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NDICE I. II. III. INTRODUCCIN..................................................................................................................1 CMO PREPARARSE PARA SU BECA...........................................................................1 ASPECTOS FINANCIEROS................................................................................................2
A. EL VIAJE ...................................................................................................................................... 2 B. PRESTACIONES .......................................................................................................................... 3 C. PAGO............................................................................................................................................. 4 D. EMPLEO Y SUBSIDIOS SUPLEMENTARIOS ......................................................................... 4
IV. V. VI.
APNDICE II: PLAN DE SEGURO DE ENFERMEDAD PARA BECARIOS .......................11 APNDICE III NOTA PARA LAS BECARIAS DEL OIEA......................................................18 APNDICE IV: CERTIFICADO MDICO.................................................................................19
I.
INTRODUCCIN
1. Esta Gua tiene por finalidad proporcionarle a Vd., becaria o becario del Organismo Internacional de Energa Atmica (OIEA), informacin sobre diversas cuestiones administrativas, financieras, relativas a sus viajes y a la presentacin de informes en relacin con su estancia como becarios del OIEA. Debe leerla cuidadosamente y remitirse a ella cada vez que tenga dudas sobre cuestiones como los visados, estipendios y dems subsidios, seguro y hospitalizacin y presentacin de informes. 2. Todas las comunicaciones referentes a su beca debern dirigirse a la divisin pertinente del Organismo:
Divisiones del OIEA Divisin para frica Divisin para Asia y el Pacfico Divisin para Europa Divisin para Amrica Latina
Direccin postal Departamento de Cooperacin Tcnica Organismo Internacional de Energa Atmica P.O. Box 100, A-1400 Viena Austria
Correo-e: Official.Mail@iaea.org
Las comunicaciones ordinarias debern dirigirse al auxiliar de administracin de programas pertinente. Srvase indicar siempre su nombre y apellidos completos y el nmero de cdigo de la beca en toda su correspondencia. 3. Las becas del OIEA forman parte normalmente de la ejecucin de un proyecto de cooperacin tcnica en una esfera de desarrollo de gran prioridad para un pas. Su finalidad es impartir capacitacin en el trabajo, de carcter prctico y dirigida, o formacin acadmica de ms larga duracin, o competencias y conocimientos especializados en el uso de tcnicas nucleares en la esfera pertinente en cada caso. El objetivo principal de su beca es ayudarle a perfeccionar su competencia profesional para que pueda resolver problemas cientficos y tcnicos relacionados con el desarrollo de su pas. 4. Por lo general, las becas se conceden para capacitarse en un solo instituto de un solo pas. El OIEA ha constatado que se logra una mejor capacitacin cuando los becarios concentran sus esfuerzos en un nico lugar de estudio. 5. Cuando solicit Vd. la beca del OIEA, se comprometi a regresar al instituto en que trabajaba una vez concluida su formacin y a trabajar en la esfera de las aplicaciones de la energa atmica con fines pacficos durante dos aos, por lo menos.
visado(s), deber informar inmediatamente al anfitrin, comunicndole el nmero de su pasaporte, el nombre y los apellidos y la fecha de nacimiento que figuren en l, las fechas de emisin y de vencimiento del pasaporte y la fecha en que solicit el visado o los visados. El anfitrin tratar de agilizar el proceso de obtencin del visado o de los visados a travs de sus propias vas o las del pas anfitrin. 8. Es importante que su nombre y apellidos aparezcan transcritos del mismo modo en todos los documentos. Es decir, que su nombre y apellidos debern figurar escritos de la misma forma que aparece en su pasaporte. De no ser as, tendr problemas para efectuar los trmites, es decir, para obtener visados, adquirir billetes de avin y obtener dinero. Cuando solicite un visado para recibir capacitacin o cursar estudios en el pas anfitrin, verifique que su pasaporte sea vlido por lo menos varios meses despus de la duracin prevista de su beca. El OIEA no concede ningn subsidio para costear los gastos de obtencin de pasaporte y visados. El Gobierno de su pas accedi a sufragar esos gastos cuando refrend su solicitud de la beca. 9. En caso de que tenga problemas para obtener el visado debido a cuestiones relacionadas con el seguro de enfermedad, srvase enviar un correo electrnico a TC.Vanbreda@iaea.org para obtener un certificado de seguro de Vanbreda International. El certificado demostrar que Vd. est cubierto por un seguro de enfermedad durante el perodo en que vaya a efectuar los viajes y recibir la capacitacin. 