UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Econmicas Licenciatura en Contadura Pblica y Auditora

Estructura y fortalecimiento operacional en las reas de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos, en Malher S. A. bodega regional peten (Practica Empresarial Dirigida -PED-)

Selvin de Jess Soberano Martnez

Petn, Junio 2009

Estructura y fortalecimiento operacional en las reas de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos, en Malher S. A. bodega regional peten (Practica Empresarial Dirigida P.E.D.)

Selvin de Jess Soberano Martnez

Petn, Junio 2009

Contenido

Resumen _____________________________________________________________________ I Introduccin_________________________________________________________________ II 1. Marco Terico ______________________________________________________________ 3

1.1 Antecedentes de Malher S. A. ____________________________________________________ 3 1.2 Ingresos _____________________________________________________________________ 4
1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 Efectivo ___________________________________________________________________________ 4 Presentacin del efectivo en el Balance General ___________________________________________ 5 Manejo del efectivo _________________________________________________________________ 5 Control interno sobre el efectivo _______________________________________________________ 6

1.3 Inventarios ___________________________________________________________________ 8

1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 Definicin de Inventario ______________________________________________________________ 8 Mtodo del costo promedio ___________________________________________________________ 9 Mtodo primeras entradas, primeras salidas ______________________________________________ 9 Mtodo ltimas entradas, primeras salidas ______________________________________________ 10 Mtodo identificacin especfica ______________________________________________________ 12

1.4 Activos Fijos _________________________________________________________________ 13

1.4.1 1.4.2 Activos Fijos Tangibles _____________________________________________________________ 13 Activos Intangibles. ________________________________________________________________ 14

1.5 Depreciacin_________________________________________________________________ 14
1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 Asignacin del costo de planta y equipo durante los aos de uso. ____________________________ 14 La Depreciacin no es un proceso de evaluacin. _________________________________________ 14 Valor en libros. ____________________________________________________________________ 15 El deterioro fsico.__________________________________________________________________ 15

1.6 Marco legal__________________________________________________________________ 16

1.6.1 1.6.2 1.6.3 Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala _______________________________________ 16 Cdigo De Comercio _______________________________________________________________ 17 Cdigo Tributario __________________________________________________________________ 19

2. Planteamiento del Problema__________________________________________________ 23

2.1 Ttulo de la Investigacin ______________________________________________________ 23 2.2 Justificacin _________________________________________________________________ 23

2.3 Objetivos ___________________________________________________________________ 24

2.3.1 2.3.2 Objetivo General ___________________________________________________________________ 24 Objetivos Especficos _______________________________________________________________ 24

2.4. Alcances y Limites ____________________________________________________________ 25

2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 Alcances _________________________________________________________________________ 25 Limites __________________________________________________________________________ 25 Aspecto Geogrfico ________________________________________________________________ 26 Aspecto Empresarial ________________________________________________________________ 26 Aspecto Personal___________________________________________________________________ 26

3. Metodologa aplicada en la prctica ___________________________________________ 26

3.1 Aspecto metodolgico _________________________________________________________ 26
3.1.1 3.1.2 Sujeto de investigacin (personas, informes, etc) _________________________________________ 27 Instrumentos Utilizados _____________________________________________________________ 27

3.2 Actividades Realizadas ________________________________________________________ 27

4. Aporte dado _______________________________________________________________ 28

4.1 A la Universidad Panamericana ________________________________________________ 28 4.2 A Malher, S. A. Bodega Regional Petn __________________________________________ 28 4.3 Al Estudiante ________________________________________________________________ 28 4.4 A Guatemala ________________________________________________________________ 28

5. Resultados de la investigacin _______________________________________________ 29 6. Anlisis de resultados ______________________________________________________ 32 7. Conclusiones _____________________________________________________________ 39 8. Propuesta de mejora y viabilidad del proyecto. ___________________________________ 40 9. Fuentes consultadas ________________________________________________________ 42 10. Cronograma de actividades __________________________________________________ 44 11. ndice de anexos __________________________________________________________ 45 Anexo 1 - Ficha de observacin _________________________________________________ 46 Anexo 2 Manual de procedimientos sobre el manejo de ingresos de efectivo.____________ 47 Anexo 3 Manual de procedimientos de inventarios fsicos (producto terminado)_________ 49 Anexo 4 - Formato de inventarios fsicos _________________________________________ 52 Anexo 5 Manual de procedimientos de inventarios de fechas (producto terminado)______ 53

Anexo 6 - Formato de inventarios de fechas ______________________________________ 56 Anexo 7 Formato de inventario mtodo P E P S __________________________________ 57 Anexo 8 - Cuestionario _______________________________________________________ 58 Anexo 9 Manual de polticas sobre el uso de activos fijos. __________________________ 60 Anexo 10 - Formato de identificacin de vehculos _________________________________ 64 Anexo 11 - Inventarios de medios de transporte (vehculos) __________________________ 65

Resumen
Como producto de la investigacin y evaluacin integral realizadas en la empresa Malher, S. A., Bodega Regional Peten, en las reas de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos, se determin que el control interno carece de procesos, y esta carencia no permite realizar de manera eficiente, las actividades administrativas y financieras respectivas.

Con la finalidad de que la empresa Malher, S. A. Bodega Regional Petn, sea eficiente, eficaz y oportuna en el manejo de las reas mencionadas y para dar cumplimiento al control interno, en un ambiente real, se decidi la aplicacin de los conocimientos de la Carrera de Contadura Pblica y Auditoria. Este informe, propone implementar el fortalecimiento en el sistema operacional, que contiene los lineamientos para el buen manejo de las reas, problemas y los procedimientos a seguir, para una ejecucin integral ptima.

Es importante mencionar, que la herramienta implementada es de suma utilidad, ya que servir en el futuro, para fomentar el manejo operacional adecuado ante las autoridades superiores y socios en general.

Introduccin
En toda organizacin empresarial, existen ciertos grupos de operaciones que por su importancia devienen en una especial atencin, dado a que son reas susceptibles de inconsistencias o irregularidades, que pueden afectar financieramente la continuidad de las operaciones, desde todo punto de vista y que por ende, requieren de una revisin constante en sus procesos y procedimientos, aplicados dentro del contexto operacional de cualquier entidad. (Prez, G. 2003: 1)

MALHER, S. A., es una empresa cuya actividad principal es la produccin y comercializacin de alimentos y bebidas, de fcil preparacin. Cmo parte de la distribucin cuenta con una Bodega Regional en Petn, donde se realiz la evaluacin integral, obteniendo como resultado evidente inconsistencias en los procesos, eso demuestra que no se ha implementado un sistema de control interno, capz de prevenir problemas en sus actividades financieras, razn por la que se debe buscar los mecanismos o tcnicas, que permitan la deteccin temprana y correccin oportuna de las fallas.

De lo anterior surge la necesidad, y cmo objetivo principal de implementar especficamente controles necesarios en los rubros, de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos, en virtud de que estos se constituyen como los rubros con mayor movimiento dentro de esta entidad comercial. Esta accin coadyuvar al resguardo de los intereses de la entidad y al fortalecimiento de cada una de sus operaciones, en los aspectos administrativos y financieros, y as transitar exitosamente, de manera sostenible, por las rutas nacionales internacionales de la competitividad.

II

1.

Marco Terico

1.1 Antecedentes de Malher S. A. La empresa MALHER, Sociedad Annima, fue constituida el 21 de Julio de 1957, es una entidad que realiza actividades mercantiles dentro del territorio nacional e internacional, su actividad principal es la produccin y comercializacin de alimentos y bebidas de alta calidad y de fcil preparacin. (Paiz, L. 2008) Tomando en cuenta el tiempo de existencia de la entidad, sta posee una estructura organizacional, pero con ciertos procesos que es necesario reestructurar y operativizar en beneficio de la empresa.

Se observa que, dentro de la Bodega Regional Peten, existen deficiencias de control interno, tanto en el rea administrativa como en la financiera. Misma que deben ser atendidas adecuadamente, para mejorar la calidad de cada una de las operaciones y procesos. Con estos logros se pretende posicionar a la Bodega Regional Petn, como un modelo para la organizacin y de esta manera, sustituir todas aquellas polticas inadecuadas, que afecten los intereses institucionales, contenidos en la visin y misin de la entidad.

Coherentemente se considera que el aporte de este trabajo de investigacin, es de suma importancia para la empresa dado que el C.P.A. (Contador Publico y Auditor), tiene los conocimientos en el rea administrativa, financiera y legal que le permiten tomar decisiones altamente efectivas, para el ptimo funcionamiento integral de Malher, S. A.

La investigacin, comprende el anlisis de conceptos de las reas de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos, adems de todos aquellos aspectos que tengan relacin estrecha, con las reas sujetas al estudio y que por ende, proporcionen valor agregado al trabajo.

El rea de ingresos est representada por todas aquellas operaciones que conllevan el manejo de efectivo derivado de sus operaciones de ventas.

El rea de inventario de producto terminado, lo constituye todos aquellos productos que la empresa tiene para la venta, con lo que genera ingresos, que le permiten cumplir con sus compromisos econmicos, de ah la importancia y estrecha relacin entre las reas bajo anlisis.

Los Activos Fijos, estn representados por el conjunto de bienes tangibles, que la empresa destina para la consecucin exitosa de sus actividades, entre estos los vehculos, el mobiliario y equipo, maquinaria, etc.

El rea de ventas, estrechamente ligada con las anteriores conlleva, las operaciones que generan flujos de efectivo, para la compra de activos fijos, mercaderas (inventarios de materia prima, para convertirlos en inventarios de producto terminado, listos para la venta), as como el pago de cualquier obligacin existente. En mi criterio, profesional las ventas, deben de tener atencin relevante, prioridad; para asegurar continuidad en sus operaciones. Todo lo anterior esta ligado y normado por Principios y Pronunciamientos de Contabilidad Generalmente Aceptados, que son sustantivas para el cumplimiento de todas y cada una de las operaciones necesarias.

De igual manera, se analiza cada uno de los procesos con la finalidad de formar un manual de procedimientos, que facilite la ejecucin de cada una de el, para ello es importante mencionar la importancia del conocimiento terico, para asimilar o comprender, el por qu de la ejecucin de registros contables, y clasificacin en trminos financieros.

1.2 Ingresos
1.2.1 Efectivo Los contadores definen el efectivo como el dinero depositado en bancos y cualquier rengln que los bancos acepten en depsito. Estos renglones incluyen no solamente monedas y billetes sino 4

tambin cheques, rdenes de dinero y cheques de viajeros. Los bancos aceptan adems cheques firmados por clientes, que utilizan tarjetas de crdito bancarias, tales como Visa y Master Card. Por tanto, las ventas a clientes que utilizan tarjetas de banco son ventas de efectivo, no ventas al crdito, para la empresa que hace la venta. La mayora de las compaas mantienen diversas cuentas bancarias, as como una pequea suma de dinero, disponible en caja. Por consiguiente, la cuenta efectivo en el mayor general es, con frecuencia, una cuenta de control. (I. Mc Graw Hill, Contabilidad base para las decisiones gerenciales,
Undcima Edicin, 270)

1.2.2 Presentacin del efectivo en el Balance General El efectivo ocupa el primer lugar en el balance general, porque es el activo ms liquido entre todos los activos corrientes. Para fines de la presentacin del balance general, el saldo de la cuenta de control efectivo, se combina con el de la cuenta de control de los equivalentes a efectivo. (I. Mc Graw Hill, Contabilidad base para las decisiones gerenciales, Undcima Edicin, 270)

1.2.3 Manejo del efectivo

El termino manejo del efectivo se refiere a la planificacin, control y contabilidad de las transacciones, y de los saldos en efectivo. Debido a que el efectivo se mueve tan fcil, como las cuentas bancarias y otros activos financieros, el manejo del efectivo significa realmente, el manejo de todos los recursos financieros. El manejo eficiente, de estos recursos, es esencial para el xito, incluso para la supervivencia, de toda organizacin empresarial.

