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TABLAS DINAMICAS EN EXCEL Curso elaborado, explicando paso a paso como se confecciona una tabla dinmica en Excel partiendo

de una base de datos simple y siguiendo con otra ms amplia. Posibilidades que ofrece este poderoso elemento de anlisis, desde su diseo, ubicacin, actualizacin y graficado de la misma

Indice:

Que es una Tabla Dinmica en Excel Crear una Tabla Dinmica- Ubicacin- Diseo Aplicar Filtros a la Tabla Cambiar el Diseo de la Tabla Aplicar Filtros Obtencin de Subtablas Aplicacin de tablas Dinmicas en una base de datos mas amplia Obtener Promedios Cambiar el diseo de la Tabla Tablas Dinmicas de Tres Dimensiones Diseo Operacin sobre la tercera dimensin Actualizar Datos en las Tablas Dinmicas Subtablas. Recaudacin Mxima Como graficar una Tabla Dinmica. Eliminar una Tabla Dinmica.

Tablas Dinmicas Excel

Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que alojan aspectos concretos de una informacin global. Es decir con una Tabla Dinmica se pueden hacer resmenes de una Base de Datos, utilizndose para, promediar, o totalizar datos. Debe ser muy importante la cantidad de informacin a manejar para que el uso de la tabla dinmica se justifique. En las novedades de Excel, consiste una de ellas en la mejora del asistente gua, en la creacin de Tablas Dinmicas. Para su utilizacin, se debe recurrir a Men- Datos- Informe de Tablas y grficos dinmicos Partiendo de una Planilla confeccionada (debes crearla) que es tomada como ejemplo de la circulacin de vehculos a travs de una estacin de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a travs de una herramienta de Excel, Tablas Dinmicas A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mes Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero B Semana 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 Auto Camin mnibus Camioneta Moto Auto Camin mnibus Camioneta Moto Auto Camin mnibus Camioneta Moto Auto Camin mnibus Camioneta Moto C Vehculo D Cantidad 105.000 1.050 1.575 2.100 583 120.750 1.208 1.411 2.015 485 122.350 1.124 1.685 2.247 630 99.000 990 1.485 1.980 544

10 Enero 11 Enero 12 Enero 13 Enero 14 Enero 15 Enero 16 Enero 17 Enero 18 Enero 19 Enero 20 Enero 21 Enero

CREAR UNA TABLA DINMICA La creacin de una tabla dinmica se realiza a travs del asistente y en varios pasos. Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla Tomar la opcin Men-Datos- Informe de tablas y grficos dinmicos Aparece el cuadro 1 Paso a) Dnde estn los datos que desea analizar? Marca la opcin: Lista o base de datos de Microsoft Excel b) Que tipo de informe desea crear? Marca la la opcin: Tabla dinmica c) clic en Siguiente

2 Paso

Rango de Datos

a) Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulo (debe quedar definida la tabla desde la primera celda de lparte superior izquierda, hasta la ltima en la parte inferior derecha. Esto lo observa en el cuadro donde dice Rango. ($A$1:$D$21) aqu muestra de donde comienza hasta donde termina. b) Siguiente

3 Paso

Ubicacin de la Tabla

a) Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de calculo , determinando la celda de comienzo de ejecucin de la misma b) Se indica , clic en Diseo , comienza el momento de disear la tabla

a)

Arrastrar el cuadrito de Semana que esta a la derecha al cuadro blanco que dice Columna (ovalo) b) Arrastrar el cuadrito de Vehculo a Fila c) Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos d) clic Aceptar de la ventana Opciones y clic en finalizar de la venana de tablas dinamicas.

Aparece la tabla dinmica diseada, acompaada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas. (Aparecen en forma automatica en Microsoft Excel 2003 en adelante)

Aplicar Filtros a la Tabla Haz clic sobre la flecha en Semana y clic sobre el cuadro de numero 1 para desactivar el rango 1 (columna con numero1), debe quedar el cuadro vacio e igualmente la casilla de Mostrar todo. Haz clic en aceptar, debe desaparecer la columna de rango 1.

Haz clic en la flecha del cuadro vehiculo y desactiva Moto, Camioneta y Camion.

Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes: En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1 y 2 En segundo lugar se despliega la lista en vehculo y se desactivan las opciones Camin- CamionetaMoto 5

CAMBIAR EL DISEO DE LA TABLA Se puede cambiar el diseo de varias formas: 1. Selecciona la tabla dinamica ya creada. Aplicale el procedimiento para crear una tabla dinamica, en ella aparece los datos, solo debes arrastrar al nuevo sitio los cuadros de rangos de Vehculo a Columna, de Semana a Fila y de Cantidad a Datos y finalizar. 2. Este procedimiento es ms facil. De la tabla dinamica ya creada. a. Arrastra el cuadrito Vehculo a Columna b. Arrastra el cuadrito de Semana a Fila c. Arrastra el cuadrito de Cantidad a Datos d. Aceptar. Si olvidaste activar los datos antes de realizar los cambios anteriores, puedes observar que los datos desactivados siguen con en respectivo rango pero ocultos. Obtenindose el siguiente el siguiente resultado.

Aplicar Filtros a la Tabla Siguiendo con el mismo criterio, aplicando en Vehculos se dejan activados Auto-Camin En Semana se deja activada solamente la 1 y 3 Semana. De lo ejecutado surge el siguiente resultado.

Obtencin de Subtablas
Asiendo doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la segunda de Auto, donde figura la cantidad 122350, excel automticamente produce una tabla en una hoja aparte segn lo siguiente.

En este caso muestra todos los datos correspondientes a esta celda de la tabla de donde se creo la tabla dinamica.

APLICACIN DE TABLAS DINMICAS EN UNA BASE DE DATOS MS AMPLIA Cree esta tabla en un libro nuevo, puede escribir los numeros separados con comas para los decimales cuando termine toda la tabla, seleccione las celdas que contienen numeros y vaya al men Formato / Celdas y en la pestaa Numero seleecione General. B C D E F G H I
Total Recaudado 276161.30 313341,50 319499,40 260374,40 283816,94 321398,40 306202,11 273849,80 303692,85 276132,65 254738,60 240640,50 269530,12 262307,44 252677,20 237207,70 268045,62 253481,89 246713,19 236957,00 280846,78 253551,67 246478,80 239502,67

J
Total Beneficios 158575,91 180028,15 183516,42 145708,02 162971,92 184661,77 175821,01 157303,49 174385,09 158559,44 140215,85 126482,85 154627,71 147591,22 138209,24 123138,68 153181,08 139002,34 132398,99 122894,31 161371,74 139061,18 132171,22 125369,79

RECAUDACION
Mes Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Auto 252000 289800 293640 237600 258984 297480 279703 252000 277113 251975 232560 219600 245952 239364 230580 216480 244622 231634 225139 216240 259702 231377 224890 218402 Camin 5565 6400 5955 5247 5719 5509 6177 5035 6120 5564 5136 4850 5431 5286 5092 4781 5402 4765 4972 4775 5205 5110 4966 4998 mnibus 9765 8750 10449 9207 10036 9667 10838 8835 10738 9764 9012 8510 9531 9275 8935 8389 9479 8976 8724 8379 7688 8966 8714 8463 Camioneta 8190 7859 8763 7722 8417 8108 9090 7410 9006 8189 7558 7137 7993 7779 7494 7024 7950 7528 7317 7028 7660 7520 7309 7098 Moto 641 534 693 598 661 634 394 570 716 640 473 545 623 603 576 535 592 580 561 535 592 580 600 541

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Enero Enero Enero Enero Febrero Febrero Febrero Febrero Marzo Marzo Marzo Marzo Abril Abril Abril Abril Mayo Mayo Mayo Mayo Junio Junio Junio Junio

Como se puede apreciar se incluye en la presente planilla, la recaudacin que produce cada vehculo en forma semanal, sus totales en recaudacin y beneficios.

CREAR LA TABLA DINMICA Se sigue el mismo procedimiento que fue especificada en el ejercicio anterior para crear la Tabla Dinmica aplicada a esta planilla ms amplia. En la misma se aplicaran otras opciones a partir de las ya conocidas. Ejecucin: 1- Seleccionar la tabla incluyendo la fila de ttulos (mes, semana, auto) 2- Tomar la opcin Men-Datos- Informe de tablas y grficos dinmicos 1 Paso Dnde estn los datos que desea analizar? Marcar opcin: Lista o base de datos de Microsoft Excel. Que tipo de informe desea crear? Marcar la opcin: Tabla dinmica. Clic en Siguiente 2 Rango de Datos Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulo Siguiente 3 Ubicacin de la Tabla Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de clculo, determinando la celda de comienzo de ejecucin de la misma 4 Diseo de la Tabla Clic en Diseo, comienza el momento de disear la tabla 1-Arrastrar el cuadrito de Mes a Columna 2-Arrastrar los cuadritos de Auto-Camin-mnibus-Camioneta-Moto Recaudacin Beneficios Datos 3-Aceptar.

