Manual de Sistema RECEP

Salvador, janeiro de 2006.

SUMRIO

CADASTRO BSICO DO MDULO.............................................................................................................................3 FUNCIONALIDADES DO MDULO..............................................................................................................................3 MACRO FLUXO...................................................................................................................................................3 1.1 RECEPO DO PR CHECK-IN.........................................................................................................................4 1.2 INICIAR CADASTRO OU COMPLEMENTO DOS DADOS DO PACIENTE..............................................................................5 1.3 INTERNAO DE PACIENTES.............................................................................................................................8 1.4 IMPRESSO DE FORMULRIOS.........................................................................................................................12 1.5 CONTROLE DE DOCUMENTOS GUIAS VENCIDAS...............................................................................................14 1.6 DEPSITO INICIAL DESPESAS-EXTRAS...........................................................................................................16 1.7 MUDANA E EFETIVAO DE LEITO.................................................................................................................17 1.8 ALTA ADMINISTRATIVA..................................................................................................................................19 1.9 MUDANA DE CONVNIO...............................................................................................................................20 1.10 PAINEL DE LEITOS......................................................................................................................................20 1.10.1 PARA LIBERAR UM LEITO..........................................................................................................................22 1.11 EMISSO DE FATURA.......................................................................................................................17 1.12 QUITAO DE FATURA....................................................................................................................21 1.13 EMISSO DE NOTA FISCAL..............................................................................................................22 1.14 PEDIDOS PARA SETOR................................................................................................................................23 1.15 PROTOCOLO.............................................................................................................................................24

Cadastros Bsicos do Mdulo

Tipo de Apartamentos Apartamentos Motivos de Despesas Extras Tipos de Salas de Cirurgia Salas Cirurgias Clnicas/Alas Religio Etiquetas Configurveis (Pacientes/Pronturio)

Funcionalidades do Mdulo
Pr Check-in Internao dos pacientes, com emisso dos formulrios de internao, termo de responsabilidade, contrato de prestao de servios e etiquetas para a identificao da pulseira do paciente; Emisso e controle sobre recibos de depsito inicial; Informaes sobre os produtos e servios no cobertos pelos convnios; Localizao rpida de informaes relacionadas aos pacientes internados no hospital; Emisso de informaes sobre taxas de ocupao, censo hospitalar, livro de entrada e sada; Agenda de endereos e telefones de contatos dos mdicos e equipes mdicas que trabalham com o hospital;

As informaes dos pacientes so divididas em duas partes; Os dados pessoais (nome, endereo, filiao, nascimento, etc.), este cadastro denominado de pronturio. As informaes especficas de cada passagem do paciente no hospital (data de admisso, convnio, leito, mdico, guia, etc.), este chamado de registro de entrada, ou simplesmente, cadastro de pacientes. Quando o paciente retorna ao hospital, as informaes do pronturio no precisam ser informadas novamente, agilizando o processo de admisso dos pacientes.

Macro Fluxo

Pr Check-in

Internao

1.1

Recepo do Pr Check-in
A pr-internao de paciente feita quando o mdico ou secretria agenda uma cirurgia (no sistema Blochos). As reservas de Salas de Cirurgia sero feitas pelo Centro Cirrgico com o cadastramento dos procedimentos a serem realizados, dados bsicos do paciente, cirurgio responsvel e materiais especiais indicados. Ainda no Centro Cirrgico poder ser feita a reserva de leitos. Inicialmente o usurio do pr check-in dever acessar a tela a cada 60 (sessenta minutos), para verificar novas reservas de cirurgia. A tela de Reserva de salas de cirurgia tambm pode ser acessada pelo atalho, selecionando a reserva de sala de cirurgia.

Na tela a seguir, devero estar todas as cirurgias marcadas pelo bloco cirrgico. Depois de localizar o paciente desejado, o usurio do pr check-in clica no boto [Alterar] para complemento ou abertura do pronturio do paciente.

Inicialmente o usurio dever se posicionar na tela de (Recep > Recepo > Reserva > sala de cirurgia > data inicial > boto localizar).

