COMO O PROGRAMA DOS OITO SENSOS (8S) PODE AJUDAR NA EDUCAO E QUALIFICAO PROFISSIONAL, REDUZINDO CUSTOS , AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE

E COMBATENDO O DESEMPREGO

Autor: Jos Abrantes (M.Sc.)

COPPE/UFRJ. Doutorando do programa de engenharia de produo. rea APIT. E-mail: oitoesse@br.homeshopping.com.br

Abstract A method for the implementation of a management program for human and material resource in industries is presented. The objective of the program is to improve the quality of products and services and the produvtivity of the company. The method is based on the five Senses (5S) japanese technique, that aims at the change of material and behavional work enviroment. The five Senses can be translated as: Utilization (Seiri), Ordering (Seiton), Neatness (Seiso), Well-Being (Seiketsu) and Selfdiscipline (Shitsuke). Very few references were found in the specialized literature concerning management tools for waste preventive administration, that may be used to implement strategic plans for human resources. In order to fill this gap it is proposed to extend the five Senses technique to increase the top management awardness and motivation regarding waste prevention controls in the company. A program is then developed, based on the concepts of motivation, leadership, communication and quality of life in the workplace, using training programs as a tool to change work habits and behaviour. The three additional Senses result from three more japanese words which start with the S letter and which mean respectively: Shikari Yaro or Determination and Union, shido or Training and Sestuyaku or Economy and waste prevention. As a result appears The eight Senses program or 8S program. Sub-rea: Modelo de Gesto Key words: Behaviour, Motivation and training

1 A problemtica O maior patrimnio de uma empresa so os seus recursos humanos. Nenhuma mquina ou sistema, por mais moderno e automtico que seja, consegue raciocinar e usar a criatividade para propor melhorias que gerem economias. A globalizao est exigindo uma maior competitividade das empresas que, esto sendo obrigadas a produzirem melhor e com menor custo. Quando se pensa em reduo de custo, a primeira idia que surge (infelizmente) reduzir a mo de obra, ou melhor, demitir pessoas. Quase sempre este conceito est errado pois, em qualquer empresa especialmente indstrias, existem diversos custos quase invisveis e que quando controlados podem gerar economias superiores s simples demisses de funcionrios. Desperdcios de: gua, energia eltrica, vapor, combustvel, gases, lubrificantes, ar comprimido, produtos qumicos, embalagens, matrias prima, materiais, peas sobressalentes, ligaes telefnicas, cpias, fax, alimentao, cafezinho, produtos de limpeza e itens de escritrio so comuns em praticamente todas as indstrias e empresas de modo geral. As estatsticas mostram os seguintes desperdcios no Brasil: At 25% da energia eltrica gerada At 40% da gua tratada Cerca de 30% dos alimentos produzidos Perdas superiores a 30% na construo civil

Somos campees mundiais em acidentes do trabalho e temos altos ndices de morte e ferimentos, devido acidentes automobilsticos. Tambm temos srios problemas de verminoses, crie, diabetes e hipertenso arterial. Se somarmos a estes desperdcios os gastos com afastamentos e tratamentos mdicos devido alcoolismo, tabagismo e problemas decorrentes de condies ambientais (calor, rudo, umidade e agentes qumicos), certamente chegaremos a valores significativos, ou falando de maneira clara: as empresas jogam muito dinheiro fora sem perceber e pensam em reduzir custos apenas demitindo pessoas. Tudo isto pode ser acrescido ao custo total e como resultado temos produtos e servios de baixa qualidade, produtividade insuficiente e logicamente baixa competitividade interna e internacional. Nos pases desenvolvidos e competitivos estes problemas, praticamente no existem, e entre outras caractersticas todos tm altos ndices de educao, escolaridade e treinamento profissional. Eles sabem que a maneira mais eficaz de reduzir custos, combatendo desperdcios, usando a inteligncia e criatividade dos funcionrios. No contratam apenas mo de obra, mas tambm pernas e crebros. Pessoas treinadas, educadas, felizes, motivadas e respeitadas como cidados e profissionais, tm condies de dar idias e sugestes que, permitem s empresas economias significativas, muitas vezes com baixo ou nenhum investimento financeiro. Educao e treinamento profissional so a base do sucesso. Uma anlise rpida e superficial indica que a responsabilidade do Estado pois, ele quem deve prover escolas de forma a que o trabalhador chegue pronto ao mercado e o cidado pronto para a vida. Do ponto de vista poltico e constitucional este pensamento pode at estar correto mas, analisando o lado prtico da realidade das empresas brasileiras, no se pode esperar anos,

