Aprendiendo Access 2000

ACCESS 2000 Lista de precios Práctico Nº 1
Indice
El Entorno de Access ......................................................................................................................................................... 1

¿Cómo ingresar a Microsoft Access 2000? ........................................................................................................................ 3
Tablas: ................................................................................................................................................................................ 5
Relaciones ........................................................................................................................................................................ 12
Tipos de Relaciones ......................................................................................................................................................... 12
Consulta ............................................................................................................................................................................ 16
Generar los cálculos ......................................................................................................................................................... 19
Formulario ........................................................................................................................................................................ 27
Formulario por asistentes ................................................................................................................................................. 32
Informes ........................................................................................................................................................................... 37
El Entorno de Access
Con Office además de crear y editar documentos de texto y realizar tareas de contabilidad, también se puede
administrar base de datos.
Cuando se dispone de una gran cantidad de información es importante saber organizarla para poder acceder a ella de
una forma mas rápida y eficiente.
En esta carpeta aprenderá a crear una base de datos y a utilizar las tablas, índices, consultas, formularios, informes y
relaciones componentes propios del programa.
Una base de datos es un conjunto de información organizada de forma sistemática; por ejemplo una agenda de
direcciones o una agenda telefónica serian bases de datos.
La ventana principal es similar a la de Word, donde en la parte superior tiene las barras y los botones de control. La
diferencia reside en el área de trabajo ya que tiene la forma de una rejilla dividida en filas y columnas
3-Barra de Herramienta
1-Barra de Títulos 2-Barra de Menú Estándar 4-Botones de Control
7-Objetos
5-Barra de Estado 6-Ventanas de

Trabajo
Página Nº1
1-Barra de Titulos: Nos muestra el nombre de la aplicación, separado por un guión ( - ) y entre corchetes ( [ ] ) el
nombre de la base de datos y separado por dos puntos ( : ) el texto Base de datos.
2-Barra de Menú: Al hacer clic en cualquiera de las opciones se despliega un menú con diversas alternativas.
También se pueden activar con combinación de teclas, cada menú tiene una letra subrayada, por ejemplo se puede
acceder a ARCHIVO manteniendo presionada la tecla ALT en el teclado y la letra subrayada. Esta es la única que no
se puede desactivar.
3-Barras de Herramientas: Están compuestas por una serie de iconos y/o botones que permiten utilizar de una forma
más rápida, las funciones incluidas en la Barra de Menú.
4-Botones de Control: En el entorno de Windows cumplen siempre la misma función, de izquierda a derecha:
Minimizar; Restaurar y Cerrar las ventanas.
Los superiores pertenecen a la aplicación, y la inferiores a la base de datos.
5-Barra de Estado: Nos proporciona información respecto del documento en el que estamos trabajando.
6-Ventana de Trabajo: Cada elemento con el que se trabaja aparece dentro de una ventana propia, en el interior de la
ventana general de trabajo de Access. Su ubicación y dimensión pueden variarse manualmente.
7-Objetos: Son los elementos con los que va a trabajar, llámese Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas,
Macros y Módulos.
Página Nº2
⇒ Tablas: Es el elemento principal de la base de datos ya que en ellas se ingresan los datos. Están compuestos como
una planilla de cálculos, en filas por columnas, lo cual en base de datos se conforman en registros y campos
respectivamente.
Campo: Son las columnas de las tabla. Cada campo se corresponde con un tipo de datos. Por ejemplo:
Apellido, Nombre, Dirección, Teléfono, etc.
Registro: Se corresponden con las filas. Cada registro agrupa los datos de una unidad. Por ejemplo el Legajo de
una persona.
⇒ Consultas: Permite establecer criterios de búsqueda dentro de una tabla seleccionada. Por ejemplo: todas las
personas de sexo femenino.
⇒ Formularios: Estos hacen que sea más fácil el ingreso de los datos a las tablas.
Por ejemplo: dar de Alta Legajo de Personal
⇒ Informes: Se utilizan para que la información tenga un orden y una buena presentación en el momento de la
impresión del documento.
Por ejemplo: Listados de datos de Personal, Mercaderías, etc.
NOTA: El resto de los objetos como Pagina, Macros y Módulos lo veremos en Access Avanzado.
¿Cómo ingresar a Microsoft Access 2000?
1) Haga CLIC en , se desplegará una ventana que contiene distintas opciones.
2) Haga CLIC en la opción desplegándose otro menú con la lista de programas que contiene la
computadora.
3) Haga CLIC en
Página Nº3
Al hacer clic en la opción Microsoft Access, éste ha sido ejecutado. Puede comenzar a trabajar.
1) Haga CLIC en Base de datos de Access en blanco.
2) Haga CLIC en
Al hacer CLIC en Aceptar aparece un cuadro de diálogo para seleccionar la unidad de disco en dónde guardará la
Base de datos.
Página Nº4
3) Haga CLIC en :
4) Haga CLIC en Alumnos en ‘PC 109’ (X)
5) Busque la carpeta con su APELLIDO Y NOMBRE e ingrese en ella
6) En Nombre de archivo, escriba TRABAJO PRACTICO Nº 1
7) Haga CLIC en
Aparece el siguiente cuadro de diálogo.
En la base de datos TRABAJO PRÁCTICO Nº 1 que creo utilizará Tablas, Consultas, Formularios e Informes.
Tablas:
Página Nº5
Las tablas son los objetos dentro de los cuáles se almacena la información.
1) Dentro de Tablas; haga doble CLIC en
En el diseño puede ver una ventana con el nombre Tabla 1 y dentro de ella tres columnas:
Nombre del campo

