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Excel 2007

Primeros pasos con Excel

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En ocasiones, puede encontrarse trabajando con un libro que integre numerosas hojas. Para facilitar la visualizacin, puede desplegar la Lista de hojas, pulsando con el botn derecho sobre los controles de desplazamiento, junto a la barra de etiquetas. En esta lista podr ver todas las hojas que contiene el libro. Slo tiene que seleccionar aquella a la que quiera ir. Abra un nuevo libro. Ahora imagine que est trabajando con un libro en el que cada hoja representa un da de la semana. En este caso, usted decide qu parte de las fichas y de la barra de desplazamiento debe quedar a la vista. Para ello, site el puntero del ratn sobre la barra de divisin de etiquetas. Cuando el puntero del ratn cambie de forma, pinche y arrastre hacia la derecha o hacia la izquierda, dependiendo de la zona de visin que desee ampliar. Las hojas de clculo se dividen en filas y columnas, que forman la cuadrcula. Las columnas tienen un ttulo alfabtico en su parte superior que va desde la A a la Z, mientras que las filas tienen un ttulo numrico. Cada una de las intersecciones entre las filas y columnas se denomina celda, y se identifica por la combinacin de la letra y el nmero que indica su posicin en la cuadrcula. Siempre que inicie un libro de Excel, la primera celda, o celda A1, aparecer contorneada en negro y con el ttulo de su fila y columna resaltado. Es la celda activa, o celda seleccionada. Si seleccionamos con un clic de ratn la celda B2, por ejemplo, sta pasar a ser la nueva celda activa, y su referencia quedar visible en el cuadro de nombres. Por el contrario, si teclea la referencia en el cuadro de nombre y pulsa Enter, la celda activa coincidir con la que haya escrito.

El entorno de trabajo
En esta leccin aprender a controlar el desplazamiento por la hoja de clculo, a trabajar con filas y columnas, y a utilizar las celdas para cumplir con sus objetivos de trabajo. Silvia quiere mantener controlada la gestin de Todo Envo mediante pequeas hojas de clculo que le permitan organizar sus datos de un simple vistazo. Pero todava no termina de asimilar esto de las celdas, filas y columnas. Vamos a intentar ayudarla a afianzar sus conocimientos. La cuadrcula de Excel est compuesta por un nmero muy elevado de celdas, lo que supone que, al abrir un libro, slo puede ver una parte muy reducida de ella. En ocasiones, los datos que maneje no estarn en la parte visible de la pantalla, y se ver obligado a desplazarse por la hoja para acceder a ellos. Veamos un ejemplo. Abra el ejercicio Trabajando con Excel. En este ejercicio, la informacin que recoge la cuadrcula excede el campo de visin de la pantalla. Cmo acceder a la informacin que queda oculta al final? Una forma muy sencilla es pulsar en su teclado Avanzar Pgina, para avanzar el espacio correspondiente a una pantalla completa. Si vuelve a pulsar esta tecla, avanzar una pantalla ms. Para retroceder, utilice la opcin inversa: pulse la tecla Retroceder pgina. Tambin puede desplazarse utilizando las flechas del teclado, avanzando celda a celda. Site el cursor en la celda de partida, por ejemplo, A1, y pruebe a desplazarse a la derecha, izquierda, abajo y arriba, con la ayuda de las flechas. Sencillo, verdad? Si quiere avanzar ms de una celda, pulse la flecha correspondiente tantos puestos como desee avanzar. Qu hacer cuando ha avanzado varias pginas y quiere recuperar rpidamente el inicio de la hoja? Para volver a la celda A1, que marca el comienzo de la cuadrcula, slo tiene que pulsar simultneamente las teclas Control e Inicio de su teclado. Ya est de nuevo en el comienzo de su ejercicio.

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Para facilitar la visualizacin del documento puede utilizar tambin las barras de desplazamiento, situadas en los laterales derecho e inferior de la pantalla. Para utilizarlas, site el cursor sobre la barra que desee mover, y arrastre hasta la zona que desee visualizar. Al soltar, la pantalla mostrar el lugar indicado. En la esquina inferior derecha de su pantalla estn situados los controles de zoom. Si hace un clic sobre Acercar, los elementos representados en la pantalla aumentan un 10%. Un nuevo clic supone un aumento del 20%, y as sucesivamente. Asimismo, cada clic sobre Alejar, supone una reduccin del 10% sobre el tamao de los elementos recogidos en la pantalla. Tambin puede desplazar manualmente el zoom con el control de desplazamiento. Ponga a prueba su pulso! Si usted necesita modificar el modo en que se muestran los datos en la pantalla, Excel le ofrece varias posibilidades para facilitar su objetivo. Vamos a explorarlas utilizando el ejercicio Filas y columnas. Abra el ejercicio para comenzar. Silvia ha elaborado un checklist que recoge las principales tareas de gestin que deben seguirse en cada uno de los proyectos que Todo Envo emprenda. Sin embargo, cada vez que reflexiona sobre ello, se le ocurren nuevas tareas para completar su checklist. Silvia quiere aadir un paso previo al Anlisis de calidad, por lo que necesita disponer de una fila en blanco. Para insertar la nueva fila en el orden deseado, debe seleccionar aquella fila a la que quiere anteponer la nueva, haciendo clic en su etiqueta, el campo numrico que la representa. De esta forma, toda la fila ha quedado seleccionada, y aparece resaltada en un tono ms oscuro. Una vez seleccionada la fila, haga clic en cualquier parte de ella con el botn derecho del ratn. En el men contextual que se ha desplegado, seleccione la opcin Insertar. Ya tiene su nueva fila creada. Fjese en el orden y recuerde: todo nuevo elemento que inserte quedar posicionado antes de la seleccin previa. Probemos ahora otro mtodo de insercin, utilizando la cinta de opciones. Silvia necesita aadir una nueva columna a su checklist para incorporar un campo de observaciones. Cmo hacerlo? Seleccione una de las celdas que est en la columna a la que desee anteponer la nueva columna, por ejemplo, E5. Despliegue el men Insertar del grupo Celdas, en la ficha Inicio, y haga clic en Insertar columnas de hoja. Cuando insertamos una fila o columna, aparece el botn de Opciones de insercin. Con l, Excel le facilita la eleccin del formato para la nueva fila o la nueva columna, como en nuestro ejemplo. Haga clic sobre el botn para desplegar su men, que le permitir decidir si dar a la nueva columna el formato de la columna de la izquierda, de la derecha, o borrar el formato. Para nuestro ejercicio, seleccione el mismo formato de la derecha. Silvia ha decidido no incorporar el campo observaciones, por lo que debe eliminar la columna. Seale alguna de las celdas comprendidas en la columna que desea eliminar, por ejemplo, F5. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, despliegue el men de la opcin Eliminar, y haga clic sobre Eliminar columnas de hoja. Compruebe cmo la columna ha desaparecido. Cuando queremos copiar una fila o columna completa, en primer lugar debemos asegurarnos de seleccionar la totalidad de datos que contiene. Para ello, debe hacer clic en su etiqueta, el nmero si es una fila, o la letra, en el caso de las columnas. En este caso, seleccionaremos la fila que contiene el paso Gestin de transporte, haciendo clic en su encabezado. Una vez hecha la seleccin, en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, seleccionamos el botn Copiar. Esta accin tiene los mismos resultados que pulsar en el teclado simultneamente las teclas Control y C. Para pegar la seleccin, seleccione la fila de destino y despliegue el men del botn Pegar, en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio. Haga clic en Pegar. El resultado es el mismo que obtendra pulsando las teclas Control y V de su teclado. Cuando copiamos el contenido de una columna, fila o celda aparece el botn Opciones de pegado junto a los datos que hemos copiado. Al hacer clic sobre el botn, aparece la lista de opciones que Excel puede llevar a cabo con respecto a las celdas pegadas. Algunas de estas opciones le permitirn decidir el formato de los datos pegados.

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En ocasiones, puede ocurrir que los cambios que necesite incorporar a su hoja de clculo no afecten a filas o columnas completas, sino slo a una o varias celdas. Para manipular las celdas, existen distintos mtodos de seleccin. Vamos a estudiarlos uno a uno. Abra el ejercicio Celdas. Se denomina Rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan de manera simultnea, para realizar una misma operacin: un clculo o aplicar un formato determinado, por ejemplo. Se identifica por el nombre de la celda que ocupa la esquina superior izquierda, seguido de dos puntos y el nombre de la celda que ocupa la esquina opuesta. El rango ms pequeo que puede darse es una celda nica, o celda activa. Para seleccionar un conjunto de celdas contiguas, haga clic con el botn izquierdo del ratn en la primera de las celdas que desee seleccionar y, sin soltar, arrastre hasta la ltima celda que desee incluir en el rango. Al soltar, comprobar que las celdas seleccionadas permanecen destacadas en otro color y bordeadas en negrita. Otra forma para seleccionar celdas contiguas es utilizar las flechas del teclado. Para ello, haga clic con el ratn en la primera celda del rango que desee seleccionar, y pulsando la tecla Maysculas, indique con las flechas hacia dnde quiere ampliar su seleccin. Haga clic con el ratn en una de las celdas que desee incluir en su seleccin y, manteniendo pulsada la tecla Control, haga nuevamente clic en cada una de las celdas que desee seleccionar. Al soltar Control, comprobar que las celdas seleccionadas estn sombreadas.

Qu hacer si las celdas que quiere seleccionar no son contiguas?

Ya puede realizar la operacin que necesite, y afectar a todas ellas. Puede usar tambin este mtodo para seleccionar filas o columnas no contiguas. Una de las formas ms rpidas y sencillas de copiar celdas es hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la celda que desee copiar, y seleccionar la opcin Copiar en el men contextual. Los datos que esta celda contenga habrn quedado guardados en el portapapeles. El siguiente paso es hacer clic con el botn derecho en la celda en que desee pegar estos datos, y en el men contextual, hacer clic en Pegar. Para copiar y pegar celdas tambin resulta muy prctico utilizar el teclado. Slo tiene que seleccionar las celdas que desee copiar, y pulsar simultneamente las teclas Control y C para copiar. Despus, seleccione la celda en la que quiera pegar los datos y pulse las teclas Control y V.

Si ha copiado ms de una celda, y slo ha marcado una para ejecutar la accin de pegar, automticamente Excel extender el rea al mismo nmero de celdas de origen. Una funcionalidad especfica de Excel es la posibilidad de duplicar una celda o rango de celdas con un simple clic de ratn. Para ello, seleccione la celda o rango a copiar y pulse la tecla Control. Podr comprobar cmo el puntero cambia de forma. Manteniendo pulsada la tecla Control y el botn izquierdo del ratn, arrastre hasta el lugar donde desee copiar la celda o rango de celdas. Suelte y compruebe el resultado.

Cuando trabaje copiando y pegando celdas, filas o columnas, es importante que tenga en cuenta que, si las celdas sobre las que est pegando los datos no estn vacas, perder la informacin que contenan. Excel sustituye estos datos por los que est pegando. Tngalo en cuenta en su trabajo, para no perder informacin valiosa.

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Cuando copiamos los datos contenidos en una celda, los duplicamos. Estos permanecern visibles tanto en las celdas de origen como en las que los peguemos. Sin embargo, si en lugar de copiar celdas las cortamos para pegarlas en otro lugar, lo que est haciendo es desplazarlas a otra posicin dentro de la hoja de clculo. Para mover celdas, la opcin ms utilizada es cortarlas de la zona de origen, utilizando el botn cortar del grupo Portapapeles, en la ficha Inicio, y pegarlas en la zona de destino, utilizando el botn pegar de la misma ficha y grupo. En lugar de estos botones, podemos utilizar el men contextual. Para acceder a l, pulse el botn derecho del ratn sobre la seleccin a mover, o los atajos de teclado Control y X para cortar y Control y V para pegar. Excel le permite mover rangos de celdas dentro de la misma hoja de clculo utilizando el ratn. Para ello, seleccione el rango que desee desplazar, y site el puntero del ratn sobre cualquiera de los bordes de la seleccin. Observe cmo el puntero cambia y adopta la forma de una cruz con una flecha blanca. Ahora puede desplazar la seleccin, manteniendo pulsado el botn izquierdo de su ratn hasta el lugar de destino. Suelte el ratn y compruebe el resultado. Este cuadro de dilogo, al que se accede a travs del men desplegable del botn Pegar, le permite tomar decisiones sobre cmo pegar las celdas que previamente haya copiado o cortado. Esto es interesante, por ejemplo, en aquellos casos en que precise copiar la informacin recogida en una celda sin copiar tambin su formato ni la frmula que la acompaa. Recuerde esta opcin, le ser til en el futuro. Existen varias formas de eliminar los datos que se han introducido en una celda. El ms simple es seleccionar la celda o rango a eliminar y pulsar el botn Suprimir de su teclado. Si en lugar del botn Suprimir, pulsa el botn Retroceso, y est trabajando sobre un rango, slo borrar el contenido de la celda activa. Otra forma de eliminar los datos introducidos en las celdas es utilizar el botn Borrar de la ficha Inicio. Al desplegar sus opciones, vemos que este botn permite ejecutar distintas formas de eliminacin. Borrar todo le permite eliminar toda la informacin, formato o comentario ligado a la celda; Borrar formatos elimina el formato aplicado, pero no el contenido y comentarios; Borrar contenido elimina la informacin de las celdas y mantiene su formato y comentarios. Borrar comentarios elimina nicamente los comentarios que acompaen a las celdas seleccionadas.

Excel le ofrece la posibilidad de insertar comentarios en sus celdas, para aadir la informacin adicional que necesite. Para ello, seleccione la celda y haga clic en el botn Nuevo comentario de la ficha Revisar, en el grupo Comentarios. Aparecer un recuadro con el nombre del usuario del equipo, y un espacio para insertar el comentario.

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Escriba su comentario, y cuando termine, haga clic en cualquier otra celda. Como puede observar, la celda en la que ha insertado el comentario muestra una llamada roja en su esquina superior derecha. Esto le indica que est acompaada por un comentario. Para verlo, slo tiene que seleccionarla de nuevo. Si desea introducir algn cambio sobre l, pulse sobre el botn Modificar comentario de la ficha Revisar. Si finalmente decide no incluir el comentario en la celda, siempre puede deshacer la operacin. Para ello, seleccione la celda que contiene el comentario y haga clic en el botn Eliminar de la ficha Revisar, en el grupo Comentarios. Comprobar que la llamada roja en la esquina superior derecha ha desaparecido. El comentario ha sido eliminado.

Introducir datos

En esta leccin usted descubrir: Cmo introducir datos en sus hojas de clculo. Cmo presentar los datos de forma clara . Cmo evitar errores en la introduccin de datos. Paula ha recibido un correo electrnico con un archivo adjunto en Excel de su cliente Lucesa. Contiene las directrices para poder facturarles el ltimo pedido de bombillas de bajo consumo que han realizado. Pero cmo introducir en Excel los datos que precisa para modificar este archiv Con Excel es posible trabajar con distintos tipos de datos: texto, nmeros, fechas, fracciones, etc. A grandes rasgos, podemos clasificarlos en dos tipos: Valores constantes y frmulas. Hablamos de Valores constantes cuando son datos que se introducen directamente en una celda, como texto o nmeros, y se trata de Frmulas, cuando nos referimos a secuencias que mezclan valores constantes, funciones, operadores, etctera. Abra un nuevo libro de Excel para comenzar a trabajar. Para introducir texto en una celda, seleccinela haciendo doble clic encima de ella y escriba directamente en ella. Al terminar, pulse el botn Enter para confirmar. La celda activa se desplazar a la inmediatamente inferior y el texto habr quedado insertado en ella. Para insertar datos numricos el procedimiento es el mismo que para los textos. Seleccione la celda y escriba el nmero que desee insertar. Si se trata de un nmero negativo, debe escribir antes el signo menos, y si se trata de un nmero decimal, incluya la coma en el lugar correspondiente. Probemos este ltimo ejemplo, escriba 0,25 y pulse Confirmar.

