Captulo 1: Introduccin a Excel XP

1.1 Qu es una hoja de clculo? Una hoja de clculo es una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros. Su desarrollo est basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver clculos matemticos en distintas disciplinas. Con una hoja de clculo podemos, calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias, etc. Adems, en la hoja de clculo se pueden hacer cambios fcilmente a las caractersticas, ubicacin, orientacin, etc. de los datos que se estn manipulando. El MS Excel XP es una de las hojas de clculo con mayor xito en el mercado por su facilidad de manejo para cualquier tipo de usuario. MS Excel XP MS Excel XP o Excel como se le conoce en todo el mundo, es una poderosa hoja de clculo, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de: Frmulas y funciones Bases de datos Macros con MS Visual Basic para Aplicaciones Autoformato a tablas Grficos Imgenes Mapas con Microsoft Data Map Objetos

Como cualquier otra aplicacin que corre bajo el ambiente Windows, MS Excel XP maneja ventanas en un ambiente grfico. Posee la caracterstica de ser WYSIWYG (What You See Is What You Get; Lo que se ve es lo que se obtiene). Es decir, lo que vea en su monitor es lo que va a obtener en su impresin. MS Excel XP tiene la capacidad de intercambiar informacin entre otras aplicaciones (sin importar el fabricante), siempre y cuando estas aplicaciones corran bajo Windows y soporten OLE. La tecnologa OLE (Object Linking and Embedding- Ligado y Empotrado de Objetos) est basada en el concepto de que en nuestros documentos (contenedores) tendremos objetos de otras aplicaciones. Estos objetos podrn ser editados directamente en la aplicacin contenedora sin la necesidad de abrir la aplicacin que le dio origen. Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicacin con mltiples objetos sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando tiempo. 1.2 Iniciar MS Excel XP Para iniciar el MS Excel XP debemos iniciar Windows. Estando en Windows, debemos buscar el icono de MS Excel XP en alguno de los grupos de programas. El icono puede estar alojado en Programas del men Inicio o en cualquier otra carpeta.

1.3 Descripcin de la Pantalla Principal Al iniciar MS Excel XP automticamente se genera una nueva hoja de clculo en blanco. La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuacin:

1.4 Barra de mens En esta rea aparecen los mens disponibles. Cada men contiene acciones especficas que estn agrupadas segn el nombre del men de la siguiente manera. Archivo: Este men permite crear, abrir, cerrar, guardar, buscar, imprimir, etc. archivos. Edicin: Mediante este men se pueden realizar ediciones de objetos y texto. Es decir, copiar, pegar, cortar, seleccionar, buscar, establecer ligas, etc. Ver: Contiene las opciones para ver de diferentes formas una hoja en pantalla. Insertar: Para insertar en la hoja elementos como renglones, columnas grficos, funciones, notas, y objetos en general. Formato: En este men estn las opciones para dar formato o cambiar la presentacin de las celdas, y los objetos en general de la hoja. Tambin aqu se manejan los modelos y autoformatos.

Herramientas: En este men obtenemos ayudas adicionales como son: la correccin ortogrfica, la proteccin de la hoja, el manejo de escenarios, macros y opciones en general para configurar MS Excel XP. Datos: Todos los comandos referentes a la manipulacin de datos y tablas. Ventana: Manejo de las ventanas de los documentos activos. ?: Ayuda en lnea que proporciona MS Excel XP al usuario. Algunos mens que aparecen en MS Excel XP se pueden encontrar en casi todas las aplicaciones del ambiente Windows y contienen opciones muy similares. Es decir que si se sabe usar una opcin de estos mens en MS Excel XP se sabe usar en cualquier otra aplicacin de Windows y viceversa. 1.5 Barra de herramientas Son botones que realizan acciones previamente definidas con slo presionarlos. Los dibujos o iconos que los representan son una descripcin visual de la accin que realizan. MS Excel XP cuenta con varias barras de herramientas, pero inicialmente slo se muestran la barra Estndar y la barra de Formato. 1.6 Barra de frmulas Es un lugar donde se puede agregar, quitar o modificar el contenido de la celda. Adems permite agregar funciones directamente al editar la celda. 1.7 Encabezados de filas y columnas y Lneas de divisin La hoja est dividida en filas y columnas que se muestran en los encabezados. La interseccin de una fila y una columna, es una celda. Las lneas de divisin sirven para identificar rpidamente donde est la celda. En cada celda se va a alojar un dato distinto de la informacin a manipular.