Tipo de datos
Descripción
En Access se llama Campos a los títulos de una columna, los Datos son los que se ingresan en los campos y el
conjunto de datos forman un registro.
4) En la columna Nombre del campo escriba el primer campo que llevará la tabla: CODIGO.
5) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita,
haga CLIC en la misma flechita y seleccione la opción Numérico que es el tipo de datos que le corresponde al
campo CODIGO como lo muestra la siguiente figura
Página Nº6
6) Haga CLIC debajo del campo CODIGO en la columna Nombre del campo y escriba el segundo campo que
llevará la tabla: DETALLE
7) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto que en este caso es el tipo
de dato correcto.
8) Haga CLIC debajo del campo DETALLE en la columna Nombre del campo y escriba el tercer campo que
llevará la tabla: COD RUBRO
haga CLIC en la misma flechita y seleccione la opción Numérico
Página Nº7
8) Haga CLIC debajo del campo COD RUBRO en la columna Nombre del campo y escriba el cuarto campo que
llevará la tabla: PRECIO COSTO
haga CLIC en la misma flechita y seleccione la opción Moneda como lo muestra la siguiente figura
Guardar la tabla
1) Haga CLIC en y seleccione la opción
2) En el siguiente cuadro de diálogo escriba TABLA DE PRECIOS.
3) Haga CLIC en
Aparece un cuadro de diálogo que pregunta si colocará una clave.
4) Haga CLIC en No. La clave se colocará más adelante.
Página Nº8
5) Haga CLIC en y seleccione
6) Haga CLIC en TABLA DE PRECIOS, luego haga CLIC en
7) Al abrir podemos ver la TABLA DE PRECIOS con los campos que acabamos de crear
8) Comience a tipear los datos correspondientes a la TABLA DE PRECIOS cómo lo muestra la siguiente figura.
9) Después de copiar los datos, haga CLIC en
Página Nº9
10) Cerrar la TABLA DE PRECIOS haciendo CLIC en el botón (Cerrar)
Crear la segunda Tabla
Esta será la Tabla auxiliar que tendrá los rubros correspondientes a cada código
1) Haga CLIC en
2) Haga CLIC en Vista de Diseño
3) Haga CLIC en
4) En la columna Nombre del campo escriba el primer campo que llevará la tabla: COD RUBRO.
Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita
haga CLIC en la misma y seleccione la opción Numérico que es el tipo de datos que le corresponde al campo COD
RUBRO como lo muestra la siguiente figura
5) Haga CLIC debajo del campo COD RUBRO en la columna Nombre del campo y escriba el segundo campo que
llevará la tabla: RUBRO
Página Nº10
6) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto que en este caso es el tipo
de dato correcto.
Guardar la tabla
1) Haga CLIC en y seleccione la opción
2) En el siguiente cuadro de diálogo escriba TABLA AUXILIAR.
3) Haga CLIC en
Aparece un cuadro de diálogo que pregunta si colocará una clave.
4) Haga CLIC en No, la clave la colocaremos más adelante
5) Haga CLIC en y seleccione
6) Haga CLIC en TABLA AUXILIAR, luego haga CLIC en
7) Al abrir podemos ver la TABLA AUXILIAR con los campos que acabamos de cargar
Página Nº11
8) Comience a tipear los datos correspondientes a la TABLA AUXILIAR cómo lo muestra la siguiente figura.
9) Después de tipear los datos, haga CLIC en
10) Cerrar la TABLA AUXILIAR haciendo CLIC en el botón (Cerrar)
Relaciones
Para que las tablas de una Base de datos, puedan trabajar juntas, se define una relación entre ellas. La relación actúa
como un nexo entre las tablas y permite vincular un registro de una tabla con uno o varios registros de la otra.
Para poder relacionar las tablas, cada una debe tener un campo clave o sea un campo en común, es decir, deben tener
el mismo tipo de dato, lo cual no quiere decir que deban tener el mismo nombre, aunque es aconsejable para evitar
confusiones.
Por ejemplo:
COD RUBRO en la TABLA DE PRECIOS y COD RUBRO en la TABLA AUXILIAR.
Campo clave: en ACCESS a las bases de datos se las llama relacionales ya que permiten combinar los datos cargados
en distintas tablas.
Esto se realiza mediante la inclusión de un campo clave que sirve de enlace entre las distintas tablas.
Tipos de Relaciones
a) De Uno a Varios: esta clase de relación permite vincular un campo de una tabla con diferentes campos de otra
tabla.
b) De Uno a Uno: esta clase de relación permite que un campo como máximo coincida con otro de otra tabla.
c) De Varios a Varios: en este caso un campo de una tabla puede tener muchos campos coincidentes en otra tabla y
viceversa.
En este caso se debe crear una tabla adicional llamada de Unión cuya clave principal debe constar de 2 (dos)
campos como mínimo.
IMPORTANTE: si no definimos un campo clave en una tabla, cuando se realiza la relación, esta toma como tipo de
relación Indeterminado.
Definir Clave
1) Seleccione la TABLA DE PRECIOS y haga un CLIC en
Página Nº12
2) Ubíquese en el campo COD RUBRO
3) Haga CLIC sobre el icono (Clave principal) de la Barra de Herramientas
4) Podemos observar la clave definida en el campo COD RUBRO como lo muestra la siguiente figura
5) Guardar y Cerrar la TABLA DE PRECIOS
Relacionar las tablas
1) Para relacionar las tablas, active el menú
2) Haga CLIC en .
Página Nº13
Aparece en pantalla un cuadro de diálogo Mostrar tabla con los nombres de las tablas creadas anteriormente.
3) Con la tecla SHIFT sostenida seleccione con la flechita hacia abajo del teclado, las dos tablas, (TABLA DE
PRECIOS y TABLA AUXILIAR) cómo lo muestra la siguiente figura.
4) Haga CLIC en
Podemos observar las dos tablas detrás del cuadro de diálogo Mostrar Tabla
Página Nº14
5) Luego CLIC en
Se cierra el cuadro de diálogo Mostrar tabla haciendo CLIC en el botón .
6) Haga CLIC en el campo COD RUBRO de la TABLA DE PRECIOS, con el botón del mouse presionado pase
a la TABLA AUXILIAR y ubíquese sobre el campo COD RUBRO, suelte el botón del mouse.
7) Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones con las dos tablas y sus respectivos campos en común.
8) Haga CLIC en
Luego de crear la relación podrá observar las dos tablas unidas por el campo COD RUBRO (que es el campo que
ambas tienen en común). Observe en la siguiente figura la relación.
Página Nº15
9) Haga CLIC en
10) Haga CLIC en