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Vamos a ver cmo Excel es capaz de reconocer fechas. Para que esto ocurra, sitese sobre una celda y escriba un da, mes y ao pulsando esta tecla entre cada cifra. Ahora pulse la tecla Enter para aceptar. Tambin puede usar la siguiente tecla entre cada parte de la fecha. Ya ve que Excel es un programa muy inteligente. Imagine que quiere escribir la fecha del da de hoy. Entonces, introducir este dato ser tan sencillo como pulsar las teclas 'Control' y 'Coma'. Active una celda de su hoja de clculo y pruebe a hacerlo usted mismo. Excel tambin es capaz de reconocer el formato de hora, por lo que vamos a probar a escribir una hora en una celda. Teclee la hora, pulse la tecla "Dos puntos" y, a continuacin teclee los minutos. Vuelva a pulsar "Dos puntos" y, despus teclee los segundos. Por ltimo, haga clic en Enter. Como ve, Excel muestra automticamente en formato de hora el dato que hemos introducido. Al igual que ocurre con las fechas, Excel puede escribir automticamente la hora actual si presiona a la vez las teclas CTRL, MAYS y Dos puntos. Pruebe a hacerlo usted y vea cul es el resultado. Ahora usted quiere introducir un dato numrico y quiere que Excel lo identifique como moneda. Para ello, escriba la cifra en nmeros y, a continuacin, pulse las teclas Alt Gr y E del teclado para que aparezca el smbolo del Euro; por ltimo pulse Enter. Si quiere que el nmero sea negativo, pulse la tecla Menos antes de teclear la cifra y el smbolo del euro. La cifra aparece en color rojo para diferenciarla rpidamente! Imagine que ahora quiere insertar una fraccin, pero cmo hacerlo si la Barra diagonal se utiliza para escribir fechas? Cuando queramos insertar una fraccin debemos teclear un Cero y un Espacio delante de la fraccin que queramos escribir. Como ve, tambin utilizamos la Barra diagonal para las fracciones y es muy importante que se acuerde de dejar un espacio en blanco. Otra forma de introducir datos es escribir la informacin en la barra de frmulas. Si selecciona una celda y sita el cursor sobre ella, la barra de frmulas se activa y muestra tres botones: Cancelar, Introducir e Insertar funcin. Cancelar permite borrar datos introducidos, Introducir confirma los datos, e Insertar funcin le muestra las frmulas predefinidas para realizar una amplia variedad de clculos. No existe diferencia entre usar la barra de frmulas o teclear directamente en la celda. Ahora que hemos aprendido a insertar datos en Excel, es el momento de practicar y, a su vez, dar el formato correcto a los datos para que se puedan leer con claridad. Veamos el archivo que Lucesa ha enviado a Paula. Abra el ejercicio Insertar. Algunas veces encontraremos hojas de clculo tan extensas que nos resultar complicado encontrar a simple vista un dato determinado. No se preocupe, Excel tiene todos los recursos a su alcance para que esta tarea no le resulte complicada. El Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de clculo nos da informacin sobre cul es la celda activa en ese momento. Tambin permite escribir el nombre de la celda que estamos buscando. Tras pulsar Enter aparecer como celda activa aquella que queramos encontrar. Lucesa nos ha dicho que debemos poner la fecha de hoy en la celda A2. Vamos a utilizar el cuadro de frmulas para encontrar esta celda y, a continuacin, escribiremos en ella la fecha 11/03/09. En la ficha Inicio de la Cinta de Opciones, encontramos el comando Buscar y seleccionar, hacemos clic sobre l y seleccionamos Buscar. En el cuadro de dilogo podemos escribir el dato que buscamos. Escriba la palabra Suma, haga clic en Buscar siguiente y una vez encontrada la celda que la contiene escriba 2000 en la celda indicada (la contigua a SUMA). Cuando introduzca un dato con formato especial como puede ser una fecha, moneda u hora, el formato se queda registrado en la celda. Esto hace que los siguientes datos que introduz-

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ca en esa celda conserven el mismo formato. Para introducir un dato con formato nuevo, tendr que borrar el formato de la celda y del dato. A continuacin, ver en qu consisten los diferentes formatos y aprender a modificarlos. Cuando escribimos texto en una celda, Excel sita el dato introducido a la izquierda. Si queremos que Excel de formato de texto a un nmero, tendremos que pulsar esta tecla antes de escribir el nmero. Cambie el nombre de Lucesa por Todo Envo. Pulse Enter y escriba apstrofe seguido de estos nmeros y pulse de nuevo Enter. Ve cmo todo queda alineado a la izquierda? Si escribe un nmero en una celda, ver que siempre queda alineado a la derecha. Hagamos una prueba. En la casilla B3 escriba 14:30, en la primera casilla de la columna Unidades escriba 12 y en la segunda casilla de la misma columna escriba la fraccin . Recuerde que las fracciones en Excel llevan un cero y un espacio delante. Excel tiene un formato predefinido para los datos con formato especial que insertamos en las celdas, pero, tambin, da la opcin de elegir dentro de una serie de opciones. En el ejercicio, sitese sobre la celda que contiene el dato 1000 y haga clic en el comando Formato del grupo Celdas; ahora haga clic aqu, a continuacin, haga clic en la categora Moneda, y seleccione el formato que quiere que contenga esta celda. Pruebe los mismos pasos con las celdas que contienen la fecha y la hora que ha insertado en el ejercicio Insertar. Cuando abrimos una hoja de Excel podemos encontrarnos con que no se ven todos los datos que hay dentro de una celda o vemos datos que estn tapando la celda contigua. Excel permite ajustar el tamao de las celdas a los datos que contengan. Para ajustar manualmente el ancho de filas y columnas, tenemos dos opciones. Haga clic en una esquina de la etiqueta de la fila o columna que quiera ajustar, y cuando el puntero adopte la forma de doble flecha, sin soltar arrastre hasta que adquiera el tamao deseado. Otra opcin es situar el puntero del ratn en la esquina derecha de la etiqueta y cuando adquiera esta forma hacer doble clic. Pruebe a aumentar el ancho de la columna A. Excel puede ajustar automticamente las columnas y filas de una tabla si realiza los siguientes pasos: seleccione todos los datos del ejercicio y, a continuacin, haga clic en el comando Formato. En el panel de tareas, haga clic primero en Autoajustar alto de fila y, despus, en Autoajustar ancho de columna. Como ve, la factura tiene ahora mejor aspecto. Paula ha encontrado algunos errores en los datos que Lucesa ha introducido en la factura. Aprender ahora a modificar estos datos teniendo en cuenta que nos vamos a encontrar con diferentes formatos de datos. Si quiere borrar un dato en formato texto o nmero, slo tendr que situarse sobre la celda y pulsar Borrar o Suprimir. Si necesita borrar slo una parte del contenido de la celda, haga doble clic sobre ella, y modifique lo que necesite. Ahora, en el ejercicio, cambie el dato de la celda C23 por la cifra 25 y aada a la celda B17 la palabra ahorro. Cuando damos un formato especial a un dato, el formato queda grabado tambin en la celda. En la celda C18 del ejercicio, Lucesa ha escrito 100 pero en esta columna estn colocadas las unidades y, por tanto, sobra el smbolo euro. Si utiliza Borrar o Suprimir para modificar el dato escribiendo slo 100, ver que el smbolo euro sigue ah al pulsar Enter. Para eliminar el formato de una celda, haga clic en el comando Borrar de la ficha Modificar y seleccione la opcin Borrar formatos si quiere conservar el contenido, o haga clic en la opcin Borrar todo si desea dejar la celda sin contenido y sin formato. Para eliminar el formato de moneda de la celda C18 utilice Borrar formatos.

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Agilizar la insercin de datos

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Daniel, en su labor comercial, considera necesario crear una tabla donde aparezcan reflejados los porcentajes del volumen de facturacin de los tres primeros meses de 2007 y 2008 clasificados por clientes. Al hacerlo, podr dirigir mejor sus acciones comerciales y tendr una idea clara sobre la fidelizacin de sus clientes. Daniel ha comenzado a introducir la informacin necesaria en su hoja de clculo, pero no le ve el sentido a introducir los datos uno a uno y est seguro de que tiene que haber una forma ms rpida. Veamos una pequea parte de su tabla para aprender a sistematizar la introduccin de datos. Abra el ejercicio Facturacin. Si introducimos los datos uno a uno, adems de perder mucho tiempo, podemos cometer errores complicados de detectar a simple vista. Las opciones Autorrellenar y Autocompletar resultarn muy tiles para crear tablas de datos rpidamente. Para utilizar la opcin Autorrelleno, se introduce el primer dato de una serie en una celda, a continuacin, se sita el ratn en la esquina inferior derecha de la celda y, por ltimo, se arrastra el puntero hasta la celda donde queremos que llegue la serie. En el ejercicio, pruebe a hacer esto con la celda C3 para colocar los meses en la tabla. Cuando realizamos una operacin de autorrelleno, en la ltima celda de la serie aparece la etiqueta inteligente Opciones de autorrelleno que, como su nombre indica, muestra un listado de las acciones que se pueden realizar en una serie. Rellene la serie que parte de las celdas C4 y C5 hacia abajo, y lea con detenimiento las opciones que se muestran al hacer clic sobre la etiqueta Opciones de autorrelleno. Seleccione las celdas E4 y E5 del ejercicio y arrastre hacia abajo. Ver que, automticamente, se crea una serie pero no siempre que arrastremos celdas querremos crear series; en este caso slo queremos copiar las celdas seleccionadas, por tanto, haga clic en la etiqueta Opciones de relleno y seleccione la opcin Copiar celdas, para deshacer la serie. Daniel quiere aadir el porcentaje de facturacin del mes de abril y para ello introduce el primer dato en la celda F4. Arrastre hacia abajo y compruebe que no se crea ninguna serie. Esto sucede cuando estamos trabajando en una columna nueva sin formato. En la etiqueta

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Opciones de relleno, seleccione la opcin Rellenar serie. Esta opcin es vlida para series con un incremento de 1. No queremos que todas las filas aparezcan en color verde, pero al arrastrar una celda, se copia tanto el dato como el formato de la fila o columna en que se encuentra. Haga clic, de nuevo, en la etiqueta Opciones de relleno y seleccione la opcin Rellenar sin formato que permite quitar el formato de la celda fuente F4. La opcin Rellenar formatos slo de la etiqueta Opciones de relleno se acerca ms a lo que Daniel necesita para crear su nueva serie de datos. Seleccione las celdas que van de la E4 a la E11, arrastre tirando de la esquina inferior derecha de la celda E11 y seleccione la opcin Rellenar formatos slo. Ya no tendr que colorear las celdas una a una. En la ficha Portapapeles encontramos el comando Copiar formato que cumple la misma funcin que Rellenar formatos slo. Probemos esta opcin. Seleccione las celdas que van de la C6 a la C11, haga clic en Copiar formato y, a continuacin, seleccione el rango de celdas entre D6 y D11. Para completar correctamente los datos del mes de abril, seleccione el rango de celdas en el que hay que introducir la serie. Dentro de la ficha Modificar, haga clic en el comando Rellenar y seleccione Series. Lea con atencin el cuadro de dilogo de opciones. En Incremento escriba la cifra 3 y haga clic en Aceptar. Ya est creada la serie que Daniel necesitaba. Use Copiar formato para que este rango de celdas tenga el mismo formato que las dems. Seleccione el rango de celdas entre B4 y B7 y mantenga pulsada la tecla Control al tiempo que arrastra hacia abajo hasta la celda B9. Como ve, en vez de continuar la serie con ms clientes, se han repetido las celdas ya creadas. Esta tecla resulta ser una herramienta til para ahorrar tiempo al crear nuestras tablas con series que se repiten. Para activar la opcin Autocompletar, tiene que ir al Botn de Office, seleccionar Opciones de Excel y hacer clic en Avanzadas. Ahora sitese en la seccin Opciones de edicin, seleccione Habilitar autocompletar para valores de celda y haga clic en Aceptar. Cuando escribamos un dato parecido al insertado en otra celda de la misma columna, Excel 2007 autocompletar. En la celda B10 comience a teclear Cliente Ve cmo Excel termina de escribir lo que cree que usted va a teclear? Excel 2007 dispone de otra opcin muy til cuando el dato que queremos introducir en una celda ya est incluido en otra celda de la misma columna. Queremos insertar en la celda B11 la palabra Cliente 4. Sitese sobre la celda y haga clic con el botn derecho del ratn, a continuacin, seleccione Elegir de la lista desplegable y, en el desplegable, haga clic en Cliente 4. Daniel est ms satisfecho con su tabla, pero ha descubierto algunos errores que hay que cambiar. Vamos a conocer la ficha Revisar, donde encontraremos todas las opciones para que los textos de nuestra tabla queden perfectos. Dentro del grupo Revisin se encuentra el comando Ortografa que muestra un cuadro de dilogo con el que poder corregir las palabras incorrectas o aquellas que el diccionario de Office 2007 no reconoce. En la parte superior, podemos ver qu diccionario se est usando. Aqu vemos la palabra que no reconoce Excel 2007. En esta caja encontramos diferentes palabras con que reemplazarla y estas son las posibles acciones a realizar. La herramienta de Autocorreccin resulta muy til para despreocuparse de los posibles errores de escritura que se cometan al introducir datos en una hoja de clculo. Esta herramienta corrige automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de clculo. Ahora vamos a configurar aquellos aspectos que queremos que sean autocorregidos. Al mismo tiempo vamos a introducir datos en nuestra hoja de clculo. En el botn Office, haga clic en Opciones de Excel, y seleccione la categora Revisin en el cuadro de dilogo. A continuacin,

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haga clic en el botn Opciones de autocorreccin, y en la pestaa Autocorreccin detngase a leer todas las opciones y seguidamente vaya seleccionando aquellas que crea que le van a resultar tiles. Por ltimo, Acepte. Si escribimos un texto incorrecto lo largo de la tabla podemos solucionarlo fcilmente con el comando Buscar y Seleccionar del grupo Modificar. En el ejercicio, Daniel ha escrito mal casi todo el tiempo la palabra cliente. Haga clic en Reemplazar y despus en la pestaa del mismo nombre Reemplazar. Escriba Cliiente en el campo Buscar y la palabra Cliente en el campo Reemplazar. Por ltimo haga clic en Reemplazar todos. Compruebe el resultado.

Las tablas de datos


Silvia quiere hacer un pedido de regalos de empresa para sus mejores clientes de Espaa. Tiene un listado de clientes en una tabla, pero no encuentra nada porque introdujo los datos segn los iba consiguiendo. Ayudmosla a darle utilidad a la tabla. Una tabla en Excel 2007 est formada por un conjunto de datos organizados en registros que, adems de almacenar informacin, permite: ordenar y dar formato a los datos, filtrar su contenido, utilizar frmulas y hacer resmenes de datos. En esta leccin vamos a realizar algunas de estas acciones. La primera fila de una tabla de datos debe contener el ttulo de cada una de las columnas que la forman, as, cuando alguien vea nuestra tabla comprender fcilmente el significado de los datos que contiene. Tambin resulta adecuado poner ttulos a las filas. Abra el ejercicio Trabajando con tablas. En el ejercicio, inserte una nueva fila en la parte superior de la hoja de clculo e introduzca los ttulos de las columnas aadiendo los siguientes datos en las celdas: Apellidos, Nombre, Telfono, Direccin, Cdigo postal, Provincia y Comienzo de la relacin. A continuacin, inserte una nueva columna en la parte izquierda de la tabla y escriba Mejores Clientes en la celda A2. No se preocupe por el ttulo de fila, tambin aprenderemos a darle formato. El ttulo Mejores Clientes hace referencia a todo el listado de clientes de la tabla. Podemos conseguir esto en Excel 2007 seleccionando todo el rango de celdas de la columna A que tiene que abarcar este ttulo, a continuacin, haga clic con el botn derecho y seleccione Formato de celdas, despus en la pestaa Alineacin active Combinar celdas. Para centrar el ttulo Mejores Clientes en la celda A2, contine en la pestaa Alineacin. Aqu encontrar las opciones Alineacin del texto. En el desplegable Horizontal seleccione la opcin Centrar y en el desplegable Vertical, seleccione tambin la opcin Centrar. Tambin debe marcar la casilla de verificacin Ajustar texto. Por ltimo, haga clic en Aceptar. Obtendremos el mismo resultado seleccionando el rango de celdas y utilizando los comandos del grupo Alineacin. Comencemos a dar formato a nuestra tabla. Para ello seleccione los datos de la tabla, a partir de la columna B. En la ficha Inicio encontrar el grupo Estilos. Seleccione el comando Dar formato como tabla, a continuacin, elija este formato. En el cuadro de dilogo, no olvide marcar la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados, y, por ltimo, Acepte. Observe cmo ha cambiado el aspecto de las celdas y de los ttulos de cada columna. Ahora podemos ver que al final de la cinta de opciones aparece la pestaa Diseo donde encontramos las Herramientas de tabla. En el grupo Propiedades, pruebe a ponerle a la tabla el nombre Mejoresclientes. Como ve, tambin pueda cambiar el tamao de la tabla. Cuidado, el nombre de la tabla slo puede estar formado por una palabra! Hemos visto que podemos cambiar el tamao de la tabla en la ficha Diseo, pero existen ms opciones. Si pincha y arrastra en la esquina inferior derecha de la tabla aumenta el nmero de columnas o filas. Arrastre dos filas hacia abajo. Tambin puede introducir filas o columnas

