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ACCESS – Consultas

Você utiliza consultas para visualizar, alterar e analisar dados de diferentes maneiras. Você também
pode utilizá-las como origem de registros para formulários e relatórios.

O tipo mais comum de consulta é uma consulta seleção. Uma consulta seleção recupera dados de
uma ou mais tabelas utilizando critérios por você especificados e, em seguida, exibe os registros
obtidos na ordem desejada.

Você cria uma consulta com um assistente ou a partir do zero no modo Estrutura da consulta. Você
especifica os dados com os quais deseja trabalhar adicionando as tabelas que contêm os dados e
preenchendo a grade de estrutura.

Usamos consultas para selecionar registros, atualizar tabelas ou efetuar cálculos com base nos dados
já existentes em uma tabela. Por exemplo, podemos utilizar uma consulta para calcular o total de
vendas por país de destino ou por cliente para um determinado ano ou o total mensal de vendas
dentro do ano.

Também podemos criar consultas que atualizam os dados de uma tabela. Vamos supor que você
deva aplicar um reajuste de 20% em no Preço Unitário de todos os produtos da tabela Produtos. Ao
invés de fazermos esta modificação manualmente, podemos utilizar um tipo especial de consulta
chamado "Consulta de atualização", a qual fará as alterações necessárias.

Em determinadas situações precisamos montar um relatório em que os dados que farão parte do
relatório não estão disponíveis em uma única tabela. Também pode acontecer de precisarmos de
dados que são calculados com base em um mais campos de uma tabela. Nestas situações primeiro
temos que montar uma consulta que nos forneça a listagem desejada e, somente depois, podemos
criar o relatório baseado na consulta montada inicialmente. Esta é uma das situações mais comuns
em que utilizamos consultas para resolver um problema prático do dia-a-dia.

Quando criamos uma consulta o Microsoft Access não salva junto com a consulta, os dados por ela
retornados. Ao salvar uma consulta, somente o comando SQL - Structured Query Language é salvo.
Cada vez que a consulta é executada, o comando SQL é executado e os dados são retornados a
partir das tabelas que fazem parte da consulta. No comando SQL está toda a informação necessária
para que o Microsoft Access execute a consulta, tais como: campos a serem retornados, critérios de
filtragem, ordenação dos resultados, campos calculados, etc.

Consulta seleção
Para criar consultas no Microsoft Access não é preciso conhecer a linguagem SQL. O
Microsoft Access fornece uma interface gráfica conhecida como QBE - Query By Examplo. Esta
interface é bastante simples de utilizar a facilita a criação de consultas. O usuário vai "montando" a
consulta, utilizando o QBE e o Microsoft Access, em segundo plano, vai criando.
Criar uma consulta baseada na tabela Pedidos. A consulta exibirá os campos definidos a
seguir:
Nome da consulta Exemplo1-Listagem de Pedidos
Baseada na(s) tabela(s) Pedidos

Linguagem de Programação Profª Leny Cerqueira lenny106@gmail.com

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Campos que farão parte da consulta

Campo Da tabela
NúmeroDoPedido Pedidos
DataDoPedido Pedidos
DataDeEnvio Pedidos
PaísDeDestino Pedidos
CidadeDeDestino Pedidos
Frete Pedidos

Para criar a consulta Exemplo1-Listagem de Pedidos faça o seguinte:

 Nas opções da janela banco de dados dê um clique em Consultas.

A opção "Consultas" da janela banco de dados.

 Para criar uma nova consulta utilizando o QBE dê um clique duplo na opção "Criar consulta no modo
Estrutura".
 Será exibida a janela "Mostrar tabela", conforme indicado na figura a seguir:

Selecione as tabelas que farão parte da consulta.

 Na janela "Mostrar tabela", selecionar as tabelas (ou a tabela) farão parte da consulta. Para fazer com que
uma tabela faça parte da consulta basta clicar no nome da tabela para marcá-la e depois clicar no botão
Adicionar.
 Para o nosso exemplo somente a tabela Pedidos fará parte da consulta. Dê um clique na tabela Pedidos para
selecioná-la e depois dê um clique no botão Adicionar.

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 Dê um clique no botão Fechar.

 Será exibida a interface gráfica do Microsoft Access para a criação de consultas (QBE), conforme indicado
na figura a seguir:

A interface gráfica para a criação de consultas.

