ORIENTACION PROFESIONAL SOBRELIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD

LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD AGOSTO DE 2009

CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PUBLICA RAFAEL FRANCO RUIZ PRESIDENTE.

VERSION CUATRO (4) DE LAS 2 PM. CONSEJO TCNICO DE LA CONTADURA PBLICA

DOCUMENTO: ORIENTACIN PROFESIONAL

TEMA: LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD

FECHA DE ACTUALIZACIN: 07 DE SEPTIEMBRE DE 2009

PBLICA

FECHA DE ACTUALIZACIN: SEPTIEMBRE 07 DE 2009

1. JUSTIFICACION ......................................................................................................................................... 6 2. OBJETIVOS................................................................................................................................................. 7 2.1. OBJETIVO GENERAL.................................................................................................................. 7 2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS........................................................................................................ 7 3.- CONSIDERACIONES HISTORICAS JURIDICAS ............................................................................. 8 3.1.- ANTECEDENTES DE LIBROS Y PAPELES DE CONTABILIDAD ........................................... 8 3.2.- PLANES DE CUENTAS.................................................................................................................. 18 3.3.- REGISTRO MERCANTIL................................................................................................................ 19 4.-ORIENTACION PROFESIONAL............................................................................................................ 24 4.1.- OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD ................................................................................ 24 4.2.-CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD........................................................................... 25 4.2.1.- TENEDURA DE LIBROS ........................................................................................................ 26 4.2.2. CONCEPTO SOBRE TENEDURIA DE LIBROS................................................................... 26 4.2.3.- LA CUENTA EN CONTABILIDAD ....................................................................................... 28 4.2.4.- PARTIDA DOBLE...................................................................................................................... 29 4.2.5.-CONCEPTO DE LIBRO DE CONTABILIDAD ...................................................................... 29 4.3.- CARACTERISTICAS GENERALES DE LIBROS Y PAPELES DE CONTABILIDAD.......... 31 4.3.1.- CONSERVACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y MENSAJES ELECTRNICOS DE DATOS............................................................................................................. 32 4. 4. - OPORTUNIDAD Y REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO. ..................................... 36 4.4.1. DE LA CAMARA DE COMERCIO.......................................................................................... 37 4.4.2. DEL REGISTRO ANTE LA DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN .................................................................................................................................................... 37 4.4.3.- MINISTERIO DE PROTECCION SOCIAL- .......................................................................... 38 4.4.4.- CONSEJO NACIONAL ELECTORAL. .................................................................................. 38 4.4.5.- GOBERNACIONES O ALCALDIAS...................................................................................... 38 4.4.6 OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO ............................. 39 4.4.5 REGISTRO EXTEMPORANEO DE LIBROS ......................................................................... 39 4.4.7 DE LA DOCTRINA DE LA CAMARA DE COMERCIO ...................................................... 40 4.5.- SOPORTES ........................................................................................................................................ 41 4.5.1.-ORIGEN DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD ........................ 42 4.5.2.- REQUISITOS DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD. .............. 43 4.6.- COMPROBANTES DE CONTABILIDAD........................................................................................ 44 4.6.1.-REGISTRO OPORTUNO DE COMPROBANTES DE CONTABILIDAD EN LIBROS .. 45 4.6.2.- ASIENTOS DE CONTABILIDAD............................................................................................ 46 4.7.- LIBROS DE CONTABILIDAD........................................................................................................ 47 4.7.1.- CONFORMACION, DILIGENCIAMIENTO Y CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD .................................................................................................................................. 47 4.8.- CORRESPONDENCIA DOCUMENTAL COMO SOPORTE DE LOS HECHOS ECOMICOS CON IMPLICACIONES DE REGISTROS CONTABLES. ........................................... 57 4.9.- CONTABILIDAD EN PROCESOS CONCURSALES .................................................................. 59 4.10.- CARCTER PROBATORIO DELA CONTABILIDAD............................................................. 61 4.11.- PROHIBICIONES Y SANCIONES RELACIONADAS CON PAPELES Y LIBROS DE CONTABILIDAD. ..................................................................................................................................... 63 4.11.1.- CODIGO DE COMERCIO Y DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993................ 64 4.11.2.- SANCIONES CONTEMPLADAS EN EL ESTATUTO TRIBUTARIO........................... 66 4.11.3.- EL CODIGO PENAL LEY 599 DE 2000 Y LA RELACION CON DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD QUE PUEDEN SERVIR DE PRUEBA ....................................... 67 4.11.4.- SANCIONES ADMINISTRATIVAS......................................................................................... 68 4.12. DERECHO DE INSPECCION DE DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD. ........... 69 4.12.1.- POR LOS SOCIOS. ................................................................................................................... 69 4.12.2.- POR EL REVISOR FISCAL ..................................................................................................... 71 4.12.3.- POR LOS SERVIDORES PBLICOS DE LAS RAMAS JURISDICCIONAL Y EJECUTIVA .................................................................................................................................................................. 71 4.12.5.- POR LA ADMINISTRACIN TRIBUTARIA. ......................................................................... 72

4.13.- EXHIBICION Y EXAMEN DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD................ 72 4.13.1.- CODIGO DE COMERCIO ......................................................................................................... 72 4.13.2.- ESTATUTO TRIBUTARIO ....................................................................................................... 73 4.13.3.- JUECES DE LA REPUBLICA.................................................................................................. 73 4.13.4.- LEY 145 DE 1960 ..................................................................................................................... 74 4.13.5.- DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993 MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD.................................................................................................................................... 74 4.13.6.- CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL................................................................................. 75 4.13.7.-EXHIBICION DE LIBROS EMBARGOS JUDICIALES........................................................... 76 4.14.- RETENCION DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD .......................................... 76 5.- NORMAGRAMA DE NORMAS PRINCIPALES RELATIVAS A LOS LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO.................................................................................................................................................... 77 6.- GLOSARIO............................................................................................................................................... 77 BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................................ 88

ORIENTACIN PROFESIONAL DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD

Pero un hecho es como un saco que no se sostiene de pie cuando esta vaco. para levantarse, uno tiene que meter algo en el... Luigi Pirandello 1. JUSTIFICACION Los sistemas de Informacin se hacen cada vez ms complejos exigentes y tecnolgicamente estructurados en donde las comunicaciones e informacin fluye a velocidades insospechadas; la contabilidad como sistema de informacin y de control de las sociedades comerciales y civiles, no escapa al entramado del advenimiento cientfico, tecnolgico e innovador en la era del conocimiento dentro del marco de la globalizacin. La clave para comprender que uno de los objetivos de la contabilidad, es la de ejercer control sobre las operaciones y hacer del reconocimiento de los hechos econmicos, elementos bsicos para la obtencin de evidencia la cual se concreta cuando se deja testimonio a travs del registro y diligenciamiento de los libros de contabilidad los cuales deben reflejar la realidad econmica de la persona jurdica o natural. Los libros cobran importancia dentro del ordenamiento jurdico colombiano al elevarse como un referente constitucional, de acuerdo al artculo 15 de la Constitucin Poltica de 1991, al sealar que: ...para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspeccin, vigilancia e intervencin del Estado podr exigirse la presentacin de libros de contabilidad y dems documentos privados, en trminos que seale la ley...1. El que no sabe llevar la contabilidad por espacio de 3000 aos, se queda como ignorante en la oscuridad y vive slo al da. Gaardner, citado por Suarez ( )2. Esta cita se refiere al carcter que tiene la contabilidad como medio de prueba e informacin en el tiempo y la importancia de usar los elementos que dentro del contexto de un sistema se ofrecen. En el caso de Colombia, la regulacin contable en particular, se caracteriza por tener un alto grado forense3, segn el
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LEGIS. Constitucin Poltica de Colombia, Bogot. Citado por SUAREZ, Jess Alberto, en Arqueologa e Historia de La Contabilidad, Cosmovisin Histrica y Prospectiva de la Contabilidad, pgina, 4. 3 Por forense debe entenderse la aplicacin de prcticas cientficas dentro del proceso legal.
Esencialmente en investigaciones altamente especializados o criminalistas, que localizan evidencias

cual la contabilidad es el resultado de un proceso de construccin de pruebas sobre las actividades de los comerciantes y por extensin de los dems obligados a llevarla4. La importancia del carcter forense de la contabilidad, conlleva a que el sistema de registro de los hechos econmicos del ente econmico o de las personas jurdicas y naturales obligados a llevarla, se realice con transparencia, objetividad, integridad, celeridad y pertinencia, para que la informacin se distinga por la verificabilidad, comprensibilidad, comparabilidad, y fidedignidad. En la actualidad las normas sobre libros y documentos de Contabilidad son variadas y diversas, sin que exista un estudio o documento que las integre y sistematice para bien del ejercicio profesional. El desarrollo y reglamentacin de la Ley 1314 del 13 de julio de 2009, permitir la oportunidad de subsanar tal dispersin. En razn de lo anterior y con el fin de sistematizar y de aclarar diversos aspectos relacionados con los libros y documentos de contabilidad, el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, basndose en las funciones otorgadas por el artculo 33 de la ley 43 de 1990 y la facultad de expresar opiniones, criterios o conceptos, sobre la legislacin relativa a los principios de contabilidad y al ejercicio de la profesin, que naturalmente no tienen efectos normativos vinculantes frente a terceros considera que es necesario compilar y aclarar las diferentes disposiciones existentes sobre libros y papeles de contabilidad, con el fin de poner a disposicin de la comunidad contable esta orientacin profesional para su aplicacin y ejercicio. 2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Orientar la interpretacin normativa, disposiciones, reglamentos, desarrollos tecnolgicos, tericos y otros elementos relativos a libros y papeles de contabilidad, relacionados con procedimientos de registro, clases de libros, llevanza o tenedura, forma, conservacin, reconstruccin, perdida, destruccin, correccin, exhibicin, conformacin, soportes, comprobantes y medios de prueba en sus formas diversas. 2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

1) Identificar un marco conceptual sobre libros de Contabilidad. 2) Describir la normatividad relativa al manejo de libros y documentos de Contabilidad.
que slo proporcionan prueba concluyente al ser sometidas a pruebas rigurosas. Parte de la evidencia a menudo no puede ser observada a simple vista, a veces es hasta ms pequea.
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Documento Rafael Franco. Ver --------------------------------

3) Orientar sobre la conformacin, clases y papeles de de Contabilidad.

caractersticas de los libros y

4) Identificar las entidades que realizan el registro de libros de contabilidad. 5) Relacionar las personas obligadas a llevar libros de contabilidad. 6) Ilustrar sobre procedimientos para el registro, manejo, conservacin, correccin de errores, destruccin, prdida y reconstruccin de los libros, para que tengan efectos de medio de prueba en materia comercial, civil y tributaria. 7) Identificar las diferentes entidades que por mandato legal realizan el registro de Libros de Contabilidad. 8) Elaborar un Nomograma relacionado con libros y documentos de Contabilidad.

3.- CONSIDERACIONES HISTORICAS JURIDICAS

3.1.- ANTECEDENTES DE LIBROS Y PAPELES DE CONTABILIDAD
Hacer un rastreo al pasado y conocer las fuentes en las cuales reposan los hechos, debe ser una condicin esencial para interpretar los fundamentos de una disciplina. En el caso de la contabilidad es menester hacer una aproximacin de recurrencia de eventos relacionados con el registro contable, elemento primario de los libros de contabilidad. Sin desconocer los aspectos de desarrollo histrico que dan cuenta de la existencia del registro desde las primeras civilizaciones, trataremos de desarrollar una sntesis temtica solo aplicable al caso colombiano, y que se centra en unas prcticas impuestas por los espaoles, y desarrollados durante la colonia. En el perodo colonial la iglesia fue la institucin econmicamente ms poderosa, caracterizndose por el acaparamiento de grandes propiedades urbanas y rurales que podran clasificarse en misiones, haciendas y colegios. Tanto las haciendas como los colegios estaban sujetos a un estricto control econmico, que se llevaba a cabo por medio de libros de contabilidad minuciosamente llevados, balances peridicos y visitas de los superiores a los administradores. Todos los bienes

deban estar inventariados en libros y cada cambio de administracin implicaba un nuevo inventario. Todo papel o recibo en que constaran ttulos, obligaciones o derechos deba ser guardado . Los libros de contabilidad, los inventarios y las visitas fueron introducidos por primera vez en Amrica, para el manejo de bienes no pblicos. Es decir, era el desarrollo de actividades agropecuarias con un criterio de empresa a la manera capitalista. La interrelacin de sus haciendas y misiones con miras al mercado era una manifestacin ms de lo anterior. Por ser una institucin y no una persona natural, la compaa poda planear a largo plazo y as logr hacer una inversin adecuada del excedente producido, no dedicndolo al consumo inmediato, sino creando un proceso autogenerado de reinversin5.

El desarrollo de los libros y papeles de contabilidad se dio por iniciativa de las comunidades religiosas y no por exigencias de carcter estatal, situacin modificada sustancialmente en el siglo XVIII. La regulacin contable inicia su camino caracterizada por su carcter forense, segn el cual la contabilidad es un proceso de construccin de pruebas sobre las actividades de los comerciantes y por extensin de los dems obligados a llevarla. La forma regulativa en la que se presentaron estas tendencias fueron las Ordenanzas de Bilbao, las cuales se aplicaron para regular actividades mercantiles en la Nueva Granada a partir de su emisin en 1737. En las Ordenanzas de Bilbao se insiste en el desarrollo jurdico de la contabilidad, en su proceso de constitucin como prueba, estableciendo la obligacin a los mercaderes de llevar libros de comercio, tales corno el borrador, diario, mayor y copiador de cartas, una estructura de tenedura muy similar a la desarrollada por la sociedad romana con el Quaderno (Mayor), Giornale (Diario) y Memoriale (borrador o recordatorio) y el Copiador de Cartas, desarrollado por Benedetto Cotrugli Rangeo en su obra "Della Mercatura et del Mercante Perfetto", escrita en 1458 y publicada en 1573, refirindose a las prescripciones de la ley Paetiela Papiria. Las Ordenanzas de Bilbao fueron derogadas por el artculo 1110 del primer Cdigo de Comercio, expedido el primero de junio de 1853 por el Congreso de la Nueva Granada, durante el gobierno de Jos Mara Obando. Dicho cdigo incluy en lo fundamental normas de comercio terrestre y martimo, pero adoptando las directrices establecidas por el Cdigo de Comercio de Espaa expedido para el reino en 1829; estableci en las secciones segunda y tercera del ttulo segundo del primer libro, normas sobre contabilidad mercantil y especialmente sobre libros y papeles de los comerciantes, sin incluir variaciones sustanciales frente a los

FRANCO RUIZ RAFAEL. Desarrollo de la educacin contable en Colombia, En: Reflexiones contables.
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contenidos que en el mismo sentido determinaron las Ordenanzas de Bilbao, que derogaban. Una nueva constitucin se estableci (1886), fruto de la ya tradicional lucha entre centralistas y federalistas, definiendo a Colombia como una Repblica unitaria y centralizada, con una soberana que reside en la nacin, la cual ser fuente de legitimidad, en una descripcin tpica de democracia representativa. Sobre la base de la nueva organizacin poltica y administrativa se acoge en Colombia, en 1887, el Cdigo de Comercio Terrestre del antiguo Estado de Panam (emitido en 1869), y el Cdigo de Comercio Martimo del mismo Estado expedido en 1874, el primero de los cuales ya haba sido acogido por el Estado Soberano del Cauca antes del cambio institucional de 1886. Conviene precisar que el cdigo de comercio terrestre del antiguo estado de Panam tiene sus orgenes en el cdigo chileno de 1867, con recurrencias al cdigo espaol de 1829, al cdigo francs de 1807 y a las Ordenanzas de Bilbao. La orientacin latina de la contabilidad como proceso documentado de informacin, orientado a la constitucin de pruebas, especialmente en conflictos entre comerciantes, se mantiene y desarrolla con la expedicin del decreto legislativo nmero 2 de 1906, en el cual se establecen algunas funciones de las Cmaras de Comercio, ordenando a sus secretarios rubricar cada hoja de los libros diario, mayor e inventario, registrando en la primera hoja de cada uno, una nota fechada y firmada por el presidente y el propio secretario, en la que se indique e! nmero total de las hojas tiles y la persona a quien pertenece el libro. Las normas hasta aqu desarrolladas son virtualmente incorporadas en el Decreto 410 de 1971, por el cual se adopta el Nuevo Cdigo de Comercio y es reglamentado por el decreto 1798 de 1990, cuyos contenidos se integraron en el decreto 2649 de 1993. No se identific en ninguna de estas normas cuales son los libros de contabilidad indispensables, aunque de la lectura de los artculos 50, 52 y 53 del Cdigo de Comercio se determina que el Libro Mayor es necesario para practicar la partida doble (artculo 50), El de Inventario y Balance permite el registro, por lo menos anual, de la verificacin de afirmaciones y detalle de las cuentas (artculo 52) y el libro diario permite el registro cronolgico de las operaciones (artculo 53). Este concepto encontr un temporal reconocimiento gubernamental en normas tributarias que expresamente determinaron la obligacin de estos libros, pero fueron derogadas por considerarse una coartacin de la libertad de libros establecida en el artculo 48 del Cdigo de Comercio. La perspectiva forense de la contabilidad no estuvo exenta de dificultades. La concepcin alterna, solo interesada por la informacin a travs de estados financieros, tuvo emergencia influyente en la dcada de 1920 y gran protagonismo en la dcada de 1930, para disolverse en la siguiente. El asunto surgi por la creacin de la profesin contable en 1931, por la emisin de las leyes 58 de 1931 y 73 de 1935, relativas al reconocimiento del contador juramentado y del revisor

fiscal que dinamizaron la creacin, en 1938, de la Asociacin Colombiana de Contadores. A partir de la dcada del sesenta (1960) la regulacin de la actividad contable se intenta subordinar a decisiones internacionales de carcter gremial, es decir privado. La Sexta Conferencia Interamericana de Contabilidad y el Octavo Congreso Internacional de Contadores, celebrados en Nueva York en 1962, expresaron la conveniencia de emitir principios de contabilidad y auditora que homogeneizaran las prcticas informativas y de control. En desarrollo de esta orientacin se constituy con el auspicio del Instituto Americano de Contadores Pblicos (AICPA), el Comit de Cooperacin Contable Internacional, el cual inici trabajos en Colombia en el ao de 1966 a travs de una comisin compuesta por el profesor de la Universidad de Stanford Lile E. Jacobsen y el seor Salvador Gonzales Berazueta, quienes visitaron la capital de los Estados Unidos de Amrica y trajeron la experiencia recin concluida por el contador pblico Paul Grady que se recopil en el texto denominado "Inventario de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados" que inicialmente fueron publicados como el ARS No.076 del AICPA. Este intento reglamentario se vio obstruido en Colombia, por la expedicin del decreto 410 de 1971 mediante el cual se adopta el Nuevo Cdigo de Comercio, en cuyo contenido se deja claro que lo importante en el pas es la concepcin de la contabilidad, como sistema documentado de informacin en aceptacin expresa de los enfoques latinos, y no sobre los estados financieros (como ocurre en los pases de la cultura anglosajona). Esta aseveracin se soporta en los contenidos de algunos artculos del mencionado decreto, como el 48 que prescribe: "Todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general a las disposiciones de este cdigo. As mismo ser permitida la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor tcnicocontable, con el fin de asentar las operaciones, siempre que facilite el conocimiento de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios." A partir de la concepcin anterior, el Cdigo de Comercio Colombiano considera as al proceso contable como lo fundamental y a los informes que esta produce (estados financieros) como lo accesorio, a tal nivel que exige a los comerciantes como norma general, elaborar una vez al ao un balance y solo en el caso de sociedades mercantiles en que uno o varios socios se encuentren excluidos de la administracin, hace obligatorio presentar un estado de ganancias y prdidas (hoy denominado De Resultados). En la dcada de 1970, una entidad privada, el Comit Nacional de Investigaciones Contables reglamenta la contabilidad mercantil y una entidad gubernamental, la Superintendencia de Sociedades, le da fuerza vinculante. Sin embargo otra entidad gubernamental, la Junta Central de Contadores desautoriza la
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Accounting Research Studie No. 7

reglamentacin y ms tarde la rama judicial del poder pblico a travs de concepto jurdico del Consejo de Estado respalda su determinacin, desautorizando la obligatoriedad del "Pronunciamiento No.1" y dejando jurisprudencia segn la cual las nicas normas contables obligatorias en Colombia son las contenidas en las leyes colombianas. (Por ejemplo el Cdigo de Comercio). La intencin se diriga a hacer obligatoria la regulacin de Estados Unidos para la presentacin de estados financieros. La dcada de 1980 fue destinada a ser la de la regulacin y por ello los antiguos integrantes del Comit Nacional de Investigaciones Contables asumen la nueva identidad de "Comit de los cincuenta"; muy pronto logran el auspicio de la Cmara de Comercio de Bogot y optan la va de regular la contabilidad mercantil como reglamentacin del Cdigo de Comercio, especficamente de los artculos 50 y 2035, logrando la emisin del Decreto 2160 de 1986 (decreto que se present como un mal resumen del ARS 7 antes sealado y emitido bajo la direccin de Paul Grady por el Instituto Americano de Contadores pblicos Autorizados en 1965). Es la primera reglamentacin sobre presentacin de estados financieros, ligada a la contabilidad de reglas desarrollada en Estados Unidos. Uno de los temas de mayor controversia en el Decreto 2160/86, que origin su aplazamiento fue el de las valorizaciones. Hubo pronunciamientos de diversos sectores empresariales y gubernamentales acerca de los contradictorios contenidos del artculo 71 que ordenaba su presentacin fuera del balance. El Decreto 2553/87 modific esta situacin y permiti su inclusin en el patrimonio, cancelando la discusin al respecto y nadie se ha preocupado de los dems aspectos sealados en dicha norma, pues en ella se prescriben procedimientos especficos de valorizacin. Las valorizaciones de activos son de dos clases Inversiones temporales o permanentes y propiedad planta y equipo (artculos 34, 48 y 51 del Decreto 2160/86). En 1990, se expide el decreto 1798 (a raz de la expedicin del decreto 2160 de 1986 y como complemento de ste), mediante el cual se expidieron normas sobre libros de comercio. En este decreto, se contempl, entre otros aspectos, el registro de libros de contabilidad y se prescribi la utilizacin de cdigos y nombres de las cuentas para quienes levaren su contabilidad mecanizada o sistematizada. De igual forma se consagraron disposiciones en materia de registro, autenticidad, correccin de errores en libros y otras disposiciones en materia de tenedura de libros. Es importante resaltar que las normas sobre libros de comercio fueron el resultado del estudio de la comisin prohijada la Cmara de Comercio en la dcada de 1980. El decreto 1798 de 1990, incluy algunos aspectos relativos a los comprobantes y soportes de contabilidad, e hizo una especial alusin, en su articulo 18, al plan de cuentas; los dos ltimos prrafos de dicho artculo expresan la forma actual del plan de cuentas y sealan la necesidad de la existencia de un libro auxiliar de cdigos y series cifradas, cuando afirma:

En el plan de cuentas se establecern los cdigos o series cifradas en las que identifiquen, las cuales debern utilizarse con el cdigo y su denominacin. La modificacin, sustitucin o cancelacin de una cuenta de resumen deber constar en el libro auxiliar que se llevar para el efecto.

