Documentos Fiscais ICMS A nota ou o cupom fiscal, emitidos para formalizar a aquisio de um bem ou prestao de servio, somente se constituir

em documento fiscal hbil, capaz de assegurar efeitos jurdicos, fiscais e acobertar a circulao de mercadorias e prestaes de servios, se observadas as exigncias quanto aos prazos de validade fixados pelo Regulamento do ICMS, a srie correta para a operao em que estiver sendo utilizada, autorizao para impresso, confeco e utilizao emitida pela autoridade fiscal competente, entre outras obrigaes. Para fins de lanamento do imposto, os contribuintes do ICMS so obrigados a utilizar os documentos fiscais institudos pela legislao tributria vigente, quando da ocorrncia dos fatos geradores do imposto. Apesar da obrigatoriedade da emisso do documento fiscal ser do vendedor da mercadoria, os clientes, ou seja, aqueles a quem as mercadorias esto destinadas, tambm so co-responsveis pela sua emisso, pois de acordo com o Art. 148 do Regulamento do ICMS, sempre que for obrigatria a emisso de documentos fiscais, aqueles a quem se destinarem essas mercadorias so obrigados a exigir tais documentos dos que devam emiti-los, contendo todos os requisitos legais.

Nota: importante enfatizar que a correta emisso da nota fiscal ou cupom fiscal assegura:

1 Que o ICMS, imposto embutido no preo da mercadoria e pago pelo adquirente, seja recolhido aos cofres pblicos; 2 A certeza, para o adquirente do bem (cidado, empresa, ou poder pblico), de que a sua compra est corretamente formalizada em um documento que lhe assegura todos os direitos. 1 - Quais os documentos fiscais que podero vir a ser emitidos pelos contribuintes, de acordo com as operaes de venda e prestaes de servios que realizem ?

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Nota Fiscal, modelos 1 e 1 A; Nota Fiscal de Venda a Consumidor, Modelo 2; Cupom Fiscal emitido por equipamento Emissor de Cupom Fiscal; Nota Fiscal /Conta de Energia Eltrica, modelo 6; Nota Fiscal de Servio de Transporte, modelo 7; Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas, modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquavirio de Cargas, modelo 9; Conhecimento Areo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Ferrovirio de Cargas, modelo 11; Bilhete de Passagem Rodovirio, modelo 13; Bilhete de Passagem Aquavirio, modelo 14; Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15; Bilhete de Passagem Ferrovirio, modelo 16; Despacho de Transporte, modelo 17; Resumo de Movimento Dirio, modelo 18; Ordem de Coleta de Cargas, modelo 20; Nota Fiscal de Servio de Comunicao, modelo 21; Nota Fiscal de Servio de Telecomunicaes, modelo 24; Manifesto de Carga, modelo 25

2 - Quais os principais requisitos que asseguram a idoneidade de um documento fiscal? Os documentos fiscais que acobertam as operaes de venda de mercadorias devem conter obrigatoriamente as seguintes informaes para caracterizar sua idoneidade:
1. Notas Fiscais modelos 1 e 1_A e modelo 2 (srie D- Nota Fiscal de Venda ao Consumidor) - na parte superior direita dever constar o n. da nota fiscal e a data limite para emisso da mesma. Em todos os documentos fiscais - na sua parte superior esquerda devem conter dados completos de identificao do contribuinte, como por exemplo : razo social e nome de fantasia (se houver) da empresa, inscrio estadual, CNPJ (MF), endereo completo, data de emisso e data da sada. No rodap das notas fiscais modelos 1, 1_A e 2 (srie D Nota Fiscal de Venda ao Consumidor) dever estar inscrito o nmero da AIDF Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais, relativa quele documento fiscal.

2.

3.

3 - Em quais situaes os estabelecimentos devero emitir documentos fiscais ?