Los objetivos bsicos del manejo del efectivo son los siguientes:

a) Proporcionar una contabilidad precisa de las entradas, los desembolsos y saldos de efectivo. Muchas de las transacciones que realiza un negocio, comprende las entradas y desembolsos de efectivo. As mismo, las transacciones de efectivo, afectan todas las

clasificaciones dentro de los estados financieros, activos, pasivos y patrimonios de los propietarios, as como los ingresos y gastos. Los estados financieros debe ser confiables, y por ello es absolutamente, esencial que las transacciones en efectivo, se registren correctamente.

b) Prevenir o minimizar perdidas de robo o fraude. El efectivo, es ms susceptible al robo que, cualquier otro activo y por consiguiente, requiere proteccin fsica. c) Evitar que queden inactivas innecesariamente, grandes sumas de efectivo en las cuentas bancarias sin producir ingresos. Con frecuencias, las compaas bien manejadas revisan sus saldos bancarios, con el fin de transferir cualquier exceso de efectivo, a equivalentes a efectivo o a otras inversiones que generen ingresos.

1.2.4 Control interno sobre el efectivo

El control interno sobre el efectivo, se considera algunas veces, simplemente como un medio para evitar fraudes y/o robo. Sin embargo, un buen sistema de control interno, ayudar tambin, a lograr los dems objetivos de manejo eficiente del efectivo, incluyendo la contabilidad precisa de las transacciones de efectivo, la anticipacin de la necesidad de endeudamiento y el mantenimiento de saldos de efectivo adecuados, pero no excesivos.

Los pasos ms importantes para ejercitar el control interno sobre las transacciones y los saldos en efectivo incluyen:

a) Separar la funcin manejo de efectivo, del mantenimiento de los registros contables, es decir los empleados que manejen efectivo, no debern tener acceso a los registros contables y el personal de contabilidad, no debe tener acceso al efectivo.

b) Establecer que todos los ingresos de efectivo, se depositen diariamente en el banco.

c) Efectuar peridicamente, la conciliacin de los extractos o documentos de soporte bancarios, con los registros contables. d) Para complementar el sistema de control interno, debern tener una pliza de fidelidad de una compaa de seguros (I. Mc Graw Hill, Contabilidad base para las decisiones gerenciales, Undcima
Edicin, 272)

Reconocimiento de ingresos. Basados la Norma Internacional de Contabilidad N. 18 y en el pronunciamiento de contabilidad financiera N. 8, afirmamos que se trata el reconocimiento de ingresos, que se originen en el curso de sus actividades normales y que pueden ser generados por la venta de bienes, la prestacin de servicios o el uso, por terceros, de bienes de la empresa.

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, reconocen a los ingresos nicamente cmo los resultantes de las actividades directamente rentables, que cambien la ecuacin patrimonial de la empresa, es decir, la recepcin del producto de una venta en efectivo, es un ingreso bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados, ya que el resultado de la venta, cambia el capital neto de la empresa.

En Malher, S. A. los ingresos estn constituidos por las transacciones que se generan entre el intercambio del producto terminado, que se le entrega a los clientes en el canal de detalle y mayoreo, quienes otorgan el pago en calidad de efectivo o en su defecto al crdito; dichas operaciones son consideradas, ya que afectan los resultados de la empresa aumentando las utilidades y disminuyendo el riesgo, de generar prdidas en relacin a una fecha de vencimiento o deterioro de los productos.

1.3 Inventarios
1.3.1 Definicin de Inventario En una compaa comercial, el inventario consta de todo los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. El inventario se convierte en efectivo, dentro del ciclo operacional de la compaa y por consiguiente, se considera como un activo corriente. En el balance general, el inventario se relaciona inmediatamente despus de las cuentas por cobrar, porque solo es un paso ms, en la conversin a efectivo, luego de los efectos por cobrar de los clientes. (I. Mc Graw Hill,
Contabilidad base para las decisiones gerenciales, Undcima Edicin, 323)

En base a las Normas Internacionales de Contabilidad N. 02 y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, en el pronunciamiento N. 02, INVENTARIOS, describe que son bienes tangibles propiedad de la entidad, que se tienen para la venta y/o para usarse en la produccin de bienes y servicios, en el curso ordinario de la empresa o negocio, para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta. (Aranguren, M. et al).

En empresa MALHER, S. A., Bodega Regional Petn el rubro de inventarios lo constituye el producto terminado, los que se definen como la parte primordial, para cubrir la demanda existente, en funcin al trabajo que realiza la fuerza de ventas. Esto hace indispensable la existencia y aplicacin de mtodos adecuados para el control de los inventarios, a saber:

a. b. c. d.

Mtodo del costo promedio o promedio mvil Mtodo primeras entradas, primeras salidas Mtodo ultimas entradas, primeras salidas Identificacin especifica

1.3.2 Mtodo del costo promedio

Cuando el mtodo del costo promedio est en aplicacin, el costo promedio de todas las unidades en inventario se calcula despus de cada compra, dividiendo el costo total de los bienes disponibles para la venta por el nmero de unidades en inventario. Puesto que el costo promedio puede cambiar despus de cada compra, a este mtodo se le conoce tambin como promedio mvil.

Bajo el supuesto costo promedio, se asigna el mismo costo por unidad (el costo promedio) a todos los artculos en el inventario. Por lo tanto, no importa que unidades sean vendidas; el costo de los bienes vendidos, se basa siempre en el costo unitario promedio actual. Registro auxiliar Base del costo promedio
Entradas Salidas Saldos Costo Costo Costo Total Unidades unitario Total Unidades unitario Total Fecha Unidades unitario 05/05/2009. 25 Q 339.00 Q 8,475.00 25 Q 339.00 Q 8,475.00 06/05/2009. 5 Q 339.00 Q 1,695.00 20 Q 339.00 Q 6,780.00 12/05/2009. 15 Q 345.00 Q 5,175.00 35 Q 341.57 Q 11,955.00 13/05/2009. 10 Q 347.00 Q 3,470.00 45 Q 342.78 Q 15,425.00 14/05/2009. 9 Q 342.78 Q 3,085.00 36 Q 342.78 Q 12,340.00

1.3.3 Mtodo primeras entradas, primeras salidas

El mtodo primeras en entrar, primeras en salir, conocido frecuentemente como PEPS o FIFO (en ingles), est basado en el supuesto de que la primera mercanca comprada es la primera mercanca vendida.

El mtodo PEPS utiliza costos reales de compra, y no un costo promedio. Por lo tanto, si se ha comprado mercancas a diversos costos, el inventario incluir muchas capas de costo, diferentes.

El costo de los bienes vendidos para una transaccin de ventas dadas, tambin puede involucrar muchas capas de costos diferentes.

Este mtodo se basa en el supuesto que, los productos que primero ingresan al inventario, en este orden son consumidos o vendidos. La caracterstica de este mtodo es que el inventario final queda valuado al costo de las compras ms recientes y al costo de ventas se aplican los costos ms antiguos. Registro auxiliar Base PEPS

Entradas Costo Unidades unitario Total Unidades Fecha 05/05/2009. 25 Q 339,00 Q 8.475,00 06/05/2009. 12/05/2009. 13/05/2009. 5 15 10 Q 345,00 Q 5.175,00 Q 347,00 Q 3.470,00

14/05/2009.

Saldos Costo Total Unidades unitario 25 Q 339,00 25 Q 339,00 Q 339,00 Q 1.695,00 20 Q 339,00 20 Q 339,00 15 Q 345,00 20 Q 339,00 15 Q 345,00 10 Q 347,00 Q 339,00 Q 3.051,00 11 Q 339,00 15 Q 345,00 10 Q 347,00

Salidas Costo unitario

Total Q 8.475,00 Q 6.780,00

Q 11.955,00

Q 15.425,00 Q 3.729,00 Q 5.175,00 Q 12.374,00

1.3.4 Mtodo ltimas entradas, primeras salidas

El mtodo ltimas en entrar, primeras en salir, conocido comnmente como UEPS o LIFO (en ingles), se encuentra entre los mtodos de uso mas generalizado, para determinar el costo de los bienes vendidos y valorar inventario. Como el nombre lo indica, se asume que la mercanca comprada mas recientemente (la ultima en entrar), es la que primero se vende.

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El mtodo UEPS utiliza costos de compra, reales en lugar de un costo promedio. De esta manera el inventario puede tener muchas capas de costo, diferentes. Si una venta incluye mas unidades de las incluidas en la capa de costos mas recientes, se supone que alguno de los bienes vendidos viene de la siguiente capa, ms reciente.

Este mtodo se basa en el supuesto que los ltimos productos ingresados al inventario son los que primero se consumen o venden. Una de las caractersticas de este mtodo, es que el inventario final queda valuado a costos antiguos de compra o produccin, y al costo de ventas se aplican los ms recientes. La utilizacin de este mtodo es recomendable en una economa como la nuestra, donde existe mucha variacin de los precios, los que inciden en la produccin y comercializacin de los mismos. Registro auxiliar Base UEPS

Entradas Salidas Costo Costo Unidades unitario Total Unidades unitario Fecha 05/05/2009. 25 Q 339.00 Q 8,475.00 06/05/2009. 12/05/2009. 13/05/2009. 5 15 10 Q 345.00 Q 5,175.00 Q 347.00 Q 3,470.00

14/05/2009.

Saldos Costo Total Unidades unitario 25 Q 339.00 25 Q 339.00 Q 339.00 Q 1,695.00 20 Q 339.00 20 Q 339.00 15 Q 345.00 20 Q 339.00 15 Q 345.00 10 Q 347.00 Q 347.00 Q 3,123.00 20 Q 339.00 15 Q 345.00 1 Q 347.00

Q Q Q

Total 8,475.00 6,780.00 11,955.00

Q Q Q Q

15,425.00 6,780.00 5,175.00 12,302.00

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1.3.5 Mtodo identificacin especfica

El mtodo de identificacin especfica, es el ms apropiado para inventarios de artculos de precio alto y bajo volumen. Este es el ltimo mtodo que, utiliza un paralelo exacto del flujo fsico de las mercancas. Si cada artculo en el inventario, es nico, como en el caso de las pinturas valiosas, joyas culturales y la mayor parte de la finca raz, claramente la identificacin especfica, es la seleccin lgica.

Ejemplo: Un comerciante de maderas preciosas ha comprado 1000 pies de madera, a un costo de Q. 6.00 el pie, poco despus la compaa compra otros 1000 pies de madera de la misma calidad, pero esta vez, el costo es de Q8.00 pie, las dos compras estn en rampas separadas, por lo tanto seria posible que la compaa utilizara el mtodo de identificacin especifica en la contabilidad de las ventas.

Suponiendo que existe la oportunidad de realizar una venta al menudeo a un precio de Q. 12.00 cada pie, importa realmente de cual rampa se retira la madera?, La respuesta es no; ya que la madera que esta en rampa es homognea. Bajo las actuales condiciones del mercado, la madera de cada rampa es igualmente valiosa. Concluir que es ms rentable vender madera de una rampa que de otra, es un argumento de lgica cuestionable. Estara usted dispuesto a retirar la madera comprada ms recientemente, de forma que el cliente pueda acercar su medio de transporte, hasta la rampa de madera de menor costo?

De los mtodos antes indicados el mtodo PEPS es el que se tienen contemplado aplicar en Malher, S. A., Bodega Regional Peten, de acuerdo a las circunstancias observadas, con el objetivo que refleje los resultados de manera razonable y confiable, mejorando la rotacin del producto terminado y establecer que los mecanismos, sean comunes y de fcil interpretacin.

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Cabe mencionar que se tom en cuenta el mtodo PEPS, nicamente para efectos de control interno, no as para efecto contable-fiscal, ya que por ser una Regional la documentacin contable se informa y registra en planta central ubicada en Ciudad Guatemala.

1.4

Activos Fijos

El termino activos fijos (o planta y equipo) describe los activos de larga vida, adquiridos para ser utilizados en las operaciones del negocio y no para la venta a los clientes. Los activos, normalmente proporcionan a las compaas muchos aos de servicio productivo y mejor que sea as, ya que representan una inversin significativa en recursos financieros de la empresa.

