CHARTE DE LAUDIT INTERNE DU CNRS

1. INTRODUCTION La prsente charte dfinit la mission, le rle et les responsabilits de la Direction de laudit interne ainsi que les responsabilits des instituts, des directions et des dlgations rgionales au sein du processus daudit interne.

2. OBJECTIFS DE LAUDIT INTERNE La Direction de laudit interne assure une fonction de vrification indpendante et objective au CNRS. Elle sacquitte dans ce cadre des tches suivantes : estimer la conformit des activits du CNRS aux rglements en vigueur et au cadre lgislatif gnral applicable ; valuer lefficacit conomique des initiatives et politiques de fonctionnement interne ainsi que lapplication des principes defficacit et dconomie ; vrifier ladquation du contrle interne et loptimisation de lutilisation des ressources du CNRS ; vrifier que les politiques du CNRS, ses procdures, ses systmes et ses donnes concernant le contrle interne sont mis en uvre et adapts aux fins vises ; recommander des politiques et actions destines apporter des amliorations dans les domaines susmentionns et valuer leur mise en oeuvre.

3. RLE ET RESPONSABILITS DE LA DIRECTION DE LAUDIT INTERNE Rattach au Directeur gnral, le Directeur de laudit interne est responsable de ltablissement des politiques daudit interne, de la dfinition du contenu gnral des activits dans ce domaine, de leur planification, de la gestion de leur mise en uvre et des rapports sur les rsultats obtenus. Il sassure de ladquation et de lefficacit des audits. Il coordonne ses activits daudit avec celles conduites par lAgent comptable principal pour sassurer de la rgularit, de la sincrit et de la fidlit de la situation financire et patrimoniale de ltablissement.

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En outre, la Direction de laudit interne est charge : de raliser des audits indpendants et systmatiques des contrles internes ainsi que de leur mise en uvre en tant que de besoin pour valuer leur efficacit au vu des objectifs conomiques et programmatiques, des contraintes et des risques ; dvaluer la mise en uvre, par les responsables, des activits de gestion des risques, y compris les activits dvaluation, de vrification et de rduction des risques ainsi que la publication, en temps opportun, de rapports sur les risques lis aux activits du CNRS ; dans le respect des prrogatives de lAgent comptable principal, dexaminer et dvaluer le bien-fond et ladquation des systmes comptables, financiers et autres systmes de gestion ainsi que la fiabilit de leurs donnes ; dvaluer lefficacit des politiques, initiatives et procdures du CNRS ; de faire des recommandations damliorations au niveau du fonctionnement et/ou des politiques ; de procder des audits spcifiques la demande du Directeur gnral.

Les vrifications de la Direction de laudit interne couvrent toutes les activits du CNRS, en particulier dans les domaines suivants : gestion des ressources alloues aux activits de recherche, gestion adquate et rationnelle des ressources humaines, efficacit et bonne utilisation des ressources matrielles, gestion des actifs, conformit avec les dcisions des organes directeurs, les instructions du Directeur gnral, les obligations et engagements contractuels du CNRS ainsi que les meilleures pratiques en matire dadministration, fiabilit et intgrit des rapports.

La Direction de laudit interne assure, en liaison avec lAgence comptable principale, la coordination des activits daudit interne qui peuvent tre demandes par le comit daudit et lui fournit les informations requises.

4. PLANIFICATION, MISE EN UVRE ET SUIVI DES AUDITS Afin de sassurer de lefficacit des activits daudit, la Direction de laudit interne procde comme suit : a) Elle soumet chaque anne lapprobation du Directeur gnral, du Comit de direction et du Comit daudit un plan daudit interne moyen terme sous la forme dun plan glissant sur trois ans et un programme annuel daudit interne, sur la base notamment dune analyse des principaux risques de gestion auxquels le CNRS risque dtre expos. b) Lors de la prparation du plan daudit interne moyen terme et du programme annuel daudit interne, elle peut solliciter lavis des directeurs et des dlgus rgionaux concernant les risques et problmes de gestion actuels et consulter le personnel exerant des responsabilits oprationnelles et de contrles directs. c) Afin dviter les risques de redondance, elle coordonne sa planification avec les activits daudit de lAgence comptable principale et, dans toute la mesure du possible, avec les services daudit extrieurs (Cour des comptes, services dinspection).