Os documentos fiscais devero ser fornecidos sempre que ocorrer o fornecimento de um bem ou prestao de servios, ainda que a sada ou a prestao do servio esteja isenta ou imune do pagamento de impostos.
Tratando especificamente de transaes que envolvem a circulao de mercadorias, os estabelecimentos devero emitir os documentos fiscais nas seguintes situaes:
3.1 - Nota Fiscal modelos 1 e 1-A

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Sempre que promoverem a sada de mercadorias; Na transmisso de propriedade de mercadorias, quando estas no devam transitar pelo estabelecimento transmitente; Sempre que, no estabelecimento, entrarem bens ou mercadorias, real ou simbolicamente, que exija emisso desse documento pela entrada; No caso de mercadorias cuja unidade no possa ser transportada de uma s vez, desde que o imposto deva incidir sobre o todo; No reajuste de preos, em virtude de contrato escrito, de que decorra acrscimo do valor das mercadorias; Na regularizao, em virtude da diferena de preos ou de quantidade das mercadorias;

3.2 - Cupom Fiscal

Nas vendas de bens e produtos a consumidor final, em que a mercadoria for retirada pelo prprio comprador.
3.3 - Nota Fiscal modelo 2 (Nota Fiscal de venda a consumidor)

Nas vendas de bens a consumidor final, em que a mercadoria for retirada pelo prprio comprador do estabelecimento. Nas vendas a consumidor final quando o equipamento Emissor de Cupom Fiscal estiver desativado por problema tcnico, devidamente informado Receita Estadual, ou por motivo fortuito como a queda momentnea de corrente eltrica.
4 - Nos casos de vendas de mercadorias isentas, com benefcios fiscais ou imunidade, necessrio a emisso de documento fiscal para acobertar o trnsito e a venda das mesmas ? De acordo com o Art. 142 do Regulamento do ICMS, quando a operao estiver beneficiada por iseno e por reduo de base de clculo ou amparada por imunidade, no incidncia, diferimento ou suspenso de recolhimento do imposto, dever ser emitida nota fiscal onde constaro essas circunstncias, bem como ser indicado o dispositivo legal ou regulamentar respectivo. 5 - Qual o momento da emisso da Nota Fiscal ? A Nota Fiscal ser emitida:

1. 2. 3. 4.

Antes de iniciada a sada das mercadorias; No momento do fornecimento de alimentao, bebidas e outras mercadorias, em restaurantes, bares, cafs e estabelecimentos similares; Antes da transmisso real ou simblica das mercadorias; Nas entradas de bens e mercadorias: novas ou usadas, remetidas a qualquer ttulo por particulares, produtores agropecurios ou pessoas fsicas ou jurdicas no obrigadas emisso de documentos fiscais; em retorno, quando remetidas por profissionais autnomos ou avulsos, aos quais tenham sido enviadas para industrializao; em retorno de exposies ou feiras, para as quais tenham sido remetidas exclusivamente para fins de exposio ao pblico; em retorno de remessas feitas para vendas fora do estabelecimento, inclusive por meio de veculos; importadas diretamente do exterior, bem como as arrematadas em leilo ou adquiridas em concorrncias promovidas pelo poder pblico e por fim, em outras hipteses previstas em Portaria pelo Gerente de Estado da Receita Estadual.

6 - Qual a destinao das vias da Nota Fiscal nas sadas de mercadorias para destinatrios localizados neste Estado ?

1a. via acompanhar as mercadorias no seu transporte, para ser entregue, pelo transportador, ao destinatrio, que nunca dever deixar

de receber esta via; 2a. via ter o destino determinado pelo Gerente de Estado da Receita Estadual; 3a. via ficar presa ao bloco, para exibio ao fisco; 4a. via ter o destino determinado pelo Gerente de Estado da Receita Estadual.
7 - Nas sadas de mercadorias para destinatrios localizados em outros Estados, qual a destinao das vias dos documentos fiscais ?

1a. via acompanhar as mercadorias e ser entregue, pelo transportador, ao destinatrio; 2a. via acompanhar as mercadorias e destinar-se- a fins de controle na unidade da Federao do destinatrio; 3a. via ser retida pelo ltimo Posto Fiscal maranhense por onde a mercadoria transitar; 4a. via ficar presa ao bloco, para exibio ao fisco.
8 - Quais so as caractersticas dos principais documentos fiscais que os contribuintes e as pessoas obrigadas inscrio devem emitir nas operaes de vendas de mercadorias e prestao de servios ?

