Como iniciar la contabilidad de una empresa que nunca la ha tenido

Tal vez el ttulo sea un poco redundante, puesto que obviamente cuando se inicia una contabilidad, es precisamente porque antes no exista. En este caso, se tratar de explicar en pocas palabras como organizar la contabilidad de una empresa o negocio que a pesar de llevar aos de existencia, jams ha llevado una contabilidad. No es una tarea fcil organizar cientos de documentos que representan hechos no muy claros, confusos, que ni el mismo empresario sabe dar cuenta. Naturalmente, para iniciar cualquier contabilidad, se requiere elaborar un balance inicial, el cual estar conformado por los bienes y derechos del empresario y sus obligaciones. El patrimonio saldr por diferencia. Por lo general, este tipo de empresarios operan como persona natural, por lo que es conveniente separar los bienes personales del empresario de los bienes dedicados al negocio, lo mismo que los gastos y los ingresos. Si el empresario lleva varios aos trabajando, ser casi imposible armar un balance inicial de hace cinco o mas aos, por lo que este se deber hacer en la fecha en la que se puedan identificar con claridad todos los bienes, derechos y obligaciones del empresario. Una vez elaborado el balance inicial, se debe proceder a la identificacin y clasificacin de todas las actividades realizadas por el empresario, como compras de materia prima, materiales, pago de servicios, ventas, de tal forma que todas y cada una puedan ser incorporadas en la contabilidad. En este punto se debe tener especial cuidado, puesto que por la desorganizacin y por la misma cultura de nuestros empresarios, no es fcil poder identificar con precisin las actividades desarrolladas por el empresario. Es comn que muchos de ellos traten de ocultar informacin, de suministrarlas de forma incompleta, etc. Si no se logra identificar la totalidad de los bienes, obligaciones y actividades del empresario, la contabilidad resultante ser tambin incompleta, de poca utilidad. Quizs la parte mas difcil de la organizacin de una contabilidad, es lograr concienciar al empresario, poderlo comprometer de la importancia de tener claridad en las cuentas. Una vez identificado lo necesario para iniciar una contabilidad, hay que disear los procedimientos que tanto el encargado de la contabilidad como el empresario deben seguir.

Son importantes los aspectos relacionados con el manejo del efectivo. Hay que hacerle entender al empresario que aunque el negocio es de su propiedad, no debe disponer de los recursos del negocio de forma ligera y descuidada. Que debe existir un control sobre todos los gastos en que se incurren. Que no debe mezclar los gastos personales con los del negocio. Que lo producido por el negocio no se puede convertir en su caja menor. Que debe informar todos y cada uno de los gastos e ingresos que realice. Que debe tener soportes de absolutamente todo lo que haga relacionado con su negocio. Se deben fijar tambin procedimientos y polticas sobre compras, manejo de cartera, seleccin de proveedores e inclusive clientes. Los procedimientos de control son quizs los mas importantes y los mas difciles de implementar. Los empresarios son reacios a que se les controle, tienen la creencia que si cuentan todo debern pagar ms impuestos La organizacin de la contabilidad como tal, no es otra cosa que la identificacin y clasificacin de los bienes, obligaciones y actividades del contribuyente, lo dems son procedimientos de control, que sern propios y especficos para cada empresario. Es de gran importancia, y quizs decisivo, realizar un programa de concientizacin, de culturizacin y sensibilizacin del empresario. Sin la cooperacin y compromiso de este ser infructuoso cualquier intento de organizar cualquier contabilidad. Autor: Jos Ignacio Pimentel Bohrquez

Balance inicial
El balance inicial es aquel balance que se hace al momento de iniciar una empresa o un negocio, en el cual se registran los activos, pasivos y patrimonio con que se constituye e inician operaciones. Cuando se crea una nueva empresa se requiere que los socios aporten una serie de activos y posiblemente se deba incurrir en algunas obligaciones para poder operar o adquirir los activos, lo que su conjunto conforman el balance inicial. Sabemos que un activo es todo bien o derecho que tenga la empresa. Que el pasivo son las deudas y obligaciones que se tienen con terceros y que el patrimonio son los aportes que los socios hacen a la nueva empresa. Una nueva empresa para poder iniciar operaciones requiere de activos, los cuales deben ser financiados. Esta financiacin puede provenir de los socios que aportan los activos o de terceros que hacen crditos a la nueva empresa. De esta forma surgen los pasivos y el patrimonio.

