GUIA PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS OFICINA VIRTUAL Dentro del proceso Administrativo de la formacin apoyada en ambientes virtuales de aprendizaje, el tutor

cuenta con herramientas que le permiten gestionar la formacin y son requisito para garantizar el inicio y cierre de un curos virtual. A continuacin se presenta un resumen de las herramientas de uso diario por parte de los tutores.

Contenido
Contenido............................................................................................................ 1 Herramientas Proceso Alistamiento, Ejecucin y Cierre:.....................................2

1.

Ingreso: El ingreso a la oficina virtual se realiza desde la pagina principal de senavirtual, www.senavirtual.edu.co y en la opcin ingreso a la oficina virtual
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El acceso se realiza con el usuario y contrasea asignado como tutor

2.

Herramientas Men : Para el proceso administrativo la oficina virtual ofrece las siguientes herramientas:
a. Herramientas uso proceso alistamiento:

Asignacin estado de alumnos: Esta herramienta se utiliza en el proceso de cambio de estado de los aprendices en el momento de asignacin de curso Recordatorio de contrasea: Permite enviar un mensaje a todos los aprendices de un curso con la informacin de usuario y contrasea. Ver Informacin de cursos: Herramienta que permite de manera consolidada por cada curso visualizar los estados de los aprendices

b. Cierre de curso

Cierre de cursos: herramienta que se utiliza para cerrar el curso y realizar el procedimiento de cambio de estado : Desertado- No aprobado- aprobado

c.

Comunicacin

Envo de correos: Herramienta para enviar mensajes en especial al inicio de la formacin con las indicacin para el ingreso a la plataforma. Cambio de correo electrnico : Herramienta para la

Herramientas Proceso Alistamiento, Ejecucin y Cierre:

Para la asignacin de estados (En Formacin, No Matriculado, y posterior al inicio del curso Desertado), a los aprendices durante el proceso de
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Alistamiento (Adecuacin del curso) o Ejecucin (Orientacin del curso), debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Ingresar a Oficina Virtual en su rol de Tutor/Instructor.

www.senavirtual.edu.co
2. Hacer clic en la funcin Asignacin estado de alumnos

3. Seleccionar el curso al cual se va asignar estado a los aprendices

Se debe seleccionar el curso para verificar el estado de los aprendices y realizar el cambio de estado inicial de los estudiantes del curso

4. Haga clic en el estado que asignar a los aprendices segn su nivel de participacin. En caso que el estado sea Rechazado o Desertado, se debe asignar la Razn por lo cual se asigna ese estado.
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Aclaracin:

Los estados que se asignan a los aprendices durante el Alistamiento son: En Formacin y Rechazados El estado que se asigna durante el proceso de Ejecucin es Desertado No se debe cambiar durante el proceso de Alistamiento, el estado del aprendiz a Desertado. El estado Retirado es autnomo del Aprendiz, l cual puede elegir Retirarse del curso en cual momento de su proceso de formacin.

5. Una vez asignados los Estados Finales, se debe hacer clic en el

botn Ingresar

Para iniciar formacin se debe verificar que todos se encuentra en estado EN FORMACION

Se verifica que todos se encuentren en el estado En formacin, si no est activado se hace clic en cada botn para activar dicho estado.

3. Recordatorio de contrasea

Para el envo del mensaje recordando la informacin de usuario y contrasea se debe hacer clic en la herramienta del men principal Recordatorio de contrasea, y seleccionar el curso al cual se le desea recordar las contraseas para el ingreso de sus aprendices, seleccionando cada aprendiz para realizar el procedimiento de envo del correo.

4. Ver informacin de curso

Esta herramienta permite realizar el anlisis de los estados de cada uno de los aprendices de los cursos asignados. Ademas permite validar las fichas de cada uno de los aprendices.

4.

TIPS alistamiento curso:

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A contnuacin s epresenta algunas recomendaciones que se deben garantizar dentro del proceso de alistamiento del curso.
5.

Verificar el estado de los aprendices, validando que todos se encuentren en el estado: EN FORMACION.

6. Realizar el procedimiento de recoratorio de contrasea.

7. Publicar el mensaje de Bienvenida al curso, y la publicacin de las orientaciones para el desarrollo del mismo y el ingreso a la plataforma. 8. Verificar las fichas de matricula de los aprendices. 9. Comunicar los requerimientos de actualizacin de ficha de matricula

5. Cierre de cursos

Esta herramienta se utiliza al momento de realizar el proceso del cierre del curso despus de realizar todos los procedimientos de comunicacin y validacin final de las actividades desarrolladas por los aprendices.
Seleccione el curso al cual le realizar el procedimiento de cambio de estado final de los aprendices

Tenga en cuenta la informacin de los estados finales:

Por Certificar: Alumno que cumple mnimo con el 70% nota final del curso.

de la

No aprobado: No alcanzo el puntaje mnimo para la aprobacin del curso( Menor del 69%) Desertado: El alumno que no continua con el desarrollo del curso, no realiza las actividades propuestas, no continua participando en el curso ( Menor del 40% desarrollo actividades) Certificado: Procedimiento administrativo por el cual el alumno puede descargar su certificado, es realizado por el Subdirector del Centro ( 15 30 despus de la fecha de cierre curso)

Para seleccionar el estado simplemente deber hacer clic en la columna del estado a asignarle al aprendiz. Tenga en cuenta que una vez se realiza este procedimiento y se da enviar, el sistema automticamente enva un mensaje a los aprendices informando su nuevo estado. Por lo cual este proceso debe realizar con mucha prudencia y concentracin Haga clic en el estado que asignar a los aprendices segn su porcentaje de cumplimiento del Centro de Calificaciones (ver punto 1)

En caso que el estado sea Desertado, se debe asignar la Razn por lo cual se asigna ese estado.

Nota: El estado Retirado es autnomo del Aprendiz, l cual puede elegir Retirarse del curso en cual momento de su proceso de formacin.

Una vez asignados los Estados Finales, se debe hacer clic en el botn Ingresar

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