1.4.1 Activos Fijos Tangibles El trmino tangibles denota sustancia fsica, como es el caso de un terreno, un edificio o una mquina. Esta categora, se puede subdividir en dos clasificaciones claramente diferenciadas:

a) Propiedad de planta sujeta a depreciacin, incluye los activos fijos de vida til limitada, tales como edificios y equipo de oficina. b) Terrenos. El nico activo fijo que no est sujeto a depreciacin es la tierra, que tiene un trmino ilimitado de existencia. (I. Mc Graw Hill, Contabilidad base para las decisiones gerenciales,
Undcima Edicin, 371)

Son activos tangibles. Los que posee una empresa para su uso en la produccin o suministro de bienes y servicios, para rendarlos a terceros o para situar en ellos la administracin de la entidad, y se esperan usar durante ms de un periodo econmico. (A. Ruiz: Diccionario de trminos contables). Las propiedades, bienes materiales o derechos que, en el curso normal de los negocios no estn destinados a la venta, sino que representan la inversin de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo peridico,

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permanente o semipermanente, en la produccin o fabricacin de artculos, para la venta o la prestacin de servicios a la propia entidad, a su clientela o al publico en general.
(http://www.definicion.org/activo-fijo).

1.4.2 Activos Intangibles. El termino activos intangibles se utiliza para describir activos que, se utilizan en la operacin del negocio pero que no tiene sustancia fsica, y no son corrientes. Como ejemplo, estn las Patentes, derechos de autor, las marcas registradas, las franquicias.

Los activos corrientes, tales como las cuentas por cobrar o el arrendamiento prepagado, no estn incluidos en la clasificacin de intangibles, aunque carezcan de sustancia fsica.

1.5 Depreciacin

1.5.1 Asignacin del costo de planta y equipo durante los aos de uso.

Los activos fijos tangibles, con excepcin de los terrenos, solo sirven a las compaas durante un nmero limitado de aos. La depreciacin, como se utiliza el trmino en contabilidad, es la asignacin del costo de un activo tangible al gasto, en los periodos en los cuales reciben los servicios del activo. En resmen, la finalidad bsica de la depreciacin es aplicar el principio de asociacin, es decir, compensar el ingreso de un periodo contable con los costos de los bienes y servicios, que son consumidos en el esfuerzo de generar ese ingreso.

1.5.2 La Depreciacin no es un proceso de evaluacin.

La depreciacin es un proceso de asignacin de costos y no un proceso de evaluacin de activos. Los registros contables no tratan de mostrar los valores de mercado corrientes, de los activos fijos. El valor de mercado de un edificio, por ejemplo, puede aumentar durante algunos periodos contables dentro de la vida til del edificio. El reconocimiento del gasto de depreciacin

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contina, sin embargo, sin considerar esos incrementos temporales en el valor del mercado. Los contadores reconocen que, el edificio solo prestar servicios tiles durante un nmero limitado de aos y que el costo total del edificio debe ser asignado sistemticamente, a gastos durante esos aos.

1.5.3 Valor en libros.

Los activos se muestran en el balance general por sus valores en libros (o valores contables). El valor en libros de un activo fijo, es su costo menos la depreciacin acumulada relacionada. La depreciacin acumulada es una contracuenta del activo, que representa esa porcin del costo del activo, que ya ha sido asignada al gasto. As, el valor en libros representa la porcin del costo del activo, que an no ha sido asignada al gasto, en periodos futuros.

1.5.4 El deterioro fsico.

El deterioro fsico de un activo fijo es resultado del uso, lo mismo que de la exposicin al sol, al viento, y a otros factores climticos. Cuando un activo fijo ha sido conservado cuidadosamente, no es extrao que se afirme que, el activo esta como nuevo. Tales afirmaciones, no son literalmente ciertas. Aunque una buena poltica de reparacin, puede alargar la vida til de una mquina, eventualmente toda mquina llega al punto que debe ser desechada. En resmen, las reparaciones, no eliminan la necesidad de reconocer la depreciacin.

En MALHER, S. A. Bodega Regional Petn, los activos fijos estn integrados principalmente por la flotilla de vehculos tipo camin y paneles, montacargas, generador elctrico, que se identifican como la herramienta principal y de mayor importancia en la distribucin de productos para la venta en el canal de detalle y mayoreo. Por eso deben mantenerse en condiciones ptimas, para cumplir con las metas propuestas. Eso implica implementar necesariamente mecanismos para ejercer adecuado control en el uso de los vehculos.

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Es oportuno mencionar que en Bodega Regional Petn, no se realiza el trmite de adquisicin de activos fijos, ya que son adquiridos en planta central de Ciudad Guatemala, dicha adquisicin se realiza con base a la demanda existente. En esta regional nicamente se coordina el control de las reparaciones, mantenimientos y servicios a los activos fijos.

1.6

Marco legal

Rgimen Jurdico:

Las leyes y los artculos que dan sustento legal en Malher S. A. son:

1.6.1 Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala

Artculo 119.- Obligaciones del Estado. Son obligaciones fundamentales del estado: a. Promover el desarrollo econmico de la Nacin estimulando la iniciativa en actividades agrcolas, pecuarias, industriales, tursticas y de otra naturaleza. b. Promover en forma sistemtica la descentralizacin econmica administrativa, para lograr un adecuado desarrollo regional del pas. c. Velar por la elevacin del nivel de vida de todos los habitantes. d. Otorgar incentivos, de conformidad con la ley a las empresas industriales que establezcan en el interior de la repblica y contribuyan a la descentralizacin. e. La defensa de consumidores y usuarios en cuanto a la preservacin de la calidad de los productos de consumo interno y de exportacin para garantizarles su salud, seguridad y legtimos intereses econmicos. f. Proteger la formacin de capital, el ahorro y la inversin. g. Promover el desarrollo ordenado y eficiente del comercio interior y exterior del pas, fomentando mercados para los productos nacionales. h. Crear las condiciones adecuadas para promover la inversin de capitales nacionales y extranjeros.

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1.6.2 Cdigo De Comercio

Articulo 2. Comerciantes. Son comerciantes quienes ejercen en nombre propio y con fines de lucro, cualesquiera actividades que se refieren a lo siguiente: 1. La industria dirigida a la produccin o transformacin de bienes y al prestacin de servicios. 2. La intermediacin en la circulacin de bienes y a la prestacin de servicios. 3. La banca, seguros y fianzas. 4. Las auxiliares de las anteriores.

Articulo 10. Sociedades Mercantiles. Son sociedades organizadas bajo forma mercantil, exclusivamente las siguientes:

1. La sociedad colectiva 2. La sociedad en comandita simple. 3. La sociedad de Responsabilidad Limitada 4. La sociedad annima 5. La sociedad en comandita por acciones.

Articulo 26. Derecho a la Razn Social. La inscripcin de una sociedad en el Registro Mercantil, le otorga el derecho del uso exclusivo de su razn social o de su denominacin, la que deber ser claramente distinguible de cualquier otra y no podr ser adoptada por sociedad del mismo o semejante objeto, mientras subsista inscrita la primera.

Articulo 51. Uso de la Razn Social. Solo a los administradores o mandatario facultado corresponde el uso de la razn o denominacin social.

Articulo 86. Sociedad Annima. Sociedad annima es la que tiene el capital dividido y representado por acciones. La responsabilidad de cada accionista esta limitada al pago de las acciones que hubiere suscrito.

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Articulo 87. Denominacin. La sociedad annima se identifica con una denominacin, la que podr formarse libremente, con el agregado obligatorio de la leyenda: Sociedad Annima, que podr abreviarse S. A.

Articulo 87. Sociedades Mercantiles. La inscripcin de las sociedades mercantiles se har con base en el testimonio respectivo, que comprender: 1. Forma de organizacin 2.Denominacion o razn social y nombre comercial si lo hubiere. 3. Domicilio y el de sus sucursales 4. Objeto 5. Plazo de duracin 6. Capital Social. 7. Notario autorizante de la escritura de constitucin social. 8. rganos de administracin, facultades de los administradores. 9. rganos de vigilancia si los tuviere.

Articulo 368. Contabilidad y registros indispensables. Los comerciantes estn obligados a llevar su contabilidad en forma organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble y usando principios de contabilidad generalmente aceptados.

Para ese efecto debern llevar, los siguientes libros o registros. 1. Inventarios; 2. De primera entrada o diario; 3. Mayor o centralizador; 4. De estados financieros.

Adems podrn utilizar los otros que estimen necesarios por exigencias contables o administrativas o en virtud de otras leyes especiales.

Tambin podrn llevar la contabilidad por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas o por cualquier otro sistema, siempre que permita su anlisis y fiscalizacin.

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Los comerciantes que tengan un activo total que no exceda de veinticinco mil quetzales Q. 25,000.00 pueden omitir en su contabilidad los libros o registros enumerados anteriormente, a excepcin de aquellos que obliguen las leyes especiales.

Articulo 372. Autorizacin de libros o registros. Los libros de inventarios y de primera entrada o diario, el mayor o centralizador y el de estados financieros,, debern ser autorizados por el Registro Mercantil.

1.6.3 Cdigo Tributario

Articulo 18. Sujeto pasivo de la obligacin tributaria. Sujeto pasivo es el obligado al cumplimiento de las prestaciones tributarias, sea en calidad de contribuyentes o de responsable.

1.6.4 Ley de Impuesto Sobre la Renta

Articulo 14. Revaluacin de activos fijos. Las personas individuales y las jurdicas obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con el Cdigo Comercio, podrn evaluar los bienes que integren su activo fijo siempre que paguen sobre el monto de dichas revaluaciones un Impuesto Sobre la Renta por revaluacin del cero por ciento (0%) cuando se trate de bienes inmuebles, y el diez por ciento (10%) cuando de trate de activos fijos. Dichas revaluaciones deben contabilizarse acreditando una cuenta de supervit de capital por revaluacin que permita cuantificar su monto.

Articulo 48. Obligacin de practicar inventarios y forma de consignarlos. Todo contribuyente que obtenga renta de la produccin, extraccin, manufactura o elaboracin, transformacin, adquisicin o enajenacin de frutos o productos, mercancas, materias primas, semovientes o cuales quiera otros bienes, est obligado a practicar inventarios al inicio de operaciones y al cierre de cada periodo de imposicin. Para los efectos de establecer las existencias al principio y al final de cada periodo de imposicin, el inventario a la fecha de cierre de un periodo debe coincidir con el de la iniciacin del siguiente.

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Los inventarios deben consignarse agrupando los bienes conforme a su naturaleza, con la especificacin necesaria dentro de cada grupo o categora contable y con la indicacin clara de la cantidad total, unidad que se toma como medida, denominacin o identificacin del bien y su referencia, precios de cada unidad y valor total. Las referencias de los bienes deben anotarse en registros especiales, con indicacin del sistema de valuacin empleado.

Articulo 49. Valuacin de inventarios. Para cerrar el ejercicio anual de imposicin, el valor de la existencia de mercancas deber establecerse con algunos de los siguientes mtodos:

1. Para empresas industriales, comerciales y de servicios:

a. Costo de produccin o adquisicin. Este se establecer a opcin del contribuyente, al considerar el costo de la ultima compra o, el promedio ponderado de la existencia inicial mas las compras del ejercicio a que se refiere el inventario. Igual criterio se aplicar para la valoracin de la materia prima y dems insumos fsicos. b. Precio del bien. c. Precio de venta menos gastos de venta; y d. Costo de produccin o adquisicin o costo de mercado, el que sea menor. Una vez adoptado cuales quiera de estos mtodos de valoracin, no podr ser variado sin autorizacin previa de la Direccin y debern efectuarse los ajustes segn las normas tcnicas de la contabilidad. Autorizado el cambio, se aplicara a partir del ejercicio anual de imposicin inmediato siguiente. Los inventarios debern indicar en forma detallada la cantidad de artculos, su clase y su respectivo precio unitario.