Sin ms prembulo se proceder a realizar un ejemplo sobre el balance inicial. Supongamos la constitucin de una sociedad limitada conformada por cinco socios que aportarn lo siguiente: A $30.000.000 B $20.000.000 C Un vehculo valorado en $30.000.000 de los cuales debe $5.000.000 (La empresa asume la deuda) D Una oficina valorada en $15.000.000 C Una cartera por $10.000.000 y mercancas por $5.000.000 Contabilizacin Cuenta 110505 130505 143505 151610 1540505 238095 311505 Debito 50.000.000 10.000.000 5.000.000 15.000.000 30.000.000 Crdito

5.000.000 105.000.000

El balance inicial quedara as: ABC LTDA. BALANCE INICIAL 01 DE JUNIO DE 2007 ACTIVO Activo corriente Caja y bancos $50.000.000 Clientes $10.000.000 Inventarios $5.000.000 Total activo corriente $65.000.000 Activo no corriente

Oficinas $15.000.000 Vehculos $30.000.000 Total activos no corrientes $45.000.000 Otros activos -0Total activos $110.000.000 PASIVOS Pasivo corriente Otras cuentas por pagar $5.000.000 Total pasivo corriente $5.000.000 Pasivos no corrientes -0Otros pasivos -0Total pasivos $5.000.000 PATRIMONIO Aportes sociales $105.000.000 Total patrimonio $105.000.000 Total pasivo y patrimonio $110.000.000 En trminos generales, el anterior debe ser el balance inicial que se debe preparar y presentar al conformarse una sociedad. Comentarios finales Los socios pueden aportar tanto dinero efectivo como cartera, Inventarios, Activos fijos, trabajo personal, en fin, cualquier clase de activo. Tambin es factible aportar deudas, caso en el cual la empresa se hace cargo de la obligacin. Por obvias razones el aporte en deudas no puede ser del 100%, pues no se aportara nada. Por lo general el aporte de pasivos se da cuando se aporta un activo del cual debe una parte. En ese caso el activo, ste se lleva a la cuenta correspondiente del activo. Al patrimonio slo va el valor de del activo disminuido en el valor del pasivo que afecta el pasivo.

Conciliacin bancaria
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crdito, anulacin de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como conciliacin bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia. Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: - Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque. - Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa. - Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. - Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta aun no las ha registrado en sus auxiliares. - Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar. - Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa. En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser: Saldo del extracto bancario: XXX

(-) Cheques pendientes de cobro: XXX (-) Notas crdito no registradas (+) Consignaciones pendientes (+) Notas debito no registradas () Errores en el auxiliar = Saldo en libros. XXX XXX XXX XXX XXX

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogacin para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc. Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crdito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo. En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar. Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados. En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es comn), se debe hacer la respectiva reclamacin, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamacin que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar. La conciliacin no busca que ningn momento legalizar los errores; la conciliacin bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

Contabilidad
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el lenguaje de los negocios por el hecho de ser, dentro de la organizacin, una actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la informacin econmica que permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones. La contabilidad es un sistema de informacin integrado a la empresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la informacin financiera de la organizacin. Las actividades de clasificacin, registro y resumen son de carcter rutinario y repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematizacin de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del proceso, permitindole dedicar ms tiempo a labores de mayor importancia, como el anlisis e interpretacin de la informacin. El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar informacin financiera de la organizacin a personas naturales y entidades jurdicas interesadas en sus resultados operacionales y en su situacin econmica. Los administradores de la empresa, los accionistas el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados son personas e instituciones que constantemente requieren informacin financiera de la organizacin para sus respectivos anlisis. La contabilidad suministra informacin de la empresa a los administradores, como una contribucin a sus funciones de planeacin, control y toma de decisiones; los mismos requieren de informacin financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable u oportuna. Los accionistas o propietarios de la empresa requiere de informacin financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiando a la administracin. Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de informacin contable de la empresa, la cual les permite fundamentar sus peticiones laborales y lograr as, acuerdos con sus patronos. El gobierno tambin hace uso de la informacin suministrada por contabilidad. Cuando determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa. Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa informacin financiera con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorizacin de un prstamo. La complejidad y gran nmero de transacciones comerciales han presentado la necesidad de registrar todas las operaciones comerciales.