10. Antes de recibir la capacitacin correspondiente a su beca, puede que deba seguir y aprobar los cursos Seguridad bsica sobre el terreno y Seguridad avanzada sobre el terreno. La realizacin de los cursos Seguridad bsica sobre el terreno (BSITF) y Seguridad avanzada sobre el terreno (ASIFT) es obligatoria en el caso de los becarios que deben viajar a lugares de destino en que rige una Fase de Seguridad Fsica de las Naciones Unidas. Enlaces a los cursos: Capacitacin sobre seguridad bsica sobre el terreno (BSITF) y Seguridad avanzada sobre el terreno (ASIFT). 11. Pas anfitrin. Si no est familiarizado con el pas anfitrin en que va a recibir la capacitacin, conviene que, antes de salir de su pas, aprenda lo ms posible acerca de aqul, sus costumbres, cultura, clima, reglamentos cambiarios, etc. Muchos pases facilitan folletos con informacin destinada a las personas que desean viajar a ellos. Puede serle til pedir informacin a la oficina de informacin pblica o de asuntos culturales de la embajada o el consulado de su futuro pas anfitrin. 12. Vestuario. Se recomienda a los becarios que adquieran de antemano ropa adecuada al clima del pas anfitrin. El no hacerlo puede entraar despus problemas, pues el estipendio que se paga en el pas en que se estudia no ha sido calculado para cubrir gastos suplementarios de ese tipo. 13. Demoras en la llegada. La demora en la llegada puede causar muchos problemas. La institucin de acogida del pas anfitrin habr adoptado medidas especiales para recibirlo y ayudarle a instalarse y comenzar su capacitacin. Una llegada tarda puede hacer que se resienta gravemente la buena voluntad de esa institucin. Debe mostrar Vd. el debido respeto a su institucin de acogida cumpliendo la parte del acuerdo que le atae, comprendida la observancia rigurosa de la fecha de llegada que se haya aprobado. La postergacin de la llegada puede dar lugar a gastos adicionales (por ejemplo, pagos por el alojamiento en el hotel reservado y no utilizado o el pago exigido por la cancelacin de la reserva, la menor duracin del programa y la reduccin del estipendio). 14. Certificado mdico. Si el certificado mdico adjunto al formulario de designacin tiene ms de un ao de antigedad en la fecha de salida de Vd. de su pas, deber someterse a un examen mdico de uno a tres meses antes del inicio de la beca y enviar el certificado mdico al OIEA antes de su partida. La beca est sujeta al recibo del certificado mdico y a su aprobacin por el OIEA (vase el Apndice IV). 15. Postergacin de la beca por embarazo. Las mujeres que disfruten de una beca del OIEA debern comunicar al OIEA que estn embarazadas tan pronto tengan conocimiento de ello. Se recomienda vivamente postergar la beca en caso de embarazo (vase el Apndice III).
Si se le ha facilitado un billete de ida y vuelta o un billete de regreso, deber regresar a su pas antes de que expire la validez del billete. Si no puede viajar a tiempo por problemas de visado, comunquelo inmediatamente al OIEA. Si el OIEA prorroga la beca ms all de la fecha de validez del billete de regreso, debe devolver el billete al OIEA por correo certificado: en su lugar, se emitir un nuevo billete sin costo para Vd. Ahora bien, si por motivos personales retrasa su viaje ms all de la fecha de expiracin del billete de avin, Vd. deber pagar el costo adicional que suponga la prolongacin de la validez del billete. 17. Viaje en ferrocarril o autobs. Si prefiere viajar en tren o autobs, el OIEA le reembolsar billetes de segunda clase, previa presentacin de los billetes utilizados originales y despus de que haya finalizado la beca. 18. Viaje en automvil. A los becarios que realicen un viaje internacional o local financiado por el OIEA en automvil privado en relacin con los programas de capacitacin en que participan se les reembolsar el viaje por la ruta ms corta, dentro de los lmites aprobados, conforme a la tasa del OIEA*. Ahora bien, este reembolso nunca exceder la tarifa de avin en clase econmica cuando se trate de viajes largos, ni la tarifa de tren en segunda clase para los viajes cortos. Si, por motivos personales, Vd. decide viajar por una ruta que no es la ms corta, deber pagar el gasto adicional. Slo se le reembolsar el viaje despus de que haya finalizado la beca. 19. Viaje local. El costo del transporte diario desde su residencia al lugar en que recibe la capacitacin est incluido en su estipendio.
