Excel cuenta con 256 columnas, 65536 filas, y tiene 16777.

216 celdas; aunque sabemos que se pueden insertar, ya sean, filas, columnas y/o celdas. Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Ttulo de fila: Est siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante nmeros, que en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65.536. Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Ttulo de columna: Est siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as sucesivamente. Celda: Es la interseccin de una fila y una columna y en ella se introducen losgrficos, ya se trate de texto, nmeros, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la interseccin de la fila 29 con la columna F, se denomina F29. La representacin de las filas, columnas y celdas la vemos en la figura 1. Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de clculos. Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7 Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Ttulo de fila: Est siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante nmeros, que en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65.536. Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.

Ttulo de columna: Est siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as sucesivamente. Celda: Es la interseccin de una fila y una columna y en ella se introducen losgrficos, ya se trate de texto, nmeros, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la interseccin de la fila 29 con la columna F, se denomina F29. La representacin de las filas, columnas y celdas la vemos en la figura 1. Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de clculos. Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representacin del rango de ejemplo.

1. En una hoja de clculo, haga clic en cualquier celda. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en Buscar y seleccionar.

3. Siga este procedimiento: Para buscar texto o nmeros, haga clic en Buscar. Para buscar y reemplazar texto o nmeros, haga clic en Reemplazar. 4. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los nmeros que desee buscar, o bien haga clic en la flecha del cuadro Buscar y haga clic en una bsqueda reciente que se encuentre en la lista.

Puede usar caracteres comodn, como un asterisco (*) o un signo de interrogacin (?), en sus criterios de bsqueda:

Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, s*l devolver tanto "sal" como "seal". Use el signo de interrogacin para buscar un solo carcter. Por ejemplo, s?l devolver "sal" y "sol". SUGERENCIA Si desea buscar asteriscos, signos de interrogacin y tildes (~) en los datos de la hoja de clculo, escriba una tilde antes de estos caracteres en el cuadro Buscar. Por ejemplo, para buscar datos que contienen "?", debe escribir ~? como criterio de bsqueda.

5. Haga clic en Opciones para definir en ms detalle su bsqueda y, a continuacin, siga uno de estos procedimientos: Para buscar datos en una hoja de clculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de, seleccione Hoja o Libro. Para buscar datos en filas o columnas especficas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por filas o Por columnas. Para buscar datos con detalles especficos, en el cuadro Buscar dentro de, haga clic en Frmulas, Valores o Comentarios. Para buscar datos distinguiendo entre maysculas y minsculas, active la casilla Coincidir maysculas y minsculas. Para buscar celdas que contienen slo los caracteres que escribi en el cuadro Buscar, active la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda. 6. Si desea buscar texto o nmeros que adems tienen un formato especfico, haga clic en Formato y elija sus opciones en el cuadro de dilogo Buscar formato. SUGERENCIA Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios del cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la flecha situada junto a Formato, despus en Elegir formato de celda y, por ltimo, en la celda que tiene el formato que desea buscar.

Esta herramienta nos ayuda a corregir automticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorreccin asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos: Selecciona el men Herramientas. Sitarse sobre el botn para ampliar el men. Eligir la opcin Autocorreccin... Opciones de

Aparecer el cuadro de dilogo como el que te mostramos ms abajo.

Si activas la casilla Corregir DOs MAysculas SEguidas, no permitir que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estn en mayscula y el resto en minscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opcin est activada. Si activas la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin, Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra est en mayscula, en caso de que no lo est automticamente la cambiar. Si escribimos la frase toda con mayscula, no se cambiar. Esta opcin tambin interesa que est activada. Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un da de la semana, Excel pondr automticamente la primera letra en mayscula. Esta opcin no siempre interesa que est activada. Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra est en minscula y el resto en

mayscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado est activado por error y automticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opcin interesa que est activada. La opcin Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de dilogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazar el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha. Si deseas aadir algn elemento a la lista bastar con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automticamente, en el recuadro Con: escribir la correccin a realizar, y hacer clic en el botn Agregar. Si deseas eliminar algn elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botn Eliminar. A final cuando hayamos configurado la autocorreccin hacemos clic sobre el botn Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo.

De manera predeterminada, Microsoft Office Excel proporciona tres hojas de clculo en un libro, pero se pueden insertar ms hojas de clculo (y otros tipos de hojas, como hojas de grficos, hojas de macros u hojas de dilogo) o eliminarlas, segn sea necesario. Tambin se puede cambiar el nmero de hojas de clculo que aparece de manera predeterminada en un libro nuevo. Si tiene acceso a una plantilla de hoja de clculo que cre o una que est disponible en Office Online, puede basar otra hoja de clculo en esa plantilla. El nombre (o ttulo) de una hoja de clculo aparece en la ficha de hoja correspondiente, en la parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar un nombre ms adecuado a cualquier hoja de clculo.

Proteger celdas

Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo, Excel2007 ofrece varias rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja. Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no est protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de clculo. Para desbloquear las celdas que queremos variar en algn momento sigue los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. Hacer clic sobre la pestaa Proteger. Aparecer la ficha de la derecha: Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botn Aceptar. Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la frmula o el valor de la celda no se pueda visualizar en la barra de frmulas.