Esta tcnica desempea un papel importantsimo en la vida econmica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza. La importancia se basa en unos propsitos principales como:

Para el uso en la planeacin y control de las operaciones normales de la empresa. Para seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la formulacin de las polticas. Rendir informes externos a la empresa.

LA CONTABILIDAD COMO CIENCIA La Contabilidad puede definirse como una ciencia instrumental que se ocupa de sistematizar y generalizar los mtodos contables, al tiempo que investiga la consecucin de otro nuevos. Es una ciencia instrumental porque el objeto de su estudio consiste en instrumentos o mtodos. La ciencia de la contabilidad se dirige a la construccin de un cuerpo metodolgico, que proporcione una herramienta de anlisis a otras ciencias, particularmente la economa de la empresa. Debido a esto ultimo, hay una clara subordinacin de la contabilidad respecto a la economa, y tambin en gran medida al derecho. Las obligaciones y derechos que integran el patrimonio de la empresa, su vida entera en suma, estn minuciosamente relacionados por el ordenamiento jurdico. Muchas anotaciones contables se hallan obligatoriamente prefijadas por ley que concede importancia probatoria e impone requisitos formales a la manera de llevar la tenedura de libros. A continuacin relacionaremos algunas carreras afines con la Contabilidad. 1.4.1 La Macro Contabilidad. Se define como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes macroeconmicas es decir, a la determinacin en cifras de la situacin econmica de un pas, tambin denominada Contabilidad Nacional. La Contabilidad Nacional presenta tanto las medidas reales de las variables macroeconmicas tales como la produccin y el ingreso, como un marco conceptual en el que se relacionan unas magnitudes con otras. La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida bsica del desempeo de la economa de la produccin de bienes y servicios, y tambin pone de manifiesto las relaciones existentes entre las 3 variables macroeconmicas fundamentales. La relacin que existe entre las 3 variables desempea un papel importante en la determinacin de los niveles de ingreso y produccin en la economa. A pesar de la sencilla apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una considerable complejidad para relacionar el PNB, con ingreso Nacional y gasto nacional, estas complicaciones se derivan, en gran medida, por el efecto que producen los impuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional en relacin con el PNB, y por el efecto del Comercio Exterior. 1.4.2 La Micro Contabilidad. Se define como la Contabilidad aplicada a unidades econmicas individuales, bien sean personas fsicas o sociales, tambin denominada Contabilidad de Empresa.

La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos, finalmente reconocibles tales como: compras, ventas y comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional trata de determinar magnitudes econmicas con un notable grado de abstraccin, que requieren una cuidadosa definicin previa. La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio de la empresa como los resultados obtenidos en un determinado periodo de tiempo. La Contabilidad Social concede muy poca importancia al estado patrimonial y dedica lo mejor de sus esfuerzos a la determinacin de los flujos econmicos financieros. 1.4.3 Contabilidad Financiera: General o Externa. Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio de las cuales la empresa se relaciona con el mundo exterior (compras, ventas, financiacin). Su principal cometido es la elaboracin de Balances y Cuentas de Resultado, para ello desarrolla un completo procedimiento de registro de todas y cada una de las actividades de la empresa que constituyen hechos contables. Contabilidad Interna: Es la contabilidad que trata de los procedimientos empleados para planificar y controlar los procesos de produccin. Analiza los procesos de produccin desde el punto de vista cuantitativo, de costes y rendimientos y proporciona a los directivos de la empresa una informacin fundamental, a fin de establecer decisiones de poltica empresarial en lo que se refiere a la programacin y el control de la actividad productiva. 2.1 QUE ES CONTABILIDAD Es la ciencia y tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. 2.2 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

Obtener en cualquier momento una informacin ordenada y sistemtica sobre el desenvolvimiento econmico y financiero de la empresa. Establecer en trminos monetarios, la cuanta de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa. Llevar un control de todos los ingresos y egresos. Facilitar la planeacin, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operacin mercantil, sino que permite prever situaciones futuras. Determinar las utilidades o prdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable. Servir de fuente fidedigna de informacin ante terceros.

2.3 CONTABILIDAD DE CAUSACIN Mas conocido como el Principio de causacin que significa que los hechos econmicos

deben ser reconocidos en el perodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. 2.4 PARTIDA DOBLE El Mtodo de la partida doble, es un principio universal introducido por Fray Lucas Paciolo, segn el cual si se debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras por igual valor. Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales. Se fundamenta en el siguiente hecho:

Cuando una persona vende, hay otra que compra. Cuando una persona entrega, hay otra que recibe. No puede existir deudor sin acreedor. No puede existir acreedor sin deudor.