1.8 Etiquetas de hojas MS Excel XP maneja lo que se conoce como Libros, stos contienen mltiples hojas. A cada una de las hojas le corresponde una etiqueta. Dando clic; sobre la etiqueta correspondiente podemos cambiar a las diferentes hojas que contiene el libro.

1.9 Barra de estado Es una descripcin del lugar y posicin del cursor en la hoja y en el documento. Incluye la seccin, la altura, nmero de lneas y columnas. Adems, muestra la hora del sistema y cinco indicadores de estado. Por ser una aplicacin de Windows, las ventanas de MS Excel XP mantienen los elementos comunes para todas las ventanas como son: Men de control, Botn de maximizacin /restauracin, Botn de minimizacin y Barra de ttulo (nombre de la aplicacin) Dentro de la ventana de MS Excel XP est la ventana del Libro 1 que MS Excel XP gener automticamente y tambin cuenta con sus botones y men de control correspondientes. 1.10 Libros y hojas Una de las caractersticas de MS Excel XP, es que maneja cada archivo con lo que se conoce como Libros. Los libros son conjuntos de Hojas, es decir que en cada libro se tiene ms de una hoja de trabajo, y adems se pueden tener hojas de grficos, de macros, etc. 1.11 Movimiento a travs de la hoja Para moverse Un celada en la direccin indicada Se mueve arriba abajo al extremo de la regin de datos actual Se mueve hacia la izquierda derecha al extremo de la regin de datos actual A travs de celdas desbloqueadas en una hoja protegida Al principio de una fila Al principio de la hoja A la ltima celda de la hoja Hacia abajo una pantalla Hacia arriba una pantalla Hacia la derecha una pantalla Hacia la izquierda una pantalla Hacia la siguiente hoja del libro Hacia la anterior hoja del libro Teclado <ctrl + > <ctrl + > <ctrl + > <ctrl + > <Tabulador> <Inicio > <ctrl> + <Inicio> <ctrl> + <Fin> <Av Pg> <Re Pg> <Alt> + <Av Pg> <Alt> + <Re Pg> <ctrl> + <Av Pg> <ctrl> + <Re Pg>

Con la tecla <Fin>, se activa o desactiva un modo especial de movimientos a travs de la hoja. Al activar la tecla en la barra de estado se puede ver indicando que est activado este modo. En este modo el movimiento es:

Para moverse Un bloque de datos con la fila o columna A la ltima celda en uso de la hoja (esquina inferior derecha) A la ltima celda en uso de la ltima columna en uso

Teclado <Fin> y < > < > <> <> <Inicio> <Fin> <Fin> <Intro>

Con la tecla <Bloq despl.>, se activa o desactiva el modo despliegue que se ven la barra de estado indicando como . En este modo se mueve la pantalla, no el cursor, de la siguiente forma: Para moverse Arriba o abajo una fila Izquierda o derecha de una columna A la esquina superior izquierda de la ventana A la esquina inferior derecha en la ventana Teclado < > < > <> <> <Inicio> <Fin>

Para cambiar la celda activa utilizando en ratn, basta con darn clic sobre ella. 1.12 Seleccionar Para poder hacer modificaciones, referencias y dems operaciones se necesitan seleccionar las celdas, las columnas y los renglones. Existen dos mtodos con el teclado y el mouse. Para Extender la seleccin Extender la seleccin al extremo de la regin actual de datos Extender la seleccin al principio de la fila. Extender la seleccin al principio de la hoja. Extender la seleccin a la ltima celda de la hoja (esquina inferior derecha) Seleccionar una columna entera Seleccionar una fila entera Seleccionar una hoja entera Quitar la seleccin y deja en la celda activa Extender la seleccin hacia abajo una pantalla Extender la seleccin hacia arriba una pantalla Con un objeto seleccionado, seleccionar todos los objetos en una hoja Modo Teclado <Mays> + < > < > <> <> <ctrl> + <Mays> + < > < > <> <> <Mays> + <Inicio> <ctrl> + <Mays> + <Inicio> <ctrl> + <Mays> + <Fin> <ctrl> + <Espacio> <Mays> + <Espacio> <ctrl> + <A> <Mays> + <Retroceso> <Mays> + <Av Pg> <Mays> + <Re Pg> <ctrl> + <Mays> + <Espacio>

