforman, y la propiedad de las mismas con indicacin del nombre y apellidos de los propietarios de las cuotas o acciones. Cuando los propietarios de esas acciones sean a su vez personas jurdicas, se deber acreditar la propiedad de esas acciones en sus personas fsicas a efecto de comprobar los artculos 22 y 22 bis de la LCA. Tal certificacin deber ser emitida para las sociedades annimas con vista del libro o registro de accionistas y para otro tipo de sociedades, segn los libros que al respecto establezca el Cdigo de Comercio. Asimismo, si el monto del capital accionario, la naturaleza y la propiedad de las acciones del proveedor se encuentra en puestos de bolsa y en el momento de la presentacin de la documentacin sea imposible determinar quin tiene la titularidad de las acciones, el representante legal del interesado deber hacer mencin expresa de tal situacin, acreditando mediante documentacin idnea emitida por el puesto de bolsa, que dicha sociedad participa con sus acciones y capital en el puesto de bolsa indicado.
35

Las empresas extranjeras debern presentar documento legal idneo mediante el cual se acredite la existencia de la sociedad en el pas de origen. Toda la documentacin que se presente deber estar debidamente legalizada por los medios consulares respectivos.

A ms tardar al da hbil siguiente a la recepcin de la documentacin se trasladar la misma a la Direccin Jurdica, la cual contar con un plazo mximo de dos (2) das hbiles para determinar su procedencia.

CAPITULO TERCERO ASPECTOS ECONOMICOS Seccin Primera Garantas Artculo 32. Garanta de participacin En los procesos ordinarios de contratacin se exigir la rendicin de una garanta de participacin, cuyo porcentaje se definir en la Solicitud de Pedido, dentro del rango del uno por ciento (1%) al cinco por ciento (5%) del monto total cotizado. En caso de recibirse una garanta por parte de una PYMES, deber ser revisada de conformidad con lo establecido en el artculo 15 del Reglamento Especial para la Promocin de las PYMES en las compras de bienes y servicios de la Administracin, Decreto Ejecutivo N 33305-MEIC-H. (Artculos del RLCA relacionados: 37 y 38)

Artculo 33. Ejecucin de la garanta de participacin La garanta de participacin debe ser incondicional y ser ejecutada segn los supuestos previstos en el artculo 39 del RLCA. La Direccin de Suministros ordenar la ejecucin mediante acto motivado y dar audiencia previa al interesado por tres (3) das hbiles a fin de que exponga sus alegatos y pruebas de descargo. La Direccin Jurdica dispondr de un plazo de tres (3) das hbiles para realizar la valoracin correspondiente y determinar si procede o no la ejecucin, lo cual ser notificado por la Direccin de Suministros. El plazo total que se dispone para resolver ser de cinco (5) das hbiles.

Artculo 34. Garanta de cumplimiento En las licitaciones pblicas y abreviadas, el adjudicatario, una vez firme el acuerdo
36

de adjudicacin, rendir una garanta de cumplimiento por el monto y dentro del plazo mximo que al efecto se confiera. El monto de la garanta no ser inferior al cinco por ciento (5%) ni superior al diez por ciento (10%) del monto de la adjudicacin. En caso de omisin en el cartel o trminos de referencia, regir el porcentaje inferior. En ausencia de indicacin expresa en el cartel, el plazo mximo para rendir la garanta de cumplimiento ser de diez (10) das hbiles contados a partir de la adjudicacin en firme. La garanta de cumplimiento respaldar la correcta ejecucin del contrato, de conformidad con los lineamientos previstos en el cartel o trminos de referencia, la oferta, el acuerdo o acto de adjudicacin y el documento contractual suscrito entre las partes cuando as fuere exigido. (Artculo del RLCA relacionado: 40)

Artculo 35. Ejecucin de la garanta de cumplimiento De conformidad con el artculo 41 del RLCA, la Direccin de Suministros, a instancia propia o de la unidad gestionante, ordenar la ejecucin parcial o total de la garanta de cumplimiento rendida por el adjudicatario, cuando se presenten algunos de los causales que justifiquen tal decisin. De previo, se conferir al contratista una audiencia por cinco (5) das hbiles a fin de que presente los alegatos y pruebas de descargo correspondientes. En caso de considerarlo pertinente, la Direccin de Suministros consultar a la Direccin Jurdica o a la unidad gestionante a efectos de valorar los argumentos que motivan la ejecucin, los que dispondrn de un plazo mximo, para emitir la recomendacin final, de ocho (8) das hbiles. El plazo total que se dispone para resolver ser de diez (10) das hbiles.

Artculo 36. Formas de rendir las garantas Las garantas sern rendidas segn las formas que establece el artculo 42 del RLCA. En lo que respecta a las garantas rendidas mediante transferencias bancarias, a instancia de la Direccin de Suministros, el Departamento de Administracin de Tesorera a ms tardar al da hbil siguiente de la solicitud, verificar el crdito a la cuenta bancaria destinada para tal fin y lo comunicar a dicha dependencia. (Artculo del RLCA relacionado: 42)

37

Artculo 37. Devolucin y sustitucin de garantas Los plazos para la devolucin de las garantas sern: para las garantas de participacin, una vez rendida la garanta de cumplimiento por parte del adjudicatario, y para los dems concursantes, dentro de los ocho (8) das hbiles siguientes a la firmeza de la adjudicacin o el acto que declare desierto o infructuoso el concurso. Para la garanta de cumplimiento, dentro de los veinte (20) das hbiles posteriores a la aceptacin del objeto contratado a entera satisfaccin de RECOPE, y rendida a satisfaccin la garanta sobre calidad y correcto funcionamiento, si sta fue requerida. En el caso de los recursos de revocatoria o apelacin, la garanta de participacin que se encuentre vencida o haya cumplido el perodo establecido en el cartel, podr ser devuelta a solicitud formal del oferente, cuando ste ya no tenga inters en el resultado del proceso. Del mismo modo, en aquellos casos en que se haya descalificado una oferta, el interesado podr solicitar el retiro de la garanta en el momento en que se produzca esa circunstancia, para lo cual deber dirigir solicitud por escrito a la Direccin de Suministros, la que resolver en definitiva. Es competencia de la Direccin de Suministros autorizar o denegar la sustitucin de garantas ante solicitud previa y escrita del interesado, la cual, de considerarlo pertinente, realizar la consulta a la Direccin Jurdica. En todo caso, nicamente podr autorizarse la sustitucin cuando la garanta original no se desmejore. La eventual sustitucin de la garanta, no implica la subsanacin de defectos presentados por la fianza original. Las garantas colaterales depositadas por concepto de anticipo en los contratos de obra pblica, podrn ser devueltas parcialmente, conforme se cubra el monto de la garanta con la suma de las deducciones hechas. Lo anterior no implica que las vigencias de dichas garantas sean inferiores a las de cumplimiento. (Artculos del RLCA relacionados: 44 y 45) Seccin Segunda Precio y pago Artculo 38. Precio Los precios cotizados se regirn por lo dispuesto en el Captulo IV, Seccin Primera del RLCA. Debern ser ciertos y definitivos, no obstante, es posible presentar descuentos y mejoras, sin perjuicio de eventuales reajustes y revisiones. En el precio de la oferta se deber incorporar el desglose del monto y naturaleza de los impuestos, las tasas, sobretasas, aranceles de importacin y dems impuestos del mercado local que los afecte. En caso que no se presente este desglose, se presume que el monto total cotizado incluye los tributos correspondientes.
38

Aquellos materiales que sean cotizados en contratos de obra pblica como materiales de importacin y que posteriormente sean comprados en plaza, sern cancelados contra presentacin de la factura del proveedor nacional. El monto a cancelar no deber superar lo cotizado en moneda extranjera, y para efectos del pago, el tipo de cambio que se utilizar ser el de venta que reporte el Banco Central de Costa Rica para las operaciones del sector pblico no bancario, vigente a la fecha efectiva del suministro. Cuando los productos ofrecidos sean de importacin y el oferente sea una firma domiciliada fuera del territorio nacional, el cartel o trminos de referencia establecer los Incoterms que permitan determinar los elementos que componen el precio, por lo que ser obligatorio para todo oferente cotizar en la forma solicitada; en caso de omisin la Administracin proceder a descalificar la oferta.