Proteger celdas

Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo, Excel2007 ofrece varias rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja. Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no est protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de clculo. Para desbloquear las celdas que queremos variar en algn momento sigue los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. Hacer clic sobre la pestaa Proteger. Aparecer la ficha de la derecha: Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botn Aceptar. Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la frmula o el valor de la celda no se pueda visualizar en la barra de frmulas.

Muestras la barra de controles desde menu Ver | Barra de herramientas | Cuadro de controles Agregas un control TextBox (cuadro de texto) DENTRO de una hoja de Excel Muestras su propiedades y en la propiedad LinkedCell le estableces el valor A1 con lo que logras que lo que escribas en el cuadro de texto se muestre en la

celda

A1,

vamos

bien?

Cuando escribes algo en el cuadro de texto, este valor pasa automatico a la celda A1, pero considera que CUALQUIER cosa que escribas en un cuadro de texto es TEXTO, por lo tanto, asi es como pasa a la celda... Primero, aunque le des formato de numero al volver a escribir estara como texto, pero si tratas de hacer operaciones que este numero lo reconocera automaticamente como numero por lo tanto no con solo alinear a la derecha se vera como numero aunque sin la posibilidad de darle formato No mencionas si al vincular la celda con el cuadro de texto, en donde escribes es en el cuadro de texto o en la celda, ya vimos el primer caso, veamos el segundo caso... Cuandos escribes en la celda, el contenido de esta "deberia" de pasar tal cual al cuadro de texto, no se por que al escribir un numero con decimales como 45.12 en la celda te muestra 45,12 esto independientemente de lo que este configurado en el panel de control como separador de decimales y de miles, aunque tambien te comento que esto lo hace algunas veces si y algunas veces no, la unica solucion que encontre por el momento, es dejar de usar la propiedad LinkedCell del cuadro de texto y usar el evento Change de la hoja para pasar el dato de la celda al cuadro de texto

Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las pginas, y un pie de pgina es un texto impreso en la parte inferior de cada pgina. Los pasos para crear un encabezado o un pie de pgina son los mismos. 1 Ir a la Vista preliminar. 2 Hacer clic en el botn Configurar pgina... 3 Hacer clic sobre la ficha Encabezado y pie de pgina.

Hay dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. Tambin nos lo indica en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados o pies de pgina a utilizar. Si deseas modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado..., pero si deseas modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina... En cualquiera de los dos casos los pasos que vienen a continuacin son los mismos. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Excel divide el encabezado y el pie de pgina en tres secciones, dependiendo de dnde queremos que aparezca el contenido del encabezado o pie de pgina, hacer clic en sta y escribir el texto deseado. Existen unos botones que nos servirn para introducir unos cdigos o modificar el aspecto del encabezado o pie de pgina. Para cambiar el aspecto del texto escrito y seleccionado. Al hacer clic sobre este botn aparece el cuadro de dilogo Fuente ya estudiado en este curso. Para que aparezca el nmero de la pgina. Al hacer clic sobre este botn aparece en la seccin en la que nos encontramos situados &[Pgina] de forma que a la hora de imprimir la hoja, aparecer el nmero de pgina correspondiente a la hoja impresa. Para incluir el nmero total de pginas a imprimir del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Pginas] y a la hora de imprimir saldr el nmero total de pginas. Para poner la fecha del ordenador. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Fecha] y en la impresin saldr la fecha real. Para poner la hora del ordenador. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Hora] y en la impresin saldr la hora real. Para poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (es decir su posicin en el disco). Al hacer clic sobre este botn aparece [Ruta de acceso]&[Archivo] y en la impresin saldr el nombre del libro de trabajo completo. Para poner el nombre del libro de trabajo.

Al hacer clic sobre este botn aparece &[Archivo] y en la impresin saldr el nombre del libro de trabajo. Para poner el nombre de la hoja. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Etiqueta] y en la impresin saldr el nombre de la hoja impresa. Para insertar una imagen. Al hacer clic sobre este botn aparecer el cuadro de dilogo para elegir la imagen a insertar y una vez elegida sta en el recuadro del encabezado o pie de pgina pondr &[Imagen] y en la impresin saldr la imagen seleccionada. Se puede utilizar para incluir el logotipo de la empresa por ejemplo. Para cambiar el aspecto de la imagen seleccionada. Este botn solamente estar activo en caso de haber aadido una imagen en el encabezado o pie de pgina. Al hacer clic sobre este botn aparece el cuadro de dilogo Formato de imagen para poder elegir los cambios de aspecto de la imagen deseados. Realizar las modificaciones deseadas y hacer clic sobre el botn Aceptar.

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo:

En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.

Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elefir el formato que ms se adapte a lo que queremos. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

La Barra de Herramientas Estndar

La mayor parte de los botones de Excel en la Barra Estndar, son verdaderamente estndar. Ver a los mismos botones en otros programas de Microsoft, como por ejemplo en Word. No obstante esto, hay algunas diferencias en la manera en que los botones funcionan, lo que podra causar problemas. Clic en un botn en la imagen de la Barra Estndar de arriba. Aparecer una corta explicacin sobre lo que hace ese botn, en una ventana por separado. Puede cambiar hacia adelante y atrs entre las ventanas o puede usar el botn Siguiente, en la nueva ventana, para ir en orden a travs de todos los botones. O Puede ver todas las descripciones o una pgina en una ventana nueva. todas las descripciones en

La Barra de Formato

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de clculo y de sus nmeros. Como los nmeros representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de clculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como se espera. Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. Tambin puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamao de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de nmeros, alineamientos y sangras solo se aplican a la celda ntegra. Los alineamientos y sangras son aplicados solo dentro de la celda y no a travs de toda la pgina u hoja de clculo. Clic en un botn en la imagen de la Barra de Formato de arriba. En una ventana separada, aparecer una corta explicacin de que es lo que hace el botn. Puede ir hacia adelante y atrs, entre las ventanas, o puede usar al botn Siguiente en la nueva ventana, para ir en orden a travs de todos los botones. O Puede ver todas las descripciones en una pgina en una ventana nueva.

La Barra Frmula Para ayudar a que la vida siga siendo confusa, el trmino Barra Frmula, es usado tanto para significar toda la barra que se ve debajo de la barra de herramientas Formato, como tambin para el cuadro de texto a la derecha, que exhibe lo que contiene la celda seleccionada.

Los botones en Excel 97/2000 son algo diferentes: Clic en cada parte de la Barra Frmula de la imagen de arriba. Aparecer en una ventana separada una corta explicacin sobre la funcin de esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrs entre las ventanas, o puede usar el botn Siguiente, en la nueva ventana para ir en orden a travs de todos los botones. O Puede ver todas las descripciones en una pgina en una ventana nueva.

La Barra de Estado

La Barra de Estado est bastante escondida al fondo de la ventana. Se ve muy vaca la mayor parte del tiempo. Su funcin es de mantenerlo informado sobre que es lo que est sucediendo - y cual es el estado. La parte izquierda de los mensajes se refiere a que es lo que est sucediendo. Los indicadores de Modo, muestran las caractersticas especiales que han sido activadas. Clic en cada parte de la Barra de Estado de la imagen de arriba. En una ventana separada, aparecer una corta explicacin sobre que es lo que hace esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrs entre las ventanas, o puede usar el botn Siguiente en la nueva ventana para ir en orden a travs de todos los botones

Cuando se combinan dos o ms celdas verticales u horizontales adyacentes, se convierten en una celda de gran tamao que se muestra en varias columnas o filas. El contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda combinada, como se puede ver en el ejemplo siguiente.

Una celda combinada se puede dividir de nuevo en celdas independientes, pero no se puede dividir una sola celda que no se haya combinado.

Las tablas dinmicas, tambin llamadas pivot tables, son una herramienta para anlisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la informacin contenida en la BD. Esta clase de tablas permiten analizar slo una porcin de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar nicamente la informacin relevante, con lo que el anlisis se torna ms sencillo. Las pivot tables estn basadas en dos conceptos: sumarizacin y rotacin:

QU ES UNA FRMULA EN EXCEL ? Las frmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar clculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que ser asignado a la celda en la cual se introduce dicha frmula. En una frmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o ms celdas de un libro de trabajo. Las frmulas estn conformadas por operadores de clculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula ). Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se ver mas adelante la multiplicacin * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numrico 15, la celda A4 contiene el valor numrico 4, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir 27 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se ingres la frmula. 1.1. Componentes de una frmula Una frmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones. Por ejemplo, la frmula que permite calcular el rea de la superficie que est dentro de una circunferencia, A = R2, se puede escribir en Excel como: =PI()*B1^2 En esta frmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente: - Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1. - Constantes: el valor 2. Nmeros o valores escritos directamente en una frmula. - Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. - Funciones: la funcin PI(). Esta funcin al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592... 2. OPERADORES Los operadores especifican el tipo de operacin o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritmticos, de comparacin, texto y de referencia. 2.1. Tipos de operadores

- Operadores aritmticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin (combinando los valores numricos y generando resultados numricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritmticos.

Operador aritmtico + (signo ms) (signo menos)

Significado Suma Resta Cambio de signo

Ejemplo A3+3 B3-B1 -A1 B3*C3 D3/3 20% C3^2

* / % ^

(asterisco)

Multiplicacin

(barra diagonal o slash) Divisin (signo de porcentaje) (acento circunflejo) Porcentaje Exponenciacin

Operadores de comparacin: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparacin tenemos los siguientes:

Operador de comparacin = > ( igual ) ( mayor )

Significado Igual a Mayor que

Ejemplo A1=B1 A1>B1

< >= <= <>

( menor ) ( mayor o igual ) ( menor o igual) (distinto)

Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de

A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

( Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparacin, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO ).