 Neste momento estamos no "Modo estrutura da consulta". A exemplo das tabelas, cada consulta tem um
modo estrutura, onde são definidos quais os campos farão parte da consulta, os critérios de pesquisa e os
demais elementos da consulta e um Modo folha de dados, onde são visualizados os resultados obtidos com
a execução da consulta. Para alternar entre os diferentes modos podemos utilizar o menu Exibir ou o
primeiro botão da barra de ferramentas.
 Neste modo de exibição você está apto a montar a consulta desejada. A janela é composta de duas partes.
Na parte de cima, indicada pelo número (1) na figura anterior, temos as tabelas que fazem parte da consulta.
Conforme veremos mais adiante, é possível criar uma consulta baseada em duas ou mais tabelas. Caso você
tenha esquecido de adicionar uma tabela, no momento da criação de consulta, é possível adiciona-la a
qualquer momento, utilizando o botão Adicionar tabelas ( ). Ao clicar neste botão será exibida a janela
"Mostrar tabela", descrita anteriormente. Na janela "Mostrar tabela" você poderá adicionar tabelas
adicionais, as quais farão parte da consulta.
 Na parte de baixo, indicada pelo número (2) na figura anterior, nos definimos quais os campos que farão
parte da consulta - linha Campo; qual a ordenação dos resultados, se crescente ou decrescente - linha
Classificação; se um campo deve ser ou não exibido - linha Mostrar e quais os critérios de filtragem -
linhas Critério e OU. Dependendo do tipo de consulta que está sendo criado, linhas adicionais poderão
aparecer na interface gráfica. Estudaremos estas linhas quando aprendermos a criar os respectivos tipos de
consulta.
 Agora precisamos definir quais os campos que farão parte da consulta. Temos três maneiras diferentes de
adicionar um campo à consulta:
o Dar um clique duplo no nome do campo a ser adicionado : Para adicionar um campo à consulta basta
dar um clique duplo no nome do campo. Por exemplo, dê um clique duplo no campo NúmeroDoPedido.
Observe que este campo foi adicionado na parte de baixa da janela, conforme indicado na figura a seguir:

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Campo NúmeroDoPedido adicionado à consulta.

- Arrastar o campo a ser adicionado : Outra maneira de adicionar um campo à consulta é clicar no referido
campo, manter o botão do mouse pressionado e arrastar para a primeira coluna que estiver em branco, na
parte de baixa da janela. Observe que cada coluna representa um campo que faz parte da consulta. Arraste o
campo DataDoPedido para adiciona-lo a consulta, conforme indicado na figura a seguir:

Campo DataDoPedido adicionado à consulta.

o Selecionar o nome do campo, diretamente na linha Campo, na parte de baixo da janela: Na primeira
coluna em branco, que no nosso exemplo é a terceira coluna, na linha campo, existe uma lista com o nome
de todos os campos disponíveis para a consulta. Como a nossa consulta é baseada somente na tabela
Pedidos, nesta lista será exibido o nome de todos os campos da tabela Pedidos. Caso a consulta seja
baseada em mais do que uma tabela (aprenderemos a criar este tipo de consulta nas próximas aulas),
aparecerá o nome de todos os campos, de todas as tabelas. Para que você possa saber a qual tabela
pertence cada campo, o Microsoft Access utiliza uma nomenclatura que é a seguinte:
Nome_da_Tabela.Nome_do_Campo. Por exemplo, o campo NúmeroDoPedido, da tabela Pedidos
apareceria como: Pedidos.NúmeroDoPedido, o campo PreçoUnitário, da tabela Produtos, apareceria como
Produtos.PreçoUnitário e assim por diante. Para o nosso exemplo, na terceira coluna, na linha Campo,
selecione DataDeEnvio, conforme indicado na figura a seguir:

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Campo DataDeEnvio adicionado à consulta.

Nota: No decorrer deste curso utilize, dentre os três métodos apresentados para a adição de campos
à consulta, aquele que você preferir. Do ponto de vista prático, ou seja, dos resultados obtidos, não
tem diferença em relação ao método que é utilizado.
 Utilizando um dos três métodos descritos anteriormente, adicione os demais campos solicitados. Apenas
para lembrar, ainda devem ser adicionados os seguintes campos:

PaísDeDestino
CidadeDeDestino
Frete

 Após ter adicionado os campos solicitados, a sua janela deve estar conforme indicado na figura a seguir:

Os campos solicitados já adicionados à consulta.

 Agora vamos salvar a consulta.

 Dê um clique no botão Salvar ( ). Surge uma janela pedindo o nome da consulta. Digite Listagem de
Pedidos e dê um clique no botão OK, conforme indicado na figura a seguir:

Agora vamos executar a consulta para observar os resultados obtidos. Para executar a consulta,
basta irmos para o modo Folha de dados da consulta. Isto pode ser feito utilizando o comando
Exibir -> Modo folha de Dados ou clicando no botão ( ).
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 Selecione o comando Exibir -> Modo folha de Dados.