1.2 Iniciar o cadastro ou complemento dos dados do paciente

Na tela aps clicar no boto pronturio existe ou abrir um novo. [Alterar], o usurio ir acessar a tela de [Pronturio] , para pesquisar se o

Nota: O usurio dever preencher nesta tela todos os dados do paciente, para que no dia do internamento coloque-se apenas o que no foi possvel preencher no dia da marcao como o leito, ressaltando que h casos que no dia da marcao poder se fazer necessrio efetuar a reserva de leito, como o caso de cirurgias de grande porte (gastroplastia, etc).

o
Nesta tela o

usurio localiza pelo nome e/ou data de nascimento do paciente, caso no encontre, abre-se este novo pronturio.

o o o o o o o

Aps o preenchimento dos dados nas abas de Identificao e Endereo, o usurio pressionar <F2> ou duplo clique do mouse, para voltar tela j com os dados inseridos. No campo Nome informar o nome completo do paciente sem abreviaes. Na aba de Identificao os campos obrigatrios so:

Nascimento, Nome da Me e CPF.

Na aba de Endereo todos os campos so opcionais. Na aba Complemento todos os campos so opcionais. Aps a autorizao do convnio o usurio poder proceder com a internao do paciente preenchendo os campos obrigatrios da tela de Cadastro de Paciente. Na aba de Dados Gerais os campos obrigatrios so:

Convnio, Plano, Clnica, Atendimento, Matrcula, Validade, Guia, Senha.

Na aba Responsvel os campos obrigatrios so: Nome, Nome do Responsvel e Segurado.

o o o

Na aba Atendimento os campos obrigatrios so: Mdico, Assistente, Especialidade do atendimento, Previso de alta (data e hora). Na aba de Complemento todos os campos so opcionais. Na aba de Profissionais todos os campos so opcionais.

Em seguida clicar no boto

[OK] para finalizar a digitao.

Se o paciente for particular devero ser informados os mesmos dados de conveniados, exceto os dados referentes autorizao de convnio.

Tela de Reservas de salas cirurgias > aba de Pr-internao-Geral: Nesta aba deve ser informada a clnica (especialidade mdica), o tipo de atendimento (clnico, cirrgico, maternidade ou peditrico). Tambm no campo de convnio deve ser informado o convnio e o plano. O preenchimento de alguns campos ser preenchimento de acordo com as normas da operadora de sade no campo autorizao. Nota: Se o convnio do paciente for empresa fica obrigatrio o campo do hospital. [Empresa], de acordo com as normas estabelecidas

Nota: Na tela a seguir devem ser informados os dados do responsvel pelo paciente, caso no seja informado ser preenchido no dia da internao do paciente, ressaltando que obrigatrio.

Tela de Reservas de salas de cirurgias > aba de Pr-internao-Responsvel

Tela de Reservas de salas cirurgias > aba de Pr-internao-Atendimento: Nota: Nesta tela ser preenchido > Mdico > Assistente, caso tenha alguma informao ser preenchido no campo observao onde est grifado.

1.3 Internao de Pacientes Os pacientes que j passaram pelo agendamento da cirurgia e pr-checkin, j tero seus dados cadastrados no sistema.
Inicialmente o usurio dever se posicionar na tela de Internao de Pacientes (Recepo > Paciente > Boto Internao).

o o

Boto [Internao]: Para internar um paciente o usurio dever clicar no boto Internao da tela de pacientes. O sistema mostrar a tela de Internao do paciente. Se o paciente tiver uma reserva de sala cirrgica (agendamento), o usurio dever marcar a opo Sala de Cirurgia no campo Tipo de Reserva e clicar no boto [Lista], no campo Reserva, o sistema abrir a tela Lista de Reservas de Salas de Cirurgias.

Observao: Se o usurio j tiver o nmero da reserva basta digit-lo no campo Reserva da tela de Cadastro de Pacientes.