El decreto 2649 de 1993 es el siguiente eslabn del proceso regulativo, construido a partir de los estndares Internacionales vigentes en la poca, influidos desde luego por el SFAC 001, emitido en 1978 por el FASB; se incluyeron algunas adaptaciones al rgimen jurdico y un captulo sobre libros y papeles de contabilidad mediante el cual se incorpora el texto del decreto 1798/90. Esta norma mantiene diferencias sustanciales con la regulacin fiscal y determina la exigibilidad de conciliar tales diferencias mediante registros en cuentas de orden. Desde el punto de vista tcnico solo constituye una reproduccin adaptada (o semi-adaptada) a las condiciones jurdicas de nuestro medio. Caracterstica especial de esta norma es la pretensin de cobertura sobre toda la contabilidad, aspiracin fallida pues sus contenidos contradicen prescripciones establecidas para actividades especficas como el caso gubernamental, para citar un solo ejemplo. Los desarrollos legales sobre libros y papeles de contabilidad an no terminan, en la texto de la ley 1314 de 2009, se aborda el tema, planteando la posibilidad de llevar libros y conservar papeles mediante registros magnticos y documentos electrnicos e incluso el registro de libros con posterioridad a su diligenciamiento, para estos casos. Como sntesis de lo planteado, y considerando la rica historia legislativa, es claro el lugar de inters de la temtica y su inmersin en criterios jurdicos de la contabilidad expresados por cuanto las prcticas contables se regulan por normas jurdicas, al tiempo que el sistema contable se consolida como un proceso de constitucin de pruebas judiciales, teniendo en cuenta que es a partir de la dcada de 1930, cuando se comienza a generar una gran preocupacin por la presentacin de estados financieros primero como sustitucin de las normas tradicionales, luego como reglamentacin del Cdigo de Comercio y el nuevo camino de convergencia que se inicia, como se resume en los siguientes los eventos: Conforme lo expres este organismo en un concepto emitido en junio 9 de 1993, respecto del libro de cuenta y razn, al parecer ha entrado en desuso. El Cdigo de Comercio que rigi desde el siglo XIX, hasta el ao 1971, en su artculo 27 estableca: Todo comerciante por mayor est obligado a llevar, a lo menos, 4 libros para su contabilidad y correspondencia a saber":

1.- El Libro Diario. 2.- El Libro Mayor o de cuentas corrientes: 3.- El Libro de Inventario y Balances y 4.- El Libro Copiador de Cartas". El artculo sexto de la ley 20 de 1905 permiti que se refundieran en el libro de Cuenta y Razn, los libros Diario y Mayor. Este decreto hizo una minuciosa descripcin de la forma y el rayado del libro de cuenta y razn y present un modelo para sus hojas. El Decreto 2521 de 1950 reglamentario de las sociedades Annimas y en su artculo 43 dispuso: "Toda sociedad annima est obligada a llevar los libros para su contabilidad y correspondencia: el diario, el mayor, el de inventarios y balances y el copiador de correspondencia. No obstante, los libros, diario y mayor, pueden llevarse en uno solo. Podr llevar adems los libros auxiliares de uso comercial".

Esta norma adopta para la sociedad annima la obligacin consagrada para todo comerciante en el artculo 27 del Cdigo del Comercio vigente de esa poca. Como se desprende de las disposiciones anteriores la ley conjug en el libro de Cuenta y Razn el libro Diario y Mayor. Este libro es diario puesto que sirve para llevar los elementos de descripcin y es a la vez Mayor ya que registra los movimientos y saldos de las cuentas. El Cdigo de Comercio actual que empez a regir a partir de 1972 en su artculo 49 indica que "para los efectos legales cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. De otra parte el artculo 1 del Decreto 1798 de 1990 establece que: "Los comerciantes debern registrar en la Cmara de Comercio con jurisdiccin en el lugar de su domicilio principal los libros de contabilidad que consideren necesarios para asentar en orden cronolgico sus operaciones, bien en forma individual o por resmenes que no superen las operaciones de un mes a lo sumo, y para establecer el resumen de las operaciones de cada cuenta, sus movimientos dbitos y crditos y sus saldos, por perodos no mayores a un mes. El nuevo Cdigo de Comercio no indica los libros necesarios que deben llevar los comerciantes, como s lo estableca el anterior, sino que dej a una nueva ley los libros obligatorios, ley que hasta la fecha no se ha expedido y por consiguiente, por costumbre mercantil se han venido

utilizando como esenciales los libros que estableca el anterior cdigo de comercio como obligatorios.

El Decreto 2521 de 1950 mencionado anteriormente en el artculo 148 indicaba que "Al abrir su giro, toda sociedad annima har en el libro de inventarios y balances una descripcin exacta y completa de todos sus bienes, muebles e inmuebles, crditos Activos y Pasivos. En este libro se sentarn peridicamente los balances de cada ejercicio, comprendiendo en ellos adems de los activos, las deudas vencidas o pendientes a la fecha del cierre de los mismos balances, bajo la responsabilidad que se establece en las disposiciones sobre quiebras" Este es un elemento determinante para aclarar el objetivo y contenido de un libro que posteriores desarrollos han considerado intil, en especial en entidades no comerciales, dado que han confundido el inventario de activos y pasivos con el inventario de mercancas. Esta reconstruccin regulativa permite el entendimiento de una situacin que por olvido origin ignorancia. El Decreto Numero 1990 del 24 de Junio de 1986." Por el cual se reglamenta el artculo 17 de la ley 50 de 1984 y se dictan otras disposiciones" se refiere a la obligacin que tienen las entidades sin nimo de lucro de llevar y registrar libros de contabilidad, modificado posteriormente por el decreto 2500 de 1986. El decreto 1798 de 1990 tuvo la siguiente estructura: treinta y seis (36) artculos, Cinco (5) captulos distribuidos as: Captulo I Disposiciones Generales Captulo II Formas de llevar libros Captulo III Exhibicin de Libros Captulo IV Archivos y Conservacin de libros y papeles del comerciante Captulo V Disposiciones finales. El anterior Decreto fue incorporado en su totalidad en el Ttulo III del Decreto 2649 de 1993 el cual es objeto de estudio de La Orientacin.
El Cdigo del Estado de Panam vino a regir la Repblica de Colombia en virtud de la ley 57 de 1887 que al respecto estableci.7 Ley 57 de 1887, Artculo 1. Regirn en la Repblica de Colombia noventa das despus de la publicacin de esta ley, con las adiciones y reformas de que ella trata, los cdigos siguientes:

La contabilidad en Colombia La contabilidad en Colombia. Documento en lnea, disponible en: http://www.gerencie.com/historia-de-la-contabilidad.html (25 de julio de 2009).

.. El de Comercio del extinguido estado de Panam, y sancionado el 12 de octubre de 1869, y el Nacional sobre la misma materia, edicin de 1884 que versa nicamente sobre comercio martimo. Articulo 3. En el Cdigo de Comercio de Panam se entender Repblica donde se habla de Estado de panam, y las referencias que en dicho Cdigo se hacen a las leyes del mismo estado, se entendern hechas a las correspondientes disposiciones de los Cdigos Nacionales. Las disposiciones de ese Cdigo de Comercio relacionadas con la contabilidad mercantil se incluyeron en el Captulo II, Titul Segundo del Libro 1., las que se mantuvieron en su esencia hasta 1971 cuando, se adopt el Cdigo de Comercio que nos rige actualmente. Ley 20 de 1905, art 6. Desde la sancin de la presente ley es permitido a toda persona natural o jurdica que ejerza legalmente funciones comerciales, levar los elementos de descripcin y de cuenta de sus operaciones, o sean respectivamente los que hoy se llevan en el Diario y en el mayor, en el Libro General de cuenta y razn de que trata el articulo 271 del Decreto numero 1936 de 27 de Diciembre de 1904, sobre Contabilidad de la hacienda Nacional dando a la descripcin y a la cuenta de tales operaciones la forma establecida en el decreto citado, en su modelo nmero 14, y sujetndose en lo dems a las disposiciones respectivas del Cdigo de Comercio. Decreto 1936 de 1904, art 271 El libro general de cuenta y razn ir dividido en folios, y cada pgina de folio en nueve columnas tanto para el debe como para el haber, as: 1. Ao y mes; 2: Da del asiento; 3: Numero del asiento; 4. Folios de las cuentas acreedoras en el debe y de las deudoras en el haber; 5. Nombre de las cuentas acreedoras y narracin del asiento en el debe y nombre de las cuentas deudoras, nicamente en el haber; 6. Partida de cada cuenta acreedora en el debe y de cada deudora en el haber; 7. Valor de cada asiento; 8. Sumas mensuales; y 9. Saldos dbitos en el debe y saldos crditos en el haber.

Artculo 28. Los comerciantes por menor slo estn obligados a llevar dos libros o cuadernos, a
saber: uno de cuentas corrientes, en que consten sus operaciones diarias, y otro de inventarios y balances, en que conste su situacin, por lo menos cada dos aos. Se considera comerciante por menor el que vende directamente a los consumidores los objetos en que negocian.

Artculo 29. Podr llevar el comerciante, fuera de los libros referidos, lo dems auxiliares que
use el comercio, y que juzgue necesarios para facilitar la inteligencia de sus operaciones.

Articulo 30. El comerciante que por cualquier causa no pudiere llevar por si mismos sus libros,
encomendar a otra persona su tenedura, bajo la responsabilidad del dueo, sin perjuicio de la que corresponda al tenedor en casos de fraude o culpable negligencia.

Artculo 31 sustituido. Ley 65 de 1890, art nico. Los libros enunciados en los tres
primeros incisos del artculo 27 estarn encuadernados, forrados y foliados; sus hojas sern rubricadas por el Juez de comercio y sus Secretarios, y en la primera de ellas se pondr una nota fechada y firmada por ambos , que indique el nmero total de hojas y la persona a quien pertenece el libro. En los distritos donde no haya tribunal de comercio, cumplirn estas formalidades el juez o el del distrito y sus respectivos secretarios.

Decreto Legislativo No. 2 de 1906, art 7. Los libros enunciados en los tres primeros
incisos del articulo 27 del Cdigo de Comercio sern rubricados, en los lugares donde haya cmara de Comercio, en cada una de sus hojas, por el secretario de dicha cmara, y en la primera de ellas se pondr una nota fechada y firmada por el presidente y el secretario de las mismas, que indique el nmero total de las hojas y la persona a quien pertenecen los libros.

Artculo 32 sustituido ley 57 de 1931, art 57. Los libros que estn obligados a llevar los
comerciantes de conformidad con lo dispuesto en el Cdigo de Comercio, debern ser escritos en idioma espaol.

Artculo 33. En el libro diario se asentarn por orden cronolgico y da por da, no solamente las
operaciones mercantiles que ejercen el comerciante, sino tambin todas las que puedan influir de algn modo en el estado de su fortuna y de su crdito, expresando detalladamente el carcter, las circunstancias y los resultados de cada una de ellas. Al igual que los artculos del 34 hasta el 57 hablaba de los libros de caja, libro mayor, las prohibiciones da los comerciantes, errores y omisiones, la presentacin de los libros, etc.

Artculos 60 y 61. Sustituidos. Ley 26 de 1922 art 1. El libro copiador de cartas

estar encuadernado, forrado y foliado; y los comerciantes trasladarn a el ntegramente, por el orden de sus fechas, y sin dejas folios en blanco, todas las cartas que se escriban sobre los negocios de su giro, por cualquier medio que asegure la exactitud y duracin de la copia.8

Decreto 2521 de 1950. El decreto 2521, reglamentario de la superintendencia de Sociedades

Annimas, recogi las normas vigentes del cdigo de Comercio, precisando y mejorando algunas de estas normas. Este decreto incorpor a la Contabilidad las cuentas de valorizacin y desvalorizacin de activo fijo y de inversiones. Las normas pertinentes a los libros y a la Contabilidad.

Decreto 2160 de 1986. Mediante el decreto 2160 de 1986 se reglamento la contabilidad

mercantil y se expidieron las normas de contabilidad generalmente aceptadas. No obstante, que en la prctica la contabilidad tuvo una concepcin moderna como elemento de informacin a partir de la dcada del sesenta, la misma no tena soporte jurdico sino que era derivada del desarrollo internacional de normas o la adaptacin de norma de otras pases ms adelantados. Con el decreto 2160 de 1986 se empez a configurar la contabilidad como el medio ms importante y til para preparar y dar a conocer los diferentes aspectos que integran la informacin relativa a las empresas, constituyndose en un vehculo idneo de comunicacin a los diferentes usuarios de la informacin contable. Este decreto fue un ordenamiento integral de la contabilidad mercantil que incluy normas contables bsicas, normas contables tcnicas y normas sobre presentacin de los estados financieros y sus revelaciones. La mayor bondad del decreto 2160, hoy sustituido por el decreto 2649 de 1993, es que armoniz en el pas las normas de contabilidad y la presentacin de los estados financieros, pues hay que
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reconocer las diferencias anteriores en la aplicacin de algunas normas, pero especialmente en la presentacin de los estados financieros donde la situacin era catica, sin que hubiera una norma legal de referencia que unificara los registros y presentaciones.

Decreto 2649 de 1993. El consejo Permanente para la Revisin de las Normas Contables,
puso a disposicin del Estado un nuevo texto sobre las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia que inclua adems de las normas contables, las disposiciones sobre ajustes por inflacin y las normas sobre registros y libros, reuniendo en un cuerpo normativo lo que se encontraba hasta entonces disperso en los decretos 2160 de 1986, 1798 de 1990 y 2112 de 1991, as como las disposiciones que los modificaron o complementaron. Este decreto se expidi en diciembre de 1993 con vigencia a partir del 1. De enero de 1994, el cual por ser el vigente y la base de la presente obra se transcribe ntegramente.

Se observa, de otra parte, que la evolucin jurdica del diligenciamiento de libros cobija, por regulaciones recientes, a las entidades sin nimo de lucro. Conforme se expresa en las regulaciones contenidas en las siguientes normas: Decreto 2500 de 1986, el cual se modifica parcialmente el Decreto 1990 de 1986 Decreto 2150 de 1995, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica. Decreto 427 de 1996, Por el cual se reglamentan el Captulo II del Ttulo I y el Captulo XV del Ttulo II del Decreto 2150 de 1995

3.2.- PLANES DE CUENTAS La emisin de Planes de Cuentas, como adaptacin de prcticas del modelo continental europeo, es un elemento a destacar en la evolucin regulativa, por su trascendencia (a veces incomprendida) en la concepcin de la contabilidad, y que se puede resumir en los siguientes factores: 1. Se genera un punto de inflexin en la regulacin contable, que se flexibiliza pasando de ser un patrimonio exclusivo de la ley a un proceso administrativo del gobierno nacional, y que posteriormente se ampliar a organismos de menor jerarqua como las superintendencias. 2. La administrativizacin del derecho constituye un proceso de convergencia entre los enfoques anglosajn (de nfasis en los estados financieros) y latino (con nfasis en el proceso contable). 3. Se genera un desarrollo determinante de la regulacin, incluso de la teora contable: los conceptos de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos, gastos, cuentas de orden, pierden su funcionalidad de estados financieros y se consolidan como autenticas categoras contables que transversalizan el proceso contable. 4. Los Planes de Cuentas se constituyen en el elemento central de la captacin y clasificacin de datos, as como del registro en libros y de la presentacin de estados financieros, dando sentido funcional a las antiguas normas de fidelidad de la informacin, integrada en el texto de los dictmenes que sobre estos deben emitir los revisores fiscales.

5. Establece que el proceso contable, y no los estados financieros, constituye el escenario del reconocimiento de hechos econmicos y la fuente insustituible de las revelaciones. 6. Incorpora definiciones sobre libros oficiales de comercio, eliminando espacios grises en relacin con los artculos 49 y 50 del Cdigo de Comercio que aluden a libros obligatorios y registrados. 7. Las consecuencias benficas de los planes de cuentas se acompaan de resultados no previstos, dado que el aluvin de planes de cuentas elimin las tradiciones de regulador nico y construye un escenario de concurrencias regulativas, concurrencias de regulaciones y concurrencias de reguladores, generadoras de controversias tcnicas y contradicciones jurdicas que simultneamente han incrementado las obligaciones formales de los obligados a llevar contabilidad. La emisin de planes de cuentas se circunscribe en el tema de la evolucin jurdica de los libros de contabilidad. Dicha evolucin se dio a travs de una prctica de administrativizacin del derecho mediante la emisin de Planes nicos de Cuentas, tradicionales en el sector pblico, pero que solo emergen con claridad en el sector privado a partir de la dcada de 1990, con la emisin del decreto 2195 de 1992 (derogado) y la posterior implementacin del decreto 2650 de 1993. 3.3.- REGISTRO MERCANTIL Los antecedentes de la prctica del registro mercantil en Colombia se asocia con los antecedentes de las cmaras de comercio; en esta temtica, Rodrguez (1995) describi de manera amplia la historia de las cmaras de comercio desde 1778 hasta 1995. En la descripcin de los consulados y tribunales de comercio Rodrguez (1995, 25) seal: Las organizaciones gremiales que se gestaron en Europa a partir del siglo XII son el origen remoto de lo que se formalizara alrededor de las cmaras de comercio; la primera de ellas fue creada en Marsella (Francia) en el ao 1599. Como antecedentes de entidades establecidas en el territorio de la actual Colombia, que cumplieron con algunas funciones que pueden asimilarse a las luego estipuladas para las cmaras de comercio, debe mencionarse en primer lugar el Juzgado de Comercio, establecido en Popayn mediante la Real Cedula del 11 de junio de 1778. No se tienen mayores referencias sobre ese juzgado y de su existencia se conoce por la mencin hecha de l cuando posteriormente fue creado el Consulado de Cartagena. El Consulado de Cartagena se estableci en 1795 y se compona de dos organismos: El tribunal de justifica con funciones de resolucin de conflictos entre comerciantes, y la Junta, encargada del fomento y proteccin de la actividad comercial. Dentro de las funciones de ste consulado se destacan las de

arbitramento, el fomento a la produccin y el comercio tal y como sucede en nuestros das. En Santa Fe de Bogot se referencia la constitucin de un Consulado de Comercio para el ao 1805 (solicitado desde 1803 a la Corona) el cual pretendi generar una independencia del Consulado de Cartagena, orientado hacia la conformacin de un cuerpo de comerciantes y hacendados, que reunidos miraran por el fomento de uno y otro ramos con todo el inters y conocimiento que le son propios (Casas, por Rodrguez, 1995, 26). Se diferenci la iniciativa del consulado de comercio de Santa Fe Bogot, por la consideracin de la mnima influencia que ejerca el consulado de Cartagena en el interior del pas y por la orientacin respecto del comercio martimo de ste ltimo. El consulado de comercio que funcionaba en 1805 en Santa Fe de Bogot incluy en su jurisdiccin a la regin de Antioquia (Rodrguez, 1995, 26) y estuvo vigente hasta 1824 ao en el cual se gener la ley 10 que derog la cdula de creacin de Consulados de Comercio, al tiempo que instaur los Tribunales Especiales de Comercio con la misma orientacin de los Consulados que derog. Este cambio fue propiciado por un nuevo cuerpo normativo de la incipiente concepcin republicana, posterior a la Guerra de Independencia. En 1830 se expide, por el libertador Bolvar, un decreto que derog las normas existentes sobre tribunales de comercio y restableciendo el Consulado de Cartagena, en los mismos trminos contenidos en la Real Cdula de 1795. Con la nueva constitucin poltica de la Nueva Granada (1832), se asign todo lo relativo al comercio a la recientemente constituida Secretaria del Interior y Relaciones Exteriores; conforme lo seala Rodrguez (1995, 27) La Ley de 29 de mayo de 1833 dispuso el establecimiento de Tribunales especiales de Comercio en las capitales de provincia o ciudades importantes, y del fomento de la actividad comercial fueron responsabilizadas las Cmaras Provinciales de acuerdo con la Ley de 31 de mayo de 1833. El desarrollo del tribunal de Comercio de Bogot y la conformacin de la Junta de Comercio, como antecedentes del registro mercantil, se resean por parte de Rodrguez (1995) de la siguiente forma: Entre los aos de 1832 y 1847 la poltica comercial del pas fue decididamente proteccionista y orientada al desarrollo de las nacientes industrias manufactureras. El viraje dado en esta poltica en 1847 por Florentino Gonzlez, Secretario de Hacienda, mediante la ley de 4 de julio de ese ao, implanto una amplia libertad en el campo del comercio exterior que condujo a nuevas situaciones en las relaciones entre los comerciantes. La libertad para producir y cambia a la vez que multiplic los conflictos entre comerciantes, dada la multiplicidad de negocios, llev tambin a la aparicin de un embrionario sentido de agremiacin entre ellos, asociado adems al conflicto creado frente a los artesanos nacionales amenazados por la apertura comercial.

El sentido de agremiacin se observa en la reunin realizada en febrero de 1853, en desarrollo de la ley de 4 de mayo de 1852 sobre establecimiento de tribunales de comercio y sobre el modo de proceder en los juicios sobre negocios mercantiles, en la que como juez principal del Tribunal de Comercio del Ciucuito Judicial de Bogot, se eligio a Narciso Sanchez. Es importante tener en cuenta que los comerciantes se congregaron en asamblea para elegir democrticamente una persona en la que depositaron su confianza para que actuara como rbitro. El 1 de junio de 1853 se expidi el Cdigo de comercio, establecindose asi la normatividad para la accin del sector. Los comerciantes continuaron eligiendo en asamblea al juez de comercio, asi como al Sindico y al Depositario, segn lo dispuesto en la ley de 16 de junio de 1853 sobre Tribunales y Juicio de Comercio. En el proceso de formacin del espritu gremial, los comerciantes de Bogot continuaron congregndose no solo para la eleccin del juez de comercio sin para el cubrimiento de algunas otras necesidades. A partir de abril de 1855 se empez a reunir la Junta de Comercio encargada de organizar lo referente a la vigilancia y alumbrado de las calles del sector comercial de la ciudad, complementando la labor del Cuerpo de Serenos creado en enero de ese ao

Para el caso Colombiano, es indudable que el inicio de la prctica del registro mercantil se instituy con las ordenanzas de Bilbao. En este sentido, Adelaida Sourdis Njera en un texto electrnico denominado Sefardes y ashkenazis en Barranquilla en la segunda mitad del siglo XIX. Negocios y compaas comerciales9, efecta una resea sobre las ordenanzas de Bilbao y del nuevo cdigo de comercio, que reemplaz tal ordenanza, en los trminos que se transcriben seguidamente: Las ordenanzas de Bilbao Las primeras asociaciones encontradas en archivos son compaas comerciales o simples contratos para ejercer el comercio en todas sus ramas, regulados por las Ordenanzas de Bilbao. Estas normas fueron el principal derecho sobre el comercio terrestre y martimo desde el siglo XVIII y reglamentaron los negocios, en cuyos contratos y escrituras se encuentran plasmadas. Se transcriben algunos artculos pertinentes porque muestran la normatividad y el espritu que enmarc esas primeras empresas de los judos.