Consulta
1) Haga CLIC en
2) Haga CLIC en
3) Haga CLIC en aparece el cuadro de diálogo Mostrar Tabla con las dos tablas, para agregar los
campos a la consulta de la Lista de Precio.
4) Con la tecla SHIFT sostenida seleccione con la flechita hacia abajo las dos tablas, (TABLA DE PRECIO y
TABLA AUXILIAR) cómo lo muestra la siguiente figura.
5) Haga CLIC en
6) Haga CLIC en
Observe que aparecen las dos tablas relacionadas para realizar la Consulta.
Página Nº16
7) Haga DOBLE CLIC en CODIGO de la TABLA DE PRECIOS
8) Haga DOBLE CLIC en DETALLE de la TABLA DE PRECIOS
9) Haga DOBLE CLIC en COD RUBRO de la TABLA DE PRECIOS
10) Haga DOBLE CLIC en RUBRO de la TABLA AUXILIAR
11) Haga DOBLE CLIC en PRECIO COSTO de la TABLA DE PRECIOS
12) Podrá ver los campos insertados en sus respectivas columnas como lo muestra la siguiente figura
13) Haga CLIC en
14) En el siguiente cuadro de diálogo deje el nombre Consulta1.
15) Haga CLIC en
16) Abra la Consulta1 para poder ver el resultado.
Página Nº17
17) Al abrir la Consulta1 podemos ver que en el título que corresponde a la columna DETALLE dice Campo0 como
lo muestra la siguiente figura
18) Para cambiar Campo0 por la palabra DETALLE, entre en el diseño de la tabla PRECIOS y haga CLIC en el
campo DETALLE
19) En el cuadro Propiedades del campo ubíquese la fila Titulo y tipee DETALLE
20) Haga CLIC en de la Barra de herramientas.
Página Nº18
21) Haga CLIC en el icono (Cerrar).
22) Para ver el las modificaciones realizadas anteriormente abra la consulta1
Generar los cálculos
A partir de ahora comenzará a generar los cálculos necesarios para obtener los resultados que completarán la TABLA
DE PRECIOS
Ganancia
1) Haga CLIC en la Consulta1 y luego en
2) Haga CLIC en la columna siguiente a PRECIO COSTO, para generar el cálculo correspondiente.
3) Haga CLIC en el icono (Generar) de la Barra de herramientas
Página Nº19
Aparece el cuadro de diálogo Generador de expresiones donde podemos observar que en la segunda columna se
encuentran los campos de la Consulta1.
Cuadro de
expresiones
Cuadro de
símbolos
Cuadro de
carpetas
Cuadro de
campos
Utilizará para generar los cálculos los siguientes botones que se encuentran ubicados debajo del Cuadro de
expresiones
4) Haga un CLIC sobre el signo , luego haga DOBLE CLIC en PRECIO COSTO, haga un CLIC sobre el
signo y tipee 0,23 (este porcentaje será la ganancia sobre el precio de costo)
5) Haga CLIC en
Página Nº20
6) Observe que vuelve al cuadro de diálogo anterior, como puede comprobar hay una columna más, que corresponde
al campo GANANCIA. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba del teclado hasta visualizar la
palabra Expr1.
7) Borre esa palabra y escriba GANANCIA. Como lo muestra la siguiente figura.
Aplicar formato moneda
Utilizará para aplicar formato moneda la Barra de herramientas
1) Una vez ubicado en la columna GANANCIA vaya al icono Propiedades de la barra de herramientas.
Aparece en pantalla un cuadro de diálogo con cuatro opciones.
Página Nº21
2) Haga CLIC en la opción Formato, luego haga otro CLIC en la flechita y busque la opción Moneda.
3) Haga CLIC en el botón (de la ventana Propiedades)
4) Haga CLIC en el icono guardar de la Barra de herramientas
5) Haga CLIC en el botón (de la ventana Propiedades) para cerrar la Consulta1
6) Para ver el resultado del nuevo cálculo generado abra la Consulta1.
7) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono (Cerrar).
Página Nº22
Precio de venta
2) Haga CLIC en la columna siguiente a GANANCIA, para generar el cálculo correspondiente.