Operador de concatenacin de texto: Se utiliza el signo ( & ampersand ) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador texto

de Significado

Ejemplo

&

( comercial)

"Sierra"&" Nevada" produce el valor Sierra Concatena o une dos Nevada valores para generar un nuevo valor de texto - A3&B3 "y" continuo. crea un nuevo valor de texto formado por el valor de texto que contiene la celda A3 concatenado o unido con el valor de texto que contiene la celda B3

Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los clculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones.

Operador referencia

de Significado

Ejemplo

(dos puntos)

Operador de rango que B5:B15 genera una referencia a Hace referencia a todas las todas las celdas celdas que se encuentran que se encuentran entre en el rango B5 hasta B15 dos referencias a celdas. Operador de unin que B5:B15;D5:D15 combina varias Hace referencia a las referencias en una sola. celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 ms las celdas en el rango D5 hasta D15 Operador de interseccin B7:D7 C6:C8 que genera una referencia Hace referencia a la celda a celdas comunes a las C7 dos referencias.

; (punto y coma)

(espacio)

Una frmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma siguiente: = < operando_A > < operador > < operando_B >

2.2 Frmulas compuestas en Excel No siempre las frmulas que se requieren utilizar son frmulas simples ( frmulas en las que slo se utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar frmulas en donde se requieren dos o mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la frmula, as como tambin, para la evaluacin de los diferentes operadores de manera que se obtenga el resultado correcto, como por ejemplo, la frmula =PI()*B1^2 que se present anteriormente, es una frmula compuesta ya que tiene 2 operadores aritmticos ( * y ^ ). Una frmula compuesta se puede representar de la forma siguiente: = <operando_A> <operador 1> <operando B> <operador 2> <operando_C > . Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una frmula, esto es, puede estar formado por otros operandos y operadores. 2.2.1 Orden en que Excel realiza las operaciones en las frmulas Como se mencion anteriormente, una frmula est compuesta por los elementos o valores que se van a procesar ( los operandos ), combinados mediante los operadores. Excel realiza las operaciones especificadas en la frmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el clculo de la frmula Excel primero evala, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes clculos u operaciones segn el orden encontrado. 2.2.2 Precedencia de los operadores Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden correspondiente a cada operador segn la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel realizar primero la operacin que est mas a la izquierda. Orden Operador Descripcin

: (dos puntos) 1 (un solo espacio) ; (punto y coma) % ^ * y / + y &

Operadores de referencia

2 3 4 5 6 7

Cambio de signo (como en -A10) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Une dos cadenas (concatenacin) Comparacin de texto

= < > <= >= <>

Tabla de precedencia de los operadores 2.2.3 Uso de parntesis Para cambiar el orden de evaluacin de los operadores, se debe escribir entre parntesis la parte de la frmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que sta se procese antes que las dems. Los parntesis se deben colocar por pares, es decir, un parntesis que abre y otro parntesis que cierra. Por ejemplo, la siguiente frmula: =5+2*3

Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicacin (5 lugar segn la tabla) antes que la suma (6 lugar segn la tabla). La frmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.

Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar el orden de evaluacin, la frmula se puede escribir como: =(5+2)*3 En este caso Excel sumar 5 ms 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 ms el valor constante 25, y despus divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) 3 OPERANDOS EN LAS FRMULAS En una frmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores constantes, referencias a celdas, funciones. 3.1 Constantes Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una referencia a una celda, una frmula, o un valor obtenido como resultado de una frmula, no son constantes. Si se utilizan slo constantes en una frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula, por lo que no tiene sentido utilizar este tipo de frmulas. 3.2 Referencias a celdas Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una frmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de clculo. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vnculos.

3.2.1 Estilo de referencia A1 De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas identificadas mediante nmeros (del 1 al 65.536). Estas letras y nmeros se denominan ttulos o nombres de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la interseccin de la columna B y la fila 2. Hace referencia a: A10 A10:A20 La celda que se encuentra en la columna A y la fila 10 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. Todas las celdas de la fila 5 Todas las celdas de las filas 5 a 10. Todas las celdas de la columna H Todas las celdas desde la columna H hasta la columna J

B15:E15 A10:E20

5:5 5:10 H:H H:J

3.2.2 Referencia a celdas en otra hoja de clculo

En el siguiente ejemplo, la funcin PROMEDIO calcula el valor promedio de los valores contenidos en el rango B1:B10 de la hoja de clculo denominada Marketing del mismo libro de trabajo. Nombre de la hoja Referencia a una celda o rangos de celdas de la hoja

=PROMEDIO(Marketing!B1:B10) Separa la referencia de la hoja y la referencia de las celdas En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de clculo en el mismo libro, donde el nombre de la hoja de clculo seguido de un signo de exclamacin (!) preceden a la referencia de un rango de celdas. 3.2.3 Referencias relativas y absolutas en las frmulas - Referencias relativas Una referencia relativa de celda en una frmula, siempre conserva la posicin relativa entre la celda que contiene la frmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la frmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas. Cuando se copia una frmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las frmula que se crea en la celda destino se ajusta automticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la frmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automticamente la frmula obtenindose en la celda B3 la nueva frmula como =A2.

Frmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3 - Referencias absolutas Una referencia absoluta de celda en una frmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila especfica. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no varia. De forma predeterminada cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas

y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del nmero de fila de la celda, por ejemplo $A$1. Si una frmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la frmula es la misma en ambas celdas.

Frmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3 - Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si una frmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativa se modifica automticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =A$1, que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celda B2 a la celda C3, la nueva frmula que contendr la celda C3 es entonces =B$1.

Frmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3

3.3 Funciones Las funciones son frmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan clculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples

o complejas. Por ejemplo, la funcin REDONDEAR(A10;2) redondea un valor numrico que est en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales. 3.3.1 Estructura de las funciones Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura: Nombre(arg 1;arg 2;;arg n) La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, un parntesis de 1[2] apertura, los argumentos de la funcin separados por punto y coma y un parntesis de cierre. - Nombre de funcin. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre nico que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabticos, por ejemplo la funcin PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o ms puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la funcin PAGO.INT.ENTRE. Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botn para insertar una funcin en la barra de frmulas , si est activa esta barra de frmulas; o se abre el men Insertar y a continuacin se selecciona la opcin Funcin. - Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser nmeros, referencias de celda, texto entre comillas, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una funcin es definido por la funcin misma, y cada uno de estos argumentos deber ser un valor vlido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la funcin. Algunas funciones no necesitan argumentos como la funcin PI( ). Ntese que a pesar de no tener argumentos esta funcin, es obligatorio colocarle tanto el parntesis de apertura como el de cierre.

Informacin sobre la estructura de la funcin. Cuando se escribe la funcin, aparece la informacin sobre la estructura de esta funcin, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda =REDONDEAR( aparecer la descripcin de esta funcin. La informacin de la estructura de las funciones slo aparece para las funciones que vienen integradas en Excel2[3]. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se ingresa antes del nombre de la funcin para indicar que la funcin est incluida en una frmula. 3.3.2 Funciones Anidadas En algunos casos, puede ser necesario utilizar una funcin como uno de los argumentos de otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza la funcin SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual compara el resultado producido por la funcin PROMEDIO (funcin anidada) con el valor 50, para determinar cual valor se le va a asignar a la celda en la que se introduce la frmula.

Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, sta deber devolver el mismo tipo de valor que el requerido por este argumento. Por ejemplo, si el argumento especifica un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Excel mostrar el valor de error #VALOR! Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. En el ejemplo anterior, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc.

3.4 Introducir una frmula Como se mencion anteriormente, las frmulas son expresiones que efectan clculos con los valores que se encuentran en la misma hoja de clculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la frmula. Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual ( = ). 3.4.1 Introducir una frmula sencilla Una frmula sencilla o simple contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas frmulas se muestran a continuacin: Frmula =128+345 =5,25^2 Accin Suma 128 y 345 Halla el cuadrado de 5,25

Para introducir estas frmulas se puede seguir el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. 4. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula. Escribir el signo igual (=). Introducir la frmula. Presionar ENTRAR.

Otra forma para ingresar una frmula, es utilizar la barra de frmulas si est activada. 3.4.2 Introducir una frmula que contenga referencias de celdas: Las siguientes frmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo si la celda B2 contiene la frmula =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente de la celda C2. Frmula Accin

=C2

Utiliza el valor de la celda C2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2

=Hoja2!B2 =-A10 Cambia de signo al valor numrico que se encuentra en la celda A10 Suma al valor que contiene la celda A1 el nmero 23

=A1+23

Para introducir estas frmulas se puede seguir cualquiera de los siguientes procedimientos: - Procedimiento 1 1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula. 2. En la celda seleccionada o en la barra de frmulas , escribir = (signo igual). 3. Escribir a continuacin la frmula. 4. Al finalizar de escribir la frmula se presiona ENTRAR o se presiona el botn introducir . - Procedimiento 2 1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula. 2. En la celda seleccionada o en la barra de frmulas , escribir = (signo igual). 3. Comenzar a escribir la frmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la frmula, se selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicacin de otra hoja de clculo o una ubicacin de otro libro. Puede arrastrar el borde de la seleccin de celdas para mover la seleccin, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la seleccin. 4. Al finalizar de escribir la frmula se presiona ENTRAR o se presiona el botn introducir . Cuando se introduce una frmula que contiene referencia de celdas Excel muestra en colores diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al

introducir en la celda D9 la frmula =(C9*B9) se podr observar algo como lo siguiente:

3.4.3 Introducir una frmula que contenga una funcin Las siguientes frmulas contienen funciones.

Frmula =SUMA(A:A)

Accin Suma todos los valores numricos en la columna A Calcula el promedio de todos los valores numricos en el rango A1:B4

=PROMEDIO(A1:B4)

Para introducir en Excel una frmula que contenga funciones, como las mostradas en el cuadro anterior, se puede seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la celda en que se desee introducir la frmula. 2. Para iniciar la frmula con la funcin, se debe hacer clic en Insertar funcin en la barra de frmulas , o abrir el men insertar y seleccionar la opcin Funcin. 3. Seleccionar la funcin que desee utilizar. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la funcin; si se hace difcil localizar el nombre de la funcin que interesa, se puede seleccionar la categora a la cual pertenece la funcin o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, al escribir "sumar nmeros" devuelve la funcin SUMA).