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Compaa, en terminos de Comercio, es un contrato entre dos, mas personas, en virtud del qual se obligan reciprocamente por cierto tiempo, y debaxo de ciertas condiciones, y pactos, hacer, y proseguir juntamente varios negocios, por cuenta y riesgo comun, y de cada uno de los compaeros respectivamente, segn, y en la parte que por el caudal, industria que cada uno ponga, le puedan pertenecer, asi en la perdidas, como en las ganancias, que al cabo del tiempo que asignaren, resultaren de la tal Compaa. (Cap. 10 No.1) (Se conserva la ortografa original). El estatuto bilbano no exiga especificar en detalle el objeto social. Tampoco limitaba la responsabilidad de los contratantes, los cuales deban obligarse, [a]dems del fondo, y ganancias que en ella [la compaa] les pertenezcan, con todo el resto de sus bienes, habidos, y por haber, al saneamiento de todas las perdidas, aunque estos tales, alguno de ellos entrase sin poner caudal en la compaa (Cap. 10, No. XIII). Para proteger la seguridad de los negocios y la buena fe de terceros se exiga constituir las compaas por escritura pblica donde con toda distincin declaren uniformemente sus nombre, apellidos, vecindario, el tiempo en que empez, empezare, y el en que ha de acabar; la porcin, porciones de caudal, efectos, industria que cada uno llevare para el total capital de la Compaa; la administracin, trabajo, y cuidado en que cada uno haya de entender, para el beneficio comun de ella; la parte, y porcin de dinero que cada uno haya de sacar anualmente para sus gastos personales, o familiares; los gastos comunes pertenecientes al Comercio, intereses, rentas de Casa y Almacenes, y otros que sean indispensables; las perdidas en crditos fallidos, naufragios, y semejantes accidentes como, y de qu suerte se han de entender; las prorratas de las prdidas, o ganancias, que al fin de la Compaa resultaren, cmo hayan de pertenecer, y partirse; la estimacin, que se ha de dar las mercaderas, y efectos comunes, que existieren al fin de la Compaa; el repartimiento que han de hacer de los crditos, y haberes que tuvieren al tiempo de dividirse; el pagamento que debern hacer de las cantidades, que debieren en comn: Con todas las dems circunstancias, capitulos, y condiciones licitas, que se quisieren imponer, y pactar. (C.10, No. IV). (Se conserva la ortografa original). Para evitar dudas, diferencias y costosos pleitos se obligaba a las partes a suscribir una clusula compromisoria mediante la cual sometan sus litigios al juicio y dictamen de dos o ms personas nombradas por ellos o por los jueces. (Cap 10, No. XVI). El Cdigo de Comercio de 1853 Este estatuto regul de manera amplia el comercio, conserv muchas de las instituciones y garantas de las Ordenanzas de Bilbao, pero estableci nuevas categoras, requisitos y condiciones que se tradujeron en distintas modalidades de negocios. Se exigi discriminar con precisin el objeto

social, con lo cual empezaron a surgir empresas para desarrollar negocios especficos. Se crearon tres clases de sociedades de comercio, la regular colectiva, la en comandita y la annima, lo que permiti en las dos ltimas limitar la responsabilidad de los socios al valor de sus aportes, con la ventaja de evitar comprometer los haberes personales del comerciante y de que muchos podan reunirse para aportar un capital, lo que ampli las redes de comercio. Igualmente se exigi a las annimas determinar el monto del capital aportado por cada socio y se habilit a la mujer casada mayor de 20 aos para ejercer el comercio con autorizacin expresa de su marido, dada en escritura pblica, o bien estando separada legtimamente de su cohabitacin, o cuando obtenga licencia del juez para contratar conforme a las leyes comunes (Art. 5). Entre los judos estas modalidades tuvieron amplia acogida y, a partir de la segunda mitad del siglo, se diversificaron los negocios, aumentaron los capitales y actuaron mujeres comerciantes. El cdigo de comercio colombiano de 1853 estipul la legislacin sobre comercio martimo hasta 1870, ao en el cual se expidi el cdigo nacional de comercio martimo. Por otra parte, el cdigo de comercio terrestre de 1887 intent, desde una perspectiva racionalista, sistematizar los aspectos mercantiles en un cdigo, pretensin que tuvo sus dificultades tal y como lo expresa Pinzn (2001) cuando afirma: Basta pensar en la ley 45 de 1923, sobre establecimientos bancarios; la ley 46 de 1923, sobre instrumentos negociables; en la ley 105 de 1927 sobre control a la actividad aseguradora; en la ley 58 de 1931, sobre sociedades annimas; en la ley 124 de 1937 sobre sociedades de responsabilidad limitada; en el decreto 750 de 1940 sobre quiebras; o en la ley 155 de 1959 sobre practicas comerciales restrictivas en general, para confirmar como durante toda la primera mitad del siglo XX, tambin fue indispensable para nosotros la expedicin de leyes en materias mercantiles bsicas no contempladas o insuficientemente reguladas en el cdigo de comercio terrestre de 1887, que ni desde su adopcin poda ni pudo satisfacer la pretensin racionalista de abarcar en forma sistemtica y sinttica la regulacin correspondiente a la materia mercantil. Con la expedicin del cdigo de comercio de 1971, se moderniza la concepcin del registro mercantil y su evolucin consider la necesidad del registro no solo para comerciantes, sino tambin para entidades que quisieran contratar con el estado (registro de proponentes) y para otras entidades sin nimo de lucro. Efectivamente, el artculo 2 del Decreto 427 de 1996 estableci las personas jurdicas sin nimo de lucro que deben registrarse en la Cmara de Comercio de la siguiente manera: Conforme a lo dispuesto por los Artculos 40 a 45 y 143 a 148 del Decreto 2150 de 1995 se
registrarn en la Cmara de Comercio las siguientes personas jurdicas sin nimo de lucro: 1. Juntas de accin comunal 2. Entidades de naturaleza cooperativa 3. Fondos de empleados 4. Asociaciones mutuales, as, como sus organismos de integracin. 5. Instituciones auxiliares del cooperativismo 6. Entidades ambientalistas 7. Entidades cientficas, tecnolgicas, culturales e investigativas

8. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a los consagrados en el numeral 5 del Artculo siguiente. 9. Instituciones de utilidad comn que prestan servicios de bienestar familiar. 10. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales 11. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indgenas. 12. Gremiales 13. De beneficencia 14. Profesionales 15. Juveniles 16. Sociales 17. De planes y programas de vivienda 18. Democrticas, participativas, cvicas y comunitarias 19. Promotoras de bienestar social 20. De egresados 21. De rehabilitacin social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, excepto las del numeral 1 del Artculo siguiente. 22. Asociaciones de padres de familia de cualquier grado 23. Las dems organizaciones civiles, corporaciones fundaciones y entidades privadas sin nimo de lucro no sujetas a excepcin

4.-ORIENTACION PROFESIONAL 4.1.- OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD La relevancia del sistema de informacin contable en el desarrollo de la humanidad, en el discurrir histrico, es de vital importancia en el mejoramiento de las condiciones de vida de la sociedad y de los individuos, en el caso de Colombia es una obligacin de mantener un sistema contable por imposicin de la ley a las personas naturales y jurdicas de llevar contabilidad, o para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba; as lo reafirma el artculo 2 del Decreto 2649 de 1993.

Llevar contabilidad es uno de los principales deberes que la ley impone a algunas personas en especial a los comerciantes tal como lo prev el Cdigo de Comercio vigente en Colombia; igualmente determina la normatividad que, la contabilidad ha de llevarse en libros (art. 125 del Decreto 2649 de 1993), los cuales podrn exigirse para efectos probatorios en materia tributaria y en procesos judiciales y para casos de inspeccin, vigilancia e intervencin del Estado (Art.15 de la Constitucin Poltica). En conclusin todas las personas Naturales y Jurdicas obligadas a llevar contabilidad, de igual forma estn en la obligacin de conformar libros y diligenciarlos en forma tal que garanticen su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con su destinacin, debe contener numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libro. Conviene precisar que la obligacin de llevar contabilidad es extendida a todas las personas jurdicas, inclusive sin nimo de lucro, conforme se ha expresado anteriormente, y por lo tanto, si no se est amparado en un rgimen de excepcin, aquellos obligados a llevar contabilidad, debern observar lo dispuesto en el decreto 2649 de 1993, Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, tal y como lo seala el artculo 2 las disposiciones de este Decreto, deben ser aplicados a las personas naturales o jurdicas, obligadas a llevar contabilidad. 4.2.-CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD En la reglamentacin y en la doctrina contable actual no existe de forma taxativa un concepto de libros de contabilidad que rena elementos y requisitos desde la telemtica, de la informacin y comunicacin, en coherencia con las exigencias del comercio global, de los desarrollos de la electrnica y de los avances cientficos de la disciplina contable, que permitan la generacin de confianza, integridad, , y aseguramiento de los datos (electrnicos) de hechos econmicos de un ente, al tiempo que combine aspectos relativos a la conservacin y registro en dichos libros. El Consejo Tcnico de la Contadura Pblica desde las atribuciones que le confiere la ley 43 de 1990 y Sentencia de la Corte Constitucional C-0530 de Mayo de 2.000, desarrolla orientaciones profesionales que guan el ejercicio profesional de los contadores pblicos en Colombia, por esta razn, es necesario observar con una visin prospectiva, la construccin de un concepto que rena las condiciones tcnicas y tecnolgicas, junto con los respectivos avances regulativos internacionales, de la ciencia contable. En este orden de ideas en el presente capitulo se har una aproximacin al concepto de libros de contabilidad, estructurndose a partir de una definicin documental de libro cuyo contenido tenga elementos para el registro de operaciones en el que bsicamente se pretenda la permanencia, a travs del

tiempo, de evidencia suficiente y valedera de los hechos econmicos del ente y, a la vez, satisfaga las expectativas de los profesionales de la contadura y organismos relacionados con la verificacin de la confiabilidad de la informacin financiera, advirtiendo que para integrar un concepto y explicar los elementos de los libros, es necesario entender el termino de Tenedura de libros, ejercicio que hasta hace poco constitua como una de las funciones del Contador Pblico.

4.2.1.- TENEDURA DE LIBROS

Para tener una idea general de los libros contabilidad, y de sus elementos, es importante hacer referencia a lo que se entiende por Tenedura de Libros desde la legislacin contable actual; En ste trmino, que en la actualidad toma una connotacin de digitador de tecnologa informtica (por desarrollos de software contable), se desarrollan instrumentos de registros de datos electrnicos en las redes de informacin, las cuales afectan la llamada arquitectura de la informacin empresarial; sin embargo a la luz de la construccin del concepto de libros sigue vigente, no sin antes advertir, que el principal elemento para el desarrollo del trabajo del tenedor de libros, son en esencia los registros de las operaciones que se hacen, en los libros de contabilidad. En el presente, por el desarrollo de la tecnologa y de los sistemas de informacin de las organizaciones empresariales, se utilizan medios electrnicos para capturar o procesar datos de hechos econmicos, generando ello un cambio en el procedimiento de tenedura de libros, en cumplimiento del ciclo contable; tal tenedura, en su totalidad, se hace en tiempo real, y en algunos casos simultneamente desde varios puntos integrantes de una red electrnica. En consecuencia, se entiende por ciclo contable una serie sistemtica de registros de hechos econmicos de un ente u organizacin, que se caracterizan, entro otros, por presentarse en forma cronolgica (desde la elaboracin del comprobante de contabilidad, su registro en libros; el proceso de ajustes de cuentas; el cierre de las cuentas de resultado, hasta la preparacin y presentacin de estados financieros). De cualquier forma que se realice el ciclo contable, ya sea que se opere en forma manual o en forma electrnica (digitacin de informacin contable), se tiene que hacer el diligenciamiento de Libros de Contabilidad.

4.2.2. CONCEPTO SOBRE TENEDURIA DE LIBROS.

Tal como se ha mencionado inicialmente para establecer la importancia de los libros de contabilidad es menester la comprensin histrica de la Tenedura de Libros.

Para Kohler, tenedura de libros, Es un Procedimiento que consiste en analizar, clasificar y registrar las transacciones de acuerdo con un plan preconcebido, con el propsito de: a) proporcionar un medio por el cual pueda dirigirse una empresa en forma ordena y b) establecer una base para registrar y tambin para conocer el estado financiero de una empresa y asimismo los resultados de su operacin.10 En el sentido anterior, la Tenedura de Libros es un sistema de registro de todos los hechos econmicos de un ente econmico u organizacin, de los obligados por la ley a llevar contabilidad. El concepto de tenedura de libros nos proporciona una base para orientar el cumplimiento de los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados, los cuales permiten por medio del proceso contable, identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna los cuales se reconocen, se representan y se registran mediante las codificaciones de catlogos de cuentas, con descripciones y dinmicas contenidas en los planes nicos de cuentas. La tenedura de libros desde la utilizacin tecnolgica, se, realiza en dos vas: la tradicional la que se denominara Tenedura Manual de Libros y en las actuales circunstancias con mecanismos acorde con los avances cientficos y tecnolgicos, se realiza a travs de los sistemas telemticos que se podran denominar Tenedura Digital de Libros.

4.2.2.1.1 - TENEDURIA MANUAL DE LIBROS DE CONTABILIDAD La tenedura manual de libros es una actividad realizada por una persona que hace todo el trabajo de registros contables en forma manual en los formatos y libros de contabilidad fsicos o materiales, los cuales son necesarios para ejecutar y materializar el ciclo contable, de las operaciones del ente econmico.

4.2.2.1.2.- TENEDURIA DIGITAL DE LIBROS DE CONTABILIDAD La tenedura digital de libros de contabilidad es una actividad realizada por una persona con conocimientos en contabilidad y experto en sistemas electrnicos quienes mediante la tecnologa computarizada alimenta o captura datos de hechos econmicos que originan asientos contables registrados electrnicamente en ordenadores, datos que son transformados mediante la operacin de un programa de contabilidad en cumplimiento del ciclo contable11.
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KHOLER ERIC L. Diccionario para Contadores, edicin especial para Colombia, Unin Tipografica Editorial Hispano_ Americana, Mxico I. D. F: 1990. 11 Segn el artculo 46 del Decreto 2649: El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la informacin. El ciclo contable est conformado por tres eventos que en contabilidad se reconocen, estos son la iniciacin o apertura evento en el cual se desarrolla

La informacin que se procesa mediante accin del digitador, debe contar con la respectiva seguridad y evidencia en el sistema, con el fin de comprobar en tiempo real o posteriormente con tcnicas electrnicas, que tengan la autenticidad y que cumplan con los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad que son las condiciones con las que se caracterizan los documentos y libros constituidos por papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. Por consiguiente, tratndose de comercio electrnico y soportes de las transacciones podrn utilizarse los mensajes de datos con las caractersticas anotadas, como soporte de los registros en cumplimiento de la Ley 527 de 1999. Entonces la tenedura de libros en cualquiera de sus dos formas es una herramienta bsica de registros de hechos econmicos de un ente, que se van acumulando, en lo que se ha denominado la cuenta, elemento bsico de los libros de contabilidad.

4.2.3.- LA CUENTA EN CONTABILIDAD

La cuenta la define Kohler como el registro formal de un tipo particular de transaccin expresado en dinero u otra unidad de medida, y que se lleva en un libro mayor, cuenta corriente, cantidad de una persona debe a otra12 , La cuenta desde la construccin de los planes nicos, es un componente que se representa numricamente por cuatro dgitos, lleva una denominacin como resultado de la identificacin de un hecho econmico, reconocido en un elemento o clase de los estados financieros, con una descripcin de la transaccin econmica y la forma dinmica como se debita (lado Izquierdo) o acredita (lado derecho). Los incrementos se registran en un lado y las disminuciones en el otro La cuenta en contabilidad, se reconoce por ofrecer una estructura de elementos homogneos, de la misma naturaleza con la cual se identifican hechos econmicos realizados, para tal efecto se requiere que la cuenta tenga un nombre
la constitucin yo registro del ente, el segundo es el relacionado con la puesta en marcha del ente y el tercer evento es el cierre en el cual se producen y se promulgan los estados financieros. El Ciclo Contable por lo general cumple los principios de un sistema, con entradas, procesos, y salidas, partiendo desde la autorizacin de las transacciones econmicas del ente, Recoleccin de los documentos soportes externos e internos, Codificacin de cada soporte en sus operaciones o transacciones, Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad, Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal, Elaboracin de los estados financieros, presentacin y divulgacin de los estados financieros. El ciclo es vlido tanto para la contabilidad manual o sistematizada.
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KHOLER ERIC L. Diccionario para Contadores, edicin especial para Colombia, Union Tipografica Editorial Hispano_ Americana, Mxico I. D. F: 1990, pgna 155.

que se ubique y forme parte de un elemento o clase, en el cual debe ser medido y registrado, insumo natural para la produccin y sistematizacin de los estados financieros, tales elementos o clase son los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, las cuentas de orden, etc. La acumulacin de hechos econmicos es otra de la caractersticas de la cuenta, bien pueden ser de tipo debito o crdito dependiendo de las operaciones que realice, la cuenta se utiliza para registrar los incrementos y las disminuciones que resulten de las transacciones, el conjunto de las cuentas de un ente econmico constituyen el libro mayor y balances. Al referirse a la cuenta es imposible desligarse de la partida doble en la actual reglamentacin de la contabilidad en Colombia, as se puede afirmar al consultar el artculo 50 del Cdigo de Comercio cuando seala que la contabilidad solamente podr llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que registre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujecin a las reglamentaciones que expida el gobierno. La norma mocionada se reafirma mediante el artculo 56 del Decreto 2649 de 1993.

4.2.4.- PARTIDA DOBLE.

En la tenedura de libros la partida doble, cada transaccin u operacin implica un asiento en doble sentido y, por tanto, auto balanceado, La caracterstica del doble sentido que cada transaccin tiene en comn con todas las dems transacciones, puede expresarse en forma ms sencilla, esto, es: a=b. es decir, en la tenedura de libros por partida doble, despus del reconocimiento de cada una de las transacciones, da expresin a dos elementos monetarios idnticos; puesto que los dos elementos de cada operacin han de registrarse en los mismos libros y habr de conservarse invariablemente la idea de la igualdad, la identidad adquiere la forma derivada de a-b = 0; por tanto, uno de los elementos es positivo y el otro negativo. El elemento positivo se denomina debito (o cargo) (debe) y el elemento negativo crdito (o abono) (haber)...13

4.2.5.-CONCEPTO DE LIBRO DE CONTABILIDAD

El Cdigo de Comercio en su artculo 5614, no ofrece un concepto de lo que es un libro de contabilidad, sin embargo expone que los libros podrn ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estn numeradas, pueden conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacin del gobierno.
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KHOLER ERIC L. Diccionario para Contadores, edicin especial para Colombia, Unin Tipogrfica Editorial Hispano_ Americana, Mxico I. D. F: 1990, pgna 506 14 LEGIS, Cdigo de Comercio, Pgnas 34 a 36.

Segn Sentencia de marzo 19 de 1999 Radicacin No 9141 del Consejo de Estado seala que "El concepto de libro de comercio en general y de libros de contabilidad en particular, ostenta un carcter bastante amplio y comprende tanto el concepto tradicional de haz de hoja como tambin los citados cintas magnetofnicas, videos tapes, microfichas, disquetes y dems documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnolgicos han puesto al servicio de los procesos econmicos y que pueden ser autorizados por va de reglamento (C. Co. Art. 2035): Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligacin legal de llevar contabilidad" CONCEPTO DE LIBROS PROPUESTA (PARA ANALIZAR) Para el Consejo Tcnico de la Contadura: Un libro de contabilidad es un documento que contiene registros y evidencias de los hechos econmicos de una persona natural o jurdica obligada a llevar contabilidad, los cuales se representan mediante la utilizacin de las codificaciones del catalogo de cuentas, las descripciones y dinmicas contenidas en los planes de cuentas en cumplimiento del ciclo contable los datos escritos y/o digitados se deben llevar en hojas contina fsicas o electrnicas debidamente foliadas y rubricadas con las cuales se conforman los libros de contabilidad entre stos, los libros oficiales los que se registran de acuerdo a las exigencias legales, en las entidades pblicas o privadas. 4.2.5.1.BASES DECONTABILIDAD ELECTRONICAS DE SOPORTES Y LIBROS

Como se seala en la justificacin de que Los sistemas de Informacin se hacen cada vez ms complejos exigentes y tecnolgicamente estructurados en donde las comunicaciones e informacin fluye a velocidades insospechadas; la contabilidad como sistema de informacin y de control de las sociedades comerciales y civiles, no escapa al entramado del advenimiento cientfico, tecnolgico e innovador en la era del conocimiento dentro del marco de la globalizacin. Dentro de la cual se est dando nuevas formas de reglamentacin que afectan las estructuras legales internas. Entre otras la que tiene relacin con el comercio electrnico. La comunidad internacional por intermedio de las organizaciones Supra Estados Como es la Organizacin Mundial del Comercio OMC, y en especial la Organizacin de Naciones Unidas ONU, se ha pronunciado en lo que tiene que ver con Comercio Electrnico, a travs de la Comisin de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional CNUDMI. Que ha promulgado la Resolucin 51/162 de la ASAMBLEA GENERAL de 16 de Diciembre de 1996 en la que contiene la Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrnico con la gua para su incorporacin al derecho interno. En Colombia fue incorporada al ordenamiento jurdico colombiano, con la promulgacin de la Ley 527 de 1. 999 de la cual se refiere a continuacin.

La ley 527 de Agosto 18 de 1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firma digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. En el Captulo I, articulo 1 expone algunos casos excepcionales en los cuales se advierte que de acuerdo a las normas legales debe ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razn del riesgo que implica su comercializacin, uso o consumo. El artculo 2 contiene los conceptos de mensaje de datos, comercio electrnico, firma digital, intercambio electrnico de datos, y sistema de informacin De las cuales se transcriben los siguientes: "a) Mensaje de datos. La informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrnicos, pticos o similares, como pudieran ser, entre otros, en el intercambio electrnico de Datos (EDI), Internet, el correo electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax.; b) Comercio electrnico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda la relacin de ndole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilizacin de uno o mas mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de ndole comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo acuerdo de distribucin; toda operacin de representacin o mandato comercial; todo tipo de operaciones financiera, burstiles y de seguros; (...)". El artculo 6 seala, cuando alguna norma requiera que la informacin sea por escrito, ese requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si la informacin que este contiene es accesible para su posterior consulta.

4.3.- CARACTERISTICAS GENERALES DE LIBROS Y PAPELES DE CONTABILIDAD.

PROPUESTA POR EL ESTUDIO Los libros y papeles contabilidad tienen las siguientes caractersticas generales: Son la base de la informacin contable. Son la descripcin y el resumen de los hechos econmicos de un ente econmico. son la base histrica evolutiva del ente econmico. Son una estructura de hojas de papel y/o registros en hojas electrnicas anlogos previamente numeradas y rubricadas Son el fundamento del sistema contable.