8.1 - Nota Fiscal (modelo 1 e 1-A)

O seu formato semelhante ao de uma folha de papel tamanho ofcio, sendo que o modelo 1 tem disposio vertical e o 1-A horizontal; O tamanho no dever ser inferior a 21,0 x 28,0 cm e 28,0 x 21,0 cm para os modelos 1 e 1-A, respectivamente, e suas 4 vias no podero ser impressas em papel jornal; Podem ser impressas por meio grfico (quando em blocos), ou por sistema de processamento de dados, no formato de formulrio contnuo; Dever conter indicao da data limite para sua utilizao, que no nosso Estado de 48 (QUARENTA E OITO) meses, a contar da data de sua impresso, e ter sua data discriminada no rodap do documento fiscal (Dec. 16.085); O campo reservado ao fisco, para aposio do selo fiscal, nos casos de notas impressas antes de junho de 2000, no poder ser inferior a 8,0 x 3,0 cm em qualquer sentido; A numerao dever se estender de 001 at 999.999, sendo reiniciada com a mesma designao de srie e subsrie quando esse limite for atingido, devendo nos casos de blocos de notas fiscais, serem enfeixados com no mnimo 20 (vinte), e no mximo 50 (cinqenta) notas.

8.2 - Nota Fiscal (modelo 2)

A Nota fiscal modelo 2, srie D (Nota Fiscal de Venda ao Consumidor), o documento fiscal emitido de forma manual, para acobertar aquisies em que o prprio consumidor transporta a mercadoria adquirida; Dever conter obrigatoriamente os dados do emitente (nome da empresa, inscrio estadual, CNPJ(MF), endereo completo, data de emisso e o nmero da AIDF Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais (no rodap); Ser emitida em operaes de venda vista, a consumidor no contribuinte do i mposto, em 2 vias, sendo a primeira destinada ao consumidor e a segunda ficar presa ao bloco para exibio ao fisco.

8.3 - Cupom Fiscal:

Ser emitido por Emissor de Cupom Fiscal ECF, devidamente autorizado pela GERE, com selo prprio afixado no equipamento, nas vendas vista a consumidor final, nos casos em que a mercadoria seja

retirada pelo prprio comprador; Dever conter obrigatoriamente, na parte superior do documento fiscal a expresso Cupom Fiscal, alm dos os dados do contribuinte (nome da empresa, inscrio estadual, CNPJ (MF), endereo completo e data de emisso); No rodap do cupom fiscal devero constar as informaes de marca e modelo do equipamento, logotipo fiscal e BR estilizado.

9 - Em que situaes ocorre a utilizao de sries nas notas fiscais modelo 1 e 1 A ? De acordo com a legislao, poder ser permitida a utilizao de sries distintas, se houver interesse do contribuinte. As sries sero designadas por algarismos arbicos, em ordem crescente a partir de 1, sendo vedada a utilizao de subsrie. Ser obrigatria a utilizao de sries distintas:

1 No caso de uso concomitante de nota fiscal e nota fiscal fatura; 2 Quando houver determinao por parte do fisco, para separar as operaes de entrada e sada.

Os contribuintes devero utilizar documentos fiscais de sries distintas, sempre que realizarem:
1. 2. 3. 4. 5. Ao mesmo tempo, operaes ou prestaes de servios sujeitas e no sujeitas ao ICMS; Vendas fora do estabelecimento, inclusive por meio de veculos; Operaes com produtos estrangeiros de importao prpria, inclusive nas vendas particulares; Operaes com produtos estrangeiros adquiridos no mercado interno, inclusive nas vendas a particulares; Operaes de sada de mercadorias, armazenadas em depsito fechado ou armazm geral, que no devam transitar pelo estabelecimento depositante.