ou dcadas, pela atuao do Estado, especialmente no treinamento profissional. As empresas podem e devem investir na educao e treinamento de seus funcionrios pois, alm de benefcios e incentivos legais, tero uma fora de trabalho melhor preparada com reflexos na qualidade e produtividade, o que as tornam competitivas garantindo suas sobrevivncia e continuidade dos negcios. importante dizer que no se est propondo que o Estado abdique dos seus deveres de prover educao mas sim que as empresas, at por interesses prprios, tambm o faam. Outro ponto que, no se deve apenas pensar em qualificao tcnica e profissional pois, assim estaremos formando apenas autmatos. Temos que formar pessoas com conhecimento e cultura gerais nos diversos campos da cincia, para que com liberdade ajudem o pas a progredir. 2 O programa 5S Existem diversos mtodos de gesto que combatem os desperdcios, dentre os quais o programa 5S, ou dos Cinco Sensos, originrio do Japo, e proposto pela equipe do professor Kaoru Ishikawa em maio de 1950. Os 5S so cinco palavras que, quando pronunciadas em japons, comeam pela letra S encerrando em si os conceitos de: Utilizao (Seiri), Ordenao (Seiton), Limpeza (Seiso), Bem estar (Seiketsu) e Autodisciplina (Shitsuke). Este programa foi, e continua sendo, a base da qualidade total que transformou em menos de 20 anos, uma nao destruda pela guerra e sem recursos materiais, numa potncia industrial e econmica. claro que no so apenas estas cinco palavras que iro transformar uma empresa e um pas. O povo japons adotou os conceitos dos 5S mas j, naquela poca, tinham uma boa e slida formao escolar, alm de histrica e filosoficamente adotarem o combate aos desperdcios. Este hbito faz parte da cultura do Japo. Outro ponto que trata-se de um povo coletivista, onde existe a participao de todos em todas as tarefas, sendo comum numa empresa ver-se diretores, no s circulando entre os funcionrios, mas tambm participando de algumas tarefas operacionais. No Brasil o programa 5S vem sendo empregado, quase que exclusivamente, como um modelo de arrumao ou housekeeping utilizando-se apenas, e temporariamente, os 3S iniciais (Seiri, Seiton e Seiso), esquecendo-se que existem uma srie de outras aes e Sensos que do condies para continuidade do programa. O resultado que em pouco tempo o programa perde fora e as pessoas voltam s condies e procedimentos anteriores. O programa tratado como uma moda e muitos pensam que ir resolver todos os males em pouco tempo, de forma simples e mgica. Muitos livros de administrao e mtodos de melhoria da qualidade, citam que estes programas s tm xito e durabilidade se, entre outras, as seguintes aes forem implementadas: A) Participao real e efetiva da alta administrao da empresa. B) Treinamento e qualificao de todos os funcionrios. C) Participao total dos funcionrios, principalmente com sugestes de baixo ou nenhum investimento financeiro, mas que geram significativas economia e combate aos desperdcios. 3 O programa 8S Objetivando complementar e adequar a filosofia do 5S ao Brasil, so propostos 3 novos Sensos (Shikari Yaro, Shido e Setsuyaku) de forma a torn-lo um xito e de uso contnuo. importante ressaltar que a grande vantagem do programa 8S que ele no contempla o investimento em mquinas e sistemas automticos, tratando-se de uma metodologia de gesto de recursos humanos e materiais, baseado totalmente na capacidade