3) Haga CLIC en el icono (Generar), haga un CLIC sobre el signo , luego haga DOBLE CLIC en
PRECIO COSTO, haga un CLIC sobre el signo haga DOBLE CLIC en GANANCIA (la suma de estos
campos nos dará el Precio de venta)
4) Haga CLIC en
5) Observe que vuelve al cuadro de diálogo anterior, cómo puede comprobar hay una columna más que corresponde
al Campo Precio de Venta. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba hasta visualizar la palabra
Expr1
6) Borre esa palabra y escriba PRECIO DE VENTA.
El formato de moneda no será necesario volver a aplicarlo ya que quedó registrado cuando lo hicimos en
Ganancia.
7) Guarde la consulta en el icono guardar de la Barra de herramientas
8) Cierre la consulta en el icono
Página Nº23
10) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono (Cerrar)
IVA 21%
2) Haga CLIC en la columna siguiente a PRECIO DE VENTA, para generar el cálculo correspondiente
3) Haga CLIC en el ícono (Generar) haga un CLIC sobre el signo , luego haga DOBLE CLIC en
PRECIO DE VENTA, haga un CLIC sobre el signo tipee 0,21
4) Haga CLIC en
Página Nº24
al campo IVA 21%. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba hasta visualizar la palabra Expr1.
6) Borre esa palabra y escriba IVA 21%.
El formato de moneda no será necesario volver a aplicarlo ya que quedó registrado cuando lo hicimos en GANANCIA
8) Cierre la consulta en el icono
TOTAL MONOTRIBUTO
2) Haga CLIC en la columna siguiente a IVA 21%, para generar el cálculo correspondiente
Página Nº25
3) Haga CLIC en el icono (Generar) haga CLIC en la columna siguiente a IVA 21%, haga un CLIC sobre
el signo , luego haga DOBLE CLIC en PRECIO DE VENTA, haga un CLIC sobre el signo y tipee
0,21
4) Haga CLIC en
al Campo TOTAL MONOTRIBUTO. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba hasta visualizar
la palabra Expr1
6) Borre esa palabra y escriba TOTAL MONOTRIBUTO.
El formato de moneda no será necesario volver a aplicarlo ya que quedó registrado cuando lo hicimos en
GANANCIA.
Página Nº26
Formulario
1) Haga CLIC en , luego haga CLIC en como lo muestra la siguiente figura.
2) Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Nuevo formulario haga CLIC en Vista Diseño, luego en el recuadro
inferior haga CLIC en la flechita y busque Consulta1 que será de dónde extraerá los datos para la realización
del formulario.
3) Haga CLIC en
Página Nº27
Aparece en pantalla la vista de diseño con una hoja cuadriculada y la lista de los campos que contiene la Consulta1.
4) Ubique el cursor en el vértice inferior derecho de la cuadrícula del Formulario para modificar el tamaño. El cursor
toma el siguiente aspecto . Presione y arrastre sin soltar el mouse hasta que el formulario tenga un tamaño
adecuado para insertar los campos. Consulte con el Instructor/a
5) Haga CLIC en la cuadrícula del Formulario.
6) Haga CLIC en de la Barra de herramientas y seleccione el color de fondo Rosa Claro.
Página Nº28
7) Haga CLIC sobre el campo CODIGO y sin soltarlo arrastre hasta la hoja cuadriculada
8) Al soltar el CLIC el campo CODIGO queda insertado en el Formulario como lo muestra la siguiente figura
9) De la misma manera pase todos los campos. Los campos seleccionados deben quedar en la hoja como lo muestra la
siguiente figura.
Página Nº29
10) Una vez ubicados correctamente los campos, lo que debe hacer es acomodarlos, que tengan los mismos tamaños.
Llame a un instructor/a para mejor asesoramiento.
Título del Formulario
Para colocarle título al Formulario utilizaremos el Cuadro de Herramientas
Seleccionar objetos Asistente para controles