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en la tabla haciendo clic con el botn derecho encima de la fila o columna delante de la cual quiere insertar una nueva y seleccionando la opcin Insertar. En la ficha Diseo, encontramos el grupo Opciones de estilo de tabla. Estas opciones ayudan a que los datos queden ms claros en la tabla. Excel 2007 trae activada, por defecto, la casilla de verificacin de Filas con Bandas haciendo ms fcil la lectura de datos porque se ven diferenciadas las filas pares e impares con un color distinto. Podemos crear un estilo propio como plantilla de nuestras tablas. En el grupo Estilos de tabla seleccione Nuevo estilo rpido de tabla. Escriba el nombre de su estilo en el cuadro Nombre, por ejemplo, Estilo para regalos. En Elemento de la tabla, seleccione Segunda franja de filas y haga clic en Formato. En la pestaa Relleno, seleccione un color claro, despus Acepte. Seleccione la tabla y en la Estilos de tabla, elija el nuevo estilo creado. Para aadir una modificacin al estilo que acabamos de crear, en Estilos de tabla, haga clic con el botn derecho sobre el nuevo estilo creado y seleccione Modificar. Ahora, en el cuadro de dilogo, seleccione Fila de encabezado y haga clic en Formato. En la pestaa Relleno seleccione un color y acepte dos veces. Como ve la tabla va cambiando de aspecto y podremos utilizar el nuevo estilo creado con las tablas que queramos. Excel 2007, adems de ser una excelente hoja de clculo, puede ser utilizada como base de datos porque cuenta con recursos para ello. Junto a Silvia vamos a aprender a localizar, agrupar, y ordenar datos relacionados rpidamente sin tener que revisar los datos de una tabla uno a uno. Para comenzar a trabajar con formularios debemos aadir el icono Formulario a la Barra de acceso rpido. Haga clic en el Botn Office, despus haga clic en Opciones de Excel, a continuacin, seleccione Personalizar y en Comandos disponibles, haga clic en Comandos que no estn disponibles en la cinta de opciones. Busque el comando Formulario. Haga clic en Agregar y acepte. Seleccione la tabla desde la columna B y haga clic en el botn Formulario que acaba de colocar en la Barra de acceso rpido. Podr realizar acciones con los diferentes botones que aparecen en el cuadro de dilogo. Por ejemplo, el botn Nuevo introduce un registro nuevo en la tabla y el botn Eliminar, borra el registro que est viendo en ese momento. El botn Restaurar deshace el cambio que hayamos hecho en un registro, dejndolo como estaba. Pruebe a utilizar estas opciones. Los criterios de bsqueda actan como filtros para realizar bsquedas rpidas de datos. Seleccione la tabla de datos desde la columna B. Haga clic en botn Formulario de la barra de acceso rpido y pinche en el botn Criterios. Deber escribir algn dato sobre el registro que est buscado. Escriba Jess en el campo Nombre y haga clic en el botn Buscar siguiente. Excel va mostrando todos los registros que contiene la tabla con ese dato. Silvia quiere organizar la tabla por provincias para clasificar los envos que tiene que hacer. Para hacerlo de forma sencilla, habr que seleccionar toda la columna Provincias, ir a la ficha Datos y seleccionar los comandos Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A. En este caso, seleccione Ordenar de A a Z. Algunas tablas son tan extensas que impiden visualizar en pantalla los primeros y ltimos datos de la tabla a la vez. Como respuesta a este problema crearemos una divisin temporal de la tabla de nuestro ejercicio. Seleccione la fila o columna desde la que quiere crear la divisin, vaya a la ficha Vista y, dentro del grupo Ventana, haga clic en el comando Dividir. Las barras de desplazamiento le ayudan a trabajar a la vez en filas y columnas muy separadas entre s. Otra opcin para visualizar columnas que estn muy separadas entre s consiste en inmovilizar paneles. Haga clic en la columna contigua a la que quiere inmovilizar. En la ficha Vista, dentro del grupo Ventana, seleccione el comando Inmovilizar paneles y haga clic en Inmovilizar paneles. Como ve, hemos dejado fijas las columnas que necesitamos tener siempre visibles.

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Para volver al estado original haga clic en Movilizar paneles dentro del comando Inmovilizar paneles.

El clculo con datos


Daniel ha elaborado una tabla de datos donde aparecen reflejados los volmenes de facturacin de los siete primeros meses del ao. Le gustara conocer algunos datos referentes al volumen de facturacin por cliente y cunto han facturado en total. De momento, slo ha introducido cifras y est realizando los clculos con su calculadora, pero, no hemos quedado en que Excel es una hoja de clculo? Ayudmosle a usarla con propiedad. Cuando queremos realizar clculos, necesitamos ms de una celda de datos para poder operar. Al conjunto de celdas de datos que utilizamos para realizar una operacin matemtica se le llama rango de celdas. No hagamos perder tiempo a Daniel y comencemos a trabajar con su tabla de datos para que contine con sus acciones comerciales cuanto antes. Abra el ejercicio Clculos. Para seleccionar un rango debe seleccionar la primera celda del rango, a continuacin pulsar Maysculas y sin soltar esta tecla, seleccione la celda donde termina el rango. Si simplemente quiere seleccionar celdas sueltas dentro de una tabla, seleccione la primera celda, a continuacin, pulse Control y vaya seleccionando el resto de celdas que necesita, si soltar la tecla Control. Cuando Daniel domine el manejo de Excel, crear un libro en donde quede recogida toda la facturacin de la empresa. En ese momento resultar complicado encontrar determinados datos para operar con ellos entre s. Si ponemos un nombre a un grupo de datos relacionados entre s, haremos ms fcil la bsqueda e insercin de datos en las frmulas de clculo. Veamos diferentes formas de dar nombre a un rango. Una forma rpida de dar un nombre a un rango de celdas es usando el cuadro Nombre. Vamos a seleccionar el rango que muestra la facturacin de los siete primeros meses de LAMPALUZ SL. Para ello, haga clic en la celda B2, pulse la tecla Maysculas y, sin soltarla, haga clic en la celda H2. Seguidamente vaya a la Barra de frmulas, en el cuadro Nombre escriba Lampaluz2008 y pulse Enter. Un ttulo de fila o columna, tambin puede actuar como nombre de rango. Contine con el ejercicio y d nombre al siguiente rango de datos. Seleccione las celdas que van desde la A3 hasta la H3. Ahora vaya a la ficha Frmulas, y en el grupo Nombres definidos haga clic en Crear desde la seleccin. Como queremos utilizar el nombre de la empresa a la que pertenecen los datos, active la casilla de verificacin Columna izquierda y acepte. Compruebe el resultado. Ya ha definido los nombres de algunos rangos de datos, pero debera cambiar el nombre Servidores Vertex para seguir en la lnea del rango anterior. Para ello, en la ficha Frmulas y, de nuevo, en el grupo Nombres definidos, har clic en el comando Administrador de nombres. Desde aqu puede editar los nombres de rangos ya creados o crear rangos nuevos. Seleccione SERVIDORES_VERTEX, haga clic en Editar, escriba el nombre Servidoresvertex2008 y haga clic en Aceptar. Puestos a editar nombres, deberamos ponerle a nuestra tabla un nombre que la autodefina, pues como se ve en el cuadro de dilogo Administrador de nombre, ahora se llama Tabla1. Debe seguir los mismos pasos que para cambiar el nombre de rango. Seleccione el nombre Tabla1 y haga clic en Editar. En el cuadro Nombre escriba Facturacion2008 y acepte. Cierre el cuadro de dilogo. Si Daniel termina de poner nombre a los rangos de celda que comprenden la facturacin de cada cliente, aunque todava no lo vea, se estar facilitando la tarea de realizar clculos con

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estos datos. Ahora para localizar cualquier rango slo tendr que escribir en el Cuadro de nombres el nombre de un rango determinado. Pruebe a escribir Lampaluz2008 y pulse Enter. Como ve, Excel resalta directamente el rango que recibe ese nombre. Ya es hora de que Daniel se olvide de la calculadora y que Excel comience a hacer todo el trabajo. Cuando usamos la calculadora podemos cometer errores debidos a distracciones, que nos hacen teclear mal un nmero o saltarnos algn dato. Excel sabr que tiene que realizar una operacin matemtica desde el momento en que usted introduce en una celda el signo igual. Calculemos el total de facturacin de Lampaluz. Para escribir manualmente una frmula, seleccione la celda donde quiere introducirla, en este caso I2. Pulse el signo igual. A continuacin, escriba el nombre de la primera celda o rango con el que quiere operar, en este caso B2. Despus, pulse el operador matemtico Ms. Escriba el nombre de la siguiente celda con la que quiere operar, escriba C2. Escriba tantos operadores y nombres de celda como necesite. Cuando termine, pulse Enter. Podemos introducir frmulas de forma ms rpida. Escriba un Signo igual en la celda en la que quiera operar. Haga clic en la celda que contiene el primer valor, elija B3, pulse el operador Suma. Despus elija la celda o rango que contiene el segundo valor; haga clic en la celda C3 y repita las mismas operaciones hasta la celda H3. Ahora pulse Enter. Puede ver que conseguimos el mismo resultado, pero evitamos escribir mal el nombre de alguna celda. Al escribir una operacin de clculo debe recordar siempre introducir como primer carcter el Signo igual. Si deja algn espacio antes, Excel considerar que est escribiendo un texto y no realizar ningn clculo matemtico. Sin operadores no hay frmulas por lo que resulta especialmente importante utilizarlos correctamente. En su teclado encontrar los de uso comn para clculos simples. Estos operadores son Suma, Resta, Multiplicacin y Divisin. Puede comprobar el funcionamiento de cada uno de ellos con los datos del ejercicio, pero no guarde ningn cambio porque vamos a seguir trabajando con la tabla. La prioridad que da Excel a los operadores matemticos bsicos es la siguiente: primero la multiplicacin y la divisin y, por ltimo, la suma y la resta. Colocar parntesis en una frmula con ms de dos valores y operadores es relevante si queremos que realice correctamente los clculos. Adems, Excel calcula de izquierda a derecha, pero da prioridad a las operaciones entre parntesis. Una frmula puede tener resultados diferentes en funcin de si usamos parntesis o no. Vaya!, resulta que Daniel equivoc la cifra del volumen de facturacin del mes de Enero de Lampaluz. Excel no considera esto un problema y rehace los clculos rpidamente con slo introducir la nueva cifra en su celda. Escriba 15000 en la casilla B2, pulse Enter y compruebe en la celda I2 cmo se ha realizado el nuevo clculo sin necesidad de escribir la frmula de nuevo. Daniel quiere calcular los totales de facturacin por mes y por cliente y, para ello, hay que utilizar las mismas frmulas en todas las columnas. Excel permite arrastrar una frmula ya creada a las celdas contiguas en la horizontal o la vertical. En el ejercicio, haga clic sobre la celda I3, ver que aparece un asa de relleno en la esquina inferior derecha, tire de ella hacia abajo hasta I20. Como ve, acabamos de conseguir realizar varios clculos sin esfuerzo. La funcin Autocompletar frmulas, es otra opcin que facilita los clculos en Excel. Permite completar frmulas y nombres de celdas o rangos mientras se estn escribiendo. Sitese sobre la celda C21, teclee el Signo igual y despus la tecla S. En el desplegable haga doble clic en la funcin Suma. Ya slo queda introducir manualmente el nombre de las celdas entre parntesis y seguidas de Punto y coma o seleccionar las celdas o rango con el ratn. Cierre el parntesis y pulse Enter.

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La etiqueta inteligente que acaba de aparecer en la esquina inferior derecha muestra opciones de autocorreccin que propone Excel. Podemos seleccionar alguna o no. En esta ocasin no haremos caso porque no nos interesa la opcin que Excel proporciona. Excel detecta automticamente cualquier error en la frmula que hemos introducido, devolvindonos una serie de mensajes en la celda. ste indica que debemos ensanchar la fila o columna porque no cabe el valor completo. ste indica que se est intentando operar con un texto o nmero no vlido para esa frmula. ste indica que estamos dividiendo entre una celda vaca. Con ste, Excel indica que no reconoce el nombre introducido porque no le escribimos correctamente o se ha cambiado por otro. Este error aparece cuando en la frmula hacemos referencia a una celda o valor con el que no se puede operar. Excel nos devolver esto cuando intentemos operar con una celda que ya no existe. Si queremos realizar una operacin con nmero y texto al mismo tiempo, obtendremos este error como resultado. Por ltimo, nos devolver esto cuando los rangos que se intersectan en la frmula tienen resultado vaco.

Excel localiza errores de diferentes maneras. Una es a travs de los Cdigos de error que hemos visto. Otra es a travs del botn Error que aparece junto a la celda activa que contiene la frmula errnea y que contiene opciones para solucionar el error. Vaya al ejercicio y, en las opciones del botn Error de la celda E21, haga clic en Modificar en la barra de frmulas. Cambie =E2:E20 por =SUMA(E2:E20) ya que el error est en no haber indicado el nombre de la funcin. Un error se repite en una tabla si copiamos varias veces una celda que contiene una frmula con errores. Daniel ha completado su tabla de datos, pero observa dos celdas con error. Para descubrir las celdas afectadas por el error matriz, sitese en primera celda con error y en la ficha Frmulas, vaya al grupo Auditoria de frmulas y haga clic en Rastrear dependientes. La flecha indica las celdas que se corregirn automticamente una vez solucionado el error matriz.

Funciones bsicas
Agilizar la introduccin de frmulas. Manejar las funciones ms utilizadas. Modificar y editar funciones.

Daniel le ha pasado a Silvia una tabla con los volmenes de facturacin de 2007 y 2008, pero Silvia cree que esta tabla puede proporcionarle ms datos de los que parece a simple vista. Le gustara conocer el promedio de facturacin anual, qu mes se ha facturado menos, quin es el mejor cliente, etc. Vamos a ayudar a Silvia a conseguir que la tabla le devuelva estos datos. Le gustara acompaarnos?

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Podemos escribir frmulas manualmente en una celda, pero Excel 2007 cuenta con frmulas ya predefinidas que facilitan mucho nuestra tarea al operar con datos. A estas frmulas se las denomina funciones y pueden operar con uno o ms valores dependiendo de la dificultad del clculo que queramos realizar. Enseguida ver la utilidad de estas frmulas y, para ello, vamos a utilizar el ejercicio Frmulas. Abra el ejercicio. Tanto si introduce una funcin manualmente como si hace uso de las funciones predefinidas en Excel, es importante conocer la sintaxis de una funcin. Siempre se escribir la misma secuencia: en primer lugar el signo Igual, a continuacin el nombre de la funcin y, entre Parntesis, se escriben los Argumentos separados por esta tecla. Un dato a tener en cuenta cuando estemos realizando un clculo con ms de una funcin es que el signo Igual slo se escribe delante de la primera funcin. Vamos a ver un ejemplo en el ejercicio. En la celda Q2 escriba el signo Igual, despus la palabra SUMA, a continuacin abra Parntesis, escriba J2, pulse la tecla Punto y coma, escriba P2 y cierre Parntesis. Al pulsar Enter, ver que la celda muestra el resultado de la funcin que acaba de introducir. En cuanto comience a utilizar funciones, dejar de realizar la ardua tarea de escribir manualmente las frmulas. Para comenzar a trabajar con funciones hay que saber dnde encontrarlas. Excel 2007 es muy intuitivo por lo que en la ficha Frmulas se encuentra el grupo Biblioteca de funciones desde el que podemos realizar todas las acciones relacionadas con funciones. Las funciones de Autosuma aparecen en primer lugar por ser las ms usadas. Si utiliza siempre las mismas frmulas en Excel, le puede resultar til el comando Usadas recientemente, porque va almacenando las frmulas que ms usa para recuperarlas con rapidez. Como ve, las frmulas estn ordenadas en comandos por lo que slo tiene que pensar en el tipo de frmula que quiere introducir y buscarla dentro del comando correspondiente. Aquellas frmulas que no pueden categorizarse, se encuentran en el comando Ms funciones. Vaya haciendo clic en los diferentes comandos de la Biblioteca de Funciones para familiarizarse con su contenido. Le van a resultar muy tiles a partir de ahora! Cuando conocemos el nombre de la funcin que queremos introducir, los argumentos a utilizar y se trata de una frmula sencilla, la podemos insertar directamente en la celda donde queramos hacer el clculo o en la Barra de frmulas. Ya va siendo hora de utilizar las funciones de Excel para nuestros clculos. Puede insertar una funcin predefinida de Excel 2007 desde el comando Insertar funcin de la Biblioteca de funciones, dentro de la ficha Frmulas. Tambin puede introducir una funcin en una celda desde el botn Insertar funcin de la Barra de frmulas. Es indiferente utilizar cualquiera de los dos pues obtendr el mismo cuadro de dilogo. Sitese en la celda Q5 y haga clic en el botn Insertar funcin de la Barra de frmulas. Los clculos que quiere realizar Silvia con esta tabla van ms all de una simple suma, por lo que debe familiarizarse con este cuadro de dilogo. De momento slo vamos a sumar, as es que seleccione la opcin SUMA y acepte. En este cuadro tendr que escribir los argumentos que quiere utilizar en su frmula, por lo que debe escribir J5;P5, en el campo Nmero1. El campo Nmero2 se usar para trabajar con ms de una funcin. Por ltimo, acepte y observe el resultado en la celda Q5. Silvia est dando sus primeros pasos con las funciones de Excel y quiere averiguar cul ha sido el mnimo de facturacin de la empresa Lampaluz. No sabe dnde encontrar una funcin que le ayude. El comando Insertar funcin que acabamos de utilizar tiene todas las claves. Sitese en la celda R6, vaya a la Biblioteca de funciones y haga clic en el comando Insertar funcin. En el recuadro Buscar funcin puede escribir el nombre de la funcin que necesite. Como Silvia quiere encontrar un mnimo de facturacin, pruebe a escribir la palabra Mnimo y despus haga clic en el botn Ir. Como ve, en el recuadro de debajo aparecen todas las funciones

