AUDITORIA OPERACIONAL

UNIVERSIDAD DEL SUR

PLANTEL ORIENTE

LIC. EN CONTADURIA PBLICA SEPTIMO CUATRIMESTRE SEMI-ESCOLARIZADO.

PRESENTA

AUDITORIA OPERACIONAL
CATEDRTICO: C.P.KARINA MONTESINOS CARDENAS

INTEGRANTES EQUIPO No. 4

Teresa de J. Lpez Prez Sonia Liliana morales Bentez Brenda patricia Prez Mndez Benjamn Guzmn Arguello Cesar Carrillo Chargoy

TUXTLA GUTIERREZ, CHIAPAS A 08 DE MAYO DE 2011

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INDICE
TEMAS
1. Concepto 2. Ciclo de operaciones 3. Metodologa 4. Levantamiento de informacin 5. Preparacin de papeles de trabajo 6. Verificacin de sistemas en vigor 7. Evaluacin 8. diagnstico e informe 9. Segumiento 10. Control de deficiencias en papeles de auditoria y generacin de recomendaciones 11. Emisin del informe

PGINAS
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1. CONCEPTO
Auditoria Operacional se define como el examen y evaluacin profesional de todas o una parte de las operaciones a actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de eficacia, economa y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo.

2. CICLO DE OPERACIONES
Se define a una operacin como al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir, etc. Compras: La funcin es el proveer buenos productos y servicios a buen precio, a buen tiempo y en un buen lugar. En compras deben existir diferentes niveles, en los niveles bajos es la eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con la parte que le corresponde en los procedimientos operacionales; en el nivel intermedio, existe inters en la efectividad con que las actividades individuales cumplan con los aspectos ms importantes tales como la seleccin de proveedores la negociacin del proceso; y en los niveles altos, hay preocupacin por el grado en el que se puedan percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las dems funciones gerenciales. Recepcin: El ciclo de recepcin es una continuacin del ciclo operacional que se inicio en la actividad de procurarse materiales y servicios. Da inicio e el momento en que el transportista hace su entrega a la organizacin o en algn otro sitio estipulado previamente; es aqu donde la mercanca es recibida en las cantidades especificaciones y condiciones pactadas en la orden de compra, el proceso de recepcin incluye el cuidado fsico de que las mercancas sean recibidas y resguardadas por el usuario o en los almacenes de la organizacin. Inventarios y Almacenes: Los materiales almacenados en el inventario pueden ser de diverso tipo: materias primas, refacciones, partes, subensambles, etc. Y quedan a disposicin de un ulterior uso para alguna fase del proceso de manufactura, para mantenimiento de alguna otra actividad operacional, o pueden estar a la venta al consumidor: El almacenamiento de esos materiales de tal manera que se encuentren adecuadamente salvaguardados y disponibles para cuando se requieran. La recoleccin y distribucin de materiales especficos bajo requerimientos debidamente especificados. La determinacin de tipo de materiales y cantidades de ellos que se van a mover dentro de los almacenes.

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Produccin y mantenimiento: Los objetivos de la produccin pueden variar dependiendo de cada organizacin. En algunos casos como las cadenas de tiendas departamentales, pueden ser completamente insignificantes; pero en otros como la manufactura de un automvil o de un producto metlico son muy importantes las operaciones en trminos de costos. Desde el punto de vista objetivo operacionales se presentan movimientos de materiales, uso de mquinas, supervisin de gente, coordinacin de varias actividades, necesidad de inspecciones y finalmente el empaque y transferencia de los productos elaborados. Bajo un criterio procesal se pueden identificar los siguientes objetivos genricos del ciclo de produccin. Determinacin de la demanda de productos que pueden provenir de los procesos de fabricacin. Esto es que se va a producir y cuando: Planificar que se va hacer para fabricar los productos solicitados. Procurarse los insumos necesarios para llevar a cabo las actividades productivas planeadas Recibir, instalar y probar el equipo en el proceso productivo. Fabricar los productos planeados. Por ultimo, transferir los productos elaborados hacia el usuario en la organizacin o para la venta a clientes. Este objetivo incluye la entrega de desperdicio y materiales sobrantes. Debemos aclarar que en el ciclo de produccin no se debe ignorar el concepto mantenimiento ya que sin un mantenimiento adecuado a instalaciones, planta y equipo no se puede producir los objetivos de mantenimiento son: reparaciones de emergencia, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo y eliminacin de mantenimiento. Instalaciones, maquinaria y equipo: Los objetivos en trminos de las etapas individuales desde el punto de vista de cmo logran un control efectivo sobre las actividades y operaciones involucradas son: Determinacin de la justificacin inicial de la necesidad de instalaciones, maquinaria y equipo, en la forma de cmo se asignaron a grupos operacionales primarios Analizar y evaluar los meritos de la alta direccin para aprobar o rechazar adquisiciones de instalaciones, maquinaria y equipo. Aprobacin y adquisicin incluyendo la aceptacin final de los mismos. Administracin de ellos durante su vida productiva. Retiro final u otras disposiciones al concluir su vida o propsito. Revisar su uso en cualquier poca y evaluar lo adecuado de los resultados logrados.