 Son la evidencia de los hechos econmicos de una persona jurdica y/o natural obligada a llevar contabilidad. Los Libros Principales deben ser registrados ante el organismo competente, segn el sector econmico y/o social al cual pertenezca el obligado. Hacen parte de la Arquitectura de la informacin empresarial

4.3.1.- CONSERVACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y MENSAJES ELECTRNICOS DE DATOS

4.3.1.1 CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LIBROS EL Decreto 2649 de 1993 refiere sobre Conservacin y Destruccin de los Libros. Estipula que los entes econmicos estn en la obligacin de conservar en forma ordenada los libros de contabilidad, actas, de registros de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Luego indica que salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de Veinte (20) aos contados a partir de del ltimo cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) aos. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin. Tratndose de comerciante, para diligenciar el acta de destruccin de los libros y papeles de que trata el artculo 60 del Cdigo de Comercio, debe acreditarse ante la Cmara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproduccin de las copias de los libros y papeles destruidos. El artculo aclara, cuando se garantice su reproduccin por un medio tcnico de los documentos del ente econmico estos podrn ser destruidos despus de diez (10) aos, exposicin que est en concordancia con el artculo 60 del Cdigo de Comercio. Segn el artculo 13 de la Ley 57 de 1985, la reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta (30) aos de su expedicin. Modificado segn la ley 594 de 2000, al sealar que al cumplir este trmino, el documento por este solo hecho no adquiere el carcter de histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias y fotocopias del mismo. El Cdigo del Comercio, Decreto- Ley 410 de 1971, sobre el tema hace referencia siguiente. Establece que todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros, , podr autorizar el uso de sistemas que, como la micro filmacin faciliten

guardar los archivos de los documentos y correspondencia de los comerciantes, para que estos sean la historia clara completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. Estipula que los libros y papeles del comerciante se debern ser conservados por lo menos por diez aos. Tomando como referencia el cierre de aquellos o a la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. Esta norma autoriza al comerciante que despus de los diez (10) aos este si quiere puede destruirlos siempre y cuando garantice su reproduccin exacta por cualquier medio tcnico, llenando los requisitos de verificacin por parte de la Cmara de Comercio donde se hayan registrado los libros con el fin de constatar la exactitud de la produccin de la copia, a dems el Secretario de la Cmara de Comercio firmar el acta en la que anotar la relacin de los libros, papeles y documentos que se destruyeron y los procedimientos para su reproduccin. Decreto 2620 de 1993, Reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tcnicos adecuados para conservar los de archivos de los comerciantes. El decreto en comento, indica que el comerciante podr utilizar cualquier medio tcnico que garantice la reproduccin exacta de los documentos, entre otros medios que puede utilizar el comerciante menciona la micro filmacin, micrografa y los discos pticos; para la reproduccin de los documentos se debe contar con la presencia de un funcionario de la Cmara de Comercio del domicilio del comerciante quin mediante acta dejar constancia de la relacin de documentos reproducidos y la exactitud de los mismos, adems, que los jefes del registro mercantil certifiquen la exactitud de las reproducciones de acuerdo al medio tcnico utilizado. En la doctrina de la Superintendencia de sociedades, mediante Of. OA - 25217 de diciembre 31 de 1980, hace referencia que el Decreto Legislativo 3354 de 1954, reglamentario del decreto 2527 de 1950 y la resolucin 316 de 1956 de la Superintendencia de Sociedades. "Disponen que los originales de los documentos micro filmados no podrn ser destruidos sino hasta que haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejan en cada caso, vale decir que se permita a cada persona que haga el uso de micro filmacin destruir los originales de los documentos as reproducidos cuando considere que ha pasado un lapso prudencial para ello, el actual Cdigo de Comercio en el artculo 60, suprimi para los comerciantes la facultad de determinar el perodo durante el cual debe mantener sus libros y papeles y por el contrario dispuso que, los profesionales del comercio deben conservar sus libros y papeles cuando menos durante diez aos, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante.." Falta, ley de archivo. 4.3.1.1.1.- BASE ELECTRONICOS. LEGAL SOBRE CONSERVACION DE DATOS

En relacin a la conservacin de datos y documentos electrnicos que de acuerdo al artculo 12 de la Ley 527 de 1.999, regla aspectos sobre la conservacin de los mensajes de datos y documentos, entre los cuales se encuentran los libros y papeles de comercio, los cuales se podrn conservar en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta. El artculo seala los requisitos para la conservacin de ciertos documentos, registros o informaciones cuya conservacin quedar satisfecha cumpliendo las tres condiciones mencionadas en esta disposicin. En el caso particular de los libros y papeles del comerciante indica que estos se podrn conservar en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin. De la norma anterior se analiza que esta no es contraria con las disposiciones que sobre la materia reglan los artculos 55 y 60 del cdigo de comercio y Artculos 134 y 135 del Decreto 2649 de 1993. En este orden de ideas una cosa es la impresin de los libros y otra cosa distinta es que para la conservacin de estos y con el objeto de reemplazar el documento en papel, pueden reproducirse a travs de cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta tal como microfilmes, microfichas o cualquier otro medio tcnico que garantice su reproduccin exacta; es recomendable que la informacin contable se imprima de acuerdo a las necesidades de los usuarios y aplicando los procedimientos estipulados en el artculos 125 y 126 del decreto 2649 de 1993. El decreto 2649 de 1993 se refiere en el articulo 123 sobre los soportes e indica que los requisitos legales que sean aplicables a los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Afirma que estos soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia conservndose archivados en orden cronolgico y de tal manera que sea posible su verificacin. De lo anterior se entiende que toda persona natural o jurdica que posea la calidad de comerciante, o que este obligada a llevar contabilidad debe regirse por las normas que regulan la actividad mercantil y adems con las que regulan la actividad contable por su obligacin de llevar contabilidad de sus operaciones de comercio, de igual forma de todas aquellas reglamentaciones conexas a la actividad siendo una de ellas y una obligacin la de conservar los libros , documentos y papeles de comercio sea cual fuere la fuente que dio origen al soporte del reconocimiento, clasificacin, valuacin, registro y revelacin del hecho econmico, orientados a mantener la integridad, la confiabilidad, la oportunidad y la utilidad social de la informacin evidenciando las operaciones de la realidad econmica. Una de las razones de la contabilidad, es el registro de los hecho econmicos originados por todas aquellas operaciones que el ente econmico dentro del cumplimiento de su objeto social debe realizar, evento que el legislador desde

el nacimiento de la ciencia contable, previo la conservacin de los documentos relacionados con los registros de la contabilidad por diferentes medios; desde las tablillas hasta los mas sofisticados medios actuales como lo son los electrnicos a los cuales hace referencia la ley 527 de 1999, no solo con el objeto de guardar la historia contable de la respectiva organizacin econmica, sino que tambin sirviera de fundamento histrico a la humanidad y su evolucin social y comercial. En nuestro ordenamiento jurdico, es el Cdigo de Comercio que reglamenta la necesidad de tener libros, papeles, documentos y dems elementos necesarios con el fin de llevar la contabilidad y de conservar la informacin financiera no solo para el ente sino que tambin sea uno de los elementos importantes como prueba judicial en casos de controversia; Razones que sirven para sealar que la conservacin adems de ser un mandato legal debe ser una obligacin social 4.3.1.2. IMPRESIN DE LIBROS. Los libros oficiales, obligatorios deben llevarse impresos en los folios registrados ante la autoridad correspondiente, asentando sus registros a ms tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Para efectos probatorios acorde con la Constitucin Nacional, la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales seala que quienes utilicen el sistema computarizado estn obligados a tener libros impresos al da, entre tantos, libros oficiales, libros auxiliares, que sirvan de soporte para conocer las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas en normas tributarias por irregularidades en la contabilidad. (Concepto 39801 del 17 de junio de 1994 DIAN) La Corte Constitucional seal en sentencia C-662 de 2000 respecto de la ley 527 de 1999, el principio de los equivalentes funcionales en virtud del cual, los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir que, debe drseles la misma eficacia jurdica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento, sealando que el principio de los equivalentes funcionales se fundamenta en un anlisis de los propsitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cmo podran cumplirse esos propsitos y funciones con tcnicas electrnicas, el cual tiene en cuenta los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentacin consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. Por consiguiente, tratndose de comercio electrnico y soportes de las transacciones podrn utilizarse los mensajes de datos con las caractersticas anotadas, como soporte de los registros.

Las normas del Cdigo de Comercio obligan adelantar la contabilidad en libros debidamente registrados, con el correspondiente valor probatorio, operando para el efecto, la diligencia en papel realizada en la oficina que corresponda, de acuerdo a la naturaleza del ente econmico, de manera que hasta que no se realice la correspondiente reforma a las normas mercantiles o exista un pronunciamiento jurisprudencial sobre este tema, deber continuarse con la aplicacin de los preceptos sobre el registro e impresin de libros de contabilidad. Ahora bien, dada la obligacin de las diferentes organizaciones de remitir informacin a las entidades que ejercen inspeccin y vigilancia y la presuncin de que dichos datos corresponden a la realidad financiera tomada de los libros oficiales, se deduce la obligacin para aquellas de registrar sus operaciones. Lo anterior es base para toda certificacin, atestacin y dictamen.

4. 4. - OPORTUNIDAD Y REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO.

De acuerdo con decreto 2649 de l.993 Cuando la ley as lo exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal. En caso de los libros de establecimientos, stos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente econmico e identificndolos con la ensea del establecimiento; entendindose por ensea segn el diccionario de la lengua espaola como insignia o estandarte. Solamente pueden registrase libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que: al anterior le falten pocos folios por utilizar, que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente econmico; una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su efecto, de un contador pblico, la falta de un libro se debe a prdida, extravo o destruccin, se debe presentar la copia autentica del denuncio correspondiente. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) mese de su inscripcin.

4.4.1. DE LA CAMARA DE COMERCIO.

En la Cmara de Comercio, deben registra sus libros oficiales; de acuerdo al articulo 28 del Cdigo Mercantil las Personas Naturales, los entes econmicos, que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harn dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades. De igual manera de acuerdo con lo previsto en le Articulo 42 del Decreto 2150 de 1995 las entidades sin animo de lucro tales como: Los organismos de integracin, ambientales, Cientficas, Tecnolgicas, Culturales e Investigativas, Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales, asociaciones de padres de familia, corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades, indgena, asociaciones gremiales, de beneficencia, de profesionales, juveniles, sociales, democrticas, participativas, cvicas y comunitarias, promotoras de bienestar social, de egresados, de rehabilitacin social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, las sociedades civiles inscritas en el registro mercantil. Las dems organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin animo de lucro no sujetas a excepcin (los clubes sociales y cajas de compensacin), Juntas de accin comunal. De otra parte, segn los artculos 143, 144 del decreto 2150 de 1995, y las resoluciones 681 de 2000 y 2329 del 29 de enero de 2003; las cooperativas, los fondos de empleados y asociaciones mutuales, as como los organismos de integracin y las instituciones auxiliares del cooperativismo, tambin habrn de tramitar su registro ante la Cmara de Comercio.

4.4.2. DEL REGISTRO ANTE LA DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN

Segn el Decreto Reglamentario 2500 de 1986 y en concordancia con el articulo 45 del Decreto 2150 de 1995, y artculo 3 del Decreto 427 de 1996, deben inscribir libros en la DIAN: Las Instituciones de educacin superior; las instituciones de educacin formal y no formal que se refiere la ley 115 de 1994; las personas jurdicas que presten servicios de vigilancia privada; las iglesias , confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros; las reguladas por la ley 100 de 1993 de seguridad social, cmaras de comercio y las dems personas jurdicas respecto de las cuales la ley expresamente regule en forma especfica su creacin y funcionamiento, todas las cuales se regirn por sus normas especiales; entidades privadas del sector salud de que trata la ley 100 de 1993, las sociedades de gestin colectiva de derechos de autor y derechos conexos de que trata la ley 44 de 1993, las personas jurdicas extranjeras de derecho privado sin nimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia, establecimientos de beneficencia y de instruccin pblica de carcter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, r4egulados por el decret6o 3130 de 1968 y dems disposiciones pertinentes, caja de compensacin familiar reguladas por la ley 21 de 1982, cabildos indgenas regulados por la ley 89 de 1890, entidades que conforman el Sistema Nacional de Deportes de los niveles nacional, departamental y municipal regulados por la ley 181 de 1995 y

decreto ley 1228 de 1995, organizaciones gremiales de pensionados de que trata la ley 43 de 1984 y las casas-crcel de que trata la ley 655 de 1995 Adicionalmente, el Fondo de Garantas de Entidades Cooperativas FOGACOOP es una persona jurdica de naturaleza nica cuya creacin e inscripcin fue regulada por el decreto- Ley 2206 de 1998 de manera que se constituye en una de las excepciones a que se refiere el decreto 2150 de 1995, por lo que no est obligada a registrar sus libros de contabilidad en la Cmara de Comercio, por tanto debern inscribirse en la direccin de impuestos Nacionales, de conformidad a lo previsto en el articulo 774 del Estatuto Tributario15.

Es de aclarar que de acuerdo a la Ley 133 de 1994, Decreto 1396 de 1997, Decreto 1319 de 1998. El reconocimiento de personera jurdica y registro de las iglesias, confesiones, denominaciones religiosas, sus federaciones, confederaciones y asociaciones de ministros se hace ante el Ministerio del Interior. Lo propio habrn de hacerlo las copropiedades regidas por la ley 675 de 2001, los profesionales Independientes y por ultimo aunque no existe una disposicin de carcter general que obligue tambin habrn de hacerlo ante esta autoridad, los consorcios y uniones temporales, por va de recomendacin y conveniencia.

4.4.3.- MINISTERIO DE PROTECCION SOCIALLos Sindicatos por mandato de la Ley 11 de 1984 art. 18, debern registrar los libros de afiliacin, actas de asamblea general, de junta directiva, de inventarios y balances y de ingresos y egresos deben la Inspeccin del Trabajo.

4.4.4.- CONSEJO NACIONAL ELECTORAL.

Segn la ley 58 de 1985, articulo 6 los partidos y movimientos polticos deben registrar los libros de contabilidad en el Consejo Nacional Electoral.

4.4.5.- GOBERNACIONES O ALCALDIAS.

Las Juntas de Accin Comunal. Las Juntas de Vivienda Comunitaria; Asociaciones Comunales de Juntas. Federaciones Comunales y la Confederacin Comunal Nacional, como organismos de primero, segundo, tercero y cuarto grado quedan por fuera del mbito de registro ante las cmaras de comercio, siendo cobijadas por los entes territ6oriales de conformidad con el Decreto No 1774 de septiembre 111 de 2000, por la cual se reglamenta la ley 537 de 1999. Y en concordancia con la ley 52 de 1990 y la ley 136 de 1994 articulo 143.
15

CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURA; Orientacin Profesional No 5 Libros, mayo 13 de 2003. En complementacin del concepto DIAN 09846 de 200, referenciado en la Orientacin.

4.4.6 OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO

Respecto a la oportunidad para la inscripcin de libros, el numeral 4 del artculo 29, estipula que la inscripcin podr solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija termino especial para ello; pero los actos y documento sujetos a su registro no producirn efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripcin.

4.4.5 REGISTRO EXTEMPORANEO DE LIBROS

La legislacin vigente sobre libros de contabilidad seala que la inscripcin de los libros de comercio entre ellos los libros de contabilidad se podr realizar en cualquier tiempo, al no ser que exista una ley que fije el termino especial para hacerlo, en este sentido hasta la fecha no se ha legislado sobre el asunto, solo existe doctrina que trata el tema entre otra la de la cmara de comercio que indica que" Los libros de comercio de una sociedad deben ser registrados para dar cumplimiento del comerciante contenida en el artculo 19, numeral 2 del Cdigo de Comercio". Es decir que inscrito el comerciante en el registro mercantil inmediatamente se debe proceder hacer de igual forma el registro de los libros. El acto de no realizarse la inscripcin oportuna de los libros, acarrea consecuencias tales como las que los actos, operaciones, registros de hechos econmicos y los documentos derivados de estos no tengan valides ante terceros, adems de acarrear sanciones legales como por ejemplo las multas impuestas por las superintendencias, suspensin del registro mercantil, tributarias entre otras adems de no servir de prueba en actos judiciales cuando no se inscriben previamente. Como no existe un plazo estipulado en la ley para realizar la respectiva inscripcin se presume que una vez realizado el registro queda subsanada la dicha omisin. Las normas de igual forma no sealan que no se puedan registrar las transacciones y hechos econmicos del ente realizados antes del registro de los libros, por lo tanto una vez reconstruida la informacin contable y financiera debidamente soportada y sea veraz y confiable, esta informacin es valida y se puede constituir en plena prueba. Excepto porque algn organismo competente de vigilancia, inspeccin, control o judicial cuestione o halla cuestionado la informacin. El Cdigo del Comercio referente al tema indica que es obligacin de todo comerciante inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad. Debern inscribirse en el registro mercantil, Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asamblea y juntas de socios, as como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.

Estipula que el registro mercantil se llevar con sujecin a las siguientes reglas, sin perjuicio de las especiales que establezcan la ley o los decretos reglamentarios: (..:) La Inscripcin podr solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un trmino especial para ello; Pero los actos y documentos sujetos a registrar no producirn efecto respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripcin. La inscripcin de los libros se probar con la respectiva certificacin expedida por la Cmara de Comercio o mediante inspeccin judicial practicada en el registro mercantil. Solo se podr llevar la contabilidad en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados,(el resaltado es nuestro) de manera que suministre una historia clara, completa fidedigna de los negocios del comerciante, con sujecin a las reglamentaciones que expida el gobierno. La Norma prohbe actuar al comerciante sin previo registro al sealar que las sociedades no podrn iniciar actividades en desarrollo de la empresa social sin que se haga el registro mercantil de la escritura de constitucin.

4.4.7 DE LA DOCTRINA DE LA CAMARA DE COMERCIO

Con relacin al tema la Cmara de comercio mediante oficio 03- 389 de mayo 18 de 1984, oriento sobre la oportunidad del registro de libros de comercio, doctrina citada por el libro de rgimen contable al referirse. II DOCTRINA - Oportunidad del registro. II Los libros de comercio de una sociedad deben ser registrados para dar cumplimiento del comerciante contenida en l articulo 19, numeral 2 del Cdigo de Comercio. Ahora bien, teniendo en cuenta que cuando una sociedad se constituye para realizar actos de comercio queda sometida a las obligaciones del comerciante colectivo, vale la pena preguntarse cundo surge la obligacin de registro aludida; establecido como esta en la propia ley no concedi un plazo especial, resulta lgico concluir que la carga de registro se iniciar al momento de surgir a la vida jurdica el ente moral aunque, desde un punto de vista prctico, dicho momento se difiera en el tiempo al efectivo ejercicio del objeto social, que al tenor de lo previsto en el articulo 116 de la obra citada, debe estar precedido de la inscripcin del contrato social en la cmara de comercio del domicilio principal. Debe entenderse que desde esos mismos momentos se encuentra en el deber de registrar los libros. Por ello se puede afirmar que, inscrita la sociedad en el registro mercantil, en forma inmediata debe presentar a ste sus libros de comercio con el fin de que sean registrados. Adems, debe recordarse que el no registro de los libros tipifica incumplimiento de la obligacin de todo comerciante que puede acarrear sanciones a la sociedad,

como por ejemplo las multas impuestas por la Superintendencia de Sociedades, o la suspensin del permiso de funcionamiento de una sociedad vigilada, o la imposibilidad de acceder al concordato" La circular externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria en relacin con los libros de contabilidad de las entidades vigiladas por esta expone lo siguiente: (...) " 2. Registro de libros en la cmara de comercio. Los libros de contabilidad de los establecimientos de comercio que correspondan a los descritos en los numerales 1 y 2 del articulo 125 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 debern registrase en la cmara con competencia territorial en el lugar donde funcione el establecimiento, a nombre de la entidad sometida al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, con identificacin de la ensea del correspondiente establecimiento de comercio. Los libros auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos no requerirn ser inscritos en el registro mercantil, sin perjuicio del cumplimiento del articulo 128 del citado decreto. Las entidades vigiladas que lleven libros de contabilidad en sus establecimientos de comercio debern registrase en la cmara del domicilio principal un libro de resumen que permita combinar, a lo sumo, el movimiento mensual de cada una de las cuentas de las operaciones de los establecimientos de comercio, de manera que este libro contenga la totalidad de las operaciones de la entidad como unidad econmica que es, cuyo soporte sern los libros llevados de los respectivos establecimientos.

4.5.- SOPORTES
Los soportes son papeles o documentos de contabilidad, que sirven para registrar la informacin y hacer control de los hechos econmicos de una persona natural o jurdica obligada a llevar contabilidad. Estos tienen origen externo y/o interno, deben estar debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren16. Segn la clase de empresa se elaboran manual o electrnicamente (ley 527 de 1999) en original y tantas copias como las necesidades lo requieran, los soportes o documentos de contabilidad son evidencia histrica. El soporte o documento de contabilidad es lo fundamental para la existencia del comprobante de contabilidad que a su turno es requisito previo sine qua non del registro de cualquier operacin del ente econmico, por lo tanto se puede asegurar que el soporte contable es: el documento originario que justifica la emisin de un comprobante de contabilidad, que explica la operacin que este representa y hace parte integral del mismo.17 , DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA, Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993. Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. articulo 123.
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16

REPUBLICA DE COLOMBIA CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PUBLICA, Soporte Contable, concepto CTCP 179 DEL 15 DE JULIO DE 1998.

La base primaria del registro y del comprobante de contabilidad como se expone, son los soportes o documentos de contabilidad es la esencia de la historia de los hechos econmicos de una persona natural o jurdica obligados a llevar contabilidad. Como son documentos que soportan transacciones econmicas estos deben llenar los requisitos exigidos por la ley de acuerdo a la clase de documento expedido que origina movimientos contables.

4.5.1.-ORIGEN DE LOS SOPORTES O DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD

De acuerdo al artculo 123 los soportes pueden ser de origen interno o externo. 4.5.1.1.- SOPORTES O DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO. Los soportes de origen interno son los emitidos por la persona natural o jurdica obligados a llevar contabilidad, con el fin de organizacin interna de la contabilidad, dentro de estos soportes encontramos los siguientes: reembolsos de caja menor, notas de contabilidad, nota crdito y nota debito, depreciaciones de propiedad planta y equipo, distribucin de costos, utilidades, movimiento de reservas entre otros. 4.5.1.2...SOPORTES O DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO. Son aquellos que son elaborados o que emiten las personas naturales o jurdicas obligados a llevar contabilidad como resultado de operaciones que hace con terceros, dentro de estos soportes se clasifican los documentos o soportes de actos escritos los que se originan segn el artculo 826 de Cdigo de Comercio que al tenor se refiere: Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito bastar el instrumento privado con las firmas autgrafas de los suscriptores. Por firma se entiende la expresin del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que integren o de un signo o smbolo empleado como medio de identificacin personal. Si alguno de ellos no pudiere o no supiere firmar, lo har otra persona a su ruego, dando fe de ello dos testigos, y se imprimirn en el documento las huellas digitales o plantares del otorgante. 4.5.1.3 SOPORTES DE ORIGEN ELECTRONICO Si la ley no dispone otra cosa, las cartas o telegramas equivaldrn a forma escritas con tal que la carta o el original del telegrama estn firmados por el remitente, o

que se pruebe firmados por el remitente, o por su orden. artculo que est en concordancia con la ley 527 de 1999, artculos 6, 7, 28, y 35. Entre otros soportes o documentos de contabilidad de origen externos encontramos los siguientes: Comprobantes de Egresos, Recibos de Caja, Ordenes de Compras, Facturas de compraventa manuales y electrnicas, notas debito y de crdito bancarias, compras de seguros, soportes de ttulos valores, cheques, comprobantes de ventas con tarjetas debito y de crdito. 4.5.1.3.1.- FACTURA ELECTRONICA En la legislacin vigente en aspectos de comercio electrnico Colombia ha venido realizando la convergencia de normas y regulaciones internacionales colocndolas a tono con las normas internas como es el caso de la ley marco de las Naciones Unidas sobre comercio electrnico, ya mencionada en otro acpite de esta orientacin la cual fue homologada mediante la ley 527 de 1999, cuyo contenido hace referencia y reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin. Ley que es un referente, e igual que el articulo 616-1 del Estatuto Tributario, al referirse este ultimo a la factura de venta as: Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de mquina registradora, la boleta de ingreso a espectculos pblico, la factura electrnica y los dems que seale el Gobierno nacional En el caso de la factura electrnica ha sido reglamentada mediante el Decreto 1929 de 2007. Que en el articulo 1 la define as: Es el documento que soporta
transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrnicos, a travs de un proceso de facturacin que utilice procedimientos y tecnologa de informacin, en forma directa o a travs de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedicin y durante todo el tiempo de su conservacin, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crdito; As la factura electrnica se convierte en uno de los documentos que debe asegurar la aplicacin de los principios bsicos de autenticidad e integridad , siempre y cuando cumpla con lo expuesto en la ley 527 de 1999, en especial e los artculos 8, 9, 16, y 17 y con lo dispuesto en la ley 962 de 2005 referente al principio de neutralidad tecnolgica, as que la factura electrnica debe garantizar las transacciones comerciales, sin perder de vista la necesidad de garantizar los derechos del consumidor, prevenir operaciones que faciliten el lavado de activos y permitir el control del cumplimiento de las obligaciones tributarias18

4.5.2.- REQUISITOS CONTABILIDAD.

DE

LOS

SOPORTES

DOCUMENTOS

DE

REPUBLICA DE COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA, Decreto mayo 29 de 1929 DE 2007 Por el cual se reglamenta el articulo 6116-1 del Estatuto Tributario.

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Los Soportes o Documentos de contabilidad mnimo deben contener los datos siguientes: Nombre o razn social de la persona natural o jurdica obligada a llevar contabilidad. Numeracin ascendente del documento. Descripcin del contenido del documento. Nmero de identificacin tributaria. Nombre del responsable. Firmas del responsable de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar. Fecha Direccin de quien expide el soporte. Tratndose de Soportes de actos escritos generados en la aplicacin del artculo 826 de C. Co, los requisitos son los exigidos por la ley segn el caso. En las disposiciones vigentes como es el caso del decreto 2649 de 1993 existe la obligacin de que los soportes deben adherirse al comprobante de contabilidad o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservndose archivados en orden cronolgico y de tal manera que sea posible su verificacin. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se han otorgado, as como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle, apunta el artculo 123 de la norma referida.