Etiqueta Cuadro de texto
Grupo de opciones Botón de alternar
Botón de opción Casilla de verificación
Cuadro combinado Cuadro de lista
Botón de comando Imagen
Marco de objeto independiente Marco de objeto dependiente
Salto de página Control ficha
Subformulario / Subinforme línea
Rectángulo Más controles
1) Haga CLIC en (Etiqueta) del cuadro de controles
2) Haga CLIC en la parte superior del Formulario para agregar el título correspondiente al Formulario. El cursor
toma el siguiente aspecto.
3) Haga CLIC en la parte superior del Formulario1 y arrastre para dibujar el rectángulo donde agregaremos el título
correspondiente al Formulario.
4) Escriba Formulario1.
Página Nº30
Formato del Formulario

(Fuente, Tipo de Fuente, Alineación)
Para modificar la estética del formulario utilice la Barra de herramientas Formato (Formulario, Informes)
1) Haga CLIC en el título para seleccionarlo.
2) Haga CLIC en la flechita para cambiar la Fuente , seleccione Times New Roman.
3) Haga CLIC en la flechita para cambiar el Color de la Fuente , seleccione Azul.
4) Haga CLIC en para cambiar el estilo de la fuente a Negrita
5) Realice lo mismo para el resto de los campos aplicándole a cada uno Fuente y Color de Fuente.
6) Vuelva a seleccionar el Título.
7) Haga CLIC en (Centrar) de la Barra de herramientas.
8) Realice lo mismo para el resto de los campos aplicándole a cada uno Alineación Izquierda.
9) Vaya al icono (Guardar) de la Barra de Herramientas.
10) Guarde el Formulario con el nombre Formulario1.
11) Vaya al icono (Cerrar)
12) Para ver el Formulario con sus respectivos campos y datos haga CLIC en
13) Haga CLIC en
Página Nº31
Observe el resultado del Formulario terminado con sus campos y datos.
14) Haga CLIC en los botones de registro que se encuentran en la parte inferior del formulario para observar todos
los registros del Formulario
Formulario por asistentes
1) Haga CLIC en luego, haga CLIC en
2) Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Nuevo formulario haga CLIC en Asistente para formularios, luego
en el recuadro inferior haga CLIC en la flechita y busque Consulta1.
3) Haga CLIC en
Página Nº32
Vemos en pantalla el cuadro de diálogo Asistente para formularios. En la opción Campos disponibles aparecen los
campos que contiene la Consulta 1.
4) Haga CLIC en el botón y observe como pasan todos los campos al cuadro Campos Seleccionados
5) Haga CLIC en Siguiente.
Página Nº33
6) El Asistente para formularios nos permite seleccionar que tipo de distribución aplicará al formulario. Haga
CLIC en Columnas, luego haga CLIC en Siguiente.
7) Aparece la opción de aplicar estilo al formulario. Haga CLIC en Papel de arroz, luego haga CLIC en
Siguiente.
8) Aparece la opción de colocarle nombre al formulario escriba FORMULARIO EN COLUMNAS, luego haga
CLIC en Finalizar.
Página Nº34
Aparece la ventana Vista de Formulario con el Formulario en columnas.
Tendrá que modificar los datos en la Vista de Diseño.