4. Luego se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de dilogo que se muestran en la ventana Argumentos de funcin, siguiendo las especificaciones indicadas para cada argumento. Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es ms fcil y seguro, presionando el botn Contraer dilogo , para ocultar el cuadro de dilogo temporalmente, y se procede a seleccionar la celda o celdas en la hoja de clculo, despus se presiona el botn Expandir dilogo , para volver al cuadro de dilogo. 5. Una vez que se tenga completa la frmula se debe presionar el botn aceptar, para que la frmula se introduzca en la celda y se calcule su resultado. 3.4.4 Introducir una frmula con funciones anidadas Como se mencion anteriormente, una funcin anidada es aquella en que uno o varios de sus argumentos son a su vez funciones. Como por ejemplo: =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) Esta frmula produce como resultado la sumatoria de un conjunto de nmeros (SUMA) que se encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda G2 hasta la celda G5 (G2:G5), slo si el PROMEDIO de otro conjunto de nmeros, que se encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda F2 hasta la celda F5 (F2:F5), es mayor que 50; en caso contrario, produce como resultado el valor 0 (cero).

Para introducir esta frmula se puede seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula. 2. Para iniciar la frmula con la funcin, se debe hacer clic o presionar el botn Insertar funcin en la barra de frmulas . 3. Seleccionar la funcin que se necesita utilizar como funcin de primer nivel. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la funcin correspondiente; si se hace difcil localizar el nombre de la funcin, se puede seleccionar la categora a la cual pertenece la funcin o escribir una pregunta que describa lo que desee

hacer en el cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, al escribir "sumar nmeros" devuelve la funcin SUMA). 4. Se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de dilogo que se muestran en la ventana Argumentos de funcin, siguiendo las especificaciones indicadas para cada argumento. o Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es ms fcil y seguro, presionando el botn Contraer dilogo , para ocultar el cuadro de dilogo temporalmente, y se procede a seleccionar la celda o celdas en la hoja de clculo, despus se debe presionar el botn Expandir dilogo , para volver al cuadro de dilogo. o Para escribir otra funcin como uno de los argumentos, se introduce la funcin en el cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, se puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edicin valor_si_verdadero. 5. Para cambiar las partes de la frmula mostradas en el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, se debe hacer clic en el nombre de funcin en la barra de frmulas . Por ejemplo, si se hace clic en SI, aparecer la descripcin de la estructura de la funcin SI, con una lista de los argumentos requeridos por esta funcin.

Para introducir la misma frmula en un rango de celdas, se debe seleccionar en primer lugar el rango, luego se introduce la frmula y, a continuacin, se presionan simultneamente las teclas <CTRL> y <ENTRAR>. Si se est familiarizado con los argumentos de una funcin, se puede utilizar la informacin sobre funciones que aparece despus de escribir el nombre de la funcin y el parntesis de apertura. Se puede hacer clic en el nombre de la funcin para ver el tema de la Ayuda correspondiente a la funcin o hacer clic en un nombre de argumento para seleccionar el argumento correspondiente de la frmula. Para ocultar la informacin sobre funciones, en el men Herramientas hacer clic en Opciones y desactivar la casilla de verificacin Informacin sobre herramientas de funciones de la ficha o pestaa General.

4 COPIAR UNA FRMULA Cuando se trabaja con una hoja de clculo, el objetivo primordial es expresar los clculos requeridos que llevan a la solucin de un problema mediante una o ms frmulas. Pero es frecuente que, por la naturaleza del problema, una

frmula que se ha introducido en una celda se necesite copiarla a otra u otras celdas donde se aplica la misma frmula. Al copiarse una frmula de una celda a otras celdas, las referencias de celda pueden cambiar de acuerdo al tipo de referencia que se utilice. Para copiar se pueden utilizar los siguientes procedimientos: - Procedimiento 1 1. Seleccionar la celda que contenga la frmula a copiar. 2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la frmula producirn el resultado deseado. Si se requiere, se debe cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en una frmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta. 3. Abrir el men Edicin, y elegir la opcin Copiar. 4. Luego seleccionar la celda o celdas en la que se desea copiar la frmula. 5. Abrir de nuevo el men Edicin. Para copiar la frmula y el formato hacer clic en Pegar. 6. Para copiar la frmula solamente hacer clic en Pegado especial y, a continuacin, en Frmulas. - Procedimiento 2 Si la frmula que se necesita copiar va a ser copiada a una celda o rango de celdas que estn contiguas o adyacentes a la misma, se puede copiar la frmula utilizando el cuadro de llenado o botn de relleno (cuadrado negro pequeo situado en la esquina inferior derecha de la seleccin. Cuando se sita el cursor del mouse (ratn) sobre el controlador de relleno, el apuntador cambia a una cruz negra) .