4.6.- COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Una de las primeras manifestaciones del comprobante de contabilidad en la legislacin actual, se referencia en el artculo 53 del Cdigo de comercio al sealar que El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indicar el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarn los documentos que lo justifiquen. Para ser consecuente con el Cdigo de Comercio el legislador complementa esta norma a travs del decreto 2649 de 1993, articulo 124 al referirse que comprobantes de contabilidad deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio en idioma castellano, deben tener una numeracin consecutiva, indicando el da de su preparacin y de las personas que lo hubieren elaborado y autorizados, debe indicar la fecha, el origen, la descripcin y la cuanta de las operaciones, as como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripcin de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabra, cdigos o smbolos numricos, caso en el cual deber registrase en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que correspondan.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborase por resmenes peridicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en que se registren en orden cronolgico todas las operaciones.

Es importante sealar que los soportes que han dado origen al comprobante de contabilidad ya sean internos o externos segn la legislacin vigente se deben adherirse a los respectivos comprobantes de contabilidad, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en forma cronolgica y de tal manera que sea posible su verificacin. En caso en que los soportes sean capturados por medios electrnicos, estos deben imprimirse previa verificacin de su autenticidad, veracidad e integridad aplicando los procedimientos contenidos en la ley 527 de 1999. La descripcin y registro de las operaciones econmicas realizadas por los entes, se debern realizar de acuerdo con lo previsto en el Plan nico de Cuentas (Decreto 2650 de 1993), para las personas naturales o jurdicas obligadas a llevar contabilidad de conformidad con el Cdigo de comercio, o el respectivo Plan nico de Cuentas segn la actividad econmica del ente. El Comprobante de Contabilidad es un documento en el cual se resumen los soportes de una o varias operaciones de las personas naturales y/ o jurdicas obligadas a llevar contabilidad, es el documento por excelencia que contiene los datos necesarios para asentar o realizar los movimientos en los libros de contabilidad, es en s mismo el ordenador de resmenes de las operaciones de un perodo dado, el comprobante de contabilidad es tambin conocido como comprobante de diario.

4.6.1.-REGISTRO OPORTUNO DE COMPROBANTES DE CONTABILIDAD EN LIBROS

Las operaciones y los hechos econmicos deben registrarse cronolgicamente en asientos respectivos los cuales deben hacerse en los libros oficiales y auxiliares Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, a ms tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado Con fundamento en comprobantes de contabilidad debidamente soportados sean de origen externo o interno debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren, dentro del termino previsto anteriormente se deben resumir los movimientos debito y crdito de cada cuenta y establecer su saldo al fin de cada mes.

Cuando se registren las operaciones a travs del procesamiento electrnico de datos, deben grabarse copias respaldo en medios magnticos y archivarlas de manera que garanticen su conservacin. Los comprobantes de contabilidad junto con sus soportes deben conservarse archivados en orden cronolgico y de tal manera que sea posible su verificacin. Cualquier error u omisin se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

4.6.2.- ASIENTOS DE CONTABILIDAD.

El diccionario Larousse Enciclopdico define el Asiento como una. Anotacin en un registro o libro de contabilidad. La informacin contable despus de ser analizada contenida en los soportes contables y ser clasificada y resumida en los comprobantes de contabilidad, se procede a ser trasladada para ser registrada en los diferentes libros de contabilidad, operacin que se conoce como asientos de contabilidad, que segn la norma tcnica general contenida en el Artculo 56 del Decreto 2649 de 1993 los denominada ASIENTOS. El artculo expone los procedimientos para el diligenciamiento de estos sealando que Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos econmicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Adems anota que se pueden registrar operaciones homogneas en forma global, siempre que estas en su resumen no sean superiores a un mes; las operaciones deben ser registradas en forma cronolgica y hacerse en libros a ms tardar en el mes siguiente resumiendo los movimientos dbitos y crditos y a la vez estableciendo el respectivo saldo. El Cdigo de Comercio relaciona el Asiento contable principalmente en los artculos 48, cuando el articulo plantea que todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, luego manifiesta que ser permitida la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor tcnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. Luego desde la perspectiva del artculo 53, se complementa lo planteado en el anterior artculo afirmando que en los libros se asentaran en orden cronolgico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

El entramado contable sigue una secuencia sistemtica y recurrente de los hechos econmicos hasta revertirse a travs de los libros de contabilidad en los estados financieros, por lo tanto uno de los instrumentos ms importantes de la Contabilidad a travs de todos los tiempos y las civilizaciones, son los libros de contabilidad, que de acuerdo a la poca han tomado diferentes formas desde las muescas o registros en las cortezas de los arboles, fichas contables elaboradas en arcilla, papiros, papel, hasta los datos electrnicos realizados a travs de un software contable.

4.7.- LIBROS DE CONTABILIDAD.

En esta seccin se hace una aproximacin de los libros de contabilidad siguiendo los elementos bsicos descritos anteriormente en los que se plantea, y que se vuelve a repetir que Para el Consejo Tcnico de la Contadura Un libro de contabilidad es un documento que se asientan los datos descritos en los comprobantes de contabilidad, contiene registros y evidencias de los hechos econmicos de una persona natural o jurdica obligada a llevar contabilidad, los cuales se representan mediante la utilizacin de las codificaciones del catalogo de cuentas, las descripciones y dinmicas contenidas en los planes de cuentas en cumplimiento del ciclo contable.(PROPUESTA). Los datos escritos y/o digitados se Deben llevar en hojas contina fsicas o electrnicas debidamente foliadas y rubricadas con las cuales se conforman los libros de contabilidad entre stos, los libros principales u oficiales los que se deben registrar acuerdo a las exigencias legales, en las entidades pblicas o privada dependiendo del sector econmico que se ubique l ente. De igual manera dentro de los libros encontramos los auxiliares y necesarios para el registro de la informacin contable con el fin de lograr el mximo nivel de confiabilidad que garantice la elaboracin de informacin financiera que sea compresible, transparente y comparable, pertinente y confiable, til para tomar decisiones econmicas por parte del Estado, los propietarios, funcionarios y empleados de las empresas, los inversionistas, actale y potenciales19 entre otros usuarios de los estados financieros.

4.7.1.- CONFORMACION, DILIGENCIAMIENTO Y CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 1314 DEL 13 DE JULIO DE 2009,POR LA CUAL SE REGULAN LOS PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD E INFORMACIN FINANCIERA Y DE ASEGURAMIENTO DE INFORMACIN ACEPTADOS EN COLOMBIA, SE SEALAN LAS AUTORIDADES COMPETENTES, EL PROCEDIMIENTO PARA EXPEDICIN Y SE DETERMINAN LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE VIGILAR SU CUMPLIMIENTO, Articulo 1.

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En el actual ordenamiento jurdico Colombiano, y por las distintas instituciones de control Inspeccin y Vigilancia existentes desde las funciones que cumplen otorgadas por la ley, son diferentes las exigencia a sus controlados y requisitos dirigidos a tener y llevar libros de contabilidad, sin embargo el decreto 2649 y 2650 de 1993, apunta a generar una norma general sobre el tema. 4.7.1.1.- CONFORMACION Y DILIGENCIAMIENTO CONTABILIDAD. DE LOS LIBROS DE

De acuerdo al decreto 2649 de 1993, articulo 125. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libro. Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros de necesarios para: 1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por resmenes globales no superiores a un mes. 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbitos y crditos, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. 3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pasen sobre ellos. 4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para: a.- conocer las transacciones individuales cuando stas se registren en los libros de resumen en forma global. b..- Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones. c.- Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, asi como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras. d.- Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos homogneos. e.- Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. 5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin, y control del ente econmico. 6. Cumplir las exigencias de otras normas legales. La normativa vigente orienta que los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren sentado los comprobantes.

Los comprobantes de contabilidad elaborados previamente contienen las partidas de las operaciones del ente econmico, las cuales se registran en orden cronolgico en los libros oficiales y auxiliares o cualquier otra forma de registro que el ente econmico adopte siempre y cuando garantice la veracidad e integridad de la informacin.

4.7.1.2.- CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD El cdigo de comercio y las normas contables no contienen una clasificacin rigurosa ni cules son los libros obligatorios que deben tener los entes obligados a llevar contabilidad; sin embargo haremos una aproximacin de acuerdo a las disposiciones y doctrina vigente sobre los libros en uso. Segn el cdigo de comercio uno de los requisitos para inscribirse en el registro mercantil, es el de inscribir los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asamblea y juntas de socios, as como los de juntas directivas de sociedades mercantiles; la norma no expresa a qu clase de libros de contabilidad son los que debe inscribirse, solo hace una referencia en forma general. Lo antes sealado, nos permite escoger la opcin que ms se ajuste al ente para llevar sus registros, situacin que est en concordancia con el artculo 48 del mismo cdigo al referirse en los siguientes trminos: Todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este cdigo y dems normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. As mismo ser permitida la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor tcnico - contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios".

Segn lo estipulado en disposiciones comerciales y tributarias existe la obligacin para los comerciantes de llevar el libro de inventarios y balances, en razn que, a travs de dicho libro, la administracin de impuestos puede realizar un control efectivo de las utilidades generadas en la enajenacin de activos movibles; en el caso de las entidades financieras no existe la obligacin, en primer lugar porque no se ha fijado un catalogo de libros obligatorios y adicionalmente, la situacin econmica y financiera puede satisfacerse a travs del balance mensual que dichas entidades presentan a la Superintendencia Financiera. Con relacin a la conformacin de los libros de contabilidad la sentencia de abril 30 de 1998 expediente 8790 del Consejo de Estado, seccin cuarta, con ponencia del Magistrado Daniel Manrique Guzmn expone lo siguiente: La contabilidad no es otra cosa que el registro cifrado de la situacin patrimonial de un ente

econmico, de suerte que con el se refleje la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. (art. 48 y S.S. del C. Co. Y Art. 774 de. E.T.). El llevar la contabilidad es uno de los principales deberes que la ley le impone a algunas personas, en especial a los comerciantes, igualmente determina la ley que la contabilidad ha de llevarse en libros, que si bien en un comienzo la propia ley se encargaba de determinarlos con precisin, en la actualidad se le da a los entes econmicos obligados a llevar contabilidad libertad para establecer el nmero y la importancia de los mismos, a condicin de que el sistema utilizado tenga valor jurdico contable y que refleje la historia completa y fidedigna de la situacin econmica. No sobra llamar la atencin sobre el hecho de que la ley a veces confunde la obligacin de llevar contabilidad con aquella relativa al diligenciamiento de libros. No obstante, una cosa es la obligacin de llevar contabilidad y otra distinta que dicha obligacin se cumpla a travs de la confeccin de los libros". En el caso de los libros especficos de contabilidad, si bien es obligatorio llevarlos, es claro que al no haber fijado la ley de manera expresa cules son, estos deben sujetarse a los delineamientos establecidos en el Decreto 2649 de 1993 y teniendo en cuenta lo establecido en los artculos 50, 52 y 53 del Cdigo de Comercio; de la interpretacin de estas normas se concluye que es indispensable por lo menos la apertura de los denominados Libros: Diario, Mayor y el de Inventarios y Balances. El problema de la clase y nmero de libros es una cuestin eminentemente tcnica que depende de los sistemas que autorice la ley y es susceptible de variar en la medida en que lo hagan stos y los adopte la ley colombiana, pues es al legislador a quien corresponde, inclusive antes de ensayar un posible listado de libros obligatorios de contabilidad, definir la orientacin doctrinaria a favor del sistema de libertad relativa que impera en el articulo 48 y artculo 50 del Cdigo de Comercio vigente. En la realidad existe una clasificacin general de libros que por costumbre se practica que son los Libros Principal u Oficiales y los libros Auxiliares 4.7.1.2.1.- LIBROS PRINCIPALES U OFICIALES Los Libros Principales u Oficiales son los documentos fundamentales del sistema e informacin contable, son libros resumen, se utilizan para registrar forma sinttica las operaciones de los hechos econmicos en forma global. El Decreto 2650 de 1993, en el artculo 10, Hace referencia a los libros oficiales. Indicando que los libros de comercio registrados debern llevarse aplicando los cdigos numricos y las denominaciones del catlogo de cuentas contenidas en el Decreto.

La norma hace referencia a los libros de comercio registrados, los cuales los denomina como los libros oficiales los que se debern llevarse aplicando los cdigos numricos y las denominaciones del Catlogo de Cuentas contenidas en el Plan nico de Cuentas. Es importante recordar que los libros de comercio se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos, es de aclarar que dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad traducibles en cifras y en unidad de medida, que por regla general se debe utilizar la moneda funcional la cual se entiende como signo monetario del medio econmico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectiva, A los cuales hace tcitamente referencia el articulo 10 del Decreto 2650 /93, es decir libros de contabilidad. a la vez sus registros y diligenciamiento se hace teniendo en cuenta el Plan Unico de Cuentas del respectivo sector econmico al cual corresponda el ente. En relacin con el nmero libros oficiales de contabilidad que sean obligatorios realizar el registro el legislador no se ha pronunciado mediante ley o norma por lo tanto no existe reglamentacin al respecto. Sin embargo es la costumbre de las personas naturales y jurdicas denominadas entes econmicos obligadas a llevar contabilidad hacer el registro de los libros de contabilidad siguientes: Libro Diario; Mayor y Balances; Inventarios y Balances; De Ingresos y Egresos

4.7.1.2.1.1.- LIBRO DIARIO Es un libro columnario en el cual se registran todas las operaciones resultantes de los hechos econmicos que el ente econmico realiza en un perodo. Los asientos que se hacen en estos libros son un traslado textual de los comprobantes de contabilidad los cuales son elaborados en base a la partida doble. En este libro por general se asientan las partidas al nivel de cuenta (Cuatro dgitos) 4.7.1.2.1.2- LIBRO MAYOR Y BALANCES. Se registran de forma resumida las transacciones del perodo respectivo partiendo de los saldos del perodo anterior, luego mostrando los valores del movimiento del perodo actual para luego registrar los nuevos saldos del periodo actual, los que sern base como saldos anteriores para el perodo siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.

4.7.1.2.1.3.- LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.

Se emplea para registrar por lo menos una vez al ao los inventarios de la compaa lo mismo que los balances generales en forma detallada sin ninguna explicacin adicional El artculo 52 del Cdigo de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio. 4.7.1.2.1.4.- LIBRO DE INGRESOS Y EGRESOS En este libro se emplea para registrar todos los aumentos y todas las disminuciones de las cuentas de efectivo. 4.7.1.2.2- LIBROS AUXILIARES Los libros de Auxiliares son documentos en los cuales se detallan cronolgicamente las cuentas, se asientan pormenorizadamente con amplias explicaciones las operaciones de los hechos econmicos de los las personas naturales y/o jurdicas obligadas a llevar contabilidad o de aquellas que no estn obligadas y que quieran hacer valer la contabilidad como prueba judicial. El decreto 2650 de 1993 hace referencia a los LIBROS AUXILIARES y la forma como deben ser diligenciados en aplicacin del Plan nico de Cuentas, adems que su nmero es ilimitado de acuerdo a las necesidades del ente econmico. 4.7.1.2.2.1.- LIBRO DE INVENTARIO DE MERCANCIAS. Entre los libros Auxiliares que sobresalen esta el Libro de Inventario de Mercancas el cual es, una obligacin por parte de los entes econmicos cuya actividad sea el comercio de llevar registros auxiliares de inventarios de mercancas tal como lo refiere, el Decreto 2649 de 1993 que al tenor indica: Articulo 129. INVENTARIO DE MERCANCIAS. El control de mercancas para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogneos, por lo menos los siguientes datos: 1.- Clase y denominacin de los artculos. 2.- fecha de la operacin que se registre. 3.- Nmero de comprobante que respalda la operacin asentada. 4.- Nmero de unidades en existencia, comprobadas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.

5.- existencia en valores y unidad de medida. 6.- Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, trasladado. retirado o

7.- Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con unidades registradas en las tarjetas de control. En todos los casos cuando en los procesos de produccin o transformacin se dificulte el registro por unidades, se har por grupos homogneos. Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancas para la venta el cual contendr una relacin detallada de las existencias con indicacin de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de los artculos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resmenes o grupos de artculos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares. Dicho inventario debe ser certificado por contador pblico para que preste mrito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado. PARAGRAFO. Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos sealados en los numerales 5,6 y 7 de este artculo. 4.7.1.2.4.LIBRO DE NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIERO

PROPUESTA
Uno de los objetivos bsicos de la contabilidad es la de ejercer control sobre las operaciones del ente econmico y/o las personas obligadas a llevar contabilidad en especial a los comerciantes, que en concordancia con el artculo 48 del Cdigo de comercio, conformarn la contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general a las disposiciones del Cdigo de Comercio y dems normas en la materia. De la interpretacin del artculo 48 se deduce que en Colombia hay libertad para la utilizacin, conformacin de libros y para la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor Tcnico-Contable en aras de adoptar un sistema de informacin y de registros de los hechos econmicos, con la finalidad de que facilite el conocimiento y prueba de la historia de los asientos individuales y el estado general de los negocios que conserve la integridad y autenticidad de sta. En atencin a lo anterior la Ley 222 de 1995, articulo 34 obliga a las personas que llevan contabilidad, la de preparar y difundir estados financieros de propsito

general debidamente certificados y dictaminados, y que en concordancia con el artculo 36 de la misma ley se complementa al determinar que los estados financieros deben estar complementados mediantes notas con las cuales conforman un estado Indivisible y a la vez ambos elementos se preparan y se presentan conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
En efecto, dice el artculo 114 del decreto 2649: Notas a los estados financieros. Las notas, como presentacin de las prcticas contables y revelacin de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores Es de gran importancia que la persona que trata de interpretar correctamente un estado financiero, conozca suficientemente sobre asuntos que pueden alterar significativamente los estados financieros como son las polticas de cartera, los mtodos de provisin, la razn de su aplicacin, los sistemas de inventarios utilizados, los mtodos de valuacin. Igualmente es importante que en las notas se consigne lo relacionado con la depreciacin de los activos fijos, la valorizacin que hayan sufrido, los criterios para el manejo de los activos diferidos, por ejemplo. Otro punto importante que debe constar en las notas a los estados financieros, es el tratamiento de ciertos pasivos como es el caso de las provisiones y contingencias, de ingresos para terceros u obligaciones laborales. Todo estado financiero que se realice, debe contener las notas explicativas respectivas, de tal forma que la persona que los consulte, puede tener la suficiente claridad sobre ellos con el fin que estos puedan cumplir con su verdadero objetivo, cual es el de servir de base para la toma de decisiones, y un estado financiero que no tenga notas aclaratorias y complementarios, no tendr mayor utilidad.

As mismo el Decreto 2649 de 1993 articulo 125, es imperativo al afirmar que los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en libros en los cuales se hubieren asentados los comprobantes, situacin que lleva a interpretar que esta norma es complementaria con las anteriores en especial el artculo 36 de la ley 222 de 1995, cuando en este expone que las notas y los estados financieros conforman un todo indivisible20, en este sentido las notas deben seguir los parmetros con los cuales se elaboran y presentan los estados financieros, deben INDIVISIBLE., LA REAL ACADEMIA ESPAOLA, Diccionario de la Lengua Espaola, define, Indivisible como: adj. Que no puede dividirse // 2. Dcese de las cosas que no admiten divisin, ya por ser impracticables, ya porque impida o vari s su sustancialmente su aptitud para el destino que tenia, ya porque desmerezca mucho con la divisin. http://www.eumed.net/cursecon/dic/I.htm#indivisibilidad Diccionario de economa y finanzas: indivisibilidad. Tambin llamada discontinuidad, caracterstica fsica o tcnica de un factor de produccin o mercanca que impide que se emplee en menor cantidad que una cierta cantidad mnima. La mayor parte de la maquinaria y equipo de capital resulta, por ejemplo, indivisible, pues no tiene sentido hablar de un tercio de una cosechadora como s, en cambio, puede hacerse con respecto a un tercio de un lote de terreno agrcola. A este respecto la mano de obra puede tener tambin resultar indivisible, especialmente cuando la legislacin restringe el trabajo a destajo o las contrataciones parciales. El problema de la indivisibilidad resulta de inters cuando se formulan y gestionan proyectos econmicos, pues obliga a considerar ciertas proporciones de los factores productivos como dadas, so pena de caer en ineficiencias econmicas notables que surgen de la capacidad de produccin que se deja ociosa; tambin debe ser tomado en cuenta cuando se emplea la tcnica de programacin lineal, cuando se estudian los inventarios mnimos y en otros casos semejantes. La indivisibilidad, no obstante, es un concepto relativo: si bien no puede utilizarse una fraccin de una mquina es posible arrendar sta por un perodo determinado, del mismo modo en que se puede contratar mano de obra a tiempo parcial o por trabajos especficos. Por tal motivo la indivisibilidad tiene relacin estrecha con la escala de operaciones de una empresa y, por lo tanto, con las economas de escala. [indivisibility]. (V. CAPACIDAD INSTALADA; FACTORES DE PRODUCCION; ECONOMIAS DE ESCALA; PROGRAMACION LINEAL).
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elaborarse con base a los libros de contabilidad siguiendo los parmetros del artculo 125 del 2649 de 1993 y a la vez es menester que esas notas sean registradas en un libro de contabilidad, con el objetivo que su contenido guarde la integridad y autenticidad de la informacin.

4.7.1.2.4.-LIBROS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES. Segn la Doctrina Tributaria en Concepto 39683 del 2 de junio de 1998, . Los profesionales independientes pertenecientes al rgimen comn del impuesto sobre las ventas, no estn obligados a llevar contabilidad mercantil, siempre y cuando no sean comerciantes. Por su parte, a quienes se encuentren clasificados en el rgimen simplificado se les obliga a llevar un libro en donde se consignan las ventas diarias (Libro de Operaciones Diarias) para efectos de control de las mismas. En todo caso deben cumplir con las obligaciones tributarias, como llevar cuenta corriente del impuesto sobre las ventas por pagar y el registro auxiliar de ventas y compras. De acuerdo con el artculo 23 del numeral 5, del Cdigo de Comercio, no se considera mercantil la prestacin de servicios inherentes a las profesiones liberales, sin perjuicio de lo sealado en los numerales 14 y 15 del artculo 20 de dicho Cdigo. En consecuencia, por ese hecho quienes en forma exclusiva presten dichos servicios, no estn obligados a llevar contabilidad. Ahora bien, en el artculo 509 del estatuto tributario se seala como obligacin expresa para los responsables del impuesto sobre ventas del rgimen comn, llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta denominada impuesto a las ventas por pagar Empero, los que realicen actividades mercantiles, necesariamente deben cumplir con las disposiciones que regulan la contabilidad sin perjuicio de las normas tributarias. Es as como el articulo 136 del Decreto 2649 de 1993, que contiene las normas y principios que rigen la contabilidad mercantil, concepta que para fines fiscales, cuando se presente incompatibilidad entre las disposiciones contables y las de carcter tributario, prevalecen estas ltimas. En este orden de ideas, los profesionales independientes responsables del rgimen comn del impuesto sobre las ventas que no sean comerciantes, no estn obligados a llevar contabilidad y por ende libros registrados en las cmaras de comercio; pero, s estn obligados a llevar los registros auxiliares y la cuenta del impuesto a las ventas por pagar, en forma indicada en el articulo 509 del estatuto tributario, igualmente, a conservar las informaciones y pruebas conforme a lo dispuesto en el articulo 632 ibdem.