En la valoracin de los inventarios no se permitir el uso de reservas generales constituidas para hacer frente a fluctuaciones de precios, contingencias del mercado o de cualquier otro orden.

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Articulo 61. Pagos Trimestrales. Los contribuyentes sujetos al rgimen optativo establecido en el artculo 72 de esta ley, debern realizar pagos trimestrales en concepto del Impuesto Sobre la Renta. Para el efecto, podrn determinar el pago trimestral sobre una de las siguientes formas:

a) Efectuar cierre contables parciales o liquidacin preliminar de sus operaciones al vencimiento de cada trimestre, para determinar la renta imponible. El impuesto se determinar conforme lo establece el artculo 72 de esta ley. Los contribuyentes que elijan esta opcin debern acumular la ganancia o perdida obtenida en cada cierre trimestral, en el trimestre inmediato siguiente. b) Sobre la base de una renta imponible estimada en cinco por ciento (5%) del total de las rentas brutas obtenidas en el trimestre respectivo, con exclusin de las rentas exentas y las ganancias de capital. El impuesto correspondiente a dicha renta imponible se determinara conforme lo establece el articulo 72 de esta ley; y c) Pagar trimestralmente una cuarta parte del impuesto determinado en el periodo de liquidacin definitiva anual anterior. En el caso de que el periodo anterior fuere mayor de un ao, la renta imponible se proyectara a un ao y se le aplicar la tarifa correspondiente.

Una vez seleccionada cualquiera de las opciones establecidas en los incisos anteriores, no podr ser variada sin la autorizacin previa de la administracin tributaria.

El pago del impuesto se efectuara por trimestres vencidos y se liquidar en forma definitiva anualmente. El pago del impuesto trimestral se efectuara por medio de declaracin jurada y deber realizarse dentro de los diez das hbiles correspondientes, dentro de los tres primeros meses del ao. Los pagos efectuados trimestralmente sern acreditados para cancelar el Impuesto Sobre la Renta del referido perodo anual de liquidacin.

Articulo 72. Rgimen Optativo de pago del impuesto. Las personas jurdicas y las individuales, domiciliadas en Guatemala, asi como los otros patrimonios afectos y entes a que se refiere el segundo prrafo del artculo 3 de esta ley, que desarrollan actividades mercantiles, con inclusin de las agropecuarias, y las personas individuales o jurdicas enumeradas en el articulo

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44 A, podrn optar por pagar el impuesto aplicando ala renta imponible determinada conforme a los artculos 38 y 39 de esta ley, y las ganancias de capital, el tipo impositivo del treinta y un por ciento (31%). En este rgimen el impuesto se terminar y pagar por trimestres vencidos, sin perjuicio de la liquidacin definitiva del periodo anual.

El periodo de liquidacin definitiva anual principia el uno de enero y termina el treinta y uno de diciembre de cada ao, y deber coincidir con el ejercicio contable del contribuyente. Para el caso de contribuyentes que realicen actividades temporales menores de un ao, la administracin tributaria, a solicitud de los mismos, podrn autorizar periodos especiales de liquidacin definitiva anual, los cuales iniciaran y concluirn en las fechas en que se produzca la iniciacin y el cesa de la actividad, respectivamente.

Los contribuyentes que opten por este rgimen debern cumplir con lo siguiente:

1. Llevar contabilidad completa en libros habilitados por la administracin tributaria y autorizada por el Registro Mercantil, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 46 de esta ley. 2. Realizar los pagos trimestrales a que se refiere el artculos 61 de esta ley. 3. Presentar la declaracin anual a que se refiere el articulo 54 de esta ley, calculando y pagando el impuesto. Adjunto a la misma deber presentar sus estados financieros auditados pro un profesional o empresa de auditoria independientes. 4. Presentar, adjunto a la liquidacin definitiva anual, informacin en detalle de sus ingresos, costos y gastos deducibles durante el periodo fiscal, en medios magnticos o electrnicos de uso comn y en las formas que para el efecto defina la Administracin Tributaria. 5. Consignar en las facturas que emitan por sus actividades comerciales la frase sujeto a pagos trimestrales

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Comentario: La empresa Malher, S. A. se encuentra inscrita en la Superintendencia de Administracin Tributaria bajo el Nmero de identificacin Tributaria 8703-3 registrado en fecha, 21-07-1957, inscrito en el Rgimen ISR trimestral (31%), IVA general 12% Crditos menos Dbitos.

2.

Planteamiento del Problema

Como producto del diagnostico preliminar y la evaluacin realizados a la empresa MALHER, Sociedad Annima, (Bodega Regional Petn), se identificaron como problemtica general, en sus actividades administrativas y financieras, la falta de control y manejo en las reas de ingresos, sobre el manejo del efectivo. En el rea de Inventarios de producto terminado, se diagnostic la falta de control en el conteo fsico y en fechas de vencimiento. Y en el rea de Activos Fijos, se verific que, no hay control adecuado de las asignaciones, reparaciones y servicios, realizadas a los activos fijos.

En atencin a que no existe una aplicacin apegada a normas y procedimientos administrativos y financieros, se prev que esto pueda incidir en el desarrollo de las actividades de la empresa, y por ende fomentar el incumplimiento de sus obligaciones.

2.1

Ttulo de la Investigacin

Estructura y fortalecimiento operacional en las reas de Ingresos, Inventarios de Producto Terminado y Activos fijos, en Malher S. A. Bodega Regional Peten 2.2 Justificacin

A travs de la investigacin realizada en Malher, S. A. Bodega Regional Peten, se detect la necesidad de implementar un sistema de control, en su estructura operacional, relacionado con las reas de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos.

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Los mecanismos de control interno a aplicar, estn reguladas a su vez por Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, Normas de Informacin Financiera, Principios y Pronunciamientos de Contabilidad Generalmente Aceptados y lo relacionado con los aspectos administrativos financieros de uso comn en Guatemala.

Este estudio pretende minimizar o erradicar, todas aquellas normas y polticas errneas, que inciden en los resultados ptimos, esperados en la Empresa. El estudio se realiz con diligencia profesional, responsabilidad, procedimientos adecuados y necesarios, tendentes a ser, con toda lgica, eficientes, eficaces y oportunos.

2.3 Objetivos

2.3.1 Objetivo General

Reestructurar y fortalecer las polticas y procedimientos administrativos, financieros y legales, por medio de los controles internos que se implementarn en la empresa Malher, S. A. (Bodega Regional Petn), con la finalidad de dar cumplimiento de la visin y misin de la entidad, por lo que se enfatiza que la funcin principal de la auditoria, es la de agregar valores y mejorar las operaciones de toda organizacin, y con esto lograr que se cumplan los objetivos y metas trazadas, desarrollando procesos de gestin, control y direccin, eficientes y eficaces como ya se mencion.

2.3.2 Objetivos Especficos

Estructurar y ejecutar el manual de polticas de control, que tengan efectividad en el buen manejo de los ingresos, de tal manera que permita estar conciliados en un periodo establecido.

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Elaborar herramientas de control interno, que contribuyan en la correcta aplicacin y en el conteo fsico de inventarios de producto terminado, con la finalidad de obtener controles eficientes y eficaces. Implementar instrumentos, que permitan aplicarlos correctamente y ser determinantes en la toma fsica de inventarios, y fechas del producto terminado, para evitar prdidas en la empresa. Minimizar los riesgos, en las reas identificadas y analizar los factores que inciden en cada una de las debilidades detectadas, con la finalidad de realizar las acciones preventivas, que permita a corto y mediano plazo, el procedente fortalecimiento en beneficio de la empresa. 2.4. Alcances y Limites

2.4.1 Alcances

A travs de los procesos de investigacin en las diferentes etapas operativas de la empresa, se diagnostica que los alcances, son el objetivo principal del proceso, porque nos permiten implementar controles administrativos, financieros y legales, en las reas de Ingresos, Inventarios de producto terminado y Activos Fijos, que fue donde se diagnostic la falta de control interno.

2.4.2 Limites

Entre los factores se pueden mencionar, el corto tiempo para efectuar la evaluacin propuesta.

El tiempo que el personal involucrado, dedicaba en la colaboracin a responder las interrogantes planteadas.

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2.4.3 Aspecto Geogrfico

Est representada en la empresa MALHER, S. A. Bodega Regional Petn, tomando en cuenta el rea administrativa y financiera.

2.4.4 Aspecto Empresarial

El estudio se har en MALHER, S. A. Bodega Regional Petn, en los rubros de Ingresos, Inventarios de producto terminado y Activos Fijos.

2.4.5 Aspecto Personal

El proceso de investigacin, es de mucha relevancia para el personal tcnico y profesional al aplicar los procedimientos administrativos y financieros, ya que eso les ayudar a ejercer controles seguros y sobre todo, oportunos.

3.

Metodologa aplicada en la prctica

El trabajo de investigacin proporcion mtodos, tcnicas e instrumentos necesarios para cumplir con los objetivos propuestos, mismos que, constituyen superar los problemas y consolidar la superacin empresarial.

3.1

Aspecto metodolgico

El estudio, se pretende aplicar aquellos procedimientos que coadyuven al logro de las metas de la entidad: cuestionarios, entrevistas, formulacin de informes, elaboracin de manuales de manejo de efectivo, formatos de control de activos fijos, estadsticas relativas al rea de ventas, tomas de inventarios fsicos peridicos y sorpresivos, entre otros.

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Los descritos anteriormente, tienen la finalidad de realizar una adecuada evaluacin y de esta manera, rendir los informes que correspondan, atendiendo al principio de la evidencia, la cual debe ser suficiente, competente y pertinente, adems que permita verificar el fiel cumplimiento de todas y cada una de las disposiciones administrativas y financieras.

3.1.1 Sujeto de investigacin (personas, informes, etc) La investigacin se realiz con la documentacin respectiva y el personal de cada rea de la entidad MALHER, Sociedad Annima, Bodega Regional Petn.

3.1.2 Instrumentos Utilizados

Para la investigacin, se utilizaron instrumentos que a criterio profesional, son importantes para la recopilacin de informacin: registros contables, reportes de activos fijos (vehculos), estadsticas sobre entregas de mayoreo, cuestionarios, entrevistas, informes sobre los procesos de inventarios, la observacin de tipo documental y otros.-

3.2

Actividades Realizadas Anlisis de los procedimientos que utilizan actualmente para el control de los ingresos de efectivo en el rea de distribucin, canal de detalle, y en el departamento de distribucin de mayoreo.

Evaluacin de los procesos de la toma fsica de los inventarios, de los productos terminados. Evaluacin de los procesos de la toma fsica de los inventarios, de fechas de productos terminados. Revisin de los registros, que manejan en la actualidad, sobre el control de los activos fijos. Implementacin de formatos, para la toma fsica de inventarios y fechas de vencimiento. Implementacin de formatos para el control de activos fijos.

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4. Aporte dado
4.1 A la Universidad Panamericana La aportacin de esta investigacin para la Universidad Panamericana constituye una

herramienta que podr ser consultada, por estudiantes de la carrera de Contadura Pblica y Auditoria, para realizar futuras investigaciones.

4.2 A Malher, S. A. Bodega Regional Petn La investigacin tuvo como objetivo principal, aportar a Malher, S. A. Bodega Regional Peten, las herramientas necesarias, en la estructura y fortalecimiento al control interno de las reas de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos, lo que permitir tener informacin apegada a la realidad, en funcin de las actividades que realiza actualmente, y de esa manera brindar resultados positivos a la empresa.

4.3 Al Estudiante Por la oportunidad dada y experiencia adquirida, para demostrar los conocimientos obtenidos que nos servirn, tanto la vida profesional, como la vida diaria. Al gremio estudiantil para las investigaciones que realicen y que puedan poner en prctica las recomendaciones identificadas en la presente investigacin, de manera que sea una herramienta ms, para beneficio del investigador

4.4 A Guatemala El aporte al pas, por la necesidad de promover el control interno y el buen manejo de los recursos financieros de las empresas privadas e instituciones del estado, con nico objetivo de fortalecer la transparencia.