Tal situacin da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el registro de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas afectadas. Esto quiere decir que toda transaccin comercial implica: entrega de mercancas o servicios y entrega de efectivo o aceptacin de la deuda. El principio universal de la Partida Doble significa que en cualquier asiento contable, la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los crditos. 2.5 VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE Permite el control matemtico de las anotaciones: como siempre se da entrada y salida simultneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los mismos en dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condicin de exactitud que sus respectivas sumas coincidan entre s. Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es solamente el movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por cobrar o por pagar por ejemplo, sino tambin todos los elementos abstractos que contribuyen a establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible conocer sus montos sin necesidad de formular un balance general. 2.6 ASIENTOS CONTABLES Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizan dos cuentas, un dbito y un crdito; compuesto cuando se emplean ms de dos cuentas. 2.6.1 Comprobantes de Contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronolgico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del da de su preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. 2.6.2 Contenido del comprobante.

Fecha Origen Descripcin

Y cuanta de las operaciones, as como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripcin de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, cdigos o smbolos numricos, caso en el cual deber registrarse en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que corresponda. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden. 2.7 ECUACIN PATRIMONIAL La Ecuacin patrimonial es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente econmico puede expresar su ecuacin patrimonial, la que se conservar a travs de toda la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo. 2.7.1 Descripcin de la Ecuacin patrimonial. Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una frmula matemtica que da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del pasivo o del Patrimonio, Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual. 2.8 CONCEPTO DE CUENTA Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. Cuenta es el registro de valores homogneos relativos a una persona o cosa, bajo un ttulo apropiado, que facilita la interpretacin de las operaciones en los libros. Cuenta es un trmino usado en contabilidad para designar derechos, bienes, obligaciones y resultados; en ella se hacen registros sistemticos y anlogos que permiten la interpretacin de las operaciones de un ente econmico. 2.8.1 Partes de una cuenta.

Ttulo o nombre. Fecha. Descripcin: corresponde al detalle o concepto por el cual se est registrando. Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o cargan y constituyen un aumento (dbito). Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se acreditan o abonan y constituyen una disminucin (crdito). Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser: Saldo deudor: cuando los dbitos son mayores que los crditos. Saldo acreedor: si la suma de los crditos es mayor a la de los dbitos.

2.8.2 Clasificacin de las cuentas. 2.8.2.1 Cuentas Reales o de Balance. Son las que representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte

del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio. Activo. Es la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bien, entre otros, el dinero en bancos o en caja, las mercancas, los muebles y los vehculos; por derechos, las cuentas por cobrar y todos los crditos a su favor. Es la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se espera que fluyan a la empresa beneficios econmicos futuros. Caractersticas de los activos. Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

Estar bajo el control de la Empresa. Generar un derecho de reclamacin.

Pasivo. Es la cuenta que representa todas las obligaciones contradas por la empresa para su cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. Es la representacin financiera de las obligaciones presentes del ente econmico, derivadas de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deber transferir recursos o proveer servicios de otros entes. Caractersticas de los pasivos.

La obligacin tiene que haberse causado. Existe una deuda con un beneficiario cierto. Representa para la empresa una obligacin presente. Una obligacin es un deber o responsabilidad para actuar en cierta manera. Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles como consecuencia de un compromiso contractual, o de un requerimiento estatutario.

Las obligaciones surgen tambin de prcticas normales de negocios, del deseo y la costumbre de mantener buenas relaciones de negocios, o de actuar de una manera equitativa. Una obligacin normalmente surge slo cuando un activo es entregado, o la empresa acuerda irrevocablemente la adquisicin de un activo. La liquidacin de una obligacin de una obligacin presente usualmente implica el que la empresa entregue recursos que conlleve beneficios econmicos con objeto de satisfacer los reclamos de la otra parte interesada. Patrimonio. Es la cuenta que representa los aportes del dueo o de los dueos para constituir la empresa y adems incluye las utilidades y reservas. Matemticamente, se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Caractersticas del patrimonio. Est constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los propietarios de la empresa.

Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las prdidas del ejercicio contable. Representa los recursos invertidos por los dueos de la empresa Es igual al activo total menos el pasivo total.