4.7.1.2.5.- LIBROS DE CONTABILIDAD EN SOCIEDADES CIVILES El artculo 15, inciso final de la Constitucin Nacional prescribe que Para efectos.- tributarios o judiciales y para los casos de inspeccin, vigilancia e intervencin del Estado podr exigirse la presentacin de libros de contabilidad y dems documentos privados, en los trminos que seale la ley. La regulacin de sociedades en materia comercial y civil se encuentra demarcada por los Art. 2085 a 2087 del Cdigo Civil y Art.1 de la Ley 222 de 1995, Por su parte el contenido del Art. 2o. del Decreto 2649 de 1993 dispuso su mbito de aplicacin para todas las personas que de acuerdo con la ley estn obligadas a llevar contabilidad, as como para quienes sin estar obligados a llevarla, la pretendan hacer valer como medio de prueba. En este mismo sentido la legislacin fiscal en algunos de los artculos del Estatuto Tributario en especial los identificados con los nmeros: 772, 773, 774 y 775 se refiere a la contabilidad como medio de prueba, la forma y requisitos para llevar la misma y la prevalencia de los libros de contabilidad frente a la declaracin 4.7.1.2.6.-- LIBROS EN EMPRESAS UNIPERSONALES La ley 222 de 1995, establece que mediante la Empresa Unipersonal una persona natural o jurdica que rena las calidades requeridas para ejercer el comercio, podr destinar parte de sus activos para la realizacin de una o varias actividades de carcter mercantil. El acto de inscripcin en el registro mercantil adquiere las obligaciones plenas de llevar contabilidad tal como lo obliga el artculo 19 Numeral 3 y de realizar el registro de libros en cumplimiento del artculo 28 numeral 7 del cdigo de comercio. Luego, conforme a estas referencias, las normas sobre libros de comercio son plenamente aplicables a las empresas unipersonales. . 4.7.1.2.7.-LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al rgimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado. o reemplaza los libros de contabilidad a los que est obligado todo comerciante. Adems, se trata de un libro que no requiere ser registrado..

4.7.1.2.9.-LIBROS EN ESTABLECIMIENTOS La contabilidad de sucursales se debe consolidar en una sola con la principal; la constitucin de las mismas no conlleva a una nueva sociedad. No es necesario que registren libros mayores o principales en forma independiente, en Cmara de Comercio, sin embargo, si la persona natural o jurdica lo requiere, podra hacerlo. Es dable dividir o fragmentar la informacin contable en diferentes libros.

4.7.1.2.10.-LIBROS EN ENTES ECONOMICOS EN LIQUIDACIN. El decreto 2649 de 1993, seala que la contabilidad de las empresas en liquidacin debe valuar a su valor neto realizable los activos y los pasivos. De igual forma deben registrarse por separado los activos que deban ser devueltos en especie a los propietarios del ente y clasificar los pasivos segn el orden de prelacin legal. Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservacin, reproduccin, guarda y destruccin de los libros y papeles del ente econmico.

4.7.1.2.11.-CODIGO PROCEDIMIENTO CIVIL Art. 633.- Entrega de bienes, libros y archivos al liquidador. Efectuadas las inscripciones exigidas por el artculo precedente, el administrador o gerente de la sociedad entregar al liquidador los bienes, libros y papeles de ella, mediante inventario suscrito por ambos. Si surgieren dificultades en la entrega, el liquidador acudir al juez, quien le prestar el auxilio necesario. La renuencia del administrador o gerente a efectuar la entrega lo har incurrir en multas sucesivas de quinientos a cinco mil pesos, que se sujetarn a lo dispuesto en el numeral 1 del artculo 39.

4.8.- CORRESPONDENCIA21 DOCUMENTAL COMO SOPORTE DE LOS HECHOS ECOMICOS CON IMPLICACIONES DE REGISTROS CONTABLES.
Una de las acciones en el intercambio comercial y desarrolla tecnolgicamente a travs de los sistemas electrnicos en el actual contexto de la globalizacin de la

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REAL ACADEMIA ESPAOLA, Diccionario de la Lengua Espaola, define Correspondencia. F. Accin y efecto de corresponder o corresponderse.// 2 trato que tienen entre si los comerciantes sobre sus negocios. // correo, conjunto de cartas que se reciben o expiden

economa, es la generacin de correspondencia de documentos (Personas Natural o Jurdica) los cuales originan soportes contables.

entre entes

El Cdigo de Comercio plantea que igual que los comprobantes que sirven de respaldo a las partidas asentadas en los libros de contabilidad en forma cronolgica las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante o de la persona obligada a llevar contabilidad ; igual manera la correspondencia22 directamente relacionada con los negocios son documentos que respondan los registros y las partidas contables asentadas en los libros. La correspondencia relacionada directamente con los negocios, el comerciante o la persona obligada a llevar contabilidad y cuyas transacciones u operaciones comerciales originen documentos y datos electrnicos, informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrnicos, pticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrnico de datos (EDI), Internet, Correo electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax23. Con relacin al Comercio electrnico la ley 527 de 1999, contempla cuales son las operaciones de las cuales pueden generar correspondencia, las que se transcriben a continuacin:
b) Comercio electrnico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relacin de ndole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilizacin de uno o ms mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de ndole comercial comprenden, sin limitarse a ellas, las siguientes operaciones: toda operacin comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo acuerdo de distribucin; toda operacin de representacin o mandato comercial; todo tipo de operaciones financieras, burstiles y de seguros; de construccin de obras; de consultora; de ingeniera; de concesin de licencias; todo acuerdo de concesin o explotacin de un servicio pblico; de empresa conjunta y otras formas de cooperacin industrial o comercial; de transporte de mercancas o de pasajeros por va area, martima y frrea, o por carretera24

La correspondencia de documentos se da en forma Fsica y/o electrnica, ptica o similar, de todas formas cualquiera que sea el medio, este debe asegurar la exactitud, integridad, accesibilidad, precisin, aplicabilidad y singularidad. En este sentido el comerciante o la persona obligada a llevar contabilidad deber dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relacin a los negocios y duracin de la copia. As mismo, conservara la correspondencia que reciba en relacin con sus actividades comerciales, con anotacin de la fecha de contestacin o de no haberse dado respuesta.25 Especficamente para el caso de correspondencia mediante los medios electrnicos, esta para su conservacin se dan las mismas condiciones que se
LEGIS, Cdigo de Comercio Articulo 51 harn parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, as como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. 23 CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 527. De 1999. Articulo 2, literal a 24 CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 527. De 1999. Articulo 2, literal b 25 LEGIS, Cdigo de Comercio Artculo 54 sobre el archivo de la correspondencia.
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contemplan en los artculos 12 y 13 de la ley 527 de 1999, los que se transcriben a continuacin:
ARTCULO 12. Conservacin de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedar satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que la informacin que contengan sea accesible para su posterior consulta. 2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algn formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la informacin generada, enviada o recibida, y 3. Que se conserve, de haber alguna, toda informacin que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. No estar sujeta a la obligacin de conservacin, la informacin que tenga por nica finalidad facilitar el envo o recepcin de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrn ser conservados en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta. ARTCULO 13. Conservacin de mensajes de datos y archivo de documentos a travs de terceros. El cumplimiento de la obligacin de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podr realizar directamente o a travs de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artculo anterior.

4.9.- CONTABILIDAD EN PROCESOS CONCURSALES

4.9.- LIBROS Y DOCUMENTOS CONCURSALES. DE CONTABILIDAD EN PROCESOS

En primer lugar es necesario determinar el concepto de procesos concursales para ubicar en el contexto empresarial cuando ocurren mencionados hechos para tal fin. Segn Carlos Lpez Rodrguez26, se refiere a procesos concursales as: Proceso, como enseaba COUTURE, es una secuencia de actos que se desenvuelven progresivamente con el objeto de resolver, mediante un juicio de autoridad, el conflicto sometido a su decisin. El adjetivo concursal, aplicado a proceso, distingue a ste de los procesos individuales. Esto es: los procesos concursales son aquellos a los cuales concurren varios sujetos. Lo distintivo de estos procesos, justamente, es la concurrencia en un nico proceso, por una parte, de varios acreedores y, por la otra, de un deudor. Los procesos concursales, entonces, constituyen una secuencia de actos, desenvuelta progresivamente con el objeto de resolver un conflicto entre varios acreedores y un deudor.

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Documento disponible en. http://www.derechocomercial.edu.uy/ClaseProcesosConcursales00.htm#_ftnref1

En nuestro contexto se presentan procesos concursales expuestos algunos en el Cdigo de Comercio, en los Captulos IX, sobre Disolucin de Sociedades y el X, al referirse a la liquidacin del Patrimonio Social
OPERACIONES DESCONTINUADAS Y EMPRESAS EN LIQUIDACIN En el Decreto reglamentario 2649 de 1993, por el carcter especial en las operaciones se pondra ubicar como procesos concursales los determinados como operaciones descontinas y empresas en liquidacin en caso de procesos concursales, expuestos en los artculos 111 y 112.

Art. 111. Operaciones descontinuadas. Se denominan operaciones descontinuadas las secciones de un negocio, claramente identificables, que se han liquidado o se van a liquidar. Cuando se disponga la liquidacin, se deben identificar los activos respectivos, el mtodo contable que se va a usar, el perodo de liquidacin y los resultados de las operaciones que se van a descontinuar, estimados hasta la fecha de cesacin de funcionamiento del segmento. Cuando se estime que de la liquidacin de un segmento del negocio resultara una prdida, esta debe reconocerse en la fecha en la cual los administradores del ente econmico adopten formalmente la decisin de proceder a dicha liquidacin. En el caso de una ganancia, esta no se reconoce hasta que se convierta en efectivo o en otras especies fcilmente convertibles en efectivo. La determinacin de la ganancia o prdida en la liquidacin de un segmento debe hacerse con relacin al valor neto de realizacin de los activos y pasivos respectivos. Art. 112. Contabilidad de las empresas en liquidacin. Los activos y pasivos de las empresas en liquidacin se deben valuar a su valor neto realizable. No es apropiado asignar el costo de los activos a travs de su depreciacin, agotamiento o amortizacin. Tampoco es apropiado diferir ingresos, gastos, cargos e impuestos. Deben registrarse por separado los activos que deban ser devueltos en especie a los propietarios del ente y clasificar los pasivos segn su orden de prelacin legal. En el momento en que conforme a la ley o al contrato sea obligatoria la liquidacin de un ente econmico, se deben reconocer todas las contingencias de prdida que se deriven de la nueva situacin. Cuando la ley as lo ordene se deben reconocer con cargo a las cuentas de resultado, en adicin a las contingencias probables, las eventuales o remotas. Por regla general no es admisible el reconocimiento de hechos econmicos con base en estimaciones estadsticas. Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservacin, reproduccin, guarda y destruccin de los libros y papeles del ente econmico. El decreto 2649 de 1993, ARTICULO 112, seala que la contabilidad de las empresas en liquidacin debe valuar a su valor neto realizable los activos y los pasivos. De igual forma deben registrarse por separado los activos que deban ser devueltos en especie a los propietarios del ente y clasificar los pasivos segn el orden de prelacin legal. Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservacin, reproduccin, guarda y destruccin de los libros y papeles del ente econmico.

En complementacin de lo anterior la ley 222 de 1995, en el artculo 166 que fija las funciones del liquidador referente a la contabilidad y a libros, indican en los numerares 2, 3, 4 y 5 lo siguiente: 2. Gestionar el recaudo de los dineros y la recuperacin de los bienes que por cualquier circunstancia deban ingresar al activo a liquidar, incluso los que correspondan a capital suscrito y no pagado en su integridad, as como las prestaciones accesorias y las aportaciones suplementarias. Igualmente, exigir de acuerdo al tipo societario las obligaciones que correspondan a los socios. 3. Elaborar el inventario de los activos que conforman el patrimonio a liquidar, el cual deber presentar a la Superintendencia de Sociedades, dentro de los treinta das siguientes a la aceptacin del cargo. 4. Ejecutar los actos necesarios para la conservacin de los activos y celebrar todos los actos y contratos requeridos para el desarrollo de la liquidacin, con las limitaciones aqu establecidas, incluidos los negocios o encargos fiduciarios que faciliten la cancelacin del pasivo. 5. Continuar con la contabilidad del deudor en los mismos libros, siempre y cuando se encuentren debidamente registrados. En caso de no ser posible, deber proveer a su reconstruccin e iniciar la contabilidad de la liquidacin, en libros que deber registrar en la Cmara de Comercio.
Segn lo indicado anteriormente en caso del ente a liquidar no tenga un sistema de contabilidad y de registro de operaciones, el liquidador debe registrar nuevos libros de contabilidad en la Camara de Comercio.

4.10.- CARCTER PROBATORIO DELA CONTABILIDAD

El Estatuto Tributario estipula que los libros del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma. Por su parte el Art. 68 del Cdigo de Comercio tambin le atribuye plena prueba a los libros de comercio en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre s, judicial o extrajudicialmente, as mismo es dable que en materia civil, an entre comerciantes dichos libros y papeles solo tendrn valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable, cuando los libros estn mal llevados. Por su parte, en las cuestiones mercantiles con personas no comerciantes, los libros slo constituirn un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitar ser completado con otras pruebas legales. (Art.69 dem). En materia tributaria el Estado podr exigir la presentacin de libros de contabilidad y dems documentos privados, en los trminos que seale la ley. Los libros de contabilidad legalmente llevados son plena prueba no slo a favor del comerciante sino tambin en contra, cuando exista contradiccin entre la declaracin tributaria y los asientos de contabilidad, la administracin tributaria considera probados los hechos que aparecen en los asientos contables y si existe contradiccin entre los asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos y, los comprobantes externos de contabilidad, la administracin considera probados los costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos, hasta el valor que aparece en los comprobantes externos.

Es importante precisar, que en las diferencias surgidas entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determina segn las reglas previstas por el Art. 70 del Estatuto Mercantil. Finalmente debe sealarse que la fuerza probatoria atribuida por la ley a los mensajes de datos es la otorgada en las disposiciones del Captulo VIII del Ttulo XIII, Seccin Tercera, Libro Segundo del Cdigo de Procedimiento Civil, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, as como la fecha de recibo del documento.( Art. 4 Decreto 266 del 2000) Para efectos de su valoracin se tendr en cuenta las reglas de la sana crtica y especialmente, la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, que se haya conservado la integridad de la informacin y la forma en que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente, de suerte que todo tipo de informacin en forma de un mensaje de datos, tendr plena eficacia, validez o fuerza probatoria tal como lo dispone la Ley 527 de 1999,( Art. 10 Ley 527 de 1999.) Como soporte contable. El artculo 2 del Decreto 2649 de 1993, indica que no solo las personas obligadas por ley de llevar contabilidad, sino que tambin aquellas que no estn obligadas a llevar contabilidad lo podrn hacer, cuando lo pretendan hacer valer como plena prueba El Estatuto Tributario- estipula que los libros del contribuyente prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma constituyen

En materia tributaria el Estado podr exigir la presentacin de libros de contabilidad y dems documentos privados, en los trminos que seale la ley. No todos los documentos hacen parte de la contabilidad del comerciante, as tenemos que los conceptos de los profesionales y los planes a mediano y largo plazo tienen la calidad de documentos privados que podra exigir la administracin de impuestos, incluyendo los papeles de trabajo de los auditores, a fin de verificar la exactitud de las declaraciones y establecer la existencia de hechos gravables declarados o no. Los libros de contabilidad legalmente llevados son plena prueba no slo a favor del comerciante sino tambin en contra, cuando exista contradiccin entre la declaracin tributaria y los asientos de contabilidad, la administracin tributaria considera probados los hechos que aparecen en los asientos contables. y si existe contradiccin entre los asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos y, los comprobantes externos de contabilidad, la administracin considera probados los costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos, hasta el valor que aparece en los comprobantes externos. Sin embargo la prueba contable tiene efectos relativos porque no la considera prueba suficiente para desvirtuar las presunciones de los artculos 756 y

siguientes del estatuto tributario, relacionados con la Prevalencia de los comprobantes sobre los asientos de contabilidad, la certificacin de contador pblico y revisor fiscal, inspeccin tributaria y los casos en los cuales el carcter probatorio de la contabilidad debe respaldarse con otros medios. En relacin El certificado de contador pblico. es, stricto sensu, una prueba documental. Sin embargo, est condicionada a los libros de contabilidad que le sirven de base, de tal manera que si stos pierden eficacia probatoria igual suerte corre el certificado de contador pblico. En cuanto a los certificados de contador pblico, la doctrina los ha clasificado en: 1. El certificado general: Este se materializa con la firma del contador pblico en la declaracin tributaria) y produce los efectos legales que sealan las normas que han exigido dicho requisito en la declaracin tributaria; se cumple de esta manera, con uno de los requisitos legales del deber formal de declarar. 2. El certificado individualizado: Es el documento que elabora el contador con el fin especfico de probar un hecho. Este certificado siempre est condicionado a los libros de contabilidad. El contenido del certificado debe corresponder a las exigencias expresadas en la norma legal ya las necesidades probatorias del contribuyente. El certificado debe identificar y describir en forma clara los hechos que pretende probar y no requiere cumplir con requisitos que la ley no ordena y, por lo tanto, no es necesario anexar copias de los comprobantes de contabilidad para que el certificado tenga eficacia probatoria. El certificado individualizado goza de presuncin de veracidad, sta origina la eficacia probatoria. En consecuencia, la administracin tributaria debe desvirtuar la presuncin de veracidad con otras pruebas de igual fuerza probatoria o de mayor idoneidad, por ejemplo, la inspeccin sobre los libros de contabilidad. La certificacin individualizada como medio probatorio que es documento privado- debe ser autntico. Un documento privado es autntico cuando existe certeza sobre la persona que lo ha firmado o elaborado. y existe certeza cuando el documento ha sido reconocido ante funcionario administrativo, notario o juez y cuando se presentan las circunstancias que enumera el artculo 252 del Cdigo de Procedimiento Civil.

4.11.- PROHIBICIONES Y SANCIONES RELACIONADAS CON PAPELES Y LIBROS DE CONTABILIDAD.

Las prohibiciones y Las sanciones fijadas en el rgimen jurdico colombiano relacionadas con papeles y libros de contabilidad son diversas de las cuales se mencionarn a continuacin.

4.11.1.- CODIGO DE COMERCIO Y DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993.

Prohibicin con Relaciona los Libros de Comercio. El cdigo de comercio identifica los libros como de comercio dentro de los cuales encontramos especficamente los libros de contabilidad como ya se ha explicado en esta orientacin, es el artculo 57 del cdigo el que describe las prohibiciones con relacin a los libros de contabilidad se pueden dar en especial cuando se trata de realizar Tenedura de Libros en forma Manual sobre libros fsicamente representados, son las siguientes:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren; 2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos; 3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se adviertiere; 4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y 5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.. El texto anterior esta en concordancia con el artculo 128 de del Decreto 2649 de 1993, adicionado algunos numerales as: en el Numeral 2 adiciona lo correspondiente a libros producidos por medios mecanizados o electrnicos y que al referente textualmente se refiere as: En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran espacios en blancos los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. Adems de indicar que sin perjuicio de los dems requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor probatorio cuando en los mismos no se3 hayan cometido los actos prohibidos por este articulo.. El legislador Colombiano en aras de proteger la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad y de los sistemas informticos; el Congreso de la Repblica ha expedido la Ley 1273 del 5 de enero de 2009, Por medio de la cual se modifica el Cdigo Penal, se crea un nuevo Bien jurdico Tutelado, - con el titulo VII BIS denominado De la proteccin de la Informacin y Datos y se preservan ntegramente los sistemas que utilicen las tecnologas de la informacin y las comunicaciones, entre otras disposiciones dentro de los cuales se encuentran los datos originados por el Comercio Electrnico, reglamentados mediante la Ley 527 de 1999, Y la

Factura electrnica, Decreto 1929 de 2007, entre otros los cuales originan datos que que son pertinentes al sistema de informacin contable, entre otros elementos los registros de asientos, comprobantes de contabilidad, soportes y por razones tcnicas los libros de contabilidad operados y diligenciados mediante software contable. La Ley expone las sanciones penales y la clase de delitos que se pueden determinar as: Acceso Abusivo a un Sistema Informtico Obstaculizacin Ilegitima de Sistema informativo o red de comunicacin Interceptacin de datos informticos Dao informtico Uso de Software malicioso Violacin de datos personales Suplantacin de sitios WEB para capturar datos Circunstancias para agravacin punitiva Hurto por medios informticos y semejantes Transferencias no consentidas de activos Para ver las sanciones penales referentes a los delitos enunciados puede consultar, LEY 1273 DE Enero 5 de 2009 Diario Oficial No. 47.223 de 5 de enero de 2009. 4.11.1.1.- VIOLACION DE LA RESERVA DE LOS LIBROS. El Cdigo de Comercio contempla sanciones frente a la violacin de la Reserva por libros en el articulo 62 al indicar que: El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros regulados en este ttulo (IV) que violen la reserva de los mismos, ser sancionado con arreglo al Cdigo Penal en cuanto a la violacin de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso. En concordancia con el artculo 194 del Cdigo Penal. 4.11.1.2.- SANCIONES POR DOBLE CONTABILIDAD. La legislacin prev sanciones por las irregularidades que se presentan al tenerse doble sistema de informacin contable que sean iguales pero que contenga informacin registrada en forma diferente de los mismos hechos econmicos al referirse en el artculo 74 al sealar que: Si un comerciante

lleva doble contabilidad o incurre en cualq1uier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles slo tendrn valor en su contra. Habr doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o ms libros iguales en los que registre en forma diferente las operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.

4.11.2.- SANCIONES CONTEMPLADAS EN EL ESTATUTO TRIBUTARIO. El artculo 654 del Actual Estatuto Tributario expone cuales son los hechos irregulares en la contabilidad que tiene impacto en la aplicacin de sanciones por libros en los siguientes casos:
a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligacin de llevarlos. b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligacin de registrarlos. c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren. d. Llevar doble contabilidad. e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidacin de los impuestos o retenciones. f Cuando entre la fecha de las ltimas operaciones registradas en los libros, y el ultimo dia del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibicin, existan ms de cuatro (4) meses de atraso. El articulo expone las causales para las sanciones que por razones de libros de contabilidad se puede sancionar a las personas jurdicas o naturales obligadas a llevar contabilidad, sanciones que estn contempladas el artculo 655 del mismo Estatuto del cual se transcribe a continuacin: Articulo 655. Sancin por irregularidades en la contabilidad. Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y dems conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente comprobados de conformidad con las normas vigentes, la sancin por libros de contabilidad ser del medio por ciento (0.5%) del mayor entre el patrimonio liquido y los ingresos netos del ao anterior al de su imposicin, sin exceder de veinte millones de pesos ($20.000.000) (valor base 1987). Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo, se imponga mediante resolucin independiente, previamente se dar traslado del acta de visita a la persona o entidad a sanciona, quien tendr un trmino de un (1) mes para responder. PARAGRAFO. No se podr imponer ms de una sancin pecunaria por libros de contabilidad en un mismo ao calendario, ni ms de una sancin respecto al mismo ao gravable. Las sanciones previstas en el anterior artculo se podrn reducir de acuerdo en lo previsto en el artculo 656 del Estatuto Tributario.

4.11.3.- EL CODIGO PENAL LEY 599 DE 2000 Y LA RELACION CON DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD QUE PUEDEN SERVIR DE PRUEBA
El Cdigo Penal contiene normas que penalizan prcticas ilegales que en forma directa e indirectamente se pueden relacionar con documentos, libros o el sistema de informacin contable. Es el propsito de este aparte ilustrar al lector para que tenga conocimiento de mencionadas normas. Expuestas en los artculos del Cdigo Penal en especial Del Ttulo III as: 4.11.3.1.- FALSEDAD EN DOCUMENTOS PRIVADOS Y LAS IMPLICACIONES PENALES FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO Artculo 289. Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrir, si lo usa, en prisin de uno (1) a seis (6) aos. (Ley 599 de 2009, Artculo 289) Penas aumentadas de acuerdo a la Ley 890 de 2005 de de diecisis (16) a ciento ocho (108) meses. CIRCUNSTANCIA DE AGRAVACIN PUNITIVA. Artculo 290. Circunstancia de agravacin punitiva. La pena se aumentar hasta en la mitad para el copartcipe en la realizacin de cualesquiera de las conductas descritas en los artculos anteriores que usare el documento, salvo en el evento del artculo 289 de este cdigo. (Ley 599 de 2009,) Artculo modificado por el artculo 53 de la ley 1142 de 2007. Si la conducta recae sobre documentos relacionados con medios motorizados, la pena se incrementar en las tres cuartas partes.