B. PRESTACIONES
20. Cuanta del estipendio. Vd. Recibir del OIEA o del Gobierno anfitrin un estipendio para sus gastos de subsistencia. Su estipendio no es un salario, sino un subsidio para sufragar sus gastos de alojamiento, alimentacin, transporte local y gastos menores durante el disfrute de la beca. El estipendio se abona en la moneda del pas en que se recibe la capacitacin. 21. El estipendio se basa en la tarifa establecida por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para cada pas anfitrin. La tarifa depende de los costos que en el pas tengan el alojamiento, la alimentacin, el transporte local y los gastos menores. El estipendio del primer mes es superior al de los meses siguientes a fin de cubrir los gastos de instalacin. 22. Subsidio para libros. En el estipendio se incluye un subsidio mensual para libros, que debe usarse para comprar libros, publicaciones tcnicas, calculadoras y artculos relacionados con su esfera de capacitacin. 23. Asignacin por terminacin de la beca (contingencias). En el estipendio del primer mes se incluye una asignacin para contingencias, destinado a sufragar los gastos de envo por va area, taxis y dems gastos del viaje a la llegada y la partida, por ejemplo, el envo de materiales al pas de origen a la conclusin de la beca (vase el prrafo 43). 24. Publicaciones del OIEA Vd. puede pedir una cantidad razonable de publicaciones del OIEA relativas a su esfera de capacitacin para que se le enven gratuitamente durante el disfrute de su beca. El OIEA determinar en cada caso qu se entiende por 'cantidad razonable'. Adems, podr adquirir otras publicaciones del OIEA a mitad de precio. Los pedidos de esas publicaciones deber hacerlos por conducto de la Divisin pertinente, en la direccin que figura en la seccin I. 25. Gastos correspondientes a tesis. En caso de que un becario incurra en gastos financieros para la preparacin y encuadernacin de una tesis, disertacin, memoria u otro trabajo escrito exigido para completar un programa que conlleve la expedicin de un ttulo, el OIEA reembolsar los gastos reales hasta una cantidad no superior a 750 dlares de los Estados Unidos, a condicin de que se presenten al OIEA los correspondientes recibos (originales, no fotocopias). No se sufragarn los gastos por traduccin de tesis, ni el precio por pgina para la publicacin en revistas cientficas. 26. El OIEA le recomienda firmemente que no se haga acompaar por familiares durante el perodo de la beca. Muchos institutos de los diversos pases que aceptan becarios son renuentes a recibir familias porque carecen de instalaciones para ofrecerles condiciones de vida adecuadas. En cualquier caso, la autoridad y el instituto anfitriones deben dar su acuerdo antes de que adopte Vd. medidas para hacerse acompaar por algn familiar.
27. Su estipendio no es suficiente para mantener a familiares suyos en el pas anfitrin. En caso de que le acompae algn familiar, deber demostrar Vd. que cuenta con fondos adicionales para su viaje y subsistencia, as como para contratar un seguro mdico local que lo ampare. Durante el perodo de la beca, Vd. ser la nica persona amparada por una pliza de seguro de enfermedad. El OIEA no asumir responsabilidad alguna por las personas a cargo de Vd., ni las incluir en su plan de seguro medico. Su seguro no cubrir prrrogas a ttulo privado, ni interrupciones de su estancia en el pas anfitrin (para ms informacin, vanse el prrafo 36 y el Apndice II).
C. PAGO
28. En las instrucciones para el viaje y sobre los pagos que se le enviarn varias semanas antes de su salida se detallar cmo se le pagar el estipendio. 29. Se espera que Vd. cumpla los compromisos que contrajo durante todo el perodo asignado a su capacitacin o estudios. Cualquier pago excesivo resultante de la terminacin anticipada de la beca deber reembolsarse al OIEA.
V. EL PERODO DE CAPACITACIN
34. Presentacin de informes al OIEA. El calendario y las modalidades de los informes que habrn de presentarse se detallan en el Apndice I. Tan pronto como llegue, deber comunicarlo al OIEA y facilitarle su direccin postal y, si procede, los datos de su cuenta bancaria. 35. Deber enviar Vd. su primer informe tcnico al OIEA a ms tardar un mes despus de iniciada la beca. El informe deber consistir en un plan de capacitacin detallado, preparado por Vd. en colaboracin con su supervisor para toda la duracin de la beca, con comentarios sobre la disponibilidad del equipo y las instalaciones necesarios para su capacitacin. El OIEA examinar detenidamente el informe para asegurarse de que el programa de capacitacin que se realizar corresponde al aprobado por el OIEA cuando se le concedi la beca. Tambin deber presentar obligatoriamente informes tcnicos sobre los progresos realizados y un informe final. El primer informe tcnico y los informes sobre los progresos realizados deben ir refrendados con la firma de su supervisor; no as el informe final. Todos los informes tcnicos sern evaluados, pero slo se acusar recibo del primero y del informe final. 36. Seguro de enfermedad. Se ofrece a todos los becarios un seguro de enfermedad por cuenta del OIEA, con arreglo a una pliza contratada con Vanbreda International. Este seguro deber cubrir la mayor parte de los gastos mdicos personales en caso de accidente o enfermedad pero no cubre, en cambio, los gastos mdicos de sus familiares. De conformidad con las condiciones de esta pliza de seguros, el visitante deber pagar primero las facturas