intelectual e criativa dos funcionrios. O investimento nos seres humanos, com educao, treinamento e qualificao profissional. A metodologia promove a mudana de comportamento de dirigentes e funcionrios que, passam a formar um grupo unido com viso de sobrevivncia e continuidade dos negcios, principalmente atravs da economia e combate aos desperdcios. Os oito Sensos so a seguir descritos seguindo suas ordem de implantao: 3.1 Shikari Yaro : Senso de determinao e Unio. Prega a participao determinada da alta administrao em parceria com a unio de todos os funcionrios. O exemplo vem de cima. Motivao. Liderana e comunicao so as chaves deste Senso. Este primeiro Senso deve ser implantando segundo as seguintes etapas: 1- Conscientizao da alta administrao. 2- Reunio entre diretores e gerentes. 3- Escolha do coordenador do programa 8S. 4- Comunicao da empresa a todos os funcionrios. 5- Reunio entre gerentes, supervisores e funcionrios. 6- Divulgao do programa. 7- Plano para motivao dos funcionrios. 8- Auditoria operacional dos recursos humanos, quando feita uma completa avaliao do grau de satisfao dos funcionrios para com todas as condies de trabalho. 9- Plano de aes imediatas para soluo dos problemas crticos. 10- Avaliao de todo o Senso. atravs das aes de mudana de comportamento da alta administrao que os funcionrios sentir-se-o satisfeitos e motivados para participarem efetivamente do programa. Ao serem tratados com educao, respeito, justia, equidade e ao terem boas condies de trabalho, todos participam. 3.2 Shido : Senso de treinamento. Prega o treinamento do profissional e a educao do ser humano. Estas aes qualificam o profissional e engrandecem o ser humano que, passa a ter melhor empregabilidade, essencial nos tempos modernos, onde o desemprego est aumentando e os novos postos de trabalho exigem profissionais educados e treinados. Este segundo Senso tambm engloba o planejamento de todo o programa e deve ser implantando nas seguintes etapas: 1- Treinamento do coordenador do programa. 2- Treinamento da diretoria. 3- Montagem do escritrio do programa 8S. 4- Treinamento dos gerentes. 5- Seleo e treinamento dos facilitadores. 6- Elaborao do plano diretor. 7Treinamento de todos os funcionrios. 8- Registro e anlise da situao atual da empresa. 9- Elaborao dos planos de execuo. 10- Avaliao de todo o Senso. 3.3 Seiri : Senso de Utilizao onde, deve-se separar os objetos, documentos, dados e servios em necessrios ou no. Os necessrios so separados para uso, os desnecessrios so disponibilizados ou descartados, sem agresses ao meio ambiente. Este o primeiro Senso prtico e ao pratic-lo descobre-se a enorme quantidade de coisas inteis que costuma-se guardar, causando desperdcios, baguna, sujeira e poluio visual, alm de tornar os ambientes potencialmente inseguros. 3.4 Seiton : Senso de Ordenao onde, os itens necessrios so ordenadamente guardados de forma a serem usados de forma rpida e segura. Ordem e progresso. Todos os itens so identificados, ordenados e armazenados de tal maneira que sua utilizao economiza tempo. Aps o uso, o item deve ser recolocado no mesmo local, do mesmo modo e em boas condies. 3.5 Seiso : Senso de Limpeza. Em ambientes limpos, bonitos, agradveis e seguros existe maior motivao e as pessoas usam melhor a capacidade criativa. durante a implantao deste Senso que se deve preparar e executar um plano permanente de coleta