USO DE DOCUMENTO FALSO Artculo 291 Uso de documento falso. El que sin haber concurrido a la falsificacin hiciere uso de documento pblico falso que pueda servir de prueba, incurrir en prisin de dos (2) a ocho (8) aos. .( Ley 599 de 2009,) Artculo modificado por el artculo 54 de la ley 1142 de 2007. El, incurrir en prisin de cuatro (4) a doce (12) aos. si la conducta recae sobre documentos relacionados con medios motorizados, el mnimo de la pena se incrementar en la mitad. 4.11.3.2.- DESTRUCCIN, SUPRESIN U OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO PBLICO. Artculo 292. Destruccin, supresin u ocultamiento de documento pblico. El que destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento pblico que pueda servir de prueba, incurrir en prisin de dos (2) a ocho (8) aos.

Si la conducta fuere realizada por un servidor pblico en ejercicio de sus funciones, se impondr prisin de tres (3) a diez (10) aos e inhabilitacin para el ejercicio de derechos y funciones pblicas por el mismo trmino. Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carcter judicial, la pena se aumentar de una tercera parte a la mitad. Penas aumentadas por el artculo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005., incurrir en prisin de treinta y dos (32) a ciento cuarenta y cuatro (144) meses. Si la conducta fuere realizada por un servidor pblico en ejercicio de sus funciones, se impondr prisin de cuarenta y ocho (48) a ciento ochenta (180) meses e inhabilitacin para el ejercicio de derechos y funciones pblicas por el mismo trmino. 4.11.3.3.- DESTRUCCIN, SUPRESIN Y OCULTAMIENTO DE DOCUMENTO PRIVADO Artculo 293. Destruccin, supresin y ocultamiento de documento privado. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba, incurrir en prisin de uno (1) a seis (6) aos.( Ley 599 de 2000). Penas aumentadas por el artculo 14 de la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. de diecisis (16) a ciento ocho (108) mes. DOCUMENTO. Artculo 294. Documento. Para los efectos de la ley penal es documento toda expresin de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecnico o tcnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria. 4.11.3.4.- FALSEDAD PARA OBTENER PRUEBA DE HECHO VERDADERO Artculo 295. Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice una de las conductas descritas en este captulo, con el fin de obtener para s o para otro medio de prueba de hecho verdadero, incurrir en multa. 4.11.4.- SANCIONES ADMINISTRATIVAS La ley 43 de 1990. Por la cual se adiciona la ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesin de Contador Pblico y se dictan otras disposiciones. Contempla en el artculo 25 las razones por sanciones relacionadas con los sistemas de informacin contable, del cual se describir a continuacin: Articulo 25.- DE LA SUSPENSION. Son causales de suspensin de la inscripcin de un Contador Pblico, hasta por el trmino de un (1) ao, las siguientes:

1.- La enajenacin mental, embriaguez habitual u otro vicio o incapacidad grave judicialmente declarado, que lo inhabilite temporalmente para el correcto ejercicio de la profesin. 2,.- la violacin(manifiesta)27 de las normas de tica profesional. 3.- actuar con (manifiesto) quebrantamiento de las normas de auditora generalmente aceptadas. 4.- desconocer (flagrantemente) las normas jurdicas vigentes sobre la manera de ejercer la profesin. 5.- desconocer (flagrantemente) los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia como fuente de registro e informacin contable. 6.- incurrir en la violacin de reserva comercial de los libros, papeles e informaciones que hubiere conocido en el ejercicio de la profesin. 7.- Reincidir Los numerales 5 y 6, estn directamente relacionados con los libros y documentos de contabilidad. El artculo 67 de la ley 43 de 1990, hace referencia a que: El Contador Pblico est obligado a mantener la reserva comercial de libros, papeles o informaciones de personas a cuyo servicio hubiere trabajado o de los que hubiere tenido conocimiento por razn del ejercicio del cargo o funciones pblicas, salvo en caso contemplados por disposiciones legales.

4.12. DERECHO DE INSPECCION DE DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD. 4.12.1.- POR LOS SOCIOS. Los socios podrn ejercer el derecho de inspeccin, de acuerdo al artculo 48 de la ley 222 de 1995, al referirse que los socios podrn ejercer el derecho de inspeccin sobre los libros y papeles de la sociedad, en los trminos establecidos por la ley, en las oficinas de la administracin que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningn caso, este derecho se extender a los documentos que versen sobre industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, pueden ser utilizados en detrimento de la sociedad. En concordancia con los artculos 369 y 447 del Cdigo de Comercio. En el caso de las sociedades en Comandita, el comanditario tendr la facultad de inspeccionar en cualquier tiempo, por s o por medio de un representante, los libros y documentos de la sociedad.
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Las palabras que aparecen entre parntesis fueron declaradas inexequibles por la Corte Constitucional en Sentencia C- 530 de Mayo 10 de 2000.

Pero si tiene un establecimiento dedicado a la misma actividad del establecimiento de la sociedad o si forma parte de una compaa dedicada a las mismas actividades, perder el derecho a examinar los libros sociales.(art. 328 del C.Co). El derecho de Inspeccin en el caso de los socios va dirigido a que cada individuo resuelva las inquietudes frente a la confiabilidad de la informacin financiera y a la gestin de los administradores. Los libros y documentos de contabilidad que con frecuencia se colocan para inspeccin de los socios de las diferentes sociedades segn el artculo 446 del C.Co entre otros son: 1) El detalle completo de la cuenta de prdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social, con especificacin de las apropiaciones hechas por concepto de depreciacin de activos fijos y de amortizacin de intangibles; 2) Un proyecto de distribucin de utilidades repartibles con la deduccin de la suma calculada para el pago del impuesto sobre la renta y sus complementarios por el correspondiente ejercicio gravable; 3) El informe de la junta directiva sobre la situacin econmica y financiera de la sociedad, que contendr adems de los datos contables y estadsticos pertinentes, los que a continuacin se enumeran: Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viticos gastos de representacin, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la sociedad; b) Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal funcin que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades pblicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones; c) Las transferencias de dinero y dems bienes, a ttulo gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a ste, efectuadas en favor de personas naturales o jurdicas; d) Los gastos de propaganda y de relaciones pblicas, discriminados unos y otros; e) Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera, y f) Las inversiones discriminadas de la compaa en otras sociedades, nacionales o extranjeras; 4) Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestin, y las medidas cuya adopcin recomiende a la asamblea, y 5) El informe escrito del revisor fiscal.

Los documentos relacionados anteriormente, los dems que consideren los administradores junto con los estados financieros son en si en trminos generales los documentos que la Junta Directiva y el representante legal presentarn a la asamblea general. El trmino de exposicin de documentos y libros de contabilidad es de quince (15) das hbiles precedentes a la asamblea. 4.12.2.- POR EL REVISOR FISCAL Segn el artculo 213 del Cdigo de Comercio el revisor fiscal Tendr asimismo derecho a inspeccionar en cualquier tiempo los libros de contabilidad, libros de actas, correspondencia, comprobantes de las cuentas dems papeles de la sociedad. La ley le ha otorgado esta potestad al revisor fiscal por lo tanto ste no tiene porque pedir autorizacin para desempear las funciones fijadas en el artculo 207 del mismo cdigo y las dems que le ha otorgado la ley en el tiempo. 4.12.3.- POR LOS SERVIDORES PBLICOS DE LAS RAMAS JURISDICCIONAL Y EJECUTIVA Estos servidores Pblicos de acuerdo al artculo 63 del Cdigo de Comercio solo podrn ordenar mediante oficio la presentacin o examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes. 1) Para la tasacin de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones; 2) Para la vigilancia de los establecimientos de crdito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad comn; 3) En la investigacin de delitos, conforme a las disposiciones del Cdigo de Procedimiento Penal, y 4) En los procesos civiles conforme a las normas del Cdigo de Procedimiento Civil. 4.12.4.- POR LOS ORGANISMOS DE CONTROL INSPECCIN Y VIGILANCIA Las superintendencias segn el sector econmico mediante normas legales tiene la facultad si as lo determinan mediante acto administrativo de inspeccionar los documentos y libros de contabilidad. En el caso de la Superintendencia de Sociedades la ley 222 de 1995, articulo 83 expone la atribucin cuando seala que: La inspeccin consiste en la atribucin de la Superintendencia de Sociedades para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, y en la forma, detalle y trminos que ella determine, la informacin que requiera sobre la situacin jurdica, contable, econmica y administrativa de cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia Bancaria o sobre operaciones especficas de la misma. La Superintendencia de Sociedades, de oficio, podr practicar investigaciones administrativas a estas sociedades.

4.12.5.- POR LA ADMINISTRACIN TRIBUTARIA. ARTICULO 782. INSPECCIN CONTABLE. Artculo modificado por el artculo 138 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente: La Administracin podr ordenar la prctica de la inspeccin contable al contribuyente como a terceros legalmente obligados a llevar contabilidad, para verificar la exactitud de las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y para verificar el cumplimiento de obligaciones formales. De la diligencia de inspeccin contable, se extender un acta de la cual deber entregarse copia una vez cerrada y suscrita por los funcionarios visitadores y las partes intervinientes. Cuando alguna de las partes intervinientes, se niegue a firmarla, su omisin no afectar el valor probatorio de la diligencia. En todo caso se dejar constancia en el acta. Se considera que los datos consignados en ella, estn fielmente tomados de los libros, salvo que el contribuyente o responsable demuestre su inconformidad. Cuando de la prctica de la inspeccin contable, se derive una actuacin administrativa en contra del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o de un tercero, el acta respectiva deber formar parte de dicha actuacin.

4.13.- EXHIBICION Y EXAMEN CONTABILIDAD

DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE

A continuacin se relacionan las normas que obligan a las personas obligadas a llevar contabilidad la exhibicin de libros, en los casos que sea solicitado por autoridad competente. 4.13.1.- CODIGO DE COMERCIO Referente a la exhibicin de Libros y Documentos de contabilidad el Cdigo Mercantil contiene las normas que a continuacin se transcriben: ARTCULO 63. EXHIBICIN O EXAMEN DE LIBROS DE COMERCIO ORDENADO DE OFICIO. Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder pblico, solamente podrn ordenar de oficio la presentacin o examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes: 1) Para la tasacin de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones; 2) Para la vigilancia de los establecimientos de crdito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad comn; 3) En la investigacin de delitos, conforme a las disposiciones del Cdigo de Procedimiento Penal, y

4) En los procesos civiles conforme a las normas del Cdigo de Procedimiento Civil. ARTCULO 64. EXHIBICIN Y EXAMEN GENERAL DE LIBROS. Los tribunales o jueces civiles podrn ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibicin y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de quiebra y de liquidacin de sucesiones, comunidades y sociedades. ARTCULO 65. EXHIBICIN PARCIAL DE LIBROS. En situaciones distintas de las contempladas en los artculos anteriores, solamente podrn ser examinados los libros y papeles de comercio, mediante exhibicin ordenada por los tribunales o jueces, a peticin de parte legtima, pero la exhibicin y examen se limitarn a los libros y papeles que se relacionen con la controversia. La exhibicin de libros podr solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con el fin de preconstituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditar la calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos. ARTCULO 66. FORMA DE PRACTICAR LA EXHIBICIN. El examen de los libros se practicar en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de ste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario har constar los hechos y asientos verificados y, adems, del estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio correspondiente. ARTCULO 67. RENUENCIA A LA EXHIBICIN DE LOS LIBROS. Si el comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibicin se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrn como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la confesin. Quien solicite la exhibicin de los libros y papeles de un comerciante, se entiende que pone a disposicin del juez los propios. 4.13.2.- ESTATUTO TRIBUTARIO ARTICULO 684. FACULTADES DE FISCALIZACIN E INVESTIGACIN. d. Exigir del contribuyente o de terceros la presentacin de documentos que registren sus operaciones cuando unos u otros estn obligados a llevar libros registrados. e. Ordenar la exhibicin y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos, tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad. 4.13.3.- JUECES DE LA REPUBLICA El Cdigo de Comercio en los: Artculo 63 JURISDICCIONAL Y LOS LIBROS FUNCIONARIOS DE LA RAMA

Los funcionarios de las ramas judiriccional y ejecutiva del poder pblico, solamente podrn ordenar de oficio la presentacin o examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes: 1.- Para la tasacin de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones. 2.- Para la vigilancia de los establecimientos de crdito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad comn. 3.- En la investigacin de delitos, conforme a las disposiciones del Cdigo de procedimiento penal, y 4.- En los procesos civiles conforme a las normas del Cdigo de Procedimiento Civil." y Articulo. 64. INSTANCIAS ORDENADORAS PARA QUE SE EXHIBAN LOS LIBROS Los tribunales o jueces civiles podrn ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibicin y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de liquidacin de sucesiones, comunidades y sociedades." 4.13.4.- LEY 145 DE 1960 (Diciembre 30) Por la cual se reglamenta el ejercicio de la profesin de contador Pblico Actos en que deben intervenir Contadores Pblicos: ARTCULO 8. Se necesitar la calidad de contador pblico en todos los casos en que las leyes lo exijan y adems en los siguientes: 4) Para actuar como perito en carcter de controversias de carcter tcnico contable, especialmente en diligencias sobre exhibicin de libros, juicios de rendicin de cuentas y avalo de intangibles patrimoniales; 4.13.5.- DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993 MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD. Con relacin a la Exhibicin de libros y Documentos de la Contabilidad el Decreto 2649 de 1993: se refiere al tema en los artculos siguientes: El artculo 133 se describe la EXHIBICION DE LIBROS. As: Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente econmico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto. Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibicin se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relacin con las operaciones del establecimiento.

Si el ente econmico no presenta los libros y papeles cuya exhibicin se decreta, se tendrn como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesin, salvo que aparezca probada y justificada su prdida, extravo o destruccin involuntaria. Si al momento de practicarse la inspeccin los libros no estuvieren en las oficinas o establecimiento del ente econmico, este puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres das siguientes a la fecha sealada para la exhibicin. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario seale. En la solicitud de exhibicin parcial debe indicarse: 1. Lo que se pretende probar. 2. La fecha aproximada de la operacin. 3. Los libros en que, conforme a la tcnica contable, deben aparecer registradas las operaciones. En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine. La exhibicin y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el artculo 64 del Cdigo de Comercio tambin proceder en el caso de la liquidacin de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cnyuges tengan la calidad de comerciante. El artculo 127. Indica El lugar donde deben exhibirse los libros de contabilidad haciendo referencia que estos deben exhibirse en el domicilio principal del ente econmico. El artculo anterior esta en concordancia con el artculo 780 del Estatuto tributario al sealar que el lugar presentacin de los libros de contabilidad deber cumplirse en las oficinas o establecimientos del contribuyente obligado a llevarlos. En complementacin la doctrina contable planteada por el Consejo Tcnico de la Contadura expone que los libros de contabilidad deben exhibirse en el domicilio principal, independientemente de que la contabilidad sea llevada por outsourcing En razn a la normatividad vigente. 4.13.6.- CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL. Artculo 288.- EXHIBICIN DE LIBROS Y PAPELES DE LOS COMERCIANTE. Podr ordenarse de oficio o a solicitud de parte la exhibicin parcial de los libros y papeles del comerciante. La diligencia se practicar ante el juez del lugar en que los libros se lleven y se limitar a los asientos y papeles que tenga relacin necesaria con el objeto del proceso y la comprobacin de que aquellos cumplen con las prescripciones legales.

El comerciante que no presente alguno de sus libros a pesar de habrsele ordenado la exhibicin, quedar sujeto a los libros de su contraparte que estn llevados en forma legal, sin admitrsele prueba en contrario, salvo que aparezca probada y justificada la prdida o destruccin de ellos o que habiendo demostrado siquiera sumariamente una causa justificativa de su renuencia, dentro de los tres das siguientes a la fecha sealada para la exhibicin, presente los libros en la nueva oportunidad que el Juez seale

4.13.7.-EXHIBICION DE LIBROS EMBARGOS JUDICIALES. Ley 794 de 200328. Artculo 67, numeral 6. Los embargos previstos en este numeral se extienden a los dividendos, utilidades, intereses y dems beneficios que al derecho embargado correspondan, que se consignarn oportunamente por la persona a quien se comunic el embargo, a rdenes del juzgado en la cuenta de depsitos judiciales, so pena de hacerse responsable de dichos valores y de incurrir en multa de dos a cinco salarios mnimos mensuales. El secuestre podr adelantar el cobro judicial, exigir rendicin de cuentas y promover cualesquiera otras medidas autorizadas por la ley con dicho fin, tendr acceso a los libros o comprobantes de la sociedad y podr solicitar exhibicin de ellos

4.14.- RETENCION DE LIBROS Y DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD La Junta Central de Contadores, mediante Circular Externa 046 de abril 6 de 2006., Sobre el tema concluye lo siguiente: 1. Nuestro ordenamiento legal no permite a los Contadores Pblicos ni a las Sociedades de Contadores Pblicos, retener los libros y documentos contables de sus clientes, aduciendo la falta de pago de sus honorarios, porque en el evento de mora en la cancelacin de los mismos, se pueden iniciar las acciones judiciales que permitan su cobro a travs del proceso correspondiente. Adicionalmente, el retener libros y documentos puede exponer al usuario de sus servicios profesionales a riesgos injustificados y, en consecuencia, el Contador o la
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EL CONGRESO DE COLOMBIA, LEY 794 DE 2003 (enero 8) , Por la cual se modifica el

Cdigo de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial No. 45.058

Sociedad de Contadores, asumir bajo su responsabilidad las acciones disciplinarias y civiles que se puedan generar en su contra, derivadas de dicha actuacin. 2. Se recuerda el cumplimiento a lo previsto en el artculo 46 de Ley 43 de 1990, donde se reconoce el derecho a la retribucin econmica del Contador Pblico, fijando sus honorarios de acuerdo con su capacidad tcnica y cientfica y en relacin con la circunstancia de cada uno de los casos que le corresponda cumplir, pero siempre previo acuerdo escrito entre el Contador y el usuario de sus servicios. Plasmar en un contrato escrito la prestacin de los servicios profesionales, comporta beneficio para las partes intervinientes porque evita discrepancias hacia el futuro acerca del monto de los honorarios, los trminos de pago y las actividades especficas a las que se compromete el profesional de la contadura, entre otros aspectos. La presente Orientacin sustituye la Orientacin Profesional 05 del 13 de Mayo de 2003

5.- NORMAGRAMA DE NORMAS PRINCIPALES RELATIVAS A LOS LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO.

(VER ANEXO)

6.- GLOSARIO. En este numeral se transcriben de varios documentos entre otros del Cdigo Penal, Glosario contable de autor desconocido, De Wikipedia, la enciclopedia libre, algunas definiciones relacionadas con los libros y documentos de contabilidad con el fin de dar claridad conceptual de algunos elementos Arquitectura de la informacin De Wikipedia, la enciclopedia libre La Arquitectura de la Informacin (AI) es la disciplina y arte encargada del estudio, anlisis, organizacin, disposicin y estructuracin de la informacin en espacios de informacin, y de la seleccin y presentacin de los datos en los sistemas de informacin interactivos y no interactivos. En relacin con la el Information Architecture Institute, define la Arquitectura de la Informacin como: 1. El diseo estructural en entornos de informacin compartida. 2. El arte y la ciencia de organizar y rotular sitios web, intranets, comunidades en lnea y software para promover la usabilidad y encontrabilidad. 3. Una comunidad emergente orientada a aplicar los principios del diseo y la arquitectura en el entorno digital.

La Arquitectura de la Informacin trata indistintamente del diseo de: sitios web, interfaces de dispositivos mviles o gadgets (como los iPod), CDs interactivos, videoclips digitales, relojes, tableros de instrumentos de aviones de combate o civiles, interfaces de mquinas dispensadoras, interfaces de juegos electrnicos, etc. Su principal objetivo es facilitar al mximo los procesos de comprensin y asimilacin de la informacin, as como las tareas que ejecutan los usuarios en un espacio de informacin definido. El trmino "Arquitectura de la Informacin" (AI) fue utilizado por primera vez por Richard Saul Wurman en 1975, quin la define como: El estudio de la organizacin de la informacin con el objetivo de permitir al usuario encontrar su va de navegacin hacia el conocimiento y la comprensin de la informacin Si nos ceimos exclusivamente a la AI en el campo de la Web, una de las definiciones que Louis Rosenfeld y Peter Morville ofrecen en su libro "Information Architecture for the World Wide Web 2nd Edicin", puede sernos de ms fcil comprensin: El arte y la ciencia de estructurar y clasificar sitios web e intranets con el fin de ayudar a los usuarios a encontrar y manejar la informacin. El concepto "Arquitectura de la Informacin" no solo engloba la actividad de organizar informacin, sino tambin el resultado de dicha actividad. La arquitectura de la informacin de un sitio web, como resultado de la actividad, comprende los sistemas de organizacin y estructuracin de los contenidos, los sistemas de rotulado o etiquetado de dichos contenidos, y los sistemas de recuperacin de informacin y navegacin que provea el sitio web. Acceso abusivo a un sistema informtico. El que, sin autorizacin o por fuera de lo acordado, acceda en todo o en parte a un sistema informtico protegido o no con una medida de seguridad, o se mantenga dentro del mismo en contra de la voluntad de quien tenga el legtimo derecho a excluirlo, incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000 salarios mnimos legales mensuales vigentes. . (Artculo 269A, ley 1273 2009). Asentar los libros. Registrar las transacciones en los libros de contabilidad. Asiento. Registro de una transaccin en los libros o documentos de contabilidad Asiento de cierre. Registro elaborado al final del perodo contable, con el fin de cancelar temporalmente las cuentas de ingresos, costos y gastos y trasladar sus saldos a resultados. Asiento diario. Registro de una o varias transacciones en el libro diario de contabilidad.