1. Seleccionar la celda que contenga la frmula a copiar. 2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la frmula producirn el resultado deseado. Si se requiere, se puede cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en una frmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta. 3. Colocar el cursor sobre el cuadro de llenado y, a continuacin, arrastrar el cuadro de llenado, presionando el botn izquierdo del

mouse o ratn, hasta la celda o rango de celdas en las que se desear copiar la frmula. 4.1 Procedimiento utilizado por Excel para crear las frmulas que se copian Cuando se copia una frmula de una celda a otras u otras celdas el Excel aplica el siguiente procedimiento: 1. Obtiene el desplazamiento en columnas y filas que existe entre la celda origen y la celda destino. 2. Para crear la frmula en la celda destino, utiliza como base la frmula existente en la celda origen o celda que se copia, modificando, en cada una de las referencia de celdas que se encuentran en esta frmula, la referencia a la columna sumndole o restndole el desplazamiento de columna obtenido antes, y luego hace lo mismo con la referencia a la fila. Si la referencia a columna o fila est escrita en forma absoluta, el desplazamiento encontrado no es aplicado, esto es, la referencia a la columna o fila permanece igual o no es modificada. En el ejemplo siguiente se explicar que sucede con las referencias de celda cuando se copia una frmula de la celda A1 a la celda C3:

Frmula que se copia de la celda A1 a la celda C3 Como se puede observar, entre las celdas A1 y C3 hay un desplazamiento en columnas de 2 y un desplazamiento de filas de 2. - Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B3 (columna relativa y fila relativa), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C4*D5, en donde se observa que a cada columna de las referencias de celda de la frmula original se le suma 2, y a cada fila tambin se le suma 2. - Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*B$3 (columna relativa y fila absoluta), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C$2*D$3, en donde se observa que a cada columna de las referencias de celda de la frmula original se le suma 2, y las filas

permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como absolutas (el signo $ antes del nmero de fila). Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*$B3 (columna absoluta y fila relativa), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =$A4*$B5, en donde se observa que las columnas de las referencias de celda de la frmula original permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como absolutas (el signo $ antes del nombre de columna) y a cada fila se le suma 2. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A$2*$B$3 (columna absoluta y fila absoluta), entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =$A$2*$B$3, en donde se observa que tanto las columnas y filas de las referencias de celda de la frmula original permanecen sin variar o fijas ya que estn escritas como absolutas (el signo $ antes del nombre de columna). Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =$A4*D$3. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*$B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C4*$B$3. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C4*D$3. Si la frmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*$B$3, entonces la frmula que se tendr en la celda C3 es =C$2*$B$3. en C1 Tipo de referencias (columna relativa y fila relativa) (columna relativa y fila absoluta) (columna absoluta y fila relativa) (columna absoluta y fila Frmula en C3

Frmula (origen) =A2*B3

=C4*D5

=A$2*B$3

=C$2*D$3

=$A2*$B3

=$A4*$B5

=$A$2*$B$3

=$A$2*$B$3

absoluta) =$A2*B$3 (columna o fila absoluta o relativa) (columna o fila absoluta o relativa) (columna o fila absoluta o relativa) (columna o fila absoluta o relativa) =$A4*D$3

=A2*$B$3

=C4*$B$3

=A2*B$3

=C4*D$3

=A$2*$B$3

=C$2*$B$3

5. MODIFICAR O EDITAR UNA FRMULA Sin por alguna razn, una frmula que ya se ha ingresado en una celda necesita ser modificada, no es conveniente volver a escribir la frmula desde el principio, sino utilizar el procedimiento para modificacin o edicin del contenido de una celda, el cual se muestra a continuacin: 1. Haga doble clic en la celda que contiene la frmula que desea modificar. 2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de frmulas 3. Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar, cambiar o eliminar caracteres en la frmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del mouse y/o las teclas de direccionamiento del cursor. 4. Para finalizar la edicin y aceptar las modificaciones realizadas presione la tecla ENTRAR o presione el botn introducir de la barra de frmulas.

( para cancelar los cambios presione la tecla ESCape o presione el botn ).

6. ELIMINAR FRMULAS Para eliminar frmulas que se encuentren en una hoja de clculo, el procedimiento ms directo y sencillo es el siguiente: 1. Seleccionar la celda que contenga la frmula. 2. Presionar la tecla <SUPR>. Se pueden eliminar todas las frmulas que estn en un rango de celdas, para lo cual se debe seleccionar primero el rango de celdas y luego se presiona la tecla <SUPR>.