Os dados do pronturio, cadastrados em outra internao ou no pr-checkin, sero automaticamente carregados para a aba de Pronturio. Na aba de Dados Gerais devem ser informados os dados do plano e autorizao. Os campos das demais abas seguem o mesmo padro do pr-checkin. Caso j tenham sido preenchidos naquela fase, estes dados apenas sero confirmados no momento da internao.

Observao: No quadro autorizao, a Matrcula ser resgatada do ultimo atendimento do paciente.

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11

Nessa tela ser necessrio preencher o campo observao, caso tenha alguma a ser informada.

apenas

Nessa tela o usurio dar [ok], onde passar para tela de > Procedimentos Previstos

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Na tela de Procedimentos Previstos, ser informado o Cdigo do procedimento a ser realizado, esse cdigo passado pela tabela das operadoras de sade.

O usurio poder informar mais de um Procedimento.

1.4 Impresso de Formulrios Os termos sero Impressos automaticamente aps confirmao da tela dos procedimentos previstos.

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Impresso dos formulrios associados ao atendimento de internao: ao final do preenchimento dos dados da internao do paciente, devero ser impressos os documentos relativos ao atendimento do paciente. Para imprimir estes formulrios, o usurio dever selecionar o paciente na lista de pacientes e clicar no boto Imprime Formulrios. Finalizada a impresso dos formulrios, o sistema retornar para a tela Lista de Cadastro de Pacientes para que o usurio possa realizar o prximo atendimento (internao).

Caso o usurio esquea de imprimir algum termo poder ir tela de Lista de Cadastros de Paciente > Imprime Formulrios, onde aparecer a seguinte tela.

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1.5 Controle de Documentos Guias Vencidas

Inicialmente o usurio dever se posicionar na tela de Situao do Paciente (Recepo > Situao do Paciente)

Nesta tela, informando o registro do paciente no campo Paciente, o sistema apresentar uma tela com diversas informaes, referentes conta do paciente at o momento, faturas, mudanas de leito ocorridas, pendncias de documentao, recursos de glosa e protocolos do paciente. A tela de Situao do Paciente tambm pode ser acessada pela lista de Pacientes (Recepo > Pacientes).

Diariamente a recepo dever gerar o relatrio de guias vencidas e pacientes sem guias. Este relatrio faz parte do procedimento operacional padro da recepo. Para acessar este relatrio o usurio dever entrar em Recepo > Pacientes e clicar no boto da impressora: Ao clicar no boto da impressora, o sistema mostrar a tela com opes de relatrios:

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Escolher o relatrio de Vencimento de Guias. O sistema permite que os dados sejam visualizados apenas na tela (para isto, clicar em visualizar) e para que os dados sejam impressos (clicar em imprimir). Outras configuraes de impresso podem ser feitas no boto opes impresso (como mudana de impressora e etc). Aps a escolha do Layout e forma de impresso, clicar no boto OK. O sistema mostrar a tela de parmetros do relatrio:

Na tela de parmetros deve ser informada a ordem em que se quer visualizar o relatrio, se a impresso ser completa (tudo do perodo informado) ou sero impressos somente os pacientes selecionados na tela anterior (Seleo). Deve ser informado o perodo de validade das guias. Normalmente ter uma margem de segurana para que haja tempo para a prorrogao da guia antes que esta fique vencida. Pode ser selecionado um ou mais pacientes, convnios, clnicas e unidades. A opo imprimir parmetros, quando checada, mostra no final do relatrio os parmetros escolhidos para a gerao do relatrio. A opo Imprimir informaes complementares, quando checada, imprime mais detalhes sobre os pacientes com guias vencidas. As opes apenas pacientes internados, quando checada, imprime somente pacientes que esto internados e no teve alta. A opo Apenas guias Vencidas, quando checada, imprime somente guias que j venceram (dentro do perodo informado). As opes Apenas pacientes sem nmero de guia, quando checada, imprime somente pacientes que no possuem guia associada ao seu atendimento. Aps selecionar as opes desejadas, clicar no boto OK. O sistema vai gerar o relatrio conforme os parmetros informados.