10 - Qual o documento que poder ser utilizado para acobertar sadas de mercadorias sujeitas ou no ao imposto, por pessoas no inscritas no Cadastro de Contribuintes ?
Nas sadas de mercadorias no sujeitas ao imposto, promovidas por pessoas no inscritas no Cadastro de Contribuintes, bem como quando o contribuinte for dispensado da emisso de nota fiscal, poder ser emitida pela Receita Estadual (Agncias de Atendimento e Postos Fiscais) a NOTA FISCAL AVULSA, antes da sada dos objetos ou mercadorias.

11 - Quais as principais caractersticas da Nota Fiscal Avulsa ?

Na Nota Fiscal Avulsa devero constar as seguintes indicaes:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Denominao Nota Fiscal Avulsa; Nmero de ordem e nmero de via; Nome e endereo do remetente; Nome e endereo do destinatrio; Natureza da operao; Data de emisso; Discriminao dos objetos ou mercadorias; Nome do transportador, seu endereo, placa do veculo e despesas acessrias de frete e seguro, por conta do destinatrio; Destaque do imposto, quando for o caso.

12 - Qual a quantidade de vias da Nota Fiscal Avulsa e a destinao de cada uma delas ? A Nota Fiscal Avulsa ser emitida em 04 (quatro) vias que tero a seguinte destinao:

1.

A 1a. via acompanhar os objetos ou mercadorias no seu transporte, para ser entregue pelo transportador ao destinatrio;

2. 3. 4.

A 2a. via ficar em poder da repartio expedidora; A 3a. via acompanhar os objetos ou mercadorias e destinar-se- a fins de controle na unidade da Federao do destinatrio, quando se tratar de operao interestadual; A 4a. via ficar em poder do remetente.

13 - Nos casos de aquisio de mercadorias em outros Estados, como identificar a autenticidade de uma nota fiscal ?

Para assegurar-se da autenticidade de uma nota fiscal oriunda de outro Estado da Federao, deve-se observar se a mesma contm registro por impresso de dados, aps sua digitao no Posto Fiscal de divisa estadual ou, na falta deste, com o selo fiscal srie C aposto no anverso do documento fiscal. Outra informao importante a situao cadastral da empresa que emite a nota ou adquire a mercadoria. Se a nota fiscal emitida por empresa que tenha o cadastro inativo, suspenso ou cancelado, existe uma situao de irregularidade.
14 - Como fazer para identificar se uma empresa do Maranho ou de outro Estado est com cadastro regular ?

Para consultar o cadastro do ICMS da Receita Estadual e das demais Secretarias de Fazenda de outros Estados, basta acessar a Pgina da Receita Estadual na Internet (www.gere.ma.gov.br) e consultar na Guia Consulta ao Cadastro de Contribuintes, para obter informaes pblicas cadastrais das empresas de todo o Brasil, informando-se quais esto em situao regular, ou de irregularidade (suspensas, canceladas, inativas e outras situaes).
15 - Quais os documentos fiscais considerados inidneos, para todos os efeitos fiscais, fazendo prova apenas em favor do fisco ?

Todo aquele documento que se enquadrar nas situaes abaixo:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Omita as indicaes determinadas na legislao; No seja o legalmente exigido para a respectiva operao ou prestao; No guarde as exigncias ou requisitos previstos na legislao; Contenha declaraes inexatas, esteja preenchido de forma ilegvel ou apresente emendas ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza; Apresente divergncias entre os dados constantes de suas diversas vias; No esteja autenticado, na forma estabelecida pelo Gerente de Estado da Receita Estadual; Seja emitido por contribuinte cuja inscrio tenha sido baixada; Tenha sido declarado, por ato da Receita Estadual, desaparecido ou extraviado.

16 - Quais as situaes nas quais poderemos considerar um documento fiscal como FALSO ?

1. 2. 3.

Aquele que tenha sido confeccionado sem a devida autorizao fiscal; Aquele que embora revestido das formalidades legais, tenha sido utilizado com intuito comprovado de fraude; Aquele emitido por contribuinte fictcio ou que no mais exercite suas atividades.