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Mercadotecnia: El ciclo de mercadotecnia tiene un gran impacto en las ventas. Las etapas operacionales de mercadotecnia son: Determinacin de la estrategia producto-mercado. Tiene como objetivo saber como se evalan las necesidades del mercado como se hace una determinacin de satisfacer una necesidad particular y de que manera se cumple todo esto. Planeacin y desarrollo del producto se a convertido en una gran estrategia y el xito se basa en la planeacin y desarrollo de productos especficos hacer fabricados por la organizacin. Promocin de ventas y publicidad incluye el uso de medios publicitarios. Distribucin y ventas: esta cuestin involucra el problema relativo as donde y cuanto nivel de inventarios se debe mantener. Soporte a clientes esto empieza por el manejo de facturacin que incluye el servicio y familiarizacin con el cliente sin olvidar posibles ajustes.

3. METODOLOGA
Familiarizacin Visita a las instalaciones. Investigacin y anlisis Anlisis financiero y de informacin operativa Entrevistas Examen de la documentacin. Diagnostico Resumen y discusin de los problemas detectados Elaboracin del informe Informe

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4. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN.
Por levantamiento de informacin se entender las actividades que lleva a cabo el audito r operacional para llegarse de elemento base para conocer la unidad administrativa, actividad o funcin sujeta a su intervencin; para estudiar y evaluar su comportamiento y desempeo; y para sustentar las pruebas de auditoria podr auxiliarse de las siguientes tcnicas de levantamiento de informacin: Entrevistas Observaciones de campo Obtencin de evidencias documental.

5. PREPARACIN DE PAPELES DE TRABAJO.

Los papeles de trabajo en auditora operacional son el conjunto de cdulas y documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de: Informacin obtenida en el transcurso del examen. Evaluacin de la efectividad del control interno contable financiero y operacional, y de la identificacin y seleccin de las reas crticas. La evaluacin o desarrollo de los hallazgos. Cdulas Son los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se dividen en sumarias y analticas. Las cdulas sumarias resumen todo lo concerniente al HAO (condicin, criterio, efecto, causa, conclusin y recomendacin). Las cdulas analticas sustentan, fundamentan o demuestran los HAO. Documentos Son los papeles de trabajo preparados o suministrados por personas distintas al Auditor (la entidad, terceros, etc.), que sirven para soportar o demostrar las aseveraciones del Auditor. Utilidad de los Papeles de Trabajo; En auditora operacional los papeles de trabajo sirven para: Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditora operacional, las conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economa y eficiencia. Suministrar informacin suficiente para la preparacin del Informe de

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Auditora Operacional Demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de Auditora. Permitir la supervisin del trabajo de Auditora. Guiar la conduccin de Auditoras Operacionales subsiguientes. Normas de preparacin de los Papeles de Trabajo Debe tener un encabezamiento que indique el rea bajo examen o evaluacin, la fecha de la evaluacin y el ttulo de su contenido. Deben ser redactados con claridad, objetividad y adecuada gramtica. Deben ser elaborados con limpieza y matemticamente exactos Deben incluir las evidencias que sustentan las afirmaciones del Auditor. Deben contener las informaciones que demuestren la realizacin de las pruebas y procedimientos realizados. Deben estar totalmente terminados, referenciados y cruzados de tal forma que su revisin no requiera de la presencia de quien los elabor. ndice Es la codificacin de las reas y de los diferentes hallazgos, sirve para referenciar, cruzar y archivar adecuadamente los papeles de trabajo.

Marcas Son signos convencionales que el Auditor utiliza para indicar el trabajo realizado o para efectuar notas, observaciones y explicaciones. Archivo de los Papeles de Trabajo Archivo corriente est compuesto por los papeles de trabajo de inters exclusivo para una Auditora determinada y por lo tanto no son de uso continuo en auditorias posteriores, como son los anlisis que respaldan las pruebas realizadas, la correspondencia relativa al examen, los programas de auditora, etc. Archivo Permanente est integrado por los papeles de trabajo de utilizacin continua o necesaria en auditoras posteriores como son: disposiciones legales, polticas, procedimientos, organizacin de la entidad, evaluacin de control interno, etc. Este archivo es similar al Expediente Continuo de Auditora (ECA) que actualmente utiliza la Contralora. Finalmente, es importante sealar que en auditora operacional es posible utilizar papeles de trabajo de auditoras financiera ya elaborados, como cdulas analticas o de soporte de la sumaria de un HAO. Esta circunstancia generalmente se da cuando la auditora operacional es parte de una auditora con enfoque integral.