Artculo 39. Forma de pago Los pagos a proveedores se harn contra la prestacin del servicio, recepcin de bienes o avance de la obra, a entera satisfaccin de RECOPE, exceptuando los casos previstos en el artculo 35 del RLCA. En contratos continuados de servicios, los pagos se harn mensualmente contra el avance en la prestacin de los mismos, recibidos a entera satisfaccin de RECOPE, o dentro del plazo establecido en el cartel o trminos de referencia. En las contrataciones de obra los pagos se harn contra avance y de manera mensual; si el perodo de ejecucin es por un plazo menor, se pagar al finalizar satisfactoriamente los trabajos. En los procedimientos ordinarios de contratacin de esta naturaleza, se podr establecer en el cartel que se concedern en forma excepcional anticipos durante la ejecucin de la obra, con el objeto de cubrir parte de los costos directos, cuyo porcentaje deber estar debidamente justificado en la solicitud de pedido Dicho anticipo en ningn momento podr ser superior al quince por ciento (15%) de los costos directos del monto total adjudicado excluyendo el componente importado cuando RECOPE tramite los pagos de ste; ni superior al treinta por ciento (30%) del monto total adjudicado cuando corresponda al contratista la gestin de pago del componente importado. Todo anticipo de pago, debe ser respaldado en su totalidad por el contratista con una garanta colateral e incondicional que deber cumplir con las formalidades y requisitos establecidos en el RLCA. De aprobarse un anticipo quedar obligado el inspector del contrato para deducir de cada uno de los pagos el porcentaje correspondiente al anticipo realizado. El funcionario que ejecute un pago en contravencin de estas disposiciones incurrir en responsabilidad laboral y patrimonial al igual que el funcionario que, careciendo de motivo, retenga un pago a un proveedor determinado.

39

(Artculos del RLCA relacionados: 32 a 35)

Artculo 40. Cesin de pago o derechos de cobro RECOPE aceptar en cualquier momento la cesin de pago que el contratista haga a favor de un tercero, siempre y cuando se le informe oportunamente dicha cesin al Departamento de Administracin de Tesorera. El cesionario asume el riesgo del no pago de la obligacin por parte de la Administracin, cuando se determinen multas o clusulas penales para resarcir los incumplimientos del contratista. (Artculo del RLCA relacionado: 36) Artculo 41. Trmite de pago Los bienes en plaza se pagarn contra entrega de los mismos, constatando de previo la correcta recepcin de la prestacin contractual, observndose al respecto las disposiciones contenidas en el artculo 56 de este Reglamento. Las facturas sern presentadas en el Departamento de Administracin de Tesorera Para servicios, contratos de obra pblica y mantenimiento de instalaciones, se pagar contra factura presentada por el contratista al titular subordinado de la unidad gestionante encargado de la fiscalizacin de la ejecucin contractual, el cual le dar trmite de acuerdo con los procedimientos establecidos. En todos los casos se comprobar previamente que el requerimiento fue recibido satisfactoriamente y que el contratista cumpli con lo pactado. Los pagos por servicios continuados, los contratos de obra pblica y mantenimiento de instalaciones , se realizarn contra avance de los servicios. En estos casos, la aprobacin de la factura se deber realizar en el plazo establecido en el cartel o trminos de referencia. El plazo mximo que RECOPE dispone para pagar es de treinta (30) das calendario a partir de la presentacin de la factura, previa verificacin del cumplimiento a satisfaccin de lo indicado en el contrato. Tratndose de servicios, la instancia competente dispone de un perodo mximo de cinco (5) das hbiles a partir de la presentacin de la factura para aceptar la misma y remitirla al Departamento de Administracin de Tesorera para el pago correspondiente, o rechazarla, en cuyo caso deber comunicarlo formalmente al contratista. En los contratos formalizados en moneda extranjera que sean pagaderos en colones se utilizar el tipo de cambio de referencia para la venta que reporte el Banco Central de Costa Rica para las operaciones del sector pblico no bancario, vigente al momento de hacerse efectivo el pago por parte de RECOPE. En los contratos formalizados en dlares, RECOPE se reserva el derecho de cancelar sus obligaciones en esa moneda.

40

Cuando se trate de compras al exterior, para su pago se seguirn las normas y costumbres del comercio internacional. No obstante, con el objeto de garantizar el cabal cumplimiento de los trminos del contrato, se cancelar nicamente un setenta y cinco por ciento (75%) del monto total contra presentacin de documentos, y el remanente contra el recibo a satisfaccin del objeto contratado, siempre y cuando el contratista no haya incurrido en mora, En tal caso, se proceder a descontar la multa que corresponde. El titular de la unidad solicitante estar facultado para solicitar a la Direccin de Suministros que se modifique el mecanismo de pago a carta de crdito, cuando as resulte conveniente para los intereses de la Administracin.

CAPITULO CUARTO FORMALIZACION Y EJECUCION CONTRACTUAL DE LA ACTIVIDAD NO ORDINARIA Seccin Primera Formalizacin Contractual Artculo 42. Formalizacin contractual La formalizacin contractual se realizar a travs de instrumento pblico o documento privado cuando la ley lo exija o cuando as lo determine el cartel o los trminos de referencia, o bien, mediante pedido. Se formalizarn en documento privado los contratos que por cuanta deban ser refrendados por la CGR, y en general, los de arrendamiento y/o servicios profesionales a suscribirse con personas fsicas. Ser suscrito por el funcionario competente segn el mandato conferido por la Junta Directiva, y por el contratista, o su apoderado o representantes debidamente acreditados. De formalizarse la relacin contractual a travs de la suscripcin de un contrato, la Direccin de Suministros a ms tardar el da hbil siguiente a la firmeza del acto de adjudicacin, remitir el expediente administrativo a la Direccin Jurdica. Dentro de los cinco das hbiles posteriores a la firmeza de la adjudicacin, la Direccin Jurdica comunicar al adjudicatario el da en que deber presentarse a suscribir el contrato, para lo cual deber haber acreditado la existencia de la empresa, y los poderes correspondientes, en caso de personas jurdicas, y rendido la garanta de cumplimiento dentro del plazo establecido en el cartel. En lo que respecta a las especies fiscales, sern rendidas el da establecido para la suscripcin del mismo. Dicho contrato, confeccionado por la Direccin Jurdica de RECOPE, ser suscrito por las partes en un plazo no mayor a diez (10) das hbiles posterior a la primera comunicacin efectuada por esa Direccin. De conformidad con el artculo 190 del RLCA, y a criterio de la Administracin, en situaciones excepcionales y debidamente acreditadas en el expediente de la contratacin, el titular de la Direccin Jurdica de RECOPE podr conceder, por una nica vez, hasta quince das hbiles adicionales al plazo anterior para la firma
41

del contrato. Esto es una facultad de la Administracin que de ninguna manera significar un derecho adquirido para el contratista. Una vez rubricado el contrato, si el mismo debe ser refrendado por la CGR, de conformidad con lo que establece el artculo 3 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administracin Pblica, la Direccin Jurdica deber remitirlo, junto con la documentacin que se genera en el proceso de formalizacin, a ms tardar el da hbil siguiente a la Direccin de Suministros, la cual contar con dos das hbiles para conformar el expediente administrativo y preparar la informacin correspondiente para enviarlo a la CGR. De requerirse la aprobacin interna, la Direccin Jurdica una vez suscrito el contrato, proceder a refrendarlo dentro de los siguientes cinco (5) das hbiles y remitirlo a la Direccin de Suministros a ms tardar el da hbil siguiente. De formalizarse la relacin contractual a travs de un Pedido, la Direccin de Suministros, una vez firme el acto de adjudicacin proceder a comunicar al adjudicatario, la presentacin de la documentacin de acreditacin de existencia de la sociedad, cuando corresponda, y la rendicin del importe de especies fiscales respectivo, utilizando para tal efecto la fecha de emisin del Pedido, todo dentro del mismo plazo establecido para la presentacin de la garanta de cumplimiento. A ms tardar el da hbil siguiente a la presentacin de la garanta de cumplimiento, remitir sta, las especies fiscales, la documentacin que acredite la existencia del oferente y el expediente administrativo a la Direccin Jurdica, la cual proceder dentro de los siguientes cinco (5) das hbiles, a realizar la aprobacin interna correspondiente. Una vez aprobado internamente el Pedido, y a ms tardar el da hbil siguiente, la Direccin Jurdica deber remitir el mismo, junto con la documentacin que se genera en el proceso de formalizacin, a la Direccin de Suministros. La Direccin de Suministros proceder a comunicar el retiro del Pedido y la orden de inicio del contrato dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al recibo de los documentos originales de formalizacin. En todo Pedido, o contrato, se incluirn aquellas disposiciones necesarias para la ejecucin contractual tales como nombre del contratista, descripcin del requerimiento, precio, tiempo de entrega, forma de pago, mecanismo de reajuste o revisin de precios cuando ello aplique, clusula penal o por defectuosa ejecucin, rgano Fiscalizador o Titular Subordinado encargado de la fiscalizacin de la ejecucin contractual, y cualquier otro aspecto atinente. Las especies fiscales sern pagadas por el contratista en su totalidad y constituirn un requisito indispensable para el acto de formalizacin. Cuando la cuanta del negocio sea inestimable o de un valor que no pueda ser determinado ni estimado al momento de su otorgamiento, el monto a gravar se regir por las disposiciones del Cdigo Fiscal. Independientemente del instrumento de formalizacin que se utilice, el Pedido podr ser aprobado por el titular de la Direccin de Suministros, o en su ausencia,
42