El derecho de los dueos de la empresa es un derecho residual porque los derechos de los acreedores tienen prioridad desde el punto de vista legal. Aportes efectuados por el propietario Utilidades provenientes de las operaciones del negocio. La disminucin del patrimonio en una empresa se origina de dos manera Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueos de la empresa. Prdidas provenientes de operaciones improductivas de la empresa.

2.8.2.2 Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias. Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, son transitorias porque se cancelan al cierre del perodo contable. 2.8.2.3 Cuenta de Orden. Son los dineros, documentos y bienes que estn en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociacin. 2.8.2.4 Cuentas de Orden Contingentes. Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente econmico. 2.8.2.5 Cuentas de Orden Fiduciarias. Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administracin del ente econmico. 2.8.2.6 Cuentas de Orden Fiscales. Son las que reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el Balance y en el Estado de Resultados y las utilizadas para la elaboracin de las declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse. 2.8.2.7 Cuentas de Orden de Control. Las que se utilizan por el ente econmico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situacin financiera de aqul, se usan tambin para ejercer control interno. 2.9 INGRESO Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad. 2.10 GASTO Son los pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos necesarios para el buen funcionamiento, estos valores no son recuperables. 2.11 COSTO DE VENTAS Es el que representa la adquisicin de los artculos destinados para la venta. 2.12 CUENTAS POR COBRAR Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la empresa sobre los clientes por mercancas vendidas a crdito. Tambin se conoce como deudores comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las siguientes maneras, cuentas por cobrar iniciales mas las ventas a crdito del periodo menos los cobros efectuados durante el mismo periodo. 2.13 BALANCE GENERAL El Balance general, es el informe bsico que muestra la situacin financiera de un ente econmico, en una fecha determinada. Contiene informacin sobre los activos, pasivos y

patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situacin financiera. 2.14 ESTADO DE RESULTADO El Estado de resultados, es el informe bsico que muestra el resultado neto de las operaciones de un ente econmico, durante el periodo contable. Sus elementos son: ingresos, costos, gastos y correccin monetaria. 2.15 REGISTRO Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos tcnicos adecuados a la organizacin de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificacin con sujecin a las tcnicas de valuacin que permitan el debido reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad social de la informacin. 2.16 ESENCIA SOBRE LA FORMA La esencia sobre la forma econmica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observacin de las realidades jurdicas y presupuestales que rigen al ente econmico. 2.17 PRUDENCIA En relacin con los ingresos, deben contabilizarse nicamente durante el periodo contable y no los potenciales o sometidos a condicin alguna. Igualmente y con referencia da los gastos deben contabilizase no solo los realizados, sino tambin aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir aquellos que supongan riesgos previsibles o prdidas eventuales, cuyo origen se determine en el periodo actual o en periodos anteriores. 2.18 INVERSIONES Recursos aplicados en la creacin y fortalecimiento de los entes pblicos, as como en la adquisicin de ttulos valores, destinados al cumplimiento de las polticas sociales, econmicas y financieras del estado. 2.19 PERIODO CONTABLE El Periodo contable, corresponde al tiempo mximo que regularmente el ente pblico debe medir los resultados de sus operaciones financieras, econmicas y sociales de ejecucin presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programacin de actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Normalmente, el periodo contable va del 1 de enero al 31 de diciembre. 2.20 CUENTAS POR PAGAR Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante. Obligacin que la empresa contrae a corto plazo con terceros, en especial con los proveedores. 2.21 DEPRECIACIN Prdida del valor de los elementos del activo fijo o inmovilizado de cualquier institucin, o empresa, al prestar la funcin que le es propia. Resulta de dividir el costo original del elemento o bien por su vida til. Aunque no es una erogacin real de efectivo, la legislacin tributaria permite tratar esta partida como un gasto, disminuyendo las utilidades y convirtiendo as en un crdito tributario. 2.22 EMPRESA Se entender por empresa toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes o para la prestacin de servicios. Dicha actividad se realizar a travs de uno o ms establecimientos de comercio. 2.23 ENTE ECONOMICO