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1.6 Depsito Inicial Despesas-Extras

Para a digitao de deposito inicial para despesas-extras, inicialmente o usurio dever posicionar na tela Lista de Caues de Pacientes (Recepo > Pacientes > Boto Caues).

Nesta mesma tela o usurio poder consultar as caues de pacientes que foram digitadas no sistema. Para listar todas as caues o usurio dever clicar no boto [Localizar]. Nota: A pesquisa pode ser realizada pelo n do documento, nome do paciente, procedimento e/ ou tipo de cauo.

Na tela de Lista de Caues de Pacientes (Recepo > Digitao de Caues) o usurio dever clicar no boto [Novo] realizar o depsito de Cauo do paciente. O sistema abrir a tela Caues de Pacientes.

, para

Para a digitao da cauo o usurio dever localizar o paciente atravs do boto automaticamente a tela Lista de Cadastros de Pacientes.

[...], no campo Paciente, o sistema abrir

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o o o o

Preencher o campo Nome do Paciente e clicar no boto

[Localizar].

Para pesquisar os pacientes internados o usurio pode selecionar a opo de . Nota: a pesquisa pode ser realizada pelo nome do paciente, nome da me, data de nascimento e/ou data da entrada. Aparece a listagem do(s) nome(s) pesquisado(s). Quando encontrado pressionar a tecla <F2> ou duplo clique do mouse no paciente desejado. O sistema retornar para a tela de Caues de Pacientes. O usurio dever preencher os campos obrigatrios da tela Caues de Pacientes. No campo Documento clicar no boto [Novo] para gerar o n de documento, data e hora automaticamente.

Na opo Dados da Cauo se o usurio selecionar Outro, dever informar tambm a opo Tipo de Pessoa do Responsvel e os campos: Nome do \Responsvel, Ident. e CPF. Na opo Procedimento o usurio dever selecionar a opo de Requisio, pois se trata de uma entrada/depsito de cauo. Na opo Tipo Cauo o usurio selecionar a opo Retida. Na Cauo Retida o valor da depositado utilizado como uma garantia. Informar os campos: Motivo e Valor.

Selecionar a Forma de Pagamento. Se o usurio selecionar Cheque dever preencher tambm os campos: Nmero do Cheque, Nmero do Banco, Agncia e Cidade de Origem.

1.7 Mudana e Efetivao de Leito Inicialmente o usurio dever posicionar na tela Lista de Cadastro de Pacientes (Recepo > Pacientes).
Localizar o paciente que vai mudar de leito. Depois, clicar em [Muda Leito...] .

Clicar em [Efetivao]

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Preencher os seguintes campos:

Novo Leito: leito para onde ir o paciente <ENTER>. Data e Hora: data e hora da mudana de leito <ENTER>. Desocupa leito anterior: sim ou no? <ENTER>. Paciente vai para novo leito: se no desocupar leito anterior, vai para novo leito? <ENTER>. Opo: opo pela qual foi realizada a mudana de leito <ENTER>. Autorizado por: quem autorizou a mudana <ENTER>. Tipo de Leito bsico: tipo de leito bsico coberto pelo convnio <ENTER>. Senha: se exigido pelo convnio, este campo deve conter a senha para mudana de leito <ENTER>. Finalizar clicando em [OK].

Para cancelar o ltimo registro de mudana de paciente, basta clicar em Leito.

[Cancelamento] na tela Mudana de

Para trocar dois pacientes de leito, clicar em

[Troca Leito] na tela Mudana de Leito.

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Para Paciente:

Novo Leito: novo leito do paciente. Deve ser um leito ocupado <ENTER>. Opo: opo pela qual foi realizada a mudana de leito <ENTER>. Autorizado por: quem autorizou a mudana caso o convnio no realize a cobertura <ENTER>. Tipo de Leito bsico: tipo de leito bsico coberto pelo convnio <ENTER>. Senha: se exigido pelo convnio, este campo deve conter a senha para mudana de leito <ENTER>.