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5. Resultados de la investigacin
Procesos

Como resultado del proceso de investigacin realizado, se estableci que la empresa sujeta de anlisis, no cuenta con un reglamento de manejo de ingresos del efectivo, en el rea de distribucin de mayoreo, de igual manera se observo que no existe un manual que ordene directrices en el control del ingreso del producto terminado, as como la ejecucin del conteo fsico y el control de las fechas de vencimiento.

Activos fijos

En el rea de activos fijos se determin que no cuentan con el control en los registros de los activos fijos, en funcin al uso, resguardo, mantenimientos y reparaciones.

Se corri una encuesta al personal de la empresa las respuestas fueron.

1.-

Los activos fijos son propiedad de Malher, S. A.? Si__X__ No_____

2.-

Los activos fijos propiedad de Malher, S. A. cuentan con la debida documentacin de soporte? Si__X___ No_____

3.-

Los activos fijos cuentan con tarjetas de responsabilidad? Si_____ No__X__

4.

Su vehculo es apropiado para el trabajo que realiza? Si__X__ No_____

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5.

Existen procedimientos para:? a. Mantenimiento Preventivo y correctivo? c. Accidentes? d. Robos? e. Resguardo y estacionamiento? f. Asignacin de combustibles y lubricantes? g. Reparaciones urgentes? SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__

6.

Existe persona alguna que controle el uso adecuado de los vehculos? Si_____ No__X__

7.

Existe una norma que indique restricciones sobre la ubicacin de los vehculos? Si_____ No__X__

8.

Se lleva un control de la asignacin de lubricantes y combustibles? Si_____ No__X__ Como se determina la asignacin de combustibles y lubricantes? Por ruta __X__ Por zona geogrfica _____ Por tamao de motor de vehculo _____ Por cliente visitados __X__ Por rendimiento _____ Esta claramente definido el kilometraje en cada uno de sus recorridos? Si_____ No__X__

9.

10.

11.

Se lleva un registro (historial) de los servicios y revisiones mecnicas Si_____ No__X__

13.

Existen polticas para el uso y cuidado de los vehculos Si_____ No__X__

14.

En caso de descuido estn establecidas las medidas a tomar? Especifquelas Si_____ No__X__

30

15.

Se renen peridicamente los responsables de las reas de asignacin de vehculos? Si_____ No__X__

16.

Esta asignado alguien de los responsables de las reas, en llevar el control? Si_____ No__X__

17.

En caso afirmativo su costo representa una ventaja o desventaja para la empresa? Ventaja __X__ Desventaja_____

18.-

Se han definido los procedimientos especficos para dar de baja los activos fijos, que se encuentran fuera de uso? Si_____ No__X__

_Para el presente caso se toma en cuenta que la flota de vehculos es de reciente adquisicin (Junio 2008).

Para ejecutar la investigacin se realiz previamente.

a) Se elabor un manual de procedimientos sobre el manejo ingresos de efectivo. (ver anexo N. 2)

b) Se realiz un manual de procedimientos internos para la ejecucin de inventarios fsicos de producto terminado. (ver anexo N. 3) c) Se realiz un formato para la ejecucin de inventarios fsicos de producto terminado. (ver anexo N. 4) d) Se realiz un manual de procedimientos para la ejecucin de inventario y manejo de fechas de vencimiento de producto terminado. (ver anexo N. 5) e) Se realiz un formato para la ejecucin de inventario de fechas de vencimiento de producto terminado. (ver anexo N. 6)

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f) Se estructur un Manual de polticas sobre el uso de los activos fijos. (ver anexo N. 9) g) Se estructur un formato de identificacin de vehculos. (ver anexo N. 10) h) Se realiz el inventario de Medios de Transporte. (ver anexo N. 11)

6. Anlisis de resultados
En coherencia con el acpite anterior y de una manera consolidada pero objetivamente analtica encontramos que, para que todo el personal que preste sus servicios a la empresa est consiente tanto de sus derechos como de sus obligaciones es indispensable que desde un principio, el segmento de recursos humanos realice talleres de induccin y capacitacin a efecto de que nuestro personal tenga conocimiento de lo que cada activo fijo representa para la empresa, que es su fuente de trabajo, y que por lo tanto el mantenimiento preventivo y el buen manejo de las propiedades empresariales redundaran en su propio beneficio.

De igual forma al conocer la existencia y operativizacin de procedimientos adecuados para el control, podr mejorar su esfuerzo laboral en beneficio directo de la eficiencia que debe ser un cono en nuestra empresa.

6.1 Los activos fijos son propiedad de Malher, S. A.? Si__X__ No_____

En relacin a la pregunta antes descrita, que se planteo al personal de distribucin (2) y ventas a detalle (7), el 100% de los encuestados respondieron que s, los activos fijos son propiedad de Malher, S. A., sin embargo en la revisin efectuada en tarjetas de circulacin de vehculos se constato que los vehculos del departamento de distribucin, estn a nombre de Malher, S. A. y en el departamento de ventas a detalle, estn a nombre de Global leasing, S. A., empresa adjunta operacionalmente a Malher, S. A.

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6.2 Los activos fijos propiedad de Malher, S. A. cuentan con la debida documentacin de soporte? Si__X___ No_____ De acuerdo a la pregunta planteada al personal de distribucin (2) y ventas a detalle (7), el 100% de los encuestados respondieron que s cuentan con sus documentos de soporte (tarjeta de circulacin y tarjeta de seguro contra accidente). Se realizo la respectiva revisin cada vehculo, y se observ que si cuentan con la tarjeta de circulacin, con la salvedad que es una fotocopia de la tarjeta de circulacin debidamente autenticada un por abogado, segn comentan por seguridad se utiliza dicha fotocopia. Tambin se observ que la tarjeta de seguro se encuentra vigente.

6.3 Los activos fijos cuentan con tarjetas de responsabilidad? Si_____ No__X__

Segn la pregunta planteada al personal involucrado, el 100% de los encuestados respondieron que no cuentan con tarjetas de responsabilidad. Por lo que se procedi a verificar si exista algn documento que cumpla con estas caractersticas, constatando no existe documento alguno.

6.4 Considera que el vehculo que tiene asignado es apropiado para el trabajo que realiza? Si__X__ No_____

En la presente interrogante planteada al personal de distribucin (2) y ventas a detalle (7), el 100% de los encuestados respondieron que s, los vehculos son apropiados para el desenvolvimiento en sus labores. Se procedi a verificar los vehculos y concluimos que el departamento de ventas al detalle, de 7 vehculos 5 son apropiados y 2 debern ser evaluadas el cambio a razn de realizar un trabajo con ms espacio fsico, para mejor ubicacin de los productos que distribuyen.

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6.5 Existen procedimientos para? a. Mantenimiento preventivo y correctivo? b. Accidentes? c. Robos? d. Resguardo y estacionamiento? SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__

e. Asignacin de combustibles y lubricantes? SI_____ NO__X__ f. Reparaciones urgentes? SI_____ NO__X__

Las respuestas del personal, en relacin a la pregunta planteada anteriormente con respecto a los procedimientos operacionales a los vehculos, las respuestas fueron negativas en cada uno de los incisos. Por lo que se procedi a verificar y se concluy en que no cuentan con procedimientos establecidos.

6.6 Cuentan con alguna persona que controle el uso adecuado de los vehculos? Si_____ No__X___

En la presente interrogante, el total de encuestados (7 personas) la respuesta fue negativa, en el 100% de los encuestados. Se procedi a verificar si exista alguna persona asignada que proporcionara algn control sobre el uso adecuado de los vehculos, pero se confirm que no ninguna persona estaba asignada al control y revisin sobre el uso adecuado de los vehculos.

6.7 Existe una norma que indique restricciones sobre la ubicacin de los vehculos? Si_____ No__X__

Como resultado de la interrogante, de 7 entrevistados el 100% de los encuestados respondieron que no conocen de alguna norma que restrinja la ubicacin de los vehculos. Se confirmo con las personas que dirigen las operaciones en la empresa y respondieron que no se cuenta con una normativa o reglamento, pero si se hace saber al personal que utiliza vehculos de la empresa, las restricciones al momento de utilizarlos.

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6.8 Se lleva un control de la asignacin de lubricantes y combustibles? Si_____ No__X__

Como resultado de la interrogante, de los 7 entrevistados, el 100% de los encuestados respondieron que no existe un control en la asignacin de lubricantes y combustibles. Se abord a las personas que dirigen las operaciones en la empresa y respondieron que si se cuenta con un control del consumo de lubricantes y combustibles, pero no existe un manual que indique procedimientos para la correcta aplicacin en su solicitud. 6.9 Como se determina la asignacin de combustibles y lubricantes? Por ruta Por zona geogrfica Por tamao de motor de vehculo Por cliente visitados Por rendimiento __X__ _____ _____ __X__ _____

En base a la interrogante, planteada a los 7 pilotos entrevistados, el 100% respondieron que la asignacin de combustibles y lubricantes se realiza por ruta y clientes visitados segn programacin establecida. Se confirmo con los encargados de la distribucin de combustibles y respondieron que son afirmativas las respuestas, pero que tambin se toma en cuenta la zona geogrfica, segn la distancia y su estado de carreteras, considerando que son factores que se toman en cuenta para el rendimiento del combustible de cada vehculo.

6.10 Esta claramente definido el kilometraje en cada uno de sus recorridos? Si_____ No__X__

En la interrogante nmero 10, se plate al 100% del personal que utiliza vehculos en la empresa y las respuestas fueron negativas en su totalidad. Confirmando que no cuentan con un formato en donde se registre las salidas y llegadas en sus recorridos en las rutas designadas.

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6.11 Se lleva un registro (historial) de los servicios y revisiones mecnicas? Si_____ No__X__

En la interrogante nmero 11, se plate a las personas involucradas en la administracin de los vehculos y las respuestas fueron negativas en su totalidad. Confirmando que no cuentan con un formato para llevar un registro de los servicios y revisiones mecnicas realizadas en un periodo establecido.

6.12. Existen polticas para el uso y cuidado de los vehculos? Si_____ No__X__

Como resultado de la interrogante, se entrevisto a los 7 pilotos y el 100% de los encuestados respondieron que desconocen de la existencia normas con polticas que indiquen el uso y cuidado de los vehculos. Se confirm con las personas que dirigen las operaciones en la empresa y respondieron que no se cuenta con una normativa con polticas que describan sobre el uso y cuidado de los vehculos, pero que verbalmente si se hace saber al personal que se le hace entrega de algn vehculo de la empresa.

6.13 En caso de descuido en el uso de los vehculos de la empresa, estn establecidas las medidas a tomar? Si_____ No__X__

Al encuestar al personal involucrado (2 personas) sobre la existencia de medidas a tomar en caso de descuido en la utilizacin de los vehculos, el 100% de los encuestados respondieron que no cuentan con una normativa de sanciones al encontrarse con un caso que defina descuido, por parte del conductor en la operativizacin del vehculo.

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6.14 Se renen peridicamente los responsables de las reas de asignacin de vehculos con la finalidad de verificar la revisin de los mismos? Si_____ No__X__

La interrogante se realiz al personal involucrado (2 personas), si exista calendarizacin o coordinacin alguna en la asignacin de vehculos, para su actualizacin y revisin sobre el uso de los vehculos. El 100% de los encuestados respondieron que no contaban con programacin alguna que normara revisiones de los resultados en base al uso y trato de los vehculos de la empresa. 6.15 Est asignado alguien de los responsables de las reas, en llevar el control de los vehculos? Si_____ No__X__

La presente interrogante, se plate a las 2 personas involucradas de cada una de las reas de distribucin y ventas, en la cual respondieron que no est definido quien se encarga de realizar las revisiones de los vehculos y actividades relacionadas con los mismos. 6.16 En caso afirmativo su costo representa una ventaja o desventaja para la empresa? Ventaja __X__ Desventaja_____

En relacin a la interrogante, la respuesta de las 2 personas encargadas de los controles indirectamente, respondieron que es una ventaja desde cualquier punto de vista, ya que los vehculos representan lo ms importante en la actividad de la empresa. Pero se toma en cuenta que por la cantidad de vehculos que se tienen en la Bodega Regional Petn, se deber asignar al encargado del departamento de distribucin para que lleva la operativizacin y control de los vehculos en general.