por el Gerente de Administracin y Finanzas. El Pedido constituir el instrumento idneo junto al expediente administrativo en que se sustenta el rgano Fiscalizador o el Titular Subordinado que corresponda ejercer la fiscalizacin del procedimiento, as como para continuar con los trmites de ejecucin contractual y pago respectivo. Igual disposicin aplicar cuando se formalice cualquier otra gestin que se d en la ejecucin contractual, previa aprobacin por parte del nivel de competencia respectivo, segn se define en este Reglamento. Si el adjudicatario no atiende oportunamente las condiciones necesarias para la formalizacin contractual, o bien, no quiera recibir la orden de inicio del contrato, la Administracin estar facultada para declarar la insubsistencia del acto y proceder con la ejecucin de la garanta de participacin. La Direccin Jurdica, devolver el expediente administrativo a la Direccin de Suministros, en caso de no concurrir el adjudicatario a la firma del contrato en el plazo sealado, a efecto de que el Nivel de Competencia declare la insubsistencia indicada e inicie el procedimiento de ejecucin de la garanta correspondiente, de conformidad con el artculo 191 del RLCA, lo cual ser realizado por la instancia competente, salvo en caso debidamente calificados y justificados por la Gerencia General o Presidencia en que se decida actuar en contrario. (Artculos del RLCA relacionados: 18, 39,190, 191 y 221)

Seccin Segunda Ejecucin Contractual Artculo 43. Orden de inicio De conformidad con el artculo 192 del RLCA, y a falta de estipulacin en el cartel o trminos de referencia, se establece la orden de inicio del contrato a los diez (10) das hbiles posteriores a la notificacin de retiro del Pedido. Para las contrataciones en que se hayan definido los requisitos previos, la orden de inicio dar lugar al plazo para el cumplimiento de dichos requisitos. Satisfecha esta etapa el rgano fiscalizador para el caso de los contratos de obra pblica y mantenimiento de instalaciones, o el titular subordinado de la unidad solicitante para los dems objetos contractuales, verificar el cumplimiento de dichos requisitos y comunicar la Orden de Inicio para la Ejecucin de la Obra, con la cual se tendr por iniciada, al da hbil siguiente, la fase de ejecucin del objeto contractual.

Artculo 44. Ejecucin contractual La ejecucin contractual prevista en este Reglamento estar sujeta a la emisin previa de un pedido, o a la confeccin de un contrato, segn se haya definido en el
43

cartel respectivo o en los trminos de referencia, y cuando sea aplicable, al respectivo refrendo. Se establecen como responsables de la ejecucin contractual en los contratos de obra pblica y mantenimiento de instalaciones al rgano fiscalizador, y en los dems objetos contractuales, al Jerarca o titular subordinado de la unidad gestionante. Tratndose de artculos de uso institucional especializados, las gerencias tcnicas estarn en la obligacin de brindar la asesora correspondiente a los almacenes a fin de determinar el cumplimiento de las especificaciones dentro del plazo establecido en este Reglamento.

Artculo 45. Recibo de objetos actualizados El recibo de objetos actualizados se regir por lo dispuesto en el artculo 197 del RLCA. En el caso de adquisicin de tecnologa, el contratista est obligado a entregar objetos actualizados, entendindose por stos los definidos en el citado artculo . El contratista deber entregar junto con los bienes una certificacin expedida por el fabricante de los equipos que acredite que los bienes son de ltima tecnologa. Dicha certificacin debe ser emitida al menos con un mes de antelacin a la orden de inicio.

Artculo 46. Reajuste o revisin de precios Los reajustes de precios para contratos de obra pblica se regirn por lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N 33114-MEIC, publicado en La Gaceta N 94 del 17 de mayo del 2006, y sus reformas. El contratista presentar directamente la solicitud ante el Ingeniero Inspector del contrato, quin tendr la obligacin de verificar si la gestin se apega a las regulaciones establecidas en la normativa citada, de no ser as, proceder dentro de los siguientes cinco (5) das hbiles de su recibo, a su devolucin. De resultar procedente, ser aprobada por el Jefe de Obra y el rgano fiscalizador en un plazo no mayor a los diez (1 0) das hbiles posteriores de su recibo a satisfaccin. La responsabilidad sobre la procedencia de los reajustes recaer en los funcionarios citados. Posteriormente, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes, el Jefe de Obra proceder a realizar la gestin de pago correspondiente, mediante el mecanismo de Orden de Pago. En el caso de revisin de precios de servicios continuados, el contratista deber realizar la solicitud ante la Direccin de Suministros, la cual proceder a verificar la correcta aplicacin de la frmula matemtica y determinar la variacin porcentual que corresponda. De advertirse inconsistencias proceder a su devolucin dentro de los siguientes cinco (5) das hbiles. De resultar procedente, coordinar con la unidad gestionante la disponibilidad presupuestaria, as como los saldos sobre los que aplica la solicitud de revisin para su formalizacin, para tal efecto dispondr
44

de un plazo de cinco (5) das hbiles. La formalizacin correspondiente deber realizarse en los siguientes diez (10) das hbiles. Para el arrendamiento de inmuebles el reajuste de la renta o precio se aplicar segn lo dispuesto en el artculo 67 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos. El trmite de stos y dems tipos de reajustes o revisiones de precios sern regulados por el procedimiento que para tal efecto determine la Gerencia de Administracin y Finanzas. Las gestiones por este concepto prescriben cuando se haya suscrito el finiquito o bien, a los cinco aos a partir de que existe la posibilidad de interponer acciones cobratorias en relacin con la variacin de costos que se demande; dicha prescripcin se interrumpe con la presentacin de esta ltima gestin. En todos los casos, la Direccin de Suministros formalizar la solicitud mediante la emisin de un Pedido , el cual no requerir del refrendo contractual, y podr ser suscrito por el titular del Departamento de Contratacin de Bienes y Servicios hasta por el monto otorgado por la Junta Directiva, y para los dems casos, por el titular de la Direccin de Suministros

(Artculos del RLCA relacionados: 31, 152 y 159)

Artculo 47. Modificaciones a los contratos RECOPE podr aumentar o disminuir, hasta un cincuenta por ciento (50%) del monto del contrato original, incluyendo reajustes o revisiones de precio, segn corresponda, en las condiciones sealadas en el artculo 12 de la LCA y 200 de su respectivo Reglamento. Toda modificacin a un contrato, que implique variacin en el monto original del contrato, deber ser aprobada por el nivel de competencia correspondiente, para lo cual se tomar en cuenta nicamente el monto de la pretendida modificacin, y no la cuanta del negocio en su totalidad. La modificacin deber ser formalizada por el mismo medio de la contratacin original, y para su eficacia, deber estar debidamente refrendada cuando as corresponda.

Artculo 48. Nueva contratacin Una vez ejecutado un contrato, si la Administracin requiere suministros o servicios adicionales de igual naturaleza, podr obtenerlos del mismo contratista
45

de conformidad con lo establecido en el artculo 12 bis de la LCA y 201 de su Reglamento. El nivel de competencia estar definido por la cuanta de la pretendida modificacin; igualmente, dicho monto definir la instancia competente para refrendar la misma.