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d) Le programme annuel daudit interne est galement tabli en coordination avec le Comit daudit, sans prjudice de son indpendance. e) Pour chaque mission daudit, elle dsigne un auditeur attitr, qui ralise laudit conformment aux procdures applicables et aux normes professionnelles gnralement reconnues (Normes internationales pour la pratique professionnelle de laudit interne de lIIA/IFACI). Lauditeur responsable sefforce, dans tous les cas, dentretenir un dialogue constructif et factuel avec les units audites. f) Elle sassure que les mthodologies suivies sont similaires afin dassurer une qualit homogne des missions daudit. Elle sappuie, le cas chant, sur les travaux mens par lACP.

g) Elle notifie au moins six semaines lavance lentit audite la ralisation de la mission daudit. h) Une fois lenqute acheve, le Directeur de laudit interne adresse un projet de rapport daudit au directeur et aux responsables des units ou activits audites et organise les discussions ncessaires pour consolider les conclusions consignes dans le rapport daudit. i) Un rapport daudit final est ensuite envoy au directeur et aux responsables des units organisationnelles concernes. Celles-ci sont tenues de rpondre aux recommandations dans les quatre semaines qui suivent la publication du rapport en proposant un plan daction pour les recommandations quelles acceptent et en exposant les motifs de non acceptation de certaines recommandations. Le rapport daudit final est ensuite remis au Directeur gnral, accompagn du plan daction convenu. Le Directeur gnral dcide in fine des suites donner lensemble des recommandations. Dans les six mois qui suivent la communication du rapport daudit final, la Direction de laudit interne procde de brves vrifications de suivi concernant les units ou activits audites.

j)

k) Elle soumet au Comit de direction tous les six mois un rapport sur la mise en uvre des recommandations faites dans le cadre de ses audits. l) La Direction de laudit interne communique un rapport au Directeur gnral et au Comit daudit tous les six mois, faisant le point sur lavancement de la mise en uvre du programme annuel daudit interne. Ce rapport comprend notamment une synthse des principales observations releves par la Direction de laudit interne, ainsi que le cas chant par lAgent comptable principal, et un tat de la mise en uvre des recommandations faites.

5. RESPONSABILITS DES INSTITUTS ET DES DIRECTIONS AU SEIN DU PROCESSUS DAUDIT INTERNE Pour ce qui concerne les activits menes au sein de leur institut/direction, les directeurs sassurent : a) que la Direction de laudit interne a accs sans difficult la documentation et aux membres du personnel auxquels elle souhaite sadresser au moment de la prparation des plans daudit interne et au cours dactivits daudit spcifiques ; b) que les units audites examinent rapidement les projets de rapport daudit et envoient leurs remarques en soutien des discussions mener sur les conclusions consignes dans le rapport de la Direction de laudit interne en vue de leur consolidation ; c) quune rponse formelle laudit est donne dans les quatre semaines qui suivent la rception du rapport daudit final, sous la forme dun plan daction, convenu avec la Direction de laudit interne et mentionnant les mesures prendre, le nom de lagent responsable et la date dchance prvue ;

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d) que les plans daction convenus sont mis en uvre concrtement avec la diligence voulue ; e) que les units organisationnelles concernes par le plan daction fournissent la Direction de laudit interne des informations actualises sur ltat davancement des actions et apportent leur entier soutien aux vrifications de suivi, conformment aux besoins de la Direction de laudit interne.

6.

INDPENDANCE DE LA FONCTION DAUDIT INTERNE

Dans lexercice de ses fonctions, la Direction de laudit interne a toute indpendance et relve directement du Directeur gnral. Afin de prserver cette indpendance, les auditeurs internes sont protgs par les dispositions de la prsente charte valide par le Conseil dadministration. Ils sabstiennent de sengager dans des fonctions oprationnelles ou toute activit susceptible de compromettre lindpendance et lobjectivit de leurs valuations et de leurs rapports. La Direction de laudit interne applique dune faon gnrale les normes internationales pour la pratique professionnelle de laudit interne de linstitut des auditeurs internes (IIA/IFACI), adaptes comme il se doit, par les procdures adquates aux conditions spcifiques du CNRS. La Direction de laudit interne devra terme tre accrdit au regard de normes selon une procdure de certification reconnue. Dans lexercice de ses fonctions, la Direction de laudit interne est expressment habilite avoir un accs libre et sans restriction tous les documents, archives, comptes et quipements du CNRS ainsi qu son personnel. Les agents du CNRS sont chacun chargs de permettre cet accs dans leur domaine de comptence. Laccs aux informations classifies est soumis aux procdures applicables et rglements correspondants.

7.

PROTECTION DES INFORMATIONS

Chaque auditeur est tenu un strict devoir de rserve et de discrtion. Les donnes sources des auditeurs sont dment protges.

8.

ORGANISATION

Dans lexercice de ses activits, le Directeur de la Direction de laudit interne dirige une quipe dauditeurs internes. Selon la nature et le contenu de lactivit daudit, il peut tre second par les spcialistes dautres instituts/directions/services du CNRS et, si ncessaire, par des consultants extrieurs dans le respect des procdures applicables. Chaque auditeur bnficie dune formation permanente dau moins 12 jours ouvrs.

9.

ENTRE EN VIGUEUR

La prsente charte entre en vigueur avec effet immdiat. A la date de signature de la dcision portant cration de la DAI

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