37

6.17 Se han definido los procedimientos especficos para dar de baja los activos fijos, que se encuentran fuera de uso? Si_____ No__X__

_Para el presente caso se toma en cuenta que la flota de vehculos es de reciente adquisicin

De acuerdo a la interrogante 6.18, se consulto al encargado del departamento de distribucin y bodega, sobre los procedimientos que utilizan para dar de baja a los activos fijos, que se encuentran fuera de uso. Para lo cual nos respondi que en Bodega Regional Petn, los activos fijos lo constituyen en su mayora los vehculos, y que desde el inicio de operaciones (Junio-2008), la flotilla con que se cuenta es de nueva adquisicin. Por tanto no se tiene contemplado el mecanismo para dar de baja a los activos fijos.

38

7.

Conclusiones
a) Malher, S. A., Bodega Regional Petn, no cuenta con un Manual de Procedimiento para el manejo del efectivo en el rea de Ingresos, en el canal de detalle y el departamento de distribucin de Mayoreo.

b) No existe una normativa que contenta las polticas internas, para el control en la recepcin del producto terminado. c) No existe un manual de procedimientos internos, para la ejecucin de inventarios fsicos y manejo de fechas de vencimiento. d) No se cuenta con un reglamento y polticas, para el uso de vehculos que provea de los lineamientos y sanciones, en el tema de Activos Fijos (vehculos), as tambin de los formatos de control y procedimientos. e) En Malher, S. A. Bodega Regional Petn, no se lleva una actualizacin estricta, de los movimientos de activos fijos, en el momento que se realiza cambio del personal. f) No existe control detallado y actualizacin de los servicios y mantenimientos realizados, a los activos fijos.

39

8.

Propuesta de mejora y viabilidad del proyecto.

a) Qu Malher, S. A. Bodega Regional Peten, implemente el reglamento interno para el manejo de los ingresos en efectivo (distribucin de mayoreo), propuesto en el presente trabajo, con el fin de maximizar los controles y evitar riesgos que afecten a los colaboradores (empleados) y/o a la empresa.

La aplicacin de dicho reglamento deber ser cumplida y acatada por el personal de distribucin y ventas, bajo la supervisin del Gerente de Ventas y Jefe de Distribucin.

b) Qu se utilice la normativa y polticas internas, para el control en la recepcin del producto terminado, establecidas en el presente trabajo, las cuales debern cumplirse con la supervisin del Jefe de Bodega. c) Qu se tome en cuenta la propuesta en el manejo de los inventarios fsicos, con la finalidad de maximizar los controles de las existencias, y evitar desabastecimientos por falta de control.

Se propone que el personal a cargo de la ejecucin de los inventarios fsicos, cumpla con lo establecido en la propuesta.

Lo antes recomendado se realizar por medio del Jefe de Bodega, realizando las supervisiones respectivas, para verificar el cumplimiento de la misma. d) Implementar las recomendaciones del manual de procedimientos interno, para la ejecucin en relacin a inventarios de control de fechas de vencimiento y la rotacin del Producto terminado, con la finalidad de evitar perdidas. Dichas recomendaciones estn descritas, en el presente trabajo, para su cumplimiento. Lo anterior se cumplir en la medida en que el Jefe de bodega imponga la disciplina respectiva. 40

e) Qu se aplique el reglamento y polticas para el uso de vehculos, que provee lineamientos y sanciones en el tema de Activos Fijos (vehculos), proponiendo que se utilicen los formatos de control y procedimientos.

El Jefe de Operaciones deber realizar las revisiones necesarias a los documentos presentados por el personal responsable de los vehculos, y as verificar sobre el buen uso de los recursos y activos fijos. f) Qu se lleve un control actualizado y estricto de los movimientos, de los cambios de personal, en relacin a los activos fijos, para evitar que se evadan responsabilidades.

Qu se utilice los formatos establecidos de recepcin de vehculos.

Lo anterior se har con la responsabilidad del Jefe de Operaciones, al tener actualizados dichos documentos. g) Qu se implemente el control detallado y actualizacin de los servicios, mantenimientos y reparaciones realizadas a los activos fijos. A razn de tener un historial de cada activo fijo utilizando los formatos establecidos para su uso.

Que el Jefe de operaciones realice las supervisiones, para hacer cumplir dicha actividad.

41

9.

Fuentes consultadas
Aranguren, M. et al, Control de Inventario, 04 de agosto de 2008,

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

Granados T. 2006. Cdigo Tributario y otras disposiciones conexas, 16.

Granados T. 2006. Cdigo de Comercio, 169.

Granados T. 2006. Seis leyes 2006, 18, 44, 45, 51,57.

I. Mc Graw Hill, Contabilidad base para las decisiones gerenciales, Undcima Edicin, 270)

Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores. 1992. Pronunciamiento Sobre Contabilidad Financiera N. 4. 142 Pags. Mora, F.; Schupnik, W.; Evaluacin Interna de las Ventas, 04 de agosto de 2008, http://www.monografias.com/trabajos12/evintven/evintven.shtml

Paiz, L. 2008. Manual de Recursos Humanos, Antecedentes, Malher, S. A.

Prez, G. 2003. Normas y Procedimientos de Auditoria II. Tercera Edicin, Guatemala, C. A. 202 Pags.

Zavala,

Erika,

Conceptos

Fiscales

de

Ingresos,

04

de

agosto

de

2008,

http://www.monografias.com/trabajos7/cofi/cofi.shtml

42

43

10. Cronograma de actividades

AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE I II III IV I Reunin con estudiantes-Tutores en la sede de la UPANA. Elaboracin de Manuales de Puestos y Funciones. Implementacin de procesos para la correcta segregacin de funciones, por medio de un manual. Elaboracin de eficientes sistemas de control interno. Elaboracin de formatos para la aplicacin de los mtodos de valuacin de inventarios. Desarrollo de directrices apegados a la regulacin legal vigente Realizacin de control eficiente para la codificacin de los activos. Evaluacin del riesgo inherente y de control, por no contar con un rea adecuada para la seguridad de los bienes. Proposicin de un plan de aseguramiento para los activos fijos, analizando la situacin financiera de la entidad. Establecer informes que renan las caractersticas necesarias de conformidad con los requerimientos de la entidad para la toma de decisiones. Presentacin de Informe Final al Revisor
16/08/2008

ACTIVIDADES

II

III

IV

I II III IV I II
18/10/2008

III

IV I II III IV

13/09/2008

22/11/2008

44

11. ndice de anexos

Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6 Anexo 7 Anexo 8 Anexo 9 Anexo 10 Anexo 11

Ficha de Observacin Manual sobre el manejo de ingreso de efectivo. Manual de procedimientos de inventarios fsicos de producto terminado Formato de inventarios fsicos Manual de procedimientos de inventarios de fechas Formato de inventarios de fechas Formato de mtodo PEPS Cuestionario Manual de polticas sobre el uso de los activos fijos. Formato de identificacin de vehculos Inventario de Medios de Trasporte

45

Anexo 1 - Ficha de observacin

FICHA DE OBSERVACIN

Preparado Por: Fecha: Revisado Por: Area Objeto de Examen:

Resultado del proceso de observacin:

Fuente: Elaboracin propia Nota: El presente formato se utilizo para recabar informacin por medio de la observancia propia.

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Anexo 2 Manual de procedimientos sobre el manejo de ingresos de efectivo.

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INGRESOS DE EFECTIVO

Recibiendo el producto terminado, por medio del departamento de bodega, que mediante el proceso de ventas, se convierte en efectivo, se deben de tomar en cuenta varios aspectos como:

1) Las transacciones que se generen en la fuerza de ventas de detalle, la venta deber ser estrictamente al contado.

2) El intercambio, entre producto terminado que entregue el vendedor y el efectivo que otorgue el cliente, se manejar por medio de depsitos, que se realicen en los bancos del sistema, para lo cual la empresa tiene dos cuentas, una en el Banco Rural N. 316-35583943-0 y otra en el Banco Industrial, N. 316-358484-0, ambas a nombre de MALHER, S. A. 3) El efectivo deber ser depositado diariamente, en las cuentas antes indicadas. 4) El total de los depsitos que se realicen sern soportados, con la emisin de un recibo de caja por la facturadora / liquidadora por el monto total diario. 5) Los recibos de caja sern presentados al departamento de finanzas, para su respectivo control de liquidacin, para el caso de los vendedores de detalle. 6) En las transacciones que se generen en la fuerza de ventas de mayoreo, la venta deber ser comunicada al cliente que, al momento de su entrega por el departamento de distribucin deber ser, estrictamente al contado. 7) En las transacciones que realice el departamento de distribucin al mayoreo, los depsitos debern ser estrictamente a diario, ya que el piloto que sea asignado a la comisin, ser el nico responsable del manejo del efectivo.

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8) Los pilotos de distribucin debern entregar los documentos (tabular de detalle de facturas, copia de facturas, color verde y celeste, boletas de depsitos por cada factura o global, recibos de caja), al Jefe de Bodega, para su respectiva revisin y posteriormente realizar la respectiva entrega al departamento de Finanzas, para continuar con el proceso de liquidacin de facturas. 9) En caso de que sea rechazada alguna factura con el producto terminado, dichos productos y facturas debern ser entregados al encargado de bodega, para su respectiva revisin y reingreso a bodega, con el visto bueno del Jefe de Bodega, para que dicha factura sea entregada al Depto. de Facturacin y proceder a su anulacin.

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Anexo 3 Manual de procedimientos de inventarios fsicos (producto terminado)

PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DE INVENTARIOS FSICOS (Producto terminado)

Ante la necesidad de mantener conciliados las existencias en bodega y la informacin que facilita el programa PRINCIPAL, por medio de un tabular electrnico en Adobe Reader (PDF), que genera las existencias a la fecha y hora especifica del producto terminado, confrontndolo con el conteo fsico, que realiza el personal de bodega, en un formato con caractersticas propias, se considera importante, tomar en cuenta los aspectos siguientes:

1) Las actividades de ejecucin de inventarios fsicos de producto terminado, debern hacerse en un formato diseado, especficamente, con caractersticas como, fecha, hora, cdigo de producto, descripcin o nombre del producto, cantidad en fardos, cantidad en unidades, conversin en unidades.

a) Fecha, se anotar la fecha de en que se elabore el conteo fsico del producto terminado. b) Hora: se anotar la hora en que se inicie el conteo fsico del producto terminado. c) Cdigo del producto: Se deber anotar el cdigo del producto, que es generado por medio del programa principal, en el tabular de existencias fsicas en PDF. d) Nombre del producto: Se deber anotar el nombre del producto con sus unidades de medida, generado por medio del programa PRINCIPAL en el tabular de existencias fsicas en PDF. e) Cantidad en fardos: Se deber anotar las cantidades en fardos, que se contabilicen fsicamente, en el rea de bodega. f) Cantidad en unidades: Se debern anotar las cantidades en unidades, que se

contabilicen fsicamente, en el rea de bodega.

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g) Conversin en unidades: Se deber anotar el porcentaje (cociente) que genere la divisin de las unidades contabilizadas, entre la unidad de medida de cada producto, (unidad, cartn, dispensador).

h) Total de fardos, se anotar la sumatoria vertical de la columna, cantidad en fardos.

2) Las actividades de ejecucin de inventarios fsicos, debern hacerse como mnimo cada 2 das hbiles, o bien dependiendo de los movimientos que se realizan a diario, tomando como base, un egreso mayor de 250 fardos.