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predefinidas relacionadas con el trmino que ha introducido. Ya slo quedara seleccionar la que necesite y hacer clic en Aceptar. En el siguiente cuadro de dilogo, introduzca el rango de celda en el que quiere encontrar el mnimo y acepte. Silvia empieza a tener algunos problemas con tantas frmulas, y le vendra bien poder visualizar las frmulas de su hoja de clculo. Excel da la opcin de mostrar en las celdas las frmulas calculadas en vez de los resultados. Para ello, vaya a la ficha Frmulas y en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en el comando Mostrar frmulas. Ahora se pueden ver las frmulas que contiene la hoja de clculo. A Silvia le gustara aclarar sus ideas en cuanto a los conceptos que se utilizan al operar con funciones y algo que necesita definir ya mismo es el concepto de argumento de funcin. Pues bien, el argumento de una funcin es la parte de la funcin que indica con qu valores se tiene operar en la funcin. Estos valores pueden ser nmeros, celdas, rangos de celdas o incluso otras funciones. Al cuadro de dilogo que aparece una vez seleccionada la funcin a introducir, se le llama Argumentos de funcin y, como su nombre indica, sirve para introducir los argumentos de la funcin. Este cuadro cambiar de aspecto segn la funcin que queramos introducir. El primer argumento se introduce en el recuadro Nmero1, el segundo en el recuadro Nmero2 y as hasta que tengamos todos los argumentos introducidos. Por ltimo, haremos clic en Aceptar. Con Excel podemos utilizar expresiones, como la suma de dos celdas, como si fueran argumentos. Excel resolver primero cada una de las expresiones y despus resolver la funcin a travs de los resultados de las expresiones. En el ejercicio vamos a poner en prctica esto, seleccione la celda T2 y escriba en la Barra de frmulas la siguiente funcin formada por expresiones, donde J2+P2 formaran una expresin y J22+P22 otra. Pulsa Enter. Recuerda colocar siempre las expresiones entre parntesis. Cuando veamos grandes tablas de datos donde se realicen muchos clculos relacionados entre s, encontraremos funciones que utilizan funciones como argumentos para sus clculos. Site el ratn en la celda Q6, escriba la siguiente secuencia en la Barra de frmulas y pulse Enter. Como ve, hemos introducido dos funciones suma, dentro de la funcin principal suma y el clculo lo realiza correctamente. Excel posee un catlogo de funciones predefinidas tan extenso que sera una pena que no encontrara la necesaria en un momento determinado. Para que no se pierda ninguna de las ms de 300 funciones que posee Excel, se han agrupado en categoras que faciliten su localizacin por rea. Encontraremos estas categoras si vamos a la ficha Frmulas y nos situamos en el grupo Biblioteca de funciones. El botn Suma est situado en la Biblioteca de funciones y tambin lo encontramos en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Haz clic en su flecha de desplegable para ver otra serie de clculos simples que se realizan desde este comando. Estos clculos son los que ahora mismo necesita Silvia, as es que pongmonos manos a la obra. La funcin Suma realizar la suma de una serie de celdas o rangos seleccionados. Su sintaxis es la que se muestra resaltada en pantalla. Si selecciona un rango de celdas que contenga celdas con texto, Excel las pasar por alto al realizar el clculo por lo que no influir en el resultado. Silvia quiere calcular el total de facturacin del mes de enero. Para ello, sitese en la celda C42 y, a continuacin, haga clic en el botn Autosuma. Como ve, Excel seala las celdas que contienen los dos Subtotales indicando que tomar estas celdas como argumentos de la funcin suma. Pulse Enter. Si las celdas que quiere sumar son diferentes a las que Excel usa de referencia, slo tiene que seleccionar las que necesite. Otra funcin del desplegable del comando SUMA que resulta til es la funcin PROMEDIO. Esta funcin calcula la media aritmtica de un rango de celdas y su sintaxis es la siguiente.

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Ahora podemos ayudar a Silvia a calcular la media de facturacin de la empresa Lampaluz durante el ao 2007. Seleccione la celda U2 y haga clic en el comando PROMEDIO de la Biblioteca de opciones. Ahora realice la siguiente secuencia: seleccione las celdas que abarcan la facturacin de enero a diciembre para Lampaluz. Aydese de las teclas Maysculas y Control. Por ltimo, pulse Enter y podr ver el resultado del clculo. En el desplegable del comando SUMA, tambin encontramos el botn MAX con el que Silvia puede ver el mayor volumen de facturacin de una empresa. Compruebe el funcionamiento de esta funcin. Haga clic en la funcin Max. Seleccione la celda S2 y siga estos pasos sin saltarse ninguno: seleccione la celda C2, pulse Maysculas y sin soltarla seleccione I2, a continuacin pulse Control y sin soltar seleccione K2, despus pulse Maysculas y sin soltarla seleccione O2. Al pulsar Enter ver la cantidad mayor que Lampaluz ha facturado. El botn MIN, mostrar a Silvia el menor volumen de compras que ha efectuado Servidores Vertex. Puede ver el resultado de esta funcin si selecciona la celda R3 y a continuacin hace clic en el botn MIN. Ahora tendr que seleccionar las celdas que contienen los datos de los meses de enero a diciembre ayudndose de las teclas Maysculas y Control. Tras pulsar Enter ver la menor facturacin de Servidores Vertex y Todo Envo podr planificar una tctica comercial con este cliente.

Formato en las hojas de clculo


Presentar los datos de forma clara. Dar el formato deseado a las celdas. Insertar imgenes en Excel 2007.

Daniel tiene en sus manos una hoja de clculo que le muestra diferentes datos a tener en cuenta cuando realiza acciones comerciales. Le gustara mostrar estos datos a un proveedor, pero no le gusta cmo estn presentados. Daniel necesita sacarle partido a las opciones de formato de Excel para que el proveedor decida empezar a trabajar con Todo Envo. Comenzamos? Las celdas conforman la parte en la que ms empeo poner a la hora de presentar con claridad los datos de una hoja de clculo. Consciente de ello, Excel ha colocado en la ficha Inicio de la Cinta de opciones muchos de los comandos que nos ayudarn a darle a las celdas el formato deseado. Junto a Daniel, vamos a dar un paseo por estas opciones. Para comenzar abra el ejercicio Formatos. Cuando quiera aplicar formato a una celda determinada, sitese sobre la celda, haga clic con el botn derecho y seleccione la opcin Formato de celdas. Otra opcin es que, desde la ficha Inicio, vaya al grupo Celdas y haga clic en el comando Formato. Empecemos a utilizar las opciones de formato para que Daniel se sienta orgulloso de su hoja de clculo. Daniel ha escrito en una celda CLIENTES TIPO A, pero no est seguro de que el proveedor se d cuenta de que esta palabra es el ttulo que abarca toda la tabla de clientes. Seleccione el rango de celdas al que hace referencia esta palabra, seguidamente haga clic en el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Formato de celdas. En el cuadro de dilogo tendr que seleccionar la ficha Alineacin y por ltimo activar la casilla de verificacin Combinar celdas. Ahora Daniel puede ver una mnima mejora en el aspecto de su tabla, lo que no sabe es hasta qu punto Excel ser capaz de mejorar el formato para no fracasar con su proveedor. Continuemos aprendiendo. Vemos que la celda que contiene CLIENTES TIPO A ahora abarca todo el rango de celdas al que hace referencia, pero el texto no queda centrado respecto al resto de datos. Veamos cmo Excel permite alinear horizontal y verticalmente los datos introducidos.

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Podemos decidir cmo queremos que quede alineado el contenido de una celda en la vertical. Para ver un ejemplo en el ejercicio, haga clic con el botn derecho en la celda A3, seleccione Formato de celdas y haga clic en la ficha Alineacin. Si despliega la lista de opciones de Alineacin del texto vertical podemos ver las diferentes formas que tenemos de colocar el dato CLIENTES TIPO A en su celda. Las acciones pueden ser: superior, centrar, inferior, justificar o distribuido. Seleccione Centrar y haga clic en Aceptar. Para terminar de centrar el texto, haga clic con el botn derecho en la celda A3 y seleccione Formato de celdas. Despliegue la lista de opciones de Alineacin del texto horizontal y seleccione la opcin Centrar. Observar que esto ya se acerca ms a lo que Daniel est buscando para su tabla. Haga clic en Aceptar. A Daniel le gusta el ancho que tienen las celdas de su hoja de clculo, pero ha observado que algunos textos ocupan ms de lo que cabe en el ancho de celda. Podemos poner solucin a esto haciendo clic en el botn Ajustar texto del grupo Alineacin. De esta forma dividimos el texto en las lneas necesarias para que quepa todo el texto sin aumentar el ancho de celda. Pruebe esta opcin en las celdas B16, G16 y H16. En el cuadro de dilogo Formato de celda encontramos la ficha Bordes. Seleccione todos los datos del ejercicio y a continuacin vaya a la ficha Bordes. En la seccin Borde marque todos los bordes para ser mostrados. Seleccione este estilo, en Preestablecidos, marque la opcin Contorno y marque tambin la Barra vertical de la seccin Borde. Por ltimo, haga clic en Aceptar. Ahora podemos ver los datos ms separados, pero hay celdas vacas que han quedado marcadas con bordes. Para eliminar los bordes de las celdas vacas, tendr que seleccionar estas celdas, ir a la ficha Bordes, seleccionar el estilo Ninguno y en la seccin Borde, haga clic con el ratn en aquellos bordes que no necesite. Ponga a prueba su pulso y pruebe a quitar todos los bordes que no son necesarios. Cuidado con los bordes contiguos a una celda con datos pues estos habr que mantenerlos como estn. Algunos textos ocupan mucho en horizontal pero en la vertical queda mucho espacio libre, este es el caso del ttulo CLIENTES TIPO A. Haga clic en la celda A3 con el botn derecho para acceder al men contextual. Seleccione la opcin Formato de celdas y en el cuadro de dilogo, seleccione la ficha Alineacin donde encontrar la seccin Orientacin. Con el ratn cambie el ngulo del texto, tirando del punto rojo hacia arriba y acepte. Ahora puede reducir el tamao de esta columna. Parece que la hoja de Daniel va tomando forma. Le ha llegado el turno a las fuentes y para trabajar con ellas, y darles el formato deseado, podemos utilizar la ficha Fuente del cuadro de dilogo Formato de celdas. Esta ficha permite elegir el tipo de fuente, su tamao, elegir el color, aplicar negrita, cursiva o subrayado y elegir algn efecto especial para el texto. Haga clic en el botn Cerrar del cuadro de dilogo. Tambin podemos dar formato a las fuentes de una hoja de clculo desde los comandos del grupo Fuente que encontramos en la ficha Inicio. Desde aqu podemos cambiar el tipo de fuente, su tamao, elegir el color, aplicar negrita, cursiva o subrayado, aplicar bordes y relleno y elegir algn efecto especial para el texto. Familiarcese con estas opciones, porque trabajar mucho con ellas desde aqu, o desde la ficha Fuente del cuadro de dilogo Formato de celdas. Un comando del grupo Fuente que resulta muy interesante, es la Galera de bordes, desde la cual podemos elegir todos los bordes posibles para una celda o tabla. Como es un comando siempre visible es una gran ayuda a la hora de hacer pruebas y ver qu bordes son los ms adecuados para el formato de nuestra tabla. En el grupo Fuente tambin encontramos el comando Color de fuente. En el ejercicio, seleccione todas las celdas que contienen ttulos de columnas y filas de tabla ayudndose de la tecla Control. Si hace clic en la flecha que se encuentra a la derecha del botn, se despliega una paleta de colores desde la que poner un nuevo color al texto. Seleccione este color.

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Seguimos en el grupo Fuentes y ahora vamos a darle utilidad al comando Relleno. Esta opcin da color al fondo de las celdas. Seleccione de nuevo las celdas que contienen los ttulos de columnas y filas. Para desplegar la paleta de colores de relleno, tendr que hacer clic en la Flecha que se encuentra situada a la derecha del botn. Haga clic en este color. La tabla de Daniel quedar mucho ms clara y ordenada si utiliza un formato distinto para cada tipo de nmero que aparece representado en la tabla. En la ficha Inicio se encuentra el grupo Nmero y desde aqu podremos ajustar el formato a los nmeros de la tabla. Comencemos por los datos numricos de la tabla CLIENTES TIPO A. Estos datos son de tipo moneda por lo que si selecciona los datos, y hace clic en el comando Formato de nmero de contabilidad, observar que los nmeros, ahora, aparecen acompaados del smbolo Euro y dos decimales. Si quisiera ver un mayor o menor nmero de decimales, tendra que hacer uso de los comandos Aumentar decimales y Disminuir decimales. Seleccione de nuevo los datos con formato moneda. Pruebe a disminuir y aumentar la cifra en un decimal. Esta opcin resulta muy til cuando tenemos nmeros con varios decimales y no queremos que se muestren todos. Continuamos con el formato de la tabla de nuestro ejercicio y ahora pasamos a mostrar nmeros en forma de porcentaje. Seleccione los datos de la columna con el ttulo PORCENTAJE y en el grupo Nmero, haga clic en Estilo porcentual. Mire lo que ha conseguido. Con un solo clic aparecen todos los porcentajes de nuestra tabla. El comando Formato de nmero situado en el grupo Nmero, permite, a travs de su flecha de desplegable, elegir cualquier formato de dato numrico para los nmeros de una tabla. Es una opcin muy cmoda para no perder tiempo en encontrar el formato de nmero que necesite. El Estilo de fuente permite junto al tipo y tamao de letra, diferenciar textos y nmeros. Los estilos que permite Excel son Negrita, Cursiva y Subrayado. Los comandos para aplicar estos estilos los puede encontrar en el grupo Fuente de la ficha Inicio y en la ficha Fuente del cuadro de dilogo Formato de celdas. Para comprobar cmo funciona, ponga en Negrita los datos numricos de la tabla CLIENTES TIPO A y en Cursiva los de la tabla DESCUENTO POR CATEGORA DE CLIENTE. Si en una o varias celdas ya tenemos un formato y queremos aplicar a otra celda o tabla el mismo formato, tendremos que hace uso del comando Copiar formato que se encuentra en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio. Vamos a probar este comando en la hoja del clculo del ejercicio: seleccione los datos numricos de la tabla DESCUENTO POR CATEGORA DE CLIENTE, haga clic en el comando Copiar formato y, a continuacin, seleccione los nmeros de la columna HORARIOS DE ATENCIN COMERCIAL. Ha observado cmo cambia la forma del cursor cuando vamos a copiar formato? Si decide no cambiar el formato de la columna HORARIOS DE ATENCIN COMERCIAL, podr hacerlo fcilmente. Seleccione las celdas que contienen los datos numricos, haga clic en el comando Borrar del grupo Modificar y en el listado de opciones que aparece, haga clic en Borrar formatos. Al borrar el formato tendr que volver a marcar los bordes que han desaparecido, no pierda esta oportunidad para practicar lo ya aprendido! Estamos viendo cmo aplicar un formato a una celda o rango de celdas. Cuando en una celda se juntan varios formatos a la vez, a esto se le llama estilo. Excel cuenta con una serie de estilos de celda predefinidos que encontramos situados en el grupo Estilos de la ficha Inicio. Para probar alguno de ellos, seleccione la celda C1, haga clic en el comando Estilos de celda y seleccione la opcin Ttulo. En el comando Estilos de celda podemos aplicar estilos ya creados o crear uno propio. Como nos gusta el formato que hemos dado a los datos numricos de la tabla VOLUMEN DE FACTU-