Artculo 49. Prrrogas del plazo La prrroga en la ejecucin del contrato se regir por lo dispuesto en el artculo 198 del RLCA. El contratista deber presentar la solicitud de prrroga ante el jerarca de la unidad solicitante, el cual dispone de un plazo de cinco (5) das hbiles para realizar el anlisis integral y determinar bajo su exclusiva responsabilidad la procedencia o no de la gestin, considerando todos los elementos indicados en el artculo citado., Si del anlisis de la gestin de prrroga se determina la improcedencia de la misma, el jerarca de la unidad solicitante estar facultado para comunicar directamente al contratista, dentro de los dos (2) das hbiles siguientes, tal decisin debidamente motivada, y trasladar una copia de dicha notificacin a la Direccin de Suministros para que sea incorporada en el expediente administrativo de la contratacin. De resultar procedente la prrroga, tratndose de una contratacin por escasa cuanta, el mismo jerarca de la unidad solicitante, estar facultado para aprobar dicha gestin y comunicar directamente al contratista, dentro de los dos ( 2) das hbiles siguientes, tal decisin debidamente motivada, y trasladar una copia de dicha notificacin a la Direccin de Suministros para que sea incorporada en el expediente administrativo. Para el caso de licitaciones pblicas y abreviadas adicionalmente deber aprobarse por el Organo Fiscalizador del contrato y el Gerente de Area respectivo, Gerente General o Presidencia para sus unidades adscritas. En las licitaciones abreviadas bastar con la aprobacin del Gerente de Area para el reconocimiento de la prrroga en el plazo contractual. En las licitaciones pblicas cuya adjudicacin haya sido dictada por la Junta Directiva, la Presidencia, o en su ausencia el Gerente General, estar facultada para aprobar estas solicitudes, las cuales le sern planteadas por parte de la Direccin de Suministros. Cuando se haya aprobado la prrroga por parte de la instancia competente, la Direccin de Suministros comunicar la decisin adoptada. Dado que estas solicitudes no implican una alteracin del resto de las condiciones del contrato, sino nicamente del plazo de entrega del objeto, no ser necesario el refrendo contractual, por lo que bastar con la comunicacin que realice la Direccin de Suministros al contratista del acto adoptado por el nivel de competencia. Por su parte, el rgano Fiscalizador proceder a realizar los ajustes correspondientes en el programa de ejecucin de la obra; y el titular subordinado de la unidad gestionante en los restantes contratos, cuando as resulte aplicable.
46

En caso de que la gestin de prrroga no adquiera eficacia dada la oportunidad con que se realiz la gestin, se tendr por reconocido el plazo como das inimputables de multa, para lo cual aplicarn los mismos niveles de aprobacin definidos anteriormente. Artculo 50. Suspensin del plazo o del contrato El rgano Fiscalizador, para los contratos de obras y de mantenimiento de instalaciones, o, el Titular Subordinado para los dems contratos, estar facultado para aprobar las suspensiones al plazo del contrato derivadas de la aplicacin del artculo 199 del RLCA, siempre y cuando no representen efectos econmicos, en cuyo caso deber ser aprobado por el nivel de competencia respectivo, excepto en las contrataciones que son competencia de la Junta Directiva, las cuales corresponder a la Presidencia aprobar la suspensin, en este supuesto la gestin deber contener previamente la aprobacin del Gerente de rea respectivo. En cualquier supuesto deber acreditarse la documentacin que respalde la decisin en el expediente administrativo de la Direccin de Suministros. Tratndose de suspensiones al contrato reguladas en el artculo 202 del RLCA, en una contratacin por escasa cuanta, el Director de rea de la unidad gestionante, estar facultado para adoptar el acto y comunicar directamente al contratista, tal decisin debidamente motivada, y trasladar una copia de dicha notificacin a la Direccin de Suministros para que sea incorporada en el expediente administrativo. Para el caso de los procesos de contratacin, cuya cuanta supere el lmite superior de los procesos de escasa cuanta, adicionalmente deber aprobarse por el nivel de competencia que adjudic la contratacin, excepto en las contrataciones que son competencia de la Junta Directiva, en cuyo caso le corresponder a la Presidencia aprobar la suspensin, en este supuesto la gestin deber contener previamente la aprobacin del Gerente de rea respectivo. Adems para el caso de los contratos de obra pblica y mantenimiento de instalaciones, el rgano fiscalizador del contrato, y para los dems objetos contractuales, el titular subordinado de la unidad gestionante, deber aportar las justificaciones del caso que permitan adoptar el acto de suspensin; asimismo la Direccin Jurdica deber verificar que el acto motivado que dicta el nivel de competencia contiene todos los aspectos formales propios de la contratacin. Cuando exista garanta de cumplimiento, el contratista tendr la obligacin de mantener su vigencia. Ser responsabilidad exclusiva del rgano Fiscalizador, para los contratos de obras y de mantenimiento de instalaciones, o, el Titular Subordinado para los dems contratos, gestionar oportunamente las suspensiones tanto del plazo como del contrato.

47

Artculo 51. Resolucin y rescisin de contratos De conformidad con lo establecido en los artculos 205 y 208 del RLCA, cuando la Administracin acuerde iniciar dichos procedimiento s, deber emitirse, por parte del rgano Fiscalizador del contrato para el caso de las contrataciones de obra y mantenimiento de instalaciones, y del jerarca de la unidad solicitante para los dems objetos contractuales, una orden de suspensin del contrato que remitir a la Direccin de Suministros junto con toda la informacin detallada en los artculos citados, segn corresponda. La Direccin de Suministros otorgar la audiencia de diez (10) das hbiles al contratista para que presente los alegatos y pruebas de descargo, notificndole simultneamente la suspensin del contrato. El documento que se elabore para estos efectos ser revisado para efectos de forma previamente por la Direccin Jurdica, para lo cual dispondr de un plazo de cinco das hbiles. La instancia que solicit el inicio del procedimiento deber realizar el anlisis de los documentos aportados dentro de un plazo de quince (15) das calendario y trasladarlo a la Direccin de Suministros, y proceder de conformidad con lo establecido en los artculos indicado s. En los procesos de resolucin contractual, se podr requerir prueba adicional, dentro de los tres das (3) hbiles siguientes de recibidas las pruebas de descargo. Se proceder en igual plazo, para los procesos de rescisin, a fin de valorar la liquidacin aportada por el contratista. El proyecto de resolucin contractual ser confeccionado por la Direccin Jurdica dentro de un plazo de doce (12) das calendario, instancia que gestionar, dentro de este mismo plazo, la aprobacin por parte del nivel de competencia que adjudic la contratacin; para las contrataciones que son competencia de la Junta Directiva, se faculta a la Presidencia su aprobacin. La resolucin acordada ser notificada por la Direccin de Suministros dentro de los siguientes tres (3) das calendario. En los procesos de rescisin, una vez firme el acto, la Direccin de Suministros proceder a remitir a la CGR, la liquidacin para su aprobacin. (Artculos del RLCA relacionados: 204 a 208)

Artculo 52. Perodo para el cumplimiento de los requisitos previos En los carteles o trminos de referencia se podr establecer un perodo mximo para que el contratista satisfaga los requisitos previos sobre las labores propias de la obra u objeto contractual, plazo que comenzar a regir a partir de la orden de inicio, segn lo estipulado en el artculo 43 de este Reglamento. Tambin se podr establecer, por el plazo que determine el cartel, prrrogas excepcionales para el cumplimiento de los requisitos previos, la cual deber ser autorizada por el rgano Fiscalizador del contrato, o el jerarca de la unidad solicitante, hasta por el mximo
48

establecido en el cartel. Si el plazo para el cumplimiento de los requisitos previos excede la prrroga establecida en el cartel, el contratista podr gestionar, ante el rgano Fiscalizador o el jerarca de la unidad solicitante una prrroga al plazo contractual de conformidad con lo que establece el artculo 198 del RLCA. Cumplido el plazo de requisitos previos, incluidas las prrroga s, da inicio la ejecucin contractual ; no obstante, hasta que no se llegue a comunicar la Orden de Inicio para la Ejecucin de la Obra por parte del rgano Fiscalizador no podrn iniciarse las actividades correspondientes a su ejecucin. El rgano Fiscalizador del contrato deber comunicar la Orden de Inicio para la Ejecucin de la Obra dentro del plazo estipulado en el cartel o trminos de referencia para la revisin de los requisitos previos. El rgano Fiscalizador estar facultado para determinar que el cumplimiento de los requisitos previos que no afecten el inicio de las actividades en esta fase se den en la fase propia de la ejecucin del objeto contractual. Lo anterior deber ser debidamente motivado en la orden que se emita para tal efecto.