3) El encargado de bodega decidir el momento en que se realizar el conteo fsico, del inventario del producto terminado, no excediendo de 3 das hbiles. 4) Al momento de realizarse el conteo fsico del producto terminado, se debern tomar en cuenta varios aspectos:

a) Verificar si existen transacciones virtuales, pendientes de ejecutar, por el Jefe de bodega, como el descargue del sistema del producto que, por algn motivo, no se haba podido rebajar, en el momento preciso.

b) Verificar si existen transacciones virtuales pendientes, de ejecutar por la encargada del Depto. Finanzas, como anulacin de facturas, remitida por los encargados de la distribucin de mayoreo. c) Enterados de que todo esta ejecutado y en rden, no se deber efectuar ningn

movimiento o transaccin alguna, virtual ni fsica, del producto terminado, que es objeto de evaluacin en el momento, y que pueda generar confusin, o que no permita conciliar saldos.

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5) Contabilizar e informar los fardos y unidades de cada producto terminado, para conocer la existencia completa, sin opcin a descartar ningn producto, as sea por mal manejo, defecto de fbrica, o cualquier otra razn, que se pretenda argumentar.

6) El encargado de Bodega, deber informar al Jefe de Bodega en que momento realizar el conteo fsico, con la finalidad de que el Jefe de Bodega, realice el descargue de las existencias virtuales, en el programa Principal (PDF), para hacer la conversin al programa de Excel, en un archivo, elaborado especficamente, con las frmulas respectivas, para conciliar las existencias entre lo que genera el sistema en Principal y el conteo fsico, del producto terminado, que halla realizado, el personal de bodega. 7) El (los) encargado (s) del conteo fsico, debern presentarse a dictar ante el Jefe de Bodega, quien digitar las cantidades que, le indiquen los responsables de conteo fsico del producto terminado, en un archivo en Excel (Inventario conciliado) que reflejar, si las cantidades coinciden, con el reporte generado por PRINCIPAL (programa), o si existen algunas diferencias, ya sea en fardos o en unidades. 8) Si existiera alguna diferencia en fardos o en unidades, el personal de bodega o los encargados del coteo fsico, debern retornar a rectificar el coteo de los productos, a fin de determinar si el conteo fue razonable o se incurri en algn error. Luego volvern a informar al jefe de bodega de las cantidades que se obtuvieron, nuevamente. 9) Si en el nuevo conteo, se verifica que coinciden las cantidades del personal de bodega que hizo el conteo fsicamente, con lo que el Jefe de Bodega tiene en su archivo, se finaliza el proceso y se da por concluido el mismo. De lo contrario, se procede a contar de nuevo y si persiste las diferencias, se realiza una revisin a los Tabulares de Mayoreo y Detalle, segn el producto del que se est hablando.

51

Anexo 4- Formato de inventarios fsicos

MALHER, S. A. BODEGA REGIONAL PETEN

BOLETA DE INVENTARIOS FISICOS INVENTARIO FISICO DE PRODUCTO TERMINADO
CODIGO Descripcion de Producto Terminado Fecha:_______________ Hora:_____________
01 CONSOME
01010101 01010102 01010103 01010105 01010108 CONSOME DE POLLO MALHER 40X12X12 Gr CONSOME DE POLLO MALHER DISP 16X36X12 Gr CONSOME DE POLLO MALHER 6 PACK 300X6X12 CONSOME DE POLLO MALHER 12X908 Gr CONSOME DE POLLO MALHER 24X454 Gr 02 SOPAS DE POLLO 02010105 02010111 02010117 02015502 02015503 SOPA POLLO/FIDEOS AD 60 GR MALHER 12X12X60 SOPA POLLO/FIDEOS 60 GR MALHER 12X12X60 SOPA POLLO/FIDEOS AD30 GR MALHE 25X12X30 SOPA CHAPINA GALLINA CRIOLLA 12X12X60 Gr SOPA CHAPINA GALLINA CRIOLLA 24X12X30 Gr 05 SAZONADORES 05010401 05010503 05010605 05010707 05010910 05011012 SAL DE AJO MALHER 60X12X6 Gr SAL DE CEBOLLA MALHER 60X12X6 Gr PIMIENTA NEGRA MALHER 60X12X2.5 Gr CANELA MALHER 60X12X3 Gr ABLANDADOR SAZONADOR MALHER 40X12X10 SAZONADOR TIPO SABORIN MALHER 80X12X5 07 CHILES 07013001 07013102 07013105 CHILE JALAPEO MALHER 1X96X156 Gr CHILE JALAPEO MALHER RAJAS PICANTE 5.5 CHILE JALAPEO MALHER RODAJAS 1X96X156 G 23 12 15 2762 67 91 53 0.698 0.948 0.552 103 99 116 17 200 169 8 0.133 8 5 228 1 24 108 15 0.75 0.625 108 0.75 1011 17 2 124 588 283 0.943

CANTIDAD FARDOS

CANTIDAD UNIDADES

CONVERSION EN UNIDADES

TOTAL
Elaborado por:__________________________________

Firma:_____________________________________

Vo. Bo.________________________________
52

Anexo 5 Manual de procedimientos de inventarios de fechas (producto terminado)

PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DE INVENTARIO DE FECHAS (Producto Terminado)

Partiendo de la necesidad de mantener un control estricto de las fecha de vencimiento de las existencias en bodega, de la informacin que genera el programa PRINCIPAL, por medio de un tabular electrnico en Adobe Reader (PDF), que exhibe las existencias en fecha y hora, especifica, del producto terminado, y efectuando la observacin fsica que realiza el personal de bodega, en un formato con caractersticas, en base a la necesidad, se considera importante tomar en cuenta:

1) Las actividades de ejecucin de inventarios de fechas, de producto terminado, debern hacerse en un formato diseado especficamente, con caractersticas propias como, fecha, hora, cdigo de producto, descripcin o nombre del producto, cantidad en fardos, cantidad en unidades, conversin en unidades.

a) Fecha, se anotar la fecha de en que se elabore el conteo fsico, del producto terminado.

b) Hora: se anotar la hora en que se inicie el conteo fsico, del producto terminado. c) Cdigo del producto: se deber anotar el cdigo del producto, que es generado por medio del programa principal, en el tabular de existencias fsicas en PDF. d) Nombre del producto: se deber anotar el nombre del producto, con sus unidades de medida, lo que se obtiene por medio del programa PRINCIPAL, en el tabular de existencias fsicas en PDF. e) Cantidad en fardos: se deber anotar las cantidades en fardos, que se contabilicen fsicamente, en el rea de bodega.

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f) Vence: se deber anotar el nmero del mes, que tenga impreso como fecha de vencimiento. Para efectos de vencimiento se tomar en cuenta, nicamente, las

cantidades en fardos, no en unidades.

g) Ao: se tomarn en cuenta las cantidades que estn impresas con fecha de vencimiento, segn el ao que se indique en el corrugado de cada fardo del producto. En el caso de los aos, se tomar en cuenta el ao actual y dos aos ms consecutivos. h) Total de fardos. se anotar la sumatoria horizontal, de cada una de las casillas que tengan cantidad de cada fila.

2) Las actividades de ejecucin de inventarios de fechas, se debern realizar como mnimo cada semana (8 das calendario), otro parmetro depender de los movimientos que se realizan a diario, tomando como base, un egreso mayor de 750 fardos.

3) El encargado de bodega, decidir el momento en que realizar el conteo fsico del inventario de fechas, del producto terminado, no sobregirndose ms de 15 das, calendario. 4) Al momento de realizarse la verificacin de fechas del producto terminado, se deber tomar en cuenta algunos aspectos de importancia, como: a) Verificar si existen transacciones virtuales pendientes de ejecutar, por el Jefe de bodega, como el descargue del sistema del producto que, por algn motivo, no se haba podido rebajar en el momento preciso.

b) Verificar si existen transacciones virtuales, pendientes de ejecutar, por la encargada del Depto. Finanzas, como anulacin de facturas, remitida por los encargados de la distribucin de mayoreo.

54

c) Enterados de que

todo esta ejecutado y en orden, no se deber efectuar ningn

movimiento o transaccin, virtual ni fsica del producto terminado, que es objeto de evaluacin en el momento, y que pueda generar confusin, o que no permita conciliar saldos.

5) Deber contabilizar e informar el total de fardos contabilizados, de cada producto terminado para informar sobre la fecha de vencimiento, sin opcin a descartar ningn producto, as sea por mal manejo, defecto de fbrica, o cualquier otra razn que se pretenda esgrimir. 6) El (los) encargado (s) de realizar el inventario de fechas, debern presentarse a dictar ante el Jefe de Bodega, quien digitar las cantidades que le indiquen los responsables de conteo fsico del producto terminado, en un archivo en Excel (Inventario de fechas), en el cual observar qu cantidades de productos, estn prximas a vencer. 7) Si existiera productos con corta fecha de vencimiento, se har del conocimiento del Gerente de Ventas y el Supervisor de Ventas, para que en conjunto, se tome la decisin de la mecnica a utilizar, para desplazar dicho producto. 8) Si el producto es de poca rotacin, se estudiar la posibilidad de remitirlo ala CD Central ubicada en Ciudad Guatemala, para que se pueda desplazar en otra regional, donde tenga mayor rotacin. Dicho movimiento se podr realizar, nicamente si el producto tiene ms de 4 meses, antes a la fecha de vencimiento. De lo contrario, se tomar como responsable, al Jefe de Bodega de la regional, que se encuentre implicada.

55

Anexo 6 - Formato de inventarios de fechas

MALHER, S. A. BODEGA REGIONAL PETEN

BOLETA DE INVENTARIOS DE FECHAS INVENTARIO DE FECHAS DE PRODUCTO TERMINADO
Ao 2009 CODIGO Descripcion del Producto Terminado 01 CONSOME 1010101 CONSOME DE POLLO MALHER 40X12X12GR 1010102 CONSOME DE POLLO MALHER DISP. 16X36X12 1010103 CONSOME DE POLLO MALHER 6 PACK 300X6X12 1010105 CONSOME DE POLLO MALHER 12X908GR 1010108 CONSOME DE POLLO MALHER 24X454GR 1010114 CONSOME DE POLLO MALHER 24X227GR 02 SOPAS DE POLLO 2010105 SOPA POLLO/FIDEOS AD 60Gr. MALHER 12X12X60 Gr 25 2010106 SOPA POLLO/FIDEOS AD 60Gr. MALHER 36X60 2010111 SOPA POLLO/FIDEOS ND 60Gr. MALHER 12X12X60 2010112 SOPA POLLO/FIDEOS ND 60Gr. MALHER 36X60 2010117 SOPA POLLO/FIDEOS AD 30Gr. MALHER 25X12X30 TOTALES 10 12 60 12 8 13 10 65 6 5 85 25 4 7 6 85 5 45 6 34 200 10 35 25 200 5 11 8 5 9 10 125 7 12 12 25 5 30 9 434 15 5 4 100 600 250 12 6 6 167 1034 265 125 45 34 243 160 60 110 270 2513
CANT. VEN C E CANT. VEN C E CANT.

Ao 2010
VEN C E CANT. VEN C E CANT.

Ao 2011
VEN C E CANT. VEN C E

TOTAL FARDOS

Elaborado Por: ________________________________________

Vo. Bo. _____________________________________

Fuente: Elaboracin propia

56

Anexo 7 Formato de inventario mtodo P E P S

METODO P E P S (Primero en Entrar y Primero en Salir)

EMPRESA: MALHER, S. A. / BODEGA REGIONAL PETEN PRODUCTO: CONSOME DE POLLO MALHER 40X12X2.5GR. METODO DE APLICACIN: P. E. P. S. Entradas Costo unitario Q 339.00 Salidas Costo unitario

UNIDAD DE MEDIDA:

FARDOS PERIODO DE EVALUACION: MAYO Saldos Costo unitario Q 339.00 Q 339.00 Q 339.00 Q 339.00 Q 345.00 Q 339.00 Q 345.00 Q 347.00 Q 339.00 Q 345.00 Q 347.00

Unidades Fecha 05/05/2009. 25 06/05/2009. 12/05/2009. 13/05/2009.