Cmara de comercio. Institucin conformada con los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil, de carcter legal, creada por el Gobierno

para fomentar el desarrollo comercial, llevar el registro mercantil y dar las certificaciones sobre los actos y documentos que en ella estn inscritos. Cargo. Realizacin de un asiento dbito. Cargos diferidos. Valor de los costos y gastos desembolsados anticipadamente para el suministro de bienes o prestacin de servicios, que con razonable seguridad proveern beneficios futuros, en desarrollo de su funcin administrativa o cometido estatal del ente pblico. Los cargos diferidos deben amortizarse durante los perodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, o la vigencia de los respectivos contratos. Carta de crdito. Documento originado en el contrato de prstamo documentario mediante el cual, a peticin y de conformidad con las instrucciones del cliente, un banco se compromete directamente, o por intermedio de un banco corresponsal, a pagar a un beneficiario hasta una suma determinada de dinero; tambin se compromete el banco a pagar, aceptar o negociar letras de cambio giradas por el beneficiario, contra la presentacin de los documentos estipulados, de conformidad con los trminos y condiciones establecidos. Cheque. Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. Cheque al portador. Mandato escrito de pago que se hace efectivo sin ms requisitos. Cheque cruzado. Mandato escrito de pago en cuyo anverso se indica,entre dos lneas diagonales paralelas, el nombre del banquero o sociedad por medio de los cuales ha de hacerse efectivo. Cheque en blanco. Mandato escrito de pago que extiende el expedidor sin sealar la cantidad que cobrar el destinatario. Cheque nominativo. Mandato escrito de pago que eleva el nombre de la persona autorizada para cobrarlo. Cheque viajero. Mandato escrito de pago que extiende un banco u otra entidad a nombre de una persona y va provisto de la firma de sta. Chequear. Examinar, verificar, controlar. Chequera. Talonario de cheques. Ciclo econmico. Cambios o comportamientos fluctuantes en la actividad econmica caracterizados por perodos o fases de crecimiento o auge, alternado por perodos o fases de descenso o contraccin

Circunstancias de agravacin punitiva: Las penas imponibles de acuerdo con los artculos descritos en este ttulo, se aumentarn de la mitad a las tres cuartas partes si la conducta se cometiere: 1. Sobre redes o sistemas informticos o de comunicaciones estatales u oficiales o del sector financiero, nacionales o extranjeros. 2. Por servidor pblico en ejercicio de sus funciones. 3. Aprovechando la confianza depositada por el poseedor de la informacin o por quien tuviere un vnculo contractual con este. 4. Revelando o dando a conocer el contenido de la informacin en perjuicio de otro. 5. Obteniendo provecho para s o para un tercero. 6. Con fines terroristas o generando riesgo para la seguridad o defensa nacional. 7. Utilizando como instrumento a un tercero de buena fe. 8. Si quien incurre en estas conductas es el responsable de la administracin, manejo o control de dicha informacin, adems se le impondr hasta por tres aos, la pena de inhabilitacin para el ejercicio de profesin relacionada con sistemas de informacin procesada con equipos computacionales. (Artculo 269H)

Comprensible. Caracterstica de la informacin contable pblica que indica que es accesible a todos los usuarios con el fin de asegurar una adecuada utilizacin en funcin de los principales objetivos que debe cumplir el Estado, segn lo disponen las leyes, normas y procedimientos vigentes. Comprobacin. Bsqueda la veracidad o exactitud de un resultado o conocimiento obtenido antes. Comprobante. Documento utilizado como evidencia para el registro de una operacin. Comprobante de contabilidad. Documento de origen interno y externo en el cual se resumen las operaciones financieras, econmicas y sociales del ente pblico y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Debe elaborarse en idioma castellano con base en los documentos soporte, indicando la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones y numerarse en forma consecutiva; su codificacin se har de acuerdo con el catlogo de cuentas del ente pblico. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por medios manual, mecnico o electrnico y conservarse de manera que sea posible su verificacin posterior. Los entes pblicos elaborarn, entre otros, los comprobantes de ingreso, egreso y general. Comprobante de ingreso. Resumen de las operaciones relacionadas con la recepcin de efectivo o documento que lo represente. Comprobante de egreso. Resumen de las operaciones relacionadas con el pago o desembolso de efectivo o documento que lo represente.

Comprobante general. Resumen de las operaciones relacionadas con movimientos globales o de integracin, tales como, ajustes, correcciones y otras operaciones en las que no intervenga el efectivo o el documento que lo represente. Podrn agrupar o resumir varias operaciones realizadas por las diversas reas del ente pblico.

Contrato. Pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas. Contrato de futuro. Pacto o convenio por el cual el vendedor promete vender al comprador una cantidad de divisas en un momento futuro. Contratos de arrendamiento financiero. Cuenta que representa el valor de las obligaciones contractuales originadas en la adquisicin de bienes bajo la modalidad de contratos leasing, que puede incidir en perodos futuros. Contratos de servicios. Cuenta que representa el valor de los costos de servicios recibidos en desarrollo de contratos celebrados por el ente pblico con personas naturales o jurdicas, con el fin de ejecutar labores relacionadas con la produccin de bienes o la prestacin de servicios. Cuenta. Registro formal de una clase particular de transaccin expresada en dinero u otra unidad de medida. 2. Elemento del sistema de informacin contable utilizado para registrar de forma sistemtica y homognea las operaciones. Cuenta corriente. Depsito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos.2. Parte de la balanza de pagos que registra las transacciones corrientes de mercaderas y servicios reales y financieros. Cuenta de capital. Parte de la balanza de pagos de un pas que contabiliza el monto de la inversin privada extranjera y de los donativos y prstamos pblicos que fluyen hacia adentro y hacia afuera de un pas en un perodo de tiempo dado, generalmente de un ao. Cuenta de efectivo. Parte de la balanza de pagos de un pas, que representa los cambios de los saldos en efectivo (reservas extranjeras) y los crditos financieros a corto plazo, como respuesta a las transacciones contabilizadas en la cuenta corriente y en la cuenta de capital. Cuenta de orden. Valor de aquellos bienes y derechos que no pertenecen al ente pblico, pero que pueden afectarlos y que por alguna eventualidad se encuentran temporalmente bajo su tutela o manejo en la fecha de presentacin del balance. Adicionalmente se agrupan bajo esta denominacin contratos o valores cuya referencia histrica debe ser tenida en cuenta en la contabilidad. Entre los principales rubros que se agrupan bajo esta denominacin se encuentran los siguientes: Mercancas recibidas en consignacin, pedidos que

han sido contratados pero que estn pendientes de entrega, contratos pendientes, cartas de crdito abiertas, garantas otorgadas para respaldar mercancas vendidas, demandas judiciales, promesas de compraventa no legalizadas, entre otras. 2. Operaciones que tienen por objeto identificar los derechos y obligaciones contingentes, que pueden afectar la situacin financiera, econmica y social del ente pblico, o informar aspectos que por su importancia requieren de seguimiento y control. Igualmente, las cuentas de orden deben ser utilizadas con propsitos de control de situaciones o circunstancias especficas que lo requieran, y para registrar el flujo de operaciones que no puedan representarse en trminos monetarios, porque no son susceptibles de cuantificacin, mediante el registro de los flujos fsicos medibles, expresados por un valor monetario simblico, cuando sea pertinente su incorporacin. En las cuentas de orden de carcter fiduciario debe registrarse y reconocerse la informacin financiera y econmica de los patrimonios autnomos constituidos en procesos de fiducia, de acuerdo con las normas vigentes sobre el particular. Las cuentas de orden deben reconocerse, registrarse y clasificarse de acuerdo con su naturaleza, utilizando como contrapartida, para su registro, la respectiva cuenta de orden deudora o acreedora por contra. Las cuentas de orden no podrn ser utilizadas para sustituir u omitir el registro de prdidas contingentes que por su misma condicin requieren o exigen la creacin de provisiones, de acuerdo con las normas tcnicas pertinentes. Cuenta de orden acreedoras. Incluye las cuentas de registro utilizadas para efectos de control de pasivos y patrimonio o control de futuras situaciones financieras, as como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonios y la informacin tributaria. 2. Lo constituyen las cuentas representativas de los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por lo tanto pueden llegar a afectar la estructura financiera del ente pblico. Se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control de pasivos y patrimonio o control de futuras situaciones financieras, as como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y la informacin tributaria. Cuenta de orden acreedoras fiduciarias. Representa las operaciones con terceros que por su naturaleza no afectan la situacin financiera del fideicomiso. Son cuentas de registro utilizadas para ejercer control interno. Cuenta de orden acreedoras fiscales por contra (Db). Registro de la contrapartida de las cuentas clasificadas en el grupo de acreedoras fiscales. Cuenta de orden acreedoras ingresos. Registro que representa el saldo de los rubros que conforman los beneficios econmicos percibidos por el

fideicomiso en el desarrollo del giro normal de su actividad, durante el perodo contable Cuenta de orden acreedoras pasivo. Registro que representa el saldo de los rubros que conforman las obligaciones contradas en desarrollo del giroordinario del negocio. Comprende los pactos de recompra, crditos de bancos y otras obligaciones financieras, cuentas por pagar, pasivos estimados, provisiones y otros pasivos, de acuerdo con las caractersticas propias del Fideicomiso. Cuenta de orden acreedoras por contra (Db). Agrupacin de los registros que conforman la contrapartida de las cuentas de orden acreedoras de responsabilidades contingentes, fiscales, de control y fiduciarias. Cuenta de orden acreedoras responsabilidades contingentes contra (Db). Registro de la contrapartida de las cuentas clasificadas en el grupo responsabilidades contingentes. Cuenta de orden deudoras. Incluye los registros utilizados para el control interno de activos y de futuras situaciones financieras, as como las necesarias para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y la informacin tributaria. Cuenta de orden deudoras de control. Registran de las operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situacin financiera del ente pblico, as como aquellas que permiten ejercer un mayor control. Cuenta de orden deudoras fiduciarias. Agrupacin de los registros que representan contratos suscritos por el fideicomiso que puedan derivar en posibles derechos, o que puedan ser utilizadas por el ente pblico para ejercer control interno. Cuenta de orden deudoras fiduciarias activo. Registro que representa el saldo de los rubros que conforman los bienes y derechos tangibles e intangibles, objeto de un negocio fiduciario. Comprende el Disponible, Pactos de reventa, Inversiones, Cartera de crdito, Derivados, Cuentas por cobrar, Bienes realizables y recibidos en pago, Propiedades y equipo y Otros activos, dependiendo de las caractersticas propias del fideicomiso. Los rubros que integran esta cuenta tendrn siempre saldos dbito, con excepcin de las provisiones para proteccin de activos y las depreciaciones, que sern deducidas de los correspondientes rubros. Cuenta de orden deudoras fiduciarias costo y gastos. Registro que representa el saldo de los rubros que conforman las erogaciones por los cargos financieros y operativos en que incurre el fideicomiso en el desarrollo del giro normal de su actividad, durante el perodo contable.

Cuenta de orden deudoras fiduciarias cuentas contingentes deudoras. Registro que representa el saldo de aquellos contratos suscritos por el fideicomiso que pueden derivar en posibles derechos, cuyo surgimiento est condicionado a que un hecho se produzca o no, dependiendo de factores eventuales o remotos. Cuenta de orden deudoras fiscales. Registros de las diferencias entre el valor de las cuentas de naturaleza activa segn la contabilidad y las de igual naturaleza, utilizadas para propsitos de informacin tributaria.

Dao Informtico. El que, sin estar facultado para ello, destruya, dae, borre, deteriore, altere o suprima datos informticos, o un sistema de tratamiento de informacin o sus partes o componentes lgicos, incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000 salarios mnimos legales mensuales vigentes. .( Artculo 269D, ley 1273 2009).

Documento. Diploma, carta, relacin u otro escrito que ilustra acerca de algn otro hecho.2. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptible de ser empleados como tales para probar algo. 3. Escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos, y en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas monumentarias, edificios o similares. Documento. Para los efectos de la ley penal es documento toda expresin de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecnico o tcnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria.(ley 599 de 2000, Artculo 294.)

Documento negociable. Escritos que con diferente denominacin se le ha dado a los bienes de naturaleza mercantil. 2. Ttulos valores. Documentos soporte. Relaciones o escritos que respaldan los registros contables de las operaciones que realice el ente pblico. Deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma en que se hayan expedido. Pueden ser de origen interno o externo. Son documentos soporte de origen interno aquellos que contienen operaciones que no afectan directamente a terceros, tales como, provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones, asientos de cierre. Son de origen externo aquellos que contienen operaciones que involucran a un tercero, tales como, comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generen el registro de una operacin.

Factura. Documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las mercancas vendidas o los servicios prestados, indicando la naturaleza de cada uno de ellos, calidad, cantidad, precio, condiciones, etc. Factura proforma. Prefactura entregada por el vendedor al comprador, para que ste pueda conocer exactamente el precio que deber pagar por la entrega o para que pueda efectuar los trmites de solicitud de licencias y permisos de importacin ante las autoridades del pas de destino. Haber. Parte de una cuenta en la cual se anota los aumentos de las obligaciones, si ella es de pasivo o de patrimonio; los ingresos, ganancias o utilidades, si es de resultado y las disminuciones si es de activo. Hoja electrnica. Programa para realizar funciones como clculos, gestin de informacin y grficos, til para la presentacin de la informacin contable. Hurto por medios informticos y semejantes. El que, superando medidas de seguridad informticas, realice la conducta sealada en el artculo 239 manipulando un sistema informtico, una red de sistema electrnico, telemtico u otro medio semejante, o suplantando a un usuario ante los sistemas de autenticacin y de autorizacin establecidos, incurrir en las penas sealadas en el artculo 240 de este Cdigo. .( Artculo 269I, ley 1273 2009).

Metodologa. Conjunto de mtodos que se siguen en una investigacin cientfica o en una exposicin doctrinal. 2. Estudio de los principios que guan, o deberan guiar, la investigacin cientfica. Nota crdito. Documento que expresa un abono en la cuenta de un tercero y el concepto respectivo. Nota dbito. Documento que expresa un cargo en la cuenta de un tercero y el concepto respectivo. Nota de contabilidad. Documento interno utilizado para respaldar movimientos en la contabilidad. Ojo mirar desde lo privado Notas a los estados FINANCIEROS

Operaciones. Compras o ventas en que hay paso de dinero de una persona o entidad a otra, con ganancia de dinero o beneficio para las partes. Operaciones comerciales. Recursos provenientes de la comercializacin de productos adquiridos en el mercado nacional o extranjero.

Pagar. Ttulo valor que contiene una promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero, en el cual debe indicarse si es pagadero a la orden o al portador, y la forma de vencimiento; son aplicables al pagar en lo conducente, las disposiciones relativas a la letra de cambio.

Partida doble. Forma de registro mediante la cual cada transaccin involucra al menos una anotacin en el dbito y otra en el crdito, de una o varias cuentas, por valores iguales, lo cual permite que se cumpla la ecuacin contable y se detecte fcilmente cierto tipo de errores. Partida simple. Forma de registro segn la cual la informacin del ente contable se asienta en orden completo y cronolgico utilizando una sola columna o partida. Partidas monetarias. Rubros del balance general cuyo valor nominal no vara por la prdida de poder adquisitivo de la moneda y representan una cantidad fija en moneda corriente. Corresponde a los activos y pasivos que indican disponibilidades lquidas y exigibilidades inmediatas, expresados en sumas fijas en monedas de curso legal, como es le caso de los saldos en caja, importes por cobrar o pagar en moneda nacional y los pasivos a cancelar mediante una suma fija de dinero, entre otros. Estas partidas no son objeto de ajuste. Partidas no monetarias. Corresponde a aquellos que manteniendo su valor econmico adquieren un valor mayor nominal por efecto de la prdida de poder adquisitivo de la moneda. Estas cuentas deben ser ajustadas para reconocer el efecto de las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda entre la fecha del estado contable y la fecha en que los activos fueron adquiridos e incurridos los pasivos. Adems, tiene dicho carcter aquellos activos y pasivos con una forma particular de ajuste, como los representados en moneda extranjera, en UPAC o pacto de reajuste. Se consideran partidas no monetarias los inventarios, las construcciones en curso, las propiedades, planta y equipo, y las inversiones de renta variable cuando no se valoran a precios de mercado. Partidas. Cuentas deudoras o acreedoras que intervienen en un registro y que hacen parte de los estados contables Perodo contable. Lapso comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre, al final del cual, debe realizarse el proceso de cierre. Persona natural. Individuo de la especie humana, cualquiera sea su edad, estirpe, sexo o condicin Personas jurdicas o naturales. Usuarios de la informacin contable pblica entre las cuales estn las bolsas de valores, investigadores,

proveedores, inversionistas y ciudadana en general. 2. Ente capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones civiles y ser representado judicial y extrajudicialmente. Registro. Grupo de datos o cdigos adyacentes que se manejan como una unidad.

Registro contable. Asiento o anotacin contable que debe ser realizada para reconocer una transaccin contable o un hecho econmico que afecte al ente pblico y atiende las normas generales de causacin y prudencia. Esta puede ser en el dbito o en el crdito, cumpliendo el principio de partida doble Tenedura de libros. Actividad que tiene por objeto analizar, clasificar y registrar las operaciones del ente contable.

Obstaculizacin ilegtima de sistema informtico o red de telecomunicacin. El que, sin estar facultado para ello, impida u obstaculice el funcionamiento o el acceso normal a un sistema informtico, a los datos informticos all contenidos, o a una red de telecomunicaciones, incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mnimos legales mensuales vigentes, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con una pena mayor.( Artculo 269B, ley 1273 2009). Interceptacin de datos informticos. El que, sin orden judicial previa intercepte datos informticos en su origen, destino o en el interior de un sistema informtico, o las emisiones electromagnticas provenientes de un sistema informtico que los transporte incurrir en pena de prisin de treinta y seis (36) a setenta y dos (72) meses. .( Artculo 269C, ley 1273 2009). Suplantacin de sitios web para capturar datos personales. El que con objeto ilcito y sin estar facultado para ello, disee, desarrolle, trafique, venda, ejecute, programe o enve pginas electrnicas, enlaces o ventanas emergentes, incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000 salarios mnimos legales mensuales vigentes, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena ms grave. .( Artculo 269G, ley 1273 2009).En la misma sancin incurrir el que modifique el sistema de resolucin de nombres de dominio, de tal manera que haga entrar al usuario a una IP diferente en la creencia de que acceda a su banco o a otro sitio personal o de confianza, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena ms grave. La pena sealada en los dos incisos anteriores se agravar de una tercera parte a la mitad, si para consumarlo el agente ha reclutado vctimas en la cadena del delito.

De los atentados informticos y otras infracciones Transferencia no consentida de activos. El que, con nimo de lucro y valindose de alguna manipulacin informtica o artificio semejante, consiga la transferencia no consentida de cualquier activo en perjuicio de un tercero, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena ms grave, incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a ciento veinte (120) meses y en multa de 200 a 1.500 salarios mnimos legales mensuales vigentes. La misma sancin se le impondr a quien fabrique, introduzca, posea o facilite programa de computador destinado a la comisin del delito descrito en el inciso anterior, o de una estafa. Si la conducta descrita en los dos incisos anteriores tuviere una cuanta superior a 200 salarios mnimos legales mensuales, la sancin all sealada se incrementar en la mitad. .( Artculo 269J, ley 1273 2009). Violacin de datos personales. El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, enve, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee cdigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mnimos legales mensuales vigentes. .( Artculo 269F, ley 1273 2009). Uso de software malicioso. El que, sin estar facultado para ello, produzca, trafique, adquiera, distribuya, venda, enve, introduzca o extraiga del territorio nacional software malicioso u otros programas de computacin de efectos dainos, incurrir en pena de prisin de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000 salarios mnimos legales mensuales vigentes. .( Artculo 269E, ley 1273 2009). BIBLIOGRAFIA SER Y QUEHACER DE LA CONTABILIDAD: EN BUSCA DEL SENTIDO DE LA INFORMACIN FINANCIERA; Tomado de Contabilidad Financiera de Gerardo Guajardo Cant. Documento en linea disponible en : http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006086/lecturas/tema_1/conce pto_objetivos_division/ser_quehacer/evolucion_contabilidad.html 25 de julio de 2009 Pinzon, Jorge. (2001). El cdigo de comercio treinta aos despus de su expedicin: algunas reflexiones sobre el sentido actual de una codificacin en materia mercantil. Bogot. Texto en lnea disponible en: http://www.palacioslleras.com/VBeContent/library/documents/DocNewsNo37Docu mentNo9.PDF Artculo: La contabilidad en Colombia. Documento en lnea disponible en: http://www.gerencie.com/historia-de-la-contabilidad.html (25 de julio de 2009).

Rodrguez, Juan Camilo. (1995). Historia de la Cmara de comercio de Bogot 1878-1995. Universidad externado de Colombia. Bogot (col). CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 43 de Diciembre de 1990, Por la cual se adiciona a la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesin de Contador Pblico y se Dictan otras disposiciones. CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 527. De 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. Hace referencia a que los libros y papeles de comercio podrn ser conservados en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta. CONGRESO DE LA REPUBLICA. LEY 1314 DEL 13 DE JULIO DE 2009,POR LA CUAL SE REGULAN LOS PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD E INFORMACIN FINANCIERA Y DE ASEGURAMIENTO DE INFORMACIN ACEPTADOS EN COLOMBIA, SE SEALAN LAS AUTORIDADES COMPETENTES, EL PROCEDIMIENTO PARA EXPEDICIN Y SE DETERMINAN LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE VIGILAR SU CUMPLIMIENTO, LEGISLACIN ECONMICA. Constitucin Poltica de Colombia, Bogot. LEGISLACIN ECONMICA. Rgimen Contable. 2002 LEGISLACIN ECONMICA. Cdigo Procedimiento Civil LEGISLACIN ECONMICA. El Cdigo de Comercio Decreto 410 de 1971 FRANCO RUIZ RAFAEL Proyecto de Concepto Borrador, Proyecto de Ley 165/2007 Cmara, 203/2008 Senado. ADOPCIN DE NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIN FINANCIERA PARA LA PRESENTACIN DE INFORMES CONTABLES, Pgnas, 23, 24. 28 y 29. GRUPO EDITORIAL NUEVA LEGISLACIN LTDA Manual del Contador Pblico, Concordado Doctrina- Jurisprudencia. 2006, Bogot. TORRES A LUIS M Y MURILLO FRANCISCO L, elementos de Contabilidad, , Coleccin LA SALLE , quinta edicin 1960, Bogot. FERNANDEZ CENTENO ELISEO Y VELEZ RESTREPO, Contabilidad al alcance de todos, Editorial Norma 1970 Colombia. GERTZ MANERO FEDERICO, Origen y evolucin de la Contabilidad, Editorial Trillas, cuarta reimpresin julio de 1997, impreso en Mxico. CLARKE, Alfred C. Historia de la Contabilidad en Colombia 1923 a 1966. Barranquilla. 1967. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS. Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Direccin de Regulacin. 2003. ORGANIZACIONES DE NACIONES UNIDAS,COMISION DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO DEL DERECHO MERCANTIL, Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrnico con la Gua para incorporacin al derecho interno 1996, con el nuevo artculo 5 bis aprobada en 1998,Publicacion Naciones Unidas, ISBN 92-333278- 5

REPUBLICA DE COLOMBIA, CORTE CONSTITUCIONAL, Sentencia No C. -662, Expediente No. D-2693 de Junio 8 de 200029. Temas tratados: El reconocimiento jurdico de la validez plena y del valor probatorio de los mensajes de datos, El Comercio Electrnico, La Firma Digital, y las entidades de certificacin y emisin de certificados sobre autenticidad de los mensajes de datos y las firmas digitales, artculos demandados 10, 11, 12, 13, 14, 15, 27, 28, 29, 30, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, y 45. Artculos que fueron declarados exequibles. ---------------------La Sentencia C-831/2001, Expediente D-3371 del 8 de agosto de 200, por la cual se demanda la inconstitucionalidad del artculo 6 de la Ley 527 de 1999 REPUBLICA DE COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA, Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993. Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. ---------------------------- Decreto 2650 de Diciembre de 1993. Por el cual se modifica el Plan nico de de cuentas para los comerciantes. ---------------------------------CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PUBLICA, Orientacin Profesional No 5 Libros, 23 de septiembre de 2003. -----------------------------DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, DECRETO 4400 30/12/2004 DIARIO OFICIAL 45.777 por el cual se reglamenta el artculo 19 y el Ttulo VI, Libro I del Estatuto Tributario referente al Rgimen Tributario Especial y se dictan otras disposiciones. ----------------------------------- DECRETO REGLAMENTARIO 2851 DE 1984 Asociaciones de Juntas de Accin Comunal. -------------------------------------- EL DECRETO 2500 DE 1986.POR EL CUAL MODIFICA PARCIALMENTE EL DECRETO 1990 DE 1986. -----------------------------DIRECCION DE IMPUESTOS NACIONALES Y ADUANAS DIAN. Estatuto Tributario Decreto 624 del 30 de marzo de 1989, por el cual se expiden los impuestos administrados por la Direccin de Impuestos Nacionales SUAREZ, Jess Alberto y otros, en Arqueologa e Historia de La Contabilidad, Cosmovisin Histrica y Prospectiva de la Contabilidad. Unidad editorial UNINCCA, 2004, Bogot. SUAREZ, Jess Alberto, en Arqueologa e Historia de La Contabilidad, Cosmovisin Histrica y Prospectiva de la Contabilidad.