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Verifique o site CONARQ Conselho Nacional de Arquivos hospedado no website do Arquivo Nacional. CONCEITO DE ARQUIVO Arquivologia: Cincia dos arquivos Arquivstica: Tcnica. Conhecimentos prticos relativos organizao de arquivos. Orienta o controle, administrao e recuperao dos diversos tipos de documentos. 1.1 FINALIDADE E FUNO DOS ARQUIVOS
Guarda, a conservao e recuperao dos documentos. Conjunto de documentos. Mvel para guarda de documentos. Local onde o acervo documental dever ser conservado. rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao. Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes sistemas automatizados.

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgnica de sua acumulao (de forma organizada, dentro de uma estrutura). 3 caractersticas: a) criao e recepo por uma repartio, firma ou instituio. Coleo de manuscritos histricos, reunidos por uma pessoa. b) origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transaes passadas. c) carter orgnico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. Converge toda a documentao resultante dos departamentos, setores ou rgos de uma entidade pblica ou privada. O arquivo a memria viva, sendo fonte de pesquisa e informao para administrar melhor. Como memria, os arquivos contm informao sobre todos os aspectos das atividades. Da o valor primrio (valor administrativo) e o valor secundrio (valor cultural). Grande diferena entre os arquivos e outras reas da Documentao. Sendo primordialmente administrativo, serve primeiro administrao que o criou, depois que serve histria - aps o esgotamento da atividade administrativa.

1.2 CLASSIFICAO Classificam-se de acordo com os seguintes aspectos: 1.2.1 Entidades Mantenedoras (caractersticas das organizaes)

Pblicas

Federal Estadual Municipal Sindicatos Colgios Igrejas ONGs Sociedades, Associaes, Conselhos Empresas Indstrias Companhias Pequenas e mdias empresas Escritrios

Institucionais

Comerciais

1.2.2 Estgios de sua evoluo

Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados prximo ao local que os produziu ou recebeu. Arquivo de Segunda Idade ou Intermedirio: documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que podero ainda servir de fonte para os rgos que os produziu ou recebeu. A permanncia dos documentos transitria. Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que so conservados face ao valor histrico ou documental que possuem. So os arquivos propriamente ditos.

1.2.3 Extenso de sua atuao

Podem ser setoriais, gerais ou centrais. Os arquivos setoriais: estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais: se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, aps um perodo as atividades do arquivo corrente. Ex.: os documentos produzidos pelas penitencirias estaduais - que so componentes da SDS-PE - geram arquivos setoriais. Aps um determinado perodo e anlise, essa documentao passar para o arquivo intermedirio - j sob guarda do Arquivo Pblico. O Arquivo Pblico Estadual de Pernambuco o arquivo central do Estado, com legislao especfica para administrar e guardar a documentao produzida pelo Estado de Pernambuco.

1.2.4 Natureza dos documentos

Arquivo Especializado: documentos resultantes de um campo especfico - independente da forma fsica que apresentam. Por exemplo: arquivos mdicos, arquivos hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia.

1.2.5 Espcie
Mensagem - correspondncia trocada entre os trs poderes (Executivo, Legislativo e Judicirio).

Ofcio - correspondncia de carter oficial, equivalente carta trocada entre autoridades no exerccio da funo. Circular - ofcio, carta ou telegrama impresso, mimeografado enviados, simultaneamente, a vrios destinatrios. Relatrio - documento em que se expe autoridade superior, o desenvolvimento de trabalhos relativos a certos servios especiais. Requerimento - documento de certa forma legal, em que se faz pedido ou pedidos autoridade competente. Despachos - manifestaes escritas de autoridades sobre o assunto de sua competncia, submetidos sua apreciao em autos ou papis administrativos. Exposio de motivos - documento em que os ministros de Estado e Dirigentes de rgos diretamente subordinados ao Presidente da Repblica, a ele se dirigem, demonstrando fatos ou motivos, visando soluo de problemas. Aviso - correspondncias entre ministros de Estado ou de governadores de Estados. Notas - correspondncias trocadas entre o Ministrio das Relaes Exteriores e as representaes diplomticas. Carta - forma de correspondncia pela qual as empresas, instituies, etc, se dirigem aos particulares em geral. Memorando - forma de correspondncia interna de um rgo. Edital - ordem oficial ou traslado de postura afixado nos lugares pblicos. Certido - documento emanado de autoridade pblica mediante o qual se atesta que algo se verificou de acordo com o que se encontrava j registrado em algum documento ou registro. Ata - exposio do que ocorreu durante uma reunio ou sesso. Regimento - conjunto de princpios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartio. Regulamento - conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execuo de uma lei. Ordem de servio - documento autorizado execuo de algum servio. Lei - norma jurdica escrita, emanada do poder competente,. com carter de obrigatoriedade cria, extingue ou modifica direito. Decreto - ato de natureza legislativa que pode ser expedido conforme as circunstncias e o objeto, pelo Judicirio, pelo Executivo ou pelo Legislativo. Portaria - ato escrito, por meio do qual o Ministro de Estado, ou outro agente graduado do Poder Pblico, determina providncias de carter administrativo, d instrues sobre a execuo de uma lei ou servio, nomeia e designa funcionrios e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta. Decreto-lei - decreto em forma de lei que, num perodo ditatorial, ou anormal, de governo expedido pelo chefe de fato, do Estado, que concentra nas suas mos o Poder Legislativo, ento suspenso.

1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA

- Ostensivos ou ordinrios: a classificao dada aos assuntos aos quais a divulgao no prejudica a administrao. - Sigilosos: documentos sigilosos so aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, exigem medidas especiais para salvaguardar sua custdia e divulgao. - Conforme a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular, ainda existem os graus de sigilo: * Ultra-secreto: excepcional segurana, planos, projetos de guerra ou cientficos, negociaes militares e polticas. * Secreto: planos de operaes militares, planos de operaes econmicas. * Confidencial: o conhecimento por pessoas no autorizadas pode comprometer a sociedade. * Reservado: assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.