mdicas y, posteriormente, enviar las facturas originales con los resguardos de pago a Vanbreda International (Blgica), que le reembolsar sin demora. En caso de hospitalizacin de un paciente, esto es, de ingreso en un hospital con una estancia mnima de una noche, Vanbreda International puede gestionar el pago directo con la institucin mdica. En el Apndice II figura informacin detallada sobre el plan de seguro de enfermedad de Vanbreda International. No debe enviar facturas mdicas al OIEA, ni a travs de ste. 37. Estipendios durante la hospitalizacin. En caso de hospitalizacin, si es el OIEA quien paga su subsidio de capacitacin, se reducir al 70% de la cuanta normal, porque el hospital proporciona el alojamiento y la comida. Esta reduccin del estipendio no se aplica a los siete primeros das de un perodo de hospitalizacin. 38. Responsabilidad. El OIEA posee una pliza de responsabilidad civil, la cual abarca una responsabilidad jurdica por un monto de hasta cinco millones de dlares de los Estados Unidos que el asegurado [el OIEA] estar obligado a pagar con respecto a las reclamaciones de indemnizacin hechas contra el asegurado por prdidas o daos de efectos personales, o por lesin corporal o enfermedad (mortal o no mortal) causados a personas por un acto de negligencia, error u omisin del asegurado o cualesquiera personas de cuyos actos, error u omisin pueda ser responsable. Adems, en la pliza tambin se estipula que se conceder una indemnizacin para cubrir la responsabilidad [del OIEA] por la capacitacin de cientficos en los laboratorios de los Estados Miembros, incluida la responsabilidad de los participantes en la capacitacin. 39. Publicacin de memorias cientficas. Nunca est de ms insistir en la importancia de que los resultados de las investigaciones cientficas o los proyectos de desarrollo se publiquen con prontitud. No se necesita aprobacin previa del OIEA para publicar una memoria cientfica que sea resultado de investigaciones que Vd. haya llevado a cabo mientras estaba becado por el OIEA. Ahora bien, debe hacer constar en su memoria que el OIEA prest apoyo para su beca y enviar un ejemplar del artculo impreso al OIEA con fines de informacin. 40. Vacaciones. Las becas del OIEA se conceden para ofrecer un perodo de capacitacin intensiva en el extranjero. No se considera pertinente que se utilice una parte de la beca para pasar un perodo de vacaciones. 41. Visitas y reuniones tcnicas. Podr contemplarse la conveniencia de que se realicen si se integraron en el programa preparado por la institucin de acogida cuando se acept. Ahora bien, los fondos para fines especiales, como asistencia a reuniones, viajes de inspeccin y visitas a otras instituciones, son enormemente reducidos. Adems, en general se considera que el modo ms eficaz de proporcionar a los becarios la experiencia que necesitan es un perodo continuo de capacitacin o investigacin en un nico instituto. Por lo dicho, se desaconseja a los becarios planear viajes no previstos en el programa aprobado. Si se aprueba un viaje, el OIEA sufragar los costos de un billete de avin en clase econmica o de ferrocarril o autobs en segunda clase, previa presentacin por el becario del itinerario exacto refrendado por el supervisor y de los billetes utilizados (y recibos de inscripcin en el caso de las reuniones oficiales). Se dar adems al becario un subsidio adicional para sufragar los gastos de manutencin durante el viaje. No se reembolsarn los viajes que el OIEA no haya aprobado. Debido a consideraciones presupuestarias, no se aprobarn durante el disfrute de la beca viajes a reuniones que supongan viaje transocenicos o una gran distancia en un continente. 42. Prrrogas de las becas. El OIEA concede becas cuya duracin se considera suficiente para satisfacer las necesidades de capacitacin de los beneficiarios. Se subraya que los becarios deben esforzarse en completar sus programas de estudio y capacitacin en el tiempo especificado en sus cartas de designacin. Incumbe al becario y a su supervisor concebir un programa de capacitacin que se pueda completar en el tiempo asignado. El hecho de que no se consiga completar el trabajo o los estudios dentro del plazo de duracin de la beca no justifica una prrroga. En algunos casos excepcionales, el becario puede solicitar una prrroga siempre que el programa que est llevando a cabo sea tal que justifique una prrroga de la beca inicial. Antes de solicitar una prrroga, el becario debe verificar con las autoridades anfitrionas que ser posible que se prorrogue su visado. Solamente se considerarn las solicitudes de prrroga si se cumplen las siguientes condiciones: a) Presentacin de informe(s) relativo(s) a la beca de conformidad con el calendario de presentacin de informes; b) Peticin presentada por el becario tres meses como mnimo (o varias semanas en el caso de las becas de corta duracin) antes de la expiracin del perodo inicial de la beca, exponiendo las razones que abonan la peticin; c) Recomendacin del supervisor del becario, cuya comunicacin debe enviarse directamente al OIEA como documento separado;
d) e)
Notificacin del becario a su Gobierno, indicando que se presenta una solicitud de prrroga y que el OIEA requerir una recomendacin del Gobierno; Aprobacin de los Gobiernos anfitrin y proponente.
El OIEA adopta la decisin final teniendo en cuenta todas las circunstancias que se le expongan y notifica la decisin correspondiente al becario solicitante.
VI.
43. Viaje de regreso. Se le proporcionar a Vd. un billete de avin de tarifa de excursin o en clase econmica para el regreso a su lugar de residencia si no se le hubiera facilitado inicialmente un billete de ida y vuelta o de regreso. Los viajes en ferrocarril, autobs o automvil sern reembolsados despus de su regreso a su lugar de residencia y previa presentacin de los billetes originales utilizados. En el primer pago del estipendio se incluye una asignacin para contingencias (vase el prrafo 23) para sufragar los gastos finales (comprendida la facturacin de exceso de equipaje). No se suministrarn ms fondos para sufragar gastos de envo de exceso de equipaje al pas de origen. 44. Aplazamiento del regreso. Vd. debe regresar a su pas de origen una vez concluida la duracin de su beca.