(usando la tecla <Fin>) Teclado <Fin>, <Mays> + < > < > <> <> <Fin>, <Mays> + <Inicio> <Fin>, <Mays> + <Intro>

Para Extender la seleccin hacia el final del bloque de datos en la seleccin de la flecha Extender la seleccin hacia la ltima celda de la hoja (esquina inferior derecha) Extender la seleccin hacia la ltima celda de la columna actual Modo

(usando la tecla <Bloq Despl>

Para Extender la seleccin hacia superior de la ventana Extender la seleccin hacia inferior derecha de la ventana

la la

celda celda

Teclado <Mays> + <Inicio> <Mays> + <Fin>

Adems del mtodo de seleccin con el teclado, se tiene el mtodo de seleccin con el ratn. El apuntador del ratn de cruz , nos indica que podemos hacer una seleccin. Para seleccionar con el ratn, basta con dar un clic sostenido sobre el rea deseada hasta que est sombreada.

En la barra de frmulas, aparecen cuantas columnas y/o renglones se estn seleccionando. Se pueden seleccionar fcilmente columnas enteras, dando un clic sobre los encabezados de las columnas y extendiendo el ratn hasta seleccionar cuantas columnas se deseen.

De la misma forma se pueden seleccionar renglones completos desde el encabezado de las filas.

De esta forma se han seleccionado columnas, filas o celdas que estn en forma contigua. Para seleccionar filas, columnas o celdas que no estn contiguas, se utiliza la tecla <CtrI> y se usan los mismos mtodos descritos anteriormente. De manera que se podra tener una seleccin como esta:

Finalmente, para seleccionar toda la hoja se puede hacer con el botn que se encuentra a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba del rengln 1.

Como en la barra de frmula se informa cuantas columnas y renglones estn seleccionados, en este caso, se puede ver el total de columnas y renglones que posee una hoja. 1.13 Captura de informacin en las celdas Como se mencion anteriormente, MS Excel XP tiene listo un libro nuevo para que se comience a utilizar. La captura o introduccin de datos a una hoja de clculo, se debe hacer celda por celda. Por ejemplo si tenemos la siguiente tabla: Nombre Carlos Montoya Cruz Blanca Sols Guerra Marco Aurelio Daz Se debe capturar de la siguiente manera: Puesto Gerente Contralor Auxiliar Sueldo $ 18,000.00 $ 15,000.00 $ 8,000.00

Cada uno de los datos va en una celda. En el caso del Nombre, a pesar de que son varias palabras, ste es un slo dato y por esto se escribe en una sola celda. En esta misma columna del nombre se puede ver que algunos no aparecen completos por que la siguiente columna contiene informacin. Ms adelante se ver como hacer que esta columna muestre el contenido, puesto que la informacin esta ah aunque no se vea.

Para capturar informacin, se debe estar en la celda deseada y comenzar a escribir. Al hacer esto, la barra de frmulas toma diferente aspecto y adquiere las siguientes funciones:

Al seleccionar el smbolo de siguiente como la siguiente:

, inmediatamente aparece una caja de dilogo

En esta caja podremos indicar las operaciones numricas o funciones que utilizaremos. Posteriormente, revisaremos estas funciones. En la barra de frmulas se maneja la edicin de la celda como se maneja en otras aplicaciones la edicin de texto. Se tiene un cursor que marca la posicin donde se va a insertar el texto, este cursor se puede mover con las flechas del teclado o con un clic del ratn en el lugar deseado. Est en el modo de insercin, es decir lo que se escriba se va a insertar no a sobreescribir. Para activar el modo de sobreescritura se utiliza la tecla <Insert> y la barra de estado muestra la leyenda que va a estar activada hasta que se presione de nuevo la tecla <Insert>. Para borrar y corregir se hace uso de dos teclas bsicamente. La tecla <Supr> y <Retroceso>. Ambas teclas tienen la funcin de borrado, pero la primera borra el texto hacia adelante y la segunda borra hacia atrs. Texto original: Usando <Supr>: Usando <Retroceso>: ** Esto es una pru eba. Esto es una pru ba. Esto es una pr eba. ** El smbolo es la posicin del cursor. Ya que se tiene la informacin deseada se acepta con la flecha de la barra de frmula presionando la tecla <Intro>. Si la informacin no se desea alojar en esa celda, se puede cancelar con la cruz de la barra de frmula o presionando la tecla <Esc>. Para cambiar la informacin de una celda, simplemente se vuelve a escribir sobre ella. Si no se desea borrar la informacin contenida sino realizar algunos cambios, se hace con la tecla <F2> o dando un doble-clic sobre la celda y se cambia o aade la informacin.

1.14 Seleccionar y capturar Cuando se est capturando informacin en cierta forma u orientacin, se tiene que estar cambiando en exceso de lugar el cursor y puede resultar tardado e imprctico. Pero si se selecciona el rea donde se va a capturar, utilizando las teclas adecuadas el cursor slo se mover a travs de esa seleccin. Para moverse a la derecha a la izquierda hacia abajo hacia arriba Teclado <Tab> <Mays + Tab> <Intro> <Mays + Intro>

Una Una Una Una

celda celda celda celda

Slo con estas teclas el cursor se mover a travs de la seleccin, con cualquier otra se pierde la seleccin. Al llegar a cada celda se puede capturar la informacin correspondiente o se puede editar con la tecla <F2>. 1.15 Guardar un archivo Una vez que hemos capturado el texto debemos guardarlo. Para hacerlo utilizamos: Men Seleccionamos del men Archivo el comando Guardar. Presionamos simultneamente <ctrl> + <G>. Damos un clic sobre el icono guardar .

Sin importar que mtodo hayamos utilizado aparecer la siguiente caja de dilogo:

En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojar el archivo a guardar. Para moverse a travs de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en. Si cambiamos de carpeta, el botn regresar se activara y nos permitir retroceder hasta llegar al punto de partida original. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el icono , con el icono nos remitir a buscar en el Web, con el icono se puede eliminar el archivo seleccionado, con el icono

podemos crear una nueva carpeta, con el icono vistas nos permitir cambiar la apariencia y la forma en que se presentan los archivos y carpetas visualmente, ver imagen A, el icono archivo, ver imagen B. nos permite configurar los parmetros para guardar el

Imagen A.

Imagen B.

En esta caja aparece tambin el botn Opciones Generales. Al presionarlo aparece la siguiente caja de dilogo:

Crear siempre una copia de seguridad va a crear un archivo de respaldo con el mismo nombre y localizacin pero con la extensin BAK. Contrasea de proteccin define una contrasea para poder abrir el documento. Contrasea contra escritura permite a otros usuarios abrir el documento como slo lectura. Es decir, podrn abrirlo pero no hacerle cambios. Se recomienda slo lectura recomienda al usuario que abra el archivo como Slo Lectura. En Avanzadas haga clic aqu para establecer las opciones avanzadas de guardar. Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre y extensin al documento, ya no es necesario volver a especificrselas. Si se vuelve a salvar el documento, MS Excel XP lo guardar sin que aparezca una nueva caja de dilogo. Si se desea cambiar alguno de los parmetros se utiliza el comando Guardar como del men Archivo.

1.16 Cerrar archivo Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del men Archivo. Tambin podemos usar <Ctrl>+<F4>, o dar doble-clic sobre el men de control de la ventana del documento, tambin podemos dar un clic sobre este icono . Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la ltima vez que se guard, MS Excel XP preguntar si se quiere guardar el archivo. 1.17 Salir de MS Excel XP Para salir de MS Word XP utilizamos del men Archivo el comando Salir. Tambin se puede usar la combinacin de teclas <Alt> + <F4>. Finalmente, podemos utilizar el mouse, dando un doble-clic sobre el botn del men de control de la ventana de MS Excel XP o dar un clic: sobre el icono .