Artculo 53. Prrroga en el periodo de ejecucin de los contratos de servicios continuados Tratndose de contratos de servicios continuados en los que se haya previsto en los documentos de la contratacin una o varias prrrogas al plazo original, el jerarca de la unidad solicitante, mediando justificacin expresa respecto al cumplimiento a cabalidad del adjudicatario en la ejecucin contractual, as como la acreditacin del contenido presupuestario, solicitar a la Direccin de Suministros gestionar ante el nivel de competencia la prrroga respectiva, el cual estar determinado por la cuanta de la misma. Cuando corresponda a la Presidencia o la Gerencia General aprobar la prrroga, la solicitud debe venir avalada por el Gerente de Area respectivo. En las licitaciones pblicas y abreviadas dicha solicitud debe ser presentada con una antelacin de sesenta (60) das calendario a su vencimiento, y para los restantes procedimientos con treinta (30) das calendario. En caso de que la gestin de prrroga no se realice con la oportunidad requerida, se tendr por reconocido el nuevo periodo en forma tcita, sin perjuicio que administrativamente se accionen las sanciones que correspondan por el incumplimiento de los plazos legales.

Artculo 54. Reclamos econmicos de los contratistas Las gestiones que versan sobre una pretensin de carcter patrimonial debern
49

ser presentadas por el contratista ante el Organo Fiscalizador o el titular subordinado encargado de la fiscalizacin de la ejecucin contractual, el cual deber realizar el anlisis pertinente dentro de los siguientes veinte (20) das calendario y remitirlo a la Direccin de Suministros. En el anlisis debe realizarse una justificacin detallada respecto a la procedencia del reclamo, as como la acreditacin del contenido presupuestario, Cuando corresponda a la Presidencia o la Gerencia General aprobar el reclamo, la solicitud debe venir avalada adicionalmente por el Gerente de rea respectivo. Si en el hecho que origina la solicitud de reclamo existi participacin de otras dependencias de la Empresa, el anlisis deber integrar los criterios de dichas unidades. A solicitud de la Direccin de Suministros, la Direccin Jurdica realizar el anlisis jurdico sobre la procedencia del reclamo, dentro de los siguientes veinte (20) das calendario. Una vez que la Direccin de Suministros cuente con los criterios tcnico y jurdico correspondientes, elaborar la recomendacin de resolucin en diez (10) das calendario y la remitir al nivel de competencia que resolvi la adjudicacin, quien decidir en definitiva el reclamo interpuesto, dentro de los siguientes cinco (5) das calendario. La Presidencia estar facultada para resolver los reclamos econmicos de contrataciones cuya adjudicacin la hubiera dictado la Junta Directiva.

Artculo 55. Recepcin de obras Los contratos de obra pblica tendrn al menos una recepcin provisional, una definitiva y un finiquito. En la recepcin provisional se levantar un acta que suscribirn el Ingeniero Inspector de la obra, el Jefe de Proyecto, el rgano Fiscalizador y el Director Tcnico del contratista. El rgano Fiscalizador efectuar la recepcin definitiva despus de contar con los estudios tcnicos que acrediten el cumplimiento de los trminos de la contratacin, sin perjuicio de las responsabilidades correspondientes a las partes en general y en particular las que se originen en vicios ocultos de la obra. Para tal efecto, se confeccionar un acta, la cual suscribirn el Ingeniero Inspector de la obra, el Jefe de Proyecto, el rgano Fiscalizador y el Director Tcnico del contratista. Todo lo anterior, de conformidad con el artculo 151 del RLCA. Una vez que se reciba en forma definitiva o bajo protesta el objeto del contrato, el rgano fiscalizador contar con un plazo mximo de quince (15) das hbiles, salvo indicacin expresa en el cartel o trminos de referencia, para trasladar a la Direccin de Suministros, el acta de recepcin definitiva y los estudios tcnicos indicados. Asimismo, en caso de imputarse multas, deber acreditarse en dichos estudios la aplicacin de stas en los pagos realizados al contratista.

50

El rgano Fiscalizador, dentro de los doce (12) meses siguientes a la recepcin definitiva de la obra, ser responsable de concluir la relacin contractual, por tanto deber confeccionar el finiquito y remitirlo a la Direccin Jurdica para la formalizacin correspondiente, instancia que lo remitir al expediente administrativo. El finiquito deber ser suscrito por las personas con capacidad legal para ello. (Artculos del RLCA relacionados: 151 y 152) Artculo 56. Recepcin de bienes y servicios Tratndose de bienes, el funcionario encargado del trmite proceder a confeccionar un acta denominada vale entrada de mercadera, en la cual consignar las cantidades recibidas, la hora, la fecha y la firma de los presentes. Se dispondr de un plazo de diez (10) das hbiles, o del plazo establecido en el cartel, para la recepcin definitiva, en la cual quedar constancia clara de la forma en que se ejecut el contrato, indicando al menos, tiempo de ejecucin y las prrrogas concedidas por el nivel de competencia, cuando fuera pertinente, forma en que se cumplieron las obligaciones, penalidades impuestas y ajuste a las muestras aportadas. Esta acta se entender como el documento denominado Acta de recepcin de bienes y deber ser aprobada adicionalmente por el titular subordinado que aprob la solicitud de pedido o quien ste designe formalmente, cuando se trate de materiales especficos o de proyectos; para los materiales de uso comn, segn sea la complejidad tcnica del bien, se requerir la asesora tcnica correspondiente. Cuando el suministro del bien incluya instalacin y/o capacitacin ser responsabilidad del titular subordinado de la unidad gestionante acreditar en el expediente administrativo el recibido a satisfaccin de estos componentes. En contrataciones de servicios, corresponde al titular subordinado que aprob la solicitud de pedido rendir el informe tcnico de recepcin de servicios, de conformidad con el procedimiento que para tal efecto emita la Gerencia de Administracin y Finanzas. En todo caso, este informe debe considerar al menos para la recepcin provisional, la satisfaccin del requerimiento, la oportunidad con que fue ejecutado y si debe imputarse mora o no, para lo cual deber considerar las prrrogas otorgadas por el nivel de competencia y que hayan adquirido eficacia; para la recepcin definitiva deber indicar la forma en que se cumplieron las obligaciones, garantas ejecutadas o penalidades impuestas, para lo que dispondr de un plazo mximo de quince (15) das hbiles despus de finalizados y recibidos los servicios a satisfaccin. En caso de objetos y servicios muy simples y a criterio del titular subordinado que aprob el pedido, la recepcin provisional podr coincidir con la recepcin definitiva y as se har constar en la respectiva acta o informe tcnico. (Artculos del RLCA relacionados: 194, 195, 196 y 197)
51

Artculo 57. Estimacin y aplicacin de la clusula penal El cartel o trminos de referencia podrn incluir dentro de las disposiciones generales una clusula penal por ejecucin tarda o prematura, o multas por defectuosa ejecucin. La cuantificacin de la clusula penal se har tomando en cuenta el monto total final del contrato, considerando aspectos tales como el plazo, riesgo, repercusiones de un eventual incumplimiento para el servicio que se brinde o para el inters pblico. Se entiende por monto final del contrato el monto efectivamente pagado por RECOPE en la ejecucin de los trabajos, por lo que incluye modificaciones, reajustes o revisiones de precio y reclamos econmicos; cuando se trate de lneas independientes se considerar el monto total de cada una de ellas. Se excluyen de los conceptos antes indicados, las indemnizaciones producto de las suspensiones en la ejecucin contractual. La imputacin de estas multas ser responsabilidad del titular subordinado encargado de la fiscalizacin de la ejecucin contractual, y se harn con cargo a las retenciones porcentuales, cuando resulten aplicables, y a los saldos pendientes de pago. Si los anteriores conceptos resultan insuficientes para cubrir el monto de las multas, y en la formalizacin del concurso que se trate se ha dispuesto la rendicin de una garanta de cumplimiento, el titular subordinado de la unidad gestionante deber solicitar a la Direccin de Suministros la aplicacin del saldo correspondiente de la caucin rendida para tal efecto. En todo caso, dicho titular debe tomar las previsiones necesarias para que aquellos concursos donde se presenten atrasos importantes en su ejecucin, los saldos pendientes de pago sean suficientes para la aplicacin de las deducciones correspondientes por este concepto. Si de los importes indicados no se cubre la totalidad de la multa, el titular subordinado deber requerir a la Direccin de Suministros que accione lo pertinente ante el adjudicatario, para lo cual se le otorgar un plazo de cinco (5) das hbiles para que honre lo adeudado. En caso que no se atienda la prevencin se dar traslado del caso a la Direccin Jurdica para que proceda de conformidad. La penalizacin a que se haga acreedor un contratista por concepto de mora en la ejecucin contractual ser como mximo de un veinticinco por ciento (25%), del monto total final del contrato. (Artculos del RLCA relacionados: 47 a 50)