45. Cuando solicit Vd. la beca del OIEA, se comprometi a regresar a su pas una vez concluida su capacitacin y a utilizar los conocimientos adquiridos en el campo de las aplicaciones de la energa atmica con fines pacficos durante por lo menos dos aos.
Debe finalizarse al cumplirse la mitad del perodo de capacitacin en el caso de las becas que duren entre tres y seis meses. Deben hacerse cada tres meses en el caso de las becas que duren ms de seis meses. Todos los becarios deben presentar este informe a ms tardar dos meses despus de haber completado la capacitacin o los estudios.
Para las becas de menos de tres meses se requieren nicamente el primer informe y el final. Los formatos de los informes tcnicos se especifican en las pginas siguientes.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Nombre y apellidos del becario: No de cdigo de la beca: Direccin en el pas anfitrin: Fecha de comienzo de la capacitacin: Fecha de comienzo de la capacitacin: Nombre y direccin completa de la institucin en que se realiza la capacitacin: Srvase indicar el nmero del proyecto de CT del OIEA y el nombre de la contraparte del proyecto: Nombre y apellidos del supervisor encargado de su supervisin en la institucin que imparte la capacitacin y puesto que desempea: Describa detalladamente (300 a 500 palabras) el programa de capacitacin que ha elaborado en cooperacin con el supervisor encargado de su capacitacin: Enumere las principales instalaciones y equipo que podr utilizar durante su programa de capacitacin. Si existen instalaciones o equipos importantes a los que considere provechoso tener acceso, pero que no parecen estar disponibles en el lugar de la capacitacin, indquelos, seale la importancia que tienen para las necesidades de su capacitacin y por qu son inaccesibles: Describa la forma en que el programa de capacitacin elaborado le proporcionar las competencias y los conocimientos y la experiencia que el proyecto requiere (si su beca corresponde a un proyecto relativo a los recursos humanos, especifique la manera como su programa de capacitacin le impartir las competencias y la experiencia que precisa el instituto en que est trabajando, si procede):
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El perodo de cobertura del seguro comprende la duracin de su beca, contada a partir de los dos das anteriores a la fecha de inicio de su capacitacin hasta los dos das posteriores a la fecha de finalizacin, para incluir el tiempo de viaje. El asegurador le reembolsar a Vd., durante el perodo de la beca, los costos de los tratamientos mdicos prescritos por mdicos cualificados y de servicios de hospitalizacin tales como: a) b) c) d) e) f) g) cama y comida (tarifa de habitacin con dos o ms pacientes); servicios generales de enfermera; uso de quirfanos y del equipo correspondiente; uso de salas de recuperacin y del equipo correspondiente; exmenes de laboratorio; reconocimiento con rayos X; frmacos y medicamentos usados en el hospital.
Los elementos que figuran a continuacin estn sujetos a determinados lmites: a) el tratamiento dental se limita a 600 dlares de los Estados Unidos como mximo durante el perodo de cobertura; b) el tratamiento psiquitrico, comprendido el psicoanlisis, slo es reembolsable si Vd. recibe tratamiento de un psiquiatra cualificado y slo en una proporcin del 50% y hasta un mximo de 600 dlares de los Estados Unidos, por no ms de 50 consultas en un perodo de seis meses consecutivos; c) los costos del tratamiento radiolgico slo son reembolsables si su mdico le remite a un radilogo; d) en caso de emergencia o incapacidad importante, se reembolsarn los gastos del transporte especial, incluido el costo de un acompaante, hasta un mximo de 7 500 dlares de los Estados Unidos. El seguro no cubre lo siguiente: exmenes mdicos preventivos peridicos; curas de rejuvenecimiento o tratamientos cosmticos; consecuencias de enfermedades o accidentes resultantes de acciones voluntarias; resultados de lesiones producidas como consecuencia de la participacin en carreras automovilsticas y en competiciones peligrosas respecto de las cuales est permitido realizar apuestas; e) resultados directos o indirectos de explosiones, emisiones de calor o radiaciones producidas por transmutaciones del ncleo atmico o por radiactividad resultante de radiaciones producidas mediante la aceleracin artificial de partculas nucleares; f) consecuencias de insurrecciones o disturbios si, al tomar parte en ellos, la persona asegurada hubiese violado las leyes aplicables; g) accidentes de aviacin, a menos que la persona asegurada se halle a bordo de una aeronave provista de un certificado vigente de buen estado para la navegacin area, pilotada por una persona en posesin de permiso vlido para el tipo de aeronave de que se trate; h) audfonos o lentes y honorarios de exmenes relativos a estos aparatos. Si necesita atencin mdica durante la beca, Vd. mismo deber pagar las facturas y enviar, a la direccin antes mencionada, los originales de dichas facturas, junto con los resguardos de pago, directamente a Vanbreda International, que le reembolsar dichos gastos, generalmente dentro de los 15 das, enviando el importe a la direccin que Vd. le indique. La conversin de los gastos mdicos a monedas que no sean dlares de los Estados Unidos se efectuar normalmente al tipo de cambio operacional aplicado por las Naciones Unidas en la fecha en que se presente la reclamacin. Srvase utilizar el formulario adjunto de solicitud de reembolsos a Vanbreda International. En todas las solicitudes de reembolso deben constar su nombre y apellidos completos y el nmero de cdigo de su beca. a) b) c) d)
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PLIZA DE SEGURO MDICO COLECTIVO PARA BECARIOS, VISITANTES CIENTFICOS, Y PARTICIPANTES EN CURSOS DE CAPACITACIN Y REUNIONES DE UNA ORGANIZACIN DE NACIONES UNIDAS PREGUNTAS MS FRECUENTES
Este folleto recoge las preguntas ms frecuentes y se dirige a los becarios, los visitantes cientficos y los participantes en cursos de capacitacin y reuniones cubiertos en el marco de la pliza antes mencionada.