7. CORREGIR FRMULAS Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las frmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de clculo no tenga ningn problema, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores ms comunes. Los problemas se pueden revisar de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortogrfico, o inmediatamente sobre la hoja de clculo mientras se trabaja. Cuando Excel detecta un problema, muestra un pequeo tringulo en la esquina superior izquierda de la celda. Ambos mtodos presentan las mismas opciones. Celda que posiblemente tiene un problema de frmula Si se selecciona la celda que muestra este tringulo aparece al lado de la misma el botn que al hacer clic en l muestra un conjunto de opciones. Se puede solucionar el problema utilizando alguna de las opciones que aparecen u omitirlo. Si se omite, ya no volver a aparecer en las

comprobaciones de errores subsiguientes. Sin embargo, todos los errores que haya omitido se pueden restablecer para que vuelvan a mostrarse. Es frecuente que en una hoja de clculo nos aparezca este indicador de error en celdas que con toda seguridad sabemos que no tienen errores, como cuando Excel detecta que al copiarse una frmula a una celda, una de las celdas contiguas a sta contiene una frmula que es diferente, lo cual lo podramos interpretar como una seal de precaucin. Ms adelante se explicar con corregir errores. detalle estos y otros procedimientos para

Utilice la barra de herramientas Dibujo para agregar las formas y los dibujos que desee. 1. En el men Ver, seleccione Barras de herramientas y, a continuacin, haga clic en Dibujo. Si se encuentra en Outlook, compruebe que hay un nuevo mensaje abierto. 2. Mueva la barra de herramientas al lugar que desee. Si la barra de herramientas Dibujo est acoplada, arrastre el controlador

de movimiento . Si la barra de herramientas Dibujo es flotante (como la de la imagen), arrastre la barra de ttulo.

NOTA cuando se arrastra una barra de herramientas flotante al borde de la ventana del programa, sta se convierte en una barra de herramientas acoplada. Al mover una barra de herramientas acoplada, pueden resultar afectados el tamao y la ubicacin de las otras barras situadas en la misma fila.

En muchas ocasiones, necesitamos mostrar diversos datos, ya sea para convencer a alguin o simplemente para demostrar un determinado progreso o detrimento.A pesar de que existen algunas herramientas especializadas, hemos llegado a la conclusin que Excel es lo ms recomendable.Con la nueva versin Excel 2007, hemos escuchado diversos comentarios acerca de su complejidad. Sin embargo, como veremos en este artculo, los mismos no son tan difciles de manejar. Un grafico es una representacin de los datos de una hoja de clculo a travs de figuras o lneas que permiten un anlisis e interpretacin ms claros de los mismos.

En muchas ocasiones resulta muy til que la informacin contenida en un libro de Excel se visualice grficamente. Excel posee una herramienta que permite la construccin de grficos simples y complejos, brindando claridad en el momento de analizar la informacin En general la representacin grafica de los datos hace que estos se vean mas interesantes atractivos y fciles de leer que en otros formatos ya que Excel provee varios tipos de grficos con lo cual el usuario puede elegir el mas adecuado para cada situacin. El proceso a seguir para la definicin e insercin de un grafico ya sea en la misma hoja donde estn los datos o en otra hoja del mismo libro es bastante

sencillo las opciones necesarias se encuentran en la cinta de opciones, en el apartado Insertar>Grfico.

el uso de Excel, sino se puede revisar una introduccin general al uso de la hoja de clculo. La idea es que si la fecha est vencida se muestra el fondo en color rojo, si es actual el color se muestre amarillo y si es futura sea de color verde. Suponer que en la columna D se tiene la fecha compromiso para cierta actividad o control. Las celdas de esa columna deben tener el formato tipo Fecha. Para indicar el formato de la celda se debe seleccionar en el men Formato, la opcin Formato de Celda e indicar en el grupo Nmero, en la Categora, el tipo Fecha. Para asignar el mismo formato condicional a toda la columna se puede arrastrar hacia abajo, seleccionando y presionando, el pequeo cuadrado que se indica en la parte inferior derecha, al seleccionar la celda. Para conocer qu celdas son las que tienen formato condicional en el men Edicin, seleccionar la opcin Ir a y en el botn Especiales seleccionar la opcin Celdas con formatos condicionales. Esto permitir resaltar las celdas que tienen formato condicional y poder revisar las condiciones. En Excel 2007 se tienen funcionalidades adicionales que permiten agregar un comportamiento a los datos numricos para ofrecer informacin grfica adicional, como: barras de datos, escalas de colores o conjunto de conos. Cuando no se tienen las herramientas de Microsoft, Open Office ofrece una suite gratuita de herramientas totalmente compatibles con los formatos de su competidor. En el futuro se puede evaluar cmo se aplica esta funcionalidad con estas herramientas. Cuando desee crear un vnculo dinmico entre el contenido del documento y el contenido de un libro de Microsoft Office Excel, inserte el contenido como objeto. A diferencia de cuando pega contenido (por ejemplo, si presiona CTRL+V), cuando lo inserta como objeto vinculado o incrustado, puede trabajar en l en el programa original.

Si inserta las celdas en el documento como objeto de Excel, Microsoft Office Word ejecuta Excel cuando haga doble clic en las celdas y puede usar los comandos de Excel para trabajar en el contenido de la hoja de clculo. Cuando inserta un libro completo de Excel como objeto, el documento muestra slo una hoja de clculo. Para mostrar las distintas hojas de clculo, haga doble clic en el objeto de Excel y, a continuacin, haga clic en la hoja de clculo que desee