Aparece la tabla dinmica diseada, acompaada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas

Se puede observar como se ha podido agrupar en forma mensual la recaudacin por cada vehculo, el total recaudado y total Beneficios, como tambin el total general a travs del semestre. Obtencin de Subtablas Haciendo doble clic sobre una de las celdas, por ejemplo la celda debajo del mes de Marzo, que contiene el valor 981.247,68 se obtiene en forma automtica, en otra hoja el siguiente detalle. Total Total Mes Semana Auto Camin mnibus Camioneta Moto Recaudado Beneficios Marzo 12 219600 4850 8510 7137 545 240640,5 126482,85 Marzo 11 232560 5136 9012 7558 473 254738,6 140215,85 Marzo 10 251975 5564 9764 8189 640 276132,65 158559,44 Marzo 9 277113 6120 10738 9006 716 303692,85 174385,09 8

Sobre la misma tabla se puede aplicar filtros, por ejemplo sobre la lista desplegable de Mes, dejando activado solamente los meses Enero- Marzo- Mayo, obteniendo el siguiente resultado

Obtener Promedios Siguiendo con las opciones que permiten las Tablas Dinmicas, en este caso vamos a obtener de la tabla sin filtrar el promedio de recaudacion por mes de cada vehculo 1)-Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botn derecho del mouse, obtenindose la siguiente imagen de pantalla

2)-Hacer clic sobre Configuracin de campo, y se obtendr la siguiente imagen

3)-Seleccionar al opcin Promedio 4)-Hacer clic en Aceptar Esta operacin se realiza en una celda de cada tipo de vehculo obtenindose el promedio mensual de recaudacin en cada vehculo, el promedio total recaudado por Mes, total, general y el promedio de beneficios.

Como en el caso anterior se pueden realizar los filtros sobre los meses o sobre los promedios de vehculos determinados que se deseen

Cambiar el diseo de la tabla Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseo de la tabla, por ejemplo, en este caso se cambian Filas por Columnas. Se reproduce la operacin a los efectos de seguir paso a paso su ejecucin. 1-Seleccionar la tabla incluyendo la fila de ttulos (Rango B3:J27) 2-Tomar la opcin Men-Datos- Informe de tablas y grficos dinmicos 1 Paso a) Dnde estn los datos que desea analizar? Marcar opcin: Lista o base de datos de Microsoft Excel b) Que tipo de informe desea crear? Marcar la opcin: Tabla dinmica y clic en Siguiente 2 Paso Rango de Datos Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de rangos y clic en Siguiente 3 Paso Ubicacin de la Tabla Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de clculo, determinando la celda de comienzo de ejecucin de la misma Se indica, clic en Diseo, comienza el momento de disear la tabla 1-Arrastrar el cuadrito de Mes a Fila 10

2-Arrastrar los cuadritos de Auto-Camin-mnibus-Camioneta-Moto Recaudacin Beneficios Datos 3-Aceptar El resultado obtenido es el siguiente.
Mes Enero Datos Suma de Auto Suma de Camin Suma de mnibus Suma de Camioneta Suma de Moto Suma de Moto2 Suma de Total Recaudado Suma de Total Beneficios Suma de Auto Suma de Camin Suma de mnibus Suma de Camioneta Suma de Moto Suma de Moto2 Suma de Total Recaudado Suma de Total Beneficios Suma de Auto Suma de Camin Suma de mnibus Suma de Camioneta Suma de Moto Suma de Moto2 Suma de Total Recaudado Suma de Total Beneficios Suma de Auto Suma de Camin Suma de mnibus Suma de Camioneta Total 1073040 23167 38171 32534 2466 2466 1169376,6 667828,5 1088167 22440 39376 33025 2259 2259 1185267,25 680758,19 981248 21670 38024 31890 2374 2374 1075204,6 599643,23 932376 20590 36130 30290 Suma de Moto Suma de Moto2 Suma de Total Recaudado Suma de Total Beneficios Mayo Suma de Auto Suma de Camin Suma de mnibus Suma de Camioneta Suma de Moto Suma de Moto2 Suma de Total Recaudado Suma de Total Beneficios Junio Suma de Auto Suma de Camin Suma de mnibus Suma de Camioneta Suma de Moto Suma de Moto2 Suma de Total Recaudado Suma de Total Beneficios Total Suma de Auto Total Suma de Camin Total Suma de mnibus Total Suma de Camioneta Total Suma de Moto Total Suma de Moto2 Total Suma de Total Recaudado Total Suma de Total Beneficios