17 - Quais os INDCIOS documentos fiscais ?

1. 2. 3.

de

irregularidade

em

Inexistncia de selo fiscal para documentos confeccionados at junho de 2000, excetuando-se as notas fiscais impressas em formulrios contnuos; Selo fiscal mal colocado ou recolados sobre a primeira via do documento fiscal; Mercadorias originrias de localidades reconhecidamente no produtora

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

ou distribuidora do produto constante do documento fiscal; Data de emisso anterior ao da impresso da NF; Omisso do nmero e data da AIDF (Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais), no rodap ou lateral da NF; Lanamento de quantidades e valores sem pontuao; Contenha declaraes inexatas, esteja preenchida de forma ilegvel ou apresente emendas ou rasuras que lhe prejudique a clareza; Omisso do preenchimento das quantidades e valor do ICMS por extenso, em se tratando de nota fiscal do produtor ou avulsa, de emisso da GERE; Tonalidades diferentes, nas diversas vias, em reproduo carbonadas; Falta da indicao da natureza da operao; Ausncia das datas de emisso da nota fiscal e sada dos produtos; Modelo e srie da nota fiscal, incompatveis para a operao; Nas operaes com gado bovino, em que seja exigido o Registro Genealgico e a numerao, cor e demais caractersticas do animal, informado no documento, no corresponder com o(s) animal(is) transportado(s); Vias de uma mesma nota fiscal, que no guardem correspondncia em relao aos dados obrigatoriamente impressos, grafia ou autenticao; Nota fiscal acobertando mercadorias tributadas sem o destaque do ICMS; Nota fiscal registrando dados com valores inferiores realidade (subfaturamento); Documento fiscal emitido com grafia ou cor diferentes. Ex: dados do destinatrio e dos produtos; Omita as indicaes determinadas na legislao; Seja emitida por contribuinte cuja inscrio tenha sido baixada; No caso da no existncia dos dados: nome da empresa, CGC(MF), inscrio estadual e AIDF se for o caso, o documento fiscal no dever ser aceito.

18 - Como proceder nos casos de desconfiana da idoneidade das notas fiscais e das empresas fornecedoras ?
A Receita Estadual instalou um servio telefnico de recepo de denncias fiscais e reclamaes, que a sua Ouvidoria. A ligao gratuita deve ser feita para o telefone (0800 98 1528) ou pelo e-mailasplan@gere.ma.gov.br, que a denncia ser apurada.

19 - Como proceder nos casos de consultas sobre a validade de notas fiscais ou outros documentos que os rgos pblicos tenham alguma desconfiana ?
As notas fiscais e os documentos suspeitos, alm do pedido de consulta, devem ser encaminhados Gerncia da Receita Estadual Clula de Gesto da Administrao Tributria Endereo: Av. Jernimo de Albuquerque, s/n, Calhau, ed. Clodomir Milet, 5 andar, fone: (98) 218.8275.

20 - PRAZOS DE VALIDADE - NOTAS FISCAIS

PRAZOS ITEM HISTRICO LEGISLAO

INCIO

FIM

Documentos fiscais no sujeitos autenticao e autorizados at 31/12/92 (sem autenticao por selo)

01

LIMITADO AT 30/06/1994

...

30/06/1994

At a vigncia do RICMS aprovado pelo DEC.11.416/86

02

Documentos fiscais sujeitos autenticao por selo fiscal e autorizados partir de 01/01/93 18 MESES

Janeiro/93

Junho/97

Dec. 14.744/95

03

Documentos fiscais sujeitos autenticao por selo fiscal e autorizados partir de 01/07/1997 24 MESES

Julho/97 Dezembro/97

Dec. 15.640/97

04

Documentos fiscais sujeitos autenticao por selo fiscal e autorizados partir de 01/01/98 36 MESES

Janeiro/98 Fevereiro/98

Dec. 16.069/98

05

Documentos fiscais sujeitos autenticao por selo fiscal e autorizados partir de 01/03/98 48 MESES

Maro/98

Em vigor

Dec. 16.085/98