Para Paciente para Troca (o paciente para troca o do leito escolhido anteriormente):

Novo Leito: o leito do paciente acima. <ENTER>. Opo: opo pela qual foi realizada a mudana de leito <ENTER>. Autorizado por: quem autorizou a mudana caso o convnio no realize a cobertura <ENTER>. Tipo de Leito bsico: tipo de leito bsico coberto pelo convnio <ENTER>. Senha: se exigido pelo convnio, este campo deve conter a senha para mudana de leito <ENTER>. Data e Hora: data e hora da mudana de leito <ENTER>. Finalizar clicando em [OK].

1.8 Alta Administrativa

Aps a alta mdica do paciente, a tesouraria registra a alta administrativa e confirma os lanamentos ou realiza os lanamentos pendentes. Quando for registrada a alta administrativa o sistema libera automaticamente o leito para a higienizao. Inicialmente o usurio dever posicionar na tela Lista de Cadastro de Pacientes (Recepo > Pacientes). Localizar o paciente para informar os procedimentos. Aps, clicar em [Alta] .

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1.9 Mudana de Convnio

Inicialmente o usurio dever posicionar na tela Lista de Cadastro de Pacientes (Recepo > Pacientes). Localizar o paciente para informar os procedimentos. Aps, clicar em [Muda Convnio] .

1.10 Painel de leitos

A tela Painel de leitos que se encontra na barra de ferramenta no canto esquerdo do monitor.

Ao clicar em cima do boto painel de leitos o usurio, far liberao caso as camareiras esqueam de liberar no sistema. Nota: A supervisora da Recepo ter a incumbncia de todos os dias revisar no sistema esse painel.

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Andar: Clicando em cima de andar, sero mostrados os leitos desse andar. Tipo de Apartamento: Clicando em cima de tipo de apartamento, sero mostrados os leitos desse tipo. Setor: Clicando em cima de tipo de setor, sero mostrados os leitos por setor.

Na tela de painel de leitos, o usurio visualizar tambm a situao da ala (quantidade de leitos, total, leitos ocupados, pacientes com alta e ocupao). Na Recepo de internao ter um relatrio dirio dos leitos do hospital. Casa - Alta mdica Chave - Leito est fechado Bonecos - Leito est ocupado Balde/vassoura - Leito est em limpeza

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Tela de painel de leitos

1.10.1 Para liberar um leito Na tela Painel de Leitos, o usurio dever localizar o leito, clicar em cima desse leito com boto direito do mouse ou na lixeira que fica a direita da tela.

Nesta tela tambm poder ser visto, quais os apartamentos que esto em Reserva.

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Na Barra de Menus do RECEP, em Ocupao existem alguns relatrios de estatstica dos leitos.

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1.11 Emisso de Faturas

Inicialmente o usurio dever posicionar na tela Lista de Faturas (Fatura > Faturamento).

Ao selecionar o boto individual, o sistema mostrar a tela abaixo onde devem ser informados os pacientes que tero contas a faturar, o destino da fatura (Paciente particular) e clicar no boto [Adicionar]. Aps adicionar o paciente que deseja faturar, o usurio dever clicar em [Executar]. Ao clicar no boto [Executar], o sistema vai gerar a folha de rosto.

Ainda na gerao de fatura possvel conceder um desconto bastando clicar no boto [Descontos].

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O sistema abrir a tela de descontos onde ser possvel ser digitado um valor ou percentual de desconto para o paciente. Aps informar o desconto, o usurio dever clicar em Aplicar Desconto

Depois de ter aplicado o desconto e confirmar a emisso da fatura no boto OK, o sistema mostrar a tela de Escolha de format de fechamento onde o paciente dever selecionar a opo desejada:

Boto Fecha Fatura: Serve para fechar a fatura parcialmente. Quando o paciente continua internado. Fecha os valores do paciente/convnio at o momento. Boto Fecha Conta: Serve para fechar a fatura quando o paciente tiver alta.

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Ao emitir a fatura , o sistema mostrar o demonstrativo de fatura individual e posteriormente a relao de consumo do paciente.