Febrero

Marzo

Abril

2337 2337 1021722,46 563566,85 917635 19914 35558 29823 2268 2268 1005197,7 547476,72 934371 20279 33831 29587 2313 2313 1020379,92 557973,93 5926837 128060 221090 187149 14017 14017 6477148,53 3617247,42

Se pueden aplicar filtros, por ejemplo en la lista desplegable de Mes dejando activado, Abril y Junio obtenindose el siguiente resultado
Mes Abril Datos Suma de Auto Suma de Camin Suma de mnibus Suma de Camioneta Suma de Moto Suma de Moto2 Suma de Total Recaudado Suma de Total Beneficios Suma de Auto Suma de Camin Suma de mnibus Suma de Camioneta Suma de Moto Total 932376 20590 36130 30290 2337 2337 1021722,46 563566,85 934371 20279 33831 29587 2313 Suma de Moto2 Suma de Total Recaudado Suma de Total Beneficios Total Suma de Auto Total Suma de Camin Total Suma de mnibus Total Suma de Camioneta Total Suma de Moto Total Suma de Moto2 Total Suma de Total Recaudado Total Suma de Total Beneficios 2313 1020379,92 557973,93 1866747 40869 69961 59877 4650 4650 2042102,38 1121540,78

Junio

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Tablas Dinmicas de Tres Dimensiones


En este caso se presentara una tabla ms compleja que la anterior. Permite analizar no solo la Recaudacin por Mes segn el tipo de vehculo, sino tambin por Semana. Es una tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma manera, cambiando solamente el diseo Ejecucin 1-Seleccionar la tabla incluyendo la fila de ttulos (Rango B3:J27) 2-Tomar la opcin Men-Datos- Informe de tablas y grficos dinmicos Es posible que aparezca un cuadro como la imagen, sugiriendo que se ejecute una nueva tabla a travs de la anterior. Se debe contestar que no.

1 Paso a) Dnde estn los datos que desea analizar? Marcar opcin: Lista o base de datos de Microsoft Excel b) Que tipo de informe desea crear? Marcar la opcin: Tabla dinmica c) clic en Siguiente 2 Paso Rango de Datos d) Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de rangos Siguiente 3 Paso Ubicacin de la Tabla e) Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de calculo , determinando la celda de comienzo de ejecucin de la misma f) Se indica , clic en Diseo , comienza el momento de disear la tabla 1-Arrastrar el cuadrito de Semana a Pagina 2-Arrastrar el cuadrito de Mes a Columna 12

3-Arrastrar los cuadritos de Auto-Camin-mnibus-Camioneta-Moto Recaudacin Beneficios Datos

4 Aceptar La tabla que se obtiene es la siguiente

La tabla obtenida es similar a la anterior, es decir se consigue agrupar en forma mensual la recaudacin de cada vehculo, pero se puede operar sobre la tercera dimensin, es decir se puede mostrar la recaudacin sobre una Semana determinada, y por lgica el mes a que corresponde

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Se despliega la lista de Semana y se activa por ejemplo la semana 14.(esta dentro del mes de Abril) Hacer clic en Aceptar

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ACTUALIZAR DATOS EN LAS TABLAS DINMICAS Si se produce cambios en alguna de las cantidades contenidas en las celdas de la planilla original, la actualizacin en la Tabla Dinmica se efecta de la siguiente manera 1 Se acciona, clic sobre cualquier celda con el botn derecho del mouse, y aparece la pantalla segn la imagen