 Você obtém uma listagem de Pedidos, somente com os campos selecionados para a consulta:
NúmeroDoPedido, DataDoPedido, DataDeEnvio, PaísDeDestino, CidadeDeDestino e Frete. Observe que
não aplicamos nenhum filtro e nenhum critério de ordenação.

Com isso concluímos a criação da nossa primeira consulta.

 Feche a consulta. Para isso dê um clique no botão "x" mais de baixo, pois se você clicar no "x" mais de
cima, o Microsoft Access será fechado.

Consultas baseadas em duas ou mais tabelas

Em determinadas situações, os dados que queremos exibir na consulta, estão em duas ou mais
tabelas diferentes. No Microsoft Access é possível criar uma consulta baseada em duas ou mais
tabelas. Por exemplo, se quiséssemos calcular o total por Pedido, precisaríamos dos dados da tabela
Pedidos (onde estão as informações do cabeçalho de pedido) e dos dados da tabela Detalhes do
pedido (onde estão as informações sobre os itens de cada pedido).
Para criar uma consulta baseada em duas ou mais tabelas, é extremamente simples. Na janela
"Mostrar tabela" é só adicionar as tabelas onde estão os dados necessários à consulta. Vamos fazer
um exemplo prático. Criaremos uma consulta baseada na tabela Pedidos e na tabela Clientes. O
objetivo desta consulta é mostrar alguns dados do cabeçalho do Pedido, além do nome e do
endereço do cliente.
Vamos criar uma consulta baseada na tabela Pedidos e na tabela Clientes,
A nossa consulta exibirá os campos definidos a seguir:

Nome da consulta Exemplo4-Listagem de Pedidos e Clientes

Baseada na(s) tabela(s) Pedidos e Clientes
Campos que farão parte da consulta
Campo Da tabela
NúmeroDoPedido Pedidos
DataDoPedido Pedidos
DataDeEnvio Pedidos
PaísDeDestino Pedidos
CidadeDeDestino Pedidos
Frete Pedidos
CódigoDoCliente Clientes
NomeDaEmpresa Clientes
Endereço Clientes
Cidade Clientes
País Clientes
Para criar a consulta:
 Nas opções da janela banco de dados dê um clique em Consultas.
 Para criar uma nova consulta utilizando o QBE dê um clique duplo na opção "Criar consulta
no modo Estrutura".
 Será exibida a janela "Mostrar tabela", conforme indicado na figura a seguir:

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Selecione as tabelas que farão parte da consulta.

 Dê um clique na tabela Pedidos para seleciona-la e depois dê um clique no botão Adicionar.
 Dê um clique na tabela Clientes para seleciona-la e depois dê um clique no botão Adicionar.
 Dê um clique no botão Fechar.
 Será exibida a interface gráfica do Microsoft Access para a criação de consultas (QBE). Observe que
as tabelas Pedidos e Clientes já aparecem na parte de cima da janela. Observe que existe um
relacionamento entre estas duas tabelas. É um relacionamento do tipo Um-para-Vários, onde o lado
Um é na tabela Clientes (cada Cliente é cadastrado uma única vez) e o lado Vários é na tabela
Pedidos (Um Cliente pode Fazer vários pedidos, ou seja, o CódigoDoCliente pode aparecer várias
vezes na tabela Pedidos, tantas quantos forem os pedidos feito pelo Cliente.
 Adicione os campos solicitados na definição deste exemplo.
 Sua janela deve estar conforme indicado na figura a seguir:

Consulta baseada nas tabelas Pedidos e Clientes.

 Agora vamos salvar a consulta.

 Dê um clique no botão Salvar ( ). Surge uma janela pedindo o nome da consulta. Digite Listagem
de Pedidos e Clientes e dê um clique no botão OK, conforme indicado na figura a seguir:

Agora vamos executar a consulta para observar os resultados obtidos. Para executar a consulta,
basta irmos para o modo Folha de dados da consulta. Isto pode ser feito utilizando o comando
Exibir -> Modo folha de Dados ou clicando no botão ( ).
 Selecione o comando Exibir -> Modo folha de Dados.
 Você obtém uma listagem de Pedidos e com as informações sobre o respectivo cliente. Observe que
não aplicamos nenhum filtro e nenhum critério de ordenação. Aprenderemos a tratar com estes itens
mais adiante.

Access Básico, retirado do site: http://www.juliobattist.com.br

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