El ABC de la administracin financiera de tu PYME: activos, pasivos y el capital contable

Se dice por ah que para administrar correctamente un negocio, necesitamos antes que nada, mucho sentido comn. Pero: realmente conoces las bases de la administracin financiera? El conocimiento necesario para maximizar las utilidades de tu PYME podra estar a un clic de distancia.
A lo largo de los aos me he encontrado con una situacin comn entre los que somos dueos de PYMES: dirigimos el barco con los ojos totalmente vendados; es decir, administramos la empresa sin tomar en cuenta la informacin financiera bsica del estado que guarda nuestro negocio, conformndonos nicamente con ver cunto qued al final del mes en nuestra cuenta de cheques. Si qued suficiente, muy bien, pero es ms comn el caso contrario, cuando no qued suficiente dinero y lo peor de todo es que no sabemos por qu. Aunque gran parte de la administracin financiera depende de saber utilizar nuestro sentido comn, contar con informacin financiera confiable y actualizada, puede ser la diferencia entre tomar una buena y una mala decisin. Una buena decisin har a nuestro negocio ms fuerte; una mala decisin podra llevarlo a la quiebra. Por esta razn, si en alguna medida somos los responsables de la administracin de los recursos econmicos de nuestra empresa, es indispensable que conozcamos las bases de la administracin financiera. He aqu el objetivo de esta serie de artculos: brindar al empresario los conocimientos bsicos en el tema, aquellos que todo dueo de negocio debe conocer.

La famosa ecuacin contable

Desde hace siglos, la contabilidad se basa en la siguiente regla (ver ilustracin): Los activos son todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa. Ejemplos de estos son: el efectivo, las cuentas de cheques, las cuentas por cobrar, el mobiliario, los automviles, los terrenos, etctera. Los pasivos representan todas las deudas y obligaciones que tiene la empresa: nminas, sueldos por pagar, deudas a proveedores, crditos bancarios, impuestos por pagar, etctera. El capital contable lo forma el dinero que aportaron el dueo o los socios para arrancar la empresa y comenzar a operar, ms otras aportaciones que hayan hecho los socios, ms las utilidades que se hubiesen generado en periodos anteriores y que no se hayan retirado, ms las utilidades del periodo actual. Ahora, la frmula trabaja en este sentido: todos los activos (o que haya hecho el negocio (como un terreno por ejemplo) fueron pasivos o del capital contable (tambin denominadas fuentes de que la ecuacin siempre funcionar, porque siempre que se quiera a travs de una deuda (pasivo) o con el capital de la empresa.

las inversiones) que tenga o financiadas a travs de los financiamiento). Es por ello adquirir un activo, se har

De esta forma, siempre que aumente el activo, tambin aumentar el pasivo o el capital contable ya que tuvo que haberse financiado de alguna de estas dos fuentes, y viceversa. Por esta razn, contar con muchos activos no es sinnimo de solidez, pues si estos activos se han financiado con deuda y la

deuda es excede nuestra capacidad de pago, sufriremos una crisis de liquidez y probablemente incumpliremos nuestros compromisos.

La clasificacin de los activos

Continuando con nuestra formacin financiera, es necesario que entender que los activos pueden dividirse en activos de corto plazo y activos de largo plazo, denominados activo circulante y activo fijo respectivamente. Activo circulante. Lo integran activos que podemos convertir rpidamente en efectivo como caja y bancos (ya son efectivo), mercancas (si las vendemos se convierten en efectivo), cuentas por cobrar (si nos pagan contamos con efectivo), as como otros crditos que nosotros hayamos otorgado a un tercero. Activo fijo. Este grupo est integrado ms bien por todos los activos de la empresa que se hay adquirido con el propsito de usarlos y no de venderlos, como son: terrenos, edificios, mobiliario, maquinaria, equipo de transporte, etctera.

La clasificacin de los pasivos

Al igual que los activos, los pasivos pueden tambin dividirse en pasivos circulantes y pasivos fijos: Pasivos circulantes. Son aquellas fuentes de financiamiento que se vencen en un corto plazo (menores a un ao). Entre ellas se encuentran pasivos como: gastos operativos, como la nmina y la renta, las cuentas por pagar o proveedores, los impuestos, el seguro social, etctera. Pasivos fijos. Son aquellas fuentes de financiamiento (o deudas) contradas a ms de un ao. Los ms normales son los crditos bancarios, como las hipotecas, los crditos automotrices o los crditos para maquinaria.

La clasificacin del capital contable

El capital con el que opera la compaa se compone bsicamente de los siguientes rubros: Capital social. Son los recursos inciales con los que arranc la empresa, es decir, la suma de las aportaciones inciales del socio o del dueo. Utilidades retenidas. Son las utilidades que la empresa gener en aos anteriores y que no retiraron los socios. Utilidades del periodo. Son las utilidades que se han generado en el periodo actual. Estos conceptos forman los conocimientos bsicos para poder comprender uno de los principales instrumentos financieros que todo empresario debe saber interpretar: el balance general. Hablaremos ms de esta indispensable herramienta, en nuestro prximo artculo. Daniel Frias es Contador Pblico por la Universidad Nacional Autnoma de Mxico. Ha colaborado con empresas como Aeromxico, Constructora ICA y Grupo TEA en las reas de finanzas, auditora e impuestos. Actualmente brinda asesora fiscal, financiera y contable a diversas compaas en Mxico. Contacto: daniel.frias@ideasparapymes.com.