2 Se acciona clic sobre Actualizar Datos Subtablas Obtencin de ms informacin sobre la Tabla Dinmica construida Haciendo doble clic sobre alguna de las celdas, por ejemplo la celda de Febrero, sobre la cantidad 1.088.166,72, se obtiene en una hoja aparte la siguiente informacin referente a todas las semanas de Febrero
Mes Febrero Febrero Febrero Febrero Semana 8,00 7,00 6,00 5,00 Auto 252.000,00 279.702,72 297.480,00 258.984,00 Camin 5.035,00 6.176,77 5.509,35 5.719,23 mnibus 8.835,00 10.838,48 9.667,35 10.035,63 Camioneta 7.410,00 9.090,34 8.108,10 8.416,98 Moto 569,80 393,80 633,60 661,10 Total Recaudado 273.849,80 306.202,11 321.398,40 283.816,94 Total Beneficios 157.303,49 175.821,01 184.661,77 162.971,92

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Otras aplicaciones Aparte del filtro que se empleo en los ejemplos, al mismo tiempo se puede filtrar tambin aplicando sobre los botones de control del resto, es decir respecto al ultimo caso, se puede aplicar sobre los datos y meses Recaudacin Mxima Como obtener la recaudacin Mxima por vehculo en cada mes Ejecucin 1)-Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botn derecho del mouse 2)-Hacer clic sobre Configuracin de campo 3)-Seleccionar al opcin Max 4)-Hacer clic en Aceptar Esta operacin se realiza en una celda de cada tipo de vehculo obtenindose la recaudacin mxima en cada vehculo, producida en cada mes, como tambienla mxima recaudacin y beneficios
Semana (Todas) Mes Datos Mx de Auto Mx de Camin Mx de mnibus Mx de Camioneta Mx de Moto Mx de Total Recaudado Mx de Total Beneficios Enero 293.640,00 6.399,75 10.448,55 8.763,30 693,00 319.499,40 183.516,42 Febrero 297.480,00 6.176,77 10.838,48 9.090,34 661,10 321.398,40 184.661,77 Marzo 277.112,88 6.119,58 10.738,12 9.006,17 716,10 303.692,85 174.385,09 Abril 245.952,00 5.431,44 9.530,64 7.993,44 622,60 269.530,12 154.627,71 Mayo 244.622,40 5.402,08 9.479,12 7.950,23 591,80 268.045,62 153.181,08 Junio 259.701,60 5.205,08 8.965,85 7.660,30 599,50 280.846,78 161.371,74 Total general 297.480,00 6.399,75 10.838,48 9.090,34 716,10 321.398,40 184.661,77

Otras opciones que permite Tablas Dinamicas de Excel 2000

Como graficar una tabla dinmica.

Para realizar la tarea tomamos para ejemplo la tabla Dinmica, donde figura el total recaudado, es decir el punto de partida de Tablas de tres dimensiones, sobre la misma como ya conocemos filtramos la misma, en principio en Datos, desactivando SumaTotal Recaudado, y Suma Total Beneficios, y en Mes dejamos activado solamente los meses de Enero, Marzo y Mayo, obtenindose : Semana (Todas) Mes Datos Enero Marzo Mayo Total general Suma de Auto 1.073.040,00 981.247,68 917.635,20 2.971.922,88 Suma de Camin 23.166,30 21.669,22 19.913,90 64.749,42 Suma de mnibus 38.170,30 38.023,35 35.558,36 111.752,01 Suma de Camioneta 32.533,80 31.890,55 29.823,14 94.247,49 Suma de Moto 2.466,20 2.373,80 2.267,10 7.107,10

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Hacer clic con el botn derecho del mouse obtenindose la siguiente imagen en Pantalla

Accionando sobre Grafico Dinmico: Produce por inercia un grafico en columna, haciendo clic sobre una columna con el botn derecho, se produce la siguiente imagen

Accionando sobre Tipo de grafico: Podemos elegir el tipo de grafico, y optamos por 17

Tipo estndar Tipo de grafico AREAS, obteniendo la siguiente imagen

En el grafico se observan 3 listas desplegables, en Semana, Mes, y Datos que permiten filtrar como lo hace en la tabla en este caso el grafico. Eliminar una Tabla Dinmica Se elimina seleccionando la Tabla en su totalidad y apretar la tecla Suprimir (Supr)

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