Demonstrativo de Fatura individual

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1.12 QUITAO DE FATURA

Para a quitao de pacientes o usurio dever posicionar na tela Quitao (Fatura > Quitao). [...],no campo registro, o sistema abrir automaticamente a tela Lista de cadastro de

O usurio dever clicar no boto Pacientes.

o o

Preencher o campo Nome do Pacientes e clicar no boto

[Localizar]. .

Para pesquisar os pacientes internados o usurio pode selecionar a opo de

Nota: a pesquisa pode ser feita pelo nome do paciente, nome da me,data de nascimento e/ou data de entrada.

Aparece a listagem do(s) nome(s) pesquisado(s).Quando encontrado pressionar a tecla <F2> ou duplo clique no mouse no paciente desejado. O sistema retornar para a tecla Quitao o O usurio dever preencher os campos obrigatrios da tela Quitao.

Na opo Pagamento o usurio dever informar os campos Data, selecionar a opo Total ou Parcial, e o Valor. Concludo a digitao dos dados o usurio dever clicar no boto [Confirmar].

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1.13 EMISSO DE NOTA FISCAL

Para a emisso de nota fiscal o usurio dever posicionar na tela Lista de Notas Fiscais (Fatura > Nota Fiscal > Padro).

usurio dever selecionar o boto Emitir. O sistema mostrar a tela abaixo onde devero ser informados os dados da nota fiscal a ser emitida e confirmados no boto OK.

Ao confirmar a emisso de nota fiscal, o sistema mostrar a tela de destinatrio, onde dever ser informado se a nota fiscal ser emitida para o convnio, paciente, responsvel ou terceiros. Ao clicar no boto OK , o sistema emitir a nota fiscal conforme layout especificado pelo BVMC.

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1.14 Pedidos para Setor

Havendo a necessidade de solicitar materiais de escritrio para o setor, o responsvel do setor solicitante deve fazer o pedido ao setor de suprimentos (almoxarifado). As solicitaes so atendidas, pelo setor de suprimentos, cabendo ao solicitante fazer o recebimento dos produtos. Inicialmente o usurio dever posicionar na tela Pedido Interno de Materiais para o Setor (Movimento > Pedido para o Setor).

Preencher os seguintes campos:

Pedido: clicar no boto [Lista].

[Novo] para gerar um nmero de pedido. Para localizar um pedido basta clicar no boto

Classificao: uma Requisio ou Devoluo? <ENTER>.

boto

Setor Origem: setor que est emitindo o pedido. Para localizar os produtos. Para localizar um setor basta clicar no [Lista].

Setor Destino: setor ao qual est sendo destinado o pedido (farmcia, almoxarifado...). Para localizar basta clicar no boto [Lista]. Data e Hora: o sistema carrega a data e hora atual automaticamente, basta teclar <ENTER>.

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Urgente: um pedido urgente? <ENTER>. Produto: cdigo do produto. Para localizar pressionar <F2>, selecionar e pressionar <F2>. possvel procurar pelo nome do produto, basta teclar <TAB> que o cursor se posiciona no campo texto. Utilizar o asterisco (*) como coringa. Qtd. Solicitada: quantidade do produto a ser solicitada <ENTER>. Entrar com quantos produtos for necessrio. Finalizar clicando em [Confirmar].

1.15 Protocolo
Inicialmente o usurio dever posicionar na tela Lista de Cadastro de Protocolos (Movimento > Protocolos).

Clicando no boto [Novo] abrir a seguinte tela para procedimento:

Cdigo: J vem preenchido pelo prprio sistema. Setor Oigem: Clicar no boto Setor Destino: Clicar no boto [Lista] para identificar o setor que est enviando os documentos. [Lista] para identificar o setor no qual est sendo enviado os documentos. [Lista] para identificar o tipo de documento que se est enviando.

Tipo de Documento: Clicar no boto

No.Doc.: Inserir o numero do documento a ser enviado. Motivo do envio: Clicar no boto [Lista] para identificar o motivo do envio dos documentos enviados.

Observaes: colocar o nome da pessoa que dever receber os documentos e alguma observao a ser feita se necessrio.

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Finalizar clicando no boto Ok

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