Artculo 58. Gestin en la ejecucin contractual La Administracin est obligada a tramitar, en un plazo de treinta (30) das hbiles, cualquier gestin que le formule el contratista en procura de continuar la ejecucin
52

contractual, debiendo as indicarlo en su gestin. En estos casos la peticin deber presentarse ante el titular subordinado encargado de la fiscalizacin de la ejecucin contractual, el cual realizar el anlisis correspondiente en un plazo de diez (10) das hbiles, acreditando si tal gestin es necesaria para continuar con la ejecucin contractual y lo remitir a la Direccin de Suministros. De considerarlo necesario, la Direccin de Suministros requerir la colaboracin de la Direccin Jurdica, instancia que emitir el respectivo criterio jurdico dentro de los diez (10) das hbiles siguientes. Una vez que la Direccin de Suministros cuente con los criterios tcnico y jurdico correspondientes, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes elaborar el planteamiento respectivo y lo remitir al nivel de competencia que resolvi la adjudicacin. Dicho rgano contar con cinco (5) das hbiles para dictar el acto. La Presidencia ser competente para resolver aquellas gestiones que se formulen sobre contrataciones cuya adjudicacin haya sido dictada por la Junta Directiva. El silencio de la Administracin se entender como aceptacin de la peticin, cuando se trate de una autorizacin admisible en Derecho y se haya cumplido con todos los requisitos. (Artculo del RLCA relacionado: 193)

CAPITULO QUINTO RECURSOS Artculo 59. Recurso de Objecin al Cartel Conforme con lo dispuesto en el Artculo 81 de la LCA, se podr plantear recurso de objecin al cartel nicamente contra la licitacin pblica y la licitacin abreviada dentro del primer tercio del plazo para presentar ofertas, por supuestos vicios en el procedimiento o por estimar que condiciones o especificaciones del mismo limitan o restringen ilegtimamente y en su perjuicio los principios rectores de la contratacin. 59.1 Recurso de Objecin al Cartel en la Licitacin Pblica: La Contralora General de la Repblica ser el ente competente ante el cual se deber impugnar el pliego de condiciones que llegara a presentarse en el procedimiento de licitacin pblica. La Direccin de Suministros, a instancia de dicho ente, remitir dentro del plazo conferido para tal efecto, el expediente de la contratacin incluido el criterio de la Administracin en cuanto a la impugnacin presentada.

53

La Direccin de Suministros, si as fuere procedente, solicitar al titular subordinado de la unidad gestionante, o a cualquier otra dependencia que se considere pertinente, la informacin necesaria para satisfacer el requerimiento del rgano contralor. El titular subordinado, o la dependencia a la que se le hubiere requerido criterio, deber remitir dentro del plazo previsto por la Direccin de Suministros, la informacin solicitada, la cual deber contar con el aval del Gerente de Area o del Gerente General o Presidente, para sus respectivas unidades adscritas. Lo mismo aplicar para la Direccin Jurdica cuando se invoquen aspectos de naturaleza jurdica como argumentos para la interposicin del recurso. Corresponde al Director de Suministros la rbrica del oficio contentivo del criterio de RECOPE en cuanto al recurso de objecin interpuesto. 59.2 Recurso de objecin al cartel en la Licitacin Abreviada: La Direccin de Suministros ser la instancia competente ante el cual se presentarn las impugnaciones al pliego de condiciones que lleguen a presentarse contra la Licitacin Abreviada. La interposicin de este recurso se har ante la Direccin de Suministros. A ms tardar dentro del da hbil siguiente remitir el documento as como el cartel a la Direccin Jurdica para elaborar el proyecto de resolucin correspondiente. Asimismo, de alegarse aspectos tcnicos simultneamente la Direccin de Suministros emplazar a la unidad gestionante para que en un plazo perentorio de tres (3) das hbiles emita su criterio al respecto, el cual deber contener la aprobacin del Director de Area, y ser remitido directamente a la Direccin Jurdica, con copia a la Direccin de Suministros para que se incorpore al expediente administrativo. La Direccin Jurdica contar con el plazo de cuatro (4) das hbiles, posteriores a la recepcin del criterio tcnico, en caso de requerirse, para preparar el documento que contendr la recomendacin de resolucin del recurso interpuesto. A ms tardar el da hbil siguiente al cumplimiento de tal trmino, la Direccin Jurdica remitir a la Gerencia de Area el proyecto de resolucin, quien contar con dos (2) das hbiles para su aprobacin. Una vez resuelto el recurso, el rgano competente deber remitirlo a la Direccin de Suministros para la notificacin al recurrente, para lo cual se dispondr de un mximo de tres (3) das hbiles. La Direccin de Suministros estar facultada para rechazar las acciones recursivas que se presenten de forma extempornea. Dentro del plazo mximo para resolver, el nivel de competencia podr requerir una audiencia oral para discutir los asuntos sometidos a debate, para tal efecto, proceder a solicitar a la Direccin de Suministros que
54

realice la convocatoria correspondiente.

De acogerse parcial o totalmente el recurso, la Direccin de Suministros, modificar en los trminos respectivos el cartel y gestionar la divulgacin correspondiente, con el respectivo ajuste en el plazo para la recepcin de ofertas. (Captulo del RLCA relacionados: XII, seccin segunda)

Artculo 60. Recurso de apelacin Conforme con lo dispuesto en el Artculo 174 del RLCA, se podr plantear recurso de apelacin al acto de adjudicacin ante la Contralora General de la Repblica. Dentro del da hbil siguiente a la solicitud de la CGR, la Direccin de Suministros remitir debidamente foliado el expediente administrativo de la licitacin, y proceder de conformidad con lo establecido en el artculo 178 del RLCA. Una vez notificado el auto inicial emitido por la CGR, la Direccin de Suministros remitir a la Direccin Jurdica y al titular subordinado de la unidad gestionante, la documentacin correspondiente a efecto que procedan con el estudio y anlisis de los alegatos del apelante. Dichas dependencias simultneamente presentarn ante la Direccin de Suministros el informe respectivo en el transcurso de los seis (6) das hbiles siguientes. Para el caso de las unidades gestionantes este informe deber contar con la aprobacin del Gerente de Area, o del Gerente General o Presidente, para sus respectivas unidades adscritas, Tal dependencia, una vez que cuente con los alegatos requeridos, y a ms tardar el dcimo da hbil posterior a la notificacin del auto inicial enviar a la CGR las argumentaciones solicitadas. La no atencin de los plazos indicados anteriormente generar responsabilidad administrativa para el funcionario encargado de atender la gestin pertinente. De otorgar la CGR audiencia final, sea oral o escrita, la Direccin de Suministros estar facultada para convocar a las partes que deban apersonarse, o bien, rendir el informe respectivo. Notificada la resolucin del recurso de apelacin interpuesto, la Direccin de Suministros, con la colaboracin de la Direccin Jurdica y la unidad gestionante, determinar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes la pertinencia de solicitar aclaracin o adicin al fallo del rgano Contralor. De acogerse parcial o totalmente el recurso de apelacin, en el memorial correspondiente se dir si procede una nueva adjudicacin o si se declara desierta la licitacin, segn mrito del expediente, o dispondr que la Direccin de Suministros accione, segn corresponda, velando para que el nuevo acto se dicte dentro del mes contado a partir de la notificacin de la resolucin, plazo que podr
55

ser prorrogado por un mes adicional en casos debidamente justificados mediante resolucin motivada, emitida por el nivel de competencia correspondiente. Para los concursos que deben ser adjudicados por la Junta Directiva, dicha resolucin ser emitida por la Presidencia. . (Captulo del RLCA relacionados: XII, seccin tercera)