9) Haga CLIC en el icono Diseño que se encuentra en la parte superior izquierda de la Barra de herramientas.
10) Observe que aparece la ventana Vista de Diseño con el FORMULARIO EN COLUMNAS, tendrá que
modificar el ancho del campo MONOTRIBUTO para que los datos puedan verse correctamente. Llame a un
instructor para mejor asesoramiento.
Página Nº35
11) Vaya al icono (Guardar) de la Barra de Herramientas
12) Vaya al icono (Cerrar)
13) Para ver el Formulario con sus respectivos campos y datos haga CLIC en
14) Haga CLIC en
Observe el resultado del Formulario Tabular terminado con sus campos y datos acomodados correctamente.
15) Haga CLIC en los botones de registro que se encuentran en la parte inferior del formulario para observar todos
los registros del Formulario
Ejercicio 1:
Crear un Formulario con Asistente para formularios tomando de la Consulta1 todos los campos:
♦ CODIGO
♦ DETALLE
♦ COD RUBRO
Página Nº36
♦ RUBRO
♦ PRECIO DE COSTO
♦ GANANCIA
♦ PRECIO DE VENTA
♦ IVA 21 %
♦ MONOTRIBUTO
Aplicar distribución Tabular

Guardar con el nombre de Formulario Tabular. Verifique la consulta con el asesoramiento de un instructor/a
Cerrar el Formulario
En caso de no recordar algún paso consulte el ejemplo de Formulario Pág. 30.
Ejercicio 2:
Crear un Formulario con Asistente para formularios tomando de la TABLA DE PRECIOS todos los campos:
♦ CODIGO
♦ DETALLE
♦ COD RUBRO
♦ PRECIO DE COSTO
Aplicar distribución Justificado