1 Cundo comienza y cundo finaliza la cobertura?
La cobertura ser efectiva a partir de la fecha de comienzo de su beca, visita cientfica, curso de capacitacin o reunin. La cobertura abarca la totalidad del perodo de la beca, la visita cientfica, el curso de capacitacin o la reunin, comprendido el ltimo da al que corresponde el pago de dietas.
2 Quin puede estar cubierto?
Slo los becarios, los visitantes cientficos o los participantes en cursos de capacitacin o reuniones pueden estar cubiertos por el plan; las personas a su cargo no pueden incluirse en esta cobertura.
3 Qu es la cobertura por gastos mdicos?
La pliza de seguro mdico prev el reembolso de los gastos de tratamientos mdicos, hospitalizacin y dentales hasta un mximo de 10 000/15 000/25 000/50 000 dlares de los Estados Unidos por persona asegurada (en funcin del tipo de cobertura seleccionado por la organizacin) durante cualquier perodo de doce meses consecutivos, sujeto a los siguientes lmites:
3.1 Reembolso del 100% de los gastos incurridos respecto de un tratamiento mdico prescrito por mdicos cualificados para el tratamiento de pacientes. Tambin se reembolsan al 100% los costos de los servicios hospitalarios como: cama y comida (porcentaje mximo: la tarifa del hospital en cuestin para una habitacin de dos o ms pacientes) servicio general de enfermera uso de quirfanos y del equipo correspondiente uso de salas de recuperacin y del equipo correspondiente exmenes de laboratorio reconocimientos con rayos X frmacos y medicamentos utilizados en el hospital.
Los 10 primeros dlares de los Estados Unidos de toda reclamacin de gastos mdicos no son reembolsables (por cada perodo de 12 meses a partir de la fecha de inicio de la cobertura).
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3.2 -
Los siguientes tipos de tratamiento estn sujetos a determinados lmites: Tratamientos dentales: El costo de la atencin dental, los tratamientos peridontales, las dentaduras postizas, las coronas, los puentes o similares, as como los aparatos ortopdicos dentofaciales, se reembolsan solo hasta una cantidad mxima de 600 dlares de los Estados Unidos por persona asegurada en cada perodo de 12 meses consecutivos. Exmenes y tratamientos especiales:
reembolsables slo si el paciente recibe tratamiento de un psiquiatra. Los gastos de tratamientos psiquitricos son reembolsables slo en una proporcin del 50% y hasta un mximo de 600 dlares de los Estados Unidos, por no ms de 50 consultas por persona asegurada durante cualquier perodo de seis meses consecutivos.
ii) Los gastos de tratamientos radiolgicos son reembolsables slo si el
u otros, estn cubiertos si se utiliza un servicio de ambulancia profesional para transportar al asegurado entre el lugar en que ha sufrido la lesin por accidente o ha contrado una enfermedad y el primer hospital en el que se le trate. En caso de emergencia o incapacidad importante, el transporte especial del asegurado, incluido el costo de la persona acompaante, quedar cubierto hasta un mximo de 7 500 dlares de los Estados Unidos (en el caso de la cobertura mxima global de 50 000 dlares, quedar cubierto un mximo de 10 000 dlares). Adems, la preparacin y repatriacin de los restos mortales hasta el pas de origen quedarn cubiertos hasta un mximo de 7 500 dlares de los Estados Unidos.
3.3. Qu gastos no estn cubiertos? Audfonos; Lentes; Gastos de examen de la vista para encargar unos lentes; Curas en balnearios; Exmenes mdicos preventivos peridicos; Curas de rejuvenecimiento y tratamientos cosmticos. La ciruga cosmtica est cubierta, sin embargo, cuando sea necesaria como consecuencia de un accidente producido durante el perodo de vigencia del seguro; Las consecuencias de enfermedades o accidentes producidos como resultado de una accin voluntaria e intencionada del asegurado, como intento de suicidio, mutilacin voluntaria y enfermedades de transmisin sexual; Las consecuencias de heridas o lesiones sufridas durante carreras automovilsticas o competiciones peligrosas respecto de las cuales est permitido realizar apuestas; las competiciones deportivas normales estn cubiertas; Las consecuencias de insurrecciones o disturbios si, al tomar parte en ellos, la persona asegurada hubiese violado las leyes aplicables en el pas correspondiente, y las consecuencias de peleas, excepto en casos de defensa propia;
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Los resultados directos o indirectos de explosiones, emisiones de calor o irradiacin producidas por transmutaciones del ncleo atmico o por radiactividad resultante de radiaciones producidas mediante la aceleracin artificial de partculas nucleares; Los accidentes de aviacin estn cubiertos slo si la persona asegurada se halla a bordo de una aeronave provista de un certificado vigente de buen estado para la navegacin area, pilotada por una persona en posesin de permiso vlido para el tipo de aeronave de que se trate.