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RACIN MENSUAL, seleccinelos y, en la Galera de estilos del comando Estilos de celda, haga clic en el botn Nuevo estilo de celda. En el cuadro de dilogo que se acaba de abrir, escriba Formato tipo en la caja Nombre del estilo, despus haga clic en el botn Aplicar formato. Ver que le aparece el cuadro de dilogo Formato de celdas. Deje todos los parmetros como estn. Haga clic en Aceptar y otra vez en Aceptar. Ahora cuando haga clic en el comando Estilos de celda ver en primer lugar, el estilo que acaba de crear. Esto significa que Excel lo ha registrado como plantilla para que pueda usarlo cuantas veces quiera. Comprubelo aplicando el estilo Formato tipo al resto de celdas con datos numricos. Para ello, ayudndose con la tecla Control, seleccione cada rango de celdas, haga clic en Estilos de celda y seleccione la plantilla Formato tipo. Se puede modificar un estilo ya creado. Imagine que quiere cambiar el color de relleno en la plantilla de estilo creada. En el comando Estilos de celda haga clic con el botn derecho del ratn sobre el estilo Formato tipo y haga clic en Modificar. En el cuadro de dilogo, haga clic en Aplicar formato, vaya a la ficha Relleno y elija este color como color de fondo. Acepte dos veces y ver que automticamente cambia el relleno de las celdas afectadas por este formato. Cuando decida que no quiere usar ms un estilo prediseado o creado por usted, tendr que ir al comando Estilos de celda, hacer clic con el botn derecho sobre el estilo que no quiere utilizar ms y hacer clic en Eliminar. Pinselo bien antes de borrar un estilo pues si en algn momento quiere volver a usarlo ya no estar disponible. Daniel ha estado pensando que si introduce el logo de la empresa en esta hoja de clculo, le dara un aspecto mucho ms profesional. Vamos a ver cmo Excel permite insertar cualquier imagen que tengamos almacenada en nuestro ordenador. Aada seis filas al principio de la hoja de clculo para evitar que la imagen que vamos a insertar se solape con los datos ya introducidos. Seleccione la primera celda. Vaya a la ficha Insertar y en el grupo Ilustraciones encontrar el comando Imagen. Haga clic en Imagen y, a continuacin, busque la ubicacin donde haya guardado el archivo Todoenvio_logo, seleccinelo y haga clic en Insertar. Daniel est encantado con el aspecto que va tomando su hoja de clculo y ya no tiene ningn miedo a ensersela a su proveedor. Excel cuenta tambin con una coleccin de imgenes prediseadas para insertar en todos sus archivos. Para acceder a estas imgenes, haga clic en el comando Imgenes prediseadas y se activar el panel de tareas Imgenes prediseadas donde escribir el tema de la bsqueda y utilizar el botn Buscar para encontrar una imagen. Si le aparece la ventana Galera multimedia de Microsoft haga clic en el botn No para continuar. Seleccione esta imagen y arrstrela al lugar de la hoja que quiera. Cuando inserte una imagen, automticamente aparecer en la cinta de opciones una ficha llamada Herramientas de imagen con la que podr modificar atributos de esta imagen. Lea con atencin todas las opciones de esta ficha y pruebe a utilizar algunos de los comandos disponibles sobre la imagen prediseada que acaba de introducir. Daniel quiere introducir la direccin de Todo Envo en Espaa y qu mejor que un cuadro de texto para que lo coloque donde quiera. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el comando Cuadro de texto. Despus haga clic en una zona de la hoja de clculo y arrastre sin soltar hasta que tenga creado el cuadro. Escriba lo siguiente. Situndose en una esquina del cuadro, arrastre sin soltar el ratn hasta la esquina superior derecha de la tabla. Puede tratar un grupo de imgenes como si fuera una sola. Veamos un ejemplo. Seleccione el logo, pulse Control y, sin soltar esta tecla, seleccione el cuadro de texto. Vaya a la ficha Formato en Herramientas de imagen y, en el grupo Organizar, haga clic en Agrupar. Y otra vez clic.

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Ahora puede mover las dos imgenes como si fueran una, pero esta accin es reversible. Seleccione las imgenes de nuevo, haga clic en Agrupar y despus clic en Desagrupar. Como puede ver, de nuevo tiene dos imgenes separadas.

Filtros y reglas de validacin


Restringir los datos en pantalla Utilizar tcnicas de validacin de datos La utilizacin de los filtros predeterminados de Excel. La creacin de filtros personalizados. El manejo de las tcnicas de validacin de datos. Restringir la informacin visible en su hoja de clculo para adaptarla a los datos que necesite manipular, y de localizar los datos no vlidos.

Silvia est revisando el listado de llamadas telefnicas realizadas desde Todo Envo a sus clientes en el ltimo mes, para decidir qu contrato telefnico supondra para la empresa un mayor ahorro. El listado es muy extenso, y le gustara poder visualizar en pantalla slo la informacin que necesita. Ordenar la informacin es una parte esencial del anlisis de datos, ya que ayuda a tomar decisiones ms eficaces. Para ayudar a Silvia, comience abriendo el ejercicio Filtros. Los filtros son reglas de ordenacin que seleccionan filas o columnas para mostrarlas en la hoja de clculo, segn las necesidades del usuario. Es posible aplicar filtros tanto a rangos de celdas como a tablas. Para insertar un filtro, en primer lugar debe seleccionar una celda del rango que desee filtrar. Haga clic en cualquiera de las celdas que contienen informacin en el ejercicio, y seleccione la ficha Inicio, grupo Modificar, botn Ordenar y filtrar, botn Filtro. La hoja de clculo muestra, junto al nombre de cada columna, una flecha desplegable en su esquina superior derecha. Es el botn de filtro, e indica que la opcin de Autofiltro de Excel est habilitada, aunque no aplicada. Si sita el cursor sobre cualquiera de estas flechas, aparecer una nota informativa con el nombre de la columna y el texto Mostrar todo. Haga clic sobre la flecha para ver la lista de opciones de filtro. Para extraer una mayor rendimiento de los filtros, evite mezclar distintos formatos de almacenamiento (como texto, nmeros y fechas), en una misma columna. Cada columna es tratada de modo individual, y slo tiene disponible un tipo de filtro. Cuando hay una mezcla de formatos en una misma columna, Excel muestra el comando de filtro que coincide con el formato de almacenamiento que ms se repite. Cinco datos numricos y tres datos de texto en una misma columna supondran un filtro del tipo nmero. Haga clic sobre el botn de filtro de la columna Nombre cliente. La lista de opciones de filtro muestra en primer lugar distintas opciones de ordenacin, en este caso adaptados al tipo texto. Hay filtros especficos para texto, nmero y fecha. La opcin Borrar, que de momento aparece deshabilitada, le permite eliminar los filtros aplicados. La opcin Filtros de texto despliega el men de filtros aplicables a los datos de texto.

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Por ltimo, puede ver el listado con los elementos que componen la columna. Es el listado de valores nicos. En el listado de valores nicos, haga clic sobre la casilla de verificacin situada junto al nombre de los tres primeros clientes para deseleccionarlos, y acepte. Ver que estos tres clientes no se muestran en la hoja de clculo, y que el indicador de filtro ha adoptado la forma de un embudo. Haga clic en el botn de filtro y en listado de valores nicos marque la casilla de verificacin Seleccionar todos y acepte. El listado vuelve a recoger todos los clientes. Haga clic sobre el botn de filtro de la columna Fecha llamada, y seleccione la opcin Filtros de fecha. Haga clic en la opcin Antes. El cuadro de dilogo Autofiltro personalizado le permitir establecer los criterios de filtrado. Por ejemplo, Silvia quiere ver slo las llamadas que se realizaron en el primer semestre. En el primer campo, seleccione la opcin anterior o igual a, y en el segundo, seleccione la fecha ms tarda de junio, ltimo mes del primer semestre. Haga clic en Aceptar. Ha aplicado un Autofiltro, una opcin que le permite mostrar en pantalla slo aquellos registros que cumplen un criterio determinado, en este caso, las llamadas del primer semestre. Este tipo de filtros son autoexcluyentes para cada rango, es decir, permiten filtrar por un nico criterio cada vez. Por ejemplo, podr ver las llamadas del primer semestre, y luego volver a filtrar para ver las de segundo semestre, pero no podr ver ambas simultneamente. Silvia quiere saber cules son los diez clientes que concentran las llamadas telefnicas de mayor duracin. Para ello, Excel le permite utilizar el Autofiltro de las diez mejores, que permite ver los valores ms altos de la columna sobre la que se aplique el filtro. Seleccione el botn de filtro de la columna Duracin, y haga clic sobre Filtros de nmero, Diez mejores. En el cuadro de dilogo Autofiltro de las diez mejores indique qu informacin quiere mostrar. El primer campo le permite seleccionar entre los valores superiores e inferiores; el segundo determina el nmero de registros al que limitar el filtro, y el tercero decidir si se muestran los elementos o su valor en porcentaje. Mantenga los valores que aparecen por defecto, y haga clic en Aceptar. El listado se reduce ahora a los cinco clientes con las llamadas de mayor duracin. Para eliminar el filtro, haga clic sobre la columna Duracin y seleccione la opcin Borrar filtro. Haga clic en el botn de filtro de la columna Pas. En el listado, seleccione la opcin Filtros de texto, Filtro personalizado. Con ello, acceder al cuadro de dilogo Autofiltro personalizado. Desde l, puede indicar a Excel qu filas mostrar y cules mantener ocultas. Silvia quiere excluir del listado las llamadas nacionales. Para ello, en el primer campo busque la relacin "no es igual a" en el desplegable, y en el segundo campo seleccione Espaa. Haga clic en Aceptar. Comprobar cmo los registros de llamadas en Espaa permanecen ocultos.

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Pero, y si Silvia necesitara tambin eliminar los registros de Francia? Es posible filtrar por ms de un criterio? Excel contempla tambin esta posibilidad. Para aadir un nuevo criterio, haga clic sobre el botn de filtro de la columna Pas, y seleccione de nuevo Filtros de texto, Filtro personalizado. Para indicar a Excel que desea considerar ambos criterios, compruebe que la casilla de verificacin Y est activada. En la segunda entrada seleccione no es igual a en el primer campo y Francia en el segundo. Haga clic en Aceptar. Otra opcin de filtrado es Filtrar por seleccin. Consiste en utilizar como referencia la celda activa para buscar criterios similares a su contenido. Veamos un ejemplo, pero antes, borre los filtros de las columnas Pas y Fecha llamada con la opcin correspondiente de los botones de filtro de cada columna. Haga clic con el botn derecho sobre la celda B11, y seleccione la opcin Filtrar, Filtrar por valor de la celda seleccionada. Compruebe el resultado. Borre el filtro de la columna Pas desde el botn de filtro para recuperar el listado. Haga clic en el botn de filtro de la columna Duracin. Desplace la barra lateral de la lista de valores nicos hasta el final y ver activada la casilla de verificacin Vacas. Este dato le indica que la columna tiene una celda vaca de contenido. Para visualizarla, desactive la casilla de verificacin de Seleccionar todo, al comienzo de la lista de valores nicos, y active la casilla del registro Vacas. Haga clic en Aceptar. Excel le muestra la fila en la que se encuentra la celda vaca. Excel tambin le permite filtrar por No vacas, para evitar que su listado recoja registros sin contenido. Haga clic sobre el botn de filtro de la columna Duracin, y en el listado de valores nicos, haga clic sobre la casilla de verificacin Seleccionar todo. Desplace la barra hasta el final del listado de valores nicos, y deseleccione la casilla de verificacin Vacas. Haga clic en Aceptar. Excel ha excluido el registro sin contenidos del listado. Silvia quiere saber el total de minutos que se ha hablado por telfono en el perodo que est estudiando. Una forma rpida de obtener esta informacin es utilizar la funcin Autocalcular. Seleccione el rango E2:E52 y observe la barra de estado de Excel. Excel le muestra la media de los valores de las celdas seleccionadas, el nmero de celdas visibles y la suma de los valores de los mismos. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la barra de estado, y en la zona del men contextual correspondiente a la funcin Autocalcular, seleccione Recuento numrico si quiere saber qu nmero concreto de las celdas seleccionadas contiene valores numricos, Mnima para ver el valor numrico mnimo de las celdas seleccionadas y Mxima para ver el valor numrico mximo. Silvia ha observado que algunas de las llamadas se han realizado fuera del horario laboral, y quiere eliminarlas de su estudio. Cmo evitar la entrada de datos no vlidos en una hoja de clculo? Seleccione todos los datos numricos de la columna Hora llamada y haga clic en la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, botn Validacin de datos. Seleccione la opcin con el mismo nombre.

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Se encuentra en el cuadro de dilogo Validacin de datos. En la pestaa Configuracin, podr establecer el criterio de validacin que desee. Despliegue las opciones del campo Permitir y seleccione la opcin Hora. En el campo Datos, compruebe que la restriccin establecida es entre. En el campo Hora inicial escriba 08:00, y en Hora final, escriba 18:00. Deje el resto de opciones tal como se muestran y haga clic en Aceptar. Una vez establecida la regla de validacin, es sencillo localizar qu datos no se ajustan a ella. Haga clic en el botn Validacin de datos de la ficha Datos, y seleccione la opcin Rodear con un crculo datos no vlidos. Automticamente, Excel le mostrar en pantalla los datos que no se ajustan al criterio establecido. Para eliminar los crculos, haga clic en el botn Validacin de datos y de nuevo clic sobre la opcin Borrar crculos de validacin. Seleccione la primera celda de la columna Hora llamada y escriba en ella 18:30. Excel le avisa de que el valor introducido no es vlido. Haga clic en Cancelar. Puede decidir el aspecto y texto del mensaje de error. Seleccione los datos de la columna Hora llamada y haga clic en el botn Validacin de datos. En el cuadro de dilogo, seleccione la pestaa Mensaje de error, y elija el Estilo Informacin, escriba CUIDADO en el campo Ttulo y Escriba en formato horario en el campo Mensaje de error. Haga clic en Aceptar. Compruebe la validacin de datos y su mensaje de error. Seleccione cualquier celda de la columna Hora llamada, e introduzca caracteres de texto. Observa cmo ha cambiado el mensaje de error para adaptarse a sus directrices? Para eliminar la validacin, haga clic en el botn Seleccionar todo, y manteniendo la seleccin, de nuevo clic en el botn Validacin de datos. Excel le avisar de que la seleccin comprende celdas sin configuracin de validacin de datos. Haga clic en No. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic sobre el botn Borrar todos para eliminar cualquier rastro de validacin que hubiera en la seleccin. Haga clic en Aceptar.

Grficos
Daniel est preparando la reunin semestral con el Departamento de Comercio Internacional, y quiere presentar la progresin de las ventas con sus clientes, de tal manera que la informacin quede resumida de una forma muy visual. Crear un grfico puede resultar sumamente sencillo. Seleccione el rango de celdas que desee incluir en l, por ejemplo, de A3 a B11, y pulse la tecla F11. Ve lo que ha sucedido? Excel ha aadido automticamente una nueva hoja a su libro con el nombre Grfico1, y en ella se muestra un grfico, a pantalla completa, con los datos de la seleccin.