Artculo 61. Recurso de revocatoria Conforme con lo dispuesto en el Artculo 185 del RLCA, se podr plantear recurso de revocatoria ante el rgano que dict la adjudicacin o ante su superior jerrquico cuando as lo requiera el recurrente, en aquellos casos de licitaciones en que por la cuanta contratada no proceda el de apelacin. La Direccin de Suministros ser el rgano competente ante el cual se presentarn los recursos de revocatoria sobre los actos que se dicten en los procesos de contratacin. En caso que el recurso se presente ante el rgano que dict el acto de adjudicacin o su superior jerrquico, ste remitir de inmediato el original del documento a la Direccin Jurdica, con copia a la Direccin de Suministros. La Direccin de Suministros trasladar inmediatamente a la Direccin Jurdica el expediente original del concurso debidamente foliado. Si el recurso resulta improcedente, la Direccin Jurdica recomenda r, dentro del da hbil siguiente al momento de su recibo, al rgano competente el rechazo de plano del mismo, el cual, resolver en el acto. Si el rgano competente resuelve acoger esta recomendacin, remitir la resolucin a la Direccin de Suministros, para que sta proceda dentro de las siguientes doce horas a su comunicacin. De resultar procedente el trmite del recurso, la Direccin Jurdica, dentro del mismo plazo dispuesto en el prrafo anterior, informar a la Direccin de Suministros para que sta, en el trmino de un (1) da hbil, le notifique al adjudicatario para que, si as lo tiene a bien, se manifieste en relacin con los alegatos del recurrente dentro de los tres (3) das hbiles siguientes. Asimismo, prevendr a los otros participantes del concurso para que mantengan la vigencia de la oferta y de la garanta de participacin. Cuando el nivel de competencia lo considere conveniente, dentro de los dos das hbiles siguientes a la presentacin del recurso, la audiencia otorgada al adjudicatario podr ser oral, para tal efecto, proceder a solicitar a la Direccin de Suministros que realice la convocatoria de conformidad con lo establecido en el artculo 186 del RLCA. RECOPE, deber resolver el recurso dentro de los quince (15) das hbiles siguientes al recibo de las observaciones aportadas por el adjudicatario, dentro del plazo otorgado para tal efecto, o vencido ste sin que se haya recibido
56

manifestacin alguna. La unidad gestionante, a solicitud de la Direccin Jurdica, contar con seis ( 6) das hbiles para enviar a aquella dependencia las observaciones a los alegatos de carcter tcnico que estime pertinentes. Dentro del mismo plazo la Direccin de Suministros, de considerarlo necesario, se pronunciar sobre los alegatos del recurso. La Direccin Jurdica contar con seis ( 6) das hbiles para preparar y remitir la recomendacin respectiva para la resolucin del recurso al nivel de competencia. El nivel de competencia proceder con el estudio y consideracin pertinentes a efectos de dictar la resolucin dentro de los tres (3) das hbiles siguientes, y lo remitir a la Direccin de Suministros, con copia a la Direccin Jurdica , para que la primera realice la comunicacin correspondiente dentro de los prximos tres (3) das hbiles. La Direccin Jurdica advertir al nivel de competencia que resolver el concurso que bajo ninguna circunstancia se debe exceder el perodo mximo del cual se dispone para dictar la resolucin del recurso incoado. De acogerse parcial o totalmente el recurso de revocatoria, en el memorial correspondiente se dir si procede una nueva adjudicacin o si se declara infructuosa o desierta la licitacin, segn mrito del expediente. El nuevo acto debe dictarse dentro del mes contado a partir de la notificacin de la resolucin, plazo que podr ser prorrogado por un mes adicional en casos debidamente justificados mediante resolucin motivada, emitida por el nivel de competencia correspondiente. Para los concursos que deben ser adjudicados por la Junta Directiva, la resolucin de prrroga ser emitida por la Presidencia. (Captulo del RLCA relacionados: XII, seccin cuarta)

Artculo 62. Recurso de revocatoria para procedimientos de escasa cuanta Conforme con lo dispuesto en el Artculo 136 del RLCA, se podr plantear recurso de revocatoria ante el rgano que dict la adjudicacin. La Direccin de Suministros ser el rgano competente ante el cual se presentarn los recursos de revocatoria sobre los actos que se dicten en estos procesos de contratacin. En caso que el recurso se presente ante el rgano que dict el acto de adjudicacin o su superior jerrquico, ste remitir de inmediato el original del documento a la Direccin Jurdica, con copia a la Direccin de Suministros. La Direccin de Suministros trasladar inmediatamente o ms tardar el da hbil siguiente a la Direccin Jurdica el expediente original del concurso debidamente
57

foliado. Si el recurso resulta improcedente, la Direccin Jurdica recomenda r al rgano competente, dentro del segundo da hbil siguiente al momento de recibo del recurso ante la Administracin, el rechazo de plano del mismo, el cual, resolver en el acto. Si el rgano competente resuelve acoger esta recomendacin, remitir la resolucin a la Direccin de Suministros, para que sta proceda dentro de las siguientes doce horas a su comunicacin. De resultar procedente el trmite del recurso, la Direccin Jurdica, dentro del mismo plazo dispuesto en el prrafo anterior, informar a la Direccin de Suministros para que sta, en el trmino de un (1) da hbil, le notifique al adjudicatario para que, si as lo tiene a bien, se manifieste en relacin con los alegatos del recurrente dentro de los dos (2) das hbiles siguientes. Asimismo, la Direccin de Suministros prevendr a los otros participantes del concurso para que mantengan la vigencia de la oferta. Igualmente, la Direccin Jurdica, una vez que admite el recurso y de manera simultnea, solicitar a la unidad gestionante las observaciones de carcter tcnico que estime pertinentes, para que sta los remita dentro de los dos (2) das hbiles siguientes. Dentro del mismo plazo la Direccin de Suministros, de considerarlo necesario, se pronunciar sobre los alegatos del recurso. De presentar el oferente la accin recursiva por medio de facsmile, el plazo para la admisibilidad se determinar a partir de la presentacin del documento original, la cual deber realizarse a ms tardar el da hbil posterior. RECOPE, deber resolver el recurso dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al recibo de las observaciones aportadas por el adjudicatario, dentro del plazo otorgado para tal efecto, o vencido ste sin que se haya recibido manifestacin alguna. La Direccin Jurdica contar con dos ( 2) das hbiles para preparar y remitir la recomendacin respectiva para la resolucin del recurso al nivel de competencia. El nivel de competencia proceder con el estudio y consideracin pertinentes a efectos de dictar la resolucin dentro del d a hbil siguiente, y lo remitir a la Direccin de Suministros, con copia a la Direccin Jurdica, para que la primera realice la comunicacin correspondiente dentro de los prximos tres ( 3) das hbiles. La Direccin Jurdica advertir al nivel de competencia que resolver el concurso que bajo ninguna circunstancia se debe exceder el perodo mximo del cual se dispone para dictar la resolucin del recurso incoado. De acogerse parcial o totalmente el recurso de revocatoria, en el memorial correspondiente se dir: si procede una nueva adjudicacin o si se declara desierta la licitacin, segn mrito del expediente, o dispondr que la Direccin de
58

Suministros accione segn corresponda a los autos dentro de los diez (1 0) das hbiles siguientes, prorrogables por un perodo igual en casos debidamente justificados mediante resolucin motivada. (Artculos del RLCA relacionados: 136) CAPITULO SEXTO ACTIVIDAD ORDINARIA DE RECOPE Artculo 63. Procedimientos de contratacin Se definen los siguientes procedimientos de contratacin para la actividad ordinaria de RECOPE: 63.1 Concurso Internacional, aplicable para la adquisicin, importacin, exportacin, fletamento e inspeccin de petrleo crudo y derivados, as como los compuestos utilizados para la formulacin de combustibles, segn la programacin de necesidades. Contratacin Directa, utilizada para la adquisicin, importacin, exportacin, fletamento e inspeccin de petrleo crudo y sus derivados, as como los compuestos utilizados para la formulacin de combustibles, cuando razones de urgencia o conveniencia empresarial debidamente justificadas as lo demanden, lo cual deber ser acreditado en el respectivo expediente. Contratacin con Empresas Estatales, llevada a cabo con gobiernos o empresas petroleras estatales extranjeras, cuando ello conlleve facilidades crediticias, mejores precios, garantas de suministros, o cualquier ventaja para RECOPE, lo cual deber quedar constando en el expediente de la contratacin. Estas contrataciones podrn ser para la satisfaccin de necesidades puntuales o bien, referirse a contratos a plazos determinados. Concurso Nacional Fletamento, aplicable a fletamento terrestre por cisternas nter plantel y descarga de barcos, de los derivados del petrleo, biocombustibles y componentes utilizados para la formulacin de combustibles, segn la programacin de necesidades. Contratacin Directa Fletamento, aplicable a fletamento terrestre por cisternas nter plantel y descarga de barcos, de los derivados del petrleo, biocombustibles y componentes utilizados para la formulacin de combustibles, cuando razones de urgencia o conveniencia empresarial debidamente justificadas as lo demanda, lo cual deber ser acreditada en el respectivo expediente.