Total Unidades Q 8,475.00 5

339.00

15 10

Q Q

345.00 347.00

Q 5,175.00 Q 3,470.00

14/05/2009.

339.00

Unidades 25 25 Q 1,695.00 20 20 15 20 15 10 Q 3,051.00 11 15 10

Total

Total Q 8,475.00 Q 6,780.00

Q 11,955.00

Q 15,425.00 Q 3,729.00 Q 5,175.00 Q 12,374.00

Elaborado Por:_____________________________
Fuente: Elaboracin propia

Revisado Por: _______________________________

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Anexo 8 - Cuestionario
Cuestionario para evaluar el control de activos fijos (Vehculos) MALHER, S. A. BODEGA REGIONAL PETEN Dirigido a: Jefe de Operaciones, Asistente de Operaciones, Supervisores de Ventas y Pilotos

1.- Los activos fijos son propiedad de Malher, S. A.? Si__X__ No_____

2.- Los activos fijos propiedad de Malher, S. A. cuentan con la debida documentacin de soporte? Si__X___ No_____ 3.- Los activos fijos cuentan con tarjetas de responsabilidad? Si_____ No__X__

4.- Su vehculo es apropiado para el trabajo que realiza? Si__X__ 5.- Existen procedimientos para? a. Mantenimiento preventivo y correctivo? b. Accidentes? c. Robos? d. Resguardo y estacionamiento? e. Asignacin de combustibles y lubricantes? f. Reparaciones urgentes? SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ No_____

6.- Existe persona alguna que controle el uso adecuado de los vehculos? Si_____ No__X___

7.- Existe una norma que indique restricciones sobre la ubicacin de los vehculos? Si_____ No__X__

8.- Se lleva un control de la asignacin de lubricantes y combustibles? Si_____ No__X__

58

9.- Como se determina la asignacin de combustibles y lubricantes? Por ruta __X__ Por zona geogrfica _____ Por tamao de motor de vehculo _____ Por cliente visitados __X__ Por rendimiento _____ 10.- Esta claramente definido el kilometraje en cada uno de sus recorridos? Si_____ No__X__

11.- Se lleva un registro (historial) de los servicios y revisiones mecnicas? Si_____ No__X__

12.- Existen polticas para el uso y cuidado de los vehculos? Si_____ No__X__

13.- En caso de descuido en el uso de los vehculos de la empresa, estn establecidas las medidas a tomar? Si_____ No__X__

14.- Se renen peridicamente los responsables de las reas de asignacin de vehculos con la finalidad de verificar la revisin de los mismos? Si_____ No__X__

15.- Est asignado alguien de los responsables de las reas, en llevar el control de los vehculos? Si_____ No__X__

16.- En caso afirmativo su costo representa una ventaja o desventaja para la empresa? Ventaja __X__ Desventaja_____

17.- Se han definido los procedimientos especficos para dar de baja los activos fijos, que se encuentran fuera de uso? Si_____ No__X__

_Para el presente caso se toma en cuenta que la flota de vehculos es de reciente adquisicin (Junio 2008). 59

Anexo 9 Manual de polticas sobre el uso de activos fijos.

POLITICAS SOBRE EL USO DE LOS ACTIVOS FIJOS

Este manual define las polticas de Malher, S. A. (Bodega Regional Peten), respecto al procedimiento para el uso, mantenimiento, reparaciones de vehculos, accidentes, y coberturas de seguro, etc. con el propsito de velar por el fiel cumplimiento de sus fines, y la obtencin del xito, en sus quehaceres y generales.

Es de importancia hacer mencin que, el rubro de activos fijos en Malher, S. A. Bodega Regional Peten, lo integran Vehculos tipo Camin, Paneles, Montacargas y Generador Elctrico, para el desempeo de sus actividades principales. Es una considerable flota de medios de transporte, que requiere atencin en cumplimiento de la responsabilidad y por ello facciona y operativiza el presente Manual de polticas para la utilizacin y buen uso de los vehculos.

Responsabilidades sobre su uso

1) Es responsabilidad tanto del Gerente de Ventas, como del Supervisor de Ventas, velar por la correcta aplicacin de las polticas expuestas en el presente manual, asimismo ser responsabilidad del Jefe de Operaciones, establecer los controles internos tales como, tarjetas de responsabilidad sobre los vehculos, herramientas, y accesorios por cada persona responsable, a quien se le haya asignado la unidad. Tarjeta de control sobre servicios generales, mantenimiento y reparaciones.

2) Ser responsabilidad de cada vendedor, personal tcnico o administrativo, que tenga asignado vehculo bajo su responsabilidad, utilizar la tarjeta de control para uso de del vehculo referido, con el propsito de regular el kilometraje y el consumo de combustibles, por cada unidad.

60

3) Responsabilidad sobre el estado de los vehculos. Los pilotos y personas que conduzcan los vehculos de Malher, S. A., son responsables de chequearlos antes y despus de salir, a efecto conservarlos y mantenerlos en buen estado a nivel de vehculo en s, cmo de cada uno de sus accesorios. 4) Omisin de responsabilidad. Los conductores y/o personas que manejen vehculos de Malher, S. A. y que tengan conocimientos de algn dao causado a un vehculo y lo ocultaren, se asumir que tiene responsabilidad en el asunto, y que por lo tanto, asumirn la

responsabilidad parte proporcional que corresponda, tanto en lo legal como en lo econmico coactivo. 5) Responsabilidad del personal: toda persona oficialmente contratada para el manejo de vehculos en Malher, S. A. deber cumplir los siguientes requisitos:

a) Conocer y acatar las disposiciones del presente manual. b) Poseer licencia vigente para conducir, de acuerdo al tonelaje del vehculo que se le asigne. c) Conocimiento de las leyes de transito d) Conocer el funcionamiento del vehculo e) Conducir los vehculos con la mayor precaucin, moderacin, prudencia y cuidado, a efecto de evitar accidentes y favorecer la conservacin de los mismos. f) Conocimiento de las regulaciones del seguro. g) Respeto y compostura ante las autoridades, peatones y otros conductores. h) No conducir en estado de ebriedad o bajo efectos de estupefacientes. i) Tomar las precauciones debidas, al manejar en carreteras asfaltadas, de terracera o de difcil acceso. j) Tomar en consideraciones fenmenos tales como, niebla, lluvia, derrumbes, etc. k) Y otras, pertinentes.

6) No se permitir transportar personas ajenas a la empresa, ni cederle la conduccin del vehculo, salvo en casos de fuerza mayor y con la autorizacin respectiva del jefe superior, a segundas o terceras personas. 61

7) Por desobediencia a lo expuesto en el presente manual, a las leyes de transito en general, y a las practicas correctas de utilizacin de los vehculos, l o los responsables de lo que pudiere ocurrir a nivel de percance debern hacerse cargo de los daos y perjuicios que resultaren.

Accidentes y robos
8) Accidentes; se entiende por accidentes cualquier dao causado a terceros, al vehculo de Malher, S. A. o a otro vehculo, como producto de una colisin.

9) Pasos a Seguir en caso de Accidentes. En caso de accidentes, independientemente de la gravedad del mismo y del lugar del suceso, los conductores, siempre que las circunstancias lo permitan, deben seguir los siguientes pasos:

a) Lograr la participacin de las autoridades de transito. b) Informar al Jefe inmediato a la brevedad posible de lo sucedido para su evaluacin. c) Proporcionar en el menor tiempo posible, todos los documentos e informacin necesarios que permita notificar a detalle, a la compaa aseguradora, as como cualquier otra gestin pertinente.

10) Responsabilidad sobre accidentes. Los costos de un accidente en que se vea involucrado un empleado de Malher, S. A. usando un vehculo de la misma, sin la autorizacin respectiva y en horas inhbiles de trabajo, ser su responsabilidad en un cien por ciento. Este acto ser considerado, como causa suficiente para el despido del empleado. Sin derecho a reclamacin alguna.

11) Accidentes en el trabajo. En relacin con accidentes, en los cuales el empleado es claramente responsable y el mismo ha ocurrido, desarrollando actividades relativas a su trabajo, el caso ser revisado, por los jefes inmediatos superiores. Igual procedimiento, se llevar acabo cuando el accidente ocurra en el rea geogrfica de trabajo, y no haya involucrado otro

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vehculo. El fin ser determinar el grado de responsabilidad del conductor, en el accidente, debindose tomar en consideracin, los siguientes aspectos:

a) Estado de funcionamiento del vehculo, basado en los registros de reparacin y mantenimiento.

b) Detalles del informe policiaco obtenido, o del reporte pormenorizado, preparado por el encargado de mantenimiento. c) Circunstancias atenuantes del accidente, tales como estado de tiempo, estado del camino, hora del da, propsito del viaje, etc. o evidente responsabilidad de otro automotor.

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Anexo 10 - Formato de identificacin de vehculos

MALHER, S. A. BODEGA REGIONAL PETEN

BOLETA DE IDENTIFICACION DE VEHICULOS DATOS DEL VEHICULO
MARCA MODELO N. PLACAS Piloto Resposable Cargo ACCESORIOS Tricket Llave de Chuchos Llanta de Repuesto Triangulos Alfombras Retrovisores Antena de Radio Herramientas Nota: La informacion del presente formato se realiza con la finalidad de verificar que cada vehiculo cuente con sus respectivos accesorios, herramientas y documentos. OBSERVACIONES ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ (f)__________________________________ Conductor (f)___________________________________ Jefe de Operaciones
Fuente: Elaboracin propia

TIPO COLOR Km. Actual

Tarjeta de Circulacion Calcomania Vigente Poliza de Seguro

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Anexo 11 - Inventarios de medios de transporte (vehculos)

MALHER, S. A. BODEGA REGIONAL PETEN

INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS (VEHICULOS) JUNIO. 2009
Codigo de Control de N. Inventario Descripcion 1 PEPT01-325-001 Vehiculo Tipo Panel, Color Blanco 2 PEPT01-325-002 Vehiculo Tipo Panel, Color Blanco 3 PEPT01-325-003 Vehiculo tipo Camion, colo Blanco 4 PEPT01-325-004 Vehiculo tipo Camion, colo Blanco 5 PEPT01-325-005 Vehiculo tipo Camion, colo Blanco 6 PEPT01-325-006 Vehiculo tipo Camion, colo Blanco 7 PEPT01-325-007 Vehiculo tipo Camion, colo Blanco 8 PEPT01-325-008 Vehiculo tipo Camion, colo Blanco 9 PEPT01-325-009 Vehiculo tipo Camion, colo Blanco 10 PEPT01-325-010 Vehiculo Tipo Panel, Color Blanco Placa P-168DMS P-169DMS C-580BKK C-581BKK C-585BKK C-586BKK C-584BKK C-583BKK C-267BCQ P-897DHF Marca Mitsubishi Mitsubishi HINO DUTRO HINO DUTRO HINO DUTRO HINO DUTRO HINO DUTRO HINO DUTRO HINO DUTRO Mitsubishi Model Departame o Ubicacin Responsable nto 2008 Ruta 001 /Santa Elena, Peten Carlos Ceballos Ventas Juan 2008 Ruta 002 /Santa Elena, Peten Rene Cruz Jayro Ventas 2008 Ruta 003 /Melchor de Mencos, Peten Juan Del Cid Ventas 2008 Ruta 004 /Dolores, Petenuna Jose Vasquez J Ventas 2008 Ruta 005 /Poptun, Peten Jorge Albeo Vasques Ventas 2008 Ruta 006 /Sayaxche, Peten Antonio Garcia Ventas Cesar 2008 Ruta 007 /Libertad, Peten Giron Linares Tito Ventas 2008 Ruta 008 /Poptun, Melchor de Mencos, Sayaxche y El Naranjo Libertad Sergio Tzuram Distribucion 2006 Ruta 009 /Santa Elena, San Benito, Santa Ana, Peten Carlos Choc Distribucion 2008 Emergente Francisco Castellanos Ventas

Elaborado Por: ________________________________________ Nombre y Firma

Fuente: Elaboracin propia

Vo. Bo. _____________________________________ Nombre y Firma

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