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6. VERIFICACIN DE SISTEMAS EN VIGOR

Esta etapa de la auditoria consiste en verificar la cantidad, calidad, veracidad y procedencia de informacin recopilada para ser verificada o auditada. La verificacin se puede llevar a cabo en dos vertientes: Verificacin sobre marcha Verificacin vas prueba de auditoria

7. EVALUACIN
Esta etapa es de comparacin: lo que se esta haciendo con lo que se debe hacer, asi como la calidad de la accin y resultados alcanzados.

8. DIAGNOSTICO O INFORME
Formulacin, discusin previa de auditoria interna: Funcin: nombre de la funcin sujeta a auditoria. Nombre del informe Propsito del informe Quien lo formula Que lo origina Volumen de hojas o registros Forma de hacerlo Principal usuario Fecha de presentacin Nivel de informacin En vigor desde Modificaciones Otros datos Destino y uso de cada tanto Datos que contiene Origen de datos

9. SEGUIMIENTO
Dar seguimiento a los hallazgos y recomendaciones presentados por el auditor interno para cerciorarse que su trabajo tubo un resultado o beneficio positivo.

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10. CONTROL DE DEFICIENCIAS EN PAPELES DE AUDITORIA Y GENERACIN DE RECOMENDACIONES.

Uso de programas y cuestionarios esta opcin suele de ser extrema utilidad en virtud de que programas y cuestionarios previamente planeados permitirn la cobertura adecuada de todos los aspectos que deben ser revisados, examinados o evaluados. Uso de formatos de auditoria estos vienen ser un complemento a los cuestionarios y a los programas de auditoria. Diagramas y graficas por medio de diagramas y graficas se visualiza el proceso de las operaciones ycomo influyen a travs de los puestos y unidades administrativas que intervienen en ellas. Descripciones narrativas este consiste en la descripcin o narracin secuencial de las actividades yprocedimientos utilizados por el personal que intervienen en las diversas unidades administrativas por donde fluyen las operaciones.

11. EMISIN DEL INFORME.

El informe de auditoria operacional, puede contener bsicamente las siguientes partes: Sntesis o resumen del informe (Resumen ejecutivo) Informacin introductoria (Introduccin) Resultados de la Auditoria (Captulos individuales sobre hallazgos de auditora) Anexos (cuando sean considerados necesarios) En estas secciones del Informe deben presentarse suficientemente sustentados y en orden de importancia, respecto a las reas crticas examinadas, los hallazgos desarrollados durante la Auditoria. Resumen Ejecutivo: En esta parte del Informe el Auditor deber exponer brevemente las caractersticas de la auditoria realizada y las conclusiones y recomendaciones mas significativas de su trabajo, de tal forma que los ejecutivos de la entidad tomen rpidamente una visin general del trabajo realizado y sus principales resultados y a la vez por la gravedad motive a los interesados (Congreso Nacional, Accionistas, Ministros, Director, Gerente, etc.) en su cuidadosa lectura.

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Informe Introductorio: El Auditor deber incluir en su informe una introduccin, en la cual har referencia a los antecedentes de la entidad, tales como origen y creacin, naturaleza y determinacin de sus actividades, organizacin y administracin, en trminos muy generales. Igualmente, manifestar en la introduccin las reas examinadas y la naturaleza y alcance del examen practicado. En resumen, en esta parte del informe se incluir cualquier antecedente y datos que puedan ser tiles para leer los dems captulos, teniendo especial cuidado de no presentar informacin innecesaria que pueda tratarse en las secciones que siguen y de que no exceda de tres o cuatro pginas Resultados de auditoria: Debe tenerse en cuenta que para cada hallazgo de Auditoria es conveniente destinar una seccin o captulo en esta parte del Informe, siguiendo el siguiente orden: Conclusin Condicin Criterio Efecto Causa Comentarios de los funcionarios responsables Recomendaciones, incluyendo cualquier accin ya tomada al respecto la presentacin de cada HAO debe llevar como ttulo el asignado al respectivo hallazgo en la Sumaria; pero no es necesario que al presentar los hallazgos se titule cada una de las caractersticas o elementos de los mismos, excepto las recomendaciones. Basta relacionarlos en prrafos consecutivos siguiendo el orden anterior. Anexos: Finalmente, en el Informe el auditor operacional podr adjuntar los documentos que considere estrictamente necesarios, o sea aquellos que por su naturaleza no pudieron desmembrarse y presentarse para su anlisis en la seccin correspondiente. El auditor operacional debe tener en cuenta que remitir al lector el examen de anexos presentados al final del informe, desmotiva el inters en la lectura de un documento.

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