seletiva de lixo. A higiene e a pintura dos ambientes com cores alegres, vivas e adequadas, so a base deste Senso. Ao mesmo tempo que se limpa tambm se inspeciona, para detectar problemas potenciais ou efetivos, antes que causem desperdcios e ou acidentes. 3.6 Seiketsu : Senso de Bem Estar. Este resultado dos cinco Sensos anteriores. Em um ambiente de participao coletiva, unio, com treinamento e educao, organizado, ordenado, limpo e seguro, o Bem Estar aflora naturalmente. As principais aes e fatores para o sucesso deste Senso so: 1- Limpeza e higiene de banheiros, vestirios e refeitrios. 2- Boas condies ambientais como iluminao, temperatura, rudo e fontes polidoras. 3Pintura dos ambientes, inclusive artstica em alguns pontos. 3- Uso de plantas ornamentais e conservao de jardins. 4- Criao de reas de recreao e esportiva. 4- Plano de assistncia mdica, social e seguros. 5- Plano de cargos e salrios. 6- Campanhas de sade e alimentao saudvel e balanceada. 7- Valorizao da preveno dos acidentes de trabalho e cuidados com o meio ambiente. 8- Liberdade de expresso e associao em entidades e sindicatos. 9- Delegao de autoridade e atribuio de responsabilidade. 10- Plano constante de educao e treinamento. 11- Valorizao do trabalho em equipe, respeitando as individualidades. 3.7 Shitsuke : Senso de Autodisciplina. quando todos respeitam tudo e todos. No um respeito cego, apenas por respeitar, mas a compreenso de que todos fazem parte do elo da corrente (a empresa) e se um elo se rompe a corrente se enfraquece, causando desperdcios e prejuzos. As normas e procedimentos tm que ser seguidas e respeitadas porm, devem ser revisadas sempre que necessrio, no mnimo a cada seis meses. Todos devem dar sugestes para melhorias e aperfeioamento contnuo. 3.8 Setsuyaku : Senso de Economia e combate aos desperdcios. Este o ponto culminante do programa 8S pois, uma vez que os sete Sensos anteriores estejam incorporados ao comportamento das pessoas, estas sentem-se motivadas para sugerir modificaes e melhorias, quase sempre de baixo ou nenhum investimento, mas que combatem os desperdcios reduzindo os custos e aumentando a produtividade. impressionante a capacidade de raciocnio e criatividade das pessoas, especialmente muitas de baixo nvel hierrquico e escolar. Estas devem ser bem recompensadas, elogiadas e devese investir com ateno especial no seu desenvolvimento escolar e profissional. Para o sucesso deste Senso, essencial o estabelecimento de um plano de combate aos desperdcios com as seguintes etapas: 1- Ampla campanha promovida pela alta administrao. 2- Reunio entre diretores, gerentes e supervisores. 3- Diviso da empresa em setores de atuao e escolha dos lderes de grupos de sugestes. 4- Coleta de sugestes e idias. Todas devem ser aceitas e nenhuma descartada antes de uma anlise detalhada. 5- Anlise das sugestes, separando-se as de execuo simples e imediata das que necessitam estudos projetos e investimentos. Neste caso deve-se fazer uma anlise de custo x benefcio. 6- Execuo das melhorias. 7Avaliao dos resultados. 8- Divulgao dos resultados. 9- Recompensa e elogios aos autores das sugestes. Devem ser adotados diversos mtodos, internacionalmente consagrados, que proporcionam economia e combate aos desperdcios. A seguir so citados alguns:

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Implantao do controle estatstico de processo (CEP). Simples grficos e tabelas, podem ajudar muito no controle, tanto da produo, quanto de atividades diversas. Valorizao da engenharia de projetos. Nenhuma modificao ou acrscimo deve ser feita sem estudos e tudo deve ser documentado e arquivado. Filosofia de manuteno, especialmente com mtodos preventivos e preditivos, baseados na confiabilidade. A manuteno produtiva total (MPT) deve ser implantada pois, o programa 8S j preparou a empresa para tal prtica. Neste mtodo tarefas como limpeza, lubrificao, apertos, inspees simples e pequenos reparos, so realizados tambm pelos operadores e no apenas pelos profissionais especficos da manuteno. Implantao e valorizao de grupos de crculos de controle da qualidade (CCQ). Estes pequenos grupos devem ser incentivados em todas as reas da empresa pois, so responsveis pela maioria das idias bem sucedidas.

Os mtodos JUST IN TIME e KANBAM s devem ser tentados aps a empresa ter consolidado toda a filosofia do 8S e principalmente quando existir confiana total nos subfornecedores pois, estes que sero responsveis pela regularidade, preciso e qualidade das matrias prima, embalagens e componentes que a empresa usa nas suas atividades. 4 Avaliao do programa 8S Todos os Sensos devem ser avaliados, mensal ou trimestralmente, com o uso de critrios e questionrios onde so atribudas notas de 1 a 5 para os diversos fatores e assim consegue-se dar um tratamento matemtico e estatstico a itens qualitativos. Ao final os resultados dos oito Sensos so plotados em grficos e comparados com os meses anteriores, quando pode-se melhorar ainda mais o programa, ou tomar-se aes corretivas. importante levar em conta que, antes de iniciar a implantao do programa, devem ser levantados diversos ndices, consumos e parmetros, para posterior avaliao das economias. 5 Continuidade do programa 8S Sabe-se que com o passar do tempo as pessoas tendem a diminuir a sua participao, isto acontece no s com o programa 8S mas, com qualquer atividade exercida pelo ser humano. Para evitar isto deve-se ter um plano de longo prazo, objetivando manter as pessoas participativas e motivadas permanentemente. Alm das aes j citadas ao longo dos Sensos, os seguintes procedimentos devem ser adotados para continuidade e eficcia do programa: 1- Participao permanente da alta administrao. 2- Treinamento e retreinamento dos funcionrios. 3- Estabelecimento de metas de longo prazo. 4- Plano de comunicao permanente dos resultados e evoluo do programa. 5- Exerccio contnuo do trabalho em equipe e valorizao de lideranas. 6- Avaliao mensal dos seis Sensos tticos e operacionais: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke e Setsuyaku. 7- Avaliao trimestral dos dois Sensos estratgicos: Shikari Yaro e Shido. 8- Concursos internos com distribuio de trofus, placas, medalhas e diplomas para as pessoas e setores que se destacaram. 9- Aps o segundo ano da implantao do programa, deve-se fazer anualmente, a Auditoria Operacional dos Recursos Humanos, para medir a satisfao dos

