UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR

Facultad de Ingeniera de Sistemas Empresariales

Escuela de Ingeniera de Sistemas de Informacin y de Gestin

MODELAMIENTO DE DATOS: COMPRAS COMO

PROCESO LOGSTICO

Alumno:

PICN BERROCAL, lex Csar

Asignatura:

Estructura de la Informacin

Profesor:

Ing. Reyna Monteverde, Tino

Ciclo:

II

Seccin:

401
2010-1

ndice
1. Introduction
1.1. Objectivo
1.2. Misin Logsitica
1.3. Visin Logsitica
2. Alcances
3. Mdulo de Compras
3.1. Visin
3.2. Funcionalidades
3.3. Flujo de Datos.
3.4. Descripcin de las Funcionalidades
4. Polticas en el Modelo.
5. Reglas de Negocio en el Modelo.
6. Anexos
Flujo de Datos
Tabulado del Modelado de Datos
Diccionario Semntico
Modelado de Proceso: Compras
Modelado de Eventos
-

Registro de Pedidos

Seleccin de Proveedor

Evaluar Cotizacin

ndice
Estandarizacin de Parmetros de Ponderacin
Modelado Poltica
Modelado Regla de Negocio
Detalle Analtico de Actividades

Modelado de Datos
: Compras
Documenta las Especificaciones

Revisindel Documento(Historico)
REV.

FECHA

24-ago-10

DESCRIPCIN

Presentacin final

AUTOR

APicn

1. Introduction
1.1. Objectivo
El presente documento describe el modelado de datos comprendidos en el
proceso de compras, el cual se inicia con el registro de una solicitud hasta la
generacin de la orden de compra.

1.2. Misin Logsitica

Impulsar la innovacin mediante la aplicacin de las tecnologas de la informacin
contribuyendo a optimizar los resultados de negocio, manteniendo un adecuado
nivel de servicios y actividades de la organizacin.

1.3. Visin Logsitica

Agregar valor mediante el empleo innovador de la TICS permitiendo incrementar la
productividad y eficiencia en beneficio del negocio. Preparar una plataforma para
que en un futuro inmediato permita realizar las transacciones va web, reduciendo
tiempos, eliminado sobrecostos y procedimientos ineficientes.

2. Alcances
De acuerdo al planteamiento para el modelado de datos, el sistema estar en
condiciones de realizar lo siguiente:
Asignar automticamente existencias de almacn para la atencin de
pedidos.
Seleccin de proveedores para el proceso de cotizacin.
Evaluacin de las cotizaciones.
Control dinmico de los gastos incurridos por la diferentes areas evitando
los sobrecostos.
Mantendr actualizado la informacin referente al comportamiento de los
proveedores.

3. Mdulo de Compras
3.1. Visin
El propsito del mdulo de Compras es el de automatizar los procesos y
transacciones que se llevan a cabo en las actividades de adquisicin de recursos,
los cuales son vitales para el desarrollo de la organizacin. Esta automatizacin
deber considerar parmetros para el anlisis de las alternativas de compra y la
seleccin del proveedor.

3.2. Funcionalidades
A continuacin se enumeran las funcionalidades, las que se ha desglosado con
sus respectivos eventos:
Registrar el requerimiento de compra (inicia el proceso de compra)
o

Validar usuario que genera el pedido.

Realizar control de partidas.

Realizar control de costos de la partida.

Verificar existencias en almacn

o

Validar usuario que aprueba el pedido.

Verficar la existencias de stock.

Invitar proveedores al proceso de cotizacin

o

Seleccionar a potenciales proveedores: el sistema seleccionar

automaticamente a los potenciales proveedores mediante parmetros,
discriminando aquellos que no cumplan con dichos parmetros.

Evaluacin de las cotizaciones.

o

Durante el proceso de cotizacin, la informacin consignada por el

proveedor en el formulrio sera ponderada de acuerdo a
parmetros ya establecidos, el cul derivar en puntaje. Estos
parmetros estarn definidos principalmente por los siguientes
criterios:

 Cumplimiento con las especificaciones del producto.

Servicio de post venta.
Garantas.
Precio.
Modalidad de pago.
Plazos y modalidad de entrega.
Requerimiento de compra al proveedor (finaliza el proceso de compra).

3.3. Flujo de Datos.

Registro
en la base

3.4. Descripcin de las Funcionalidades

1.- Registra el requerimiento de compras: Evento que inicia el proceso de

Compras encargado de realizar las verificaciones y comprobaciones antes del
registro de un pedido en la base.

2.- Verifica existencias en almacn: Encargado de la atencin inmeidata, una

vez aprobado el pedido, con las existencias de stock en almacn.

3.- Selecciona proveedor: Responsable de generar un rankig de pontenciales

proveedores que cumplan con ciertos parmetros, los cuales seran invitados al
proceso de cotizacin.

4.- Evalua Cotizaciones: Dirigida a encontrar la mejor cotizacin, mediante el

empleo de parmetros y ponderaciones que sern aplicada a cada una de
ellas.

5.- Genera Orden de compra: Evento que finalize el proceso de compra,

mediante el cual se comunica de manera formal la autorizacin de compra al
proveedor que resulte ganador.