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Adems, esta nueva hoja de clculo mantiene la prctica totalidad de funcionalidades que puede realizar con cualquier otra hoja: copiar, pegar, eliminar, etctera. Aunque efectiva, esta opcin coarta la creatividad del usuario, ya que no permite tomar decisiones sobre la apariencia del grfico. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la hoja de clculo Grfico 1 y seleccione la opcin Eliminar. En el mensaje de aviso de Excel, confirme de nuevo haciendo clic sobre el botn Eliminar. Veamos otras formas de crear grficos que le permitan un mayor margen de actuacin. El primer paso para insertar un grfico es indicar el rango de datos que desea incluir en l. Daniel quiere crear un grfico con las ventas en cada pas que refleje las zonas ms rentables. Para ello, seleccione el rango de A3 a A11.Pulse la tecla Control y haga clic en la celda H3. Pulse la tecla Maysculas y haga clic en H11. Manteniendo la seleccin, haga clic en la ficha Insertar. En el grupo Grficos, haga clic en la flecha del botn Lnea para ver los subtipos. Seleccione el tipo Lnea con marcadores. A diferencia del mtodo de insercin con F11, Excel incrusta el grfico en la misma hoja de clculo en la que usted se encuentra trabajando. Para desplazar el grfico y situarlo en la zona que necesite, haga clic en alguna zona en blanco sobre el mismo, y arrastre. Los grficos en Excel se componen de los siguientes elementos: rea del grfico Ttulo. rea de trazado. Ejes. Serie de datos. Lneas de divisin. Leyenda. Las herramientas para personalizar cada uno de ellos de manera individual, se encuentran recogidas en las herramientas de grficos. Encontrar algunos de ellos en la ficha contextual Presentacin, en los grupos Etiquetas, Ejes y Fondo. Despus de crear un grfico, puede necesitar cambiar la forma en que se representan los datos. Veamos un ejemplo. Daniel quiere cambiar el tipo de grfico para hacerlo ms visual. Para ello, con el grfico seleccionado, haga clic en la ficha contextual Diseo, y de nuevo haga clic en el botn Cambiar tipo de grfico. Seleccione el tipo Columna agrupada. Como ve, cada columna del grfico ha adoptado un alto proporcional al valor de la celda que representa. Daniel quiere modificar la informacin que recoge el grfico. Le gustara representar las ventas de los tres primeros meses del semestre por

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pas. Para ello, seleccione el grfico y sitese en la ficha contextual Diseo. En el grupo Datos, haga clic en el botn Seleccionar datos. Se abrir el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, mostrando el rango actual. Haga clic en el botn Contraer cuadro de dilogo, y desplace el cuadro para poder visualizar los datos. Seleccione el rango de A4 a D11 directamente sobre la hoja de clculo. Ver cmo cambia la informacin del cuadro de dilogo para adaptarse a la nueva seleccin. Haga clic en el botn Expandir cuadro de dilogo, y de nuevo clic en Aceptar. Como ve, el grfico refleja ahora los nuevos datos, sin necesidad de crearlo de nuevo desde cero.

Repasando los datos de la hoja de clculo, Daniel ha notado una errata. En la celda A9 est incorrectamente escrito el nombre del pas. Seleccione esta celda y corrija la errata escribiendo Dinamarca. Pulse la tecla Enter. Ha visto lo que ha sucedido? El grfico se ha corregido simultneamente, ya que el grfico mantiene la vinculacin con el rango de celdas de origen. Al modificar un valor en la hoja de clculo, el grfico se actualiza automticamente, sin necesidad de pulsar comando o tecla alguna. Seleccione el grfico y pulse el botn Seleccionar datos. Los valores de la hoja de clculo que se representan en el grfico se denominan series de datos, y desde ste cuadro de dilogo puede indicar a Excel que las tome de las filas o de las columnas. Pulse el botn Cambiar fila/columna, y haga clic en Aceptar. Como ve, los valores representados en los ejes X e Y se han intercambiado. Daniel ha decidido eliminar del grfico las operaciones realizadas en Holanda. Para ello, pulse el botn Seleccionar datos y en el campo Entradas de leyenda del cuadro de dilogo, haga clic sobre el registro Holanda. Haga clic sobre el botn Quitar situado sobre el campo, y acepte. Comprobar que el registro se ha eliminado del grfico, aunque permanece en los datos de la hoja de clculo por si desea incorporarlo ms adelante. Tambin puede eliminar una serie directamente desde el grfico. Haga clic sobre la leyenda del grfico para seleccionarla, y clic sobre el texto Colombia. En el men contextual, seleccione la opcin Eliminar series. Como ve, esta serie ha desaparecido del grfico, aunque los datos permanecen a su disposicin en la hoja de clculo. Pulse las teclas Control y Z para deshacer esta ltima opcin. Daniel quiere aadir nombre al eje vertical.

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Seleccione el grfico y, en la ficha contextual Presentacin, haga clic en la flecha del botn Rtulos de eje. Seleccione la opcin Ttulo de eje vertical primario, y haga clic en la opcin Ttulo girado. En el lateral izquierdo de la grfica se ha generado un cuadro de texto. Site el cursor sobre l y haga triple clic para seleccionar el texto. Escriba Volumen de Ventas.

El aspecto del grfico est mejorando, pero Daniel quiere especificar que slo recoge algunos datos parciales de 2007. Para insertar un ttulo genrico a su grfico, haga clic sobre l para seleccionarlo, y de nuevo clic en la ficha contextual Presentacin. En el grupo Etiquetas, haga clic sobre la flecha del botn Ttulo del grfico. Seleccione la opcin Encima del grfico. En el grfico, haga triple clic sobre el texto del ttulo para seleccionarlo y escriba Tercer trimestre 2007. Si lo desea, puede cambiar la ubicacin del grfico. Para ello, seleccione el grfico y haga clic en la ficha contextual Diseo. En el ltimo grupo de esta ficha se encuentra el botn Mover grfico. Haga clic sobre l. El cuadro de dilogo Mover grfico le permite optar entre situar el grfico como nico elemento de una hoja nueva, o como objeto incrustado en una hoja ya existente. Seleccione la casilla de verificacin Objeto en, y en el desplegable seleccione la Hoja 2. Haga clic en Aceptar. Seleccione el grfico y arrstrelo hasta la esquina superior derecha de la hoja. Va a cambiar su tamao. Haga clic en el controlador de tamao de la esquina inferior derecha, y, sin soltar, arrastre hasta el final de la columna L. Si en lugar de arrastrar desde la esquina del marco, utiliza los controladores de tamao de los laterales, el tamao se ampliar slo en la direccin indicada. Pruebe la diferencia arrastrando desde el controlador del lateral derecho, hasta la columna O. Excel le permite trabajar sobre cada elemento del grfico de manera individual. Puede seleccionar cada elemento directamente sobre el grfico haciendo clic sobre l, o bien desde la ficha contextual Formato. En la parte superior del grupo Seleccin actual ver una lista desplegable. Haga clic sobre la flecha, y comprobar que todos los elementos que integran su grfico estn recogidos en esta lista. Haciendo clic sobre cada uno de ellos, indicar a Excel la seleccin que desea realizar. Excel le permite trabajar sobre cada elemento del grfico de manera individual. Puede seleccionar cada elemento directamente sobre el grfico haciendo clic sobre l, o bien desde la ficha contextual Formato. En la parte superior del grupo Seleccin actual ver una lista desplegable. Haga clic sobre la flecha, y comprobar que todos los elementos que integran su grfico estn recogidos en esta lista. Haciendo clic sobre cada uno de ellos, indicar a Excel la seleccin que desea realizar.

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Haga clic sobre alguna de las columnas que representan las ventas en China. Automticamente, Excel amplia la seleccin a las tres columnas que contienen datos sobre ese pas. Mantenga la seleccin y haga clic en la ficha contextual Formato. Haga clic en el botn Relleno de forma, y en la opcin Textura haga clic sobre Papiro. Observe que, adems de las columnas, ha cambiado el relleno que las representa en la leyenda. Con el grfico seleccionado, haga clic en la ficha contextual Presentacin. En el grupo Etiquetas, haga clic sobre la flecha del botn Leyenda, y seleccione la opcin Ms opciones de leyenda. Se encuentra en el cuadro de dilogo Formato de Leyenda. En la categora Relleno, seleccione el Relleno degradado. Haga clic en la flecha del campo Colores preestablecidos y seleccione el tipo Pergamino. En el campo Tipo, seleccione la opcin Radial. Cierre el cuadro de dilogo y compruebe el resultado. Daniel cree que el aspecto de su grfico ser ms atractivo incluyendo un color de fondo en el rea de trazado. Para ello, seleccione el grfico y haga clic en la ficha contextual Presentacin, grupo Fondo. Haga clic en la flecha del botn rea de trazado para acceder al men desplegable. Haga clic sobre Ms opciones de rea de trazado. En la categora Relleno del cuadro de dilogo que se ha abierto, seleccione la casilla de verificacin Relleno slido, y elija el color Verde oliva nfasis 3. Cierre el cuadro de dilogo para ver el resultado. Haga clic sobre la ficha contextual Presentacin y seleccione en la lista desplegable del grupo Seleccin Actual el Eje Vertical. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la seleccin en el grfico, y en el men contextual seleccione la opcin Dar formato a eje. En el panel izquierdo del cuadro de dilogo, haga clic sobre Nmero, y de nuevo clic en la categora Moneda. En el campo Posiciones decimales escriba 0, compruebe que el smbolo est en euros, y cierre para comprobar el resultado. En lugar de variar uno a uno los elementos que integran el grfico, puede optar por utilizar los estilos de diseo para grficos integrados en Excel. En la lista desplegable de la ficha contextual Formato, grupo Seleccin actual, elija rea del grfico para seleccionarlo. Haga clic en la ficha contextual Diseo, y de nuevo clic sobre el botn Ms del grupo Estilos de diseo. La galera de estilos de diseo pone a su disposicin una serie de diseos predeterminados que combinan unas caractersticas de formato definidas. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos, aplicar todas sus caractersticas de formato al grfico seleccionado. Haga la prueba. Haga clic sobre el Estilo 40 y compruebe el resultado. Tambin puede optar por utilizar un estilo de diseo predeterminado y personalizar sus elementos a su criterio, utilizando rellenos, lneas de divisin de la cuadrcula, etctera. Despus de todo el trabajo realizado, Daniel est muy satisfecho con el aspecto de su grfico y le gustara guardarlo como plantilla, para utilizarlo en futuras ocasiones. Seleccione el grfico y, en la ficha contextual Diseo, grupo Tipo, haga clic en el botn Guardar como plantilla.

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Se abrir el cuadro de dilogo Guardar plantilla de grfico.Indique como nombre de archivo Ventas 2007, y asegrese de que la ruta donde est guardando es la carpeta Charts. Haga clic en Guardar. Haga clic en la Hoja 1 del documento y seleccione el rango de A14 a G16. Seleccione la ficha Insertar, y haga clic en el iniciador de cuadros de dilogo del grupo Grficos. En el cuadro de dilogo Insertar grfico, haga clic en la carpeta de Plantillas. Seleccione su plantilla y haga clic en Aceptar. De igual modo que crea sus propias plantillas de grficos, puede eliminarlas cuando lo desee. Seleccione la ficha Insertar, y haga clic en el iniciador de cuadros de dilogo del grupo Grficos. En el cuadro de dilogo Insertar grfico, haga clic en el botn Administrar plantillas. En el cuadro de dilogo, haga clic con el botn derecho sobre su plantilla Ventas 2007, y de nuevo clic sobre la opcin Eliminar. Excel le preguntar si est seguro de eliminar el archivo. Confirme con el botn S, y cierre los cuadros de dilogo. Daniel ha notado que la evolucin de las operaciones en el mercado chino es muy favorable, pero le gustara saber si esta tendencia se mantendr en el futuro. Aunque Daniel no tiene forma alguna de conocer estos datos, Excel 2007 incorpora herramientas de trabajo de clculo de tendencias que pueden ayudarle. En primer lugar, haga clic sobre una zona en blanco del rea del grfico y pulse la tecla Suprimir. Seleccione el rango de A5 a G5 y haga clic en la ficha Insertar, grupo Grficos. Seleccione el tipo de grfico Columnas, Columna agrupada. Con el grfico seleccionado, haga clic en la ficha contextual Presentacin, grupo Anlisis, botn Lnea de tendencia. Haga clic sobre Ms opciones de lnea de tendencia. En el campo Opciones de lnea de tendencia del cuadro de dilogo Formato de lnea de tendencia, campo Tipo de tendencia o regresin, podr indicar a Excel la distribucin de datos para elaborar el pronstico de tendencia. La opcin ms utilizada en contextos empresariales es el tipo Lineal. Asegrese de que sta opcin est marcada en el campo tipo de tendencia. El siguiente paso es indicar a Excel el perodo futuro que quiere examinar. Para ello, escriba Tres en el recuadro Adelante del rea Extrapolar. Vamos a nombrar la lnea para reconocer la informacin que aporta. En el campo Nombre de lnea de tendencia, seale la casilla de verificacin Personalizado y escriba Tendencia del mercado en China. Haga clic en Cerrar.

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Con los parmetros establecidos, Excel ha incorporado en el grfico una lnea de tendencia que muestra cmo se espera la evolucin del mercado en China en los prximos tres meses. Igual que ocurre con todos los elementos que comprenden los grficos en Excel, puede cambiar su formato seleccionado la lnea mediante un doble clic sobre ella, o localizndola en la lista desplegable de la ficha contextual Presentacin, grupo Seleccin Actual. Con la seleccin realizada, podr darle formato desde la ficha contextual Formato.

Vistas del documento e Imprimir


Paula tiene que pasar una auditora externa y ahora que toda su facturacin est en Excel, necesita imprimir algunos datos para enserselos al auditor y que ste pueda aadir sus firmas. Necesita visualizar diferentes partes de sus hojas de clculo y no quiere imprimir ms que los datos que necesite porque su poltica de calidad incluye el cuidado del medio ambiente. Abra el ejercicio Imprimir. Observe que este libro consta de dos hojas, una llamada Datos y otra con el nombre Grficos. En la ficha Diseo de pgina encontrar el grupo Configurar pgina, donde puede ver los comandos ms importantes para que su hoja de clculo adquiera un mejor aspecto. Conozcamos cmo usar estos comandos. Antes de comenzar a preparar nuestra hoja de clculo para la impresin, debemos ir a la ficha Vista y al grupo Vistas de libro, aqu debemos hacer clic en el comando Diseo de pgina. De esta forma vamos a poder ir viendo los cambios que hagamos para la impresin y podremos decidir si mantenemos los cambios o modificamos alguno. Comencemos a establecer los mrgenes de la pgina. En el grupo Configurar pgina, haga clic en el comando Mrgenes y ver que puede seleccionar uno de los mrgenes predefinidos por Excel o crear uno propio. Haga clic en Normal. A simple vista no sucede nada, pero esto es porque estamos estableciendo los mrgenes que se vern en el papel cuando imprimamos la pgina. Recuerde siempre elegir la orientacin en la que quiere imprimir la pgina. Si, como ocurre en el ejercicio, tiene gran cantidad de datos que se extienden a lo ancho, imprima su hoja en horizontal para no dividir las columnas de datos en muchas hojas. No servir de nada imprimir una hoja, si no puede ver los datos con claridad. Haga clic en el comando Orientacin y seleccione Horizontal. Puede comprobar que ahora caben ms columnas en una sola hoja. Dependiendo de la cantidad de datos y de la extensin de la hoja de clculo, debemos utilizar un tamao de papel determinado para la impresin de datos. Ojo! No todas las impresoras admiten cualquier tamao de papel. Para que Excel conozca el tamao de papel que va a utilizar y pueda ajustarse al espacio del que dispone, haga clic en el Comando Tamao y ver el listado de tamaos que permite su impresora. Como nuestra tabla contiene muchos datos, seleccione el tamao A3. Si selecciona el comando Salto de pgina y hace clic en Insertar salto de pgina, Excel incluir un salto de pgina encima y a la izquierda del rea seleccionada. Esta opcin es til cuando, al imprimir, queremos que los datos de la hoja de clculo aparezcan divididos en hojas de una determinada manera. Podr quitar un salto de pgina desde este mismo comando si hace clic en Quitar salto de pgina. Ms adelante veremos cmo ajustar mejor un salto de pgina. Queremos incluir, en las hojas que va a imprimir, unos datos que identifiquen a Todo Envo e indiquen al auditor qu datos est evaluando. Vamos a utilizar el encabezado y pi de pgina para conseguir el propsito de Paula. En la parte superior de la hoja de clculo se encuentra