funcionrios e tomar medidas corretivas. 10- Encontros anuais do 8S. 11- Exposies fotogrficas com exemplos de melhorias propostas pelas pessoas. 6 Concluses Tomando como base os resultados j obtidos com programas 5S, pode-se afirmar que, como o 8S incorpora aes de educao, treinamento, mudanas fsicas e comportamentais, alm de valorizar as pessoas atravs das sugestes, ele uma ferramenta estratgica eficaz na economia de recursos e combate aos desperdcios, o que causa impactos positivos na qualidade e produtividade das empresas. Ele proporciona condies para aumento de faturamento, aumento do volume produzido e consequentemente contratao de novos funcionrios. Todos os oito Sensos so importantes, mas os de Determinao e Unio ou Shikari Yaro, o de Treinamento ou Shido e o de Autodisciplina ou Shitsuke, so a essncia, pois s com a conscientizao e participao da alta administrao, a unio de todos, a educao e treinamento, junto com a Autodisciplina coletiva que o programa poder ser bem sucedido. Por se tratar de um mtodo educativo, de mdio e longo prazo, no se podendo esperar resultados imediatamente aps o seu incio, especialmente por envolver a mudana de mentalidade e comportamento. Pacincia e perseverana so fundamentais para o desenvolvimento constante do programa. Um dos aspectos importantes a ser considerado que os custos decorrentes da implantao do programa, devem ser encarados e contabilizados como investimentos com alta taxa de retorno. Para concluir podemos destacar os seguintes benefcios do programa 8S: 1- Bem estar das pessoas. 2- Preveno de acidentes. 3- Incentivo criatividade. 4- Conservao de energia. 5- Melhoria do moral das pessoas. 6- Preveno quanto a paradas por quebras. 7- Reduo de estoques e peas sobressalentes. 8Higienizao mental da companhia. 9- Reduo de custos, de forma geral. 10- Melhoria da qualidade de produtos e servios. 11- Aumento da produtividade da empresa. 12- Preparo da empresa para a filosofia da qualidade total (GQT).

7 Bibliografia (1) ABRANTES, Jos. Programa 8S: Ferramenta para a economia e combate aos desperdcios na indstria. Dissertao de Mestrado (M. S.c.). CEFET/RJ, Rio de Janeiro, Brasil, 1997. (2) DEMING, W. Edwards. Qualidade: A Revoluo da Administrao: traduo por Clave Comunicaes e Recursos Humanos. Rio de Janeiro: Saraiva , 1990. (3) FERNANDES, Eda. Qualidade de Vida no Trabalho. Salvador: Casa da Qualidade, 1996. (4) HABU, Naoshi, KOIZUMI, Yoichi, OHMORI Yoshifumi. Implementao do 5S na Prtica: Traduo da Central de Manuteno Ltda ( CEMAN ). Campinas SP: Icea, 1992. (5) RIBEIRO, Haroldo. 5 S: A Base para a Qualidade Total. Salvador: Casa da qualidade, 1994. (6) TSUCHIYA, Seiji. Quality Maintenance; Zero defects Through Equipment Management. Portland, Oregon, USA: Advanced Digital Imaging, Inc, 1992. (7) UMEDA, Masao. TQC e Administrao de Recursos Humanos no Japo. Belo Horizonte: Fundao Christiano Ottoni, 1996. (8) YOSHIMOTO, Tsikara. Qualidade, Produtividade e Cultura; O Que podemos aprender com os japoneses. 2. ed. So Paulo: Saraiva, 1992.