4. Polticas en el Modelo.
A continuacin se detalla las politicas que debern ser consideradas dentro del modelo de
datos:
Impedir que cualquier usuario pueda generar pedidos: la generecin de pedidos
estar bajo la responsabilidad de usuarios autorizado, por lo tanto el modelo
deber validar este atributo.
Atender productos asignados en la partida de una determinada rea: de acuerdo
a la asignacin de partidas de cada rea, estas podr solicitar un determinado
artculo o producto de acuerdo a sus funciones, por lo tanto en el modelo deber
verificar estos atributos. Ejemplo: la solicitud de repuestos es atributo solamente
del rea de mantenimiento.
Impedir que las reas incurran en sobrecostos operativos: el gasto incurrido por
las diferentes reas funcionales, a traves de sus consumos, sern registradas por
el sistema, impidiendo que se puedan generar nuevos pedidos al sobrepasar su
presupuesto asignado.

 Impedir que cualquier usuario pueda aprobar un pedido: la aprobacin de

pedidos ser responsabilidad de los jefes de rea, por lo tanto el modelo deber
considerar esta condicin.
Mantener vinculos comerciales con proveedores homologados: la organizacin
require consolidar sus relaciones comerciales con aquellos proveedores que
cumplan principalmente con sus responsabilidades laborales y fiscales, por tal
motivo periodicamente se realizaran evaluaciones de homologacin, el modelo
deber contener estos parmetros.
Mantener vinculos comerciales con proveedores serios: el cumplimiento de las
obligaciones contractuales del proveedor es un atributo que la organizacin
considera vital, por tal motivo el modelo deber mantener actualizado el
conportamiento de cada proveedor.

5. Reglas de Negocio en el Modelo.

La evaluacin de las cotizaciones es un proceso automatizado dentro del modelo,
mediante el cual se podr elegir la mejor cotizacin para un determinado pedido. Por tal
motivo, el modelo debe considerar las siguientes reglas de negocio:
Aseguramiento de la calidad del producto: el modelo debe considerar los
parmetros suficientes para asegurar que lo ofrecido por el proveedor cumpla
con las especificaciones del artculo o producto. Ejemplo: se requiere la compra
de un interruptor elctrico trifsico blindado de 45 amperios marca indeco.
Aseguramiento de la calidad del servicio: el modelo debe considerar los
parmetros suficientes para asegurar que las condiciones de venta ofrecidos por
el proveedor sena las ms favorables para la organizacin.
Elegir entre dos cotizaciones: en el caso que existan dos o ms cotizaciones que
durante el proceso de evaluacin hayan alcanzado el mismo puntaje se elegira
aquella cuyo proveedor tenga el mayor puntaje de homologacin.
Ponderar las condiciones de venta del proveedor: la informacin consignada por
el proveedor durante el proceso de cotizacin ser ponderado de acuerdo a los
parmetros indicados en el cuadro adjunto, el puntaje obtenido de cada
cotizacin ser el resultado de la sumatoria de los ponderados de cada producto.

FLUJO DE DATOS: COMPRAS

USUARIO

MODELO

PROVEEDOR
Genera Orden de Compra

Genera Requerimiento

Validar Usuario Generador

Cuminicacin del Proveedor

Ganador

Evaluacin de Cotizaciones
Presenta Cotizacin
Verificar Productos Solicitados
Asignados en la Partida del rea

Realizar la seleccin del

Proveedor

Compara Gasto Acumulado

vrs. Monto Asignado a la Partida

Aprueba Requerimiento

Validar Usuario que Aprueba

Revisa Existencias
de Almacn

Seleccin de
Proveedor

Verifica
existencias de
Almacn

Registro del
Requerimiento de
Compra

EVENTO

Atender de manera inmediata un

requerimiento

Verificar existencias de stock

de pedidos no atendidos

Mantener vinculos comerciales con

empresas que cumplan con sus
compromisos contractuales

Politica

Politica

Verificar que el puntaje de Cumplimiento

Crear vinculos comerciales con
Legal del proveedor
sea empresas que cumplan sus obligaciones
> = a 15
laborales y fiscales

Verificar que el comportamiento

del proveedor califique como:
BUENO

Rutinario

Rutinario

Politica

Politica

Politica

Politica

TIPO

ubicacin de los pontenciales

proveedores de un determinado producto

de

impedir que cualquier usuario

pueda aprobar un pedido

Validar usuario que aprueba

el pedido

Busqueda en catlogo proveedor

productos no atendidos

impedir que las reas incurran en

sobrecostos operativos

Comparar monto de gasto acumulado

vrs. monto asginado a una
determinada partida

atender solo aquellos productos que

esten asignados en las partidas de
una determinada rea

impedir que cualquier usuario

pueda generar un pedido

OBJETIVO

Verificar que la partida a la que

pertenece el producto este
asignado al rea solicitante

Validar usuario que genera

el pedido

ACTIVIDADES

SEC
ACT.

MODELADO DE DATOS: COMPRAS

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ENTIDADES RELACIONADAS CON EL EVENTO

Orden de
Compra

Evaluar
Cotizacin

EVENTO

Asignar un ponderado a las condiciones

de venta del proveedor, por cada
producto

Asegurar la calidad del producto

Asegurar la calidad del servicio

Definir la cotizacin en el caso

que existan un empate tcnico

Comunicar formalmente al
proveedor la solicitud de compra

Aplicar un determinado tipo de

ponderacin de acuerdo a la
familia del producto

Verifica que el % de cumplimiento del

producto con respecto a lo solicitado sea
> a 90%

Verificar que las condiciones de

venta tenga un % > a 80%

Verifica que puntaje del

proveedor por homologacin
sea > a 17

Enva solicitud de compra al

proveedor ganador

13

12

11

10

OBJETIVO

ACTIVIDADES

SEC
ACT.

Rutinario

Regla Neg.

Regla Neg.

Regla Neg.

Rutinario

TIPO

MODELADO DE DATOS: COMPRAS

ENTIDADES RELACIONADAS CON EL EVENTO

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