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el texto Haga clic para agregar encabezado. Haga clic sobre l y automticamente aparecern en la Cinta de opciones las Herramientas para encabezado y pi de pgina. Los comandos de las Herramientas para encabezados y pies de pgina contienen una serie de encabezados y pies de pgina ya definidos aunque tambin podemos crear el nuestro propio. Introduciremos ahora un encabezado y un pi de pgina en nuestra hoja. Tenga cuidado porque todo el encabezado se imprimir en una sola lnea a no ser que pulse Intro para empezar una lnea nueva. Haga clic en la zona que dice Haga clic para agregar encabezado y, a continuacin, haga clic en el comando Nombre de hoja que encontrar en el grupo Elementos del encabezado y pi de pgina. Hemos conseguido que aparezca como encabezado el ttulo que tiene la hoja de clculo. Despus haga clic en el comando Ir a pie de pgina del grupo Exploracin. Seleccione la zona derecha del Pie de pgina y realice la siguiente accin: haga clic en Nmero de pgina, pulse Barra espaciadora, escriba 'de', pulse Barra espaciadora de nuevo y haga clic en el comando Nmero de pginas. Al hacer clic fuera del pie de pgina vemos que este nos indica el nmero de hoja en la que estamos y cuntas ms hay. Puede ver que slo aparecen los ttulos de columna en la primera hoja. A travs del comando Imprimir ttulos puede hacer que los ttulos de columna se vean en todas las hojas. Haga clic en el comando Imprimir ttulos y despus en el botn Contraer cuadro de dilogo de Repetir filas en extremo superior. Haga clic en la fila 1, despliegue de nuevo el cuadro de dilogo y haga clic en Aceptar. Repitamos la misma operacin pero esta vez con los ttulos de fila de la tabla. Haga clic en Imprimir ttulos y despus en el botn Contraer cuadro de dilogo de Repetir columnas a la izquierda. Haga clic en las columnas A y B, despliegue de nuevo el cuadro de dilogo y haga clic en Aceptar. Ya puede ver los ttulos de fila y columna en cada una de las hojas. Comprobar que la lectura de datos est mucho ms organizada ahora. Estamos viendo lo importante que es organizar el documento para que la presentacin en papel quede elegante, pero igual de importante es poder ver cmo va a quedar el documento antes de imprimirlo. A Paula este aspecto le interesa para seguir siendo coherente con su poltica de Medio Ambiente y seguir ahorrando papel. Una hoja de Excel se puede utilizar para trabajar sobre ella nicamente en el ordenador, o podemos decidir imprimirla para conservar los datos en papel. Excel 2007 permite disponer de distintas vistas de una misma hoja de clculo segn el uso que queramos hacer de ella. En la Cinta de opciones vaya a la ficha Vista. El comando Normal muestra la vista normal de la hoja de clculo que es aquella que por defecto se abre siempre, y con la que trabajamos cuando estamos introduciendo o modificando datos. El comando Diseo de pgina muestra la vista que necesitamos cuando queremos imprimir un documento ya que nos muestra los mrgenes, encabezados y pies de pgina que vamos aadiendo y todos aquellos elementos adicionales a las tablas de datos que van a aparecer en el documento impreso. Es la vista recomendada cuando queremos imprimir una hoja de clculo y ya tenemos introducidos todos los datos en las tablas y grficos. En el grupo Vistas de libro, encontramos tambin el comando Vista previa de salto de pgina. Haga clic para visualizar una vista previa del documento. En el cuadro de dilogo que se aca-

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ba de abrir active la casilla de verificacin No mostrar este cuadro de dilogo nuevamente. Ahora haga clic en Aceptar. Una raya azul discontinua muestra los saltos de pgina en el documento impreso. No cree que quedara mejor el salto justo en el punto en que empieza la facturacin de 2008? Haga clic en la lnea azul y arrstrela hasta situarla debajo de la fila 21. Una raya azul discontinua muestra los saltos de pgina en el documento impreso. No cree que quedara mejor el salto justo en el punto en que empieza la facturacin de 2008? Haga clic en la lnea azul y arrstrela hasta situarla debajo de la fila 21. Cuando tengamos una hoja de clculo con muchos datos, los comandos del grupo Zoom resultarn de ayuda para ver cmo van quedando las distintas pginas del documento. El comando Zoom permite especificar el nivel de zoom para todo el documento. Pruebe a seleccionar el Aumento 25% y haga clic en Aceptar. Dejan de verse claramente los datos, pero podemos hacernos una idea general de cmo quedar el documento una vez impreso. La mejor opcin para saber cmo va a quedar un documento impreso justo antes de mandarlo a imprimir es la opcin de vista previa que ofrece Excel. Seleccione el Botn de Office, haga clic en la flecha situada al lado de Imprimir y, por ltimo, haga clic en Vista preliminar. Ahora est viendo cual ser el resultado de la impresin. Si quiere ver ms hojas en una sola pantalla haga uso del Zoom. En la Vista preliminar contamos con opciones para modificar la hoja sin tener que salir de esta vista de documento. En primer lugar encontramos el comando Imprimir que utilizaremos si estamos satisfechos ya con el resultado. Los comandos Pgina siguiente y Pgina anterior sirven para avanzar o retroceder por las pginas del documento. Y la opcin Mostrar mrgenes, muestra los mrgenes que hemos establecidos pudiendo modificarlos manualmente. Haga clic en Configurar pgina. El cuadro de dilogo del mismo nombre incluye las funciones que encontramos tambin en la ficha Diseo de pgina, dentro del grupo Configurar pgina. Estamos viendo que la tabla de Paula se va a imprimir en el lateral superior izquierdo de la hoja, pero, por supuesto, quedar mucho mejor si se imprime centrado. En la ficha Mrgenes del cuadro de dilogo Configurar pgina, marque las casillas de verificacin Horizontalmente y Verticalmente. Haga clic en Aceptar. Ahora que el documento est mejor organizado podemos cerrar la vista preliminar y tomar la decisin de imprimir el documento. Haga clic en el botn Cerrar vista preliminar. Si decidimos imprimir un documento una vez revisada la presentacin preliminar, resultar tan sencillo como hacer clic en el Botn de Office, despus clic en Impresin rpida y el documento comenzar a salir directamente por la impresora. En vez de esto, vamos a explorar las opciones de impresin que Excel ofrece. Paula ha decidido que adems de imprimirse el documento completo, va a realizar impresiones de reas determinadas para facilitarle la tarea al auditor. Seleccione el rango de celdas que quiere imprimir. En la ficha Diseo de pgina y dentro del grupo Configurar pgina, haga clic en la opcin rea de impresin y despus en Establecer rea de impresin. Si va a Vista preliminar, observar cmo Excel va a imprimir slo este rango de celdas. Tenga cuidado si ha introducido datos en alguna celda y despus decidi borrar su contenido. Excel guarda el formato de todas las celdas por lo que al imprimir un documento puede observar que Excel imprime una parte de celdas vacas. Recuerde borrar el formato de las cel-

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das que utiliz en un momento determinado si no quiere encontrarse con un buen nmero de hojas impresas vacas. Podemos decidir el orden en que queremos que se impriman las hojas. En la parte inferior derecha del grupo Opciones de la hoja encontrar una flecha. Haga clic en ella. En el cuadro de dilogo aparece activada la ficha Hoja. En la opcin Orden de las pginas, podr decidir el orden en que quiere que se impriman las hojas de un documento con varias pginas. En el ejercicio deje la opcin marcada por defecto y haga clic en Aceptar. Llegado el momento de imprimir el documento de Paula an puede configurar ms opciones antes de obtener el documento en papel. En el botn Office, haga clic en Imprimir y despus, de nuevo, clic en Imprimir. Aparece el cuadro de dilogo Imprimir. Abajo a la izquierda encontrar el botn Vista previa, donde puede visualizar de nuevo el documento antes de imprimir. Si quiere obtener impreso el documento completo, no toque nada del cuadro y solamente haga clic en Aceptar. Si tenemos un documento muy largo y slo queremos imprimir un intervalo de pginas, en el cuadro de dilogo Imprimir disponemos de la opcin Intervalo de pginas que permite escribir el nmero de pgina donde queremos que comience la impresin, y el nmero de pgina donde queremos que termine. Aydese del botn Vista previa, si no recuerda la numeracin de las pginas que quiere imprimir. Paula ha decidido que, de momento, slo quiere imprimir un grfico de la hoja Grficos. Haga clic en ella. Para imprimir slo el primer grfico de la pantalla, seleccinelo, vaya al botn Imprimir que encuentra dentro del botn Office y podr ver que aparece seleccionada la opcin Imprimir grfico. Vea cmo quedar su grfico haciendo clic en el botn Vista previa, cierre la vista. Haga clic en Aceptar y obtendr una impresin slo de ese grfico especfico. Igual que hemos impreso un nico grfico, podemos imprimir slo una parte de una tabla de datos u hoja de clculo. Seleccione la parte de la tabla que quiere imprimir. Haga clic en el botn Imprimir del botn Office y en el cuadro de dilogo active la casilla de verificacin Seleccin. Haga clic en Vista previa para ver lo que se va a imprimir, cierre la vista y, por ltimo, haga clic en Aceptar.

Funciones Avanzadas
Daniel ha observado, mientras daba una vuelta por la cinta de opciones, que en la Biblioteca de funciones tiene la posibilidad de realizar operaciones matemticas ms all de la suma o un promedio y que le pueden resultar tiles en su trabajo. No termina de entender todas las opciones de clculo que Excel ofrece y la verdad es que est bastante interesado en utilizar alguna. Conozcamos junto a Daniel las posibilidades que ofrece Excel para realizar y automatizar clculos complicados. Excel tiene registradas ms de trescientas funciones por lo que necesita que estn bien almacenadas y de forma ordenada. Esto se consigue gracias al grupo Biblioteca de funciones de la ficha Frmula. Los comandos que encontramos en el grupo Biblioteca de funciones contienen las diferentes categoras en que Excel 2007 ha dividido sus frmulas predefinidas. Si usted sabe claramente la categora matemtica en la que est clasificada la funcin que quiere aplicar a su hoja de clculo, haga clic en la categora correspondiente y sin duda encontrar lo que busca. Veamos la definicin de cada una de las categoras. Las funciones financieras le ayudan a realizar clculos relacionados con las finanzas. Algo tan normal actualmente como los pagos mensuales de un prstamo, la desgravacin por las amortizaciones que se vayan haciendo a una hipoteca, o el rendimiento de un tipo de inters aplicado por el banco, puede ser calculado a travs de las funciones financieras que Excel incluye.

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Excel es una hoja de clculo que devuelve resultados automticamente y esto hace que lo podamos definir como un programa lgico. En la Biblioteca de funciones encontramos tambin la categora de funciones lgicas que est formada por frmulas relacionales que permiten evaluar lgicamente una o varias expresiones. Aunque parezca mentira Excel tambin es capaz de realizar operaciones con texto manipulando datos. Las funciones de la categora Texto son capaces de unir dos cadenas de texto, extraer partes de un texto y buscar y reemplazar texto. Puede que nunca se halla parado a pensar en este tipo de operaciones, pero, al ser lgicas, tambin tienen su hueco en Excel. Las funciones que encontramos dentro del comando Fecha y hora son las indicadas para manipular fechas y horas. Adems permiten obtener la fecha y la hora actualizada a da de hoy. Seguro que est descubriendo funciones que nunca imagin cuando se est hablando de clculos en Excel. Las funciones que pertenecen a la categora Bsqueda y referencia trabajan con la informacin de la que disponemos situada en listas o tablas de datos. El resultado que muestran proviene de una lista de argumentos o un rango de celdas que hayamos especificado en un libro de Excel. Las funciones de la categora Matemticas y trigonomtricas son las ms conocidas por todos y, adems, son las ms utilizadas cuando alguien se decide a trabajar con hojas de clculo en Excel 2007. Las operaciones que se pueden realizar con estas funciones van desde la suma hasta la raz cuadrada de un nmero. Veamos ahora algunas funciones avanzadas. En el comando Lgicas encontramos la funcin SI. Funciona devolviendo un valor u otro dependiendo de si se cumple o no una condicin. Daniel quiere hacer un recuento de las telas que tiene en stock y le gustara saber qu telas tiene que reponer. Todo Envo tiene establecido que por debajo de las 15 unidades, hay que reponer el artculo. Veamos cmo la funcin SI pude facilitarle el trabajo a Daniel. Abra el ejercicio. Conozcamos su sintaxis. Prueba lgica es la expresin que queremos evaluar. En este caso evaluamos que el nmero de unidades que quedan de una tela sea mayor de 15. Valor si verdadero es lo que aparecer en la celda si la expresin anterior resulta verdadera. En nuestro ejemplo, se podra escribir No reponer. Y Valor si falso es lo que aparecer como resultado de la funcin si la condicin no se cumple, en nuestro caso si quedan menos de 15 unidades, y escribiramos Reponer. Pongamos en prctica la funcin SI en el ejercicio. Seleccione la celda D2 de la hoja unidades. Ahora seleccione la funcin SI en el comando Lgicas. En el cuadro de dilogo escriba lo siguiente en Prueba_lgica. En Valor_si_verdadero escriba. Por ltimo, en Valor_si_falso escriba esto. Haga clic en Aceptar. Por ltimo, haga clic en el asa de la esquina inferior derecha de la celda y arrastre hasta D12 para copiar la frmula. Ahora Daniel sabe qu telas tiene que reponer. Daniel est haciendo un presupuesto que el cliente debe aceptar rpidamente porque est a punto de cambiar el listado precios. Daniel quiere poner el da y hora en que se entrega para que el cliente sepa exactamente en qu momento Todo Envo le hizo este presupuesto. Excel puede poner automticamente la fecha y hora actual a travs de la funcin AHORA que encontramos en el comando Fecha y hora. Excel coge estos datos del reloj interno del ordenador. Envo le hizo este presupuesto. Excel puede poner automticamente la fecha y hora actual a travs de la funcin AHORA que encontramos en el comando Fecha y hora. Excel coge estos datos del reloj interno del ordenador.

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La sintaxis de la funcin AHORA es la siguiente. Pruebe a escribirla en una hoja de clculo y pulse Enter para ver el resultado. A continuacin, utilice la funcin AHORA desde el comando Fecha y hora. En el cuadro de dilogo haga clic en Aceptar. Esta funcin no se actualiza constantemente por lo que quedar guardada y, cuando el cliente abra el presupuesto, seguir viendo la misma fecha y hora que Daniel puso y no la fecha y hora en que el cliente abre la hoja. Daniel tiene que calcular el capital mensual y los intereses que pagar un cliente que ha decidido realizar el pago de su compra a plazos. Para ello, tendr que utilizar la funcin PAGO situada en el comando Financieras. Excel devuelve como resultado un nmero negativo que indica el capital y el inters a pagar. Veamos cmo utilizar esta funcin. Veamos la sintaxis de la funcin PAGO. Parece algo ms complicada que la de una suma pero en cuanto definamos los argumentos que la componen, la entender fcilmente. Tasa es el tipo de inters del prstamo y est formada por inters anual dividido entre el nmero de pagos al ao que va a realizar el cliente. Nper se refiere al nmero total de pagos del prstamo y est formado por el nmero de aos multiplicado por el nmero de pagos anuales. Va es la cantidad prestada o valor actual del prstamo. Los dos ltimos argumentos son opcionales, pero vamos a definirlos igualmente. Vf es el valor futuro del prstamo y Tipo se refiere al vencimiento de los pagos. Veamos cmo quedara la funcin PAGO utilizando un ejemplo real. Imagine que un cliente de Todo Envo tiene que realizar pagos mensuales de un prstamo de trece mil euros a dos aos con una tasa de inters anual del seis por ciento. La funcin quedara de la siguiente manera. Al pulsar Enter vemos que aparece el resultado del pago mensual en rojo y negativo. Hemos visto la funcin PAGO creada a mano para tener un ejemplo ms grfico de la sintaxis de la funcin. La prxima vez utilice la funcin desde el comando Financieras. Tendr que escribir los datos en el Cuadro de dilogo que aparece y, por ltimo, hacer clic en Aceptar para ver el resultado. En el comando Bsqueda y referencia se encuentra la funcin BUSCARV que resulta especialmente til cuando queremos encontrar un dato en una hoja muy extensa. Esta funcin se encarga de buscar un valor determinado en la primera columna de la izquierda de una matriz. A esta funcin tenemos que indicarle qu valor buscamos, dnde queremos buscarlo y de dnde queremos extraer el resultado. La sintxis de la funcin Buscarv es la siguiente. Conozcamos el valor de sus argumentos. Valor_buscado es el nmero, texto o celda que se quiere encontrar en la primera columna de una matriz. Matriz_buscar_en hace referencia a la hoja y matriz donde se encuentra el dato y el valor. Indicador_columnas indica el nmero de la columna desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Ordenado es donde tendremos que escribir Falso para que la funcin devuelva exactamente el dato que buscamos. Daniel quiere asegurarse de que todos los productos tienen asociado un precio. En el ejercicio, en la hoja Unidades aparecen las unidades de cada producto y en la hoja Precio se ven los precios asociados a cada producto. Daniel quiere aadir en la hoja Unidades una columna donde se vea que ese cdigo tiene precio. Seleccione la celda E3. Haga clic en Buscarv y en el cuadro de dilogo escriba los siguientes valores para ver si este producto tiene precio asociado. Por ltimo, Acepte. Ahora seleccione la celda E11. Haga clic en Buscarv y, en el cuadro de dilogo, escriba los siguientes valores para ver si este cdigo de producto tiene precio asociado. Haga clic en Aceptar. Ver que aparece un error, lo que significa que Excel no ha encontrado ese cdigo en la hoja Precio y, por tanto, ese producto no tiene precio asignado. Hemos visto la funcin SI como una ms dentro de la categora de funciones lgicas. Otra utilidad que tiene la funcin SI es la de crear frmulas condicionales si la combinamos con

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otras funciones. A continuacin vamos a ver una de las nuevas funciones condicionales que incluye Excel 2007 y que nos ayudar a clasificar los datos de un libro de Excel segn los valores lgicos que insertemos. Daniel piensa que resulta complicado descubrir qu ha sucedido cuando Excel escribe un mensaje de error al calcular alguna funcin. Excel tambin da solucin a este problema mediante la funcin SI.ERROR que se encuentra en el comando Lgicas. Con esta funcin le puede pedir a Excel que escriba un mensaje de error personalizado por usted y que se entienda mejor. La sintaxis para calcular la funcin SI.ERROR es la siguiente. Valor es el argumento donde estamos buscando el error. Valor_si_error es el valor que devolver la frmula si Excel la evala como un error. Comprobemos ahora la utilidad de esta nueva funcin de Excel 2007. Ahora que Daniel ha aprendido a personalizar errores de frmulas, quiere que cuando Excel encuentre que un artculo no tiene precio, en la celda se devuelva el mensaje Artculo sin precio. Vaya al ejercicio y haga clic en la celda E12. Seleccione la funcin SI.ERROR. Vamos a necesitar, de nuevo, la funcin BUSCARV. En el cuadro de dilogo escriba los siguientes datos y haga clic en Aceptar. Daniel ya puede entender el significado los errores de sus frmulas.