Vanbreda International ha concertado una amplia gama de acuerdos con instituciones y centros de atencin de salud en todo el mundo. Esos acuerdos pueden variar entre las distintas instituciones. Se recomienda encarecidamente que, en caso de un ingreso previsto, el miembro o la institucin mdica enve una notificacin a Vanbreda Internacional al menos cinco das antes de la hospitalizacin. As, todos los aspectos administrativos y financieros pueden gestionarse por anticipado, lo que garantiza un ingreso fcil y evita los requisitos de depsito. Algunas instituciones gestionan automticamente el pago directo ponindose en contacto con Vanbreda Internacional. Esto significa que facilitan inmediatamente la informacin necesaria para enviar una garanta de pago. Otras prefieren esperar la recepcin de nuestro formulario de estimacin de costos para cumplimentarlo y nuestra carta adjunta, que ya reafirma la participacin en el plan mdico de Vanbreda Internacional. En caso de un ingreso urgente solo es necesario facilitar el nombre y el telfono de la institucin mdica para que nuestros representantes encargados del servicio al cliente inicien el procedimiento de pago directo. Adems del pago directo, Vanbreda Internacional ha negociado acuerdos de tarifas especficas y/o descuentos con varias instituciones y centros de atencin de salud. Aunque tal vez usted no conozca esta informacin, en el momento del ingreso, en la factura de la institucin mdica y en nuestra liquidacin constarn esas tarifas preferenciales que redundan en beneficio tanto del miembro en particular como del plan de Vanbreda.
Cundo se aplica?
En caso de hospitalizacin de un paciente, esto es, de ingreso en un hospital con una estancia mnima de una noche, Vanbreda International puede concertar el pago directo con las instituciones mdicas. Para ello, se debera proporcionar a nuestro asesor mdico la informacin que se indica a continuacin: el diagnstico y el tratamiento, las fechas exactas de ingreso y de alta y los costos detallados por tipo de tratamiento. Srvase utilizar el formulario de estimacin que puede descargarse del sitio web especfico de Vanbreda International. El formulario de estimacin cumplimentado puede enviarse a:
correo-e: admissions@vanbreda.com Correo postal: Vanbreda International, PO Box 69, B-2140 Amberes (Blgica).
En caso de que el diagnstico y el tratamiento estn cubiertos segn las condiciones del plan y de que los gastos conexos resulten ser razonables y habituales para el caso, Vanbreda International enviar una garanta de pago a la institucin mdica. Se pide al hospital que enve todas las facturas directamente a Vanbreda Internacional para su trmite directo, por lo que usted tendr que pagar solamente el saldo. Se le informar de este importe mediante la correspondiente carta de liquidacin.
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Junto a esa carta de liquidacin le enviamos una copia de las facturas correspondientes recibidas directamente de la institucin mdica. Es importante que usted compruebe las facturas del hospital para cerciorarse de que corresponden exactamente a los servicios prestados. Le proponemos cinco reglas de oro para comprobar su factura de hospital:
Compruebe las fechas de ingreso y de alta para verificar el nmero correcto de das facturados; Si ocup una habitacin semi-privada, asegrese de que no le hayan facturado una habitacin privada; Asegrese de que no le hayan facturado dos veces los mismos servicios, suministros o medicamentos (por ejemplo, honorarios mdicos facturados por el mdico y por el hospital); Recibi todos los servicios, tratamientos y medicamentos enumerados en la factura? (por ejemplo, su mdico solicit una prueba costosa y posteriormente la cancel, pero se la facturaron de todos modos) En caso de que tenga derecho a recibir un reembolso de otro seguro, est consignado claramente en la factura?
No obstante, deber abonar en un primer momento los gastos de hospitalizacin ambulatoria, y posteriormente, podr solicitar su reembolso mediante el correspondiente formulario de reclamacin de gastos mdicos, acompaado del original, las facturas detalladas, el resguardo de pago y, de ser posible, un informe mdico detallado. El formulario de reclamacin de gastos est disponible en lnea y puede descargarse del sitio web especfico de Vanbreda Internacional. 5 Cmo se presenta una reclamacin de gastos mdicos?