63.2

63.3

63.4

63.5

59

Artculo 64. Exportacin de productos La Empresa podr disponer de sus productos, siempre y cuando sus niveles de existencia superen los requerimientos mnimos para la satisfaccin de la demanda nacional. En tal caso deber promoverse un concurso internacional, salvo que concurran situaciones de excepcionabilidad que justifiquen acudir a los procedimientos establecidos en los artculos 51.2. y 51.3. anteriores, lo cual deber quedar acreditado en el expediente respectivo.

Artculo 65. Comit de Contratacin de Combustibles Ser la nica instancia formal con plenas facultades en la toma de decisiones de los procedimientos de contratacin para la actividad ordinaria. Este comit se regir por el Reglamento aprobado por la Junta Directiva.

Artculo 66. Registro de proveedores La Direccin de Suministros deber llevar un registro de proveedores de petrleo crudo y sus derivados, as como de compaas que ofrezcan el servicio de fletamento o inspeccin de esta clase de productos. Para ello deber mantener una coordinacin adecuada y permanente con la Direccin de Comercio Internacional de Combustibles y la Direccin de Distribucin de Combustibles. La Presidencia aprobar el procedimiento mediante el cual se regular el funcionamiento del registro de proveedores.

Artculo 67. Inicio de los procedimientos Para las contrataciones especificadas en los incisos 63.1, 63.2 y 63.3 el pedido de artculos y la solicitud para el inicio de estos procedimientos de contratacin deber ser aprobado por el Director de Comercio Internacional de Combustibles y su Gerente de Area. El Comit de Contratacin de Combustibles, a solicitud de la Direccin de Comercio Internacional de Combustibles, autorizar el inicio del procedimiento de los concursos internacionales y comunicar tal decisin a la Direccin de Suministros para que sta efecte el proceso de invitacin correspondiente. Para tal efecto se acudir al registro de proveedores, pudiendo invitar adems, de manera excepcional, a proveedores no inscritos, caso que deber ser previamente autorizado por el Comit de Contratacin de Combustibles. Asimismo, el Comit de Contratacin de Combustibles autorizar a la Direccin de Comercio Internacional de Combustibles a realizar, cuando as se requiera, las
60

negociaciones de las contrataciones directas y las contrataciones con empresas estatales. Para las contrataciones especificadas en los incisos 63.4 y 63.5, el pedido de artculos y la solicitud para el inicio de estos procedimientos de contratacin debern ser aprobado por el Director de Distribucin de Combustibles y su Gerente de Area. El Comit de Contratacin de Combustibles, a solicitud de la Direccin de Distribucin de Combustibles, autoriza el inicio del procedimiento de los concursos nacionales fletamento (terrestre nter planteles) y comunicar tal decisin a la Direccin de Suministros para que sta efecte el proceso de invitacin correspondiente. Para tal efecto se acudir al registro de proveedores, pudiendo invitar adems, de manera excepcional, a proveedores no inscritos, caso que deber ser previamente autorizado por el Comit de Contratacin de Combustibles. Asimismo, el Comit de Contratacin de Combustibles autorizar a la Direccin de Distribucin de Combustibles a realizar, cuando as se requiera, las negociaciones de contratacin directa fletamento terrestre.

Artculo 68. Recepcin, estudio y adjudicacin de ofertas La Direccin de Suministros convocar al Departamento de Administracin de Tesorera y a la Direccin Jurdica a efectos de realizar el cierre y apertura de los recintos dispuestos para la recepcin de ofertas. La Direccin Jurdica deber levantar un acta notarial, consignando, para cada caso, los participantes, la hora en que se llev a cabo el acto as como cualquier otro dato que se considere oportuno incluir. En el acta de apertura del recinto se consignarn adems las ofertas recibidas a concurso. Para los concursos internacionales la Direccin de Comercio Internacional de Combustibles realizar el estudio y anlisis de las ofertas, as como la recomendacin de adjudicacin respectiva, los que remitir y presentar ante el Comit de Contratacin de Combustibles. Para los concursos nacionales de fletamento (terrestre nter plantel y descarga de barcos) la Direccin de Distribucin de Combustibles realizar el estudio y anlisis de las ofertas, as como la recomendacin de adjudicacin respectiva, los que remitir y presentar ante el Comit de Contratacin de Combustibles. El Comit de Contratacin de Combustibles dictar el acto de resolucin que ser comunicado a la Direccin de Suministros para que proceda con la formalizacin correspondiente.

61

El procedimiento para la recepcin, estudio y adjudicacin de ofertas de los procedimientos de contratacin ser aprobado por la Presidencia de la Empresa.

Artculo 69. Formalizacin Por la naturaleza de estos procedimientos de contratacin, las fases de perfeccionamiento y formalizacin se darn en forma simultnea con la comunicacin de lo resuelto a todos los participantes del concurso. RECOPE podr requerir garantas para la presentacin de las ofertas y ejecucin contractual en las adquisiciones realizadas bajo estas modalidades de concurso.

Artculo 70. Informe de la actividad contractual El Comit de Contratacin de Combustibles presentar mensualmente a la Junta Directiva un informe sobre los procedimientos de contratacin formalizados en ese perodo dentro de la actividad contractual ordinaria, el cual ser elaborado por la Direccin de Comercio Internacional de Combustibles para las contrataciones especificadas en los incisos 63.1, 63.2 y 63.3 y por la Direccin de Distribucin de Combustibles para las contrataciones especificadas en los incisos 63.4 y 63.5.

Artculo 71. Confidencialidad de la informacin La informacin enviada por los proveedores para la inscripcin en el registro, que se mantiene bajo custodia de la Direccin de Suministros, ser de carcter confidencial.

CAPITULO SETIMO DISPOSICIONES FINALES Artculo 72. Deber de informar Compete a la Direccin de Suministros informar a la Contralora General de la Repblica sobre la actividad contractual desarrollada por la Administracin, de conformidad con las caractersticas establecidas en el artculo 225 del RLCA; para ello, la Administracin dotar de los recursos tecnolgicos necesarios a la Direccin de Suministros.

Artculo 73. Contrataciones para instituciones estatales Aquellas contrataciones de bienes, servicios u obras que se destinen a otras
62

entidades e instituciones pblicas, podrn efectuarse siempre que existan disposiciones legales que as lo faculten y se cuente con los recursos presupuestarios suficientes, debindose cumplir con los procedimientos ordinarios de la contratacin administrativa y los sealados en este Reglamento.

Artculo 74. Vigencia Este Reglamento deroga el Reglamento de Contrataciones de RECOPE publicado en La Gaceta N 228 del 26 de noviembre de 2002 y sus reformas, as como cualquier normativa dictada por la Administracin que disponga lo contrario. Rige a partir de su publicacin en el Diario Oficial La Gaceta. Transitorio Los procedimientos de contratacin iniciados con la versin anterior a este Reglamento, se concluirn conforme con las disposiciones vigentes al momento de adoptarse la decisin de iniciar el concurso, con excepcin de la materia recursiva, segn el acuerdo dictado por la Contralora General de la Repblica y publicado en La Gaceta N 15 del 22 de enero del 2007. Aprobado por la Junta Directiva en el artculo 5 del acta de la sesin ordinaria N 4446-402, celebrada el mircoles 5 de mayo de 2010. San Jos, 13 de mayo del 2010. Lic. Ana Lorena Fernndez Sols, Secretaria de Actas.Lic. Luisa Fernanda Quirs Ducca, Oficina Prensa.1 vez.O. C. N 2010-161-01.C-1295420.(IN2010040729).

63