Ordenar y resumir datos


Silvia est revisando un listado de envos del ltimo ao. Quiere encontrar algunas respuestas que le ayuden a mejorar la rentabilidad de la empresa de cara al prximo periodo, y a conocer mejor las peticiones de sus clientes. Sin embargo, no sabe cmo extraer de los datos las respuestas que necesita. Abra el ejercicio Ordenar datos. Cuando ordena una lista de datos, cambia de lugar las filas para que se adecen a los contenidos de una columna en particular. De esta manera, puede dar respuesta a interrogantes que necesite resolver. Por ejemplo, ordenando los datos del ejercicio, Silvia puede saber qu pases son los que ms demandan los servicios de Todo Envo, cul es el tipo de envo que los clientes prefieren, qu trimestre concentra el mayor volumen de ventas, o qu operaciones han reportado mayores beneficios. Antes de ordenar es importante tener claro qu informacin quiere encontrar. Para ello, hay que identificar la columna que proporcionar los valores en funcin de los cuales mostrar las filas. Por ejemplo, vamos a ver cules han sido las operaciones con un nivel ms elevado de ingresos. Haga clic en la celda E2. Seleccione la ficha Inicio, y en el grupo Modificar, haga clic en la flecha del botn Ordenar y filtrar. Haga clic en la opcin Ordenar de mayor a menor. Excel ha situado los valores ms altos de la columna Ingresos en la parte superior, y los ms bajos en la zona inferior. Qu ocurre cuando la lista de datos a ordenar incluye celdas vacas de contenido? En estos casos, y tanto en la ordenacin ascendente como en la descendente, las celdas en blanco se sitan siempre en el ltimo lugar.

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Seleccione la celda C2 y haga clic en la flecha del botn Ordenar y filtrar. Qu ha pasado con la opcin ordenar de mayor a menor? La lista de opciones del botn Ordenar y filtrar cambia para reflejar los datos de la columna de la celda seleccionada. En columnas con valor de texto, muestra las opciones de A a Z y de Z a A. Los valores de la lista se adecan tambin para columnas con fechas o valores numricos. Haga clic en la celda A2, y de nuevo clic en la flecha del botn Ordenar y filtrar. Seleccione la opcin Orden personalizado. Se ha abierto el cuadro de dilogo Ordenar. Compruebe que la casilla de verificacin Mis datos tienen encabezados est marcada. Haga clic en la flecha del campo Columna, y ver que el desplegable contiene los encabezados de todos sus columnas. Haga clic en Nombre cliente. En el campo Criterio de ordenacin, seleccione A a Z y haga clic en Aceptar. Algunos de los clientes an no han completado el pago de los envos. Silvia quisiera tener el registro de estos clientes, tambin por orden alfabtico. En la tabla de datos, estn resaltados con una celda coloreada en la columna Ingresos. Mantenga la seleccin de la celda A2, y haga clic en la flecha del botn Ordenar y filtrar. Seleccione la opcin Orden personalizado. En el cuadro de dilogo, haga clic en el botn Agregar nivel. Se ha agregado un nuevo nivel, por debajo de la ordenacin anterior. Haga clic en la flecha del campo Luego por, y seleccione Ingresos. Haga clic en la flecha del campo Ordenar segn, y seleccione Color de celda. Se ha incorporado un nuevo botn, con el texto Sin color de celda. Haga clic en su flecha para ver las opciones, y de nuevo clic sobre la opcin que representa la celda coloreada. Haga clic en la flecha del campo que permite elegir la ubicacin de los datos, y seleccione En la parte superior. Haga clic en Luego por, y en la parte superior del cuadro de texto, haga clic en el botn Subir para subir el nivel. Por ltimo, haga clic en Aceptar. Como ve, aunque la lista sigue estando en orden alfabtico, en su parte superior muestra, tambin en orden alfabtico, los envos pendientes de pago. Seleccione cualquier celda con datos en la hoja de clculo, y haga clic en el botn Ordenar y filtrar, Orden personalizado para abrir el cuadro de dilogo Ordenar. Haga clic sobre la fila Luego por, y clic en el botn Copiar nivel. Excel ha copiado el nivel, junto con toda su configuracin. Le resultar muy til si necesitar crear un nuevo nivel igual a otro ya existente, cambiando un nico parmetro. Haga clic en Cancelar para salir de cuadro de dilogo sin aplicar los cambios. Aunque las listas de ordenacin disponibles en Excel son amplias, a Silvia le gustara poder ordenar las operaciones en funcin del tipo de envo realizado. Esta es una opcin que no est contemplada en las listas predefinidas de Excel, y Silvia quiere saber si puede crear sus propias listas de ordenacin. Seleccione el rango de celdas de G8 a G10 y haga clic en el botn de Microsoft Office. Haga clic en el botn de Opciones de Excel. En el apartado de opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en el botn Modificar listas personalizadas. Se ha abierto el cuadro de dilogo Listas personalizadas. Compruebe que el rango de celdas del campo Importar coincide con el de la seleccin hecha, y haga clic en el botn Importar. Con esta accin, la seleccin ha quedado incluida en las listas personalizadas. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Listas personalizadas y tambin clic en Aceptar en las opciones de Excel. En la hoja de clculo, seleccione la celda C2 y haga clic en la flecha del botn Ordenar y filtrar. Seleccione la opcin Orden personalizado. En el cuadro de dilogo Ordenar, haga clic sobre el campo Ordenar por, y clic en el botn Eliminar nivel.

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En la fila Ordenar por, haga clic en la flecha del campo Columna y seleccione Tipo de envo. En el campo Criterio de ordenacin, haga clic sobre la flecha para desplegar el men y seleccione la opcin Lista personalizada. Esta accin le devuelve al cuadro de dilogo Listas personalizadas. Haga clic sobre la secuencia Express, Frgil y Estndar, y Acepte. Haga clic sobre el botn Aceptar en el cuadro de dilogo Ordenar. Como ve, el orden se ha adaptado a su lista personalizada. Haga clic en el botn de Microsoft Office, y clic en el botn de Opciones de Excel. En el apartado de opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en el botn Modificar listas personalizadas. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, seleccione en el listado la lista que acaba de incorporar, y haga clic sobre su nombre. Silvia quiere conocer qu beneficios han reportado a Todo Envo los envos Express. Se pregunta si hay alguna forma de hacer el clculo directamente sobre la lista, ahora que ya ha conseguido dar a los datos el orden que necesitaba. Haga clic en cualquiera de las celdas de la lista de datos. En la ficha Datos, grupo Esquemas, haga clic en el botn Subtotal. Se ha abierto el cuadro de dilogo Subtotales. En el campo Para cada cambio en seleccione la opcin Tipo de envo. En el campo Usar funcin, compruebe que est seleccionada la funcin Suma. En el campo Agregar subtotal a seleccione la casilla de verificacin de Ingresos, y haga clic en Aceptar. Excel ha insertado cuatro nuevas filas, con los subtotales para las operaciones realizadas mediante envo Express, mediante envo Frgil y mediante envo Estndar. Adems, incorpora al final de la lista de datos una cuarta fila con el total general de los ingresos generados por todos los tipos de envos. Haga clic en la celda D2, y clic en la ficha Inicio, botn Ordenar y filtrar. Seleccione la opcin De A a Z. En el mensaje de Aviso, haga clic en Aceptar. Haga clic en la ficha Datos, y clic en el botn Subtotal del grupo Esquema. En el cuadro de dilogo Subtotales, seleccione la opcin Trimestre del campo Para cada cambio en y la funcin Promedio en el campo Usar funcin. Compruebe que en el campo Agregar subtotal a est marcada nicamente la casilla de verificacin del campo Ingresos. Haga clic en Aceptar. Excel ha insertado cinco filas, con la media de los ingresos por trimestre en las cuatro primeras filas, y una fila adicional con la media general de todos los meses. Esta funcin del cuadro de dilogo Subtotales es muy til para comprobar la tendencia central en una distribucin numrica.

Trabajar con grupos de datos mltiples


En muchas ocasiones hay que trabajar con datos que provienen de otras hojas de clculo, otros libros o incluso otras aplicaciones. En estos casos podemos introducir los datos manualmente en el nuevo libro, en cuyo caso habr que actualizarlos tambin de forma manual. Por suerte, nos podemos ayudar de algunas herramientas que ofrece Excel 2007 para compartir datos y actualizarlos automticamente. En la cinta de opciones encontramos la ficha Datos y, dentro de ella, en los grupos Conexiones y Herramientas de datos encontramos los comandos necesarios para vincular y combinar datos de diferentes celdas, hojas y libros.

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Cuando queramos vincular datos, no tienen porqu estar en una misma hoja de clculo. Los datos pueden estar perfectamente en libros distintos. Antes de enlazar celdas de dos libros de trabajo, debe tener muy claros los conceptos de libro de trabajo dependiente y libro de trabajo fuente. Libro de trabajo dependiente ser el libro en el que est aadiendo los vnculos. Libro de trabajo fuente, ser el libro de Excel de donde est extrayendo los datos como vnculo. Ahora ya tiene abiertos los dos libros, tanto el que contiene las celdas desde que las que quiere vincular el valor, como el libro en el que estn las celdas objetivo. Para establecer el vnculo hay que crear una frmula llamada Frmula de referencia externa que hace referencia a los datos que se encuentran en una hoja o libro externo distinto a aquel en el que est la frmula. Mirando la tabla Facturacin 2008, queremos conocer todos los totales mensuales de cada cliente en 2008. Vamos a vincular el total anual de Lampaluz. Asegrese de tener abierto los dos libros de trabajo. En el libro Facturacin2008 haga clic en la celda N2 que es la celda fuente y haga clic en el botn Copiar o pulse, a la vez, las teclas Control y C. Active ahora el libro Facturacin total y la hoja Resumen 2008. Sitese en la celda B2, haga clic en el botn Pegar o pulse a la vez las teclas Control y V. Haga clic en el cuadro Opciones de pegado y seleccione Vincular celdas. En la Barra de frmulas, fjese en los argumentos que aparecen escritos en la frmula de referencia externa. El primer argumento, entre corchetes, es el nombre del libro fuente. El segundo argumento, con una exclamacin al final, es el nombre de la hoja fuente. El ltimo argumento iniciado por un smbolo Dlar es el nombre de la fila y columna donde est el dato fuente. A esta referencia se la denomina Referencia 3D porque en ella aparecen las tres dimensiones necesarias para poder seleccionar una celda de otro libro. Ahora vamos a vincular tambin celdas dentro del mismo libro. En el libro Facturacin total, vamos a vincular la celda N5 de la hoja Resumen clientes vip con la celda I7 de la hoja Resumen 2008. Copie el dato fuente y pguelo en la celda destino. En las Opciones de pegado, seleccione Vincular celdas. Los argumentos esta referencia son slo la hoja de clculo y la fila y columna donde est el dato origen. Ahora que ya hemos creado algunos vnculos entre datos veamos qu capacidad de accin tendremos a la hora de realizar modificaciones. En la ficha Datos se encuentra el grupo Conexiones donde usted podr acceder a las opciones de conexin con los libros y hojas de las cuales haya importado algn dato en el libro dependiente. El grupo Conexiones contiene el comando Editar vnculos donde Excel proporciona diferentes opciones para modificar los vnculos creados. Haga clic en este comando. Conozca las opciones que muestran los botones del cuadro de dilogo Modificar vnculos. Actualizar valores actualiza la lista de vnculos del libro. Cambiar origen permite modificar el origen del vnculo que hayamos seleccionado. Abrir origen, abrir automticamente el libro que contiene el vnculo. Romper el vnculo elimina un vnculo creado. Comprobar estado, comprueba el estado de la celda origen. Este botn permite escribir una advertencia al abrir el libro dependiente indicando que existen enlaces externos. Cierre el cuadro de dilogo. Vea qu ocurre al romper un vnculo. En el libro Facturacin total, asegrese de encontrarse en la hoja Resumen 2008. Sitese en la celda B2 de la hoja y abra de nuevo el cuadro de dilogo Modificar vnculos. Haga clic en el botn Romper vnculo. En el cuadro de dilogo que sale a continuacin haga clic en Romper vnculo. A partir de ahora esa celda no tiene vnculo y no se actualizar si hay algn cambio en el libro fuente. Consolidar hojas o libros de trabajo consiste en crear una relacin entre hojas de clculo, mediante datos resumidos y a partir de un grupo de rangos de celdas parecidos. En el caso de Daniel, l dispone de unos libros donde coloca la facturacin cada ao y Silvia necesita un

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libro dependiente de los de Daniel. Veamos cmo Excel permite consolidar las hojas de Daniel y Silvia. Abra el archivo Facturacin 2007. En la pantalla Datos y dentro del grupo Herramientas de datos, haga clic en el botn Consolidar. Ahora conozcamos las opciones de este cuadro de dilogo. En primer lugar ve el campo Funcin donde seleccionar el clculo a realizar. El segundo campo Referencia permite seleccionar las celdas o rangos de los libros fuente. Cada vez que seleccione una celda o rango de un libro fuente haga clic en el botn Agregar. El botn Eliminar, borrar los rangos que ya no quiera o que seleccion por error. Por ltimo, active la casilla de verificacin Crear vnculos con los datos de origen para que los datos queden consolidados y se actualice automticamente cualquier cambio realizado en los libros de origen de los datos. Veamos un ejemplo de consolidacin con los libros de Silvia y Daniel. Antes de comenzar con el ejercicio resulta til conocer el comando Cambiar ventanas de la ficha Vista. Haciendo clic en este comando, puede ir a cualquiera de los libros que tenga abiertos en ese momento. Para este ejercicio debe tener abiertos a la vez los libros Facturacin 2007, Facturacin 2008 y Facturacin total. En el libro Facturacin total, aada una nueva hoja que se llame Totales 2007 y 2008. Abra el cuadro de dilogo Consolidar y haga clic en este botn. En la ficha Vistas cambie a la ventana del libro Facturacin 2007 y seleccione el rango de celdas que conforman toda la matriz. Haga clic de nuevo en este botn y haga clic en Agregar. De nuevo contraiga el cuadro de dilogo y desde el comando Cambiar ventana, haga clic en el libro Facturacin 2008. Seleccione la matriz de datos y haga clic en Agregar. Ahora active las casillas de verificacin Fila superior, Columna izquierda y Crear vnculos con los datos de origen. Por ltimo, haga clic en Aceptar. Como ve a la izquierda de la hoja aparecen los smbolos de resumen. Si hace clic en los niveles 1, 2 3, ver el resumen de datos desplegado en diferentes niveles de profundidad. Ahora Silvia dispondr de forma resumida de todos los datos de las tablas de origen aunque Daniel introduzca un cambio en sus libros y podr realizar los clculos que quiera con ellos. Cuando en casos como el de Daniel tengamos que trabajar asiduamente con los mismos libros de datos al mismo tiempo, Excel da la oportunidad de agrupar estos archivos con un solo nombre para poder abrirlos todos a la vez. Para ello tendr que tener abiertos todos los libros que quiera agrupar. En este caso son Facturacin 2007, Facturacin 2008 y Facturacin total. En cualquiera de los libros abiertos, vaya a la ficha Vista, y en el grupo Ventana, seleccione Guardar rea de trabajo. En el cuadro de dilogo, ponga un nombre al grupo, elija una ubicacin para guardarlo en el ordenador y haga clic en Guardar. Ahora cierre todos los libros, vaya a la ubicacin donde guard el grupo y abra el archivo con doble clic. Como ve, se abren todos a la vez sin necesidad de abrir uno a uno.