En la empresa, esto es la actividad econmica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. 2.24 PERSONA NATURAL Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo el personal y familiar, sirve como prenda de garanta por la totalidad de las obligaciones que adquiera en desarrollo de la actividad de la empresa. (Gua para construir y formalizar una empresa Cmara de Comercio de Bogot pgs. 15,16). 2.25 PERSONA JURIDICA La Persona jurdica Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las sociedades son comerciales cuando contemplan dentro de su objeto social, la ejecucin de una o ms actividades mercantiles y adquieren personera jurdica cuando se constituyen por Escritura Pblica. 2.26 ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO Se define un establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podr tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comercio podr pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales. 2.27 SOCIEDADES COMERCIALES Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o ms personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial que incluya una o ms actividades consideradas por la ley como mercantiles, con el fin ltimo de generar utilidades y repartirlas entre socios. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurdica diferente de los socios. 2.28 COMERCIANTES Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantil o Actos mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona. (Art. 10 Cdigo de Comercio). Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el funcionamiento del negocio y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la legislacin. 2.29 CICLO CONTABLE Es el proceso ordenado y sistemtico de registros contables, desde la elaboracin de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparacin de estados financieros. 2.29.1 Partes del ciclo contable. Consta de las siguientes partes: Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del diseo o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares. Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado

a los libros principales y auxiliares de contabilidad. El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:
1. Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad,

denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares. 2. Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros: balance general y estado de ganancias y prdidas. 3. Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares. El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable. 2.31 LIBROS DE CONTABILIDAD Las caractersticas bsicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en principio, a una fecha de registro, una descripcin del registro y unas columnas donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe o haber). La tecnologa actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina el uso del registro manual, pero esto no quiere decir que pierda sus caractersticas enunciadas anteriormente. 2.31.1 Registro de los libros de comercio. El registro de los Libros de comercio se har en la siguiente forma: En el libro se firmar por el secretario de la cmara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicacin de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del nmero de sus hojas tiles, las que sern rubricadas por dicho funcionario. En un libro destinado a tal fin se har constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.). Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por cada clase de libros. Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: 1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por resmenes globales no superiores a un mes. 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito y crdito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. 3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros los auxiliares necesarios para: a. Conocer las transacciones individuales, cuando stas se registren en los libros de resumen en forma global; b. Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones; c. Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras; d. Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos homogneos, y e. Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. 1. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin y control del ente econmico. 2. Cumplir las exigencias de otras normas legales. 2.31.2 Forma de llevar los Libros de contabilidad. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable, adems de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo. En los libros est prohibido: 1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren. 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. Sin perjuicio de los dems requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artculo. 2.31.3 Actos prohibidos en los Libros de comercio.

En los libros de comercio se prohibe: 1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren. 2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos. 3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere. 4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. 5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Nota de contabilidad
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos especficos. En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes vlidos como son las facturas. Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes, el nico documento vlido es la factura, o documento equivalente en el caso que la operacin se realice con una persona no obligada a facturar. Algunas operaciones internas se registran en la Contabilidad haciendo uso de documentos especficos diferentes a la nota de contabilidad, como es el caso del comprobante de egresos, comprobante de ingresos, recibos de caja, consignaciones, remisiones, ordenes de compra, entradas de almacn, salidas de almacn, Notas debito y crdito, etc. Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni internos especficos, se utiliza entonces la nota de contabilidad. Ejemplo de esto puede ser la contabilizacin de los Ajustes por inflacin, la Depreciacin, la amortizacin, correcciones, los comunes ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc. La nota de contabilidad debe tener una numeracin consecutiva, que permita tener un control sobre las mismas y permita hacerles un seguimiento posterior. Igualmente debe contener la fecha de elaboracin y las personas que intervinieron en su elaboracin. Puesto que la nota de contabilidad tiene como funcin el registrar operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores debito y crdito. Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original, puesto que la nota de contabilidad no ser utilizada o no ser requerida por otro departamento diferente al departamento de contabilidad, lo que hace innecesario las copias.

Para tener un mejor control, es recomendable utilizar un tipo de nota de contabilidad diferente para cada tipo de operacin. Por ejemplo, la nota de contabilidad utilizada para registrar los ajustes por inflacin, se debe diferenciar claramente de la nota de contabilidad utilizada para la contabilizacin de la depreciacin, de lo contrario se tendrn dificultades a la hora de hacer verificaciones y seguimientos. Para esto, se puede identificar cada tipo de nota de contabilidad mediante un prefijo, o llamndola por el nombre de la operacin que registra: Nota de ajustes por inflacin, nota de depreciacin, nota de amortizacin, etc. Las notas de contabilidad bien pueden ser en formas preimpresas o generadas totalmente por computador. Todos los software de contabilidad tienen por defecto un formato para cada nota, y adems algunos permiten personalizar los formatos para ajustarlos a los requerimientos de imagen de la empresa.