Guardar con el nombre de Formulario Justificado. Verifique la consulta con el asesoramiento de un instructor/a
Cerrar el Formulario
INFORMES
Un informe es la manera más efectiva de presentar y analizar la información que reside en una base de datos.
Ejemplo:
Si quiere ver la lista de empleados de un doctor el informe lo mostrará impreso o por pantalla.
1) Haga CLIC en luego, haga CLIC en
2) Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Nuevo Informe haga CLIC en Asistente para Informe, luego en el
recuadro inferior haga CLIC en la flechita y busque Consulta1.
3) Haga CLIC en
Página Nº37
4) Aparece el cuadro de diálogo del Asistente para Informes. En la opción Campos disponibles aparecen los
campos que contiene la Tabla Personal
5) Haga CLIC en para pasar todos los campos.
6) Haga CLIC en Siguiente.
7) En el cuadro de diálogo que aparece para seleccionar el nivel de agrupamiento seleccione el campo COD RUBRO
y haga CLIC en
Página Nº38
8) Observe como el campo COD RUBRO se ubicó por sobre el resto de los campos como lo muestra la siguiente
figura y haga CLIC en Siguiente
9) En el cuadro de diálogo para ordenar los registros del informe despliegue la lista de campos y seleccione
DETALLE y haga CLIC en Siguiente.
10) En este cuadro de diálogo seleccionará la distribución y orientación que aplicará al Informe. En Distribución haga
CLIC en Bloque, en Orientación haga CLIC en Vertical, luego haga CLIC en Siguiente.
11) En el cuadro de diálogo de estilos haga CLIC en Casual, luego haga CLIC en Siguiente.
Página Nº39
12) Colóquele al Informe el nombre INFORME TABULAR, luego haga CLIC en Finalizar.
Aparece la ventana Vista Previa (Vista Preliminar) con el INFORME TABULAR, como podrá observar el
Asistente para Informes ha agrupado la información por COD RUBRO y ordenado el campo alfabéticamente el
campo DETALLE para facilitar la búsqueda de información.
Página Nº40
Tendrá que modificar los datos en la Vista de Diseño para que puedan verse correctamente.
13) Haga CLIC en que se encuentra en la parte superior izquierda de la Barra de Herramientas.
14) Cómo podrá observar en la Vista de Diseño aparece el Informe con los campos y los datos comprimidos lo que
debe hacer es acomodarlos, reducirlos o agrandarlos según los tamaños que éstos requieran. Llame a un
Instructor/a para mejor asesoramiento.
15) Guardar y cerrar el informe
Observe el resultado del Informe Justificado en la Vista Previa con sus campos y datos acomodados correctamente
listo para imprimir!!.
Página Nº41
Configurar Página
En Microsoft Access la configuración de página de los Informes debe realizarse siempre al finalizar éstos.
1) Mantenga el Informe 1 abierto
2) Active el menú y seleccione
3) Vemos en pantalla el cuadro Configurar Página
4) Verifique que cada margen tenga las siguientes medidas:
Margen Superior: 30mm

Margen Inferior: 30mm
Margen Izquierdo: 20,5mm
Margen Derecho: 20,5mm
Como lo muestra la siguiente figura
Página Nº42
5) Activar la solapa Página y seleccione en la opción Orientación: Vertical y en Tamaño de papel Legal 8 1/2 x 14
pulg
6) CLIC en como lo muestra la siguiente figura
7) Cerrar el Informe
Ejercicio 3:
Crear un Informe con Asistente para Informes tomando de la Consulta 1 todos los campos:
♦ CODIGO
♦ DETALLE
♦ COD RUBRO
♦ RUBRO
♦ PRECIO DE COSTO
Página Nº43
♦ GANANCIA
♦ PRECIO DE VENTA
♦ IVA 21%
♦ TOTAL MONOTRIBUTO
Aplicar distribución En columnas

Guardar con el nombre de Informe en Columnas.
Cerrar el Informe.
En caso de no recordar algún paso consulte el ejemplo de Informe Pág. 35.
Ejercicio 4:
Crear un Informe con Asistente para Informes tomando de la Consulta 1 los campos:
♦ CODIGO
♦ DETALLE
♦ RUBRO
♦ PRECIO DE COSTO
♦ PRECIO DE VENTA
Aplicar distribución Justificado

Guardar con el nombre de Informe Justificado.
Cerrar el Informe.
Verifique el trabajo con el asesoramiento del Instructor / a. ¡LLAMELO!