Podr presentar sus reclamaciones de reembolso de gastos mdicos, de hospitalizacin y dentales mediante el formulario de reclamacin de gastos mdicos adjunto. Deber cumplimentarlo y enviarlo a: Vanbreda Internacional PO Box 69 B 2140 AMBERES BLGICA Srvase enviar la reclamacin a Vanbreda International junto con una copia de su carta de aceptacin de su organizacin patrocinadora y el informe de diagnstico original, as como las facturas mdicas, quirrgicas, farmacuticas y de hospitalizacin, etc., al igual que cualquier acreditacin de pago realizada por otros posibles aseguradores (con los datos del importe reembolsado). Si tiene derecho a recibir un reembolso de otro asegurador, el reembolso de Vanbreda International se realizar, segn corresponda, basndose en los gastos en los que se ha incurrido realmente y en el reembolso obtenido de otras fuentes. Srvase asegurarse de que guarda copias de las facturas para su archivo personal, lo cual le resultar de gran ayuda en caso de extravo de la documentacin enviada. La informacin confidencial podr enviarse en un sobre lacrado al asesor mdico de Vanbreda International, que proporcionar al departamento de reclamaciones nicamente la informacin que sea fundamental para la tramitacin de la reclamacin.
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Las reclamaciones se liquidarn mediante el envo de un cheque en dlares de los Estados Unidos en un plazo de dos semanas tras la recepcin por Vanbreda International de la documentacin acreditativa por escrito. La conversin de los gastos mdicos incurridos en otra divisa que no sea el dlar de los Estados Unidos se efectuar normalmente al tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas vigente en la fecha en que se firm la reclamacin.
7 Cmo puedo ponerme en contacto con Vanbreda International? Puede enviar directamente las consultas que desee hacer sobre la cobertura, las reclamaciones pagadas y los reembolsos, al centro de reclamaciones de gastos mdicos de Vanbreda International por las siguientes vas: mcc242@vanbreda.com Telfono: +32 3 217 66 58 Fax: +32 3 663 28 10
Le invitamos a consultar el sitio especfico de Vanbreda Internacional www.vanbredainternational.com donde puede encontrar toda la informacin pertinente. Entre en el sitio web de la siguiente manera:
Vaya a acceso miembros; Escriba 242 en el primer recuadro de Nmero de referencia personal; Escriba EXTIAP (es imprescindible escribir con maysculas) en el segundo recuadro Nmero de referencia personal; Escriba 06/06/1963 en el recuadro Fecha de nacimiento
En el sitio web aparecen diferentes opciones con informacin sobre la cobertura, el pago directo, los procedimientos de reclamacin, los formularios, los datos de contacto y la lista de proveedores de Vanbreda Internacional.
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FELLOWS / TR AI N EES
Group health insurance Plan de grupo mdico Claim for reimbursement of medical expenses Solicitud de reembolso de gastos mdicos
Insured person / Asegurado
Name / Nombre Address / Direccin Date of birth / Fecha de nacimiento (d - m - y/a) E-mail Project no. / N de proyecto Period of contract / Perodo de su contrato Name of the organisation / Nombre de la organizacin IAPSO In case of accident: is a third party involved? / En caso de un accidente: hay terceros? Yes / S No
If yes, please send us a 'Notification of accident' form. / En caso afirmativo, por favor nos enve el formulario 'Declaracin de accidente'.
242/
Sex / Sexo
Total
Mode of payment by Vanbreda (complete only in case of change) Forma de pago por Vanbreda (compltelo slo en caso de cambio)
Transfer / Transferencia bancaria IBAN no. / N IBAN Account no. / N de cuenta Full bank name and address / Nombre completo y direccin del banco Address / Direccin Name account holder / Nombre del titular de la cuenta BIC code / Cdigo BIC ID Bank / Identificacin del banco Signature of the insured person / Firma del asegurado
In view of a smooth administration of the contract and/or settlement of the insurance claim, and only for that purpose, I hereby give my specific and informed consent regarding the processing of the medical data concerning myself and/or the members of my family (article 7 of the Belgian law of December 8, 1992 concerning the private life). En vista de una administracin fluida del contrato y/o el reembolso de los gastos, y slo para este uso, doy por la presente mi consentimiento especfico en cuanto al procesamiento de mis datos mdicos o de los datos mdicos de los miembros de mi familia (artculo 7 de la ley belga del 8 de diciembre de 1992 sobre la proteccin de la privacidad).
Date / Fecha
5.46.821invc (0708)
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Mujer
Hombre
Estatura (cm):
Peso (kg):
2.
Si el solicitante ha seguido algn tratamiento en los tres ltimos aos, srvase describir la enfermedad o las enfermedades, el tratamiento y la situacin actual de la enfermedad o las enfermedades:
3.
Enumere todos los medicamentos que toma ordinariamente el solicitante y explique los motivos de cada uno de ellos:
4.
5.
6.
Es apto fsica y mentalmente el solicitante para seguir una capacitacin intensiva fuera de su hogar o pas?
7.
Est libre el solicitante de enfermedades infecciosas (por ejemplo, tuberculosis o tracoma) que puedan entraar riesgos tanto para l como para las personas con quienes est en contacto durante su perodo de capacitacin?
8.
Padece el solicitante alguna enfermedad que pueda exigir tratamiento durante el perodo de su capacitacin?
Nombre y apellidos y direccin del mdico que ha realizado el examen (en letras maysculas o a mquina)
Fecha
19