No se quede con ninguna duda.
Página Nº44

Aprendiendo Access 2000

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ACCESS 2000 Lista de precios Práctico Nº 1

El Entorno de Access ......................................................................................................................................................... 1

5-Barra de Estado 6-Ventanas de

¿Cómo ingresar a Microsoft Access 2000?

1) Haga CLIC en , se desplegará una ventana que contiene distintas opciones.

1) Haga CLIC en Base de datos de Access en blanco.

4) Haga CLIC en Alumnos en ‘PC 109’ (X)

5) Busque la carpeta con su APELLIDO Y NOMBRE e ingrese en ella

6) En Nombre de archivo, escriba TRABAJO PRACTICO Nº 1

Aparece el siguiente cuadro de diálogo.

1) Dentro de Tablas; haga doble CLIC en

Nombre del campo

1) Haga CLIC en y seleccione la opción

2) En el siguiente cuadro de diálogo escriba TABLA DE PRECIOS.

Aparece un cuadro de diálogo que pregunta si colocará una clave.

4) Haga CLIC en No. La clave se colocará más adelante.

5) Haga CLIC en y seleccione

6) Haga CLIC en TABLA DE PRECIOS, luego haga CLIC en

9) Después de copiar los datos, haga CLIC en

10) Cerrar la TABLA DE PRECIOS haciendo CLIC en el botón (Cerrar)

Crear la segunda Tabla

2) Haga CLIC en Vista de Diseño

1) Haga CLIC en y seleccione la opción

2) En el siguiente cuadro de diálogo escriba TABLA AUXILIAR.

Aparece un cuadro de diálogo que pregunta si colocará una clave.

4) Haga CLIC en No, la clave la colocaremos más adelante

5) Haga CLIC en y seleccione

6) Haga CLIC en TABLA AUXILIAR, luego haga CLIC en

9) Después de tipear los datos, haga CLIC en

10) Cerrar la TABLA AUXILIAR haciendo CLIC en el botón (Cerrar)

1) Seleccione la TABLA DE PRECIOS y haga un CLIC en

2) Ubíquese en el campo COD RUBRO

3) Haga CLIC sobre el icono (Clave principal) de la Barra de Herramientas

5) Guardar y Cerrar la TABLA DE PRECIOS

Relacionar las tablas

1) Para relacionar las tablas, active el menú

Se cierra el cuadro de diálogo Mostrar tabla haciendo CLIC en el botón .

10) Haga CLIC en

7) Haga DOBLE CLIC en CODIGO de la TABLA DE PRECIOS

8) Haga DOBLE CLIC en DETALLE de la TABLA DE PRECIOS

9) Haga DOBLE CLIC en COD RUBRO de la TABLA DE PRECIOS

10) Haga DOBLE CLIC en RUBRO de la TABLA AUXILIAR

11) Haga DOBLE CLIC en PRECIO COSTO de la TABLA DE PRECIOS

13) Haga CLIC en

14) En el siguiente cuadro de diálogo deje el nombre Consulta1.

15) Haga CLIC en

16) Abra la Consulta1 para poder ver el resultado.

20) Haga CLIC en de la Barra de herramientas.

21) Haga CLIC en el icono (Cerrar).

22) Para ver el las modificaciones realizadas anteriormente abra la consulta1

Generar los cálculos

1) Haga CLIC en la Consulta1 y luego en

3) Haga CLIC en el icono (Generar) de la Barra de herramientas

7) Borre esa palabra y escriba GANANCIA. Como lo muestra la siguiente figura.

Aplicar formato moneda

Utilizará para aplicar formato moneda la Barra de herramientas

Aparece en pantalla un cuadro de diálogo con cuatro opciones.

3) Haga CLIC en el botón (de la ventana Propiedades)

4) Haga CLIC en el icono guardar de la Barra de herramientas

5) Haga CLIC en el botón (de la ventana Propiedades) para cerrar la Consulta1

6) Para ver el resultado del nuevo cálculo generado abra la Consulta1.

7) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono (Cerrar).

1) Haga CLIC en la Consulta1 y luego en

2) Haga CLIC en la columna siguiente a GANANCIA, para generar el cálculo correspondiente.